Gestion et archivage des s à la HEP

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1 Lucas Houlmann Gestion et archivage des s à la HEP Présentation de lignes directrices pour le bon usage, de solutions de classement et d'archivage du courrier électronique de l'institution Travail de Maturité Professionnelle Commercial Unité Qualité Haute Ecole Pédagogique Année Sous la responsabilité de Messieurs Philippe R. Rovero, Jan-Olof Strinning

2 ! -Stage de Maturité Professionnelle Commerciale- Institution: HEP Vaud Unité Qualité Avenue de Cour Lausanne Etablissement de formation: Gymnase de Morges Av. de Marcelin Morges Répondant: Monsieur Yves Bettens Période du stage: 1 er septembre 2009 au 25 juin 2010 Défense orale: 8 juin 2010!

3 ! Remerciements Je tiens à remercier particulièrement: Monsieur Jan-Olof Strinning pour son soutien, son aide et sa relecture tout au long du travail Madame Aurélie Cardinaux pour ses précieux conseils qui m'ont permis de guider mes recherches et ma rédaction ainsi que pour sa consciencieuse relecture Madame Paola Ricciardi Joos pour son apport dans mon sondage, plus particulièrement lors de l'analyse des résultats Messieurs Jérôme Haegli, Patrice Fumasoli et Mesdames Céline Debray et Elisabeth Bühlmann pour leurs entretiens et suggestions.!

4 ! Table des Matières 1. Introduction Le courrier électronique Définition et description Structure d'un Corps d un Fonctionnement Les protocoles de messagerie Protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) POP et IMAP Historique Avantages Inconvénients, complications liées au courrier électronique Le Bon usage du courrier électronique La Netiquette Lors de la rédaction et de la transmission d'un message A la réception d un message L et la loi Législation et règlementation Suisse La conservation, l archivage du courrier électronique Sauvegarde et archivage Sélection des messages à conserver Comment conserver le courrier électronique? Rôles et Responsabilités pour la conservation des messages Quel(s) format(s) et support(s) utiliser? La situation à l externe UNIL, entretien avec M. Patrice Fumasoli, responsable informatique ( ) et Mme Céline Debray, documentaliste-ged UEFA (Union of European Football Associations), entretien avec Madame Elisabeth Bühlmann, Record Manager Proposition d application à la HEP Situation actuelle Synthèse des interviews avec Jérome Haegli, informaticien à la HEP Synthèse des résultats du questionnaire sur l utilisation du courrier électronique à la HEP Présentation des résultats Proposition de lignes directrices pour le bon usage de l à la HEP Aides et méthodes de classement des pour l utilisateur Méthode «Inbox Zero» et «Trusted trio» Inbox Zero Trusted Trio Fonctions de l'application "Mail" sur Mac pour le classement des s Méthodes de conservations des s Créer une archive avec l application Mail Test d archivage Test d archivage avec MailSteward (version gratuite) Conclusion Termes et définitions Acronymes Glossaire des archives...53!

5 ! 6.3. Glossaire informatique Bibliographie Annexes... 63!

6 1. Introduction Lorsque des systèmes de messagerie électronique sont apparus dans les années 70 dans les organismes, c'était dans le but de posséder un système de communication et d'information purement informelle. Cependant, le courrier électronique a rapidement évolué et est devenu l'un des plus importants moyens de communication dans les entreprises. Il a transformé la manière dont les sociétés gèrent leurs affaires parce que c'est un moyen rapide, efficace et peu coûteux de communiquer, que ce soit à l'interne ou à l'externe. Toutes les organisations utilisent de nos jours la messagerie électronique. Elle sert à diffuser des informations générales, échanger des documents, expédier de la correspondance. Un service de courrier électronique adapté aux besoins de l'entreprise offre la possibilité d'augmenter la rapidité des communications organisationnelles, de diffuser massivement des informations, d'éliminer des opérations de paperasserie, de faciliter la prise de décisions et d'automatiser certaines tâches routinières. Cependant, les possibilités d'économie d argent et d'augmentation de rendement sont perdues si le système de messagerie électronique et les documents qu'il contient ne sont pas gérés efficacement. Ce système qui permet l'échange de documents électroniques à la vitesse de l'éclair peut également être une véritable source de désordre pour une organisation. L'usage abusif du système à des fins privées, la perte de contrôle sur des documents d'archives de l'organisme, la gestion des spams 1 en constante augmentation, les problèmes de sécurité, peuvent facilement diminuer, voire annuler, les bienfaits offerts par l'usage du courrier électronique. Actuellement, l'usager est généralement le seul responsable de la gestion et du contenu de ses messages. L'organisation et la destruction des documents reçus et envoyés sont faites selon son bon vouloir, c'est-à-dire lorsqu'il approche de la limite de l'espace du disque qui lui est proposé, qu'il se sent débordé sous le poids de ses messages ou qu'il ne retrouve plus aucune information. Les organismes, tant publics que privés, comme la HEP devraient alors établir une politique concernant l'usage du courrier électronique comme moyen de mener leurs activités, instaurer des règlementations sur la confidentialité des données et l'accès aux informations ainsi que normaliser et harmoniser la création, la gestion et la conservation des messages électroniques. Une politique de gestion du courrier électronique bien établie définit également les responsabilités des utilisateurs. Dans un premier temps, le travail réalisé présente toute une partie théorique du courrier électronique, sa définition, son fonctionnement puis ses principaux avantages et inconvénients, avant d'insister sur la nécessité d'une gestion, notamment de son bon usage, et d une conservation institutionnelle adéquate. Les deuxième partie et troisième partie concernent essentiellement une vue 1 Cf. glossaire informatique Lucas Houlmann 6

7 externe du sujet et des propositions de solutions faites pour la gestion et la conservation quotidienne des s, au niveau de l'utilisateur. 2. Le courrier électronique Afin de permettre une meilleure compréhension dans la suite de mon travail et dans une certaine logique, il me paraît indispensable, en guise d'introduction plus approfondie du sujet, de présenter une définition ainsi que la structure précise du courrier électronique et de quelques éléments théoriques en lien Définition et description Selon la directive européenne «vie privée et communications électroniques» du 12 juillet 2002, le courrier électronique peut être défini comme «tout message sous forme de texte, de voix, de son ou d image envoyé par un réseau public de communications qui peut être stocké dans le réseau ou dans l équipement terminal du destinataire jusqu à ce que ce dernier le récupère». La directive européenne précise également que : «les services actuellement compris dans la définition du courrier électronique comprennent : le courrier Simple Mail Transport Protocol (SMTP), c est-à-dire le courrier électronique «classique», le service de messages courts (SMS), le service de messages multimédias (MMS), les messages laissés sur répondeurs, les systèmes de messagerie vocale y compris sur les services mobiles, les communications «net send» adressées directement à une adresse IP. Les bulletins d information envoyés par courrier électronique tombent également dans le champ d application de cette définition». Plus simplement, on peut dire que le courrier électronique, appelé également "courriel" (contraction de courrier électronique) en France ou plus généralement " " (contraction de electronic mail), désigne un mode de communication permettant l'envoi et la réception de messages électronique par l'intermédiaire d'un réseau informatique moyennant une adresse électronique. Le courrier électronique, bien qu'étant un moyen de communication à part entière, est un savant mélange entre la communication par téléphone et le courrier postal. Il possède le dynamisme des communications et d'échanges d'informations des conversations téléphoniques, mais la non interactivité (On ne communique pas avec la personne au même moment), la conservation et la structure d'un courrier traditionnel: une adresse électronique: un contenu (appelé aussi "corps"), qui contient le message proprement dit des informations concernant l'acheminement du message (la date et heure par exemple.) Lucas Houlmann 7

8 Structure d'un Avant de s'intéresser au fonctionnement du courrier électronique, une définition de la structure d'un est nécessaire. La norme RFC 2822 décrit cette structure. Un se compose de 2 parties principales: un en-tête et un corps. Par analogie au courrier postal on peut les comparer respectivement à l'enveloppe et la lettre en elle-même. Exemple: Composition d'un en-tête: De: champs qui spécifie l'auteur du message Objet: contient un ou plusieurs mots définissant le sujet du message Date: date et heure d'envoi du message A: champs spécifiant le destinataire du message CC: copie conforme ou copie carbone contient les adresses d'autres personnes qui doivent recevoir le message, bien que le contenu ne s'adresse pas à eux directement Cci: copie carbone invisible contient les adresses d'autres personnes indirectement concernées par le message, invisible à tous les destinataires. Pièces jointes: document électronique joint avec le message. D'autres champs, décrits par la RFC 2822 qui permettent notamment aux protocoles de communication de se comprendre entre eux, existent mais sont Lucas Houlmann 8

9 implicites à la fenêtre de présentation d un . Ils peuvent toutefois être dévoilés dans les options du client de messagerie Corps d un Le corps d un est le contenu même du message. Il est souvent séparé de l en-tête par un trait ou un espace. A noter que le texte du contenu peut être luimême divisé en plusieurs parties, de la même manière qu une lettre qu on envoie : l introduction au destinataire (Cher Monsieur, Bonjour ), le message, la formule de politesse et la signature. Le standard MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions), décrit dans les RFC 2045, 2046, 2047 et 2049, spécifie la structure du corps d un . Il a été développé pour faire face à l apparition de nouveaux formats et à l évolution des multimédias afin de permettre l envoi de messages plus complexes. C est en fait un codage qui permet au protocole SMTP (décrit plus loin) de pouvoir envoyer ces différentes données. A l origine, seul l envoi de données textes pouvaient être envoyer avec ce protocole. Le standard MIME permet de contourner cette faiblesse et d envoyer des messages en plusieurs codages Fonctionnement Il n'est pas plus compliqué que celui du courrier postal. L'expéditeur envoie un message simple ou contenant divers fichiers (appelés "pièces jointes": images, vidéos, documents ) à son destinataire, dont il connaît l'adresse. Exactement de la même manière que le courrier postal, le courrier électronique a ses bureaux de poste qu'on appelle serveurs de messagerie. Le courrier circule de serveurs en serveurs jusqu'à destination, à la différence qu'ils sont totalement transparents à l'utilisateur contrairement aux vrais bureaux de poste. Il faut cependant différencier 2 catégories de serveurs: les serveurs pour le courrier sortant et pour le courrier entrant. Les serveurs pour le courrier sortant sont appelés MTA (Mail Transfer Agent) et les serveurs pour le courrier entrant MDA (Mail Delivery Agent). Lors d'un envoi, le message est envoyé du client de messagerie appelé aussi MUA (Mail User Agent) à un premier serveur MTA qui à son tour le transférera au serveur MTA du destinataire. Lorsque le message est correctement transmis, le serveur de courrier sortant (MTA) du destinataire se charge alors de transférer le message au serveur de courrier entrant (MDA) du destinataire qui conservera alors le message jusqu'à ce que ce dernier relève son courrier avec son client de messagerie. Lucas Houlmann 9

10 Voici un schéma résumant le processus d'envoi et de réception d' s 2 : Les protocoles de messagerie Pour communiquer entre eux, les serveurs utilisent des protocoles: un ensemble de règles, de commandes qui permettent aux messages d'être transférés dans leur totalité. On peut distinguer deux types de protocoles: le protocole SMTP servant à l'envoi du courrier et les protocoles POP (Post Office Protocol) ou IMAP (Internet Mail Access Protocol) servant à la réception des messages. Ils ont le rôle de postier pour le courrier électronique Protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Ce protocole, décrit dans la RFC 821, met en relation les serveurs MTA entre eux ainsi qu'entre les serveurs MDA, ii permet aux serveurs de se comprendre à l'aide de commandes pour l'envoi de courrier. Ces commandes sont par défaut masquées par le client de messagerie, mais peuvent être rendues visibles dans les options. On nomme souvent alors les serveurs MTA "serveurs SMTP". A l origine, il ne permettait d envoyer que des fichiers texte codés en ASCII (American Standard Code for Information Interchange, codage de caractères le plus répandue et le plus largement compatible). Le standard MIME 3 a alors été mis en place pour améliorer cette fonction et permet de supporter des textes en différent codage de caractères autres que l'ascii, ainsi que des contenus non textuels. On parle alors souvent d SMTP/MIME POP et IMAP Les protocoles POP et IMAP servent quant à eux à mettre en relation le client messagerie (MUA) et le serveur MDA de l'utilisateur pour la réception des messages. L'utilisateur peut choisir de faire fonctionner sa messagerie avec l'un ou l'autre, à définir dans les options de son client de messagerie, pour autant qu ils soient installés avec (ce qui est le cas aujourd'hui pour une très grande majorité des clients de messagerie). Pour savoir lequel utiliser, il suffit de 2 Image tirée des «directives pour la gestion et l archivage numérique des s», cf. bibliographie 3 Cf. glossaire informatique Lucas Houlmann 10

11 connaître ses besoins en terme de gestion d' s, savoir s il faut accéder à ses messages depuis plusieurs postes ou ne les lire que depuis un seul ordinateur. Si le c'est protocole POP qui est configuré, lors de l'ouverture de votre client, votre messagerie se connecte au serveur MDA sur lequel sont stockés vos messages et les télécharge sur le disque dur de votre ordinateur pour les effacer du serveur ensuite. Il y a donc possibilité par la suite de consulter ses s en mode hors connexion. En mode POP, la création de dossiers de classement dans le client de messagerie peut se faire uniquement au niveau local, c'est à dire que les dossiers créés sont sur l'ordinateur personnel et non sur le serveur; l'utilisateur est donc le seul à pouvoir effectuer des sauvegardes de ses messages. Le protocole POP n'est pas conseillé pour être utilisé par plusieurs ordinateurs en même temps car les messages étant effacés du serveur à chaque consultation, vous aurez l'impression de "manquer" ou de voir "disparaître" certains messages. Lorsque c'est le protocole IMAP qui est défini dans le client de messagerie, et c'est la grande différence avec POP, l'accès aux messages se fait directement sur le serveur; il offre une "image" de celui-ci. Et si l'imap permet directement cet accès, il permet également d'effectuer une gestion sur celui-ci. Cela signifie que la création de dossiers sur le serveur est autorisée en plus de ceux créés sur le local; on peut dès lors déplacer les messages depuis le serveur sur le local et inversément, sans pour autant qu'ils soient supprimés. La centralisation des messages sur le serveur est aussi utile lorsqu'on veut accéder à sa messagerie depuis plusieurs endroits simultanément (étant donné qu'on est directement sur le serveur), notamment pour les utilisateurs qui partagent plusieurs boîtes-auxlettres depuis différents postes de travail; si un message est supprimé, tout ceux qui ont accès à cette boîte ne le verront plus. De la même manière, la conservation des s n'est alors pas obligatoirement faite par une seule et même personne. Il ne faut pas cependant considérer l'espace offert par le serveur comme un espace de stockage (beaucoup de personnes peuvent y avoir accès, il faut donc éviter les surcharges) mais comme un espace de travail, le stockage se fait de préférence sur le local. Pour pouvoir profiter de cette centralisation de la gestion, il faut cependant être en permanence en connexion avec le réseau Historique Le premier système de courrier électronique date de 1844, il a été mis au point par Samuel Morse lors de son entrée à Washington DC. Mais son successeur, le télex, a connu, lui, un meilleur sort. Très répendu dans les entreprises dans les années , il est clairement le système de communication qui se rapproche le plus de l . Les messages envoyés sont textuels, mais peuvent être conservés sur papier, disques ou bandes magnétiques. S il fait partie de ses racines, le courrier électronique tient également ses origines du télécopieur, permettant l envoi et l impression d images; c est en 1842 qu il a été inventé par Alexander Bain, mais la technologie de l époque ne permettait cependant pas son utilisation. Ce n est qu en 1902 qu est apparue pour la première fois une méthode permettant d utiliser cette invention. C est grâce à l inventeur allemand Arthur Korn qu elle a pu être développée ; l image pouvait être numérisée et envoyée par le biais du téléphone. Cette méthode, très onéreuse à cette période, n a été Lucas Houlmann 11

12 largement répendue dans les organisations qu à partir des années soixante, notamment grâce au coût peu élevé des machines mises sur le marché à cette époque. Si ces inventions ne sont pas directement liées au courrier électronique, elles ont cependant contribué à son développement. Le premier courrier électronique, tel qu on le connaît, est apparu quant à lui au début des années Grâce au réseau ARPANET (Advanced Research Project Agency Network) mis en place par l armée américaine, des programmes permettant l envoi de messages électroniques ont été créés. Des systèmes de plus en plus sophistiqués ont été ensuite développés au fur et à mesure des années ; notamment les fonctionnalités qui aujourd hui peuvent paraître basiques comme la possibilité de répondre, de conserver ou encore de faire suivre un message. Cependant, l utilisation de ce réseau, se faisant uniquement à partir d énormes machines très chères, était uniquement destinée à la défense nationale américaine, puis aux universités américaines. L apparition du «micro-ordinateur» (les ordinateurs d aujourd hui) et à son faible coût, ainsi que l ouverture du réseau ARPANET au public et du développement du world wide web (www) au CERN, devenu aujourd hui Internet, a permis au courrier électronique de s étendre et de devenir très populaire. Le courrier électronique est aujourd hui devenu un des principaux moyens de communication utilisé au sein des entreprises selon une enquête réalisée par DataMonitor pour Dimension Data en 2007 dans treize pays, 80% des travailleurs interrogés utilisent l' pour communiquer. L augmentation de son usage engendre par conséquence une augmentation des messages chez l utilisateur, l obligeant ainsi à intervenir pour la gestion voire la conservation de ceux-ci, pouvant vite devenir chronophage et mettre en péril la pérennité de l information Avantages Pourquoi le courrier électronique est-il alors devenu si populaire? L engouement pour ce moyen de communication devenu nécessaire pour les institutions et organisations permet une communication ultra rapide notamment pour l envoi de documents. C est alors une grosse économie de temps et d argent puisque le document passe d un ordinateur à un autre sans qu aucune taxe ne soit imposée et sans aucune consommation de papier. Le courrier traditionnel demande de faire des photocopies, de les mettre dans des enveloppes, de les affranchir et de les poster ; ces étapes peuvent être longues et coûteuses selon le nombre d'envois. De plus, si les délais sont restreints, il en reviendra encore plus cher puisque la taxe d affranchissement du courrier sera plus élevée pour qu il soit transmis plus rapidement. Les télécopies et fax ne sont pas en reste puisqu'ils engendrent également des frais d'économat et les appels téléphoniques, eux, sont facturés. Le courrier électronique permet d éviter toutes ces contraintes ; à partir d un même poste, on peut transmettre à plusieurs personnes le même document en quelques clics et en quelques secondes, c'est le caractère informel de l' , il est si facile à copier et retransmettre que l'information est diffusée plus vite et plus largement qu'avec n'importe quel autre moyen de communication. Du fait de ces avantages, les organisations sont assurées Lucas Houlmann 12

13 d augmenter leur productivité et leurs performances en transmettant électroniquement plutôt que physiquement leurs messages. Si le téléphone est un moyen efficace de communiquer à distance entre deux personnes, il perd de son dynamisme quand un correspondant est absent ; on doit alors passer par un répondeur, s il y en a un, qui peut alors engendrer d'autres appels jusqu'à ce que les interlocuteurs arrivent à se joindre. Le courrier électronique a l avantage sur le téléphone d être asynchrone, l'utilisateur peut consulter et envoyer ses messages selon son gré, augmentant ainsi l efficience de la communication rendant alors l'information accessible rapidement tout en conservant une trace écrite des conversations, nous reviendrons sur la conservation des s plus loin dans ce document Inconvénients, complications liées au courrier électronique Si le courrier électronique a ses avantages, il a également ses inconvénients. La facilité de transmission de l information par courrier électronique créé une masse d informations qu il faut gérer. Certes le flux varie d un utilisateur à un autre mais séparer les messages «importants» des autres peut prendre beaucoup de temps surtout si les mentions définies dans l «objet» du message ne sont pas claires. Il ne faut également pas négliger les «spams» ou «pourriels» en constante augmentation qui nuisent au bon fonctionnement de la messagerie, qui peuvent la rendre totalement ingérable si aucune solution n a été mise en place ; pour cela des filtres peuvent être créés pour placer ces messages directement dans la poubelle. Autre grande lacune du courrier électronique, sa confidentialité. Généralement, il est considéré comme un simple coup de téléphone alors qu en fait sa confidentialité s apparente davantage à celle d une carte postale et ce, parfois même dans un environnement professionnel (que l'on pourrait croire plus sécurisé). Du fait de sa conception et des protocoles utilisés, l circule de serveur en serveur (cf. précédemment), il n'est donc pas impossible qu'une personne puisse réussir à s'introduire dans l'un d'entre eux et intercepter les messages selon son bon vouloir. Si l'on ne peut alors pas considérer l comme privé pour les raisons évoquées cela ne signifie pas pour autant que chaque personne a le droit d accéder aux messages qui ne lui sont pas destinés ; il apparaît donc légitime que des règles délimitant les autorisations et les conditions dans lesquelles un accès peut avoir lieu soient établies, particulièrement en milieu professionnel, afin d éviter des cas d intrusion qui pourraient aboutir à un procès Le Bon usage du courrier électronique Comme nous l'avons vu précédemment, l' est de plus en plus utilisé, principalement en milieu professionnel. Mais pouvons nous dire que nous savons bien l'utiliser? L'usage qui est fait du courrier électronique peut être parfois inadapté voire conflictuel car un nombre non négligeable d'abus y sont souvent perpétrés, notamment sur la longueur du texte; recevez un grand nombre de messages d'une page et vous voilà parti pour plusieurs heures de lecture sur écran (pas forcément le meilleur support pour la lecture et les yeux). Il s'ensuit alors un phénomène de lassitude face à ces messages qui, trop longs, finissent Lucas Houlmann 13

14 par être laissés de côté. Autre exemple d'abus, le "ping-pong" que peut entrainer l' lorsque par exemple un problème entre interlocuteurs n'a pas pu être résolu, les réponses par s s'accumulent dans vos boîtes, avec souvent l'historique de la conversation, générant de l'incompréhension et de l'énervement de part et autre. D autre part, dans le cadre de la communication interne et externe d'une institution, le courrier électronique ne devrait pas être considéré comme une forme de communication temporaire et personnelle lors de sa rédaction, ils peuvent contenir des décisions, informations cruciales pour l'activité professionnelle de celle-ci. Le caractère temporaire et personnel d'une communication peut paraître difficile à différencier d'une communication formelle et professionnelle, il est donc important de soigner la rédaction de ce type d' pour éviter le risque de non compréhension ou de non prise en compte. La forme et le contenu rédactionnel des s pourraient alors, au besoin, être définis par des recommandations sous forme de "charte" ou "guide de bonnes pratiques". Ainsi, dans chaque communauté, on entretient son lot de mœurs et coutumes, et celle des internautes n'y dérogent pas. Les premiers utilisateurs d' s, listes et autres forums ont progressivement développé des règles entre eux pour éviter ces abus et mauvais usages. Ces règles de bonnes pratiques ont petit à petit été rassemblées pour devenir un document à part entière sur lequel on peut s'appuyer pour créer ces "chartes" ou "guides" qu'on appelle la "Netiquette" La Netiquette Issue d un néologisme anglais, la nétiquette est une contraction de Network Etiquette, signifiant «convenance, bon usage du Réseau», on parle également de Net-étiquette. Elle représente un ensemble de règles de bon usage, de savoirvivre à appliquer sur les réseaux, et notamment pour les s, listes de diffusions et forums. Lors de l apparition d Internet et des débuts de l informatique, alors que ce n était encore que très peu développé, leurs usagers devaient connaître les protocoles et détails techniques pour son utilisation ; ces personnes avaient donc une certaine conscience de ce qu il se passait lorsque par exemple ils envoyaient un message (cf."fonctionnement", "Protocoles de messagerie"). Au fur et à mesure du développement, de l avancement technologique et de l augmentation des usagers, quelques règles de vies ont émergé et accompagné le bon sens : la nétiquette est née. Aujourd hui, l accès à Internet étant largement à la portée de tous, les usagers n ont peu ou pas connaissance de son existence et n ont alors pas forcément la conscience de l impact de certains de leur comportement. Le document RFC 1855 est la référence officielle des règles à observer pour le bon usage des outils de communication électronique 4. On peut noter qu aucun organisme n impose la nétiquette sur les réseaux; les écoles, universités, firmes imposent leur charte, qui est généralement basée sur les éléments de la 4 Traduction française sur : Lucas Houlmann 14

15 nétiquette. Voici un résumé du contenu de ces documents concernant le courrier électronique Lors de la rédaction et de la transmission d'un message Sujet du message Il est impératif de bien choisir le sujet et de l'indiquer clairement dans la partie "objet" (ou "sujet" selon les cas). Il permettra en effet de faciliter la distinction des messages prioritaires de ceux qui le sont moins et donc de permettre un classement plus rapide et facile des courriers reçus. Il détermine l'attention que le lecteur portera sur le message, il est donc nécessaire de trouver la bonne dénomination pour qu'il soit suffisamment clair et concis. Il est également bien vu d'utiliser des termes donnant une information sur le contenu ou la forme du message, avant l'objet lui-même. Le destinataire pourra donc mieux agir en conséquence et rendra la classification simplifiée Par exemple, si le contenu de votre ne doit être vu que par la personne à laquelle vous vous adressez, il est préférable que le destinataire en soit averti dans l'objet en ayant mis la mention "Confidentiel" puis l'énoncé bref de votre sujet ensuite. Exemples de sujets explicite : Confidentiel : Contrat de vente No 12 à signer [Urgent] Dîner des collaborateurs 8 décembre 2009 Réunion du 18 avril 2010 Ordre du jour Rapport : «Questionnaire sur l utilisation» - date manquante Exemples de sujets non explicites : Rien Pour info Urgent Petite question Destinataire du message Il faut éviter les abus de transmission de message à des listes de destinataires. Il faut savoir bien sélectionner les personnes qui sont concernées par le sujet et ne pas forcément les transmettre à des personnes qui pourraient être hypothétiquement intéressées. Les destinataires perdent un temps précieux à trier entre les messages qui les concernent vraiment et ceux qui ont eu ou n'ont aucun intérêt pour eux. Il faut également être attentif lorsque l'on répond à un message à ne pas le diffuser à toute une liste alors que la réponse ne concernait que l'émetteur uniquement. Il apparaît donc important de connaître les définitions des différents champs utilisés lors d'un envoi (cf. "structure d'un "). Lucas Houlmann 15

16 Rédaction d un message Pour être lu et bien compris, le message doit être bref et précis. S'il vous faut écrire de longs textes, les diviser en plusieurs parties en facilite la lecture. Un texte bien construit permet d'éviter les malentendus ou de mauvaises interprétations. Il faut également être attentif au langage utilisé et à son orthographe, ils reflètent l image de l utilisateur; la tendance à utiliser un langage parlé est à bannir pour éviter de mauvaises compréhensions dus au fait que le langage parlé/écrit est souvent rédigé "à chaud", de la même manière qu'avec le "chat", alors que le récepteur, ne se trouvant pas obligatoirement devant son ordinateur avec sa messagerie allumée, le lira "à froid" et pourrait mal interprété les propos qui, prononcés dans l'immédiat, ne l'auraient pas fait réagir de la même façon. D autre part, il est nécessaire de prêter attention à l utilisation des caractères en majuscules. Si un texte est rédigé en majuscules, il est d abord moins facile à lire qu un texte traditionnellement écrit et il indique que l on veut exprimer de grandes émotions telles que la colère ou la joie selon le contexte du message, ce qui ne peut pas toujours être bien ressenti par le correspondant. Pour faire ressortir un terme, au lieu des majuscules, utilisez les guillemets. Assurez vous de bien vous identifier à la fin du message en laissant votre signature, 4 ou 5 lignes au maximum pour éviter d engendrer des lignes inutiles à lire lorsque s engage, par exemple, une discussion avec plusieurs personnes et que chacun répondent avec leurs anciens messages incluant leur signature. Introduisez dans votre signature, par exemple votre fonction, votre nom, ainsi que vos coordonnées. La coutume veut également que la signature soit séparée du reste du corps par un trait. Pièces jointes Tout le monde ne possède pas les mêmes logiciels sur leur ordinateur. C est pourquoi lors d un envoi d un fichier attaché, il faut s assurer que le fichier soit dans un format décodable par la plupart des logiciels courants. A noter que dans un environnement professionnel cette situation ne s applique généralement pas, étant donné que le personnel a accès aux mêmes logiciels, sauf exception. Par ailleurs, il faut également faire attention à la taille des fichiers que l on envoie, plus la taille est grande, plus le temps pour arriver au destinataire sera long. Un fichier attaché volumineux risque, en plus, d être refusé par le serveur voire de saturer la boîte du destinataire et ainsi l empêcher de recevoir d autres messages. Pour éviter ce genre de désagrément, par exemple, évitez d envoyer un fichier dans lequel le contenu pourrait être directement indiqué dans le corps de l ou utilisez des utilitaires de compression/décompression pour en réduire la taille. Lucas Houlmann 16

17 A la réception d un message Lorsqu un message a été lu, décidez immédiatement de le classer. Le courrier électronique se gère comme le courrier classique. Il convient alors de classer ses messages dans des dossiers par thématique pour en retrouver plus facilement la trace, des règles automatiques peuvent effectuer cette tâche automatique en définissant les critères de classement que vous souhaitez 5. Vous pouvez également organiser votre courrier par fil de discussion, il permet de regrouper les s ayant engendré une réponse en une seule ligne qui se déroule lorsque vous cliquez dessus. Pour permettre d identifier certaines catégories de messages, il peut être utile également de définir un code de couleurs pour identifier plus clairement vos sujets. Attention cependant à ne pas systématiquement prendre l habitude d imprimer votre courrier électronique à moins que cela ne soit essentiel. S il est bien classer dans votre gestionnaire, il peut être retrouver rapidement si nécessaire. Cela évitera le gaspillage inutile de papier et contribue donc à préserver l environnement L et la loi L' est, depuis son apparition, un mode de communication fréquemment utilisé ce qui, de ce fait, lui donne une certaine valeur légale. En effet, des négociations, des offres, des acceptations, des documents juridiques, des contrats bref des documents ayant une certaine valeur administrative ou historique, peuvent être transmis et reçus au travers du courrier électronique. Si de part son utilisation fréquente dans la gestion de tels documents, la société estime que l a une valeur juridique, celui-ci peut alors également aboutir devant la justice en tant que pièce à conviction, d où la nécessité de le conserver et cela même s ils sont déclarés invalides au moment du jugement. Alors quel est le statut exact d'un et de quelle manière celui-ci influence-til sa conservation? A-t-il le même statut juridique qu'un document "écrit" et est-il soumis aux mêmes contraintes légales qu'un document papier ou s'apparente-t-il plus à un appel téléphonique, dont la fiabilité et les obligations juridiques sont moindres face à la justice? Ou encore, est-il totalement sans importance devant les tribunaux à l'instar d'une modification orale? A la vue de l'importance et de la confiance qu'accordent les organisations pour ce genre d'envois, il paraît nécessaire de répondre à ces questions. La HEP étant une institution rattachée à l Etat de Vaud, elle s appuie sur la législation suisse et vaudoise. Ce chapitre traite du cadre légal associé au courrier électronique afin de définir la valeur légale de ce support d information. Celui-ci est principalement basé sur la conservation des données et la législation sur l archivage Législation et règlementation Suisse 5 Le chapitre «aide et méthodes de classement» donne des pistes possibles pour trier les messages Lucas Houlmann 17

18 L'obligation de conservation des documents en suisse est réglée de manière fédéraliste, c est-à-dire que chaque canton édicte sa propre loi archivistique, en toute indépendance par rapport à la Confédération ainsi que par rapport aux autres cantons, le paysage législatif est ainsi très disparate. La première loi sur l archivage fut adoptée par le canton de Genève, le 2 décembre Elle fut suivie seulement plusieurs dizaines d'années plus tard par d'autres cantons : le Jura en 1984, Neuchâtel en 1989, Zurich en 1995, Bâle-Ville en 1996, Glaris et Lucerne en 2003, Zoug en 2004, Bâle-Campagne et Soleure en 2006 et Berne en En 2000, Genève actualisa sa loi et les cantons de Neuchâtel et du Jura préparent également une refonte de leur première loi sur les archives. La législation vaudoise liée à ce sujet est règlementée pour le moment par 2 lois, la «loi sur l'information» (LInfo, 2002) et la «loi sur la protection des données personnelles» (LPrD. 2007). La première, accompagnée de son règlement d'application du 25 septembre 2003, oblige les autorités à assurer "la transparence de leurs activités afin de favoriser la libre formation de l'opinion publique" (LInfo, 2002) en menant une politique d'information adéquate. On peut la lier à la notion d'archivage dans la mesure où elle tient compte en quelque sorte du cycle de vie des documents et de leur éventuel archivage. L'article 8, alinéa 3 indique que le libre accès du public aux documents versés aux Archives Cantonales Vaudoises (ACV) est permis et l'article 14, alinéa 4 précise que l'autorité qui a versé les documents aux ACV garde le pouvoir décisionnel d'accorder ou non une demande de consultation de ceux-ci tant que le délai de protection appliqué par les ACV n'est pas échu. Selon l'article 9, alinéa 1 et 2 la «loi sur l'information» est applicable à "tout document achevé, quel que soit son support, qui est élaboré ou détenu par les autorités" ce qui inclus le courrier électronique seulement si ce dernier "concerne l'accomplissement d'une tâche publique et qui n'est pas destiné à un usage personnel." On peut rajouter également que "les documents internes, notamment les notes et courriers échangés entre les membres d'une autorité collégiale ou entre ces derniers et leurs collaborateurs, sont exclus du droit d'information institué par la présente loi". La «loi sur la protection des données personnelles» entrée en vigueur le 1 er novembre 2008 protège les citoyens contre l'utilisation abusive des données personnelles (plus particulièrement des données dites sensibles) qui les concernent en soumettant à des conditions précises leur collecte, leur traitement et leur communication. Elle contient elle aussi des éléments en lien avec la conservation de données. L'article 11, alinéa 1 explique que "Les données personnelles doivent être détruites ou rendues anonymes dès qu elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de la tâche pour laquelle elles ont été collectées", à l'exception des données archivées à caractère historiques, statistiques ou scientifiques (alinéa 2). Parallèlement à ces deux lois, certaines réglementations et directives ont été mises en places : Le «règlement pour les archives cantonales vaudoises» (RACV) du 6 octobre 1989 décrit quelques principes et règles pratiques en matière de versement Lucas Houlmann 18

19 d'archives aux ACV, d'utilisation et de consultation de ces documents, mais ne traite pas de l'organisation de l'archivage dans l'administration et contient un certain nombre de dispositions imprécises. La directive destinée aux collaborateurs de l'etat de Vaud, réglant "L'utilisation d'internet, de la messagerie électronique, de la téléphonie et du poste de travail", a été rédigée en application de l'article 125 du règlement d'application du 9 décembre 2002 de la «loi sur le personnel de l'etat de Vaud» du 12 novembre Elle décrit notamment l'usage professionnel que le personnel de l'etat doit faire de la messagerie électronique et des abus à éviter. Le «règlement interdisant l'élimination de documents» (RED), adopté par le Conseil d'etat le 13 août 2001, explique que toute élimination de documents papier ou sur support électronique requiert l'autorisation du directeur des ACV à l'exception des documents nommés «les papiers de corbeille, à savoir les documents sans valeur administrative». Durant la même année, le Conseil d'etat a également élaboré 13 directives sur la gestion des archives, leur classement, leur conservation et leur élimination ou versement aux ACV parmi les «Directives et Règles à Usage Interne de l Etat» (DRUIDE). Ce sont avant tout des directives pratiques destinées au soutien et à l'harmonie des agissements en fournissant des marches à suivre. Elles s'appliquent à "tous les types de documents, quels que soient leur nature et leur support." L'une de ces directives concernent les documents informatiques, elle précise quelles mesures prendre pour optimiser leur conservation et dresse un tableau des points à aborder pour "définir une stratégie pour l'information numérique préalablement à toute démarche d'archivage électronique". Ce tableau est divisé en cinq parties : 1. Stratégie générale 2. Gestion de l'information numérique 3. Conservation de l'information numérique 4. Migration ou conservation du format des données 5. Accès et utilisation des données Pour la conservation en elle-même, il y est écrit que "les microformes (microfiches, microfilms, etc.) et le papier constituent souvent des supports de conservation à long terme plus fiables et moins onéreux que les supports informatiques, soumis à l'évolution permanente des logiciels et du matériel, et donc à de constantes migrations. Les Archives cantonales pourront donc être amenées à recommander l'impression des documents sur ces supports de substitution". Les supports conseillés ainsi que des recommandations sur les formats de fichier pour la conservation sont détaillés dans la partie 3 de la directive. Chacune de ces règles et lois sont applicables à tous les secteurs de l'administration cantonale et de l'ordre judiciaire. Cependant, tout comme l'ont déjà fait les cantons d'argovie, du Valais et de Genève, pour compléter et parfaire la législation, une troisième loi règlementant l'archivage est utile afin «d organiser la gestion de l information de façon à garantir que la LInfo et la LPrD seront Lucas Houlmann 19

20 effectivement applicable» (Avant-projet de la LArch, 2009, p.5), en effet, si des documents n'existent plus, ne peuvent pas être retrouvés ou sont mal protégés, les règlementations en vigueur dans ces 2 lois ne peuvent alors pas être appliquées. Un avant-projet appelé «Loi sur l archivage» (LArch) a été proposé en consultation par le Département de l intérieur du 18 décembre 2009 au 26 février 2010 pour boucher les lacunes existantes. La LArch permettra donc de remplacer les règles par un texte de niveau légal qui permettra également une coordination parfaite avec la LInfo et LPrD. La LArch permettra de régler, entre autre, "l archivage des documents des autorités, d une part en tant qu instrument de bonne gouvernance, de sécurité du droit et de sauvegarde des intérêts des personnes, d autre part en tant qu outil de sauvegarde du patrimoine documentaire vaudois et de source de la recherche scientifique en général, historique en particulier." 6, de fixer des normes également applicable aux communes, de préciser les missions des ACV (les droits et devoirs, en tant qu'institution de référence du patrimoine archivistique vaudois, qu'elle a avec les différents producteurs d'archives) et de fournir des règles pour l'organisation de l'archivage et l'accès aux archives, en prenant compte de l'évolution technique et légale. En plus de cette loi, un règlement d'application est prévu. Il reprendra notamment, de manière plus précise, les 2 règlements actuels (celui du 6 octobre 1989 pour les ACV et celui du 13 août 2001 interdisant l élimination de documents). C'est dans cette mesure de développement technologique que le courrier électronique est touché par cette loi. Dans les définitions données dans le texte de l'avant-projet, le terme de "document" désigne "toutes les informations, enregistrées sur quelque support que ce soit, y compris sur support électronique, produites ou reçues par les autorités mentionnées à l article 2, ainsi que tous les instruments de recherche et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires au repérage, à la compréhension et à l utilisation de ces informations". Suite à la fin de la période de consultation, les documents ne sont plus consultables publiquement, voici donc une sélection des points les plus importants de l Avant-projet se rapportant directement ou indirectement au courrier électronique : Article 4. La gestion des archives par les autorités "Les autorités ont la garde de leurs archives courantes et intermédiaires. Elles les gèrent conformément aux principes de la présente loi, de la réglementation d application et des directives des Archives cantonales vaudoises. Elles mettent en œuvre des procédures de gestion, des systèmes de classement et des modes de conservation des documents qui garantissent l intégrité, l authenticité, l accessibilité et la sécurité de ceux-ci. Elles veillent en particulier à être en mesure de répondre dans les délais légaux aux 6 Avant-projet de la LArch, 2009 Lucas Houlmann 20

21 demandes fondées sur la législation sur l information et sur la protection des données personnelles. Le règlement d application fixe les exigences minimum en matière d instruments de gestion des documents." Article 7. Les documents électroniques "Les autorités tiennent compte des exigences de l archivage lors de la conception ou du choix de leurs systèmes de gestion électronique des données. A titre exceptionnel et sur la base d une convention écrite, les documents électroniques sélectionnés en tant qu archives historiques peuvent être conservés temporairement ou durablement par l autorité concernée ou par un tiers spécialisé, sous le contrôle des Archives cantonales vaudoises. Leur intégrité, leur authenticité, leur accessibilité et leur sécurité doivent être garanties, ainsi que le respect des délais de protection définis au chapitre III." Les articles 10 à 15 concernent l accès aux archives versées aux ACV. Il y est notamment question des délais de protection à appliquer aux documents avec leurs exceptions : A l article 11. «le délai de protection ordinaire est de 30 ans. Il s applique à tous les documents, à l exception de ceux mentionnés à l article 12. Le délai court à compter de la date de clôture du dossier ou, pour un document isolé, de la date de création de ce dernier». L article 12 mentionne qu un délai de protection spécial est soumis aux documents : En résumé Qui contiennent des données personnelles sensibles, au sens de l article 4 de la «Loi sur la protection des données» Concernant une personne décédée : le délai passe alors à 10 ans, après la date de décès, 100 ans après la date de naissance de la personne si la date de décès est inconnue, et si aucune date n est connue, le délai de protection expire après 100 ans depuis l ouverture du dossier. Dont un intérêt public ou privé prépondérant s oppose à la consultation. Dans ce cas les documents sont : «limités ou interdits de consultation durant une période limitée après l expiration du délai de protection.» soit par les ACV ou l autorité ayant versé les documents. Dont un délai de protection est déjà défini dans d autres lois. Ces derniers sont alors gardés. Voici les éléments principaux à retenir pour le cadre légale et réglementaire actuellement en vigueur: La transparence des activités de l'institution sur le principe de la loi sur l'information doit être appliquée à l' Lucas Houlmann 21

22 Les données personnelles sensibles ne doivent pas être communiquées ni conservées L'utilisation du courrier électronique durant les heures de travail doit être principalement utilisé pour les correspondances professionnelles L'élimination des documents électroniques archivés ne peut se faire sans l'autorisation des ACV 2.8. La conservation, l archivage du courrier électronique Avant de s intéresser au courrier électronique plus particulièrement, une définition de l archivage s impose. L archivage consiste à maintenir dans le temps un document en l état et ainsi à le préserver contre toute altération, modification ou destruction. La conservation du courrier électronique au sein des administrations est devenu aujourd hui une question récurrente. Comme mentionné au chapitre précédent, l est un mode de transmission dans lequel des document à valeur administrative, légale ou encore historique peuvent transiter. Chaque administration doit alors veiller à ce que ce que sa politique en matière d archivage tienne compte de ces messages électroniques pour des raisons probatoires (en cas de litige, l peut servir de preuve), administrative (l peut contenir des informations stratégiques pour l institution) ou encore historique (l peut contenir des informations destinées à la mémoire de l organisation). Pour développer alors un archivage électronique offrant toutes les garanties de conservation pérenne, il est nécessaire de pouvoir sélectionner les informations à conserver sur le long terme, choisir des supports et des formats de conservation adéquats pour pouvoir garantir leur intégrité et authenticité et prévoir, le cas échéant, des outils de recherche adaptés pour faciliter la recherche et l utilisation des documents archivés. Plusieurs questions viennent alors à l esprit : Sauvegarde et archivage, quelles différences? Quels messages doivent être conservés? Comment les conserver? Qui doit les conserver? Sous quel format et support? Dans ce chapitre, nous allons donc présenter et essayer de répondre à ces questions Sauvegarde et archivage Souvent confondu, ces deux termes doivent être différenciés. Quand on parle de sauvegarde (souvent appelé backup), il s agit en réalité d un système de sécurité en cas de perte involontaire des données en les dupliquant sur un support externe ayant une durée limitée (quelques mois tout au plus). Mais tout ce qui est sauvegardé ne doit pas forcément être archivé (informations inutiles comme les s privés), c est le principal problème rencontré en entreprise. Le stockage Lucas Houlmann 22

23 de toutes les données prenant beaucoup voire même de plus en plus de place, il faut alors multiplier les capacités de stockage pour éviter les surcharges, notamment au niveau des serveurs, qui peuvent alors être un vrai gouffre financier. Dans ce contexte, la solution de l archivage répond à plusieurs besoins non pris en compte par le système de sauvegarde : Réduire les espaces de stockage en sélectionnant les données à conserver, pour réduire les coûts, faciliter la recherche d informations et ainsi gagner en productivité (archivage dit «économique») Se conformer au contexte légal/réglementaire (archivage dit «réglementaire») Assurer la valeur probante des documents en cas de litiges (archivage dit «probatoire») Assurer la pérennisation et l intégrité de l information en vue de garantir sa valeur probante et légale ainsi qu en tant que mémoire institutionnelle (archivage dit «patrimonial») Sélection des messages à conserver Tous les messages qui circulent dans le réseau n ont pas forcément tous une valeur archivistique. Il est donc indispensable de distinguer les s ayant une valeur administrative ou historique tout en considérant leur éventuelle valeur probante et/ou légale. Les s devant être enregistrés puis conserver sont les messages électronique créés ou reçus qui reflètent les activités de l administration, comprenant tous les échanges en lien à l accomplissement et la mise en œuvre d'une tâche, tout comme leurs fichiers attachés à caractère original faisant partie intégrante du message. Ils répondent à la définition d un document de l Avant-projet LArch ainsi que celle dans la LInfo à l article 9. Il est conseillé entre autre de se référer à un plan de classement et un calendrier de conservation des documents pour sélectionner ces messages. Les s ne devant pas être enregistrés ni conservés sont des messages officieux, de brouillons, d information sans valeur administrative, des s résultant de liste de diffusion, des correspondances personnelles, bref les messages ne comportant aucune information à valeur administrative et qui n entrent pas dans la définition ci-dessus, ils ne devraient alors pas être archivés une fois leur utilité administrative achevée, toujours selon la politique de conservation des documents de l organisation. Les «Directives pour la gestion et l archivage numérique des s» de Sébastien Soyez 7 propose un tableau qui distingue les différentes catégories d en vue de leur conservation ainsi que l action qui doit être faite pour chacune d elle. 7 Cf. bibliographie Lucas Houlmann 23

24 Nature de l Valeur Action Messages reflétant l activité de l organisation, liés à une tâche (comprenant tous les échanges pour l accomplissement de celle-ci) Valeur archivistique A conserver selon la politique de conservation des documents de l organisation (calendrier de conservation par exemple) et selon les Messages de type exclusivement informel qui ne constitue pas une étape d une opération professionnelle (un avis au personnel par exemple) Messages à caractère privé Valeur archivistique éphémère Sans valeur pour l institution directives et lois de l Etat A détruire en fonction de la réglementation interne et celle de l Etat A détruire par l utilisateur Comment conserver le courrier électronique? Une fois la sélection faite, les messages électroniques à valeur archivistique devraient être conservés conformément aux pratiques de gestion des documents de l institution. Il est important de conserver l ensemble du contenu et de la structure de l données d en-têtes, pièces jointes et métadonnées comme les données de transmission, celles-ci permettent à un d être identifié de manière unique. Il existe alors plusieurs moyens pour la conservation des messages : Dans un système de classement manuel Une grande partie des organisations ne disposent pas d'un outil d'archivage électronique et impriment les messages afin de les placer dans leur système de classification manuel. Cette méthode est à utiliser de manière transitoire et à court terme en attendant un système plus complet et seulement si les métadonnées et les pièces jointes liées aux messages sont conservées elles aussi (en les imprimant) afin de garantir la valeur probante des messages. Cette méthode pose néanmoins un problème au niveau de la responsabilité des utilisateurs et de la pérennité de l'information, en effet comment s'assurer que chacun a imprimé et classé les messages dont il est responsable? Avec le client de messagerie Bien que les messageries actuelles proposent des solutions de classement ou d'archivage des messages (reçus/envoyés) sophistiquées, cette méthode comporte différents inconvénients. Tout d'abord, l'utilisateur est le seul à pouvoir accéder au contenu de sa messagerie. Ensuite, chaque utilisateur crée son propre système de classement, ce qui, compte tenu du volume d' s échangés et donc des dossiers potentiellement créés, peut ralentir l'accès au serveur de messagerie et générer des problèmes au niveau de l'espace de stockage. Enfin, il est difficile de s'assurer que chacun respectera Lucas Houlmann 24

25 les procédures et politique de conservation des documents établies au sein de l'institution. Dans un système centralisé d'archivage électronique (SAE) Un tel système est soit couplé à une gestion courante des documents (GED) soit disponible indépendamment pour l archivage électronique des documents. Dans le SAE, le mot "Archivage" fait référence au "cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers". Il permet d archiver les données numériques uniquement indispensables selon le plan de classement établi. Contrairement à la GED qui sert à gérer les documents courants, le SAE est l outil de gestion des archives intermédiaires et définitives ainsi il est constamment en lien avec le système de gestion courante et celui définitif c est pour cette raison que l aspect de transfert des documents, de leur description et de leurs métadonnées est important. Ainsi la mise en place d'un système d'archivage électronique SAE est régi par plusieurs normes qui garantisse les échanges possibles d information. La «norme ISO 15489» a pour objectif de décrire des procédures et pratiques en vue d'une gestion des documents d'archives (records management) afin de leur garantir des valeurs de preuves, le document européen «MOREQ2» précise les exigences de l'archivage électronique à des fins probantes, c est une approche opérationnelle de la norme ISO 15489, la norme ISO 14721:2003 (plus connue sous l'acronyme OAIS) est un modèle conceptuel très général pour l'archivage de documents numériques. Il décrit de manière abstraite l'architecture logique et les fonctionnalités d'un système d'archivage, finalement, la norme NF Z est un ensemble de spécifications de l'afnor concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité. Elle fait référence et est complémentaire des 3 autres normes. L'utilisation de ces différentes normes constitue une base solide pour la mise en œuvre d'un système d'archivage électronique complet au sein d'une institution. Elles doivent permettre d'effectuer les bon choix pour créer un système adéquat. Un système SAE entre dans une procédure plus globale que la gestion uniquement des s, il concerne l ensemble des documents électroniques d une institution Rôles et Responsabilités pour la conservation des messages Pour qu'un système puisse bien fonctionner, les rôles et responsabilités de l'institution, ainsi que de son personnel interne suivant la fonction occupée au sein de l'institution, devraient être clairement établies tout au long du cycle de vie d'un , de sa création à son enregistrement et à sa conservation. Ainsi, La réglementation de l'etat de Vaud définit respectivement les rôles des Archives Cantonales et des secteurs de l'administration cantonale et de l'ordre judiciaire ainsi que les missions du préposé aux archives désigné par l'institution 8. 8 DRUIDE archive 03 / 04 Lucas Houlmann 25

26 Cependant, la législation et réglementation ne précisent pas la responsabilité interne de chaque collaborateur (cadre compris). Il est d'ailleurs stipuler dans cette même directive, que "pour chaque tâche du cycle de vie des documents, il faut identifier les responsables des enregistrements, de leur conservation, de leur gestion, de leur accès" 9. Vous trouverez en annexe un tableau repris de la directive belge sur "la gestion et l'archivage numérique des s" identifiant précisément les plans d'actions et responsabilités pour la gestion des s tout au long de leur cycle de vie selon la hiérarchie d'une organisation Quel(s) format(s) et support(s) utiliser? Le choix des formats d exportation peut s avérer alors crucial lors de l archivage électronique définitif des s car ils permettront ou non de conserver l entièreté des informations tant du message que des métadonnée de l . La plupart des clients de messagerie offrent la possibilité d utiliser plusieurs formats d exportation (.eml,.txt,.html, par exemple). Il est recommandé néanmoins, d utiliser des formats aussi ouverts et souples que possible, en vue de l évolution constante et donc de la rapide obsolescence des formats informatiques. Les formats propriétaires (formats ne pouvant être lus que par certains logiciels) sont donc à bannir. Au regard de ces critères, voici une liste non exhaustive des principaux formats durables d'aujourd'hui pour les documents électroniques :! Pour les documents texte: ODT, PDF/A, RTF, TXT, HTML, XML conforme à un schéma ou à une DTD de référence.! Pour les documents image: TIFF, GIF, JPEG, et PNG! Pour les documents audio: MP3! Pour les documents vidéo: MPEG En plus des formats, il faut également définir des supports adaptés pour la conservation des documents électroniques. Suivant les recommandations de l'etat de Vaud il est conseillé, en l'état actuel du développement technique et afin d'éviter de constantes migrations dues à l'évolution des logiciels et du matériel, de conserver les documents informatique sur des supports tels que : 1. «Microfilm (forte longévité, retraitement et recherche non aisés, nécessite un contrôle périodique), papier ou tout autre support analogique pour les archives définitives 2. Supports magnétiques (nécessitant un environnement de stockage contrôlé): les disquettes (faible longévité), les cassettes (vidéo et DAT) doivent être réécrites tous les deux ans, les bandes magnétiques rembobinées tous les deux ans et réécrites tous les dix ou quinze ans, pour les archives intermédiaires 3. Supports optiques: CD-ROM pressés, CD-ROM gravés (moins fiables): les CD- ROM doivent être réécrits tous les ans, les DVD, les disques WORM et 9 Archive 08, question no 7 du tableau 10 Annexe IV Lucas Houlmann 26

27 les disques optiques réinscriptible doivent être réécrits tous les ans, pour les archives courantes» 11 Ces solutions devraient cependant rester intermédiaire en attendant un système d'archivage centralisé de type SAE. 3. La situation à l externe Afin d étoffer la réflexion au niveau pratique après les éléments théoriques, je suis allé rencontrer deux organismes différents sur leurs pratiques d archivage des s. Le premier entretient présente la situation de l Université de Lausanne, étant dans le même domaine que la HEP, elle est ainsi confrontée aux mêmes problématiques, elle est également une institution étatique. A l opposé mon deuxième entretien s est effectué dans une association sportive européenne, dans un milieu privé. 11 DRUIDE Archive 08, 2006, p.3 Lucas Houlmann 27

28 3.1. UNIL, entretien avec M. Patrice Fumasoli, responsable informatique ( ) et Mme Céline Debray, documentaliste-ged ( ) Avant toute chose, il faut noter que ce système s adresse uniquement aux collaborateurs et collaboratrices travaillant avec la direction. Le système mis en place par l Unil pour conserver le courrier électronique fonctionne à partir d une seule adresse générique. Cette adresse permet aux collaborateurs d adresser les s et pièces jointes qu ils jugent pertinents de conserver. Une fois l envoyé, une personne (parmi une équipe de quatre) est chargée d indexer, de trouver le bon emplacement dans l arborescence de leur GED. L est alors ensuite conservé sous forme PDF (jugé le plus pérenne), puis supprimé dès que son utilité aux affaires en cours est achevée. Lucas Houlmann 28

29 3.2. UEFA (Union of European Football Associations), entretien avec Madame Elisabeth Bühlmann, Record Manager ( ) Pour des raisons de confidentialité, la description exacte de l'exemple qui m'a été donné lors de mon entretien à l'uefa ne peut être faite. Voici donc les principes généraux de leur gestion du courrier électronique. Le fonctionnement du système mis en place à l'uefa se fait à partir d'adresses génériques sur le même principe qu'à l'unil à la différence qu'il n'est pas intégré à une GED, mais il utilise le client de messagerie comme base de données; une adresse dans laquelle tous les s sont réceptionnés (Inbox ou boîte de réception), plusieurs personnes déplacent ensuite manuellement les messages reçus dans les sous-dossiers qui correspondent au contenu du message (si aucun dossier ne correspond, il est laissé dans l'inbox et n'est pas considéré comme un document à valeur administrative) et une seconde adresse dans laquelle sont placées les archives, en gardant la même arborescence que celle de l'inbox, et qui utilise un serveur autre que celui pour les s dit "actifs" pour leur conservation. Dès qu'un est réceptionné, il est placé dans le dossier correspondant, puis une règle automatique, assignée préalablement à chacun de ces dossiers, archive les s selon une date prédéfinie. Une règle est également appliquée pour l'inbox et une autre pour la boîte "archive"; ces deux dernières règles détruisent le contenu de la boite une fois la date assignée par la règle échue. Ce système traite environ 3000 cas par année ou par saison (de football), selon les adresses génériques. Lucas Houlmann 29

30 4. Proposition d application à la HEP 4.1. Situation actuelle La HEP n est dotée actuellement d aucun moyen d archivage électronique. Elle gère ses affaires au travers de documents papiers et les archives selon un plan de classement et un calendrier de conservation le tout coordonné par une base de données décrivant la situation au niveau de chaque dossier. Pour comprendre la situation du courrier électronique à la HEP, j ai réalisé plusieurs interviews avec un informaticien de la HEP ainsi qu un sondage auprès des utilisateurs sur leur utilisation du courrier électronique Synthèse des interviews avec Jérome Haegli, informaticien à la HEP Actuellement, la HEP gère environ 2000 comptes , qui génèrent un flux de courriers reçus (spams compris) et envois quotidien en moyenne (calculés sur la période du soit 558 jours). Une sauvegarde des données se fait au niveau du serveur chaque fin de semaine, puis, chaque fin d'année civile, les sauvegardés sont transférés sur un disque dur externe dans lequel les données sont conservées pendant une année pour être détruites par la suite. L'utilisateur peut toutefois faire une demande auprès du service informatique pour tenter de récupérer un ancien courrier dont il n'a plus la trace. Au niveau de la sécurité des comptes, la HEP filtre à 2 niveaux les s entrants pour éviter les spams. Dans un premier temps, un premier filtre est effectué par la HEIG car c'est elle qui fournit le réseau, puis un second filtre, créé par le service informatique de la HEP, prend le relai pour éliminer plus des! des s (cf. graphique ci-dessous) Synthèse des résultats du questionnaire sur l utilisation du courrier électronique à la HEP Après la situation technique vu au travers de la gestion informatique des s, voici un aperçu au travers d un sondage de la vision des utilisateurs de la messagerie à la HEP pour leurs activités professionnelles. Dans le cadre de projets d applications sur la conservation et la gestion du courrier électronique à la HEP, un sondage pour connaître son utilisation dans l institution et soulever les points problématiques liés à son usage ainsi qu un Lucas Houlmann 30

31 rapport de synthèse des résultats ont été réalisés. Vous trouverez en annexe le questionnaire avec les résultats bruts. Cette synthèse résume et présente les résultats du questionnaire envoyé à l ensemble des formateurs et du personnel administratif et technique (responsables d unité compris) de la HEP le 26 janvier 2010 et terminé le 19 février Le questionnaire, ainsi que les résultats chiffrés se trouvent en annexe. Ce questionnaire m a servi à analyser premièrement les besoins des collaborateurs de la HEP, à identifier les problèmes et à partir de cela j ai pu développer des aides à la gestion pour les utilisateurs et dégager des éléments qui pourront être repris, au besoin, lors d une implémentation d un système d archivage électronique Présentation des résultats Les résultats et les commentaires ont été dépouillés et téléchargés automatiquement avec le système de sondage en ligne de Surveymonkey. Le questionnaire est constitué de questions fermées ainsi que de questions ouvertes qui ont été synthétisées, pour la majorité des questions le répondant avait la possibilité de mettre des commentaires, le but étant de récolter le plus d avis sur la problématique, un travail de synthèse à ensuite été effectué sur ces éléments, les commentaires jugés peu ou pas pertinents en rapport à la question posée, n ont pas été pris en compte dans l'analyse. Le questionnaire visait l ensemble des collaborateurs de la HEP, ce qui représente un total de 251 personnes, 101 réponses ont été récoltées en l espace de 3 semaines (à vérifier) ce qui représente un taux de participation de 40.2%) celui-ci est jugé assez haut pour que l analyse soit représentative de la situation. Le nombre total de questionnaires récoltés est de 101, alors que la somme des personnes ayant reçu le questionnaire est de 251 (taux de participation 40.2%). Il convient de noter cependant que la totalité des questions n a pas été remplie par l ensemble des participants au questionnaire. Pour en faciliter la lecture, le rapport a été divisé en 5 thèmes définis en fonction des résultats et des questions du sondage 1. Profil des utilisateurs 2. Comportement général 3. Impression, perception générale 4. Gestion 5. Constat général Lucas Houlmann 31

32 1. Profil des utilisateurs (questions 23-25) Sur les 95 personnes ayant répondu aux questions sur leur profil (6 personnes ont passé les questions), 62 sont des formateurs (65.3%), dont 15 sont des responsables d unité (24.2%). La part du personnel administratif et technique correspond à 33 personnes (34.7%) pour l ensemble et 6 responsables d unité (18.2%). Le gestionnaire de messagerie Mail d Apple est designé majoritairement à 58.9% par l ensemble des sondés comme principal outil utilisé pour le courrier électronique. À noter que la HEP utilise principalement l'environnement Mac, ce qui explique le fort taux pour Mail (application Mac) et le taux très bas pour Outlook (Microsoft) Lucas Houlmann 32

33 2. Comportement général (questions 1, 2, 3, 4, 6) A la question 1: «Combien d adresses (ou comptes) différents de messagerie gérezvous dans le cadre de vos activités professionnelles?», la moyenne des 88 réponses correspond à 2 adresses de messagerie. Il faut noter cependant que sur les 101 réponses recensées à la base, 13 n ont pas été retenues car leur valeur ne correspond pas à la logique ou à aucune valeur numérique. A noter que chacune des différentes catégories de personnes visées (formateurs, collaborateurs, responsables d unité), si l on fait la moyenne de chacune d entre elle, possède également 2 adresses de messagerie. Le flux d s reçus et envoyés, correspondant aux questions 2 et 3, se situe principalement entre 0-15 par jour pour 50.5% des sondés pour les s reçus et 72.3% pour les envois. On constate néanmoins que les chiffres augmentent pour les s reçus lorsqu il s agit des formateurs et des responsables d unité (16-30 par jour au lieu de 0-15), mais restent les mêmes en ce qui concerne les messages envoyés. La fréquence de consultation moyenne du gestionnaire de messagerie décrite à la question 4, se situe entre 6-10 fois par jour pour 39.6% des interrogés. La fréquentation des responsables d unité et formateurs se situe un cran en dessous soit 1-5 fois par jour. A la question 6, dans le tableau croisé sur la fréquence d utilisation de l suivant les 6 items proposés, il s en dégage une forte utilité pour l envoi de documents (48% très régulièrement et 45 % assez souvent). Il y a aussi une tendance à utiliser l pour des messages courts qui pourraient être remplacés par un appel téléphonique. Une majorité utilise également peu ou pas du tout leur adresse professionnelle pour l envoi de messages d ordre privés, ce qui, à la lecture des commentaires, en est d ailleurs essentiellement question : Lucas Houlmann 33

34 les s privés se font sur une adresse privée ou une plage horaire est reservée pour leur traitement. On peut s'apercevoir alors de l'importance de sélectionner les messages à archiver. Tous les intérrogés déclarent utiliser pour une majorité assez souvent voire très régulièrement l' pour des messages plutôt courts et qui n'ont donc pas réellement de valeur administrative ni archivistique. On peut également ajouter à cette sélection les s remplaçant un coup de téléphone qui sont aussi fréquemment utilisés. A l'opposé, on remarque que les utilisateurs donnent tous des informations importantes via l' ainsi que des documents joints. Ces s doivent alors être pris en compte lors de l'archivage. On constate ainsi que l'ensemble de ces catégories forment la masse la plus importante des s échangés et qu'il y a, par conséquent, un travail de sélection à faire avant l'archivage. 3. Impression, perception générale (questions 5, 19-22) Les résultats de la question 5 sur le fait de savoir si le sondé arrive à gérer ou se sent débordé par ses s, sont très proches: 51.5% répondent "oui" contre 48.5% pour le "non". Les remarques faites à cette question ont toutefois attiré mon attention: on parle avant tout du temps, de la difficulté d'organisation entre les tâches de travail et celles engendrées par les réponses à transmettre, du tri des messages importants, utile ou inutiles reçus. A noter également que quand on compare les réponses des responsables d unité et des formateurs de la question 4 (la fréquence de consultation du gestionnaire de messagerie) avec celle de la question 5, on peut mettre en Lucas Houlmann 34

35 évidence qu en consultant leur messagerie 1-5 fois par jours, soit moins que la moyenne générale qui se situe entre 6-10 fois par jour, ils répondent majoritairement «oui» quand on leur demande s ils se sentent débordé par la quantité d qu ils reçoivent et envoient (53.2% pour les formateurs et 66.7% pour les responsables d unités). Pour les questions 19 à 22, ayant pour sujet les éléments sur la perception de sa propre gestion (avantages, inconvénients, améliorations), 82.3% des 96 sondés sont satisfaits de la gestion de leur messagerie électronique. Cependant dans les questions 20-22, on peut observer des réponses contradictoires suivant la question. Quand on demande à la question 20:" quels sont les principaux avantages de votre gestion?", 43 personnes dans les 66 commentaires s'expriment sur la rapidité de leur recherche pour retrouver un message et 11 évoquent un classement ou une procédure qu ils ont mis en place pour leur classement. Quant à la question 21 sur les inconvénients, on retrouve le sujet de la recherche mais cette fois dans l'optique d'une problématique, définit par le manque de temps, d'un classement méthodique et/ou d un tri des messages, mesuré à hauteur de 27 commentaires pour 30 répondants. Dans la question sur les hypothétiques améliorations à apporter dans sa gestion, abordées à la question 22, on tombe à nouveau sur ce problème, décrit par le besoin d'améliorer le tri, le classement des messages et l'archivage par des méthodes plus systématiques, explicitement ou implicitement exprimé dans 40 des 54 réponses. 4. Gestion (questions 7-18) Dans cette partie, il sera question d étudier la manière dont les utilisateurs gèrent leur courrier électronique, notamment leur classement et leur conservation. Lors de la reception d un message (question 7), la première chose que l on peut apercevoir c est qu une majorité (59%) le laisse dans sa boîte de reception jusqu à son traitement et même après son traitement (question 8) pour 31% des cas. Mais pour 63% des sondés, une fois traité, le message est classé dans un dossier. A noter que ce dernier pourcentage a été calculé à partir des résultats et des réponses laissées sous «autre, précisez» à la question 8 : «que faites-vous après le traitement d un ?» dont 20 commentaires sur 24 disent improviser selon l importance du message et offrent plusieurs options que l on peut résumer ainsi : classement dans un dossier, supression, laisse le message dans la boîte de réception ou encore déplacement du message sur le serveur local. On peut remarquer également que 28% déclarent ne pas classer leurs s à la question 13 et que 9% utilisent une méthode de classement automatique. Confidentialité Pour la confidentialité des messages, les réponses sont très partagées : 39% déclarent utiliser l pour des correspondances confidentielles, 38% jamais et 23% sont sans avis. On peut noter toutefois qu elles sont utilisées pour la majorité par les responsables d unité (57% d entre eux le font). Et la façon la plus répendue de les rendre confidentielles est d avertir leur correspondant à l avance pour 48.7% et 43.6% ne font rien. Il est intéressant de remarquer néanmoins, à la vue des commentaires, que certains indiquent la confidentialité du contenu de l' en le précisant dans l objet de leurs messages. Lucas Houlmann 35

36 Recherche des messages La recherche de messages n a pas l air de poser un grand problème pour un très grand nombre des interrogés (paradoxalement à la question 21 sur les inconvenients de la gestion de chacun, cf. partie 3), certainement dû au bon fonctionnement de la recherche Spotlight de l'application Mail, où 97% répondent favorablement à la question 12: "quand vous cherchez un document ou un message dans votre gestionnaire de messagerie, le retrouvez-vous facilement?". Les commentaires liés à la question expliquent différentes solutions utilisées par les sondés pour leur recherche: utilisation de Spotlight, le plugin de Mail d'apple "msgfiler" et l utilisation du système de «tag» pour le gestionnaire Thunderbird, ce qui démontre une envie de catégorisé le contenu des s, de lui ajouter des métadonnées, une sorte de catalogage; système qui pourrait être repris dans un système SAE par exemple Conservation Une année et plus, c'est la durée moyenne de conservation des messages pour 74% des utilisateurs du courrier électronique, qui ne conservent, à la vue des résultats de la question 16 (53.7%): "Gardez-vous une trace de vos s après leur traitement?" et de ses commentaires ainsi que ceux de la question 15, majoritairement uniquement les s ayant un sujet important. A noter que dans les remarques de la question 15 : «combien de temps conservez-vous vos messages dans votre gestionnaire de messagerie (reçus et envoyés)» et notamment de la question 17 sous "autre méthode" (cf. graphique ci-dessous), pour une majeure partie, conserver signifie laisser le message dans sa-ses boîte-s aux lettres ou dans la corbeille (19/34 commentaires) et une petite partie parle d'archivage hors du gestionnaire de mesagerie (6/34). Voici les graphiques résumant la situation : Lucas Houlmann 36

37 On peut avancer également que les raisons pour lesquelles une partie des sondés ne garde pas de traces de leurs s après leur traitement (7%), expliquée à la question 18 : "je ne garde jamais de traces de mes s (archives), car ", seul 4 personnes sur 21 commentaires ont répondu directement à cette question, le reste étant des remarques n'ayant aucun rapport avec la question (un problème au niveau de l'élaboration du questionnaire a dû certainement en être la cause). On peut retenir tout de même les 2 raisons évoquées : s sauvegardés sur le serveur (backup) (2 commentaires) et perte de temps, pas d'utilité à les conserver (2 commentaires). 5. Constat général En établissant des filtres, pour faire ressortir les résultats suivant les catégories de personnes, on peut apercevoir quelques changements par rapport aux résultats globaux. On remarque alors que les formateurs et les responsables d'unité reçoivent en moyenne plus de messages que les autres collaborateurs et qu'ils ont plus de mal à gérer leur courrier: 66.7% des responsables d'unité et 53.2% des formateurs (sans les responsables d'unité) se sentent débordés par la quantité d' s reçus et envoyés, contrairement au 54.1%, correspondant à la somme des réponses du personnel administratif et des formateurs, sans les responsables d'unité, ayant répondu défavorablement. Si 82.3% des sondés se disent satisfaits de leur gestion du courrier électronique à la question 19, on remarque tout de même qu'elle pourrait être améliorée à la vue du constat fait au paragraphe ci-dessus, ainsi que des commentaires laissés aux questions 21 et 22. Les formateurs et responsables d'unité (71,5% des commentaires des deux questions), sont majoritairement les personnes (sans pour autant négliger l avis du reste des sondés) qui expriment qu'une amélioration pour développer leur tri, leur classement, leur archivage pour une meilleure recherche, une meilleure visibilité de leur courrier électronique ne serait pas inutile Proposition de lignes directrices pour le bon usage de l à la HEP En se basant sur les recommandations de la Nétiquette (cf. Bon usage du courrier électronique), la législation en vigueur, les directives de l'etats, une charte pourrait être appliquée à la correspondance électronique en vue d'harmoniser leur rédaction pour une meilleure gestion et conservations du courrier électronique de l'institution. Ces quelques lignes sont des propositions à insérer en vue d'une hypothétique future charte ou directive liée à l'utilisation des ressources informatiques à disposition des collaborateurs de la HEP. Généralité! L'utilisation du courrier électronique comme outil de communication doit être réservée aux besoins professionnels. Son utilisation privée est admise, en dehors des heures de travail, si elle ne constitue pas un abus notamment qu'elle ne surcharge pas l'infrastructure informatique (stockage et transfert de fichier) et ne vise aucun but lucratif. Lucas Houlmann 37

38 ! Les collaborateurs ne consultent, ne stockent, ni ne diffusent des documents qui, sous quelque forme que ce soit, constituent une participation à un acte illicite et qui, en particulier, portent atteinte à la dignité de la personne, présentent un caractère pornographique, incitent à la haine raciale ou constituent une apologie du crime ou de la violence.! Sous réserve des dispositions de la loi sur l'information, les collaborateurs s engagent à ne pas diffuser des informations qui peuvent porter atteinte à la réputation de l Etat de Vaud ou être contraires aux normes en vigueur (lois, règlements, etc.)! A moins d être cryptées, les données personnelles jugées sensibles (cf. art. 101 RLPers) ne sont pas transmises par la messagerie électronique. La conservation des données personnelles est interdite À la rédaction! Indiquer clairement l'objet du message en étant concis. Il est recommandé d'utiliser des termes définissant le statut ainsi que des thèmes génériques déterminant le type de contenu de l' avant même l'objet 12. Exemples : Urgent - évaluation semestre 10P liste des modules à terminer [Confidentiel] prafos dossiers litigieux du stage de XXX Urgent réservations de salle colloque xxx! Pour éviter les malentendus et les mauvaises interprétations, l'utilisation de caractères majuscules ne doit pas être abusive. Ils peuvent exprimer un sentiment de colère ou de joie, selon le contexte, et être mal perçu par le lecteur. De même que le langage utilisé doit être approprié et soigné (langage familier à proscrire). Pour être lu et bien compris, un message doit être concis en utilisant des phrases courtes et précises! À la fin du message, la signature de l'expéditeur, conformément au modèle instaurer dans l'institution, doit apparaître. À l'envoi! Les abus d'envois de messages à des listes de destinataires sont à éviter. Il convient de limiter l'envoi uniquement aux destinataires réellement concernés par le contenu. Lors d'envois multiples, le champ "A" est réservé aux personnes directement concernées par le message et susceptibles de répondre. Les champs "Cc" et "Cci" doivent contenir uniquement les destinataires pour qui le contenu n'est destiné qu'à titre d'information. Il est préférable cependant d'utiliser le champ "Cci" pour des raisons de confidentialité et de diminution du risque de spam. 12 Cette recommandation permet de pouvoir bien sélectionner les s à conserver. La HEP pourrait alors s en inspirer en cas d un futur système d archivage électronique. Lucas Houlmann 38

39 ! Lors d'un envoi de pièces jointes, l'utilisateur doit s'assurer que le format utilisé est adéquat pour éviter d'handicaper le destinataire. Les pièces jointes ne peuvent pas dépasser la taille de 10 MB À la réception! Il est à la charge de l'utilisateur de classer ses s dans des dossiers internes au client de messagerie afin d'éviter la perte d'informations, notamment celles concernant l'activité de l'institution.! Lors d'une réponse à un message, citez suffisamment de texte original pour être compris et supprimez tout ce qui est hors propos. Si la réponse est en attente d'éléments supplémentaires ou qui demande réflexion, indiquez-le à l'expéditeur. En cas de messages injurieux ou menaces, évitez de répondre. Un incendiaire pourrait aggraver la situation et avoir de mauvaises conséquences. En cas d'absence, il est préférable d'activer la fonction de réponse automatique pour en informer vos correspondants Aides et méthodes de classement des pour l utilisateur Suite aux résultats du sondage et à leurs analyses dans le rapport de synthèse sur l'utilisation du courrier électronique à la HEP, voici une présentation de quelques méthodes utiles pour améliorer le classement et la recherche d s Méthode «Inbox Zero» et «Trusted trio» Ces 2 méthodes consistent à référencer tous les s entrants en leur appliquant différentes actions afin de réduire de façon efficace le nombre de messages voire à n'avoir aucun message dans la boîte de réception (ou Inbox). En fait, il faut considérer la boîte de réception comme une réelle boîte aux lettres; une fois qu'on a lu son courrier, on ne le remet pas à l'intérieur de celle-ci! C'est exactement la même idée pour l' . Déterminer une action à appliquer pour chaque message afin de laisser sa boîte de réception la moins remplie possible pour mieux définir ses priorités Inbox Zero Développée par l'américain Merlin Mann, auteur, conférencier et créateur du site web 43folders.com consacré à la gestion du temps de travail, cette méthode, présentée lors d'une conférence Google en 2007, préconise, dans un premier temps, à adopter l'habitude de diminuer le nombre de consultations et de relèves de ses s en se limitant à seulement quelques périodes de la journée, par exemple le matin, le midi et le soir. Ensuite, pour chaque message reçu, la méthode consiste à leur adresser une action. La méthode de Merlin Mann en propose cinq qui sont potentiellement applicables à n'importe quel , déterminant, de manière générale, ce qui est possible de faire avec chacun d eux. Lucas Houlmann 39

40 1. Effacer Merlin Mann suggère qu'un est inutile, et donc qu'il faut supprimer, quand à la question :"qu'est-ce que ce message signifie pour moi?" on répond: "rien". Cela comprend évidemment les spams, chaines de lettres et autres messages insignifiants répondant à cette question. 2. Transférer Si vous recevez un message qui ne vous semble pas forcément intéressant, peut-être intéresse-t-il davantage un de vos collègues. Dans ce cas transmettez-le lui 3. Répondre Si vous pouvez répondre à un et que cela prend moins de deux minutes, répondez-y tout de suite puis supprimez-le ou classez-le selon vos besoins. Sinon, placez-le "en attente" 4. Exécuter De la même manière, si vous pouvez exécuter une tâche qui vous est demandée prenant moins de deux minutes (impression d'un document, demande d'envoi d'un document ), faites-la puis supprimez ou classez votre message dans un dossier, selon vos besoins. 5. En attente Si l'exécution d'une demande ou d'une réponse vous prend plus de 2 minutes, placez vos s dans un dossier "À lire, "À répondre" ou tout autre dossier qui vous permettra de le reprendre plus tard Trusted Trio Cette méthode reprend exactement le même principe que celui de l'inbox Zero, elle s'en est d'ailleurs inspirée, à la différence que les actions proposées sont restreintes et simplifiées. Comme son nom le laisse deviner, il y en a trois: 1. Action Les messages que vous classez dans ce dossier représentent les tâches à effectuer, que ce soit des réponses qui prendront plus de quelques minutes ou autre type d action. Chacun de ces messages représente un élément de votre liste de choses à faire. Ce dossier doit être consulté régulièrement et chaque tâche effectuée doit être immédiatement supprimée 2. Archive Le dossier Archive est votre bibliothèque de références pour le long terme. Placez tous les messages qui contiennent des informations que vous pouvez souhaiter retrouver à un moment donné, à moyen ou long terme. Tous les sujets terminés, demandes satisfaites, réponses données, mémos lus, projets menés à terme vont dans ce dossier. En fait tout considéré comme "réglé" mais qui pourrait vous être utile dans un avenir plus ou moins lointain 3. En attente Le dossier En attente est un dossier temporaire qui contient les messages importants auxquels vous aurez besoin d accéder dans les prochains jours. Lucas Houlmann 40

41 Si vous attendez un retour d information importante dans un délai imparti (une livraison après une commande en ligne par exemple), c est dans ce dossier qu il faudra ranger le mail correspondant. Il n'est pas interdit cependant de renommer ou d'ajouter certaines actions, libre à l utilisateur d innover tout en respectant l'idée de départ: vider au maximum sa boîte de réception Fonctions de l'application "Mail" sur Mac pour le classement des s Règles Le logiciel de messagerie Mail permet de personnaliser la gestion des messages reçus en créant des règles. Une règle est une action automatisée qui s'effectue à chaque relève de vos messages, dés lors qu'une condition prédéfinie est vérifiée, l'action se déroule. Les manipulations ci-dessous vous permettent de créer des règles (ou filtres) de manière à trier directement les messages selon les critères définis par l'utilisateur. Une fois l'application Mail ouverte: Cliquez sur le menu Mail >Préférence. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Cliquez sur l'icône Règles : Lucas Houlmann 41

42 La fenêtre qui s'affiche présente la liste des différentes règles déjà configurées dans Mail. Pour créer une nouvelle règle, cliquez sur le bouton Ajouter une règle. Une nouvelle fenêtre apparaît : Les éléments présents dans cette fenêtre permettent de configurer une règle de messages selon vos besoins (il est possible d'ajouter ou de supprimer des conditions et opérations en cliquant sur le "+" ou le "-"), par exemple déplacer vos messages venant d'une certaine personne vers n'importe quel dossier de votre client de messagerie. Lucas Houlmann 42

43 Une fois les champs remplis, cliquez sur OK. La règle qui vient d'être créée apparaît alors dans la liste des règles de messages de Mail: Boîtes aux lettres intelligentes Il est également possible de classer ses s dans des boîtes aux lettres intelligentes. A la différence des règles, les boîtes aux lettres intelligentes ne déplacent et ne copient aucun message. Elles se servent de la fonction de recherche de Mac (appelé "Spotlight"), et affichent les s dans le dossier créé, en fonction des critères de recherche, ce sont en quelque sorte des recherches enregistrées. Il y a deux façons d'en créer: 1. Dans le coin inférieur gauche, cliquer sur l'onglet "+" et sélectionner "Nouvelle boîte aux lettres intelligente" Lucas Houlmann 43

44 Une nouvelle fenêtre apparaît: Tout comme les règles, les éléments de cette fenêtre permettent de personnaliser les configurations pour effectuer la recherche dans les e- mails. Ici, par exemple, nous cherchons à rassembler tous les messages dont le message entier contient "Paul". On obtient alors, en cliquant sur OK, un dossier affichant tous les messages de chaque boîte qui contiennent le mot "Paul": Lucas Houlmann 44

45 2. La 2 ème manière de faire est de directement passer par la recherche: Il est possible alors d'affiner la recherche en sélectionnant les options disponibles et de l'enregistrer pour en faire une boîte aux lettres intelligente. Apparaît alors la fenêtre de configuration avec les options de recherche préconfigurés: En cliquant sur OK, on obtient la boîte aux lettres intelligente demandée: Lucas Houlmann 45

46 4.4. Méthodes de conservations des s Créer une archive avec l application Mail Mail permet de créer une archive d une boîte aux lettres : menu BAL > archiver la boite aux lettres Vous obtenez une «mbox» qui est réimportable au besoin dans "Mail". Menu Fichier> importer. Lucas Houlmann 46

47 Sélectionner le type mbox Lui indiquer le fichier que vous voulez importer Et laisser-faire. Un dossier «Importation» est créé dans Mail avec le ou les messages Cette fonction peut être utile pour la gestion courante des archives au niveau de l utilisateur, pour autant que le format utilisé ne soit pas obsolète lors d une importation, il faut donc garder un œil attentif pour que le dossier soit réutilisable Test d archivage A défaut d'un système complet d'archivage électronique à la HEP comme décrit dans ce travail, et en collaboration avec l'unité informatique de la HEP, un test d'une solution automatique d'archivage des s utilisant les applications Automator et Applescript a été réalisé. Voici le descriptif de base: Faire que les s soient archivés automatiquement dans un dossier sur le serveur en reprenant l'arborescence du client messagerie, en fonction d'une période prédéfinie par l'utilisateur et selon des critères bien précis. Les s doivent pouvoir être facilement retrouvables. Description des étapes: 1. L'utilisateur définit une période sur laquelle il veut appliquer l'archivage (année 2008 par exemple) Lucas Houlmann 47

48 2. Un affichage des données des boîtes (nombre de message, taille etc ) avant archivage (et si possible également faire apparaître le nombre de messages selon la période choisie par l'utilisateur) 3. Copie de tous les mails excepté : "privé" + "Junk mail" + "corbeille" +"draft"+ "ToDos" + "Notes" +" Tâches", de la période prédéfinie, dans une arborescence sur le serveur similaire à celle du client messagerie dans un format pérenne (eml, rtf ) et avec un nom de fichier facilitant la recherche (en faisant apparaître l'expéditeur, le destinataire, l'objet et/ou la date, par exemple: "lucas.houlmann@hepl_test _ eml)". 4. Vérification du bon transfert des mails dans l'arborescence du serveur (optionnel) 5. Suppression des mails dans le gestionnaire (sinon ce n'est pas de l'archivage proprement dit) 6. Rendre le dossier d'archive en lecture seule 7. Affichage des informations des comptes après archivage pour en tirer un inventaire Cependant, après avoir chercher des solutions avec les outils mentionnés, il s'est avéré que la solution plus simple et en adéquation avec les besoins, était d'utiliser un produit annexe. L'application MailSteward a alors été choisie pour réaliser un test pour l'archivage des s Test d archivage avec MailSteward (version gratuite) Ce test a été réalisé avec le compte «[email protected]» qui est une copie du compte «[email protected]». Ceci est test général utilisant la version gratuite pour une conservation et gestion des selon le principe des archive courante. Il ne décrit pas toutes les options disponibles, le but étant de dégager les avantages et inconvénients pour l institution sur l utilisation de cet outil. Il est donc nécessaire d effectuer une approche plus approfondie de l outil pour plus de précisions. La première étape à effectuer est de configurer les options dans «settings» Dans l onglet général, qui permet de trier les éléments à conserver avec les messages, j ai décidé juste d inclure les pièces jointes à l archive des s. Lucas Houlmann 48

49 Il est possible ensuite de sélectionner si l on veut archiver le compte en entier (toutes les boîtes aux lettres) ou uniquement certaines boîtes aux lettres. J ai choisi pour le test d archiver le compte en entier dans l onglet «Account». A noter qu il est possible d effectuer des archivages automatiquement avec les options que l on a définies selon une échéance dans «Scheduling» et de choisir des options de présentation notamment des éléments à indexer dans la base de données dans «Indexing». Ces options destinées à la mise en page et n influençant pas le résultat de l archivage, j ai décidé de ne pas les utiliser. Une fois les options définies et sauvegardées, l archivage peut être effectuer dans Fichier>Archive . Apparaît alors la fenêtre suivante: Lucas Houlmann 49

50 Mon choix se portant d archiver les s antérieurs à l année académique , j ai configuré les dates d archivage en fonction. Ci-dessous, voici la base de données alors obtenue : Il est possible ensuite d obtenir un rapport de statistiques de la base de données (disponible dans les annexes pour ce test) dans le menu Fichier>Database statistics report, ainsi qu un historique de chaque archivage fait avec Mailsteward dans Fichier>Archive History. Lucas Houlmann 50

51 Suite au résultat, voici une liste non exhaustive des avantages et inconvénients remarqués lors de ce test de Mailsteward : Avantages! La sélection des messages à archiver peut être très précise si un classement dans le client de messagerie est préalablement pratiqué! Il nécessite très peu de ressources du service informatique car son utilisation est simple e! Il est possible d importer des fichiers d archive venant d autres clients de messagerie, notamment avec Eudora et Entourage! Il a été développé spécialement pour l environnement Mac Inconvénients Pour aller plus loin : Pubblog.com 707 N Spring St Murfreesboro TN 37130, Tél. : (615) Site internet : John Seward, Président : [email protected]! Le logiciel n existe qu en anglais! Il est également payant (de 24$ à 1100$ suivant la version)! Il n est pas fait pour être un outil d archivage centralisé, pour optimiser son utilisation chaque utilisateur doit pouvoir y accéder! Etant un produit fini, on ne peut pas le modifier, le structurer pour l adapter selon les besoins de l institution! Pour pouvoir appliquer l archivage par boîtes aux lettres, il est nécessaire d avoir au préalable un classement de dossiers dans le client de messagerie Lucas Houlmann 51

52 5. Conclusion La HEP gère actuellement uniquement les archives papiers à travers un plan de classement, un calendrier de conservation et une base de données décrivant ses affaires. Ce travail de maturité devrait aider la HEP à l'amélioration de l'archivage électronique par un système global de type "Records Management", actuellement en phase de réflexion, en intégrant de la meilleure manière le courrier électronique en :! se basant sur la législation, la réglementation et les recommandations de différentes normes en vigueur! faisant une sélection des messages à conserver! identifiant les responsabilités de chaque collaborateur dans le processus d'archivage! harmonisant la gestion quotidienne des utilisateurs à l'aide de lignes directrices À la différence des documents papiers, les documents informatiques sont fragiles. Actuellement, leur conservation sur un support électronique, leur lisibilité, leur intégrité, leur fiabilité sont difficiles à garantir. Devant ces défis, les Archives Cantonales Vaudoises estiment que l'archivage électronique ne présente à ce jour aucune solution définitive et n'ont par conséquent pas développer de moyens techniques pour procéder à ce type d'archivage. De ce fait, les documents électroniques et s, pour pouvoir être intégrés de la même manière que les archives papiers aux archives de l Etat, doivent pour le moment être transférés sur d'autres supports D un point de vue personnel, j ai été surpris de la complexité d un tel sujet, de sa diversité et des problèmes qu il pouvait engendrer. Je ne m attendais pas à faire autant de recherches pour trouver les éléments, notamment au niveau de la législation et des réglementations concernées, qui ne sont à ce jour que très globales et dispersées, ainsi que sur les différentes normes, parfois difficiles à assimiler. J ai découvert alors le monde très précis et ordré (c est le cas de le dire) des archives et du Record Management. N ayant jusque-là aucune expérience et connaissance dans le domaine, j'ai donc dû en apprendre les bases pour pouvoir avancer le plus correctement possible dans mon travail, ce qui fut parfois assez difficile, car l archivage électronique étant un sujet récent et encore expérimental, il fut difficile de trouver des solutions concrètes à apporter pour la HEP. Les éléments présentés dans mon travail, constituent alors une première base à approfondir, afin d établir une politique de gestion et d'archivage des s en perspective d'un système d'archivage électronique complet et utile à l'institution. Par ailleurs, ce travail m a apporté d une façon plus générale, une bonne immersion dans le monde professionnel, grâce notamment aux collaborations que j ai dû effectuer, et un sentiment de responsabilité vis à vis des attentes sous-jacentes au développement d'un tel projet. Lucas Houlmann 52

53 6. Termes et définitions 6.1. Acronymes ACV (Archives cantonales vaudoises) Les Archives cantonales vaudoises (abrégées ACV) sont une institution publique, dépendant de l administration vaudoise. Elles sont à la fois au service de l'administration cantonale dont elles sont le lieu naturel et unique d'accueil des archives, et de la mémoire cantonale dont elles garantissent, en relation avec d'autres institutions cantonales, la conservation des éléments fondamentaux. HEIG-VD Haute Ecole d ingénierie et de Gestion du Canton de Vaud située à Yverdon-les-Bains. ISO (International Organisation for Standardization) Organisation internationale de standardisation regroupant les organismes similaires de 89 nations. L'ISO se charge des standards qui régissent l'internet actuellement. (Dictionnaire de l informatique et d internet, UEFA Union of European Football Associations ou L Union des Associations Européennes de Football située en Suisse. UNIL Université de Lausanne 6.2. Glossaire des archives Archivage Ensemble des méthodes, processus et outils mis en œuvre pour gérer la conservation et l utilisation des documents et informations d archives à court, moyen et long termes. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Archivage électronique L archivage électronique permet, au-delà d un enregistrement simple de l information (i.e. stockage), de structurer, classer et pérenniser les données informatiques en vue de pouvoir les rechercher et les relire. L archivage électronique suppose un accès moins fréquent à ces informations, mais doit permettre à un utilisateur d y accéder directement, même si cette opération nécessite une procédure plus longue que dans le cas de l accès aux informations de production. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Archives Ensemble des informations, quels que soient leur date, leur nature ou leur support, organiquement [et automatiquement] réunies par une personne physique ou morale, publique ou privée, pour les besoins mêmes de son existence et l'exercice de ses fonctions, conservées d'abord pour leur valeur primaire, c'est-à-dire administrative, légale, financière ou probatoire, conservées ensuite pour leur valeur secondaire, c'est-àdire de témoignages ou, plus simplement d'information générale. Lucas Houlmann 53

54 Employé avec une initiale majuscule, ce terme désigne également l'institution responsable de la prise en charge, du traitement, de la conservation et de la communication des archives. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Archivistique Discipline régissant la gestion de l'information organique (archives). Elle peut prendre trois formes : Une forme uniquement administrative (records management), dont la principale préoccupation est la prise en compte de la valeur primaire du document Une forme traditionnelle, qui met l'accent uniquement sur la valeur secondaire du document Une forme nouvelle, intégrée et globale, qui se donne pour objectif de s'occuper à la fois de la valeur primaire et de la valeur secondaire du document. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Calendrier de conservation Le calendrier de conservation est un instrument de gestion entièrement intégré au processus administratif en ce sens qu il fait partie des opérations de gestion de l organisme concerné qui regroupe les règles de conservation dont se dote une institution pour rationaliser la conservation de ses archives. Il permet de diffuser les règles de conservation, de les appliquer, de les faire approuver et d en assurer le contrôle, le suivi, le maintien et la tenue à jour. (COUTURE, Carol et al. Les fonctions de l archivistique contemporaine. Sainte-Foy : Presses de l Université du Québec, 1999, p. 117) Classement Opération intellectuelle consistant à ordonner des documents, dossiers, etc. en fonction de critères prédéterminés (plan de classement, ordre chronologique, ordre alphabétique, etc.). A ne pas confondre avec le rangement, opération purement matérielle. S'agissant d'un dossier, on parle de «classement interne» (des documents à l'intérieur de celui-ci) et de «classement externe» (des dossiers les uns par rapport aux autres). (Archives cantonales vaudoises, 2007) Classification Distribution en classes, par divisions et subdivisions, d'une idée, d'un concept, pour expliquer les relations hiérarchiques existant entre elles et les ordonner à l'aide d'une notation. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Conservation Actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle des documents authentiques. (Norme ISO :2001) Conversion Action de transférer des documents d'un support à un autre, ou d'un format à un autre. Voir Migration. (Norme ISO :2001) Cycle de vie Tout document d'archives passe par une ou plusieurs périodes caractérisées par la Lucas Houlmann 54

55 fréquence de son utilisation et par le type d'utilisation qui en est faite. On parle alors du cycle de vie du document. Ce cycle de vie fait partie des fondements sur lesquels repose, en tant que discipline, l'archivistique contemporaine. L'archiviste répartit ainsi la vie du document d'archives en trois périodes : l'activité, la semi-activité et l'inactivité. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Délai de protection Période légale ou réglementaire au terme de laquelle un document d archives devient librement communicable au public. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Délai d'utilité administrative ou juridique Délai pendant lequel un document doit être conservé par l'organisme producteur pour les besoins de son activité ou pour des motifs de sécurité juridique. On dit aussi «délai de conservation». (Archives cantonales vaudoises, 2007) Document Ensemble constitué par un support et par l'information qu'il porte, utilisable à des fins de consultation ou comme preuve. Ce terme, souvent employé dans un sens très général et imprécis, peut aussi désigner l'unité archivistique de base (voir pièce). (Archives cantonales vaudoises, 2007) Document électronique Regroupement d informations ou de données stockées sur support électronique (par exemple, disque optique numérique, ruban magnétique, disquette, etc.). (Université de Montréal, Terminologie archivistique de base, 1999) Enregistrement Action de donner un identifiant unique à un document au moment de son archivage. (Norme ISO :2001) Gestion des documents (voir aussi Records management) Champ de l organisation et de la gestion en charge d un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l information liées à la forme des documents. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Métadonnées Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps. Les métadonnées donnent des renseignements sur le déroulement des affaires dans lesquelles les documents sont apparus. Ils livrent ainsi les renseignements supplémentaires importants et soutiennent l administration et la recherche des documents. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Migration Action de transférer des documents d'un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité. Voir Conversion. Lucas Houlmann 55

56 (Norme ISO :2001) Original Un document original est un document émanant directement de son auteur. Il est à l origine et la source première des reproductions ou des copies qui peuvent en être faites et auxquelles il s oppose par son caractère de source et de document unique. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Papier de corbeille Document sans valeur administrative, juridique ou historique et qui peut être éliminé par les services ou offices de l'administration sans autorisation préalable des Archives, soit en exception à la règle. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Pièce Elle désigne à la fois une unité physique et une unité intellectuelle. Dans le premier cas, elle est la plus petite unité archivistique indivisible; elle peut être constituée d'un ou plusieurs feuillets, d'un cahier ou d'un volume. Souvent synonyme de «document». Dans le second cas, elle correspond au niveau de description le plus bas et la plus petite unité intellectuelle pouvant être décrite à l intérieur du fonds. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Plan de classement Plan permettant de classer, conserver et retrouver des documents, dossiers, etc., généralement identifiés par une cote. (Archives cantonales vaudoises, 2007) Préservation Fonction archivistique par laquelle est planifié l ensemble des actions et des interventions en matière de conservation, de prévention et de restauration, et ce, en vue de protéger le patrimoine documentaire des altérations. (Université de Montréal, Terminologie archivistique de base, 1999) Records management Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents. Voir sous Gestion des dossiers. (Norme ISO :2001) Responsabilité Principe selon lequel les personnes physiques et morales, ainsi que la collectivité, sont responsables de leurs actions et peuvent être tenues d'en rendre compte. (Norme ISO :2001) Sort final Destination diversifiée des documents correspondant à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents, telles qu'elles sont explicitées dans la charte d'archivage ou tout autre outil de référence. (Norme ISO :2001) Lucas Houlmann 56

57 Support Elément matériel sur lequel l'information est consignée (parchemin, papier, microfilm, bande magnétique, etc.). (Archives cantonales vaudoises, 2007) Système d'archivage Système d'information qui intègre les documents, les organise, les gère et les rend accessibles à terme. (Norme ISO :2001) Système d archivage électronique Les systèmes d archivage électronique (abrégé SAE) ou plate forme d archivage électronique (PAE) conserve et gère sur support numérique des archives intermédiaires ou définitives, son rôle est d une part d assurer l archivage des documents probants de l organisme, d autre part, de garantir la sûreté, la sécurité, l intégrité, la pérennité, la traçabilité des données et enfin de permettre l identification, la localisation, la recherche, la destruction, la communication, la consultation, la diffusion, la mise en valeur des documents et leur transfert éventuel d un système d archivage intermédiaire vers un système définitif. (MICAELLI, Eric, ) Système de gestion électronique des documents Les systèmes de gestion électronique des documents (abrégé GED) conserve et gère sur supports numériques les archives courantes d un organisme afin d en assurer la création, la révision, la validation, la diffusion, la recherche, la communication, la consultation, le transfert des documents probants vers un SAE. La succession de tâches est organisée au travers d un flux de travail séquentiel et collaboratif ou «workflow». (MICAELLI, Eric, ) Système de gestion des archives papiers Les progiciels de gestion des archives papiers (abrégé PGA) ont le rôle d assurer la description et la gestion des fonds d archives «papiers» courants, intermédiaires ou définitifs. Plus précisément l identification, la localisation, la recherche, la destruction, la consultation, la diffusion et la mise en valeur des documents. (MICAELLI, Eric, ) Traçabilité Fait de créer, d'enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l'utilisation des documents. (Norme ISO :2001) 6.3. Glossaire informatique Chat (prononcé tchatte) Une discussion en ligne en temps réel, appelé aussi IRC (Internet Relay Chat, littéralement, Relais Internet du bavardage. Protocole conçu pour dialoguer à plusieurs sur des serveurs spécifiques en temps réel. Inventé en 1988 par le finlandais Jarkko Oikarinen). (Dictionnaire de l informatique et d internet, DTD (Anglais : Document Technical Description) Structures types de documents qui décrivent les éléments composant les textes et les règles qui les régissent, html est une déclinaison de la norme SGML avec une DTD Lucas Houlmann 57

58 simplissime. (Dictionnaire de l informatique et d internet, (Français : message électronique, courriel, Mél) L est le courrier électronique sur Internet. Un message électronique peut ainsi parvenir n'importe où dans le monde en quelques secondes ou minutes. De plus, le destinataire n'est pas obligé d'être présent pour recevoir le message car les messages sont stockés chez son fournisseur d'accès internet. (Dictionnaire de l informatique et d internet, EML Format de message électronique propriétaire de Microsoft, utilisé par Outlook Express. Format Un arrangement pré-déterminé des données qui structure l'enregistrement de l'information sur une mémoire externe. (Dictionnaire de l informatique et d internet, Formats ouverts Tout protocole de communication, d interconnexion ou d échange et tout format de données interopérables dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d accès ni de mise en œuvre. Par opposition aux formats propriétaires, appelés aussi formats fermés. Formats pour le texte TXT Extension des fichiers au format texte. Ces fichiers ne disposent d'aucune mise en page. RTF (Anglais : Rich Text Format) Format d'enregistrement de fichier élaboré par Microsoft pour faciliter les échanges de fichiers entre diverses applications et environnements. Contrairement au format texte seul (universel), le RTF conserve les enrichissements typographiques (gras, italiques...) des fichiers ainsi enregistrés. (Dictionnaire de l informatique et d internet, Formats pour l image TIFF (Anglais : Tagged Image File Format) Format de fichiers d'image fréquemment utilisé par les logiciels de dessin et de retouche. GIF (Anglais : Graphics Interchange Format) Format de fichiers d'image le plus répandu sur le Web et inventé par Compuserve. Les fichiers au format GIF sont fortement compressés (méthode LWZ) tout en gardant une qualité très correcte. Le nombre maximal de couleurs contenu dans une image au format GIF est de 256. JPEG (Anglais : Joint Photographic Experts Group) Un standard développé par les experts de l'iso et de l'uit-t pour la compression des images qui contiennent plusieurs millions de couleurs. La compression de l'image se fait au détriment de sa qualité. Lucas Houlmann 58

59 PNG (Anglais : Portable Network Graphic) Format d'image libre de droits. Un candidat au successeur du format GIF. (Dictionnaire de l informatique et d internet, Formats pour l audio MP3 (Anglais : Motion Picture Experts Group, Audio Layer 3) Format de compression de données audio né en 1992 reposant sur des bases psycho acoustiques comme le Mini-Disc et stockant le son avec un ratio de compression de 1 à 10 sans perte audible de qualité sonore. (Dictionnaire de l informatique et d internet, Formats pour la vidéo MPEG (Anglais : Moving Pictures and associated audio information coding Experts Group) Norme de compression, utilisée pour la vidéo sur ordinateur. MPEG-3 est un abus de langage de MPEG-1 couche 3 : fichier ne contenant que le son (MP3). (Dictionnaire de l informatique et d internet, Fournisseur d accès (Anglais : acces provider) Organisme offrant à des clients d'accéder à l'internet, ou, plus généralement, à tout réseau de communication. Note : Le fournisseur d'accès peut aussi offrir des services en ligne. (Dictionnaire de l informatique et d internet, HTML (Anglais : HyperText Mark-up Language) Langage de description des pages Web dérivé du SGML. Il est composé d'une suite de signes ASCII, dans laquelle sont inclues les commandes spéciales concernant le formatage des pages, la police de caractères et les multimédias. (Dictionnaire de l informatique et d internet, Internet Réseau mondial associant des ressources de télécommunication et des ordinateurs serveurs et clients, destiné à l'échange de messages électroniques, d'informations multimédias et de fichiers. Il fonctionne en utilisant un protocole commun qui permet l'acheminement de proche en proche de messages découpés en paquets indépendants. (Dictionnaire de l informatique et d internet, Messagerie électronique Mécanisme géré par ordinateur fournissant aux utilisateurs habilités les fonctions de saisie, de distribution et de consultation différée de messages mulimédia. (Dictionnaire de l informatique et d internet, MIME (Anglais : Multipurpose Internet Mail Extensions) Format conçu pour transférer par des données codées qui ne sont pas du texte (images, programmes, etc.). (Dictionnaire de l informatique et d internet, ODF (Anglais : Open Document Format) ODF (désignation courante de OASIS Open Docment Format for Office Applications) est un format ouvert de données pour les applications bureautiques concernant notamment le traitement de texte (odt), les tableurs graphiques (ods), les présentations (odp), les diagrammes (odc), les dessins (odg), les formules (odf) et les images (odi) Lucas Houlmann 59

60 PDF (Portable Document Format) Format de fichier créé par Adobe permettant de visualises et d'imprimer un fichier sur n'importe quelle plateforme via l'outil Acrobat Reader. (Dictionnaire de l informatique et d internet, PDF/A (Anglais : Portable Document Format for Archiving) Format de fichiers informatiques créé par Adobe Systems basé sur le format PDF. Normalisé par la norme ISO 19005, ce format de fichiers des documents électroniques assure la conservation à long terme des fichiers archivés sous ce format. SMTP (Anglais : Simple Mail Transfer Protocol) Dans un réseau TCP/IP, ce protocole gère l'envoi de mails entre différents serveurs. Il est également utilisé pour l'envoi de mails à partir des ordinateurs clients. C'est pour cette raison que vous devez spécifier un serveur POP et un serveur SMTP dans la configuration de votre logiciel de mails. (Dictionnaire de l informatique et d internet, Spam (Français : Pourriel) Courrier non sollicité envoyé à un très grand nombre de personnes sans leur accord préalable. Le SPAM tient son nom d'une marque de pâté de mauvaise qualité qui était vendu aux USA. (Dictionnaire de l informatique et d internet, XML (extensible Markup Language) Meta-langage extensible dérivé de SGML permettant de structurer des données. (Dictionnaire de l informatique et d internet, Lucas Houlmann 60

61 Bibliographie Livres et documents Deplanque, L. et al. Vous avez un message... Administration publique et courrier électronique Guide de bonnes pratiques. Namur: Markess International, Prochains enjeux de l'archivage de courriers électroniques référentiel de pratiques. Paris: Montana, J. Obstacles juridiques à la destruction de messages électroniques. ARMA International Education Foundation, Shipley, D., et Schwalbe, W. Envoyer : Règles à observer et pièges à éviter pour faire bon usage du mail. Paerson. New York: Soyez, S. Directives pour la gestion et l'archivage numérique des s. Bruxelles: Archives générales du Royaume, Lois et réglementations Loi sur l'information (LInfo) du 24 septembre 2002 Loi sur la protection des données personnelles (LPrD) du 11 septembre 2007 Règlement pour les Archives Cantonales Vaudoises (RACV) du 6 octobre 1989 Règlement interdisant la destruction de documents (RED) du 13 août 2001 Directive sur l'utilisation d'internet, de la messagerie électronique, de la téléphonie et du poste de travail issu en application de la loi sur le personnel de l'etat de Vaud du 12 novembre 2001 (Directive LPers) Directives et règle à usage interne de l'etat sur les archives du 13 août 2001, version du 27 septembre 2006 Avant projet de la loi sur l'archivage (LArch), version 12 du 5 octobre 2009 Articles et documents en ligne Cines, L archivage pérenne des documents numériques. Montpelier : Périat, N. Politique de gestion du courrier électronique : des mesures à prendre ; Cursus vol. 3 no 1. Québec : 1997, Lucas Houlmann 61

62 Berdot, V. Archivage d s : un besoin informatique ou réglementaire? 01 Informatique no 1756, 2004, Du Busquiel, Ph. Archivage des s : une priorité. Datanews, 2009, Rietsch, J-M. Archivage ou gestion des s? Solution Logiciel no 006, 2009, Chen, P. Do you know what is in your employee s Inbox? InfoManagement Direct, 2005, do-you-know-whats-in-your-employees-inbox&catid=22&itemid= S.Hambridge. RFC 1855-Nétiquette. 1995, (Traduction française: Règles de bon usage de la messagerie. 2008, Know the Difference - Backup vs. Archive. 2008, ARMS. Gestion du courrier électronique en tant que Records. 2006, ecs.html Chisogne, C. Nétiquette: pourquoi, comment? Gouvernnec, Y. De l'usage du courrier électronique dans les relations professionnelles et interpersonnelles. 2010, Langevin, E. Du bon usage du courrier électronique. 2003, Proulx, S. Inbox zéro: pour combattre la courriellite!. 2009, L'ensemble du site internet: Vidéo Mann, M. Inbox Zero Lucas Houlmann 62

63 Annexes Annexes 63

64 Annexes Table des annexes I. Comparaison entre un système d'archivage électronique (SAE) et un système de gestion électronique des documents (GED) II. Concepts à intégrer dans un système d'archivage électronique (SAE) III. Le modèle OAIS IV. Responsabilité et plans d'actions à court terme vue d'améliorer la gestion des s tout au long de leur cycle de vie V. Extraits: Directives et règles à usage interne de L'Etat (DRUIDE)...75 VI. Rapport des statistiques du test d archivage avec MailSteward VII. Résultats du questionnaire sur l'utilisation du courrier électronique à la HEP

65 Annexes I. Comparaison entre un système d'archivage électronique (SAE) et un système de gestion électronique des documents (GED) Système d'archivage électronique SAE Empêche la modification de documents Empêche la destruction (soumise à validation) Contrôle obligatoire des délais de conservation Structure de classement obligatoire Destiné à la constitution d'un fond sécurisé (preuve) Système de gestion électronique de documents GED Autorise la modification des documents électronique Permet la destruction des documents par leurs auteurs Contrôle des délais de conservation possible Possibilité d'élaborer une structure de classement Dédié à la gestion quotidienne des documents 65

66 Annexes II. Concepts à intégrer dans un système d'archivage électronique (SAE) 13 Transversalité Le SAE doit être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l'entreprise. Pour ce faire, une SAE doit proposer des mécanismes de versement simples et ouverts (sas d'import, Web Service, SOA - architecture orientée services...). Description d'un versement électronique Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de métadonnées qui décrivent le document versé. La norme ISO 15836:2003 (Dublin Core) peut être utilisée pour structur er les métadonnées minimales quel que soit le type de document versé dans le SAE. Certaines normes comme la DoD ou le MoReq précisent les métadonnées obligatoires et facultatives à verser pour être en conformité avec ces recommandations ou spécifications. Création d'un "Record" De manière à suivre le cycle de vie du document versé et la traçabilité des opérations réalisées sur ce document, un enregistrement unique doit être créé dans le SAE au moment du versement. Cet enregistrement unique est appelé "Record". La traçabilité et les opérations liées à cet enregistrement correspondent à un processus de record management. Plan de classement d'entreprise Le plan de classement permet d'organiser les documents dans le SAE. Dans certaines recommandations orientées Record Management comme le MOREQ, le plan de classement est un élément obligatoire et indispensable. Pour d'autres spécifications ou normes SAE comme par exemple la norme Française NF Z , ce plan de classement est facultatif. Il est alors jugé plus important d'assurer l'intégrité, la sécurité et la pérennité des documents plutôt que leur représentation dans un plan de classement. Dans tous les cas, les documents versés dans un SAE peuvent s'intégrer dans un plan de classement d'une manière automatique. Ce plan de classement permet de structurer le contenu versé sans intervention d'une personne. Un mécanisme de classement peut être automatisé sur des règles définies sur les métadonnées versées. Coffre-fort numérique Dans le cadre de la mise en place d un SAE qui doit être en mesure d apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n ont pas été modifiés dans le temps, il est nécessaire de mettre en place un mécanisme de scellement des documents et un Coffre-fort numérique. Afin d'assurer l'intégrité d'un document confié au coffre-fort, une empreinte du document doit être prise au moment du stockage du fichier. Cette empreinte correspond à une suite de caractères déduite du document (fonction de hachage) qui identifie sans ambiguïté le document. L'empreinte ne permet pas de reconstruire le document mais elle doit pouvoir être conservée dans le coffre-fort avec le document archivé. Si 13 Source: 66

67 Annexes nécessaire, un nouveau calcul d'empreinte doit pouvoir être réalisé sur le document archivé initialement afin de démontrer que l'empreinte archivée correspond à l'empreinte recalculée prouvant ainsi l'intégrité du document conservé. Pour assurer une sécurité complémentaire, l'empreinte calculée au moment de l'archivage du document dans le coffre-fort électronique, pourra être présentée à un tiers horodateur. Ce tiers de confiance générera un jeton d'horodatage à partir de l'empreinte confiée. Ce jeton sera conservé dans le coffre-fort avec le document et son empreinte. En cas de doute sur l'empreinte présente dans le coffre-fort, le jeton du tiers horodateur pourra constituer la preuve de l'intégrité de l'empreinte et donc du document associé. Le stockage des documents, des empreintes et des jetons d'horodatage pourra se faire sur des supports WORM au sein du coffre-fort numérique afin d'assurer une intégrité complémentaire des données archivées. Cycle de vie du document Un document versé possède un délai de conservation légale et un délai de conservation administratif. Durant sa vie, le document ne pourra jamais être modifié dans le SAE mais des attributs complémentaires pourront lui être associés. De même, la localisation physique du document (fichier) pourra être amenée à changer dans le temps. Dans tous les cas, le record qui permet d'identifier le document devra comporter toutes les traces associées à toutes les opérations survenues durant la vie du document dans le SAE. 67

68 Annexes III. Le modèle OAIS 14 Le concept général d un système d archivage électronique est défini par l OAIS. L OAIS est un modèle conceptuel pour l archivage de documents numériques. Il constitue une référence qui décrit dans les grandes lignes les fonctions, les responsabilités et l'organisation d'un système qui voudrait préserver des données numériques, sur le long terme. L OAIS a été défini au départ dans le domaine aérospatial, par le Consultative Committe of SpaceData System (CCSDS) qui est l organisme de normalisation de ce domaine. Aujourd hui il est très largement adopté au-delà de cette communauté et il a été reçu comme norme par l ISO sous le numéro Différence entre l OAIS et les initiatives OAI (notamment celle de Google) : - Le terme «Open»de OAIS signifie simplement que le modèle, c est-à-dire le contenu du document de référence, n est pas sous «copyright»et qu il est donc librement diffusable et utilisable du point de vue des droits d auteurs - L OAI désigne tous les projets et les réalisations en faveur de l Open Access Initiative, c est à dire de l accès libre à l information «académique» sur Internet. Les acteurs de l archivage Le modèle OAIS identifie quatre rôles principaux dans un système d archivage: - Les administrateurs qui gère le fonctionnement et la pérennité du système et 14 Tiré du document: "Système d'archivage électronique (SAE) des exigences et des spécifications qui tiennent compte d'un environnement [GED SAE(PAE) PGA]", 68

69 Annexes les opérateurs dit «l Archive» qui gèrent les entrées (SIP), l accès (DIP) et la gestion des objets archivés dans le système (AIP). -Le «management» assure la fonction de décideur politique. Pour le management, le système d archivage s insère dans un plan stratégique global dont il n est qu un élément parmi d autres. C est évidemment au management qu il revient de soutenir le dispositif, politiquement, financièrement, et sur le très long terme. - Les «producteurs»sont les personnes physiques ou morales qui fournissent les objets à archiver. Les objets numériques sur lesquels travaillent les producteurs avant archivage sont les SIP (submission information package). Une fois archivés, ils deviennent les AIP (archival information package) objets de gestion interne de l Archive. - Les «utilisateurs», quant à eux, sont les personnes physiques ou morales qui ont accès aux objets archivés. Les objets numériques mis à la disposition de utilisateurs sont les DIP (dissémination information package). Deux types d utilisateurs doivent être identifiés avec des droits d accès différents : Les utilisateurs en interne faisant partie de l entreprise-organisme avec différents niveaux d accessibilité et les utilisateurs externes (grands publics) avec des droits d accès conforme à la réglementation sur la communicabilité des archives. Les fonctions de l archivage La fonction «entrées» reçoit, contrôle et valide les objets à archiver après la fin de la durée d utilité courante. Les objets eux-mêmes sont transmis à l entité «stockage», tandis que les informations nécessaires à leur description et à leur gestion dans le temps (durée de conservation légale) sont transmises à l entité «base de gestion des données». La fonction «stockage» assure la conservation physique des objets archivés. Conformément aux règles établies par l entité «administration -opérateurs», elle prend en charge la réalisation des copies multiples et le renouvellement des supports anciens. La fonction «base de gestion des données» prend en charge la tenue à jour de toutes les informations internes -base de données -nécessaires au système d archivage. Elle fournit aux autres entités du système les informations descriptives des objets archivés (notamment à l entité «accès») et toutes les informations de gestion techniques et archivistiques nécessaires (métadonnées). La fonction «administration» Les administrateurs assurent la coordination générale du système. Ils en établissent les règles internes. Ils veillent à la qualité globale du système et à son amélioration. Ils rendent compte au management. Les opérateurs (l Archive) sont suborbonnées aux administrateurs, ils assurent la gestion des documents et de leurs métadonnées. La fonction «planification de la pérennisation» gérée par les administrateurs, elle est la cellule de veille et de planification du système. Elle «écoute» l environnement extérieur et émet des recommandations en vue de procéder aux évolutions nécessaires, notamment aux évolutions technologiques. Elle prépare et planifie ces évolutions. Elle est également responsable du suivi des changements qui peuvent s opérer dans la «communauté d utilisateurs» cible en vue de garantir 69

70 Annexes que le service d accès reste conforme aux attentes nouvelles des utilisateurs. La fonction «accès» gérée par les opérateurs en fonction des règles définies par les administrateurs, elle constitue l interface directe avec les utilisateurs (fonctions de contrôle d accès, de mise à disposition des inventaires, de pertinence du moteur de recherche, d orientation des utilisateurs) Les migrations numériques La préservation sur le très long terme d un objet numérique ne peut se garantir que grâce à une succession d opérations de migration. Ces migrationspeuvent s opérer à plusieurs niveaux. Elles peuvent être de simples recopies, ou bien des opérations plus complexes de reformatage. Le modèle OAIS distingue quatre types de migrations numériques: Le rafraîchissement: copie de l information, dans laquelle un support généralement ancien est remplacé par un support identique et neuf. La duplication: recopie des objets archivés vers un nouveau type de support, sans changement de l organisation logique du stockage. Un exemple typique de duplication est le transfert des objets archivés vers des supports non identiques en terme de capacité. Le ré-empaquetage: recopie des objets archivés vers un nouveau type de support, nécessitant une nouvelle organisation logique du stockage. Typiquement, il peut s agir d une recopie d objets archivés sur des supports disques on-line, vers des supports bandes off-line. La transformation: il ne s agit plus d une copie, mais d une réelle modification du contenu de l information, portant notamment sur sa forme. La transformation peut ou non être réversible. Un exemple de transformation pourrait être la conversion d un document au format Word de Microsoft Office vers le format PDF 70

71 Annexes IV. Responsabilité et plans d'actions à court terme vue d'améliorer la gestion des s tout au long de leur cycle de vie. 15 Niveau de décision Niveau direction Personnes chargées de l'application des décisions Les responsables de l'institution (présidents, directeurs, chefs de département, de service, ) en accord avec les responsables de l'archivage seront chargés de: Plans d'actions / Responsabilités! Mettre en place une gestion formelle de l'archivage au sein de l'institution en ce compris la mise en œuvre d'une stratégie de conservation électronique pour le long terme ainsi que la fixation de la répartition des compétences et des responsabilités! Définir les moyens pour la conception et l'implémentation d'une politique de gestion optimale de l'archivage Pour ce faire, les responsables de l'institution doivent:! Définir une politique globale concernant l'utilisation des s! Développer des procédures avec tous les services (qui est responsable de quoi)! Élaborer des guidelines précises sur la gestion et la conservation des s dans le respect des directives générales (notamment celles des Archives de l'état et des règles internationales en vigueur)! Tendre à une standardisation des s officiels (de la même manière que pour la correspondance papier)! Informer l'ensemble des utilisateurs des procédures / de la standardisation en place! Évaluer de manière constante la bonne application des directives 15 Tiré des "Directives pour la gestion et l'archivage numérique des s", cf. bibliographie 71

72 Annexes Niveau de décision Niveau spécialiste en gestion de l information Personnes chargées de l application des décisions Responsables de l archivage dans l institution (archivistes, documentalistes, records manager) en accord avec les responsables de l institution et après analyse de l existant seront chargés de : Plans d actions / Responsabilités De manière générale :! Réaliser un plan de classement global des documents/des archives conduisant le cas échéant à la mise en place d un classement numérique structuré et global des dossiers (directories)! Limiter les modifications de la structure des dossiers dans le classement numérique! Surveiller la qualité de la structure des dossiers dans le classement numérique! Coordonner l enregistrement de l ensemble des métadonnées! Sélectionner les dossiers à valeur archivistique (mise à jour du tableau de tri des archives) Plus spécialement pour les s :! Analyser de la situation actuelle (priorité à la conservation des s ; avoir les compétences /connaissances requises ; tout le monde doit être/se sentir concerné)! Mettre sur pied les critères de sélection [record ou pas] en veillant à : l authenticité des e- mails, la sélection des métadonnées utiles, la définition du classement et la formulation des directives de gestion! Mettre en place des procédures : qui prend la décision de conserver un ; décrire la manière de classer et de formation des dossiers ; règlementer l accès aux s sauvegardés ; faire en sorte que les s soient sauvegardés dans une format adapté pour une conservation sur le long terme ; faire en sorte que les directives de gestion évoluent dès qu il y a des changements structurels dans l institution 72

73 Annexes Niveau de décision Niveau spécialiste informatique Personnes chargées de l application des décisions Responsables informatiques en accord avec les responsables de l archivage au sein de l institution, sont chargés de/du: Plans d actions / Responsabilités Plus spécialement pour les s :! Normaliser les s au sein de l institution (comme pour la correspondance papier)! Enregistrer les s dans un système de sauvegarde central (et donc pas au niveau des ordinateurs individuels)! Enregistrer les métadonnées (techniques et d intégrité) le plus possible de manière automatique afin d éviter une surcharge de travail pour les utilisateurs! Faire en sorte que pour chaque sauvegardé un fichier des «logs» de sauvegarde soit ajouté par le système d archivage! Traitement spécifique des documents insérés en pièces jointes! Convertir les s aux formats d archivage adaptés (formats ouverts et structurés en évitant les formats par défaut des logiciels de messagerie électronique)! Mettre en place la sécurité au niveau du serveur (peut-être géré par un administrateur de domaine et de serveur mail)! Apporter un soutien technique lors du transfert des s vers le dépôt d archivage électronique Possibilités d implémentation :! Les s peuvent être sauvegardés via un système d archivage électronique (SAE) ou un système de gestion électronique de document (GED) MAIS une attention particulière doit être portée quant à la sauvegarde sur le long terme (cf. tableau en annexe sur les avantages et les inconvénients des deux systèmes)! Le logiciel de messagerie électronique doit être adapté dans un souci d archivage pour permettre de rassembler les métadonnées et de communiquer vers un service centralisé! Le système d enregistrement centralisé peut être un système d archivage ou une base de données ou une combinaison des deux ; quelque soit la méthode adoptée, le système doit permettre de rechercher, de trouver et d ouvrir les s enregistrés ; à ce titre, il est primordial que le service concerné soit responsable de l installation, de l entretien, de la formation et du support technique (helpdesk) du système mis en place 73

74 Annexes Niveau de décision Niveau utilisateur Personnes chargées de l application des décisions Utilisateurs de messagerie électronique sont responsables de : Plans d actions / Responsabilités De manière générale:! Créer les s conformément aux recommandations en vigueur pour un archivage optimal! Enregistrer les métadonnées contextuelles des s! Classer et alimenter le classement numérique à savoir notamment l archivage (par exportation) des s et de leurs pièces jointes qui ont une valeur administrative ou archivistique 1) Adressage des s (informations contextuelles cruciales)! Définir un objet à chaque message! Utiliser avec parcimonie les options de message (notamment celle des messages urgents)! Utiliser le répertoire de contacts pour sélectionner une adresse électronique (toute l information de la personne de contact sera ainsi reprise et pas uniquement son adresse e- mail, évite les fautes dans les noms)! Être prudent dans l utilisation de listes de distribution 2) Rédaction des s! Composer des messages en texte simple ou en HTML en sachant que plus la mise en page d un sera complexe plus il sera difficile de le conserver sur le long terme (ne pas utiliser RTF d Outlook par exemple car c est un format spécifique)! Ne pas utiliser des champs remplis de manière automatique (comme pour la date et l heure)! Envoyer les pièces jointes dans un format adapté! Rédiger les réponses aux s au-dessus de l reçu et pas entre ni après! Utiliser de préférence une signature-type (celle possible par toute messagerie électronique) : mais attention, il ne s agit en aucun cas d une signature électronique 3) Gestion des s entrant et sortant! Veuillez à la bonne gestion de la boîte entrante (Inbox) : ne pas conserver inutilement des e- mails non pertinents! Conserver/classer temporairement les s dans des répertoires de la messagerie en attendant la mise sur pied d un système plus élaboré : ces répertoires seront idéalement élaborés de manière globale (par service, département et/ou direction) et non individuelle! Ne pas coller le contenu d un dans un autre fichier (un traitement de texte par exemple) 74

75 Annexes V. Extraits: Directives et règles à usage interne de L'Etat (DRUIDE) Archive 03 75

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77 Annexes Archive 04 77

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79 Annexes Archive 08 79

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85 Annexes VI. Rapport des statistiques du test d archivage avec MailSteward 85

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87 Annexes VII. Résultats du questionnaire sur l'utilisation du courrier électronique à la HEP 87

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