Catalogage : Saisie pas à pas d un livre

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1 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Catalogage : Saisie pas à pas d un livre 1. Saisir, Consulter, Modifier, Supprimer Dans BCDI, il n existe pas directement les fonctions saisir consulter modifier supprimer L affichage d une fiche BCDI permet toutes ces fonctions. Pour cela : Gestion du fonds, Catalogage, Saisir Choisir les caractéristiques du document - Support du document - Type de document - Types nature Une fiche vierge est proposée avec 2 onglets : - Description bibliographique - Analyse documentaire

2 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Le statut des fiches Il existe 3 statuts de fiches : Fiche Nouvelle Fiche Existante Fiche Modifiée a) Fiche Nouvelle : Lorsqu on saisit quelques caractères dans un champ, la mention Nouvelle apparaît dans le bandeau bleu en haut Statut Fiche Nouvelle : un bandeau bleu en bas de la fiche b) Fiche Existante : consultation Pour consulter une Fiche Existante, Catalogage, Retrouver

3 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Statut Fiche Existante : un bandeau vert en bas de la fiche c) Fiche Modifiée : modification Lorsqu on modifie un champ quelconque dans une fiche existante, le statut de la fiche change Statut Fiche Modifiée : un bandeau rose en bas de la fiche Nota : Si vous cliquez sur Quitter sans avoir enregistré votre modification, BCDI vous demande : - Si vous avez oublié d enregistrer cliquer sur Non, puis Enregistrer. - Si vous cliquez sur Oui vous perdez votre modification ou votre saisie Suppression d une fiche Afficher une fiche existante puis cliquer sur le bouton Supprimer ( poubelle) A ne pas confondre avec le bouton Gomme qui permet de Revenir à une fiche vierge Les listes des existants (double-clic ou F2) Dans la plupart des champs, un double-clic (ou F2) ouvre la fenêtre des existants

4 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ La fenêtre des existants : Elle a trois rôles - En saisie : Capturer une forme (chaîne de caractères) existante pour éviter de la saisie et assurer la cohérence de la base en capturant des formes existantes - En consultation : Afficher rapidement une fiche existante à partir du contenu d un de ses champs puis cliquer sur Fiche suivante - En consultation : Afficher rapidement les Fiches associées : cliquer sur le bouton Voir les fiches associées (en bas de la liste des existants) en particulier pour les Périodiques et les sites Internet Les Nomenclatures (listes d autorité) a) Les champs fermés avec listes d autorité Exemple : le champ Support Cliquer sur pour ouvrir le menu déroulant de la liste d autorité des champs fermés Vous pouvez taper une initiale (ou utiliser l ascenseur) pour vous déplacer rapidement dans la liste puis cliquer sur la forme à capturer. ou Double-cliquer (ou F2) dans le champ Support pour afficher les supports existants La fenêtre des existants : seuls les existants dans la base apparaissent

5 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Rappel : ne pas confondre avec d autorité des champs fermés qui fait apparaître la liste b) Les champs ouverts avec listes d autorité Exemple, le champ Natures Cliquer sur pour ouvrir le menu déroulant de la liste d autorité des champs ouverts Ou Double-cliquer (ou F2) dans le champ Natures pour afficher les existants Rappel : ne pas confondre avec d autorité des champs ouverts qui fait apparaître la liste 2. Gestion du fonds, catalogage : Saisie d un livre, pas à pas Pour démarrer une saisie cliquer sur : Gestion du fonds, Catalogage, Saisir Un écran de sélection apparaît Choisir les caractéristiques du document - Support de document - Type de document - Types nature Un masque de saisie correspondant aux caractéristiques du document ( ici un livre) est proposé avec 2 onglets : - Description bibliographique - Analyse documentaire Ce masque de saisie est différent selon les choix : il est différent pour un Livre, un Périodique, un Site internet. Par exemple : le champ Genres n apparaît qu avec le Types nature = Fiction.

6 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Tout est D ABORD une monographie (y compris les périodiques que l on traitera au départ comme des monographies avant de les dépouiller), avec une Notice générale. La Notice générale comprend 2 onglets : Description bibliographique et Analyse documentaire. Il est possible ENSUITE, depuis cette Notice générale, de créer des notices de Parties composantes (Dépouillement pour les périodiques). Onglet : Description bibliographique Support, Type Document et Langue(s) sont automatiquement renseignés 1. Saisir le Titre du document Recherche d'information sur l'internet : outils et méthodes - Significatif : Oui par défaut. Si le titre n est pas significatif, remplacer Oui par Non 2. Saisie du champ Auteurs Lardy, Jean-Pierre Pour cela 2 cas : 1. L auteur est existant dans la base - double-clic (ou F2) dans le champ Auteurs (la fenêtre des existants s ouvre) - double-clic sur l auteur qui est ainsi capturé 2. L auteur n existe pas dans la base - cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Auteurs apparaît). Saisir l auteur - Enregistrer et Retourner De la même manière, on peut saisir plusieurs auteurs (maximum 3) 3. Saisie du champ Fonctions (champ ouvert avec liste d autorités) : Auteur Capturer dans la liste d autorités la fonction de l auteur (mention de responsabilité) 4. Saisir Date parution : 2001 Pour choisir la date 2 moyens mnémotechniques TADC : Page de Titre, Achevé d imprimer, Dépôt légal, Copyright PADECO : Page de titre, Achevé d imprimer, DEpôt légal, COpyright Si le support est Internet en Type Doc, Ressource électronique s affiche automatiquement mais on peut le modifier par Ressource en ligne 5. Saisir Mention d édition 7e éd. 6. Saisir le Code barre Pour cela le lire avec un lecteur code à barres, sinon le saisir au clavier

7 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ ISBN Cliquer dans le champ ISBN. Une fenêtre vous demande si vous voulez créer un ISBN à 10 chiffres ou à 13 chiffres (si vous avez saisi une date de parution postérieure au 31/12/2006, cette question ne vous est pas posée, c est un ISBN à 13 chiffres qui est automatiquement créé). L ISBN calculé à partir du code à barres s affiche automatiquement : Remarque : Si vous ne disposez pas de lecteur de code à barres, l opération inverse est aussi possible. Vous pouvez saisir d abord un ISBN qui calculera automatiquement le code à barres. 8. Editeurs Cas particulier : la saisie d un deuxième ISBN Saisir premier ISBN, Saisir séparateur (signe /), deuxième ISBN 3 cas peuvent se présenter : 1. L éditeur, avec son ISBN, est existant dans la base - Clic dans le champ Editeurs, l éditeur s affiche :ADBS 2. L éditeur n existe pas dans la base - cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Editeurs apparaît. Saisir l Editeur ADBS et son ISBN Enregistrer et Retourner 3. L éditeur est existant dans la base, mais son ISBN n a pas été saisi - Clic dans le champ Editeurs, l éditeur ne s affichera pas Pour compléter alors la fiche Editeurs : - Cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Editeurs apparaît. - Pour capturer l Editeur, Double-clic dans le champ Editeur - Pour afficher l Editeur, Page suivante - Saisir l ISBN Enregistrer et Retourner Cas particulier : la saisie d un second éditeur - Placer le curseur à la fin du premier éditeur après le signe / - Récupérer le 2 éditeur avec un double-clic s il existe - S il n existe pas, cliquer sur le bouton Voir, saisir pour le créer

8 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Saisir le champ Coût (indispensable pour établir des statistiques) Collection 3 cas peuvent se présenter : 1. La collection, avec son ISSN, est existante dans la base - Saisir l ISSN Clic dans le champ Collection : la Collection s affiche : Sciences de l'information Ou bien - Dans le champ Collection : - Cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Collections apparaît. - Pour capturer la Collection, Double-clic dans le champ Collection - Pour afficher la Collection, Page suivante - Enregistrer et Retourner 2. La collection n existe pas dans la base - Cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Collections apparaît. Saisir la Collection Sciences de l'information et son ISSN Enregistrer et Retourner 3. La collection est existante dans la base, mais son ISSN n a pas été saisi - Si on saisit l ISSN , la collection ne s affichera pas dans le champ Collection Pour compléter alors la fiche Collection : - Cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Collection apparaît. - Pour capturer la Collection, Double-clic dans le champ Collection - Pour afficher la Collection, Page suivante - Saisir l ISSN Enregistrer et Retourner 11. Saisir le champ Collation 123 p. ; 24 x 16 cm 12. Saisir le champ Notes Bibliogr. Glossaire. Index. Sites Web 13. Les champs Fiche Id., Saisie le, Modifiée le, et Temporaire sont renseignés automatiquement. 14. Le champ Catalogue : laisser Oui par défaut. Sinon la notice ne sortira pas en recherche

9 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Enregistrer Onglet : Analyse documentaire 1. Saisir le champ Proposition de cote pour les exemplaires LAR 2. Types nature Documentaire est renseigné suite au choix précédent Remarque Si Types nature Fiction, l écran est différent et le champ Genres qui apparaît doit être renseigné si nécessaire Exemple : Natures Roman et Genres Policier 3. Saisir le champ Natures : Documentaire 4. Saisir le champ Résumé Rappel des modes de diffusion de l'information sur le réseau. Présentation des outils les plus utilisés : recherche d'information par type de services, outils humains et outils automatiques. Filtrage de l'information : principes de fonctionnement et exemples. Principes d'interrogation des bases de données. 5. Les descripteurs du thésaurus - Cliquer sur le bouton Descripteurs Exemple : - Saisir recherche documentaire puis Entrée - dans la fenêtre Thésaurus, la liste se positionne sur le descripteur recherche documentaire et vous pouvez voir son environnement sémantique Termes génériques : documentation et 2 Termes spécifiques. - Vous pouvez naviguer dans cet environnement, exemple double-cliquer sur recherche documentaire informatisée Le bouton Hiérarchie Exemple : Choisir le descripteur recherche documentaire et cliquer sur le bouton Hiérarchie Une étoile symbolise le degré de profondeur, une étoile = un degré de spécificité Hiérarchie : ne donne que la liste des descripteurs spécifiques Quitter Le bouton Cartouche Exemple : Choisir le descripteur recherche documentaire et cliquer sur le bouton Cartouche Cartouche est un terminogramme : liste des descripteurs génériques et spécifiques Quitter Le bouton Terminogramme Terminogramme : liste alphabétique de descripteurs par grands thèmes Attention! Ce type de rapport peut être fort long

10 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Quitter 5. Capturer un ou des descripteur(s) - Saisir le descripteur Internet puis Entrée - Capturer - vous pouvez capturer plusieurs descripteurs avant de quitter la visite du thésaurus, en cliquant sur le bouton Effacer avant chaque nouvelle capture Exemple : capturer recherche documentaire informatisée : une fenêtre s ouvre : Fenêtre de contrôle de la capture des descripteurs - Accepter la capture en cliquant sur Oui - capturer culture de l information - Quitter Internet / recherche documentaire informatisée / culture de l information sont bien capturés dans la fiche 6. Capturer dans le champ Disciplines Sciences de l information en cliquant sur le bouton > qui ouvre une Nomenclature (liste d autorité) 7. Saisir les champs Niveaux, Publics si nécessaire de la même façon 8. Le champ Centres d intérêt est utilisé pour les données du kiosque ONISEP 9. Le champ Elément ass.1 (ancienne Ressource1) Permet de joindre des ressources numériques par exemple : des sites Web, des images (.jpg ), des sons (.wav), des vidéos (.avi), des textes (.doc), des documents PDF (.pdf ) etc. Cliquer sur le bouton Voir, Saisir On peut par exemple, mettre dans ce champ la couverture scannée du livre, ou la photo de l auteur ou sa biographie, ou un de ses textes enregistrés -Ressource : Ouvrage en ligne, Image, Texte, Son. -Adresse : c est le chemin des données du fichier (exemple W:\Bcdi2007\images\image.jpg). Pour les hébergés, accéder à l interface administrateur en ligne pour déposer des fichiers sur le serveur distant. -Type : Liste d autorité fermée : image animée, image fixe, programme informatique, ressource interactive, ressources combinées, service en ligne, son, texte, autre. -Format : Par exemple JPG, texte/html, pdf, wav -Droits : portant sur la ressource (par exemple «libre de droit», «payant», etc.) -Temporaire : Oui

11 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Le champ Forum est rempli si les usagers ont donné leur avis qui peut-être consulté Le bouton Parties composantes (0) Ce bouton permet de créer des notices de Partie ou de Contribution reliées automatiquement au document que vous venez de créer (par exemple, une préface). Contribution, Partie permettent de distinguer différentes unités documentaires Partie permet de traiter un morceau du document. L auteur de l extrait est aussi celui de la monographie. Contribution permet de traiter le texte d un auteur dans un document qui contient les textes de différents auteurs. Le titre de la contribution est différent du titre du Document Bien distinguer Partie et Contribution dans la saisie de notices de site web Cette saisie se décompose à son tour en 2 onglets : Description bibliographique - Description bibliographique - Analyse documentaire Dans [in] : les champs déjà saisis apparaissent dans un cadre en bas de l écran. Il suffit maintenant de saisir seulement les champs de cette Partie dans les 2 onglets : Description bibliographique et Analyse documentaire. Le principe sera le même pour le Dépouillement des périodiques

12 BCDI v 2.2* - Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 05/01/ Le bouton Exemplaire(0) Une fenêtre demande combien d exemplaires vous voulez créer : OK La fiche Exemplaire apparaît Les champs Cote et Coût ont été renseignés automatiquement avec les valeurs des champs Cote et Coût saisies précédemment. Ils peuvent être modifiés 1. Cliquer sur le bouton Créer de nouveaux exemplaires si nécessaire 2. Saisir la Date d achat : 22/09/ Modifier éventuellement le Statut (Hors-prêt ) et la Situation (Disponible) Nota : par défaut, dans Exemplaires, Statut : En service Situation : Disponible Exemples : Statut : En service ou Archivé, l exemplaire est prêtable ( Situation : Sorti ou Disponible ) Statut Hors-Prêt, Situation Disponible Statut Perdu, Mis au Pilon, En restauration ou Autre, Situation Indisponible. 4. Enregistrer, puis Quitter Pour mémoire : la Touche F9 Pour les utilisateurs de Mémolog qui ont encore dans leur base des titres ou autres en majuscules. Se placer dans le champ titre, ou auteur et appuyer sur la touche F9