FEUILLE DE ROUTE DES CHEFS DE PROJETS

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1 FEUILLE DE ROUTE DES CHEFS DE PROJETS Octobre 2009 Extrait de la charte atomique 1 : Dans un souci de fluidification des processus décisionnels au sein des Atomes Crochus, un système de délégation des prises de décision a été mis en place au cours de l année Il repose sur la nomination d une «Chef fe de Projet» pour toute action (médiation ou administration) impliquant les ressources humaines et financières de l association, ou utilisant son nom et son image 2. Cette nomination se fait lors d une réunion convoquée aussi tôt que possible et, en tout état de cause avant le démarrage du projet, par le ou les initiateur trice(s) de l action. Elle s accompagne de l octroi éventuel d un budget de fonctionnement, de la désignation des personnels et membres actifs impliqués ou susceptibles de l être et de la constitution d un retroplanning. A ces différents titres, elle se tient en présence ou par procuration des Membres du Carré dont les compétences et prérogatives sont concernées par le projet. I. Avant la validation du projet par le carré Avant sa validation par le Carré, un projet est considéré comme étant «en incubation» ; il est porté par un «porteur de projet». Tout projet mis en incubation a vocation à devenir un projet effectif à plus ou moins longue échéance. Un espace dédié sur le site des Atomes Crochus, nommé «incubateur», recense les projets en incubation, les discussions et les ressources attenantes. Il est modéré par le porteur du projet. Tout projet qui n a pas encore été validé ne peut utiliser extensivement les ressources de l association (temps de travail de salariés, consommables, budget ). II. Validation du projet Tout projet devient effectif quand il est validé par le carré (directoire+ administratrice + directeur exécutif) lors d une réunion préparée par le porteur du projet. Le chef de projet nommé lors de la validation du projet par le Carré n est pas nécessairement la personne qui a déposé le projet dans l incubateur (en général, le porteur du projet). Ce dernier fait parvenir au minimum 48h avant la réunion, aux personnes qui y seront présentes, un document de présentation du projet. Pour être validé le dossier de présentation d un projet doit comporter : un budget réaliste et équilibré dont 15% du budget au moins devra servir à couvrir les charges fixes de l association. Les recettes seront explicitées (quelles subventions, quels mécénats, combien de ventes ) ; une note d intention du projet (scientifique, pédagogique et artistique). 1 Tout chef de projet est tenu d avoir lu et ratifié la Charte de l association avant d intervenir au nom de cette dernière. 2 Ces caractéristiques tiennent lieu de définition de la notion de «projet», au sens large.

2 Les questions éthiques et déontologiques liées au projet seront examinées (voir charte). Le cas échéant, le porteur du projet devra tenir compte des remarques du Carré avant de reproposer son projet s il n est pas jugé viable par ce dernier 3. III. Conduite du projet Durant la conduite du projet, le chef de projet peut (doit) faire appel aux personnes référentes (cf Charte) aussi souvent qu il le souhaite. Dans ce cadre, il est chargé de : faire un retroplanning afin d anticiper le travail à effectuer et les implications des membres de l association et des salariés ; participer à l élaboration des demandes de subvention nécessaires à l obtention du financement de son projet (en collaboration avec l administratrice) ; tenir le budget de son projet : en cas de dépassement prévisionnel, il doit alerter aussitôt que possible le carré (via l administratrice ou le directeur exécutif) ; conserver tous les justificatifs (dépenses et avances) correspondant aux dépenses qui seront in fine imputées au projet et prises en charge par l association ; tenir informés le reste des membres de l association de l évolution de son projet (par des articles réguliers dans l Orbitale et la Lettre des Atomes Crochus notamment) ; mettre en place une communication externe de son projet (en collaboration avec le directeur exécutif) : plan de communication, documents papiers, mail types, interface web Avant la mise en œuvre effective du projet, le chef de projet a la responsabilité de le faire valider. Pour ce faire, il s adresse au Directeur Exécutif qui détermine, en collaboration avec le Président, le mode d évaluation à mettre en place en fonction des circonstances et de la sensibilité de l action (validation sur document, par téléphone, en situation, avec ou sans public ). IV. Bilan du projet A l issue du projet, le chef de projet est tenu de faire et de présenter devant le carré : un bilan financier de son projet ; un bilan d action. Dans le cas de subventions obtenues pour son projet, il réalise les bilans demandés par les partenaires financiers en lien avec l administratrice. Par ailleurs, il rédige le bilan de son action, qui sera inclus dans le bilan d activités de l association, selon les normes de présentation que lui demande l administratrice. 3 Il doit être entendu que, compte tenu des ressources limitées de l association, tout lancement de projet se fait dans une stratégie d ensemble de l association (tous les projets ne peuvent être lancés en même temps) ; c est pourquoi, selon les circonstances, même un «bon» projet pourra ne pas être retenu ou prorogé.

3 ANNEXES : DROITS ET DEVOIRS DU CHEF DE PROJET (EXTRAITS DE LA DOCUMENTATION INTERNE) I. REGLEMENT INTERIEUR (EXTRAITS) Article II.7 Réalisation et la validation des projets Tout Membre Actif des Atomes Crochus a la possibilité d initier un projet, qui sera considéré en incubation tant qu il n aura pas été validé par le Carré. Tout Membre Actif a également la possibilité de se saisir d un projet en incubation existant pour le développer. Dès l initiation d un projet en incubation, et tout au long de sa réalisation ultérieure, les Membres du Directoire sont considérés à la fois comme personnes ressources et référents pour les dimensions dont ils ont la responsabilité. En cela, ils peuvent être représentés par les responsables administrative et exécutive. Ils redeviennent toutefois garants des principes fondamentaux de l association au moment de la validation des projets. Aussi tôt que possible, et en tout état de cause avant sa mise en œuvre, tout projet doit en effet être validé par le Carré à la majorité des voix, en présence du Chef de Projet, le Directoire jouissant en outre d un droit de véto à tous égards, conformément aux statuts de l association. Le Carré dispose également de toute la latitude pour évaluer à tout moment un projet existant et peut demander à son (ses) acteur(s) de le faire évoluer sur la forme et/ou sur le fond. En cas de désaccord ou de difficulté, une nouvelle réunion du Carré peut être convoquée en présence du Chef de Projet et/ou des acteurs concernés. Article II.9 Bilan des projets A l issue de l action, le Chef de Projet réunit une nouvelle fois le Carré pour une réunion de clôture et lui présente un bilan général qualitatif et quantitatif. Après l approbation de ce dernier par le Carré, il est diffusé aux Membres Actifs de l association ainsi qu aux partenaires du projet. En cas d implication forte de leur part, ces derniers peuvent être invités lors de la réunion de clôture. Dans certains cas, à l appréciation du Carré, les bilans pourront se faire par voie électronique Dépense effectuée par Sans autorisation En la signalant dans les 48h Avec autorisation préalable Administratrice Jusqu à 500 euros Au Président : jusqu à 1000 Membres directoire Jusqu à 200 euros A l Administratrice : jusqu à 500 Directeur Exécutif Jusqu à 150 euros A l Administratrice : jusqu à 500 Du Président qui décide en accord avec l administratrice : à partir de 1000 Chefs de Projets Jusqu à 50 euros A un membre du Carré : dans la limite de ses prérogatives, à partir de 50 Autres membres actifs Jusqu à 20 euros Au Chef de Projet : jusqu à 50 A un membre du Carré : cf. ci dessus Autres membres Jamais D un Membre Actif : dans la limite de ses responsabilités

4 II. CHARTE (EXTRAITS) SCIENCE (RESP. RE. EASTES) Les Atomes Crochus appartiennent à la catégorie des associations de médiation scientifique. A ce titre, le principe fondamental qui prévaut dans chacune de leurs activités est un principe d exactitude scientifique. PEDAGOGIE( RESP. F. PELLAUD) Interventions en milieux scolaires Toute intervention en classe, préparatoire ou non, ne peut se faire que dans le respect de la charte de l Accompagnement Scientifique et Technique de l Ecole Primaire (ASTEP), disponible auprès des responsables de l association. Elle doit impérativement se faire avec l accord du chef d établissement et en lien avec l enseignant, de préférence sous couvert d une convention dégageant la responsabilité de l association. Contribution des membres Les membres des Atomes Crochus sont tous invités à contribuer aux lettres interne et externe ainsi qu aux espaces Internet et Intranet de l association, cette modalité étant en outre obligatoire pour les Chefs de Projets au moment du lancement et du bilan de leurs actions. DIMENSION ARTISTIQUE (RESP. B. COLLET) Procédure de validation artistique Lors des réunions de lancement et de validation de chaque projet concerné, la directrice artistique exerce une compétence et un regard de producteur ; dans ce cadre, elle valide notamment le choix des artistes investis dans projet. Ces derniers travaillent avec toute la liberté nécessaire à une création mais, compte tenu de la part de subjectivité que comporte le jugement artistique, ils s assurent de la collaboration de la Directrice Artistique très en amont de la phase de validation du projet. SCIENCE ET SOCIETE (RESP. M. MERZAGORA) En tant qu association de médiation scientifique, Les Atomes Crochus opèrent à l'interface entre les centres de production des savoirs scientifiques et les publics. Il est donc nécessaire que, dans la conception des activités, le même effort soit dédié à la compréhension des sciences qu à celle des publics concernés. COMMUNICATION (RESP. R. JAMES) Charte graphique et supports de communication Devant le Carré, les Chefs de Projets sont responsables du plan, du budget et des supports de communication qui accompagnent leurs actions. Ils les proposent lors des réunions de lancement et de validation. Ils s engagent à respecter la charte graphique et les modalités définies en annexes au regard de la conception de nouveaux documents et de la relation aux graphistes. Le site Internet et les supports de communication internes sont sujets aux mêmes contraintes. Toute variation, tout écart à ces modalités qui seraient envisagés par le Chef de Projet ou le graphiste concerné doivent être soumis pour approbation au Directeur Exécutif.

5 ADMINISTRATION (RESP. M. BLANC) Le cadre budgétaire Au niveau budgétaire, l association respecte deux grands principes : l équilibre du budget prévisionnel est un préalable à la mise en place, et le cas échéant à la poursuite, de tout projet ; toute activité doit contribuer au développement de l association en dégageant une marge suffisante pour couvrir au moins les frais d exécution de l action et couvrir une partie de ses frais de fonctionnement. Pour les activités promotionnelles, éducatives et sociales répondant aux missions d utilité publique de l association, des exceptions à ce second principe peuvent toutefois être décidées. RESSOURCES HUMAINES (RESP. CARRE) La relation entre salariés et bénévoles Les différences de statuts des personnes présentes au sein de l association (salariés permanents et occasionnels, bénévoles, intermittents du spectacle...) ne peut, par suite et en aucun cas, induire de distinctions en termes de charge de travail et de responsabilités, une fois exprimés les engagements de chacun dans un projet de l association. Dès lors, le même respect est dû à tous et le même professionnalisme attendu de chacun. En particulier, ces différences de statuts ne peuvent en aucune manière impliquer que les uns soient «par nature» considérés comme étant ni corvéables, ni «au service» des autres. Les relations entre les membres, quels qu ils soient, sont au contraire régies par l organisation hiérarchique de l association, la distribution des rôles et les engagements pris individuellement. Chacun se trouve alors au service du projet associatif, dans le cadre de son statut particulier et sous le contrôle de son supérieur hiérarchique s il est salarié, du Chef de Projet s il est porteur d un projet, du Carré s il est Chef de Projet ou prestataire de l association.