LETTRE CIRCULAIRE N

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1 PARIS, le 25/07/2001 DIRECTION FINANCIERE ET STATISTIQUE DIFIS CNIR PARIS LETTRE CIRCULAIRE N OBJET : Nouvelle statistique de suivi des encaissements et des restes à recouvrer (TV07) Pour améliorer le suivi des encaissements et des restes à recouvrer, un nouveau traitement V2, le TV07, a été développé et fera l objet d extractions mensuelles par les URSSAF. Cette application se substituera à terme, au traitement TV72 pour les parties «restes à recouvrer trimestriels et mensuels». Les fichiers seront centralisés au CNIR Paris : projet AROME. cours. La période de rattrapage va d octobre 99 jusqu à la période en Un contrôle, par rapport aux données comptables sera effectué par la DIFIS, et conditionnera le feu vert qui sera donné aux organismes pour l archivage. 1

2 I Contexte L'action 2.01, du Schéma Directeur a pour objet de : "Développer une statistique des Encaissements et des restes à recouvrer». C'est le projet AROME, "Application du Recouvrement pour l'observation et la Mesure des Encaissements". AROME doit servir de référence en matière de suivi des encaissements et des restes à recouvrer, tant au plan statistique, que comme support aux prévisions, ou pour contribuer à l'information économique. AROME est une base qui s intègre dans l infoservice national au même titre que ORME et SEQUOIA. L application remplacera à terme les statistiques existantes, traitement TV72 pour les parties restes à recouvrer trimestriels et mensuels. L application comporte deux phases, l extraction : traitement TV07, développé par le CNIR sud qui fait l objet de la présente circulaire, et la centralisation dont le développement par le CNIR Paris va débuter et fera l objet d une information spécifique. II Présentation de la nouvelle extraction a) Contenu du traitement Il s agit d une extraction mensuelle. Le TV07 extrait toutes les écritures comptables dont la journée comptable se situe dans le mois paramétré, (MMAA). Il est impératif que la dernière journée comptable du mois soit traitée avant de lancer le traitement. En rythme de croisière, une fois que la dernière journée comptable du mois est traitée, le traitement devra être planifié le plus rapidement possible, au plus tard dans les 5 jours qui suivent. Pour chaque couple «cotisant période» concernant les écritures mensuelles, le TV07 extrait également la situation administrative qui correspond. On a donc 2 types d enregistrements (en dehors de l enregistrement de début et de l enregistrement de fin) : - Les enregistrements de type 2, qui contiennent les données des écritures. - Les enregistrements de type 3, qui contiennent les données administratives. Chaque enregistrement de type 2 correspond à une, et une seule, écriture comptable. Aucun calcul n est effectué sur les données de l écriture, il s agit des données brutes, issues du SNV2. Pour chaque couple «cotisant période» présent dans un enregistrement de type 2, le traitement constitue un ou plusieurs enregistrements de type 3 qui recensent les données administratives du cotisant pour la période concernée. Cet enregistrement est constitué à partir des pièces justificatives de débit (BRC ou TR), sur la base du triplet «cotisant, période, établissement». Seuls les établissements concernant les activités servies au niveau de la pièce sont extraits. Dans le cas où plusieurs établissements sont ouverts en même temps, plusieurs enregistrements administratifs correspondent à une seule écriture comptable. En cas d archivage, les informations administratives de la pièce justificative de débit sont prises dans l administratif. 2

3 Une maquette de préparation des données, développée sous ACCESS a été mise à disposition des correspondants statistiques, afin d exploiter ce traitement en URSSAF en attendant que les données centralisées au CNIR Paris puissent être mises à disposition des URSSAF. Elle fournit différents indicateurs de gestion que les organismes peuvent d ores et déjà intégrer dans leur pilotage. b) Les données à entrer en paramètre du traitement MM : Mois en chiffre AA : Année chiffre des dizaines Ex - avril 2001 : 0401 III - La centralisation Le traitement TV07 est destiné à alimenter la base de données AROME, qui est développée au CNIR Paris. Son rôle sera de fournir, à l ACOSS et aux URSSAF, des chiffres consolidés par URSSAF de gestion, mais aussi reconstitués au niveau géographique pour tout ce qui concerne le suivi des restes à recouvrer exercice 0 (remplacement du traitement TV72), ainsi qu un suivi fin des encaissements et des autres opérations financières ou comptables. Au niveau national, ce traitement doit servir de source en entrée de la prévision, tant mensuelle que journalière. a) Objectifs de la centralisation La centralisation au CNIR-Paris des fichiers des URSSAF fera l objet de différents traitements ayant pour objet de modéliser les données et de calculer les indicateurs. Ex : taux de restes à recouvrer, encaissements, déclinées par type de débit (TO, contrôle), tailles d entreprises, catégorie, APE.etc. Les données seront mises à disposition sous la forme la plus détaillée : écriture, cotisant. Mais des indicateurs sur des données agrégées seront également mis à disposition, afin d éviter que des requêtes identiques, soient mises en place dans les URSSAF. En particulier une vue agrégée correspondant aux restes à recouvrer exercice 0 du TV72, sera mise à disposition, avec un niveau d analyse plus fin que le TV72. Par ailleurs, comme pour les autres bases de l infoservice national, la centralisation, permettra la reconstitution du lieu unique, et donc de l intégrité géographique, ainsi que la reconstitution des entreprises. b) Conditions préalables La version validée est la version diffusée dans le lot Celui-ci doit être implanté avant toute mise en œuvre du traitement. Pour le traitement de l année 2001, il est nécessaire d attendre la mise en place du lot , (traitement des TI mensuels). D autre part, seules les données en EURO seront remontées pour la centralisation. Il est donc impératif que l URSSAF ait effectué sa conversion en euro, avant d envoyer les fichiers au CNIR Paris. Une info V2 a été diffusée, avec toutes les consignes, sur ce sujet. 3

4 c) Récupération des historiques Afin de disposer d un suivi des années 2000 et 2001, y compris les crédits par avance effectués en fin 99 au titre de 2000, il est demandé aux URSSAF de passer le traitement à partir d octobre 99, (date de journée comptable). Le premier mois paramétré doit être octobre 99. Pour cela, conformément aux consignes V2, les écritures, dont la date de journée comptable est supérieure au 1 er octobre 99, ne doivent pas avoir été archivées. Malgré les facilités offertes désormais par UNIX, compte-tenu de la taille des fichiers, et des opérations de contrôle à effectuer à l ACOSS, il est demandé aux URSSAF de ne pas envoyer plus d un fichier par jour au CNIR Paris, compte tenu de la taille des fichiers et des opérations de contrôle à effectuer à l ACOSS. D autre part, afin de permettre l archivage, il est demandé de planifier les traitements TV07 dans l ordre chronologique depuis octobre 99. Un premier feu vert a été donné par info V2 et concerne la fin de l année 99. Les autres feux verts interviendront au fur et à mesure sur l année 2000, et seront également diffusés par info V2. Le feu vert pour l année 2001 sera lié à la mise en place du lot d) Contrôles AROME a été construit sur le principe d un calage avec les données comptables. La somme des écritures doit permettre de retrouver les grandes entités comptables de la balance sur chaque mois comptable, donc pour chaque fichier TV07, à savoir : les produits, les charges, les encaissements, les produits exceptionnels, les CAF et avoirs, ceci par nature : cotisations, majorations, pénalités, frais de justice. Un tableau récapitulatif au niveau du bilan dutv07 présente les résultats de ces croisements. Il est à la disposition des URSSAF, mais ne constitue pas un feu vert pour l archivage. Celui-ci doit obligatoirement venir de la DIFIS. En effet, un programme de rapprochement entre données SICOMOR et TV07 est mis en place par le CNIR Paris, afin d effectuer le contrôle de tous les fichiers reçus. La DIFIS, analysera les éventuelles divergences, demandera des corrections aux URSSAF s il y a lieu, et donnera le feu vert pour l archivage des écritures. En aucun cas, une URSSAF ne doit archiver ses données d écritures, sur un mois ou une année comptable (écritures dont la date de journée comptable est inférieure à.), avant que la DIFIS n ait donné le feu vert sur le mois. Le feu vert sera adressé par lotus note aux responsables d exploitation des CERTI pour les URSSAF de leur région, ainsi qu aux URSSAF elles-mêmes. Si une URSSAF s aperçoit qu elle n a pas respecté la consigne, elle doit prévenir au plus tôt Jocelyne Menut, Sandrine Potier ou Philippe Lhuisière à la DIFIS. La centralisation sera alors impossible pour l ensemble des URSSAF, pour toutes les écritures antérieures aux écritures archivées. 4

5 Grille de calcul du bilan du TV07: PRODUITS COTISATIONS PENALITES M R FRAIS DE JUSTICE CHARGES COTISATIONS PENALITES M R FRAIS DE JUSTICE ENCAISSEMENTS COTISATIONS PENALITES M R FRAIS DE JUSTICE PRODUITS EXCEPTIONNELS CREDITS A AFFECTER AVOIRS

6 Grille de rapprochement à partir de l OPRC Libellé Produits Charges Encaissements Produits exceptionnels Caf / avoirs Cotisations Pénalités S064 (p16) S07831 à S07834 (p20) Majorations S063 (p16) S07841 à S07844 (p20) S074 (p18) - S073 (p18) - CAF, Avoirs et crédits à ident. Total (hors frais de justice) R R R4742 (p3) S069 (p16) Charges exceptionnelles au crédit du 4140 (p13) R4140(p3) RX7741 à RX7748 (p3) S075 (p18) IV Modalités de transmission Les informations seront à transmettre au CNIR-PARIS ; - Adresse : ACOSS/CNIR-PARIS Service exploitation 43, rue Sedaine PARIS Pour cette transmission, la solution technique à utiliser en priorité est le transfert par le réseau TRANSPAC. Utilisation obligatoire de CFT. 1.1 Définition de l IDF pour l émission vers l ACOSS (CFT) - ID = TV07AROM - &PARM = Période (MMAA) - &SUSER = N Codique de l URSSAF sur 6 chiffres 6

7 1.2 Structure de l'umc d'accueil - Nom de l'umc : AROME - Sous cette UMC, création d'un catalogue par mois relatif à la date du traitement d'extraction, par exemple : pour Février 2001 ==> Sous chaque catalogue, présence d'un fichier par organisme dont le nom sera composé des six chiffres du numéro codique. 1.3 Caractéristiques du fichier de centralisation - Format GFRC - Code ASCII - Longueur variable 7

8 DESSINS D ENREGISTREMENTS DU FICHIER Centralisation des données administratives et comptables pour l application AROME. - Quatre types d'articles : a) code article 1 (23 caractères significatifs) ENREGISTREMENT : TV07.B1-1 No Rubrique Lg Début Fin Nom du champ Type Observation Code type d'enregistrement N Valeur = Numéro Codique de l'urssaf N Année Paramètre N Saisi dans SAI Mois Paramètre N Saisi dans SAI Nom de l'application X Valeur = RARENC Numéro de Version N Valeur = Code Monnaie de l'urssaf N Valeur = 0 (franc), 9 (euro) 04 Nom du Traitement X En prévision Cet enregistrement entête de fichier comprend donc : - le code article «1» (numérique) - le numéro codique de l'urssaf, 6 caractères numériques (exemple : pour l UR de Moulins) - la période de traitement, sur 6 caractères, soit : l'année paramètre, 4 caractères numériques et le mois traité, 2 caractères numériques (exemple : ) - un libellé identifiant de 9 caractères : nature de l'appli, version, valeur = «RARENC001» 6 caractères α-num. 3 caractères numériques - le code monnaie de l Urssaf 1 caractère numérique «0» : franc «9» : euro 8

9 b) code article 2 (187 caractères significatifs) Lot de collecte des données comptables ENREGISTREMENT : TV07.B1-2 No Rubrique Lg Début Fin Nom du champ Type Observation Code Type Enregistrement N Valeur = Numéro de Compte Interne Ecriture N Période V2 N Numéro de Compte Interne N ECN/PJD Numéro d'ecriture N Date de Journée Comptable N Format : caammjj Journée Comptable de la Pièce de N Format : caammjj Crédit Date de l'opération N Format : caammjj Type d'ecriture N Date de Traitement N Format : caammjj Date de Versement N Format : caammjj Mode de Versement N Date de Terme Légal N Format : caammjj Code Origine de l'opération X Code Origine de l'imputation X Code Motif de l'ecart Négatif X Numéro de l'ecart Négatif N Date Effet 1er Historique de l'e N N Format : caammjj Date Traitement 1er Historique de N Format : caammjj l'e N Montant Total de l'ecriture N Montant PO N Montant PP N Montant Transport N Montant IRCEM N Montant Faute Inexcusable N 9

10 c) code article 3 (227 caractères significatifs) Lot de collecte des données administratives ENREGISTREMENT : TV07.B1-3 No Rubrique Lg Début Fin Nom du champ Type Observation Code Type d'enregistrement N Valeur = Numéro de Compte Interne N Période V2 N Numéro de Personne N Raison Sociale X Forme Juridique N Numéro de Compte Externe X Catégorie X Sous Catégorie X Régime de Résidence (cat 7) = 1 CMU (cat 9) = Code Télématique X Code Procédure Collective X Code VLU X Effectif National N Cat 1 et Numéro de partenaire N Cat 1 et Date Début de Lien Partenaire N Format = caammjj Date Fin de Lien Partenaire N Format = caammjj Code Etat du Compte N Date Effet Etat du Compte N Format : caammjj Date Traitement Etat du Compte N Format : caammjj Indicateur Origine Informations X Cat 1, 8 : valeur = B (BRC), T (TR) ou espace. Cat autres : valeur = P Code Echéance N Code Paie N Cat 1 et Code Origine du Terme N Date du Terme Légal de la PJ N Format = caammjj Date du Terme Toléré de la PJ N Format : caammjj Code Etat du Trimestre dans la PJ X Cat Code Particularité Revenus AA-2 X Cat Code Particularité Revenus AA-1 X Cat Indicateur Origine Activité X Cat 1, 8 : valeur = B (BRC), T (TR) ou A (Administratif). Cat 3 : valeur = A (Administratif) Numéro d'activité N Cat 1, 8 et Type de l'activité X Cat 1, 8 et Date Création Activité N Cat 1, 8 et 3. Format = caammjj Date Enregistrement Activité N Cat 1, 8 et 3. Format = caammjj Code NAF X Cat 1, 8 et Indicateur Nombre de Numéros N Cat 1, 8 et 3 Valeur = 1 d'etablissements (plusieurs), Numéro d'etablissement N Cat 1, 8 et Date Création Etablissement N Cat 1, 8 et 3. Format = caammjj Date Disparition Etablissement N Format = caammjj Type d'etablissement X Cat 1, 8 et Numéro d'adresse N Date d'effet N Format : caammjj Date de Fin N Format : caammjj Code Commune X 10

11 c) code article 4 (15 caractères significatifs) ENREGISTREMENT : TV07.B1-4 No Rubrique Lg Début Fin Nom du champ Type Observation Code Type d'enregistrement N Valeur = Libellé Fin de Fichier X Valeur = FIN DE FICHIER Enregistrement fin de fichier contenant : - le code article «4» (numérique) - le libellé "FIN DE FICHIER", soit 14 caractères α-num. 11