logimot Gestion de parc de véhicules

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1 Gestion de parc de véhicules logimot cours Berriat Grenoble cedex 1 FRANCE Téléphone : (+33) (0) Fax : (+33) (0) info@logimot.com Site Web : GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-1/31

2 logimot cours Berriat Grenoble cedex 1 FRANCE Téléphone : (+33) (0) Fax : (+33) (0) info@logimot.com Site Web : Table des matières 1 - Présentation du logiciel. Page La gestion du parc de véhicules. Page 5 Description d un véhicule Généralités Page 6 Informations Techniques Page 7 Photographie. Page 7 Entretiens planifiés.. Page 8 Liens entre véhicules. Page 8 Description d engins.. Page 9 Etat d un véhicule. Page 9 Les cartes.. Page 10 Informations d acquisition... Page 11 Assurance.. Page 11 Les sinistres... Page 12 Les interventions... Page 12 Les utilisations... Page 13 Les amendes... Page 14 Les réservations. Page 14 Les consommations.. Page 15 Les budgets... Page 15 Les dépenses et recettes. Page 16 Le plus de données... Page 17 Les opérations.. Page 17 Commentaires... Page Gestion par thèmes.page Les Entités... Page Les Tiers.. Page Le personnel Page Les utilisateurs de GipCar Page Les stocks de pièces détachées et consommables... Page Les événements et la main-courante. Page Les éditions.. Page Le Requêteur (version simplifiée).. Page Le Requêteur (version avancée). Page Les Analyse de données.. Page GipCar c est aussi.... Page Aspects techniques de GipCar.. Page 30 GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-2/31

3 1 Présentation GipCar est un logiciel de gestion du parc de véhicules de l'entreprise. Il permet : - la description des véhicules constituant le parc de l'entreprise: o Immatriculation, informations sur la carte grise, o Affectation dans l entreprise, o Utilisation : véhicule de fonction ou de service, o type de véhicule : voiture, fourgon, camion,... o marque, modèle, puissance, nombre de places, énergie,... o longueur, largeur, hauteur, poids,... o équipements : climatisation, pneus spéciaux,... o photographie, o mode d'acquisition: achat, location courte, leasing, location longue durée, o pour véhicule en location : informations sur le loueur et le contrat, o informations sur le contrat d'assurance, o dates: d'acquisition, de 1ère mise en circulation, o Détenteur du véhicule, chauffeur attitré ou occasionnel, o Description générale de l état d un véhicule : dysfonctionnements, problèmes de carrosserie,.. o particularités de gestion pour les véhicules de type engin : pelles mécaniques, grues, remorques.. o possibilité de rattachement de véhicules entre eux : une remorque avec un camion. o Echéancier des entretiens et contrôles techniques prévus, o Gestion du kilomètrage, o Gestion de l historique des détenteurs de véhicules de fonction, o Gestion des taxes associées : vignette, patente,.. (suivant le pays d origine), etc... - l'enregistrement des utilisations faites des véhicules : Qui a utilisé un véhicule, à quelle date et dans quel but? - la gestion des interventions sur les véhicules : o pour réparations, o pour révisions, o pour contrôles techniques, etc... - la gestion des consommations des véhicules : o carburant, o péages autoroutiers, o abonnements, etc... - la gestion des amendes, - l'enregistrement des budgets et des dépenses pour chaque véhicule et pour chaque nature de charges: o carburant, o entretiens et réparations, o assurance, GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-3/31

4 o péages autoroutiers, etc... - la gestion des stocks de consommables et de pièces détachées, - la gestion des réservations des véhicules, avec des possibilités d'éditions de plannings graphiques, - la gestion des contrats d'assurances des véhicules et des sinistres, - la gestion de documents de type traitement de texte, tableur, image, PDF...associés à chaque véhicule, contrat, fournisseur. Des fonctionnalités supplémentaires sont également prévues : - l'édition à tout moment d'états pré-programmés, - la production instantanée d Analyses et d Extractions des données, - l'utilisation d'un requêteur permettant : o la confection d'états non prévus au catalogue, o l'extraction des données pour production de fichiers à destination d'un tableur, o la production de graphiques, o - etc... - une analyse d'événements : C'est une procédure automatique provoquant l'analyse des données de l'application, pour information des utilisateurs de certains actions à prendre. Exemples : - un contrôle technique est prévu à une certaine date pour un véhicule, quelques jours avant cette date, une alerte est positionnée! Ces alertes sont positionnées dans un fichier spécial : la main-courante! - la possibilité d' envoi de messages via le système de messagerie de l'entreprise, notamment utilisé dans la gestion des réservations, - la possibilité de programmer l'édition automatique de certains états fréquemment utilisés : les scénarios d'impression! - une gestion d'utilisateurs, permet de restreindre l'accès à GipCar et à certaines fonctionnalités! GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-4/31

5 2 - La gestion des véhicules L accès aux véhicules et aux données qui sont associées s effectue simplement depuis un écran unique de gestion : Sur cet écran est listé l intégralité du parc de véhicule et une série de boutons donnent accès aux données associées à chaque véhicule : - Utilisations, - Consommations, - Interventions, - Réservations, - Coûts engendrés, - Amendes, - Etc.. Des boutons situés en haut de l écran permettent la gestion des fichiers généraux : - fichier des fournisseurs : Concessionnaires automobiles, Compagnies d assurance, Loueurs de véhicules, Compagnies pétrolières, Sociétés d autoroutes,.. - fichier du personnel de l établissement : Pour la gestion des chauffeurs, des utilisateurs des véhicules, des réservations. GipCar est pourvu d une fonctionnalité d intégration d un fichier du personnel. - fichier des entités : GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-5/31

6 Utilisatrices des véhicules : Agences, Services, Usines, Succursales,.. - Fichier des stocks de pièces détachées ou consommables : Courroies, Bougies, Pneumatiques, Huile, Produit divers,.. Pour obtenir la description d un véhicule, un double-clic dans la liste suffit! Description d un véhicule Ci-dessous, les images des écrans donnent un aperçu des informations de description d un véhicule : Cet écran est composé d un zone d onglets, chaque onglet donne accès à des informations spécifiques ou à des données rattachées. Dans la barre de menu de cet écran, des boutons permettent : - d assurer la gestion des documents associés au véhicule : La gestion des document permet d associer à un véhicule des documents de type traitement de texte, tableur ou image. Ainsi des courriers à échanger avec un concessionnaire automobile peuvent être rédigés (par le traitement de texte standard de l établissement), ils seront conservés et accessibles par un simple clic sur le bouton approprié! - d éditer une fiche de description du véhicule : Elle reprend la description complète du véhicule. - d éditer une fiche de l état actuel du véhicule : Elle contient tous les incidents et dégradations relevés sur un véhicule. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-6/31

7 - d éditer une fiche livre de bord : Celle-ci est à placer dans le véhicule et le personne l utilisant se doit de remplir cette fiche pour l utilisation qu elle a faite du véhicule. Le premier onglet : Description, décrit les informations principales d un véhicule. Description d un véhicule, onglet : Informations techniques Description des informations techniques d un véhicule. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-7/31

8 Description d un véhicule, onglet : Photographie Description d un véhicule, onglet : Entretiens planifiés GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-8/31

9 Cet écran affiche la liste des entretiens et contrôles prévus pour un véhicule, ces informations sont utilisées dans le mécanisme général de GipCar de traitement des événements. Quelques jours avant une date de prochain contrôle une information de rappel est placée dans le fichier des actions à mener : La main-courante! Description d un véhicule, onglet : Liens Les données de cet écran permettent le lien de véhicules entre eux: - une remorque est associée à une voiture, - une pelle mécanique est associée à un camion contenant une plate-forme de transport, etc.. Description d un véhicule, onglet : Engins Cet onglet permet la description d'informations techniques spécifiques liées à des engins. Description d un véhicule, onglet : Etat du véhicule Cet onglet permet une représentation graphique des incidents et dégradations relevés sur le véhicule. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-9/31

10 En cliquant dans l image sur le nom d un élément du véhicule (porte, feu, aile, moteur,..), la liste des éléments du véhicule est alors positionnée sur l élément sélectionné. Dans la ligne ainsi obtenue, on peut ainsi noter un dysfonctionnement, une dégradation,.. Dans l image chaque élément pour lequel un état à été relevé, est repéré par un rond rouge. Lors de la validation de l introduction d une utilisation, l état noté dans l onglet ci-dessus est automatiquement reporté sur l onglet : état de l écran de description du véhicule. Description d un véhicule, onglet : Cartes GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-10/31

11 Dans cet onglet, sont notés les numéros des cartes équipant le véhicule : - cartes de Compagnies pétrolières pour l achat de carburant, - cartes de Sociétés Autoroutières pour les règlements des péages, - cartes d autres sociétés pour des prestations diverses. Les Compagnies ou Sociétés notées sur cet écran sont définies au niveau du paramètrage général de GipCar. GipCar est équipé d une fonction d intégration de fichiers de données mis à disposition par ces sociétés. Les données ainsi intégrées se trouvent dans l onglet : Consommations. (voir ci-après) Description d un véhicule, onglet : Acquisition Cet onglet permet la description du mode d acquisition du véhicule par l établissement, ainsi que toutes les informations liées à ce mode. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-11/31

12 Description d un véhicule, onglet : Assurance Cet onglet permet le rattachement d un véhicule à un contrat d assurance. Description d un véhicule, onglet : Sinistres GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-12/31

13 Cet onglet affiche la liste de tous les sinistres déclarés pour le véhicule. Des minis-boutons permettent l ajout, la modification ou la suppression d un sinistre. Les sinistres peuvent être gérés : - depuis l écran ci-dessus, - depuis le bouton sinistres de l écran général de gestion du parc de véhicules, - depuis la gestion des contrats d assurance. Description d un véhicule, onglet : Interventions Liste de toutes les interventions enregistrées pour le véhicule. Des minis-boutons permettent l ajout, la modification ou la suppression d une intervention.. Les interventions peuvent être gérées : - depuis l écran ci-dessus, GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-13/31

14 - depuis le bouton interventions de l écran général de gestion du parc de véhicules. Un type d intervention spécial est prévu : Intervention sur contrat, en effet, au titre d une location longue durée, des entretiens prévoient une liste de contrôles et d opérations à effectuer. Gipcar est équipé d une fonctions de gestion à de tels entretiens. Ecran de description d une intervention : Description d un véhicule, onglet : Utilisations Liste de toutes les utilisations faites et enregistrées pour le véhicule. Des minis-boutons permettent l ajout, la modification ou la suppression d une utilisation. Les utilisations peuvent être gérées : GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-14/31

15 - depuis l écran ci-dessus, - depuis le bouton utilisations de l écran général de gestion du parc de véhicules. Utilisations et réservations : Dans le module de gestion des réservations (voir ci-après), on introduit les prévisions d utilisations des véhicules. Ceci dans un but de planification des utilisations et d obtention de plannings graphiques. Lorsqu une utilisation planifiée par une réservation à été réalisée, dans le module de gestion des réservations, il est possible de transformer une réservation en utilisation qui apparaît alors automatiquement dans l écran ci-dessus. Description d un véhicule, onglet : Amendes Liste de toutes les amendes enregistrées pour le véhicule. Des minis-boutons permettent l ajout, la modification ou la suppression d une amende.. Les amendes peuvent être gérées : - depuis l écran ci-dessus, - depuis le bouton amendes de l écran général de gestion du parc de véhicules. Description d un véhicule, onglet : Réservations Liste de toutes les réservations enregistrées pour le véhicule. Des minis-boutons permettent l ajout, la modification ou la suppression d une réservation. Les réservations peuvent être gérées : GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-15/31

16 - depuis l écran ci-dessus, - depuis le bouton réservations de l écran général de gestion du parc de véhicules. - depuis la gestion des réservations. Description d un véhicule, onglet : Consommations Liste de toutes les consommations enregistrées pour le véhicule. Des minis-boutons permettent l ajout, la modification ou la suppression d une consommation. Les consommations peuvent être gérées : - depuis l écran ci-dessus, - depuis l intégration des supports remis par les Compagnie pétrolières ou Sociétés d autoroutes. Description d un véhicule, onglet : Budgets Cet écran affiche la liste des budgets d un véhicule. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-16/31

17 Ces budgets sont introduits annuellement et manuellement. Les budgets sont affectés sur des codes imputations décrivant les natures de dépenses. Ces codes imputations sont préalablement définis dans le paramètrage général de GipCar. Lors de l introduction d une dépense ou d une recette, le montant de celle-ci viendra impacter la ligne budgétaire correspondante. Des minis-boutons permettent l ajout, la modification ou la suppression d une ligne de budget. Les budgets peuvent être gérés : - depuis l écran ci-dessus, - depuis le bouton Budgets de l écran général de gestion du parc de véhicules. - depuis la gestion des budgets. Description d un véhicule, onglet : Dépenses et Recettes Cet écran affiche la liste des dépenses et recettes d un véhicule. Une dépense ou recette est l équivalent d une écriture comptable dans un système de comptabilité. Les dépenses et recettes sont toujours affectées à des codes imputations décrivant des natures de dépenses ou recettes : c est l équivalent d un numéro de compte dans un système de comptabilité. Lors de l introduction d une dépense ou d une recette, le montant de celle-ci viendra impacter la ligne budgétaire correspondante pour le véhicule et le code imputation. Des minis-boutons permettent l ajout, la modification ou la suppression d une écriture de dépense ou recette. Les dépenses et recettes peuvent être gérées : - depuis l écran ci-dessus, - depuis le bouton Dépenses/Recettes de l écran général de gestion du parc de véhicules. - depuis la gestion des dépenses et recettes. Description d un véhicule, onglet : Plus de données GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-17/31

18 Le plus de données est un mécanisme permettant de décrire des informations non prévues en standard dans GipCar. La description des modèles de données complémentaires et leurs formats sont définis au niveau du paramètrage général de GipCar. Chaque établissement peut définir sa propre trame de données complémentaires. Dès lors qu un modèle de donnée est ajouté, modifié ou supprimé au niveau du paramètrage général, ce modèle est automatiquement répercuté sur chaque véhicule dans l écran ci-dessus. Les colonnes libellés des données et types ne sont pas modifiables, seule la colonne valeur des données est modifiable pour introduire des données propres à chaque véhicule. Les données complémentaires ainsi décrites et renseignées sont utilisables dans les éditions et dans le requêteur. Description d un véhicule, onglet : Opérations Cet onglet permet l enregistrement manuel d opérations effectuées dans la gestion de la vie d un véhicule : - appels téléphoniques effectués, GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-18/31

19 Il s agit d un Pense-Bête! - courriers envoyés, - demandes faites aux fournisseurs, aux membres du personnel, etc.. Des minis-boutons situés sur la droite de la liste permettent l ajout, la modification ou la suppression d une opération manuelle. Lors de la saisie d une ligne de demande à un fournisseur, à une compagnie d assurance,.. il est possible de spécifier certaines dates : - la date où la demande est faite, - la date limite attendue pour la réponse, - la date de réalisation de la demande. Ces dates sont utlisées dans le mécanisme général de GipCar de traitement des événements. Quelques jours avant une date limite, pour une demande non réalisée, une information de rappel est placée dans le fichier des actions à mener : La main-courante! Description d un véhicule, onglet : Commentaires La zone commentaires permet la saisie d informations diverses La Gestion par thèmes GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-19/31

20 La gestion des données associées aux véhicules est accessible depuis l écran de description d un véhicule ou depuis l écran de gestion du parc de véhicules. Sur l écran de gestion du parc, un bouton : Tous, donne accès au données tous véhicules confondus. 4 - Les Entités Chaque véhicule décrit dans GipCar, doit être rattaché à une entité d affectation budgétaire et à une entité d affection physique. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-20/31

21 Une entité peut-être : - le siège de l établissement, - une agence locale, - une succursale, - une usine, - un service, -.. Les entités sont décrites dans un fichier de codification, format de l écran de description d une entité : 5 - Les Tiers Un fichier des tiers est prévu dans GipCar, permettant la description complète des fournissuers de matériels, de prestations, de contrats,.. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-21/31

22 Dès lors qu un tiers est décrit dans ce fichier, il devient accessible à tout moment dans toutes les fonctionnalités de GipCar. 6 - Le personnel Un fichier du personnel permet l enregistrement de toutes les personnes susceptibles d utiliser les véhicules de l établissement. Une fonctionnalité spéciale autorise l introduction du fichier du personnel via un fichier de type tableur remis par une direction de gestion des ressources humaines. 7 - Les utilisateurs GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-22/31

23 Suivant l'importance du parc de véhicules, le nombre d'utilisateurs, l'organisation de la société, l'accès à GipCar peut être contrôlé, c'est-à-dire que chaque personne souhaitant utiliser le logiciel devra fourni un code utilisateur ainsi qu'un mot de passe. Un paramètre général de Gipcar détermine si le contrôle d'accès est actif! Dans ce cas, un fichier des utilisateurs décrit les personnes habilitées ainsi que leurs droits d accès aux fonctionnalités. Seul un utilisateur administrateur peut déclarer de nouveaux utilisateurs. Chaque utilisateur est connu par un code utilisateur et un mot de passe, et doit lors du démarrage de l application fournir ce code et ce mot de passe. 8 - Les Stocks de pièces détachées et consommables GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-23/31

24 Certaines sociétés en complément à la gestion du parc de véhicule, ont en charge l entretien de ces véhicules. Dans ce cas il est nécessaire de disposer d un stock de pièces détachées et consommables. GipCar assure : - la gestion des stocks de pièces détachées et consommables, - le suivi des entrées et sorties des stocks, - les commandes effectuées auprès des fournisseurs. Gestion du fichier des articles en stock Gestion des commandes aux fournisseurs GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-24/31

25 9 - Les Evénements et la main-courante La gestion des événements est une fonctionnalité automatique effectuant : GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-25/31

26 - l analyse de toutes les données contenues dans GipCar, et l alerte des utilisateurs, en fonction de certains critères : o o o contrat d assurance arrivant à échéance dans quelques jours, contrôle technique prévu dans quelques jours, etc.. - l édition automatique d états pré-programmés, ceux-ci devant au préalable être enregistrés dans un fichier des scénarios. Une alerte est positionnée par l écriture automatique d une ligne dans le fichier de la main-courante. Le traitement des événements peu être planifié pour un fonctionnement automatique, par exemple, toutes les nuits à 3 heures du matin! La main-courante est accessible depuis le choix gestion du menu général Les éditions En standard GipCar prévoit l édition d états pré-programmés, c est la possibilité de produire par un simple clic des éditions de restitution des données. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-26/31

27 Ces éditions sont accessibles depuis le choix : Catalogue des Editions du menu Editions de l écran d accueil de GipCar. Ce catalogue s affiche sous forme de liste, par double-clic sur une ligne on déclenche l édition de l état nommé. Le résultat de l édition est alors affiché à l écran, il est alors possible de l imprimer, de la convertir en fichier tableur ou traitement de texte, de l envoyer par messagerie à une personne distante. 11 Le requêteur (version simplifiée) C est un outil simple d utilisation permettant, à partir de toutes les données contenues dans Gipcar, de produire des requêtes d analyses. GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-27/31

28 Pour effectuer un requête, il faut : choisir le type de sortie, déterminer la source des données, puis parmi la liste des rubriques de la source des données, sélectionner les rubriques voulues, et éventuellement déterminer un filtrage permettant d'effectuer des sélections au sein des données, préciser le critère de classement du résultat, indiquer si des totalisations sont à faire et si oui sur quelles rubriques. 12- Le requêteur (version avancée) C est un outil simple d utilisation permettant, à partir de toutes les données contenues dans Gipcar, de produire des requêtes de : - production d états sous forme de colonnes, avec des sélections et des tris, - création de fichiers à destination d autres applications, - production de graphiques ( camemberts, histogrammes,..) GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-28/31

29 - mailing de documents ( courriers envoyés à des fournisseurs,..) - etc.. Les requêtes ainsi créées peuvent être conservées et ré-utilisées à tout moment. Toute édition ainsi produite, peut être transmise via un message ( par messagerie interne ou Internet ), à un correspondant distant. Le requêteur est accessible depuis le choix : Le requêteur du menu Editions de l écran d accueil de GipCar. 13 Les Analyses de données En standard Gipcar vous propose un certains nombres d analyses de données, exemples : - Répartition du parc par type de carburant, - Synthèse des interventions par véhicules, - Calcul des coûts moyens des véhicules par années, GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-29/31

30 - Calcul du coût moyen au kilomètre des véhicules, -.. Ces analyses affichent les résultats dans un tableau affiché à l écran, ce tableau peut ensuite être transformé en page HTML (pour lecture via le navigateur internet ou pour envoi par messagerie) ou transformé automatiquement en graphique! 14 - GipCar c est aussi.. Produit ouvert, conçu pour s intégrer dans votre organisation actelle, il permet aussi : - l exécution de fonctions non prévues dans Gipcar, c est le module : Les programmes dynamiques GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-30/31

31 - la description et l utilisation de données non prévues en standard et gérées par l établissement, fonction : Le plus de données, - la consultation d une aide en ligne à chaque écran affiché, GipCar Aspects techniques Conception, Réalisation Outil de développement Environnement général Environnement système Environnement Réseau Base de Données Mode Occupation disque Installation Société LOGIMOT cours Berriat Grenoble cedex 1 Téléphone : Fax : Site internet : Messagerie : info@logimot.com WINDEV version 11 de PC-SOFT fonctionne sur PC ou réseau de PC fonctionne sous WINDOWS 95, 98,2000,XP,NT,VISTA,.. Indépendant des configurations logicielles ou matérielles Système de base de données relationnelle HYPERFILE de PC- SOFT. 32 bits, Ecrans 800x600 redimensionnables. La taille occupée par GIPCAR et ses composants, hors données utilisateurs est de 25 mégabytes. GIPCAR est fourni sur CD-ROM pour la 1ère installation, les nouvelles versions sont disponibles sur le site internet de la Société Logimot ou transmises par CD-Rom. Durée de l installation : environ 10 minutes. Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à consulter notre site internet ou à nous contacter! logimot cours Berriat Grenoble cedex 1 FRANCE Téléphone : (+33) (0) Fax : (+33) (0) info@logimot.com Site Web : GipCar Gestion du parc de véhicules 24/09/08-31/31