Fiche de poste ASSISTANT(E) DE FORMATION/ RESPONSABLE DE PROJET QUALITE. Université Paris 2 Panthéon-Assas CIFFOP

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Jacques St-Amour
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1 Fiche de poste ASSISTANT(E) DE FORMATION/ RESPONSABLE DE PROJET QUALITE Université Paris 2 Panthéon-Assas CIFFOP Poste basé à : Paris Université Panthéon-Assas Paris 2 - Maison des sciences de gestion 1 rue Guy de la Brosse Paris (Métro Jussieu). Le Master 2 Gestion des Ressources Humaines Internationales («International Human Resources Management») recrute son assistant(e) de programme. Ce programme, délivré par l université Panthéon-Assas, dans le cadre du CIFFOP (ciffop.fr) accueille chaque année 25 étudiants de 20 nationalités différentes, souhaitant se former aux métiers de la gestion des ressources humaines dans une perspective internationale. L ensemble des cours est proposé en anglais, par des intervenants d horizons divers (enseignants-chercheurs, professionnels des ressources humaines). Le master se déroule en apprentissage. Le programme est également décliné au Liban, à l USEK (université située à Beyrouth), en partenariat avec l université Panthéon-Assas. Une autre déclinaison du programme est en cours d étude pour un déploiement dans une université chinoise. Tout le travail se fait à Paris, dans le 5 ème arrondissement. MISSIONS CONFIEES Les missions décrites ci-dessous concernent essentiellement le master international situé à Paris (95% du temps de travail). Le reste du temps de travail (5%) est pris par une gestion opérationnelle à distance (depuis Paris) et allégée du master international décliné à Beyrouth, celle-ci se faisant en collaboration avec une équipe basée sur place. Sous l autorité des directeurs du CIFFOP, l assistant(e) de programme travaille en étroite collaboration avec la direction pédagogique du programme, tout comme avec le reste des membres de l équipe administrative du CIFFOP (assistantes des autres programmes, responsable de la communication) et assure les missions suivantes : A. GESTION OPERATIONNELLE DU PROGRAMME Mise en place des plannings d enseignements : o à partir d une trame idéale de départ, croisement des agendas des divers intervenants et construction du planning ; o gestion des annulations et reports ; o réservation des salles ; o organisation et coordination des visites d entreprise.

Le Master 2 Gestion des Ressources Humaines Internationales («International Human Resources Management») recrute son assistant(e) de programme.

2 Gestion des dossiers vacataires : o réception et vérification des 25 à 30 dossiers ; o transmission vers l administration ; o déclaration des heures de cours vers l administration ; o Relance des intervenants vacataires. Gestion des examens (écrits et oraux) : o organisation des sessions ; o réservation des salles ; o réservation de surveillants ; o collecte des notes auprès des divers enseignants ; o relance des divers enseignants ; o vérification des notes et transmission aux étudiants et à la scolarité. Reprographie et diffusion de certains supports de cours ; Veille au bon fonctionnement du diplôme et appui à la coordination générale, en liaison avec la direction du programme. B. GESTION DE LA RELATION AVEC LES ETUDIANTS Réponses aux demandes d information. Gestion annuelle des candidatures d étudiants et de la campagne de recrutements (traitement des dossiers, organisation de la présélection et des entretiens de motivation, convocations, suivi des candidats, etc.). Accompagnement et encadrement individualisé des étudiants français et étrangers : o suivi administratif de l apprentissage ; o aide aux démarches administratives et à l installation en France ; o appui pour les procédures d immigration, communications diverses ; Suivi et contrôle de l assiduité des étudiants apprentis, en liaison avec le CFA. Suivi de l insertion professionnelle : o prise de contact annuelle et/ou semi-annuelle avec les anciens étudiants pour mise à jour de leur situation professionnelle et coordonnées ; o relance et suivi. C. GESTION DE LA RELATION AVEC LES INTERVENANTS DU PROGRAMME Appui aux professeurs, maîtres de conférences, intervenants professionnels : o gestion des déplacements ; o organisation des agendas ; o commandes diverses (livres, matériel pédagogique, crédits de passation de tests en ligne, e- learning, etc.). Gestion individualisée des professeurs invités, en liaison avec le service des ressources humaines de l université (accueil, prise de rendez-vous avec l administration et avec les collègues, gestion des déplacements, etc.) ; 2

Gestion des examens (écrits et oraux) : o organisation des sessions ; o réservation des salles ; o réservation de surveillants ; o collecte des notes auprès des divers enseignants ; o relance des

3 Établissement de bons de commandes, mise en signature, suivi de réception, suivi de livraison, suivi des factures, en liaison avec la direction du CIFFOP et les services centraux de l université. D. GESTION DE LA RELATION AVEC LES PARTENAIRES EXTERNES Liaison avec les entreprises partenaires, le Centre de Formation des Apprentis, les maîtres d apprentissage, les tuteurs pédagogiques, etc. Gestion administrative des conventions de partenariats (avec d autres établissements d enseignement supérieur, en France ou à l étranger) E. CERTIFICATION QUALITE et AMELIORATION CONTINUE DU PROGRAMME Gestion du processus de certification qualité («certification EPAS») du Master International du CIFFOP en étroite collaboration avec la direction du programme et du CIFFOP : o Coordination des réunions des divers comités constituant le processus qualité. o Gestion de la relation avec l organisme délivrant l accréditation (EFMD, relation à gérer dans un anglais technique de haut niveau). o Relecture des documents produits dans le cadre de la certification, pour assurer la qualité linguistique des contenus (ceux-ci doivent être produits dans un anglais parfait). Collecte et mise à disposition des données d évaluation dans le cadre de la prochaine campagne d évaluation par l HCERES. En liaison avec la direction du CIFFOP et la direction pédagogique du programme, participation au processus d évaluation. Dans la perspective de la prochaine campagne d habilitation, appui à la révision de la maquette d habilitation du diplôme. Feedback étudiant : o conception des questionnaires de feedback ; o Transmission vers les enseignants concernés et aux directrices pédagogiques. F. VIE DU PROGRAMME Participation ponctuelle à la préparation de certains cours et confection de supports spécifiques (affiches). Organisation et participation à des : o conférences téléphoniques ; o rencontres ; o Webinars ; o élections des délégués ; o diverses autres réunions ; Animation de la plateforme du Ciffop international (mises à jour, téléchargement de contenus) ; 3

Gestion administrative des conventions de partenariats (avec d autres établissements d enseignement supérieur, en France ou à l étranger) E.

4 Traduction de documents : o livret d accueil ; o attestations ; o supports pédagogiques et de communication ; o messages divers. G. MISSIONS TRANSVERSALES : Avec les autres membres de l équipe administrative du CIFFOP, centralisation des besoins puis commandes de fournitures diverses (papeterie, achats informatiques, équipement de bureaux, etc.) ; Réalisation de supports pédagogiques et de communication (badges, affiches de publication, plaquette de présentation, guide préparatoire, livret d accueil, CV Book, syllabus, Learning Log, etc.) ; Mailing divers (plaquette, CV Book, etc.) ; Animation du site internet du CIFFOP (mises à jour, vérifications, suivi) ; Séminaires professionnels à l étranger : o support à l organisation en amont notamment assistance visas ; o collecte de documents administratifs divers auprès des étudiants ; o communication vers le CFA ; o Assistance et surveillance sur place ; Evénementiel : contribution aux événements du CIFFOP (préparation des salles, réorganisation et logistique : cérémonies de remise de diplôme, séminaires d intégration, parrainages, jeux d entreprise, réunions et cocktails divers ; présentiel sur forums et soirées). Participation aux réunions de l équipe administrative du CIFFOP avec les directeurs du CIFFOP COMPETENCES REQUISES : L originalité du poste requiert : Un niveau d anglais et de français bilingue (C1/C2), avec idéalement un profil de langue maternelle anglaise, parlant parfaitement français. De l organisation, de l anticipation et de l adaptabilité. De l autonomie mais aussi le goût du travail en équipe. Une certaine expérience de l administration française (procédures de visas, formalités pour l apprentissage, bons de commande ) et une bonne connaissance du fonctionnement des grandes entreprises. un goût affirmé pour l accompagnement des étudiants et une sensibilité aux difficultés rencontrées par de jeunes étudiants étrangers, venant d horizons variés. 4

5 Une maîtrise de la communication on-line : outils et techniques de diffusion, d automatisation, de stockage (Dropbox, Survey Monkey, Twitter, Facebook, planning des étudiants on-line...) Une bonne connaissance du fonctionnement de l administration et de l université française. 5