Fiche 8 : Comment renseigner ou modifier une fiche structure?

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1 Fiche 8 : Comment renseigner ou modifier une fiche structure? Principes généraux : Un utilisateur peut consulter l ensemble des fiches des structures et des personnes mais n a la possibilité de renseigner, modifier, supprimer ou créer ces dernières que dans la limite de son périmètre. Par périmètre, on entend : R Pour un Président ou un DG d AD b l AD et les structures qui lui sont rattachées R Pour un directeur territorial b l ensemble des structures en GN de son territoire R Pour un directeur en GN b la ou les structures dont il assume la direction Pour rappel : Au sujet des fiches des structures et personnes, il est demandé à l utilisateur : 1. De vérifier l exactitude des informations présentes dans OSEIS concernant l AD et/ou la ou les structures de son périmètre. 2. D apporter les corrections nécessaires (en modifiant les données, en créant la structure ou la fiche personne manquante, en supprimant la structure ou la personne en trop). 3. De renseigner les informations demandées non encore complétées Informations demandées pour chaque structure Vous devez vérifier et renseigner les informations contenues dans les catégories suivantes (voir «En pratique» - «Etape 2») : R Information générale b Nom de la structure et gestion AD ou non. R Structure de rattachement R Type de structure b Type de structure (ex. : ESAT), catégorie (ex. : structure médico sociale), sous catégorie (ex. : structure établissement pour adultes), pôle (ex. : Vie professionnelle). R Localisation de la structure. Ces informations sont déjà complétées mais doivent être vérifiées. R Informations de la structure b Informations relatives au numéro SIREN (AD), numéro FINESS (structures) et les coordonnées. Ces informations sont à vérifier et à compléter R Données propres à la structure b Informations administratives (Convention collective, nombre d ETP, taux d occupation, nombre de personnes accueillies, ) et financières (Montant des dépenses autorisées, Montant du chiffre d'affaires, ) adaptées au type de structure. Ces informations sont à compléter. Important : Les données chiffrées à renseigner dans la partie «Données propres à la structure» (le nombre d ETP, le taux d occupation, ) sont celles de l année précédente, c est-à-dire n-1 (du 1er janvier n-1 au 31 décembre n-1). Elles ne sont plus modifiables une fois gelées (fiche 14 «Comment fonctionne le gel des données?»). Les autres données sont modifiables à tout moment et ne sont pas concernées par cette contrainte.

2 En pratique : Vous voulez corriger ou renseigner des informations d une structure. R Etape 1 : b Vous allez d abord sur la fiche de la structure que vous souhaitez modifier. b Puis vous cliquez sur pour entrer dans le formulaire de modification. R Etape 2 : Une fenêtre s ouvre. Vous êtes maintenant dans le formulaire de modification. Vous pouvez modifier ou/et compléter les données.

3 Vous allez : b Modifier l adresse postale de la structure (30, avenue de la Marne) b Renseigner le numéro de fax ( ) b en tapant directement dans les cellules. Vous allez également renseigner les données chiffrées, par exemple le tableau «Type de déficiences et nombre de personnes accompagnées par type de déficiences».

4 R Etape 3 : Pour enregistrer vos informations, vous devez cliquer sur : A noter : A ce stade, vous pouvez revenir modifier vos données à votre guise même après les avoir sauvegardées. Vous avez ainsi la possibilité de compléter le formulaire en plusieurs fois. Attention : Pour le moment, ne cliquez surtout pas sur le bouton (voir la fiche 14 «Comment fonctionne la gel des données?»). R Etape 4 : Après avoir sauvegardé, revenez sur la fiche de la structure. Vous constatez que la nouvelle adresse et le numéro de fax apparaissent.

5 Pour consulter les données des champs en grisé (Type d accueil, type de déficience, ), vous devez cliquer sur l intitulé, un tableau de données avec graphique s affiche alors (voir écran suivant). Les données sont récapitulées dans un tableau et s affichent également sous forme de graphique. Ces icones vous permettent d imprimer ou d exporter le graphique (voir fiche 16 : «Comment exporter les données?»). Vous pouvez changer le type de graphique (en colonne, en camembert, en ligne) en cliquant sur le champ «Sélectionnez un type».

6 Important : Afin de vous accompagner dans le renseignement des données dans le formulaire de modification de la structure, des infos bulles explicatives sont mises en place. Pour faire apparaître les infos bulles, il vous suffit de laisser votre pointeur de souris pendant deux secondes sur le champ à compléter. S affiche alors automatiquement l info bulle. Une dynamique réseau du mouvement APAJH au service de la personne en situation de handicap Référent OSEIS : Sébastien BOUTEILLER Tél : Courriel : oseis@apajh.asso.fr Via le bouton «contact» dans OSEIS