Inscription au Portail des SVP Voyageur et organisateur de voyages

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1 Inscription au Portail des SVP Voyageur et organisateur de voyages

2 Pour voyager ou organiser des voyages pour le Gouvernement du Canada, tous les voyageurs et organisateurs de voyages doivent posséder un numéro d'identification du voyageur (NIV) personnalisé comme outil d'identification. À titre de voyageur et d'organisateur de voyages, vous êtes responsable de vos propres réservations de voyage et d organiser des voyages pour d autres employés du gouvernement. Lorsque vous aurez terminé le processus d'inscription, vous aurez accès aux outils de planification et de recherche, vous pourrez réserver des voyages, créer des demandes de voyage et préparer des rapports de dépenses au moyen de l Outil de réservation en ligne (OREL) et de l Outil de gestion des dépenses (OGD) pour vous-mêmes et pour les personnes qui vous auront désigné comme organisateur de voyages dans leur profil. Table des matières du guide 1.0 Accéder au Portail SVP S inscrire à titre de nouvel utilisateur Remplir le profil Activer votre compte sur le portail SVP Se connecter au portail SVP

3 1.0 Accéder au Portail SVP 1.1 Lancez votre navigateur. Le portail SVP est accessible par Internet et certains ministères peuvent exiger votre mot de passe pour l'internet. Le portail prend en charge les navigateurs Firefox, Chrome (les deux versions les plus récentes) et Internet Explorer IE Saisissez dans la barre d adresse. 1.3 Sélectionnez la langue de votre choix. Vous serez redirigé vers la page de connexion. Ajoutez le lien à vos favoris dans le navigateur. 3

4 2.0 S inscrire à titre de nouvel utilisateur 2.1 À la page principale de connexion, cliquez sur l option S inscrire. La page Énoncé de confidentialité s affiche Vous devez lire et accepter l Énoncé de confidentialité pour continuer. La page des Détails d inscription s affiche. 2.2 Si vous n acceptez pas l Énoncé de confidentialité, vous ne pourrez pas continuer l inscription. 4

5 2.3 Saisissez les informations obligatoires à la page des Détails d inscription. * Indique les champs obligatoires Saisissez le code de votre ministère dans le champ Nom au complet de la compagnie puis, cliquez sur Suivant. Si vous n entrez pas ces informations correctement, vous ne pourrez pas continuer le processus d inscription. Veuillez communiquer avec votre agent de voyages principal à plein temps si vous n avez pas le code approprié Cliquez sur le menu déroulant Rôle et sélectionnez Voyageur seulement ou Voyageur et organisateur de voyages, selon votre rôle Cliquez sur Suivant pour continuer. La page Question de sécurité s affiche. 5

6 3.0 Remplir le profil 3.1 Saisissez les informations servant à sécuriser votre accès au portail. Pour avoir accès au portail, vous aurez besoin d un mot de passe. Ce mot de passe ne doit être divulgué à personne. Si vous l oubliez, une question de sécurité s affichera et vous pourrez ainsi obtenir un mot de passe temporaire par courriel Saisissez votre mot de passe et saisissez-le à nouveau pour le confirmer. Les mots de passe doivent comporter de 8 à 16 caractères et au moins un caractère de chacune des catégories suivantes : Lettres majuscules Lettres minuscules Chiffres Non-alphanumériques (! + ; - % : $) Dans le menu déroulant Question de sécurité, sélectionnez une question Saisissez la réponse dans l espace prévu à cette fin. Votre réponse est sensible à la casse Une fois que vous êtes inscrit, si vous oubliez votre mot de passe, utilisez la fonction Mot de passe oublié à la page principale de connexion. Vous serez alors invité à choisir cette question de sécurité et fournir la bonne réponse. Lorsque vous aurez répondu correctement, le système générera un mot de passe temporaire qui vous sera transmis par courriel. Notez que le mot de passe temporaire est valide pour une période de 60 minutes, après quoi, il sera expiré Cliquez Suivant pour continuer. La page des Renseignements personnels s affiche. 6

7 3.2 Saisissez vos renseignements personnels à la page Renseignements personnels Entrez les informations requises dans les champs obligatoires, marqués d un astérisque rouge (*). Rôle Le rôle sélectionné à la page précédente sera visible mais il ne peut pas être modifié sur cette page. Autre prénom Si vous devez inscrire un autre prénom, saisissez-le au complet et non une initiale. Langue Ce choix détermine la langue dans laquelle se présenteront les outils et dans laquelle l utilisateur recevra ses documents de voyage Le prénom et le nom doivent être identiques à ceux indiqués sur le passeport du voyageur Cliquez Suivant pour continuer. La page des Coordonnées s affiche. 7

8 3.3 Saisissez vos Coordonnées Saisissez votre Adresse électronique. Le système n accepte que les adresses électroniques du gouvernement du Canada Entrez lesinformations requises dans les champs obligatoires marqués d un astérisque rouge (*). Lors de la saisie d un numéro de téléphone, commencez par le code de pays et saisissez le reste du numéro sans tiret. Saisissez 01 pour l Amérique du Nord. Si vous n avez pas de numéro de téléphone portable, saisissez un autre numéro. Les adresses électroniques supplémentaires peuvent être l adresse électronique personnelle du voyageur ou celle de l organisateur de voyage. Des copies d itinéraires sont envoyées à toutes les adresses de courriel qui apparaissent dans les champs Adresse électronique supplémentaire Saisissez les Coordonnées de la personne à contacter en cas d urgence (parent le plus proche). Le champ des coordonnées du parent le plus proche n est pas obligatoire mais il est recommandé de fournir ces renseignements Cliquez Suivant pour continuer. La page des Informations relatives au passeport s affiche. 8

9 3.4 Saisissez vos Informations relatives au passeport À partir du menu déroulant Pays du passeport, sélectionnez le pays de délivrance. Exemple : Canada Ces informations sont facultatives, toutefois, il est recommandé aux voyageurs internationaux de les fournir. Ces informations peuvent être ajoutées à votre profil plus tard si elles ne sont pas disponibles au moment de l inscription Cliquez Suivant pour continuer. La page des Adresses existantes s affiche

10 3.5 Saisissez l adresse de votre bureau à partir de la page Adresses existantes Utilisez la boîte de recherche pour saisir l adresse dans le champ Adresse ligne 1 et/ou le champ Ville/localité pour filtrer les résultats qui sont affichés. Vous pouvez également chercher dans la liste au moyen de la barre de défilement Lorsque vous avez trouvé l adresse, cliquez Sélectionner pour ajouter l adresse à votre profil. La page des Informations supplémentaires du gouvernement s affiche. 3.6 Entrez les informations requises dans les champs obligatoires, marqués d un astérisque rouge (*) Cliquez Suivant pour continuer. La page des Détails de la gestion des dépenses s affiche. Le champ VIP n est pas modifiable. Si vous êtes un voyageur VIP, veuillez communiquer avec votre Administrateur ministériel. Sélectionnez l option Préfixe NAV soigneusement puisqu il s agit d une liste de tous les préfixes NAV de votre ministère. Si vous ne connaissez pas votre préfixe NAV, consultez les Services de gestion financière de votre minisitère

11 3.7 Saisissez les Détails de la gestion des dépenses. Selon la configuration de votre ministère, ces champs peuvent être déjà remplis. Si vous n êtes pas certain des valeurs affichées dans ces champs, consultez les Services de gestion financière de votre ministère Entrez les informations requises dans les champs obligatoires, marqués d un astérisque rouge (*) dans la page Détails de la gestion des dépenses. Approbateur par défaut Saisissez le prénom de votre approbateur dans le champ Approbateur par défaut, une liste déroulante s affiche. Sélectionnez le nom de l approbateur pertinent Groupes de débit Conservez le réglage par défaut, soit Tous les codes. Groupes d espèces Sélectionnez l option appropriée. Cliquez sur chacun des champs pour afficher la fonction de recherche. Certains champs peuvent être différents selon les ministères Cliquez Suivant pour continuer. Le message de Confirmation de l inscription s affiche. 3.8 Confirmation de l inscription Cliquez Suivant pour continuer. Le message d Activation par courriel s affiche sur la page

12 4.0 Activer votre compte sur le portail SVP Une fois l inscription terminée, vous recevrez un courrriel contenant les renseignements qui vous permettront d activer votre profil de voyageur. Si le compte n est pas activé dans les deux heures suivant l inscription, la procédure d inscription devra être recommencée depuis le tout début. 4.1 Vérifiez vos courriels, vous recevrez un courriel de profileregistration@hrgworldwide.com Ouvrez le courriel Cliquez sur Activer nouveau compte d utilisateur. Vous serez redirigé vers la Page d activation. 4.2 Saisissez les informations à votre sujet à la page Activation Saisissez le Nom d utilisateur fourni dans le courriel. Votre Nom d utilisateur est votre NIV (numéro d identification du voyageur) Saisissez le Mot de passe que vous avez choisi au début du processus d inscription Cliquez Activer le compte. Un message s affiche sur la page indiquant que votre compte a été activé. 12

13 5.0 Se connecter au portail SVP 5.1 Cliquez sur le lien Accueil dans le coin supérieur gauche. La page de connexion s affiche Saisissez votre Nom d utilisateur (NIV). 5.3 Saisissez votre Mot de passe. 5.4 Cliquez Connexion. Vous serez dirigé vers le Portail SVP