CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS

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1 ANNEXE 2015-CA R6676 CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS Adopté le 7 décembre 2015.

2 Table des matières 1.0 Préambule Objectifs et portée Objectifs Portée Objets de gestion Planification des projets immobiliers Conception des projets immobiliers Exécution des projets immobiliers Schémas des processus de gestion d un projet d immobilisation Processus d analyse et d approbation Projets en maintien d actifs (espaces déjà reconnus aux fins de financement à ce titre) Projets non subventionnés en vertu de la Loi sur les investissements universitaires Projets en nouvelles initiatives - volet projets d infrastructures d enseignement ou de recherche Processus de conception de projet Processus d exécution du projet Lexique... 5 Références... 8 Annexes... ii

3 1.0 Préambule Le cadre de gestion relatif aux projets immobiliers s inscrit dans la volonté de l Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR) de déployer les meilleures pratiques de gestion ainsi que d assurer une saine gouvernance à l occasion de la réalisation de projets immobiliers. C est dans ce contexte, en s inspirant des meilleures pratiques de gestion, que l UQTR se dote du présent cadre de gestion relatif aux projets immobiliers. 2.0 Objectifs et portée 2.1 Objectifs Le présent cadre de gestion a pour objectif de formaliser et d optimiser les processus de gestion des projets immobiliers de l UQTR, soit les processus d analyse et d approbation, de demande, de conception et d exécution d un projet immobilier selon le type de projet concerné, en vue notamment: De faciliter la concertation et la mobilisation des différents intervenants impliqués; De faciliter la concrétisation des investissements immobiliers, selon les enveloppes budgétaires, les budgets d un projet et les échéanciers fixés; D améliorer la reddition de comptes; De mesurer de façon régulière et objective le rendement des projets immobiliers, tirer parti de l information recueillie et apporter les modifications requises afin d accroître l efficience et l efficacité de la gestion des projets immobiliers. Ce cadre de gestion vise essentiellement les quatre finalités suivantes : Le respect de l enveloppe budgétaire accordée; Le respect des livrables autorisés; Le respect de l échéancier; La reddition de comptes. 2.2 Portée Le présent cadre de gestion s applique à l ensemble des projets immobiliers de l UQTR, que ce soit les projets de maintien d actifs ou les projets de construction (rénovation). CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT Page 1 de 8

4 3.0 Objets de gestion Voici une présentation des thématiques sur lesquelles porte le présent cadre de gestion : 3.1 Planification des projets immobiliers Ensemble des activités reliées à la détermination des orientations, des besoins, des actions et du financement en matière de projets immobiliers afin de soutenir l UQTR dans son évolution, la prestation de ses services ainsi que le maintien et le développement de son parc d immeubles. 3.2 Conception des projets immobiliers Ensemble des activités reliées à la détermination des besoins spécifiques, des coûts afférents ainsi qu à l identification des sources de financement si requis, relativement à un projet immobilier. 3.3 Exécution des projets immobiliers Ensemble des activités reliées à la réalisation et à la gestion d un projet immobilier, incluant toute modification apportée audit projet en cours de réalisation. 4.0 Schémas des processus de gestion d un projet d immobilisation Cette section décrit les trois processus relatifs à la gestion d un projet immobilier. 4.1 Processus d analyse et d approbation Pour tout projet immobilier, le Service de l équipement doit obtenir une confirmation écrite de la part du ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche (MEESR) que le projet sera subventionné en vertu de la Loi sur les investissements universitaires (RLRQ, chapitre I-17) par le biais de l une des enveloppes prévues au Plan quinquennal des investissements universitaires produit par le MEERS et approuvé par le Conseil des ministres pour une période donnée (ci-après appelé le «PQIU»). Il est à noter que cette confirmation n engage aucunement le MEESR pour le financement ultérieur d une partie ou de l ensemble des superficies de ce projet au titre du maintien des actifs immobiliers et de la subvention de fonctionnement associée aux terrains et aux bâtiments. Pour tout projet non subventionné en vertu de la Loi sur les investissements universitaires, l UQTR doit procéder, le cas échéant, à un emprunt et à cet égard obtenir au préalable toutes les autorisations d emprunt requises conformément à la réglementation Projets en maintien d actifs (espaces déjà reconnus aux fins de financement à ce titre) Le Service de l équipement doit présenter au MEESR les projets de maintien d actifs que l UQTR compte réaliser au sein d un budget d investissement annuel et obtenir une confirmation écrite de la part du MEESR sur la conformité des projets présentés. Le budget comprend un volet CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT Page 2 de 8

5 maintien des actifs et un volet résorption du déficit de maintien des actifs. Une prévision décennale des investissements en maintien des actifs, accompagnée d une résolution du conseil d administration de l UQTR, doit être transmise au MEESR en même temps que le budget d investissement annuel. Le Service de l équipement doit préalablement soumettre ces projets au vice-recteur à l administration et aux finances pour approbation. Ces projets sont inscrits au PQIU pour la période donnée et répartis dans les enveloppes de maintien des actifs des actifs du parc immobilier. Ils concernent principalement les projets de réfection suite à un constat de déficit d entretien ou fonctionnel Projets non subventionnés en vertu de la Loi sur les investissements universitaires Ces projets concernent principalement les projets de construction (ou de rénovation) pour des superficies supplémentaires à la suite d un constat de déficit d espace selon les normes du MEESR et non subventionnés en nouvelles initiatives dans le cadre d un PQIU, ni financé entièrement par les allocations normalisées pour le maintien des actifs. Le Service de l équipement doit soumettre un plan d affaires détaillé du projet au vice-recteur à l administration et aux finances et au conseil d administration pour approbation. Il doit également soumettre au MEESR, pour approbation, tout projet non subventionné dont le coût estimé est supérieur ou égal à $ de la manière indiquée aux règles d investissement du MEESR. Si l état d analyse du MEESR est favorable, ce dernier autorise la réalisation d un programme fonctionnel et technique (PFT). Le Service de l équipement doit adresser au MEESR une demande aux fins du financement ultérieur de la superficie supplémentaire du projet au titre du maintien des actifs immobiliers et de la subvention de fonctionnement associée aux terrains et aux bâtiments. La reconnaissance de cette superficie s appuie notamment sur les besoins d espaces à long terme et à court terme. Dans le cas où le MEESR n autorise pas ce financement, l UQTR doit revoir son plan d affaires détaillé afin de trouver d autres sources de financement ou procéder à l abandon du projet Projets en nouvelles initiatives - volet projets d infrastructures d enseignement ou de recherche Ces projets concernent principalement les projets d ajout d espace, de changement de vocation ou de réfection majeure. Le Service de l équipement doit soumettre un plan d affaires détaillé du projet au vice-recteur à l administration et au conseil d administration pour approbation. Le Service de l équipement doit s assurer que le projet répond aux critères des projets d immobilisation. Le projet doit être soumis au MEESR pour approbation afin de s assurer de son admissibilité au titre des nouvelles initiatives prévues au PQIU et, le cas échéant, valider le financement ultérieur de la superficie supplémentaire au titre du maintien des actifs immobiliers et de la subvention de fonctionnement associée aux terrains et aux bâtiments. CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT Page 3 de 8

6 Dans le cas où le MEESR n autorise pas le financement du projet à partir de l enveloppe budgétaire des nouvelles initiatives (volet projets infrastructures d enseignement ou de recherche) du PQIU ou n accorde pas de budget pour le fonctionnement et le maintien des actifs, l UQTR doit revoir son plan d affaires détaillé afin de trouver d autres sources de financement ou procéder à l abandon du projet. 4.2 Processus de conception de projet Le Service de l équipement réalise la conception du projet. Selon son ampleur, la conception prend la forme d un programme fonctionnel et technique (PFT), de plans et devis préliminaires ou d une preuve de concept (ci-après appelés «documents préliminaires»). Pour la réalisation des documents préliminaires, le Service de l équipement peut recourir aux services de professionnels externes selon la procédure prévue à la réglementation. En ce qui concerne les projets non subventionnés, l UQTR procède à l analyse du projet et valide les coûts (mobilier, équipements scientifiques, technologies de l information et transaction immobilière) ainsi qu à l identification des sources de financement si requis. Le MEESR analyse également les documents préliminaires afin d apprécier l adéquation de la solution proposée au regard des besoins, des contraintes et des coûts estimés globaux du projet. Il juge si le montage financier du projet est conforme à ses critères et fixe l enveloppe budgétaire (coût de construction, frais administratifs contingents, mobilier, équipements scientifiques, technologies de l information et transaction immobilière) et autorise la conception du projet, le cas échéant. Le Service de l équipement s assure que la conception du projet est réalisée dans le respect des autorisations émises. Il doit également s assurer du respect du programme établi pour les projets de construction et, dans tous les cas, de l enveloppe budgétaire allouée soit par le gouvernement ou l UQTR. La conception du projet doit inclure notamment : L élaboration des plans et devis; La validation des coûts et la détermination de l échéancier; La stratégie de réalisation du projet; Les modalités de financement du coût du projet si requis. Sauf en ce qui concerne les projets de maintien d actifs inscrits au PQIU, le Service de l équipement demande, à la suite de l émission des documents finaux, les autorisations requises afin de procéder à l exécution du projet au vice-recteur à l administration et aux finances et au conseil d administration. CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT Page 4 de 8

7 À la suite des autorisations des instances de l UQTR, le Service de l équipement adresse une lettre au MEESR aux fins de la certification du projet. Essentiellement, la certification consiste à : Confirmer que les éléments prévus aux plans et devis sont conformes à ceux visés par le PFT; Analyser et recommander la liste (incluant les coûts) du mobilier, de l équipement scientifique spécialisé et des technologies de l information présentée par l UQTR; Analyser et recommander la transaction immobilière, le cas échéant (différentes options, option retenue et les coûts) ; Confirmer les sources de financement pour le coût total du projet ; Analyser les impacts du projet sur le budget de fonctionnement de l UQTR. Le MEESR analyse l ensemble de la documentation soumise afin d apprécier l adéquation de la solution proposée au regard du programme des travaux autorisés, de l échéancier convenu et de l enveloppe budgétaire allouée. Le ministre valide les coûts et les sources de financement et confirme ou non la réalisation du projet. En collaboration avec le Service de l approvisionnement et le Secrétariat général, le Service de l équipement procède à l élaboration des documents d appel d offres pour l adjudication d un contrat de travaux de construction. Le coût estimé des travaux détermine le type de processus d appel d offres à mettre en place et le niveau d autorisation requis pour l octroi du contrat. Le contrat de travaux de construction doit être approuvé par les instances appropriées de l UQTR et, le cas échéant, de l Université du Québec, conformément à la réglementation. 4.3 Processus d exécution du projet Le Service de l équipement doit s assurer que l exécution du projet est réalisée dans le respect des autorisations émises incluant notamment le programme établi, l enveloppe budgétaire allouée et l échéancier. Lorsqu applicable, il doit s assurer de respecter le mandat octroyé par le MEESR lors de l autorisation émise pour la conception du projet. À la fin des travaux ou à chaque année dans le cas de projets de maintien d actifs, le Service de l équipement prépare un rapport de reddition de comptes portant sur l atteinte des finalités du projet. Le Service des finances valide et commente le rapport de reddition de comptes et achemine le tout au MEESR. 5.0 Lexique Budget d investissements annuel Document dans lequel un établissement présente annuellement les projets de maintien des actifs qu il compte réaliser et l estimation des investissements totaux nécessaires. CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT Page 5 de 8

8 Concept, plans et devis Le concept, les plans et devis préliminaires ou définitifs sont les documents habituellement produits pour la conception du projet. La réalisation complète des plans (représentation graphique) et des devis (spécifications techniques) permet de publier un appel d offres et de déterminer l entrepreneur général retenu pour la réalisation des travaux. Projet de construction (ou de rénovation) C est la mise en chantier du projet exécuté selon un ensemble de travaux. Projet de maintien d actifs Travaux qui visent à maintenir ou à rétablir l état physique d un actif afin d assurer la santé et la sécurité des personnes, de poursuivre son utilisation aux fins auxquelles il est destiné, de réduire la probabilité de défaillance ou de contrer sa vétusté physique. Déficit d espace Évaluation d un manque d espaces disponibles au regard du calcul des espaces normalisés. Les espaces disponibles nets considérés sont l ensemble des espaces occupés par un établissement, qu ils soient considérés ou non par le Ministère pour le financement du maintien des actifs immobiliers. Programme fonctionnel et technique (PFT) Document qui expose l ensemble des besoins de construction et qui fixe le contenu d un projet d immobilisation en décrivant les services en cause ainsi que les rapports entre les activités et les exigences de fonctionnement autant sur les plans qualitatifs que quantitatifs. Le PFT contient l évaluation des coûts du projet. Il traduit les besoins en espaces construits. Plan quinquennal des investissements universitaires (PQIU) Budget d'investissement pluriannuel à l'égard des infrastructures précisant les sommes allouées pour l entretien, l'ajout, l'amélioration ou le remplacement d'infrastructures. Projet immobilier Projet de maintien d actifs ou projet de construction (rénovation) Projets non subventionnés En vertu de la Loi sur les investissements universitaires, cette catégorie comprend tout projet qui n est ni subventionné en nouvelles initiatives dans le cadre d un plan quinquennal des investissements universitaires ni financé entièrement par les allocations normalisées. CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT Page 6 de 8

9 Réglementation Ensemble des règles applicables établies par les instances gouvernementales, municipales et institutionnelles relativement à la réalisation de projets immobiliers et ainsi qu à la gestion financière reliée à ceux-ci. CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT Page 7 de 8

10 Références CADRE DE GESTION POUR LES INVESTISSEMENTS LIÉS AUX INFRASTRUCTURES DES RÉSEAUX D ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL ET UNIVERSITAIRE, gouvernement du Québec, ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche, Direction générale des infrastructures de l enseignement supérieur, 24 mars 2015 PLAN QUINQUENNAL DES INVESTISSEMENTS UNIVERSITAIRES (PQIU) ET CADRE DE RÉFÉRENCE, gouvernement du Québec, ministère de l Éducation, de l Enseignement supérieur et de la Recherche, CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT Page 8 de 8

11 Service de l équipement (SÉ) ANNEXE 1 Processus : Processus d analyse et d approbation des projets en maintien d actifs No du processus : DSE010 Unité DSE010 Soumettre une demande DSE030 Analyse de la demande Projet d immobilisation? Maintien d actifs? Estimation des 1M$? $? coûts Service de l équipement Projet non subventionné? DSE040 Élaboration d une fiche projet et d un plan d affaires détaillé Élaboration d une fiche projet et d un plan d affaires synthèse Élaboration d une fiche projet ÉTAPE 1 DSE020 Élaboration du PDI Élaboration du BI Vice-rectorat à l administration et aux finances Approbation PDI et BI? Comité exécutif Approbation PDI et BI? Conseil d administration ÉTAPE 2 Approbation PDI et BI? Service de l équipement Révision suivant les commentaires du Ministère Envoi du PDI et BI au MEESR MEESR ÉTAPE 3.0 DSE050 CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT

12 Service de l équipement (SÉ) Processus : Processus d analyse et d approbation des projets non subventionnés ANNEXE 2 No du processus : DSE020 Unité DSE020 Demande de projet non subventionné Service de l équipement Estimation des coûts et élaboration d un plan d affaires détaillé ÉTAPE 3.3 Révision du plan d affaires Vice-rectorat à l administration et aux finances Poursuite du projet? Comité exécutif Abandon du projet Conseil d administration Vice-rectorat à l administration et aux finances Envoie d une demande officielle au MEESR ÉTAPE 3.2 Aucun financement pour le maintien des actifs et le fonctionnement MEESR Étude de la demande Superficies déficit espaces bruts long terme? Autorisation de procéder et octroi du budget en maintien d actifs et fonctionnement pour le nouveau bâtiment DSE050 CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT

13 Service de l équipement (SÉ) Processus : ANNEXE 3 Processus d analyse et d approbation des projets financés à partir de l enveloppe budgétaire des nouvelles initiatives du MEESR ( projets d infrastructures d enseignement ou de recherche) No du processus :DSE040 Unité DSE040 Demande de projet Service de l équipement Estimation des coûts et élaboration d un plan d affaires détaillé ÉTAPE 3.3 Révision du plan d affaires Vice-rectorat à l administration et aux finances Poursuite du projet? Comité exécutif Abandon du projet Conseil d administration Vice-rectorat à l administration et aux finances Envoie d une demande officielle au MEESR MEESR ÉTAPE 3.1 Étude de la demande DSE050 CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT

14 Service de l équipement (SÉ) ANNEXE 4 Processus : Processus de conception de projet No du processus :DSE050 Gestionnaires de projet en collaboration avec des consultants externes (ingénieurs/ architectes) DSE050 - Sélection des professionnels - Élaboration du concept et/ou PFT - Élaboration des plans et devis - Analyse des coûts et de l échéancier Production des documents finaux (Plans et devis) Projet inscrit au BI? ÉTAPE 6 Service de l équipement Projet inscrit au BI? Production des documents d appel d offres, selon le modèle visé par le secrétariat général ÉTAPE 9 Gestion de l appel d offres Contrat $? Appel d offres public 1 Service de l approvisionnement ÉTAPE 4 ÉTAPE 7 Sur invitation? Élaboration du contrat et gré à gré Gestion de l appel d offres 2 Vice-rectorat à l administration et aux finances ÉTAPE 5 Dirigeant de l UQTR Signature du contrat 3 Secrétariat général Comité exécutif Conseil d administration MEESR ÉTAPE 8 CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT

15 Service de l équipement (SÉ) ANNEXE 4 Processus : Processus de conception de projet No du processus : DSE050 Service de l approvisionnement 1 2 Réception et analyse des soumissions Réception et analyse des soumissions Préparation du contrat Préparation du contrat $? ÉTAPE 9 (suite) Vice-rectorat à l administration et aux finances Signature du contrat DSE050 Dirigeant de l UQTR 3 DSE060 Secrétariat général Validation du contrat Comité exécutif 1M$? Conseil d administration > 2M$? Comité exécutif UQ > 4M$? AG UQ DSE060 CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT

16 Service de l équipement (SÉ) ANNEXE 5 Processus : Processus de réalisation de projet No du processus : DSE060 Gestionnaires de projet en collaboration avec des consultants externes (ingénieurs/ architectes) DSE060 - Réalise le projet - Assure le suivi et contrôle le livrable établi - Suivi du budget et de l échéancier - Documente et soutien les modifications ayant des incidences sur le fonctionnement ou les rehaussements budgétaires - Assure le suivi de la réalisation du projet - Demande la modification du livrable ou le rehaussement de l enveloppe budgétaire si nécessaire ÉTAPE 10 Service de l équipement Budget respecté? Demande une modification du livrable et/ou le rehaussement de l enveloppe budgétaire Réalise le rapport financier ÉTAPE 11 Service des finances Valide le rapport et l achemine au MEESR Vice-rectorat à l administration et aux finances Projets $? Comité exécutif Projets 1M$? Conseil d administration MEESR Approbation des données? Fin des travaux CADRE DE GESTION RELATIF AUX PROJETS IMMOBILIERS - SERVICE DE L ÉQUIPEMENT