Service des communications Plan de travail Direction du Service des communications Septembre 2012

Transcription

1 Service des communications Plan de travail Direction du Service des communications Septembre 2012

2 T ABLE DES MATIÈRES I. PRÉSENTATION Introduction... 2 Organigramme du Service des communications... 3 II. LES OBJECTIFS DU PLAN DE TRAVAIL La visibilité du Collège et la vie communautaire... 4 Le site Web... 5 La promotion des programmes de l'enseignement régulier et de la formation continue... 6 Les communications internes... 8 Les activités du Service... 9 III. LES ACTIVITÉS RÉCURRENTES Annexe A Promotion des programmes Annexe B Publications, site Web et autres moyens de communication Annexe C Vie communautaire et relations publiques Annexe D Services à la communauté

3 SERVICE DES COMMUNICATIONS Plan de travail I. PRÉSENTATION Le mandat du Service des communications s'inscrit dans la mission générale du Collège et vise à répondre aux besoins de communication, d'information, de promotion des programmes, de promotion institutionnelle, de recrutement de la clientèle étudiante et de relations publiques. À titre de nouveauté, la Fondation du Collège Ahuntsic se joindra à l équipe du Service des communications dès l automne Le plan de travail du Service des communications est en lien avec les orientations du Plan d action et de développement et en continuité avec les actions entreprises dans le cadre du plan de travail de l an dernier. 2

4 ORGANIGRAMME DU SERVICE DES COMMUNICATIONS Directrice du service Vacant Directeur / Directrice de la Fondation Louis Brosseau Conseiller en communication Communications internes Publications - Rel. publiques Michèle Deraiche Conseillère en communication Site Web et médias sociaux Publications - Comm. internes Bruno Paradis Conseiller en communication Promotion - Formation continue Patricia Riberdy Conseillère en communication Promotion - Clientèle A Féliciano Dorcal Technicien en information Site Web Promotion virtuelle Julie Lafond-Joassaint Technicienne en administration Isabelle Sabran Technicienne en information Droits d auteurs Comm. internes - Promotion Lyne Pépin Graphiste Marc-André Savard Graphiste 3

5 II. LES OBJECTIFS DU PLAN DE TRAVAIL LA VISIBILITÉ DU COLLÈGE ET LA VIE COMMUNAUTAIRE Objectif 1. Assurer un rayonnement du Collège auprès de ses divers publics. Objectifs Échéancier Responsables Collaboration 1.1 Produire une brochure promotionnelle corporative à l'intention des divers partenaires du Collège. Hiver 2013 Louis Brosseau Michèle Deraiche Équipe des communications 1.2 Procéder à la refonte du logo du Collège et créer un cahier de normes. Hiver 2013 Équipe des communications Service de l équipement 1.3 Organiser trois cérémonies d'inauguration Automne 2012 Équipe des communications Carrefour de la communication (à l automne) Hiver 2013 Classe d apprentissage actif (à l hiver) Nouvelle salle de tomodensitométrie (à l hiver) 1.4 Maintenir la participation au Festiblues : Production et diffusion d un clip vidéo; Production d une affichette promotionnelle mettant en valeur le nouvel auditorium, la Formation continue et le Centre sportif; Août 2012 Louis Brosseau Michèle Deraiche Isabelle Sabran Collaboration à la préparation d une animation de foule pour la soirée commanditée par le Collège. 4

6 LE SITE WEB Objectif 2. Favoriser, dès la page d accueil, l accès à l ensemble des pages du site Web du Collège et poursuivre le travail d'intégration des médias sociaux à la stratégie de communication virtuelle du Collège. Activités Échéancier Responsable (s) Collaboration 2.1. Collaborer au transfert du site Web du Collège vers la nouvelle plate-forme Druppal. Automne 2012 Michèle Deraiche Féliciano Dorcal Service de l informatique 2.2 Effectuer la refonte de la page d'accueil et des pages de section du site Web. En continu Michèle Deraiche Féliciano Dorcal Services et départements 2.3. Accroître et diversifier la présence des services et des départements sur les médias sociaux : Création d un mur social dès la page d accueil regroupant l ensemble des activités des services et des départements sur les médias sociaux; Soutien au développement de projets des services tels que la création de blogues ou de pages Facebook de groupe. En continu Michèle Deraiche Féliciano Dorcal Service de l informatique 5

7 LA PROMOTION DES PROGRAMMES Objectif 3. Revoir et consolider les stratégies de promotion et accorder une attention plus particulière aux programmes en difficulté de recrutement. Actions Échéancier Responsables Collaborations 3.1 Élaborer, valider et mettre en œuvre un plan de promotion annuel en accordant une attention particulière aux programmes suivants : Communications graphiques; Impression Gestion de projet en communications graphiques Infographie en préimpression; Techniques physiques; Génie industriel Chimie analytique Génie électrique; Patricia Riberdy Départements concernés Service de l organisation de l enseignement Arts et lettres : Cinéma et médias Études littéraires et artistiques Langues, monde et culture 3.2 Revoir la stratégie de promotion dans les écoles secondaires en fonction du potentiel de recrutement de certaines écoles, de leur vocation particulière et de leur proximité: Choix des écoles; Patricia Riberdy Départements concernés Choix des messages à diffuser; Choix des activités de collaboration. 3.3 Recentrer l intervention de l activité Élève d un jour vers les programmes en difficulté de recrutement Isabelle Sabran Départements concernés 3.4 Organiser deux séances d information ouvertes à tous : Programmes des techniques auxiliaires de la justice; Janvier 2013 Patricia Riberdy Départements concernés Programmes des techniques de la santé. 6

8 Objectif 4. Valider et consolider le plan marketing développé pour la formation continue. Objectifs Échéancier Responsables Collaborations 4.1 Évaluer le plan marketing réalisé à l automne 2012 et produire celui de l hiver 2013, en tenant compte des résultats de l évaluation Bruno Paradis Michèle Deraiche Service de la formation continue 4.2 Dynamiser la page d'accueil du site de la formation continue et actualiser les pages de sections. Automne 2012 Bruno Paradis Michèle Deraiche Féliciano Dorcal Service de la formation continue 4.3 Accroître la fréquentation de la page Facebook de la formation continue au moyen d un concours Bruno Paradis Michèle Deraiche Féliciano Dorcal 4.4 Concevoir un format de scénario et débuter la production de capsules vidéo promotionnelles d'environ 30 secondes à une minute. Hiver 2013 Bruno Paradis Service de la formation continue Michèle Deraiche Féliciano Dorcal 4.5 Élaborer une foire aux questions (FAQ) de la formation continue. Automne 2012 Bruno Paradis Michèle Deraiche Féliciano Dorcal 7

9 LES COMMUNICATIONS INTERNES Objectif 5. Parfaire les pratiques du Collège en matière de communications internes. Activités Échéancier Responsable (s) Collaboration 5.1. Concevoir et rendre accessible, dans l Intranet, des outils facilitant le travail des membres de la communauté : Michèle Deraiche Équipe des communications Création de la page du Service des communications; En continu Féliciano Dorcal Services et départements Élaboration de gabarits favorisant la préparation de diverses activités de communication. Webmestres 5.2 Soutenir les services dans l utilisation de moyens virtuels de communication interne, tel que l utilisation d un blogue en remplacement du livret-souvenir des retraités. Automne 2011 Michèle Deraiche Féliciano Dorcal Services du Collège 5.3 Collaborer à l'organisation de rencontres entre la direction générale et la communauté du Collège. Automne 2011 Direction générale 8

10 LES ACTIVITÉS DU SERVICE Objectif 6. Consolider les activités du Service des communications. Activités Échéancier Responsable (s) Collaboration 6.1. Ébaucher une Politique des communications. Hiver 2012 Secrétariat général Équipe des communications 6.2. Intégrer la Fondation au Service des communications et soutenir la réalisation de ses activités: Production de procéduriers relatives aux activités; Développement de collaborations avec les départements en vue de l élaboration du nouveau programme de bourses corporatives par familles de programmes; Création d un comité de travail pour la création et l organisation d une nouvelle cérémonie de remise de bourses par familles de programmes. Hiver 2012 Directeur ou directrice de la Fondation Départements Équipe des communications 9

11 III. LES ACTIVITÉS RÉCURRENTES Annexe A Annexe B Annexe C Promotion des programmes Publications, site Web et autres moyens de communication Relations publiques et vie communautaire Annexe D Services à la communauté 10

12 Annexe A : PROMOTION DES PROGRAMMES 1. LES ACTIVITÉS PROMOTIONNELLES À L'INTÉRIEUR DU COLLÈGE ACTIVITÉS PROMOTIONNELLES RÉALISÉES À L'INTÉRIEUR DU COLLÈGE - Année Opération d envois promotionnels (écoles secondaires, cégeps, universités, Centres d emploi et centre d emploi jeunesse 15 août environ envois provinciaux 2. Activité de jumelage Élève d un jour partiellement annulée cette année environ 200 participants 3. Visites guidées du Collège (hebdomadaires) en continu environ 100 participants 4. Accueil de visiteurs (visites autoguidées) en continu environ 100 participants 5. Accueil de groupes d élèves et de délégations d enseignants en provenance d écoles secondaires 6 sept. au 25 mai environ 50 participants 11

13 ÉVÉNEMENTS PROMOTIONNELS Session Automne Rencontre annuelle d'information (120 professionnels; CO et CISEP) 4 octobre 2. SRAM- Rencontre secondaire-cégep à Montréal (300 visiteurs) 13 novembre 3. Événement régional à Édouard-Montpetit (6 500 visiteurs) 9 octobre 4. Salon national de l'éducation de Montréal ( visiteurs) 10 au 12 octobre (présence d'une journée) 5. Événement régional à Drummondville (1 000 visiteurs) 5 novembre 6. Événement régional à Trois-Rivières (3 500 visiteurs) 6 novembre 7. Journée Portes ouvertes du Collège Ahuntsic (4 000 visiteurs) 8 novembre 8. Mini Salon de l éducation à l École secondaire Pierre-Laporte 15 novembre Session Hiver Journée de sensibilisation aux communications graphiques 9 janvier 10. Journée de sensibilisation aux programmes d'arts et lettres 10 janvier 11. Journées Techno-Sciences annulées cette année 12. Journée Portes ouvertes (2 000 visiteurs) 31 janvier 12

14 2. LES ACTIVITÉS PROMOTIONNELLES RÉALISÉES À L'EXTÉRIEUR DU COLLÈGE Le Collège participe annuellement à quatre grands types d'activités d'information et de promotion à l'extérieur du Collège. 2.1 Les activités d'information scolaire et professionnelle 2.2 Les salons 2.3 Les événements régionaux 2.4 Les activités particulières La participation aux activités promotionnelles dans les écoles et les salons se définit comme suit : Présence à un stand d'information; Animation d'ateliers généraux; Animation d'ateliers thématiques. 13

15 2.1 Les activités d'information scolaire et professionnelle (Les visites dans les écoles secondaires) De formats et de durées variables, elles se nomment: journées carrière, soirées d'information, rencontre avec les cégeps, midiconférences, etc. Organisées par les écoles secondaires pour leur clientèle étudiante, principalement les élèves de 4 e et 5 e secondaire, mais parfois aussi pour les élèves des autres niveaux secondaires ou encore pour la clientèle de l'éducation des adultes. La participation des représentants du Collège : la promotion des programmes à un stand d'information ou l'animation d'ateliers dans une classe ou dans un auditorium. 90 % sont des réponses à des invitations des écoles et 10 % sont le résultat de sollicitations du Service des communications. Le Service des communications accepte les invitations lorsqu'elles correspondent à des critères de sélection déterminés, tels que les établissements ciblés, les budgets disponibles, la qualité de l'organisation de l'événement et le nombre de participants. PARTICIPATION À ENVIRON 80 VISITES D'ÉCOLES Prévisions

16 2.2 Les salons touchant le domaine de l'éducation et de l'emploi Les événements d'information scolaire et professionnelle d'envergure destinés au grand public, tel que le Salon national de l'éducation, à Montréal ( participants). Les activités d'échanges et d'information pour les professionnels de l'orientation et de l'information, tel que le SRAM (rencontre entre les ordres d'enseignement secondaire et collégial). Les colloques regroupant des professionnels de l'information et de l'orientation (AQISEP et ACCOQ) et ceux regroupant des membres d'associations ou d'ordres professionnels. Ces événements se déroulent habituellement dans un hôtel. Le Service des communications prépare des outils et des activités particulières et les représentants du Collège réalisent la promotion du Collège et de ses programmes au stand d'information (échanges, démonstrations, présentations de productions étudiantes ou d'objets représentatifs) ou anime des ateliers thématiques. PARTICIPATION À DEUX SALONS Année Salon national de l éducation (Montréal) 10 au 12 octobre visiteurs (grand public) (Présence à une seule journée) 2. Rencontre secondaire-collégial de Montréal (SRAM) 13 novembre 800 visiteurs (CO et CISEP) 15

17 2.3 Les événements régionaux regroupements d'écoles secondaires dans une région Événements d'information scolaire et professionnelle d'envergure regroupant plusieurs écoles secondaires d'une région (4 à 27 écoles) tels que l'activité Tout un programme se déroulant au Cégep Édouard-Montpetit qui accueille toutes les écoles secondaires de la Rive-Sud (5 000 visiteurs). Des représentants des cégeps, des universités, des CFP et des écoles privées de la Province sont au nombre des exposants qui animent un stand et de nombreux ateliers d'information. PARTICIPATION À SIX ÉVÉNEMENTS RÉGIONAUX - Année Collège Édouard-Montpetit 9 octobre 27 écoles visiteurs 2. École secondaire Pierre-Laporte 2 novembre 4 écoles visiteurs 3. Cégep de Drummondville 5 novembre 21 écoles visiteurs 4. Cégep de Trois-Rivières 6 novembre 5 écoles visiteurs 5. Mini Salon- Éc. Pierre-Laporte 15 novembre 4 écoles visiteurs 6. Salon Éducation 28 novembre 25 écoles visiteurs Seigneurie des Mille-Iles 16

18 2.4 Les activités particulières souvent liées à la promotion institutionnelle Le Service des communications participe à quelques événements à caractère scientifique, culturel ou social. Ce type de participation sera en croissance au cours des prochaines années. PARTICIPATION À DEUX ACTIVITÉS PARTICULIÈRES - Année Le Festiblues d'ahuntsic 9 au 12 août visiteurs (grand public) 2. Rencontre avec l'association des gens d'affaires d'ahuntsic mars (à confirmer) 30 visiteurs (membres) 17

19 PUBLICITÉS - Année Les Guides d information sur les carrières et les formations (publicités et publireportages) Guide des la formation collégiales, Jobboom Guide des carrières d avenir, Jobboom 2. Les afficheurs électroniques dans les wagons de métro.. Promotion des journées Portes ouvertes La clientèle visée : A, B, multiethnique, parents, partenaires naturels, grand public 3. Les abribus à proximité d écoles ciblées à Montréal, Terrebonne et près des métros donnant accès à Laval et la LongueuilLes abribus Principalement ceux du quartier à proximité des écoles secondaires et du Collège Ceux à proximité des bouches de métro situées à des endroits stratégiques (au Centre-Ville et ceux donnant accès à la Rive- Sud et à la Rive-Nord) Véhicule publicitaire utilisé pour la promotion des journées Portes ouvertes La clientèle visée : A, B, multiethnique, parents, grand public 4. Le Journal Métro Promotion des journées Portes ouvertes La clientèle visée : A, B, multiethnique, parents, partenaires naturels, grand public 5. Les hebdos locaux (Ahuntsic, Villeray, Laval, Terrebonne) Promotion des journées Portes ouvertes La clientèle visée : la population du quartier, la clientèle A, B et multiethnique 6. Zoom Média 18

20 Annexe B PUBLICATIONS, SITE WEB ET AUTRES MOYENS DE COMMUNICATION PUBLICATIONS - Année Bulletin Express environ 20 par année 2. Communiqués externes environ 20 (en continu) 3. Communications Ahuntsic 1 numéro (printemps) 4. Bulletin d information, Bica 35 numéros (hebdomadaire) 5. Bulletin thématique, Théma 5 à 10 parutions 6. Rapport annuel du Collège décembre 7. Livret-souvenir des diplômés février 8. Guide étudiant avril 9. Outils promotionnels de la formation continue avril 10. Outils promotionnels de l'enseignement régulier juin 19

21 PUBLICATIONS ÉLECTRONIQUES 1. Tableau d affichage électronique quotidien 2. Bulletin électronique (communication externe) 4 numéros par année 3. Site Web Page d accueil du site Web quotidien Calendrier des activités et des événements (site Web) Calendrier des nouvelles Médias sociaux; Facebook, YouTube, Twitter, Youtube, etc. hebdomadaire hebdomadaire quotidien Entretien et développement du site corporatif quotidien et de la formation continue AUTRES OUTILS DE COMMUNICATION 1. Affichage sur les 5 babillards du Collège hebdomadaire 2. Affichage à l intérieur des vitrines variable 20

22 Annexe C VIE COMMUNAUTAIRE ET RELATIONS PUBLIQUES ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES ET DE PROMOTION INSTITUTIONNELLE (le cas échéant, en collaboration avec les services concernés) Session Automne Festiblues 9 au 12 août 2. Accueil du personnel 16 août 3. Accueil des nouveaux élèves 17 août et 15 octobre 4. Rencontre d'information avec les conseillers d'orientation 4 octobre 5. Accueil des parents 9 octobre 6. Accueil du nouveau personnel 11 octobre 7. Journée de la philosophie 18 novembre 8. Remise des bourses de la Fondation 6 décembre 9. Fête des retraités et 25 ans de service 14 décembre 10. Inauguration du Carrefour de la communication automne (à confirmer) Session Hiver Remise des bourses corporatives de la Fondation janvier (à confirmer) 11. Accueil du nouveau personnel 31 janvier 12. Inauguration de la salle de tomodensitométrie janvier (à confirmer) 13. Remise des diplômes 3 mars 14. Inauguration de la classe d apprentissage actif mars (à confirmer) 15. Rencontre avec les gens d'affaires d'ahuntsic mars (à confirmer) 16. Colloque de Sciences humaines 15 au 18 avril 17. Tournoi de golf de la Fondation 29 mai 18. Prix d excellence en communications graphiques 30 mai 21

23 ANNEXE D SERVICES À LA COMMUNAUTÉ PRODUCTIONS GRAPHIQUES 1. Production de dépliants, de signalisation, d affiches, de publicités, etc. PUBLICATIONS 2. Révisions linguistiques 3. Droits d auteurs 4. Production de communiqués ÉVÉNEMENTS COMMUNAUTAIRES ET RELATIONS PUBLIQUES 1. Soutien à l organisation d événements (invitation, stands, déroulement etc.) 2. Soutien aux réponses à la presse écrite et parlée 3. Présentation du Collège SITE WEB 1. Soutien à la conception de nouveaux messages 2. Soutien technique et formation 22

24 SERVICES À LA COMMUNAUTÉ Période de planification des requêtes pour l année mars au 12 avril (services et des départements) Évaluation des requêtes des services et des départements 22 avril au 14 juin Rencontre annuelle des webmestres Départements mai Rencontre annuelle des webmestres Services administratifs Rencontre de planification Modalités de traitement des demandes et élaboration d un échéancier de travail annuel juin août et septembre 23