IVIGAVEOS. Manuel utilisateur. Edition au Format PDF et Envoi par Mail. (Version 01.0)

Transcription

1 IVIGAVEOS Edition au Format PDF et Envoi par Mail Manuel utilisateur (Version 01.0) IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail

2 Service Formation. Tous droits réservés. Le contenu de ce manuel est fourni à titre informatif uniquement. Toute modification de ce contenu peut se faire sans avertissement préalable et ne représente aucun engagement de la part d IGA. Les noms de personnes, de sociétés ou de produits utilisés dans la présente documentation sont uniquement utilisés à des fins de démonstration et ne se réfèrent en aucun cas volontairement à un organisme réel. Aucune partie du présent document ne peut être reproduite, transmise ou transcrite sous quelque forme que ce soit ou par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, notamment par photocopie ou enregistrement, sans l autorisation écrite d IGA. Convention de lecture Ce document doit présenter des aides concernant la navigation et l'organisation. Pour ce faire veillez à utiliser les signets si le document est au format.pdf (cliquer sur signets à gauche du document) ou l explorateur de document s il est dans un format Word (cliquer sur affichage/explorateur de document ). Cela permet aux utilisateurs de se déplacer facilement dans le document et de leur éviter d'avoir à le lire dans sa totalité pour trouver ce qu'ils recherchent. 2 IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail

3 Envoi d'une facture au format PDF par mail. Table des Matières : 1. Envoi d'une facture au format PDF par mail Impression d'une facture au format PDF Paramétrage de l'impression PDF... 9 Par type de clients... 9 Pour un client IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail 3

4 Envoi d'une facture au format PDF par mail. 1. Envoi d'une facture au format PDF par mail. Vous pouvez dorénavant obtenir toutes vos impressions au format PDF pour l'envoi par mail sur les postes équipés de PDF Creator. Ces impressions concernent les bulletins d'inscription, les bons d'échange, les relevés clients et fournisseurs, et toutes les éditions des statistiques en prévisualisation. Pour avoir accès à l'impression de vos pièces au format PDF, un paramétrage est à effectuer au préalable. Après la création ou la reprise de votre facture, cliquez sur le bouton Imprimer, pour que l'écran suivant s'ouvre. Cochez l'option Impression PDF et cliquez sur le bouton Valider. 4 IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail

5 Envoi d'une facture au format PDF par mail. La fenêtre "PDF Creator" s'ouvre. En fonction de la version de votre application, cliquez sur le bouton Courriel ou le bouton pour envoyer directement votre facture au format PDF. Enregistrez votre facture dans le répertoire C:\temp_pdf. Après l'enregistrement de la facture sur votre poste local votre boite mail s'ouvre. Votre facture est automatiquement insérée comme pièce jointe dans le mail à envoyer, il ne vous reste plus qu'à saisir le destinataire, l'objet et votre texte. IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail 5

6 Impression d'une facture au format PDF 2. Impression d'une facture au format PDF Remarque: cette fonctionnalité vous permet de visualiser à l'écran vos pièces avant de les imprimer sur papier ou de les envoyer par mail. Après avoir repris ou créé votre facture puis choisi l'option Impression PDF, cliquez sur le bouton Enregistrer. Enregistrez votre facture sur votre poste local. 6 IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail

7 Impression d'une facture au format PDF Votre facture s'ouvre automatiquement. IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail 7

8 Impression d'une facture au format PDF A ce stade, si vous souhaitez envoyer votre facture par mail cliquez sur Fichier puis Envoyer par messagerie. Remarque : Pour les BI, les BE et les relevés, l'opération reste identique. 8 IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail

9 Paramétrage de l'impression PDF 3. Paramétrage de l'impression PDF Vous pouvez paramétrer les impressions souhaitées sur un compte client ou par catégorie de compte (Tourisme, en compte, individuel ). Définition des types d'impression: Choix à l'impression : si vous sélectionnez ce choix, lors de l'impression de vos pièces, une fenêtre s'ouvrira vous proposant l'impression papier et l'impression PDF (écran cidessous). Impression Papier : si vous sélectionnez ce choix, seule l'impression papier sera disponible sur le(s) compte(s) pour lesquels vous avez paramétré cette option. Impression PDF : si vous sélectionnez ce choix, seule l'impression PDF sera disponible sur le(s) compte(s) pour lesquels vous avez paramétré cette option. Si vous souhaitez obtenir uniquement l'impression PDF par type de compte ou sur certains clients, il est possible d'effectuer un paramétrage. Ainsi, lors de l'impression, le système n'affichera plus la page de choix d'impression à sélectionner, mais imprimera directement votre document au format PDF. Par type de clients C'est à partir du menu Client que vous pouvez déclarer vos impressions. Si vous voulez paramétrer l'impression PDF pour une catégorie de client, cliquez sur le type En compte, Individuel, Groupe Prenons un exemple de paramétrage pour tous les clients en compte. IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail 9

10 Paramétrage de l'impression PDF Après avoir cliqué sur le menu "Client" puis "En compte " vous arrivez à l'écran ci-dessus. Cliquez sur le bouton Paramétrage. Choisissez Impression PDF dans la liste déroulante du champ Type d'impression, cliquez sur le bouton Valider puis sur le bouton Quitter de l'écran suivant. A présent, dès que vous lancerez une impression pour n'importe quel client en compte, celle-ci sortira au format PDF. 10 IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail

11 Paramétrage de l'impression PDF Pour un client Double cliquez sur le client pour lequel vous souhaitez paramétrer l'impression PDF. Sous l'onglet Admin, cliquez sur le bouton Paramétrage et suivre la procédure du paramétrage par type de client. IVIGAVEOS MA Manuel VEOS - Edition au format PDF et envoi par Mail 11