Site internet privatif. Mode d emploi profil demandeur

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1 Mode d emploi profil demandeur Manutan Collectivités janvier 2016

2 Page 2 1 Table des matières 1 Table des matières Présentation générale Connexion au site privatif... 4 Etape 1 : réception d un Etape 2 : Accéder au site privatif... 4 L identifiant et le mot de passe... 4 Le marché... 4 Se déconnecter Accueil sur le site : Présentation des produits... 6 Accès à la sélection de produits Créer une demande d achat :... 8 Création de la demande d achat via la consultation des produits :... 8 Créer une demande d achat (via un devis immédiat) Suivi des demandes d achats et historique des commandes Demandes d achats : 3 statuts possibles Historique des commandes... 11

3 Page 3 2 Présentation générale Le site internet privatif est un espace réservé et personnalisé au sein du site manutan-collectivites.fr et qui présente la sélection de produits aux conditions négociées avec le client ainsi que des fonctions facilitant les achats chez Manutan Collectivités. Il est accessible par une URL spécifique qui ouvre la page d accueil de votre espace privatif. Cet accès n est autorisé qu à des utilisateurs désignés par le client. Dans l onglet du site privatif, il présente une sélection de produits à un prix exclusif pour le client. Cet espace internet privatif permet également selon les profils utilisateurs D autoriser l accès à certains utilisateurs (profil superviseur) De réaliser des demandes d achat soumises à validation (profil demandeur) De constituer des paniers et créer des devis ou des commandes (profil valideur et superviseur) De disposer d un historique des demandes et des commandes en cours (tous) En tant que demandeur, vous pouvez donc mettre des produits en panier et réaliser des demandes d achats soumises à validation Dès qu une demande d achat est enregistrée sur le site, valideur et superviseur sont destinataires sur leur messagerie d un workflow pour validation, il peuvent alors soit la transformer en commande soit la refuser. En cas de problème, Un contact est disponible pour répondre aux questions ou régler un problème de transaction :

4 Page 4 3 Connexion au site privatif Etape 1 : réception d un Lorsque vous avez été créé par votre superviseur, vous recevez un précisant le lien URL vers le site privatif ainsi qu un identifiant et un mot de passe et vous indiquant votre profil utilisateur Etape 2 : Accéder au site privatif Sur internet, connectez-vous au site grâce à l adresse communiquée. Saisissez votre identifiant et votre mot de. Sélectionnez le marché (si un seul existant celui-ci est affiché par défaut) L identifiant et le mot de passe L identifiant et le mot de passe sont personnels et créés par le superviseur du site pour votre structure ; En cas de perte ou d oubli de son identifiant ou de son mot de passe, faire une demande auprès de votre superviseur. Le marché Sur votre site privatif, s il existe plusieurs marchés passés auprès de Manutan Collectivités, vous pouvez alors sélectionner celui de votre choix, s il n en existe qu un seul, celui-ci s affiche par défaut dans le champ «Affaire» de l écran de connexion au site. Se déconnecter aller dans ESPACE PRIVATIF :

5 Page 5 4 Accueil sur le site : Page d accueil Divers liens vous sont proposés sur la page d accueil En haut de la page, Un accès à votre ESPACE PRIVATIF dans lequel vous trouverez l historique des demandes d achats et des commandes.

6 Page 6 5 Présentation des produits Sur le site internet privatif, vous accédez : Sur un onglet spécifique, aux produits sélectionnés dans le cadre de votre marché aux conditions de vente négociées. A l ensemble des produits du site Manutan Collectivités au tarif public*. * Si vous bénéficiez d une remise sur tout ou partie des assortiments produits, celle-ci est appliquée lors de la mise en panier, en demande d achat et en commande Accès à la sélection de produits Sur le site internet privatif, cliquez sur l onglet «Croix Rouge Mobilier» Ou sur la page d accueil, cliquez sur «Voir vos produits Mobilier» Vous pouvez également télécharger votre mini catalogue comportant les produits du marché. La classification des produits Pour les produits sélectionnés dans le cadre de votre marché, ces derniers peuvent être présentés selon une classification définie avec vous. Les produits du site Manutan Collectivités sont classés selon une classification interne a Manutan Collectivités

7 Page 7 Cliquez sur la catégorie pour accéder sur les produits de cette catégorie : Pour accéder à une fiche produit, cliquez sur l article concerné. Dans cette page, vous trouverez la liste des modèles disponibles avec les prix négociés dans le cadre du marché pour ceux concernés.

8 Page 8 6 Créer une demande d achat : Création de la demande d achat via la consultation des produits : Pour créer une demande d achat, à partir de l écran de consultation des produits, mettre les produits et quantités souhaités dans le panier Si vous souhaitez ajouter d autres articles, allez sur Poursuivre mes achats, sinon «Visualiser mon panier»

9 Page 9 Puis cliquez sur le bouton «Demande d achat», la fenêtre «Création demande d achat» apparaît. Renseignez la zone «Raison de la demande d achat» (obligatoire) cette mention apparaitra dans l historique de la demande, elle est destinée pour lecture au superviseur Créer une demande d achat (via un devis immédiat) Il est également possible de créer une demande d achat en passant par «Devis immédiat» qui vous permet de saisir rapidement une liste de référence produits. Sur la première ligne de l entête du site, cliquez sur le bouton «devis immédiat». L écran «devis immédiat» apparaît. Saisissez les références commerciales des produits pour les ajouter au devis et finalisez votre devis en cliquant sur le bouton «créer un devis»

10 Page 10 Attention : Seules les commandes avec une livraison directe sont à effectuer sur le site privatif, Si vous souhaitez une livraison groupée ou une autre prestation de service, sur la page d accueil du site, trouvez les coordonnées de votre commercial en cliquant sur «Contacter un commercial pour une commande avec installation» Une fois la demande d achat Confirmée, le Workflow est envoyé au valideur et au superviseur de votre structure. Qui pourra soit la transformer en commande, soit la refuser Une fois la demande d achat enregistrée, des modifications pourront le cas échant être effectuées lors de sa transformation en commande par le valideur (modifier les quantités dans le panier). En cas d erreur sur une demande d achat : il conviendra de la refuser et d en refaire une nouvelle. Vous pouvez à tout moment consulter l historique de vos demandes via votre «ESPACE PRIVATIF»dont l accès se situe en haut de la page du site.

11 Page 11 7 Suivi des demandes d achats et historique des commandes Votre espace privatif, vous pouvez consulter les historiques des demandes d achats et des commandes faites pour votre structure chez Manutan Collectivités : Demandes d achats Commandes enregistrées Demandes d achats : 3 statuts possibles En attente de validation (tant qu elle n est pas traitée par votre valideur) Refusée ou validée : après traitement par votre valideur Historique des commandes Cliquer sur le numéro de commande, permet d accéder au détail de cette dernière

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