à partir de l exemple de l AFT

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1 En SPONSORING, il y a ce que l on PROMET et ce que l on RÉALISE. De l importance du REPORTING. ETHIAS TROPHY 2011 Colloque AISF Philippe BOONE à partir de l exemple de l AFT

2 RAPPELEZ-VOUS SPONSORING CHARITÉ. Le Sponsor fait SON CHOIX: RETOUR SUR INVESTISSEMENT [ROI] En COMPARANT DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 2

3 Les 3 OBJECTIFS du SPONSORING DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 3

4 LE CONTRAT DE SPONSORING Idéalement d une DURÉE de 3 ans à 5 ans ÉVOLUTIF et pas figé par rapport au ROI du Sponsor Sur base d une liste d actions détaillées en début d exercice et d un REPORTING à la fin de l exercice Avec des corrections et des OPTIMALISATIONS DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 4

5 Article 4 du CONTRAT L Organisation s engage À FOURNIR un ensemble de retours publicitaires... L Organisation présentera un rapport d activités afin de permettre d évaluer la valeur des retours publicitaires. L Organisation s engage à mettre tous les moyens en œuvre pour atteindre ces retours publicitaires [obligation de moyens]. Dans le cas où le rapport annuel démontrerait que les retours ne sont pas suffisants, l Organisation s engage à augmenter lesdits moyens afin de palier à la situation. DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 5

6 Article 6 du CONTRAT Le Sponsor s engage À PAYER un montant annuel en 2 tranches: une première en début d exercice sur présentation d une liste détaillée et quantifiée de retours publicitaires; le solde après la réception d un rapport d activité qui devra attester du respect des retours publicitaires prévus, et à condition que le nombre d affiliés n ait pas diminué. DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 6

7 REPORTING d un événement sportif La Fiche de l ÉVÉNEMENT Lieu, Dates et niveau de la compétition Portée géographique [local, régional, national, international] Nombre de participants & de spectateurs Retombées rédactionnelles dans la presse écrite Couverture TV [direct, différé, intégral, résumé, mention] Autres sponsors-partenaires de l événement [institutionnels et privés] DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 7

8 DÉTAILLÉ et QUANTIFIÉ COMMUNICATION de l événement Logo sur les annonces presse*: o Liste des supports, nombre de parutions et VALEUR de l espace o Format des annonces presse + Format et emplacement du logo o Nombre de logos sur l annonce * idem pour spots radio et spots TV Logo sur les affiches, les dépliants et les mailings*: o Nombre d affiches et de dépliants - Nombre et qualité des personnes touchées o Quantité de points d affichage, mode de distribution et destinataires o Format des affiches / dépliants + Format et emplacement du logo o Nombre de logos sur les affiches / dépliants Chiffres-clés GOOGLE STAT pour les sites internet + printscreen. Organisation d une conférence de presse & communiqués de presse: oui/non DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 8

9 VISIBILITÉ pendant l événement DÉTAILLÉ et QUANTIFIÉ Drapeaux et panneaux boarding o Plan du site avec le cas échéant l emplacement des caméras TV o Emplacement et nombre de drapeaux et de panneaux boarding o Pourcentage du boarding total et de la signalétique hors terrain o Autres marques visibles et sous quelles formes Ajouter éventuellement o Toutes les autres concrétisation de visibilité sur et en dehors de l enceinte o La visibilité sur les tenues des participants, du staff, des arbitres, o La projection d un spot sur écran géant ou circuit fermé o DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 9

10 DÉTAILLÉ et QUANTIFIÉ HOSPITALITY pendant l événement Invitations VIP o Nombre de places offertes + valeur faciale o Pourcentage par rapport au nombre total de places VIP o Contenu du package: parking, accueil, catering, situation des places, programme, pack bienvenue, o Qualité du public VIP + personnalités présentes [networking] Places classiques o Nombre de places offertes + valeur faciale o Pourcentage par rapport au nombre total de places classiques o Qualité du public DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 10

11 LA COMMUNAUTÉ TENNIS DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 11

12 Maîtrisez votre TERRITOIRE MARKETING DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 12

13 Les contacts INTERNET outil de mesure DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 13

14 kinderet et les ENFANTS = perfect MATCHING DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 14

15 PROMOUVOIR = RECRUTER DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 15

16 PROMOUVOIR = DÉTECTER DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 16

17 CORE BUSINESS = LA COMPÉTITION DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 17

18 Des CHIFFRES pour convaincre Programme 1 : Kinder tour MEDIA supports description valeur ou audience valeur estimée 70 à 100 % de visibilité média RTL TVI 7 spots de 30" CLUB RTL 14 spots de 30" BEL RTL 56 spots de 30" Le Soir 2 annonces 220 X 191 mm PLAY TENNIS 4 annonces clubrtl.be 74 jours de webbannering belrtl.be 74 jours de webbannering aftnet.be 150 jours de webbannering tournoi.org 150 jours de webbannering aftmag.be 150 jours de webbannering bykinder.be 150 jours de webbannering newsletter 4 annonces clubs - affichage 365 affiches A clubs-flyers dépliants A4 pliés à l'us events* 100 events calculé sur 85% * sur chaque événement= 10 pop-ups, 10 beach-flags, 10 logos filets, 10 drapeaux, rubalise filets + 8 bâches fond de courts pour les finales VALORISATION DES RETURNS TANGIBLES PROGRAMME 1 EN DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 18

19 TOUS MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 19

20 ANIMATIONS DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 20

21 CROSS-PROMOTION DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 21

22 Title& Presenting VS PROGRAMME COMMUN MEDIA supports description valeur ou audience valeur estimée 5 % de visibilité média Le Soir 2 annonce 220 X 191 mm SUD PRESSE 7 annonces PLAY TENNIS 1 annonce clubs - affichage 365 affiches A events* 1 event * sur chaque événement: 2 beach-flags, 4 panneaux 85 X 300 cm sur le court central calculé sur 5% CONSEIL: Valeur de vs vs ±même nombre de participants [KinderTour 6000 vs VOO Junior Tour 5000] Mais comment calcule-t-on cette valeur? L intérêt d une approche «produits» vs approche «corporate». Mais les 2 doivent co-exister. DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 22

23 Donner PLUS de ROI Le COÛT RÉEL du sponsoring = la «redevance» + les frais d activation + les frais internes [charges salariales du département sponsoring, e.a. ] Tous les retours publicitaires n intéressent pas nécessairement le sponsor [matching] La valeur du ROI = minimum X 1,5 le coût du sponsoring [par rapport à la pub classique] DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 23

24 Un CANEVAS pour le REPORTING Nombre d affiliés [et pratiquants si différents] + répartition âges & sexes + évolution 3 ans Communication non-événementielle avec visibilité de la marque Rédactionnel dans les Médias: focus TV et focus presse écrite Campagne dans les Médias: avec valeur & justificatifs Via le Web: rapport sur base de Google Stat pour les sites Web Via d autres canaux: avec justificatifs, mode de distribution et quantités DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 24

25 CANEVAS pour le REPORTING Communication événementielle [cfr reporting d un événement] Nombre total d événements avec visibilité pour la marque Nombre de participants [uniques] + évaluation nombre de spectateurs [uniques] Fiche du Top 10 des événements en fonction du nombre de spectateurs o Communication: avec valeur & justificatifs + relevé du rédactionnel o Visibilité: avec photos en situation d audience maximale o Hospitality: avec photos en situation d audience maximale DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 25

26 Quatre considérations pour terminer 1. Le Sponsor COMPARE [shopping] 2. Gagner Garder Développer 3. L obligation de moyens 4. Quelques indicateurs de mesure DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 26

27 Gagner Garder -Développer Vous travaillez dur pour trouver des sponsors. C est tout aussi dur de les GARDER [gage de sérieux]. Et le but doit être de les DEVELOPPER [satisfaction et potentiel]. Le dossier de présentation et la proposition ciblée servent à convaincre. Le reporting sert à garder & développer. toujours faire mieux que ce qui est contractuellement convenu [dynamique]. DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 27

28 L obligation de moyens Pas de rapport direct entre coût de l organisation et budget sponsoring. Plus sponsors = moins de frais pro rata. Si vous devez investir beaucoup en plus de votre fonctionnement classique c est que votre produit n avait pas de valeur en termes de communication! DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 28

29 1. Le nombre d affiliés 6 indicateurs[parmi d autres] 2. Le nombre de spectateurs 3. Le nombre de visiteurs et la fréquence des visites sur votre site web 4. Les autres sponsors et leur hiérarchisation 5. Votre budget pub & com 6. L intérêt journalistique [TV, presse généraliste, presse spécialisée, ] DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 29

30 L importance du REDACTIONNEL? C est un excellent indicateur Pas de rédactionnel = pas d intérêt pour la presse Pas d intérêt pour la presse, parce que pas d intérêt du ou pour le public Pas de rédactionnel + pas de public = pas de sponsors Votre événement suivi par la presse = succès & développement DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 30

31 Vous avez des QUESTIONS? DE L IMPORTANCE DU REPORTING Colloque AISF Philippe BOONE 31