Option : Management des Systèmes d Informations Promotion :

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1 Option : Management des Systèmes d Informations Promotion : Mémoire de fin d'études Ingénieur d AgroSup Dijon Spécialité Agriculture en Formation Initiale "ANALYSE, ETUDE ET PRECONISATION DE MISE EN PLACE D'OUTILS COLLABORATIFS AU SEIN D EDUTER-CNERTA" Auteur : FONTAINE Jean Baptiste Année : 2009 Maître de mémoire... Maître de Stage JOURNAUX Ludovic...MIGNOTTE Guillaume Responsable de l option MSI... Responsable de l'équipe web AgroSup Dijon... Eduter-CNERTA

2 SOMMAIRE I. Contexte & historique... 8 A. L établissement... 8 B. Problématiques et objectifs II. Définition A. Qu est-ce que la collaboration aujourd hui? B. Pourquoi collaborer en entreprise? C. Les grands enjeux de l informatique en image : III. Méthodologie globale de mise en place d outils collaboratifs A. Procédure générale de la démarche B. Méthodologie de mon action : IV. Analyse A. État des lieux d Eduter-CNERTA (Équipe Web) B. Exploration des solutions C. A la recherche du futur remplaçant de Typo3 : D. Quelles évolutions pour le SI collaboratif d Eduter-CNERTA V. Les choix envisageables : VI. Enjeu de long terme à Eduter-CNERTA : Le réseautage social A. Le réseautage social : mode ou outil de collaboration? B. Des outils encore jeunes : C. Un concept finalement simple D. Quels intérêts en interne E. Quels intérêts pour sa mission : F. Concrètement : "l objetisation" du web VII. Perspectives A. Critiques B. Évolutions C. Bilan personnel /71

3 AFA : Association française d agronomie. Glossaire AgroSup Dijon : Institut National Supérieur des Sciences Agronomiques, de l'alimentation et de l'environnement. Benchmarking : Technique de marketing ou de gestion de la qualité qui consiste à étudier et analyser les techniques de gestion, les modes d'organisation des autres entreprises afin de s'en inspirer et d'en retirer le meilleur. Blog (ou blogue) : Site web constitué par la réunion de billets agglomérés au fil du temps et souvent classés par ordre antéchronologique (les plus récents en premier) avec la possibilité d ajouter des commentaires, des rétroliens (track back), etc. Brainstorming : Technique de résolution créative de problème sous la direction d'un animateur. Cloud (the cloud) : Issu du concept de "cloud computing", il fait référence à l'utilisation d un nuage de serveurs et d ordinateurs répartis dans le monde entier, liés par un réseau, tel internet. Le concept du cloud computing est comparable à celui de la distribution de l'énergie électrique. L'hébergeur fournit une plateforme technique capable d'accueillir à peu près tous types d'application, et facture son service en fonction de la consommation des ressources. CMF (Content Management Framework) : Sorte de CMS générique. CMS (Content Management System) : SGC en français "Système de Gestion de Contenu", famille de logiciels destinés à simplifier la création et la gestion du contenu en ligne. Ils permettent une meilleure fréquence des mises à jour des ressources déjà publiées et à moindre coût. CNERTA : Centre National d'etudes et de Ressources en Technologie Avancée. CRM (Customer RelationShip Management) : Gestion de la relation client (par extension : logiciel permettant cette gestion). EDUTER : Institut de recherche, de recherche-développement et d'appui au système éducatif. ENESAD : Etablissement National d'enseignement Supérieur Agronomique de Dijon. ENSBANA : Ecole Nationale Supérieure de Biologie Appliquée à la Nutrition et à l'alimentation. Entreprise 2.0 : Mise en œuvre d un ensemble de moyens permettant l éclosion de dynamiques portées par les individus dans le but d adapter l entreprise aux enjeux de l économie de la connaissance et aux évolutions sociétales, sous contrainte de sa culture et de son contexte. Entreprise 2.0 est un terme dérivé de Web 2.0 pour décrire combien un logiciel peut être social. Il est employé actuellement pour transformer l'intranet d'entreprise en une plateforme plus organique, collaborative et gérée par l'utilisateur. Le terme fut inventé par Andrew McAfee de la Harvard Business School dans le MIT Sloan Management Review du printemps GED : Gestion Électronique de Documents (logiciel permettant cette gestion par extensions). 3/71

4 KM (Knowledge Management) : Traduire management des connaissances. Méthodes et outils logiciels permettant d'identifier, de capitaliser les connaissances de l'entreprise, afin, notamment, de les organiser et de les diffuser. LDAP (Light Directory Access Protocol) : On utilise souvent le même terme pour parler du protocole et du serveur d'annuaire. Un LDAP mémorise les informations associées à chaque utilisateur d'un site. On y trouve l'identité, le mot de passe, mais aussi les droits, plus ou moins variables, suivant les applications accessibles par l'utilisateur. Notification : Procédé permettant de tenir informée une personne sur un événement. Open source : Expression caractérisant tout système dont les spécifications sont "ouvertes", c'est-à-dire accessibles sans condition et que l'on peut implémenter librement. Participatique : tous les usages universels, indépendants des métiers, des personnes et des secteurs économiques de l entreprise. Portail : Site Web qui offre une porte d'entrée unique sur un large éventail de ressources et de services. RSS (Fil RSS) : fil d informations envoyées sur un navigateur ou une application bureautique sous forme de fichier XML. SI : Système d information. Social Computing : Terme général pour désigner un domaine de l'informatique qui est concerné par l'intersection de comportement social et des systèmes informatiques. SSO (Single Sign-On) : procédés permettant de centraliser l'authentification afin de permettre à l'utilisateur d'accéder à toutes les ressources (machines, systèmes, réseaux) auxquelles il est autorisé, en s'étant identifié une seule fois sur le réseau. W3C (World Wide Web Consortium) : Organisme gérant les technologies permettant les échanges réseaux. Web 2.0 : Désigne les technologies et les usages du World Wide Web qui ont suivi la forme initiale du web, en particulier les interfaces permettant aux internautes d interagir simplement à la fois avec le contenu des pages, mais aussi entre eux, créant ainsi le Web social. Wiki : Logiciel de la famille des systèmes de gestion de contenu de site web rendant les pages web modifiables par tous les visiteurs y étant autorisés. Il facilite l'écriture collaborative de documents. Il est caractérisé par une gestion des versions et la création de liens automatiques. Workflow : Modélisation et gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et de l ensemble des acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier. XML (extended Markup Language) : Langage de description des documents qui s appuie sur des balises. Il permet l'utilisation de balises personnalisées et l'échange de données. 4/71

5 Remerciements Je tiens à adresser mes remerciements à l ensemble des personnes qui ont contribué directement ou indirectement à l élaboration de ce mémoire. J adresse tout particulièrement mes remerciements : à M. David SEVERIN, Responsable de l'unité "Développement et exploitation d'outils informatiques", pour m avoir accueilli au sein d Eduter-CNERTA ; à M. Guillaume MIGNOTTE, Responsable de l'équipe web, mon maître de stage, pour le temps qu il m a consacré malgré son activité professionnelle chargée ; à Ludovic JOURNAUX, Responsable de l option MSI, et Jean-Claude SIMON, pour leurs conseils, toujours avisés, et leur confiance ; à l ensemble de l équipe web, pour l accueil chaleureux, et leurs contributions, notamment Aude MAURICE, Sébastien CONVERS, Alcor WALTER, Valérian GIRARD et Isabelle AUDEBERT ; à mes collègues et amis de promotion, pour leur soutien et le partage d expériences par messages interposés ; à toutes autres personnes rencontrées au cours de ce stage et qui ont contribué à le rendre fort agréable. 5/71

6 Introduction Depuis ses débuts, le domaine informatique constitue un monde en perpétuelle évolution, dont l une des caractéristiques représentatives est qu une idée novatrice à un instant précis peut devenir rapidement désuète peu de temps après. Toujours en effervescence, ce domaine évolue donc avec un certain nombre de succès, mais également son lot d échecs. De ce point de vue, ce domaine a l avantage d être une source permanente de remise en question. Malheureusement, à travers des stratégies de développement différentes entre les entreprises ainsi qu une évolution à multiple vitesse chez les utilisateurs, l harmonisation des formats et des outils informatiques reste encore difficile à imaginer à l heure actuelle, malgré les nombreux efforts dont les développeurs et les entreprises informatiques font preuve. Ayant toujours eu pour vocation d améliorer le fonctionnement du monde réel, le rôle des premières applications fut de transposer certaines tâches les plus fastidieuses dans nos ordinateurs. Ce passage avantageux du monde "réel" au monde «numérique», permit automatisation et souplesse. Cette approche pragmatique apporta, certes, de nombreux progrès, mais s accompagne d une carence en termes de pérennisation des formats, ainsi que la prise en main complète de ces nouveaux espaces de travail (manque de personnalisation, "appropriation") ne correspondant plus aux exigences actuelles corrélables à la recherche d un développement durable en informatique. Ce développement durable informatique intègre les termes importants "d interopérabilité" et "d accessibilité" qui sont les seules voies viables d avenir pour l informatique, et en particulier pour le domaine de la "bureautique". C est dans ce domaine fondamental de l informatique que des évolutions sont attendues, afin d exploiter pleinement toute la puissance de ces espaces dits "virtuels". En outre, l informatique n a pas pour vocation de s arrêter à l optimisation des processus que nous utilisons déjà dans un monde sans informatique. C est là tout l intérêt du virtuel sur le réel. L informatique peut apporter des mécanismes radicalement différents. C est dans ces horizons que l informatique innovera véritablement, tout du moins, catalysera des processus amplement sous-exploités. Nous pouvons d ores et déjà parler dans ce cadre des besoins fondamentaux de partage et de collaboration, dont internet initie de profonds changements. La collaboration entre individus est une des activités humaines pour laquelle l informatique est en phase d ouvrir des possibilités sans précédent. Concrètement, ceci s observe actuellement à travers le développement de ce que nous appelons le «web 2.0», parfait exemple d une révolution culturelle et informatique. Eduter-CNERTA (Centre National d'etudes et de Ressources en Technologie Avancée) n est pas en reste avec ces évolutions et les mouvances actuelles. Que ce soit pour des besoins internes, ou ceux de commandes externes, les outils émanant du "web 2.0" intègrent graduellement l institution. Pour autant, Eduter-CNERTA, comme de nombreuses entreprises, n a que partiellement intégré le rang des "entreprises 2.0". Des tentatives ont bien entendu été faites en ce sens, mais bien des choses restent à faire pour poursuivre la construction de son système d information de demain. Toutefois, la mise en place d outils collaboratifs n est pas à prendre à la légère. La multiplication des offres proposées, et la diversité des besoins à combler nécessitent une importante réflexion en amont, du ressort de la stratégie et du management, afin de concentrer les efforts sur des objectifs ambitieux et calculés. 6/71

7 Dans ce cadre, une analyse approfondie du fonctionnement du SI au sein d Eduter- CNERTA, et plus particulièrement à l échelle de l équipe Web sera réalisée dans le but de faire le point sur les expériences antérieures. L apport d un œil extérieurs doit permettre d établir un plan de redéploiement/remaniement du SI (système d information) afin de le rendre pus performant à l aide des outils actuels. Une réponse sera également apportée à l équipe web d Eduter-CNERTA sur les besoins d un CMS correspondant mieux aux nouvelles demandes de ses commanditaires et faire face aux enjeux de demain. 7/71

8 I. Contexte & historique A. L établissement 1) Eduter/CNERTA L institut Eduter, est une des composantes d AgroSup Dijon (Institut National Supérieur des Sciences Agronomiques, de l'alimentation et de l'environnement). AgroSup Dijon étant le fruit d une fusion récente entre l ENESAD et l ENSBANA, qui ne forment, désormais, qu un seul et même établissement. EDUTER s est constitué en Il relève du ministère de l'alimentation, de l'agriculture et de la Pêche et du ministère de l'enseignement Supérieur et de la Recherche. EDUTER est basé à Dijon et à Marmilhat, et regroupe 5 entités constituées sur la base de logiques "métier", comme le montre la Figure 1. La mission d'eduter est de favoriser la professionnalisation et accompagner ceux qui travaillent à l émergence, à la production et à la mise en œuvre des compétences, au croisement des territoires et des filières vertes : Figure 1 : EDUTER, une synergie de 5 équipes Recherche et ingénierie dans les domaines des sciences et techniques de l éducation, de la formation professionnelle, de l information et de la communication Élaboration et mise en œuvre de dispositifs de formations ouvertes et/ou à distance Production, édition et diffusion de ressources éducatives et de supports pédagogiques Dans ce cadre, Eduter-CNERTA est l unité apportant les compétences informatiques nécessaires à la réalisation de cette mission. Le CNERTA existe cependant depuis 1984, et a toujours eu cette mission d aide de l enseignement agricole à intégrer l usage des nouvelles technologies de l information et de la communication dans leurs pratiques. Au fil des années, Eduter-CNERTA s est professionnalisé et s est enrichi de compétences, en ayant su répondre à l évolution de l informatique et aux besoins de ses clients. Il rassemble aujourd hui les compétences de près d une quarantaine d ingénieurs et techniciens, analystes développeurs, administrateurs réseaux et systèmes, hotliners et graphistes. Très attentif aux usages réels des outils qu il développe, maintient et exploite, Eduter-CNERTA concentre son savoir-faire dans cinq domaines : 1. les systèmes d information, 2. les technologies du web et sites internet, 3. les Systèmes d Information Géographique, 4. l assistance à l utilisation des logiciels de gestion administrative, 5. l'administration des systèmes d'information et réseau. 8/71

9 2) Equipe WEB Le service internet d Eduter-CNERTA dispose aujourd hui d une équipe de 15 personnes pour la création et le développement des projets web (chefs de projet, développeurs, webdesigners). Il intervient en appui aux établissements d'enseignement agricoles et aux systèmes nationaux : Assistance à maîtrise d ouvrage, Développement de sites internet ministériels (Chlorofil.fr, Portea.fr, Educagri.fr ) Développement d applications web (GEFEX : annuaire détaillé des exploitations agricoles, GENEPI : suivi de parcours de formation personnalisée, interface de messagerie Melagri / Agricoll ). Collaboration de façon étroite avec les partenaires institutionnels. Ses domaines d'intervention sont vastes : Conception, développements de sites internet, Intranet, Extranet Hébergement Enregistrement du nom de domaine Référencement L équipe web a développé une spécificité sur les produits "open source" et notamment sur les CMS (Système de gestion de contenu) telle que TYPO3, SPIP ou Joomla. Elle demeure à la pointe des problématiques liées aux normes d accessibilité, et s attache à respecter les standards préconisés par le W3C. A ce jour, l équipe web gère plus de 100 sites avec une base TYPO3. Le monde de l informatique évolue continuellement, de nouvelles solutions technologiques et procédés apparaissent constamment. L avènement du web 2.0 apporte de plus en plus de fonctions de collaboration sur la toile. Cette mouvance suscite de vifs intérêts chez les clients d Eduter-CNERTA, à la fois chez des clients de longue date, mais aussi pour de nouveaux clients potentiellement intéressés par les offres de l équipe web d Eduter-CNERTA. Ce dernier cherche donc à se positionner afin de répondre à ces nouveaux types d appels d offres pour lesquels Typo3, le CMS actuellement utilisé, ne permet de répondre qu une réponse partielle. En parallèle, un projet d envergure intitulé Ounéa a été lancé. Il a pour but de proposer à l ensemble des établissements, un portail commun et personnalisé. Ounéa est un espace numérique de travail, accessible via internet, pour la communauté éducative. Cet espace peut ouvrir, à terme, sur l intégration de fonctionnalités poussées en terme de collaboration. De plus, Eduter-CNERTA dans son ensemble, et plus précisément l équipe web s intéresse de près aux moyens de collaboration moderne pour une utilisation en interne, seul remède à un dynamisme désormais nécessaire, permettant performance et réactivité face à un secteur comme celui du service web, devenu très concurrentiel. 9/71

10 B. Problématiques et objectifs L étude de la mise en place d outils collaboratifs au sein d un organisme est une démarche complexe, qui fait appel à des notions très larges, englobant un grand nombre de thématiques récurrentes en informatique. Cette démarche fait tout d abord appel à des concepts : Qu'est-ce qu un outil collaboratif? Pourquoi collaborer? Quels sont les divers aspects à prendre en compte pour réussir un projet de mise en place d outil collaboratif? Les réponses à ces questions se trouvent notamment dans les domaines de la sociologie et du management. Quels sont les outils de collaborations actuellement disponibles? Quels en sont leurs points communs et les différences? Bon sens et, également, culture informatique sont alors nécessaires. Quels sont les outils pertinents pour Eduter-CNERTA, au regard de ses besoins, à la fois en interne et à l export? Pour quelles valeurs ajoutées? Stratégie et anticipation seront de rigueur pour cette étape. Quelles possibilités stratégiques de mise en place peuvent être employées? Peut-on anticiper certaines évolutions sur le long terme dans le cadre d une stratégie d ensemble cohérente? Ces questions d envergures nécessitent une vision d ensemble rappelant tous les domaines utiles aux précédentes questions. 10/71

11 II. Définition A. Qu est-ce que la collaboration aujourd hui? 1) Le principe de la collaboration : La collaboration 1 se définit comme le fait de collaborer. La collaboration est le fait de travailler ou de coopérer avec une ou des personnes afin de parvenir à un but. La collaboration peut être physique, intellectuelle ou financière. La collaboration vise à unir ses forces pour atteindre un idéal, contribué à un résultat 2. 2) La nécessité de collaborer pour une organisation : Dans la société, un organisme est une réunion de personnes ayant un but commun, qu'il soit politique, social, environnement, industriel, etc. 3 On peut donc faire une correspondance entre organisation et collaboration. Une organisation (entreprise, société ) est un ensemble de personnes collaborant. Cette collaboration peut être plus ou moins étroite et efficace. Il apparait donc que plus la collaboration au sein d une organisation est efficace, plus l organisation est efficace dans la réalisation de son œuvre. 3) Comment collabore-t-on? Collaborer se résume à un partage, un échange. Scientifiquement, de nos jours, un échange peut être de 3 natures (énergie, information, matière), comme le montre la Figure 2. Figure 2 : La nature de la collaboration /71

12 La collaboration nécessite trois grands types d ingrédients 4, identiques à ceux du travail : 1. Procédures (mode d emploi) 2. Matières : Consommables/matériaux à travailler ; ustensiles/outils de travail (ex : application informatique = automatisation de procédures) 3. Hommes (cuisiniers) La Figure 3 illustre et décline plus amplement les ingrédients nécessaires à la collaboration : 4 Utilisation du mot «ingrédient» au sens culinaire du terme. Figure 3 : Les ingrédients de la collaboration 12/71

13 4) L efficacité de la collaboration : À partir du moment où une organisation se forme, une collaboration s instaure. En revanche, la qualité de la collaboration peut être variable. Cette dernière est fonction de la qualité des 3 ingrédients qui composent la collaboration (cités précédemment). C est-ce que développe la Figure 4. Finalement, l efficacité de la collaboration peut avoir une influence aussi bien quantitativement que qualitativement sur les travailleurs et le travail fourni (objectifs de l organisation). Figure 4 : L'efficacité de la collaboration 13/71

14 La mise en place d outils collaboratifs ne se résume donc pas à un simple choix d outils. La prise en compte de l ensemble des paramètres est nécessaire à la réalisation d un tel projet. Ainsi, les aspects humains et les processus à mettre en place seront également des thématiques à prendre en considération. Ces derniers seront donc abordés lors de cette étude. 5) Où trouver les outils les plus efficaces pour collaborer de nos jours, et demain? 1. La collaboration par l informatique : La collaboration n est pas le propre de l homme, mais un mécanisme fondamental chez les êtres vivants 5. Ainsi, nous collaborons depuis la nuit des temps, c est ce qui fait de l Homme, un être vivant social. Mais depuis quelques années, un outil est arrivé, venant considérablement modifier nos habitudes. C est l avènement de l informatique. Petit à petit, cet outil s'immisce et prend une part de plus en plus importante, dans tous nos processus de collaboration, et par conséquent, de sociabilisation. L informatique vient catalyser, optimiser les mécanismes que nous pratiquions déjà, jusqu à en proposer d autres, totalement novateurs. L informatique est devenue, de nos jours, l instrument de collaboration par excellence. 2. L interopérabilité, challenge d actualité et utopie : Ceci nous amène à la définition d interopérabilité : L interopérabilité 6 est la capacité que possède un produit 7 ou un système 8, dont les interfaces sont intégralement connues, à fonctionner avec d'autres produits ou systèmes existants ou futurs, et ce, sans restriction d'accès ou de mise en œuvre. Il convient de distinguer "interopérabilité" et "compatibilité". Il y a compatibilité quand deux produits ou systèmes peuvent fonctionner ensemble et interopérabilité quand on sait pourquoi et comment ils peuvent fonctionner ensemble. Autrement dit, on ne peut parler d'interopérabilité d'un produit ou d'un système que si on en connaît intégralement toutes ses interfaces. L interopérabilité, c est le rêve du monde de l informatique, le but ultime à atteindre. Ce concept fait référence, non seulement à la fin des problèmes de compatibilité, mais aussi à l aboutissement de solutions intuitives et cohérentes pour l utilisateur, dans sa manière de travailler et de vivre. C est pouvoir fournir à l utilisateur un outil avec une interface telle qu il n ait plus à se soucier de problèmes techniques, à la fois sur l instant, mais dans la durée. La question de l interopérabilité est actuellement omniprésente, et représente un enjeu majeur. Si ses bénéfices sont indéniables pour l utilisateur, elle constitue une contrainte. En effet, elle s exerce aussi bien au niveau de la conception des outils pour les programmeurs, qu au niveau du choix de l outil par l utilisateur, qui se doit d anticipé l avenir et de s investir dans des solutions viables dans le temps. L interopérabilité nécessite la mise en place et l utilisation de modes de transmission de données standardisées (communes), à la fois entre machines (protocole de communication), mais aussi entre logiciels. C est là qu interviennent, entre autres, les questions de standard de format de fichiers, dont une des réponses actuelles est le XML (1). 5 Entités dont on considère qu'elle est animée par la vie Bien ou service associé à une production, censé satisfaire un besoin. 8 Ensemble d'éléments interagissant entre eux selon un certain nombre de principes ou règles. 14/71

15 3. A nouvelle ère, nouvelle version : La collaboration ultime est une quête continuelle et intarissable à l heure actuelle. Évaluer l état de progression de la collaboration dans une organisation n est pas évident dans son détail, de par la diversité des usages, les facettes de la collaboration Néanmoins, certains paliers peuvent être définis. Les termes web 1.0 et web 2.0 peuvent être utilisés pour définir un palier fondamental de la collaboration. Voici l utilisation qui en sera faite dans ce rapport : Le web 1.0 fait référence à une utilisation d internet, où les outils permettent de fournir des efforts de façon unilatérale (collaboration unilatérale). Une personne ou un organisme publie du contenu sur un site. Des internautes peuvent alors le lire, sans possibilité d interaction avec l auteur (émetteur). Un moteur de recherche courant est un outil où l utilisateur fait l effort, et a l initiative, seule, de sa recherche sans en faire bénéficier les autres. Finalement, le web 1.0 est le contraire de la collaboration dite "bilatérale". Sachant qu il n y a de collaboration bilatérale qu à partir du moment où il y a collaboration unilatérale. Ainsi est apparu le terme de web 2.0 : Le web 2.0 fait référence à un web 1.0 qui a commencé un processus de mise en place de services permettant une collaboration bilatérale (à double sens). Dans le monde 2.0, chacun a le pouvoir de devenir potentiellement collaborateur (acteur, producteur, éditeur, consommateur, juge...). C est le mélange des rôles, le nivellement des pouvoirs. C est dans ce cadre qu apparait le terme d entreprise 2.0. Commençons par une définition très académique qui nous vient du professeur Andrew McAfee : L entreprise 2.0 correspond à une utilisation de plateformes sociales émergentes au sein de sociétés ou entre des sociétés, leurs partenaires et leurs clients 9. Dit autrement, l entreprise 2.0, c est une entreprise qui met en place des procédés tirés des nouvelles tendances issues du web 2.0 aux services de son activité. Mais là encore, une entreprise 2.0 ne l est pas du jour au lendemain, c est un état d esprit qui consiste à amorcer cette étape et remettre continuellement en cause son fonctionnement dans le but de l optimiser. Plus généralement, l ensemble de ces pratiques fait partie du "Social computing" 10. On rencontre également le terme de "participatique", traduction française proposée par Louis Naugès (2), ayant initié le terme même de "bureautique" /71

16 B. Pourquoi collaborer en entreprise? 1) Collaboration et stratégie Comme nous le suggère l association "Outils-Réseaux" (3), les avantages de la collaboration sont multiples et les façons de collaborer le sont aussi. Afin d y voir un peu plus clair, la Figure 5 (page 17) recense, sous forme de carte heuristique, les différents intérêts à collaborer pour une entreprise. Ces intérêts seront ici regroupés en 3 catégories, ou stratégies : 1. Stratégie offensive La stratégie offensive vise à utiliser la collaboration pour apporter de nouvelle voie de développement pour l entreprise. C est une tactique résolument tournée sur l avenir. 2. Stratégie défensive La stratégie défensive est une opération de sécurisation des acquis, de l activité, en vue d anticiper l apparition d éventuels problèmes. 3. Phase de «réarmement et restructuration» La stratégie de «réarmement et restructuration» permet de consolider la performance courante de l entreprise. On s aperçoit que la collaboration en entreprise est une savante alchimie. Les possibilités d intervention sont nombreuses. On remarque finalement, entre les voies de collaboration définies, que des liens se dessinent. Les voies peuvent interagir entre elles par synergie et auto-entretien, mais jamais négativement (d un point de vue strictement collaboratif). 16/71

17 Figure 5 : Type de stratégie et enchevêtrement émanant de la collaboration 17/71

18 2) Des choix aux résultats : Si, conceptuellement, les voies stratégiques et les façons de procéder varient pour collaborer, les choses ne se simplifient pas concrètement, lors de la mise en place. Par nature, les choix stratégiques initiaux mènent à des résultats différents en termes de prise de risque, mais ces choix s accompagnent de choix de technologies, d outils, d utilisations, etc. De choix en choix, un puzzle se bâtit et un résultat apparait alors. En voici l illustration Figure 6 (page 18) : Figure 6 : Le chemin, des concepts collaboratifs aux résultats, pour une organisation (liste non exaustive des paramètres) La Figure 6 nous montre que les possibilités et les choix à faire pour collaborer, sont multiples et divers. Il y a donc nécessité d une réflexion en amont sur les choix et les stratégies de mise en œuvre à appliquer au sein d une entreprise ; afin d éviter la dilution des efforts, la baisse de motivation due à la succession de tentatives similaires et le manque de résultat. 18/71

19 C. Les grands enjeux de l informatique en image : 1) Pour l utilisateur : Les internautes emploient le mot «surfer» pour désigner la navigation sur internet. Notre navigation internet se résume encore beaucoup à l utilisation d un moteur de recherche, et autre mécanisme 1.0, ou nous devons faire l effort de rechercher, collecter, trier, analyser, pérenniser et retransmettre. C est ce que l on appelle "le cercle vertueux de la connaissance" (4) illustré par la Figure 7. On remarquera que le mécanisme du cercle vertueux de la connaissance 11 est un mécanisme que nous réalisons naturellement dans notre vie de tous les jours. Malheureusement, les outils permettant de le pratiquer dans nos univers informatiques, en toute interopérabilité, n existent pas entièrement à ce jour. C'est pourquoi l internaute d aujourd hui ne "surfe" pas véritablement. La force qui l entraine ne provient pas d une force extérieure, comme Figure 7 : Le cercle vertueux de la connaissance (4) le sont les vagues pour un surfeur, mais provient d un effort personnel. L internaute est confronté, seul, au méandre grandissant d un réseau que l on appelle "la toile". Il serait donc plus judicieux d employer le terme "draisiner" dans ce contexte résolument 1.0, action d utiliser une draisine (illustration ci-dessous à gauche), afin de prospecter le web. Ainsi, les enjeux du web 2.0, et de la bureautique 2.0 sont d aboutir à la situation suivante illustrée ci-dessus (Figure 8). Mettre l utilisateur à la tête d une "gare de triage", Figure 9 : Photo d'une draisine, outil 1.0 Figure 8 : Plan d'une gare de triage, l outil Complémentaire avec l acronyme anglais SLATES qui liste les composantes essentielles de la collaboration : Search, Links, Authoring, Tags, Extensions et Signals. 19/71

20 LEGENDE : FONTAINE Jean-Baptiste Avril-Septembre 2009 Mémoire d Ingénieur plateforme de travail respectant le fameux "cercle vertueux de la connaissance", ou des flux de données sont, pour la plupart, automatisés (entrée et sortie). Des liens étroits s établissent avec ses collaborateurs, des systèmes d alertes, des contrôles, des aiguillages Le but est alors de porter davantage l individu à des activités de traitement, d analyse, de production et de faire circuler plus vite l information à la bonne personne (les américains appellent cela la "businesscritical information") (5). Le réseau devient alors le moteur de l individu. C est le visage de l interopérabilité. 2) Pour l entreprise : L enjeu du côté de l entreprise, c est de passer de cette illustration très caricaturale : Donnée s Individu Contraintes format de fichier Partage, tags Figure 10 : Caricature de l'activité d'un employé dans une entreprise 1.0 Pour exemple : un employé, comme ses confrères, exerce une activité de bureautique 1.0. Il se noie régulièrement dans une masse d informations qu il ne peut que survoler. Il emmagasine alors de l information vieillissante, mal rangée, qu il délaissera finalement. Il s efforce toutefois de maintenir l information qui lui semble vitale, dans des dossiers qui s accumulent et des formats hétérogènes, posant des problèmes de compatibilité et qui plus est, inaccessible aux moteurs de recherche. Certaines informations bénéficient cependant de traitements de faveur (tags), mais d autres informations, quant à elles, sombrent dans l oubli, et ne seront, jamais réutilisées. Pour finir, l utilisateur possède des moyens de prospection et de communication qui s avèrent toutefois limités. Finalement, son action se révèle être très solitaire, et l individu perd beaucoup de son potentiel. 20/71

21 LEGENDE : FONTAINE Jean-Baptiste Avril-Septembre 2009 Mémoire d Ingénieur A la version 2.0 Flux RSS, notification, workflow, «The cloud» Figure 11 : Caricature du fonctionnement de l entreprise 2.0, visage de la participatique Sur cette illustration, plusieurs évolutions ont eu lieu : Dans ce cas, les employés n ont plus la charge du maintien de leurs, mais sont portés par le réseau de l entreprise. L information se situe désormais dans des zones dé-privatisées, cohérentes, rationnelles et sécurisées. Ceci réduit considérablement les fuites et les pertes d informations. L information est élevée au rang de partage. Ainsi, sa production est désormais plus facile. L information et la communauté se dotent de possibilités d interaction, de stimulation efficace sur l ensemble de ses collaborateurs. Ainsi, l individu n est plus le seul moteur de son système d information, mais par des mécanismes que l on nomme "workflow", "RSS", "notification", il se décharge des parties fastidieuses de son activité bureautique 1.0, qui n apportent aucune plus value à l entreprise. Tous les problèmes de manque d efficacité, de communication, d accessibilité d interaction, de partage, sont alors considérablement diminués. 21/71

22 III. Méthodologie globale de mise en place d outils collaboratifs A. Procédure générale de la démarche Pour qu un individu coopère, il faut que la collaboration n entrave pas le travail qu il doit fournir. Quelles sont alors les entraves potentielles à la collaboration, à la mise en place et l utilisation d outils collaboratifs? La Figure 12 (page 24) illustre le processus idéal qui s applique globalement lors de la mise en place d outils collaboratifs au sein d un organisme. Ce schéma montre que la mise en place d outils collaboratifs ne conduit pas nécessairement l entreprise à la version supérieure (2.0). Cette évolution relève plus d un état d esprit, d une succession de tentatives et d une remise en cause continuelle. C est un travail de longue haleine, collectif, qui nécessite l implication de tous les individus. La Figure 13 (page 24) développe les "pourquoi potentiel" de l échec de la mise en place d outils collaboratifs, ainsi que les solutions pouvant y remédier. On peut identifier 3 principales causes d échec de mise en place d outils collaboratifs : 1. Les problèmes techniques Qui trouve des réponses techniques et financières. 2. Les problèmes humains Qui trouve des réponses dans le management humain (la façon de procéder). 3. Les problèmes de stratégique. Découlant d une mauvaise analyse et interprétation de la situation, conduisant à de mauvais choix. On s aperçoit que les problèmes rencontrés lors de la mise en place d outils collaboratifs ne sont pas entièrement d ordre technique. Les aspects de management et de stratégie font partie intégrante de la démarche. Chacun de ces problèmes possède des solutions propres et appropriées. Il faut donc être en mesure de différencier et d identifier précisément ces derniers pour avoir une action dessus. 22/71

23 Figure 12 : Les étapes conduisant à l'entreprise /71

24 Figure 13 : Causes d'échec et solutions liées à la mise en place d'outils collaboratifs 24/71

25 B. Méthodologie de mon action : Afin de répondre à la problématique, la première étape fut de définir la situation d Eduter-CNERTA vis-à-vis de la démarche générale de mise en place d un outil collaboratif exposé Figure 12. Ceci afin de mieux appréhender le rôle qui m a été donné, dans son contexte et ainsi partir dans la bonne direction. Pour ce faire, un état des lieux sera établi, aussi bien sûr les outils existants en place, le fonctionnement de l entreprise et son état d esprit vis-à-vis de la collaboration à l heure actuelle. Parallèlement à cela, une analyse des besoins sera réalisée, permettant de définir les voies d améliorations et les axes de réflexions. Un état de l art sera ensuite proposé sur les outils du marché à l heure actuel. Le résultat de cette veille sera exposé au regard des conclusions de l analyse de l existant. Enfin, un plan stratégique de mise en place sera réalisé en essayant de prendre en compte l ensemble des aspects soulevés par la collaboration, intégrant les enjeux aussi bien de court terme que de long terme. IV. Analyse A. État des lieux d Eduter-CNERTA (Équipe Web) 1) Analyse du contexte global La nécessité de collaborer pour Eduter-CNERTA n est pas à remettre en cause. Tous les types de collaboration peuvent avoir leurs intérêts pour cet organisme. La volonté de porter Eduter-CNERTA au niveau d une entreprise 2.0 est bel et bien présente au sein de ses dirigeants et de ses employés. Pour autant, les prises de décisions ne sont pas aisées. Des tentatives ponctuelles ont été faites, mais cela manque d une cohésion d ensemble et d un projet construit. Le manque d une vision claire sur les possibilités actuelles, aussi bien en termes de fonctionnalité d outils, de performance potentielle, et de plus value pouvant en résulter nécessite une étude appropriée. Ma mission a donc commencé par une analyse des besoins et de l existant sur l ensemble des ingrédients de la collaboration (procédures, matières et hommes), afin d avoir une vision globale et synthétique de l ensemble des attentes, au regard du fonctionnement spécifique du Eduter-CNERTA. Cette analyse fut essentiellement réalisée à travers 4 entretiens oraux. (4 chefs de projet de l équipe WEB). 2) Analyse de l existant en place : Eduter-CNERTA possède déjà plusieurs procédures et outils mis en place à vocation collaborative issue des NTIC (Nouvelles Technologies de l'information et de la Communication) : 25/71

26 a) Firstclass : Firstclass constitue la messagerie de l entreprise. Cette messagerie n est pas utilisée uniquement pas Eduter-CNERTA, mais nationalement. Son utilisation est commune à l ensemble du système éducatif agricole en France. Cette messagerie est une offre propriétaire issue d une entreprise extérieure, dont les serveurs sont hébergés à Eduter-CNERTA. Elle sert bien évidemment de boite mail aux personnes ayant un compte, mais cette solution permet également la réalisation de "conférence" (sorte de boite mail spécifique multiutilisateur), permettant de communiquer sur des termes définis. La fonctionnalité de ses conférences ressemble quelque peu à celle des forums. La conception de liste de diffusion est fortement employée. Firstclass propose également l élaboration d agendas personnels et partagés. Un espace de partage de dossier se trouve aussi à disposition, mais demeure peu pratique. Cet outil possède le précieux avantage d être commun à un nombre important d acteurs. Une unification des adresses de messagerie a été réalisée par ce biais. Cet outil a désormais, acquis une place certaine auprès des usagés. Un premier défaut : la faible capacité de mémoire attribuée à chaque utilisateur afin de conserver ses mails. De plus, le manque d interopérabilité de cet outil rend difficile les possibilités d exports et d interactions avec les autres boites mails des utilisateurs, imposant des contraintes inutiles et ennuyeuses pour les utilisateurs désireux de se servir de tout le potentiel fonctionnel que peut avoir une messagerie à l heure actuelle. b) Les dossiers partagés : L équipe WEB a mis en place un système arboré de dossiers et une rigueur commune afin de mettre les fichiers en partage sur le réseau local. Ces fichiers sont issus des projets en cours et réalisés par le passé, dont le besoin de partager est évident. La fonction principale de ce procédé est atteinte. Cependant, l utilisation de ce procédé se révèle être fortement répétitive dans la durée, et reste très archaïque. Des fausses manipulations peuvent survenir. Le système impose une rigueur de chaque instant. De plus, la navigation se fait très souvent à l aide de l explorateur Windows, dont les possibilités de visualisation sont restreintes (prospection très limitée pour une activité de veille). La gestion de droit (protection sur les fichiers) n est pas aisée. Ce procédé pose également problème quant à l archivage de l information et le suivi de l activité (versioning, alerte, ). c) La gestion de relation client (CRM) : "Sugar CRM" est la solution qui a été choisie par Eduter-CNERTA pour réaliser le suivi de ses clients. Cette solution de gestion de relation client est une solution professionnelle, open source. Sa mise en service est relativement récente et le potentiel d utilisation de cet outil n est pas encore atteint. Il sert en "avant-vente" pour le budget prévisionnel et le suivi des projets pour la hiérarchie. Cet outil à l avantage d être spécialisé dans la gestion de la relation client. Cependant, un manque d accessibilité, notamment d intégration avec le reste des activités bureautiques gravitant autour des projets ainsi qu un manque d ergonomie, restreint son utilisation au sein de l entreprise. 26/71

27 d) La gestion de projet : Eduter-CNERTA n a pas de logiciel de gestion de projet commun pour l ensemble des employés. Le logiciel "Collabtive" à été mis en place, mais n est pas partagé par l ensemble des employés comme, par exemple, l équipe web. Chaque chef de projet possède ses propres outils pour ces propres besoins. Certaines activités liées à la gestion de projet utilisent parfois sur des outils qui ne sont pas adaptés à ce type de besoin comme "Sugar CRM". Finalement, une plateforme de collaboration (OpenGoo) a récemment été mise en place pour comptabiliser les temps de travaux dans le but de mieux appréhender la gestion des ressources humaines et les couts liés à chaque projet. e) Les wikis : De nombreux wikis ont été mis en place au sein d Eduter-CNERTA : À des fins personnelles Stocker de façon organisée et centralisée l information qui n a pas pour vocation d être partagée Spécifique à un projet Partage d information ou création de groupe de réflexion autour d un projet, à la fois en interne et avec les clients extérieurs. Partagé de tous : Utilisation à des fins administratives (partage d information d ordre administratif) L information, à ce titre, se situe dans un endroit spécifique, structuré et commun, ou chacun peut intervenir. Bien souvent, les wikis mis en place manquent d interaction, de convivialité et de dynamisme. Leur maintien ne se fait pas facilement. Ils se révèlent être fortement sous-exploités. Leur utilisation ne se résume, à ce titre, qu aux usages vitaux. Pour la plupart, ces outils dépérissent, par manque de participation. f) Le forum : Un forum a été mis en place en Cependant, son utilisation ne correspond pas toujours à la fonctionnalité courante (une question des réponses). Une partie de l utilisation qui en est faite permet de publier des informations (création de bases de connaissances sur des sujets divers, publication de recherche intéressante). Ces usages ne nécessitent, bien souvent, pas de réponse, si ce n est des commentaires ou bien une possibilité de compléter le contenu. Le forum se révèle limité à ce type d usage. Globalement, le forum n a pas véritablement pris au sein de l équipe web. Cette équipe d une quinzaine de personnes se connait relativement bien et fonctionne davantage par bouche à oreille, ou moyen de communication ciblé, s adressant directement aux personnes concernées en cas de problème à résoudre. L utilisation du forum quant à lui est utile dans les cas où l on ne connait pas la personne pouvant potentiellement répondre à un problème qui se pose, où lorsque ce problème peut être utile à d autres. 27/71

28 g) Blogs et autre CMS : Des blogs ainsi que d autre CMS sont également utilisé dans le cadre d une communication asynchrone en interne (E-journal interne, ) et en vitrine sur l extérieur. Plus spécifiquement, un blog WordPress 12 a récemment été mis en place en interne, permettant de faire des retours d expériences globales (synthèse de projets, partage de connaissance aboutie). h) La communication instantanée : Outre la messagerie, beaucoup de communication passe par l intermédiaire de messagerie instantanée. Firstclass incorpore une telle fonctionnalité. Cependant, son utilisation n est pas plébiscitée, car l ergonomie n est pas au rendez-vous. Bien des employés au sein de l équipe Web utilisent désormais Pidgin (logiciel libre), client de messagerie instantanée multiprotocole et multiplateforme (protocole Jabber). De tels procédés permettent l interopérabilité entre les solutions de messagerie instantanée, laissant ainsi libre chaque utilisateur d utiliser la solution qui lui convient. Outre la messagerie instantanée, téléphone est également amplement utilisé bien évidemment. 3) Les besoins en attentes : Il existe des besoins importants qui n ont pas de réel outil efficace en réponse, à Eduter- CNERTA. Ces besoins sont, pour la plupart, communs en bureautique. Certaines des solutions ne sont pas encore des plus abouties dans le monde informatique et les réponses tardent à venir. Parmi ces besoins, nous pouvons citer : La "collaboration productive" sur un format bureautique commun, permettant une rédaction collaborative par synchronisation (synchrone et/ou asynchrones) avec plusieurs collaborateurs. La mobilité des données permettant de travailler au bureau, chez soi ou en déplacement. Un outil permettant d avoir des pages personnelles pour se présenter, présenter les projets. Le partage de connaissances diverses (veille collaborative, mutualisation du savoir, ). 4) Analyse fonctionnelle d Eduter-CNERTA Le fonctionnement d Eduter-CNERTA présente des caractéristiques qui lui sont propres. Il est donc utile de les définir pour mieux appréhender ses besoins et ainsi répondre au mieux aux enjeux de la collaboration. 1. Un fonctionnement par petites équipes soudées : Eduter-CNERTA est un institut de taille humaine. Les individus se connaissent relativement bien. Cependant, l entreprise est localisée sur deux sites géographiques distincts (Dijon et Clermont) /71

29 Ce qui se révèle être important, c est le fonctionnement par projet avec des équipes mouvantes. Eduter-CNERTA ne gère pas un projet global ou un produit unique, mais une mission globale, qui s agrémente de multiples projets. Ces projets n ont ainsi pas de réel lien étroit entre eux. De prime abord, la nécessité de partager entre ces différents projets semble souvent inutile. Cependant, les différents acteurs déplorent le manque de partage en termes de compétences. L isolement de certains projets abouti quelquefois à ne pas savoir réellement ce que fait son collègue quelques étages en dessous. Cela est dommageable, car ces échanges peuvent potentiellement avoir un impact pertinent sur les projets de chacun, ou encore permettre la naissance de projets transversaux. Du fait de ne pas avoir une unité de travail global ; la mise en place d un outil et son utilisation s établit difficilement. Si la stratégie d intégration ne fait pas intervenir tous les acteurs qui ont vocation à utiliser l outil, le pouvoir de pénétration dans l entreprise s avère fortement limité. 2. Des compétences diverses et variées : L équipe WEB possède des compétences fortes en développement PHP. Il m a été notifié qu un outil utilisant cette technologie était préférable. Eduter-CNERTA a acquis les compétences nécessaires à la mise en place d un annuaire LDAP, ainsi que le procédé de SSO (Single Sign-on). Il semble donc intéressant d avoir un outil tirant parti de ces procédés avantageux. 5) Bilan de l analyse de l existant. On remarque que bien souvent, des outils ont été mis en place, répondant initialement à des besoins. Mais, par la suite, d autres besoins, n ayant pas d outils spécifiques pour être assouvis, sont alors reportés sur les outils en place. Ce report se fait faute de mieux, les logiciels utilisés étant bien moins adapté à répondre à ces usages. Cette dérive peut alors nuire à la performance de l application en place dans sa fonction primaire. Exemple : Surcharge de messagerie (nombre de messages, poids du message, utilisation en tant que dépôt à fichier). Utilisation du forum comme base de connaissances. Bien souvent, un manque d accessibilité de l ensemble des outils, ou même l absence de connaissances sur leurs existences et leurs fonctions ne permettent pas une pleine utilisation. Passage par une arborescence de type FTP, illustrée par la copie d écran (Figure 14), donnant accès à ces outils situés sur l intranet. Figure 14 : Copie d écran du lieu d'accès aux principaux outils collaboratifs à disposition pour l'équipe WEB 29/71

30 L utilité de la mise en place d un portail, permettant une meilleure visibilité sur l ensemble de ces outils, est ressortie clairement de l analyse des besoins. Il est également ressorti que la surmultiplication des outils n était pas une solution. Ainsi, leur redondance de fonctions nuit fortement aux performances d un système d information. L optimum étant d avoir un seul et même outil pour combler l ensemble des besoins. Il faut donc éviter l apparition d outils différents venant répondre à des besoins similaires, si cela n apporte pas de plus-values. Des solutions visant à réduire le nombre d outils tout en conservant le nombre de fonctionnalités seront explorées. Afin de se désolidariser des contraintes matérielles et compatibilités OS, les solutions dites "en ligne" (hébergées) seront également à privilégier. L open source est également une qualité appréciée à Eduter-CNERTA. Les solutions seront plus précisément recherchées dans ce sens. Pour résumer : 1. Les besoins collaboratifs sont, par nature, multiples et complexes. 2. Eduter-CNERTA possède une forte hétérogénéité d utilisateurs, notamment en termes de besoins. 3. La réponse ne peut donc être, à l heure actuelle, constituée d une solution globale, mais adaptée à chaque situation. Ceci peut être réalisé, soit par une pluralité d outils, soit par la mise en place de quelques outils qui devront alors être adaptables (paramétrable, personnalisable, souple ). 4. Une simplicité de l outil, dans son efficacité, est à rechercher pour facilité l adhésion de l utilisateur aux nouvelles technologies de collaboration mis en place. 5. Éviter le recouvrement de fonctionnalités (services) permet de concentrer les efforts sur les outils les plus pertinents, sélectionnés en amont. 6. Essayer, du mieux que possible, d édifier un ensemble cohérent et supervisé. 7. Rechercher le plus possible l interopérabilité. L un des besoins prioritaires pour l équipe web est l acquisition d une structure unifiée, squelette de base d un partage efficace et riche pour l ensemble des employés. Cette zone de partage d informations fait penser, dans son principe, aux outils de "management des connaissances" (KM en anglais, pour "Knowledge Management") (4). La recherche d un tel outil constitue donc l objectif principal de mes travaux. Mais dans une optique plus vaste, je garderai en tête une certaine ouverture d esprit me permettant de proposer d autres solutions potentiellement intéressantes pour Eduter-CNERTA, intégrant une anticipation de l avenir, par une vision plus globale et de longs termes. À ce stade de l analyse, nous pouvons répertorier l ensemble des critères de sélection de l outil recherché actuellement à Eduter-CNERTA, en une carte heuristique, présentée Figure /71

31 Figure 15 : Qualité rechercher de l'outil de KM (Knowledge Management) à Eduter-CNERTA 31/71

32 B. Exploration des solutions Afin de limiter mon sujet, mes recherches seront ciblées sur des outils collaboratifs répondant à des fins génériques de collaboration. Les outils de collaborations spécifiques (métiers) sont ainsi écartés de cette étude (cela comprend les forges pour le partage de code source en programmation, les outils de gestion de projet spécifique et les outils de gestion de relation client spécifique). N ayant pas obtenu d objectifs ciblés restreignant l ampleur du sujet, mon analyse est restée dans un niveau élevé de réflexion sur l ensemble du système d information, afin d étudier le plus de possibilités. C est-ce qu il m a été demandé dans un premier temps. 1) Méthodologie de l exploration : Les outils collaboratifs que j ai eu à étudier durant mon stage seront présentés ici, en passant en revue chaque grande famille, avec un descriptif et un critique de leurs éventuelles pertinences à l égard de la situation. Des cas particuliers qui ont tout particulièrement suscité mon intérêt seront par la suite présentés. Dans chacun des cas, la carte heuristique élaborée cidessus (Figure 15, page 31) sera reprise et complété par un code couleur, afin de représenter visuellement, les avantages de la solution à l étude, au regard des attentes d Eduter-CNERTA. 2) Des grandes familles : Mes premières recherches ont été réalisées sur les GED, principal type d outil mentionné au départ de mon stage. a) Les GED (ou GEIDE) : Les GED (logiciel de Gestion Electronique de Documents) sont en quelque sorte des bases de données centralisées permettant le partage de fichiers de façon contrôlable. Elles sont conçues pour accueillir, ranger, rechercher, et restituer des fichiers. Certaines GED sont très évoluées, et vont actuellement bien plus loin que la simple activité d archivage, en intégrant notamment des mécanismes de workflow (scénarisation du processus subit par le document, gestion du cycle de vie). Cela a fait naitre le nouveau terme de GEIDE (Gestion Electronique d Information et de Documents de l Entreprise, GED 2.0 en quelque sorte). Annexe 1 (page 59), une carte heuristique, résume les qualités des GED face aux besoins d Eduter-CNERTA. Les GED permettent bien un partage de connaissances par un partage de fichiers. Cependant, tout le problème des GED est là. Le partage sous forme de fichiers ne peut pas constituer une solution riche à la construction d une base de connaissances. Une base de connaissances se doit de pouvoir garantir un accès direct à l information, et le simple fait de naviguer dans une arborescence de fichiers réduit considérablement la maniabilité et la visualisation du potentiel intérêt que renferment les fichiers. 32/71

33 Certaines GED possèdent des fonctionnalités de visualisation, cependant, ces types de GED tels qu Alfresco ou Nuxeo, sont les GED les plus aboutis du marché de l open source, leurs mises en place se révèlent complexes. La taille d Eduter-CNERTA et son fonctionnement sous forme d équipes ne permet pas de former une entité cohésive à la mise en place d une GED. b) Les bureaux intégrés "on the cloud" Une autre grande catégorie de solutions fait partie de ce que l on nomme les "Groupware" (en français Collectique) : les méthodes et les outils logiciels (appelés collecticiels ou plus rarement synergiciels) permettant à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux. 13 Cette catégorie intitulée pour ma part bureaux intégrés "on the cloud" intègre les solutions proposant une interface similaire à un système d exploitation, à la différence qu il est hébergé sur un serveur (interne ou non). Outils et données se retrouvent "dans les nuages" en un lieu unifié. Ils permettent de fournir, en ligne, une plateforme de travail offrant la variété d outils que nous avons l habitude d employer sur nos bureaux d ordinateur (traitement de texte, tableurs, agenda ), mais tout ceci de façon partagée. Nous pouvons citer dans cette catégorie les solutions "Agora-Project", "egroupeware" ou "OpenGoo" (récemment mis en place au sein de l équipe web), présentes sur le site Framasoft référençant des solutions libres du même principe 14. L Annexe 2 (page 60) résume les qualités des bureaux "on the cloud" face aux besoins d Eduter-CNERTA. Ces solutions sont potentiellement pertinentes pour Eduter-CNERTA, car elles fonctionneraient bien pour chaque projet distinct. Cependant, ces outils peuvent rapidement manquer de souplesse et de fonctionnalité. L interopérabilité au sens de compatibilité n est pas souvent au rendez-vous à l heure actuelle. Ces solutions perturbent fortement la manière de travailler des utilisateurs, car elles forcent ces derniers à utiliser un univers de travail totalement différent. Ces solutions peuvent être intéressantes pour des usages ponctuels, avec des utilisateurs qui cherchent une solution avec une idée aboutie et des exigences classiques de collaboration. Eduter-CNERTA peut en avoir une utilité, mais il est peu probable qu une solution unique convienne à l ensemble des projets. Ce n est donc pas une solution qui permet l unicité des équipes. c) Les WIKIs Un wiki est un logiciel de la famille des systèmes de gestion de contenu de site web, rendant les pages web modifiables par tous les visiteurs y étant autorisés. Il facilite l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes. L exemple le plus connu est l encyclopédie en ligne Wikipédia /71

34 Il existe de très nombreux moteurs de wiki, qui ne sont pas tous justifiés. Ceci étant dut à un manque de collaboration du monde open source qui génère trop de "forks" (séparation d un projet en deux) et peu de merges (unification de deux projets), dispersant ainsi les efforts des communautés open source. De ce fait, de nombreux moteurs se ressemblent et peu se démarquent (6). Voir en annexe (Annexe 3, page 61) la carte heuristique résumant les qualités des wikis face aux besoins d Eduter-CNERTA. D une manière générale, les wikis sont, à l origine, des solutions permettant de mettre en place des pages arborées dont le contenu est généré de façon collaborative. La plupart des wikis font intervenir le procédé "What You See Is What You Mean" (WYSIWYM) qui nécessite l apprentissage d une syntaxe particulière. De ce fait, les wikis sont intéressants, dès lors qu une grosse communauté permet de les alimenter, réalisant des interventions ponctuelles. À l inverse, l usage récurrent d un wiki avec du WYSIWYM est contreproductif pour un petit nombre d individus. De plus, les wikis sont des outils dont la philosophie est de fournir du contenu épuré afin d avoir une structure commune simple. Les fonctionnalités en termes de variabilité de contenu pour Eduter-CNERTA se révèlent être fortement limitées. d) LES CMF (CMS généraliste) Un CMF (Content Management Framework) désigne une plateforme (cadre) de gestionnaire de contenu en informatique. A la différence d un CMS (système de gestion de contenu), un CMF est davantage orienté vers la configurabilité et la personnalisation 15. Ainsi, Typo3 est plus proche du CMF, alors qu un moteur de forum ou un moteur de wiki entre mieux dans la définition de CMS qui définit des cadres de gestionnaire de contenu spécifique. Le CMF augmente le niveau d abstraction, se détachant ainsi d un type d utilisation spécifique. Comme nous le montre la carte en annexe (Annexe 4, page 62), les CMF constituent donc une catégorie d outils plausible pour Eduter-CNERTA, permettant de créer des plateformes de connaissance avec une gestion de droit comme il se doit. Dans cette famille, des quantités nombreuses de solutions open sources se déclinent. Toutefois, la mise en place d une solution aboutit sur le plan fonctionnel nécessitera un temps certain. Dans un premier temps, ces solutions paraissent difficilement utilisables pour Eduter-CNERTA dans un premier temps, dans l optique d une recherche de solution rapide et de moindre coût. e) Solution d application bureautique synchronisée D autres solutions collaboratives apparaissent également par le biais d applications bureautiques synchronisées. On peut citer parmi ces dernières, des solutions à usage varié, allant de solution spécifique de "Social bookmarking" (marque-page social : partage de bookmark collaboratif), à des solutions généralisées telles qu Outlook de Microsoft ou Lotus d IBM, synchronisant des applications entières aux fonctionnalités poussées. Sur le même front, on note la présence encore discrète de Microsoft Office live workspace /71

35 La mise en place de telles solutions nécessite un investissement accru de la part de l utilisateur ou des supports techniques (installation, formation, suivi ). Certaines de ces solutions sont très performantes et professionnelles. Elles sont détenues par de grands groupes, et nécessitent un effort financé conséquent. Elles permettent bien souvent une collaboration étroite et très poussée, car les applications lourdes sont personnalisables et riches de fonctionnalités, propriétés qui sont moins vérifiées aujourd hui chez les applications légères (hébergées ou "on the cloud"). L open source à pris pied dans ce domaine, avec notamment, des applications basées sur subversion 17 (moteur de gestionnaire de versions, essentiel pour de tels procédés). On retrouve ainsi des applications permettant la synchronisation de code source (ex : d une association éclipse+forge), ou des applications permettant la synchronisation de documents texte. Il est certain que ces types de solutions peuvent avoir des intérêts ponctuels pour certaines activités d Eduter-CNERTA. Cependant, il apparait que vis-à-vis des qualités de la solution recherchée définie plus haut, ces types de solutions ne sont pas à prendre en compte dans ce cadre, ne convenant pas à des propriétés d unicité, de simplicité de mise en place et des contraintes fonctionnelles d Eduter-CNERTA. Voir annexe (Annexe 5, page 63). f) Les solutions bureautiques dispatchées «on the cloud» Il existe une nouvelle catégorie, que je nommerais "solution de bureautique dispatchée on the cloud". Parmi ces solutions, on compte les très populaires applications Google (Google docs, Google agenda, Gmail, ), ou également Doodle 18, solution fréquemment utilisée à Eduter-CNERTA. Ces solutions proposent la possibilité d avoir, selon son désir, un document partagé (mis en collaboration) à telle adresse, un agenda à tel autre. On peut aussi être assez fidèle et se plier à l offre d un seul et même fournisseur, ce qui simplifie la gestion. Ces solutions sont intéressantes, puisqu elles possèdent la qualité d être compatible avec la majorité des formats bureautiques, venant ainsi compléter le dispositif, sans trop perturber les habitudes, à l inverse des solutions synchronisées, ou des solutions de bureaux "on the cloud" qui remplacent l ensemble des outils. Un des problèmes réside dans la dépendance qui s instaure entre les utilisateurs et l hébergeur, si les solutions n ont pas vocation à pouvoir être hébergées chez soi. Quoi qu il en soit, ces solutions ne sont pas envisageables dans la conception d une structure commune et durable (sûre, sécurisée) pour Eduter-CNERTA. (Cf. Annexe 6, page 64). 3) Les cas particuliers : Après l état de l art de grandes familles de solutions, intéressons-nous à des outils spécifiques qui sont : Google sites, OneNote et TikiWiki /71

36 a) Google sites Il s agit d une solution à mettre dans la catégorie "CMS généraliste", mais trouverait aussi sa place dans les autres familles (solutions bureautiques dispatchées "on the cloud", wiki, solution d application bureautique synchronisée, GED). Finalement, les bons outils sont ceux qui ne forcent pas à choisir (un des volets de l interopérabilité en quelque sorte). Je cite Google sites dans ce rapport, non pas parce que c est un outil indispensable pour Eduter-CNERTA, ou une autre entité, mais comme un exemple à connaître à l heure actuelle de ce qui peut se faire actuellement, de rapide et fonctionnel, en terme de collaboration. Google sites, c est d abord un CMS, une application permettant d avoir une certaine liberté de conception et de variété de contenu afin de créer un site. C est aussi un outil collaboratif, car il est possible d ouvrir son site à la collaboration, de le sécuriser en restreignant le nombre de personnes autorisées. Tout cela dans un esprit de simplicité déconcertante, le rapprochant ainsi fortement du monde des wikis ou des blogs. Ceci n est pas anormal puisque Google sites est, en réalité, la nouvelle version de JotSpot, un service de création de wikis que Google a racheté en octobre 2006) 19. Une fonctionnalité intéressante est la possibilité de mettre en place des zones à vocation de GED (stockage de fichiers, arborescences). De plus, une forte interaction est possible entre Google sites et les autres applications de Google, permettant d offrir une association de nombreux outils à la demande, personnalisables et conviviaux, avec notamment des mécanismes de synchronisation, de notification Au final, Google sites permet la conception de portails, il se rapproche donc en ce sens des CMF. Google sites ressemble donc potentiellement à l outil parfait pour Eduter-CNERTA et sa recherche d outils collectifs (Cf. Annexe 7, page 65). À ceci près, que quelques conditions ne sont pas vérifiées. L espace de stockage est limité pour ce qui est des versions gratuites (100Mo par site, 10 gigas de sites possible, dans un premier temps). Le service, ainsi que les données, sont hébergés à l extérieur (problème de sécurité diverse) Mais plus généralement, on ignore tout de la stratégie de Google sur le long terme. b) OneNote 20 OneNote est un autre outil particulièrement intéressant et novateur. C est un logiciel que l on qualifie de lourd (installation sur l OS de son ordinateur personnel). Il fait partie de la suite bureautique office de Microsoft (2003 et 2007, familiale, entreprise et intégrale uniquement) 21. Relativement méconnu, il peut cependant apporter de réelles évolutions dans l univers bureautique classique. Rien de totalement révolutionnaire pour autant, seulement une quantité de petits plus qui font penser que l interopérabilité n est pas quelque chose de si utopique que cela. 19 (copie d écran d un site réalisé par Google Sites) /71

37 OneNote est un logiciel de prise de notes. C est en quelque sorte, un logiciel de traitement de texte muni d onglets de feuille (comme Excel) pour "switcher" entre les thèmes. Ce sosie de "traitement de texte" permet la saisie rapide d informations (fonction de copies d écrans ), dans un endroit potentiellement organisé, avec une forte capacité de réorganisation, de suivi et de personnalisation. C est donc un logiciel que l on pourrait classer dans la catégorie des outils de collaboration personnelle que nous n avons pas cité récemment. Mais il intègre également des fonctions de collaborations (synchronisation asynchrone de ces documents OneNote avec d autres logiciels OneNote). On peut donc aussi le classer parmi les logiciels bureautiques synchronisés permettant une collaboration étroite entre quelques collaborateurs d un sous-réseau. On notera enfin la présence d une fonctionnalité discrète, mais très sérieuse pour l occasion, nommée "indicateurs", qui peut constituer un véritable workflow collaboratif. A cette adresse, une fiche descriptive réalisée sur OneNote (et réalisée sous OneNote) avec un recensement de l ensemble des astuces sur ce dernier relevé durant mon stage. OneNote est finalement un outil qui n a pas réellement d équivalent à ce jour, et qui manque à notre arsenal bureautique. Une nouvelle fois, une carte heuristique (Annexe 8 page 66) vient illustrer l intérêt de cet outil face aux besoins d Eduter-CNERTA. c) Tikiwiki Pour finir dans la catégorie des cas particuliers, il y a Tikiwiki. Il se présente lui-même comme un CMS/Groupeware. Plus précisément, ce n est pas un CMF à proprement parler, car l outil est beaucoup plus "prêt à l emploi" qu un CMF. En revanche, TikiWiki possède une quantité faramineuse de fonctionnalités, toutes plus intéressantes les unes que les autres (que peu d autres solutions proposent parmi les CMS open source). Cette richesse pallie au manque de souplesse fonctionnelle de certains CMS et permet à TikiWiki d obtenir une bonne transversalité des usages (illustré par la Figure ). TikiWiki se comporte donc finalement comme un CMF en Figure 16 : Le périmètre fonctionnel de TikiWiki (illustré en rouge) /71

38 quelque sort. Il a la particularité d être issu du monde des wikis, ayant pour effet direct ou indirect d être un outil qui a su rester simple dans la complexité. Qui plus est, open source et écrit en PHP, aux nombres de ses autres avantages recensés sur la carte heuristique des objectifs (Cf. : Annexe 9, page 67), Tikiwiki est pour moi une solution plus qu envisageable. Sa mise en place n est cependant possible pour une entité, que si les utilisateurs ont un savoir-faire relatif, ce qui est le cas d Eduter-CNERTA (expérience CMS, wiki ). De plus, il nécessite un petit temps de paramétrage, mais il semble bien moins complexe (à objectif équivalent réalisable) qu un CMF généraliste concurrent. Il possède, probablement une liberté moins complète que certains grands CMF, mais l intégrité de la solution en fait un ensemble cohérent et certainement efficace. Pour Eduter-CNERTA en interne, TikiWiki se présente comme un outil permettant la mise en place d une plateforme collective unifiée, moyennant un peu de temps et d efforts (rapport Attente Effort à fournir intéressant). 4) Synthèse De tout ce qui a été dit jusqu'à présent, nous remarquons que tous les types d outils collaboratifs peuvent avoir des intérêts pour Eduter-CNERTA en tant qu outil de travail interne (avec ouverture sur l extérieur). Certains outils s intéressent à des aspects ponctuels de la collaboration, d'autres sont plus transversaux en terme de diversité fonctionnelle. Deux outils sont ressortis de cette étude, potentiellement intéressants pour Eduter-CNERTA : TikiWiki dans un cadre collaboratif, permettant d établir une plateforme unifiée à grande échelle. OneNote comme un outil de collaboration étroite entre petits groupes de collaborateurs (centre névralgique de travail, gestion de projets de tous les jours, collaboration fine). C. A la recherche du futur remplaçant de Typo3 : 1) Typo3, un CMF sur le départ? Typo3 est actuellement le CMS majoritairement utilisé par Eduter-CNERTA (équipe Web). Ce choix, fait en 2005, remplace l utilisation de ColdFusion et de DreamViewer. L utilisation d un CMF a apporté de nombreux avantages, à la fois pour Eduter-CNERTA et pour ses commanditaires. Typo3 est riche en fonctionnalités, permettant la conception de sites web variés. Son extensibilité et son développement open source, soutenu par une forte communauté, en font un outil pertinent pour un usage professionnel. Dans un contexte où une demande de site plus collaboratif se précise, Typo3 se révèle avoir un certain nombre de lacunes. Son adaptabilité et sa dynamique ne lui permettront plus de suivre les évolutions faites dans le domaine des sites 2.0. Une nouvelle génération de CMF à pris le pas, et ce sont désormais ces outils qui sont à la pointe des innovations, en terme de fonctionnalités, de normes, de sécurité, et d utilisation. 38/71

39 2) Les nouveaux besoins des commanditaires. a) L exemple concret du projet de l AFA L'AFA, Association Française d'agronomie 23, et une toute jeune association apparue en octobre 2008, permettant au secteur de l agronomie de se doter d une structure associative en France. Les ambitions de cette association sont fortes. L AFA vise la création d une communauté de personnes soudées se reconnaissant sous la bannière d agronomes, désireux d unir leurs efforts afin de faire entendre la voie de l agronomie dans les débats d actualité liés à l agriculture et à l environnement. Pour cela, il est primordial que l AFA se dote d outils de communication et de collaboration à la hauteur de ses ambitions. Les affiliations entre l AFA et AgroSup/Eduter ont amené l équipe Web à participer aux réflexions sur les besoins de l AFA dans sa recherche de plateforme collaboratif, et envisagé de façon sérieuse à prendre pleinement part à ce projet. Une première trame du cahier des charges a été rédigée conjointement entre l AFA et Eduter-CNERTA. Voici les caractéristiques attendues besoins, émanant de cette étude. L outil doit permettre : La réalisation d une vitrine de communication adaptable au public le visitant La réalisation d espace adhérent Une gestion de droit d accès différencié (gestion de droit spécifique, groupe) La conception de blogs La conception d espace collaboratif de type wiki, forum La conception de workflow Le partage de fichiers L utilisation de tout type de support média (texte, vidéo, son, ) Un dynamisme par flux RSS, notification, newsletter Une prise en main rapide et simple, pour les utilisateurs et les administrateurs La constitution d une zone d accueil ergonomique de type portail. La conception d un site multilingue et accessible aux malvoyants La possibilité de générer des groupes de travail sporadiques (constitution de zone privée par des personnes autorisées). La mise en ligne de formulaire/questionnaire et module analytique 3) TikiWiki, un pari sur l avenir? Face à la demande de l AFA, il apparait que TikiWiki est un CMS qui parait répondre pertinemment à l ensemble des attentes ci-dessus. TikiWiki répondrait en terme de fonctionnalités, de qualité et de simplicité attendues, mais TikiWiki répondrait aussi aux besoins techniques d Eduter-CNERTA (technologie PHP, open source) quant à la recherche d un remplaçant à Typo /71

40 4) Comparatif de TikiWiki face à Typo3 et aux autres CMS généralistes (CMF) en vogue : Un tableau (réalisé sur le site CMSmatrix) relativement exhaustif est présent en annexe (Annexe 10, page 68), permettant de donner une idée, d un aspect technique, de la position de TikiWiki face à des concurrents importants telle que Drupal 24, MODx 25, ez Publish 26. Typo3 est également présent dans ce comparatif afin d avoir un référentiel en lien avec ce que connait bien l équipe web. TikiWiki est un outil "prêt à l emploi" (pas de module venant de l extérieur comme le font les CMF). De ce fait, les mises à jour se font en une seule et même fois. D autre part, cela est une garantie probante en termes de qualité fonctionnelle et de sécurité. Toutes les fonctionnalités sont uniques et soutenues par la communauté. Tikiwiki bénéficie ainsi de toute l expertise, la rapidité d intervention et la vigilance nécessaire à l obtention d un outil de haut niveau. Par ailleurs, Eduter-CNERTA est amené à déployer des sites chez de multiples clients, en de multiples lieux. La simplicité des opérations de maintenance (mise à jour) est donc un avantage sérieux. Certains aspects de conception et de philosophie de développement peuvent également entrainer une préférence pour TikiWiki par rapport à un autre CMF 27. Ceci peut justifier en un sens la «fidélité» de la communauté open source soutenant TikiWiki. 5) Conclusion : Drupal, MODx, ez Publish sont parmi les CMF qui génèrent une forte activité sur internet actuellement, de fortes croissances, de fortes communautés, de fortes ambitions. Cependant, TikiWiki fait relativement peu de bruit, mais se défend bien en termes de fonctionnalités, soutien, simplicité et potentiel. Un dernier élément reste à soulever, l aspect ergonomique avec la maniabilité de l outil à l utilisation (à la fois pour les développeurs et pour les utilisateurs). Cet aspect, dépendant des personnes, est fortement arbitraire. Il nécessite un test de l outil en condition réelle. Afin d obtenir l approche la plus pertinente qu il soit, on peut envisager la pratique du "speed testing". Un mélange de "speed dating" 28 et de brainstorming (séance d innovation collaborative) : Une date est prise avec une équipe restreinte, choisie de façon à réunir un échantillon représentatif des individus amenés à utiliser l outil (utilisation du développeur, ou de l utilisateur final). Plusieurs outils peuvent être choisis en test. Un laps de temps est déterminé (ex. : 1h) pendant lequel, l ensemble des personnes teste l outil, partage en direct leurs impressions, et note les conclusions. Les différents outils sont ainsi, passés en revue. À la fin des séances de tests, les impressions générales sont également relevées, et le couplage avec les notes écrites permet alors de trancher par l intermédiaire de priorisation si besoin /71

41 D. Quelles évolutions pour le SI collaboratif d Eduter-CNERTA Afin d avoir une vision plus claire de ce qu est un SI collaboratif, et ainsi, permettre d envisager plus sereinement son évolution, je me suis penché sur la possibilité de pouvoir proposer une modélisation de ce dernier afin de mieux cerner les différents éléments constitutifs. 1) Modélisation du SI collaboratif de l entreprise : La collaboration possède 2 strates opposables, dont la limitation peut être entremêlée et diffuse : 1. La strate initiale et celle du travail de tous les jours, la gestion des affaires courantes, de l activité journalière. C est le monde de l instantané, du court terme. Dans cet environnement, on y trouve une très grande quantité d information. Certaines ne sont là que pour avertir à un temps "t" et n ont qu une faible durée de vie (faible valeur à la conservation). Sauvegarder cette quantité d information peut être utile pour les utilisateurs, mais pas pour l entreprise dans son ensemble. C est l univers des brouillons, du travail en mouvement, caractérisé par un bruit (brouhaha) d information conséquent. 2. La strate finale est la zone d une information épurée et ayant abouti sur une maturité satisfaisante. Le bruit y a été écumé. Cette strate est généralement plus structurée, organisée. L information est conservée à des fins d archivage et de diffusion pour une réutilisation éventuelle. Cette strate est bien moins liée au temps. Elle est beaucoup plus stable et pérennisée. Ce qui n empêche pas l amélioration de l information. Nous retrouvons ces strates pour plusieurs échelles. (À l échelle d un individu, d un groupe de travail ou à l échelle de l entreprise). Sur des pas de temps diffèrent (la journée, l année, les pas de temps des projets ). Tout ceci vient segmenter le système, venant ajouter des niveaux supplémentaires. La distinction entre ses mondes, hiérarchisation de la collaboration, se retrouve à la fois dans les pratiques de travail et l élaboration des SI. L enjeu pour une entreprise est de réussir à élaborer un système d information qui permet une bonne circulation de l information entre les différentes couches, tout en respectant la nécessaire séparation : Réussir à extraire le plus d information qualitative d un niveau inférieur à un niveau supérieur, en facilitant le transfert d information et le traitement, et en évitant les contraintes qui entraveraient la performance du niveau inférieur. Éviter au maximum la contamination du niveau supérieur par de l information inutile ou inachevée provenant des niveaux inférieurs. 2) Les types de SI possible. La découpe fonctionnelle de la collaboration met en évidence certains types d outils. Les outils de transfert actif de l information tel que le téléphone, la messagerie classique ou instantanée sont des outils propres aux niveaux inférieurs de la collaboration. En revanche, 41/71

42 les outils de stockage d information, de mise en partage, de traitement sont nécessaires à toutes les strates. Il apparait alors plusieurs stratégies possibles quant à la mise en place d outil : 1. Mise en place d une structure unique, mais garantissant la séparation des usages. 2. Mise en place de multiples structures, reliées par interopérabilité. 3) Étude stratégique : Parmi les solutions énoncées précédemment, la mise en place d une solution unique sur l ensemble du SI intégrant toutes les fonctionnalités et usages à Eduter-CNERTA, est, à ce jour, inenvisageable. D une part, elle nécessiterait de remettre en cause la totalité de l existant en un délai très court. D autre part, la mise en place de tels systèmes nécessite en parallèle de revoir bon nombre de processus et l organisation même de l entreprise. Tout ceci imposerait de trop lourds changements en un délai bref, ne convenant pas aux caractéristiques d Eduter-CNERTA (diversité, complexité, société de services, souplesse ). La diversité des outils, à plusieurs avantages aux CNERTA, elle permet : La diversité des usages, des usagers. La souplesse nécessaire au CNERTA (société de services, métier évolutif, ). Des évolutions rapides, suivant l évolution des technologies. La séparation des outils est donc une richesse à promouvoir. De ce fait, les stratégies d évolution du SI sont alors : 1. Consolidation et optimisation de chaque catégorie de fonctionnalité et d usage tout en privilégiant la ségrégation des outils. 2. Utilisation potentielle d un outil "omnipotent" tel que TikiWiki comme "bouchetrou" pour palier aux manques, ou substituer différents outils dans des secteurs de collaboration qui ne sont pas satisfaisants. (TikiWiki étant un outil pouvant agir sur bon nombre d aspects de la collaboration). 42/71

43 4) Les secteurs d intervention : Les remarques faites sur chaque outil en place au cours de l analyse de l existant permettent d envisager les actions concrètes à menées à l avenir : Optimisation des bases de connaissances structurées (CMS, Wikis, Forum) : Possibilité suivant les cas et les objectifs : unification des Wikis existant par la mise en place d un "Wiki" unique avec ségrégation des usages (gestion des droits s appuyant sur un annuaire), ou augmentation du découpage de l activité de stockage de connaissances structurées en plusieurs outils ("Wikis"). Dans les 2 cas : Mise en place de "Wikis" (outils inspirés du fonctionnement wiki) plus performants (WYSIWYG), et plus vivant (notification, RSS, convivialité, ) Réflexion sur le maintien du forum d Eduter-CNERTA : l utilisation qui est faite du forum à Eduter-CNERTA peut être entièrement transférée sur une plateforme d échange plus adaptée à la transmission de connaissance (ne pas utiliser une architecture "question réponses", mais "publication modifiable commentaire"). (Migration du contenu dans un Wiki, mieux cibler les besoins et les attentes liées à la présence d un forum). Optimisation des bases de données à fichiers : Choix de GED avec un certain niveau de complexité, respectant la ségrégation des usages (Gestion des droits, gestion de l archivage). Trouver des alternatives aux manques d interopérabilité de Firstclass : Les activités situées dans les conférences de libre échange sont aussi, en partie, transposables dans des "Wikis", ou des Forums, suivant les types de sujets abordés. Le contenu situé dans les documents partagés sur le réseau interne peut, lui aussi, faire l objet d une migration partielle dans des bases de données structurées suivant le thème pour rendre le contenu plus accessible et vivant. Optimisation du liant (réseau entre individus) : Mise en place d outils de réseautages sociaux, pour amener une communication plus aisée, automatisée et hasardeuse qui ne se fait pas, actuellement, dans le fonctionnement hiérarchisé de l entreprise. Exploration des solutions de réseautage social est faite, plus loin, dans le rapport. 43/71

44 5) L utilisation éventuelle de TikiWiki : V. Les choix envisageables : a) Des opportunités de déploiement chez les clients : Tikiwiki est un outil qui ne conviendra pas à l ensemble des clients d Eduter-CNERTA. Son utilisation semble à préconiser lorsque les besoins font ressortir la nécessité d un outil unifié et progressif, permettant une certaine simplicité de déploiement et d évolutivité avec une volonté d établir un lien rapide et étroit de collaboration. Dans des situations plus classiques, et plus constantes (besoin d évolutivité moindre), dont l aspect collaboratif de la plateforme est moins dominant, les CMS/CMF plus classiques restent des outils pertinents. b) Les avantages de TikiWiki pour une utilisation en interne : L utilisation de TikiWiki en interne pour Eduter-CNERTA est une option envisageable, du fait du grand nombre de fonctionnalités qu il peut proposer et des qualités générales citées précédemment (souplesse, simplicité ). Cette initiative peut nourrir et se nourrir de compétences issues des déploiements de ce même outil chez les clients. Dans l optique d une éventuelle utilisation, j ai été amené à répertorier différents compléments et éléments de réflexion en corrélation avec la réalité à Eduter-CNERTA. La mise en œuvre de pratiques dites d "Entreprise 2.0" s accompagne de nombreux bouleversements dans les habitudes de travail. Il convient donc d employer une approche graduelle (8), afin de ménager les utilisateurs sur le sentier du changement. La nature de TikiWiki permet de ménager l utilisateur par l apport progressif de fonctionnalités. Le panel de fonction de TikiWiki en fait un outil permettant de combler, grâce à une solution unique, les lacunes de fonctionnalité dans le SI d Eduter-CNERTA. L équipe web est le service le plus à même, de part ses compétences, à mettre en place un tel système. Ses manageurs, et ses employés sont motivés par la mise en place d un outil souple (besoin générique) à grande échelle. La simplicité de TikiWiki permet un investissement faible, et un retour sur investissement rapide. Son extensibilité permet de complexifier l outil au rythme souhaité, en fonction de l utilisation qui en est faite, avec notamment l incorporation d autres entités d Eduter. L équipe Web a une expérience en termes de CMS et de WIKI, de nombreuses personnes sont susceptibles de pouvoir contribuer à sa mise en place. Son utilisation souple peut également constituer une plateforme modulable de test des besoins, permettant de mieux appréhender ces derniers. Des essais (itérations d amélioration) peuvent être réalisés aisément. Il est aussi possible de créer une ferme permettant la mise en place rapide de groupware en kit : un espace générique peut être développé afin de proposer l ensemble des fonctionnalités spécifiques et utiles à un projet, ceci afin de constituer un espace facilement redéployable, basé sur le principe similaire de la ferme à wiki (lieu d hébergement de plusieurs wikis, dont les installations sont facilitées). 44/71

45 Si la collaboration dans une entreprise peut être stimulée par la mise en place d outil efficace, il ne faut pas perdre de vue que les bonnes pratiques et la mise en place de méthode sont également des facteurs clés de réussite. Certaines méthodes peuvent avoir pour but de pérenniser et fluidifier les pratiques, mais elles peuvent aussi en susciter de nouvelles, nécessitant l investissement des managers, ou la délégation d une personne gérant le projet de mise en place, de suivi et d animation. c) Cibler les usages pour vitaliser la participation : Certains aspects de la collaboration ne se font pas forcément naturellement. La mise en place d outils sans une invitation et des objectifs d utilisation claire constitue un risque de mauvaise utilisation (parasitisme), voire d abandon. L espace de collaboration nécessite une structuration des usages afin de les séparer et attribuer des objectifs clairement énoncés permettant une pertinence accrue de l outil mis en place. Voici quelques exemples permettant d engrainer une démarche collaborative 2.0 au sein de l entreprise. 1. Une boite à idée dans l entreprise : Un exemple bien connu pour stimuler l innovation au sein d une organisation est la mise en place d une boite à idées. Cette boite à idées aux services de l entreprise peut correspondre l installation d un forum attitré (fonctionnalité proche de ce que l on peut attendre d une boite à idée). Ce forum constituerait un vivier de brainstorming informel, pouvant servir d Outil d Aide à la Décision (OAD). 2. La publication 2.0 : publication sur appel d offres Afin de favoriser le brassage de connaissances au sein de l entreprise, l instauration d une "publication 2.0" peut être employée par ses managers : Cette méthode s exerce en 4 étapes : 1. Chaque employé publie une liste exhaustive de connaissances pouvant nécessiter un intérêt au partage (édition relativement volontaire). 2. Une liste commune des sujets à traiter peut-être mise en place par l ensemble des employés. 3. Un système de vote est organisé de façon périodique sur les listes de connaissances personnelles (avec un laps de temps défini). 4. Chaque employé publie, à un rythme régulier et soutenu, le sujet ayant obtenu le plus de voix dans sa liste proposée à chaque itération de vote. d) Maintenance et évolution : 1. Suivi du projet par une personne coordonnatrice L outil mis en place nécessite une personne coordinatrice permettant de stimuler le projet afin de ne pas tomber dans un phénomène de lassitude. Des objectifs d utilisations peuvent alors être définis collaborativement, afin de faire de ce projet, le projet de tous. Des 45/71

46 indicateurs de performance 29 (KPI) peuvent être utilisés afin de juger de l avancée du projet face à ses objectifs et ainsi mesurer l apport réel de l outil utilisé. VI. Enjeu de long terme à Eduter-CNERTA : Le réseautage social. A. Le réseautage social : mode ou outil de collaboration? Une autre grande famille d outil n a pas encore été abordée dans ce rapport. C est la famille d outils de réseautage social (social network service), très en vogue aujourd hui qui entre en compte dans le panel d outils et concepts à vocation collaborative. Le réseautage social (distinct du concept de réseau social en sociologie) se rapporte aux moyens mis en œuvre pour relier les personnes entre elles (il peut s'agir aussi bien de réseautage informel qu'institutionnalisé) 30. Parmi les outils de réseau social qui se multiplient, il y a le très médiatique Facebook, qui connote le concept de préjugé positif et négatif. Pour autant, regarder un outil s avère limité pour se faire un point de vue, si l on ne cherche pas à percevoir, au travers des fonctionnalités, les concepts réels et leurs éventuels intérêts (Une application n étant que, ce que le développeur à fait du concept). Dans un premier temps, l étude des réseaux sociaux n était pas apparue prioritaire au cours de mes travaux, c est pourquoi ces outils ne feront pas l objet d un approfondissement poussé ici. Néanmoins, nous pouvons développer l exemple du populaire Facebook. B. Des outils encore jeunes : 1) Facebook : Facebook, comme tout autre outil de réseautage social, est un outil fortement intéressant. Mais ce nouvel outil, avec raison, n en demeure pas moins critiquable. En voici les inconvénients principaux, qui plus est, majeurs pour Eduter-CNERTA : 1. Les données qui sont introduites dans l outil sont hébergées chez Facebook. Nous retombons alors sur des problèmes multiples de sécurité (garanti de confidentialité, de conservation ), bien connus des systèmes d informations. 2. Outre l hébergement, tout ce qui est introduit dans Facebook n est pas fait pour être réexporté (reprenant des concepts de sécurité, et d interopérabilité) 3. Il n'y a pas la possibilité sur Facebook de découper son réseau social en groupe distinct. Plus précisément (outre des possibilités de groupe spécifique), lorsqu une personne publie une information, l information est transmise à tous les individus composant le réseau social établi par cette personne. On ne peut pas diriger une information de façon spécifique sur une personne ou un groupe défini en utilisant le principe du fil d actualité (fil d événement, mur Facebook) /71

47 Pour ces trois principales raisons, Facebook engendre des problèmes multiples. Il ne peut donc pas faire l unanimité, pour un usage personnel comme professionnel. 2) Une panoplie d autres outils à étudier Outre Facebook, une grande quantité d outils de réseautage social existe, dont beaucoup sont conçus pour être plus adaptés à une utilisation en entreprise. Parmi les solutions matures sur le marché, on dénombre 4 solutions en open source : Dolphin 31 et Elgg 32 qui sont des CMS à part entière dans le domaine du réseautage social. Et 2 plug-ins, un pour WordPress (BuddyPress) et un autre pour Drupal Un comparatif présenté par it-expert (9) et relayé par (10) Figure 17 nous indique que globalement, Dolphin et Elgg se valent en termes de fonctionnalités. Tous deux ne permettent pas d être relié à un annuaire LDAP à l heure actuelle, en revanche, Elgg seul supporte OpenID. Figure 17 : Tableau comparatif d'appréciation de solution de réseautage sociale C. Un concept finalement simple Finalement, que peuvent apporter les réseaux sociaux à une entreprise comme Eduter- CNERTA? Quels concepts et fonctionnalités se cachent derrière de tels outils? Le concept épuré du réseautage social, c est la mise en place d un annuaire de référence, à partir duquel, chaque individu pioche à l intérieur pour constituer son annuaire personnel /71

48 (avec un découpage, ou non, en catégorie). Par ailleurs, chaque individu possède un espace privé d expression, dont il gère les autorisations. Il a aussi la possibilité de publier des événements, venant alimenter des fils d actualité chez les individus visés (pouvant être qualifiés de communication asynchrone, sans garantie de réception). En résumé, un outil de réseautage social, c est donc la combinaison de 4 éléments : 1. Des annuaires 2. Des zones de publication de contenu (CMS) o Blogs personnels o Espaces collaboratifs 3. Des flux RSS (pour véhiculer les informations/événements) 4. Des espaces pour recevoir ces flux RSS (sorte de portails). Le réseautage social, c est finalement le 3 ième volet de la trilogie "matière/procédure/homme", les trois ingrédients du travail pour une organisation quelconque. Après avoir vu des outils travaillant sur l information (groupe de travail, collaboration productive, groupware, KM), ainsi que des outils travaillant sur les processus (ex. : workflow), nous voici en présence d outils travaillant désormais sur les hommes : l automatisation du management des hommes par eux-mêmes. Les outils de réseautage social mettent l individu au cœur du processus de collaboration, et banalise le principe des flux RSS. Ils ne sont pas un phénomène de société, mais un volet essentiel à explorer pour une entreprise aspirant à un passage 2.0. Au final, les outils de réseautage social, ce sont les outils qui se rapprochent le plus de notre vie courante. Ce n est plus la transposition d un mécanisme ponctuel, mais les débuts de la transposition de nos mécanismes globaux de vie, de socialisation, et donc de travail. Ce sont les outils qui se rapprochent le plus de notre caricature Figure 11 (page 21), où l individu est porté par l information, tenu en alerte et stimuler pas des ballons qui sont des flux automatisés, émanant bien entendu d individus. Les outils de réseautage social sont le volet manquant permettant de créer de nouvelle interaction entre les individus dans une entreprise. Cela est permis par une plus grande facilité de transmission et de partage, cela, en temps réel. D. Quels intérêts en interne Dans l optique ou la promotion d une certaine diversité des outils a été choisi pour le SI d Eduter-CNERTA, l outil permettant de cimenté l ensemble est primordiale afin d assuré la cohésion et le dynamisme de l organisme. C est le rôle même que peut tenir un outil de réseautage social, créant le liant illustré dans la Erreur! Source du renvoi introuvable.. C est n outil qu il faut voir comme un vecteur de liens, et non un support d information pour l entreprise. Il permet à la fois de maintenir et valorisé le lien entre les individus, par la création de groupe, le paramétrage de droit, l automatisation de procédures, permettant le partage d information telle que les activités courantes à réalisé et les liens sur les ressources diverses (situé de façon décentralisée suivant l importance de l information). Il peut être utilisé tel un workflow à la fois automatisé et manuel, jouant le rôle de portail (zone d accès aux ressources) et tableau de bord des activités à menées. 48/71

49 E. Quels intérêts pour sa mission : La partie web d Eduter-CNERTA a pour mission, entre autres, de favoriser l assimilation des nouveaux outils de l information et des communications (TIC) dans la filière verte (secteur agronomique). Dans ce cadre, il a pérennisé une activité de service de conception de site web, d hébergement, et de support. Or, la situation évolue, et les besoins le montrent. Les établissements (personnes morales) ne sont plus les seuls commanditaires et réclament des solutions de communication et de collaboration plus étroites et ciblées. Les besoins de personnes physiques et de groupes informels se font désormais entendre. Ils se concrétisent par des besoins de l ordre de la conception de groupes de travail collaboratif, à la conception de site web personnel (blog), et à l unification de l ensemble en une harmonie cohérente. Eduter-CNERTA, aux vues de sa mission et de sa situation, apparait, à mon sens, comme l institution légitime dont le rôle est de proposer des outils s inspirant de l ensemble des facettes de la collaboration d aujourd hui et de demain. Les outils de réseautage social étant une composante majeure de la collaboration. Eduter-CNERTA peut avoir pour rôle de proposer des outils adaptés à ces commanditaires spécifiques, pouvant avoir, très certainement, des besoins propres à la filière. Ces besoins ne pouvant être comblés pas des solutions généralistes que l on trouve déjà en place. Ounéa 33, projet récent de portail, transversal d Eduter-CNERTA, cité précédemment, apparait comme les prémices d une véritable plateforme collaborative pouvant servir à accueillir les flux RSS servant à générer le flux d actualités que l on connait des services actuels de réseautage social. Les outils de réseautage social sont également des technologies enrichissantes pour l équipe CNPR d Eduter-CNERTA, travaillant sur la mise en place de formation à distance. F. Concrètement : "l objetisation" du web ) Vision globale Essayons d entrevoir ici, ce que peut être le web de demain, en tant que SI planétaire, en ce qui concerne sa fonction d outil de collaboration : En tant qu outil de collaboration, nous devons retrouver les 3 grands ingrédients de la Figure 3, page 12 :(procédures, matières et hommes). Ces ingrédients peuvent êtres traduits en termes d objet informatique (en référence à la programmation-objet). Dans cette optique, les hommes appartiennent alors aux objets que je vais appeler "acteur". Un "acteur" possède ces caractéristiques : Un objet acteur peut être vide d individu physique (aucun individu propre pour une personne morale, un annuaire). Un objet acteur peut être un robot comme peut l être un moteur de workflow : automate déclenchant des processus paramétrés. L objet acteur peut être constitué d un seul individu (une personne physique) Un acteur peut être constitué de plusieurs acteurs imbriqués (création d un acteur par le regroupement de plusieurs acteurs). Un acteur peut être émetteur et/ou récepteur d information /71

50 Son activité d émission est constituée d activité aussi bien de création que de retransmission. C est l acteur qui définit les attributs de l information (droit d accès, porté de diffusion, priorité, par l intermédiaire des paramétrages et des procédures utilisées). Un acteur possède un réseau de connaissance (un annuaire), constitué d autres acteurs. Ce réseau constitue un nouvel acteur. Un acteur, en tant que récepteur d information, possède des droits sur l information émisse par les autres acteurs (définis par ces dernières), et son réseau en héritera d une partie, selon le désir de l acteur émetteur. Le 2 ième objet sera l objet information. L objet "information", possède des paramètres, qui sont, eux même, des objets informations. Ces paramètres peuvent être : Un contenu (pouvant être d autre objet «information») Un titre Une source (ou un suivi des sources) Un droit d accès (cible de diffusion) A qui? À quel titre (lecteur, contributeur, etc.) Une priorité Une note de pertinence Une durée de vie Le 3 ième et dernier objet sera l objet "espace de procédures", rassemblant les différents outils utiles à la collaboration, portant, en eux, les procédures. Les "espaces de procédures" constituent les interfaces et les zones de traitement (application). Les caractéristiques et attributs de cet objet "espaces de procédures" sont : Propriété : privé ou public Un "espace de procédures" est possédé par un acteur à part entière, et peut donc être libre de droit (appartiens à l acteur universel). Un "espace de procédures" privées est alors sous la direction de son acteur. Un "espace de procédures" permet de satisfaire à l ensemble des besoins de l acteur, en lui fournissant les outils nécessaires à la gestion de son activité de collaboration : outils de production, outils de transmission, outils de consultation, outils de traitement et de gestions (tri, filtrage, classification, synthèse, contrôle, sauvegarde ). Un "espace de procédures", est, une sorte de système de gestion d objet (similitude avec les CMS) qui manipule les 2 précédents objets (informations et acteurs), voir d autre "espace de procédures". 50/71

51 Le schéma suivant (Figure 18, page 51), illustre le fonctionnement général des différents objets entre eux. Sur ce schéma, les objets "acteurs" et "espace de procédures" sont représentés clairement. L objet information quant à lui est contenu dans les bases de données (BDD) (l annuaire étant aussi une base de données). Lorsque l information circule au sein de ce système, elle peut être véhiculée dans sa totalité, en partie, ou uniquement l URL (adresse où trouver l information). Figure 18 : Schéma fonctionnel des objets 2) Exemple concret de fonctionnement à EDUTER CNERTA : Prenons un individu "A" travaillant sur le projet lambda. Dans un système de ce type, il a la possibilité d envoyer des informations (billets) à un ensemble ciblé d individus travaillant avec lui sur ce projet (transmission active sur des acteurs de son réseau de connaissances) permettant d interpeller ces individus de façon directe (à la façon des mails actuels). À des fins d archivage d une information concernant le projet lambda, l individu "A" peut également envoyer l information à l acteur virtuel "projet lambda". 51/71

52 L acteur "projet lambda" possède, pour réseau, l ensemble des individus travaillant en liens avec ce projet. Suivant les restrictions de droits sur l information émisse par A sur l espace de procédures de l acteur "projet lambda", des éventuels acteurs du réseau de connaissance de "projet lambda", auparavant abonné aux notifications, reçoivent alors des alertes de cette information nouvelle. Des acteurs virtuels comme "espace de veille" sur des thématiques choisies peuvent aussi fonctionner sur le même principe, permettant la diffusion. Un acteur peut aussi être un automate. Imaginons pour exemple l automate "calcul temps de travaux". Chaque individu inscrit ce dernier dans son réseau de connaissances, et paramètre le pas de temps d alerte (à la journée, la demijournée ). Ainsi, chaque individu reçoit un formulaire personnalisé de façon périodique et automatique. L individu renvoie le formulaire après l avoir complété, et l automate se charge de l implémentation des données dans sa base de données. Un acteur automate auquel on ajout un moteur de règle constitue alors un moteur de workflow. L ensemble des fonctions de "transmission active" va nécessiter le développement d espace de réception plus efficace que nos systèmes de boite mail, avec des capacités plus importantes d agrégation, de tri automatique, de rangement, de navigation, visualisation et gestion. Le projet en développement baptisé Raindrop 34 de Mozilla est un projet allant dans ce sens. Outre la partie "transmission active" avec des systèmes de réception et émission d information, chaque acteur peut se munir, dans son "espace de procédure", de système de communication passif (information liée à l acteur, que d autre peuvent consulter et s abonner aux notifications. Concrètement, cela peut se traduire par : Des wikis (pages arborées), support collaboratif spécifique Information de profils o Compétences o Intérêt o fils de discussions animé par l acteur o fils de discussions, dont il est abonné ). Les informations de profils peuvent être présentées sous forme de nuages de tags (système de mise en page proposé par l acteur qui les possède), mais ses données sont également consultables par des moteurs de recherche, les agrégeant et les mettant en forme de la façon la plus lisible pour le lecteur. Le projet actuel "Dataportability" 35 visant l interopérabilité des réseaux sociaux, travail sur cette thématique, réunissant un grand nombre d acteurs d internet. Dans un système tel que les réseaux sociaux, l acteur est au cœur de l ensemble. Son annuaire devient également un élément clé, et doit aller bien au-delà de ce que l on nomme annuaire actuellement. Il devra conserver les contacts (acteurs divers (individu physique, virtuel), abonnement divers, règles et autorisation. Un moteur d autorisation sera alors en permanence lié à lui pour gérer les demandes d accès et assurer la sécurité des données. Cette idée est partagée par l atelier du W3C intitulé "the Future of Social Networking"(11) dont fait & 52/71

53 référence la thèse d Antoine SEILLES en ces termes : "La gestion des droits d accès aux données d un utilisateur serait intimement liée à la gestion de son réseau" (12). Le groupe de travail du W3C de 2009 sur les réseaux sociaux (11) souhaite que ceux-ci tendent vers des systèmes interopérables et décentralisés (architecture pair-à-pair). Parmi les projets de réseaux sociaux décentralisés, nous pouvons citer NoseRub 36, Helloword 37, et le projet Appleseed 38 Les outils de réseautage social ont déjà commencé à intégrer le monde de l entreprise. Ce sont les outils du web 2.0 par excellence, car ils permettent d entrevoir le web de demain. Ce dernier ne sera plus seulement, un réseau de mis à disposition d information, mais un réseau d individu de prime abord. Si, à l heure d aujourd hui, les outils de réseautage social sont sujets à de profondes évolutions du fait de leurs jeunes existences, il va sans dire que de tels outils apportent d ores et déjà des intérêts importants : Ils fournissent une structuration naturelle de l ensemble de l information composant le système (chaque individu possède un profil, un espace d expression, un espace de communication ) Ils fournissent un socle commun permettant la transmission de ressource (initiateur et vecteur de lien), sans commune mesure avec les outils informatiques du passé. Les ressources pouvant rester dans les bases de données existantes (GED, Wiki ) /71

54 VII. Perspectives A. Critiques La question de l interopérabilité n a cessé d être présente tout au long de mon stage. Les réponses ne semblent pas encore en place, tout du moins, elles ne transparaissent pas clairement dans la situation actuelle. De ce fait, faire le choix d un outil garantissant l interopérabilité future de l investissement déployé relève, dans bon nombre de cas, de l ordre du pari, ce qui est fortement dommageable. B. Évolutions que : Des outils pour mieux collaborer apparaissent de jour en jour. Les projets en cours tel Google Wave 39 (espace de coédition, sous la forme d un fil de discussion) Raindrop de Mozilla, permettant de centralisé les informations circulant dans nos outils de transfert de données Opéra Unite, un premier pas vers un web décentralisé Tous ces projets apportent de nouvelles applications dans le domaine, où tout le grand éditeur de logiciel s implique. C. Bilan personnel Mon stage m a beaucoup intéressé, car le problème de la collaboration est un enjeu toujours d actualité et d envergure considérable, et tournée sur l avenir. Ces questions m intéressant également au plus haut point au niveau personnel : 1. Comment collaborer de façon efficace? 2. Quels sont les meilleurs outils, les meilleurs concepts? 3. Comment se désolidariser des contraintes techniques, des supports matériels en termes de sécurité des données? Mes penchants perfectionnistes et curieux m ont fait perdre beaucoup de temps à la recherche de l outil parfait que l on peut imaginer à ce jour, et qui n arrivera que demain. Les besoins et les outils sont d une variété telle que l on s y perd très facilement. Le manque d objectif clair ne fut pas un avantage, qui plus est dans un domaine complexe qu est celui de la collaboration. Le besoin d éclairements n est pas quelque chose de facile à discerner, la prise de recul dans l instant est encore un aspect qui me reste à améliorer. Mon stage est resté à un niveau conceptuel, et n a eu que peu d expériences concrètes, permettant d appuyer mes travaux. C est l aspect qui manque et qui reste à explorer /71

55 Conclusion L étude de la mise en place d outil collaboratif à Eduter-CNERTA m a conduit à la réalisation d un état de l art conséquent, à la fois sur les outils, les concepts, les stratégies, les évolutions passées et à venir en lien avec la collaboration. Après une étude de l existant et des besoins à Eduter-CNERTA en interne, il s est avéré que de nombreux outils collaboratifs étaient déjà en place. Pour autant, les attentes restent profondes. La recherche d un outil global répondant aux mieux aux besoins d Eduter, défini dans les débuts de mon travail, m a amené à proposer le logiciel TikiWiki, mis en test et par la suite, déployé chez des commanditaires. Toutefois, l hétérogénéité d Eduter porte à croire qu un tel logiciel ne peut constituer une solution unique de collaboration. En revanche, son utilisation chez des commanditaires se révèle justifiée. La mise en place d outil ponctuel de collaboration telle que les GED, Wiki ne réponde pas au besoin de fédéré l ensemble des employés sur une plateforme visant à fluidifier les échanges, et permettant une collaboration accru. Cette étude tend finalement à montrer l intérêt pour Eduter, de mettre en place, au cœur de son système d information, un outil de réseautage social. Il tend également à éclairer les enjeux, de plus ou moins court terme de la collaboration à l échelle du Web, qui affectera tôt ou tard la filière verte. Une société de service comme Eduter, avec une communauté hétéroclite d employé dont les taches et les compétences sont en perpétuelle évolution, sont des éléments qui plaident pour la mise en place d un outil de réseautage sociale, permettant souplesse et rapidité dans les échanges et l utilisation. La mise en place d outils collaboratifs ne tient pas seulement en un simple choix d applications, elle fait appel à une véritable réflexion, de la stratégie, du managérat, de la logique. Ce projet ambitieux peut profondément transformer le devenir d une entreprise dans sa façon de procéder et son évolution. Un tel projet se construit dans la durée (13), le découpage par étape est à conseiller pour ne pas mettre en péril le bon fonctionnement de l entreprise et initié les mutations de façon progressive. Cependant, une vision de long terme est nécessaire afin de faire les choix cruciaux, le plus tôt possible et ainsi anticiper les mutations vitales d un contexte plus global. L équipe web a des besoins profonds de collaboration. Pour autant, sa mission au sein d Eduter, lui confère une vocation plus générale, dans l acquisition des nouvelles technologies de communication telle que le réseautage sociale, à la fois pour l ensemble d EDUTER et pour l ensemble de la filière verte. A l heure actuelle, la nécessité de collaborer grâce à de telles technologies innovantes, est un enjeu de premier ordre. 55/71

56 Dans le domaine de la sociologie des organisations, Michel Crozier et Erhard Friedberg (14) ont défini 4 grands pouvoirs : 1. Le pouvoir de l'expert (détention d un savoir) 2. Le pouvoir de l'aiguilleur (entrave du flux de l information) 3. Le pouvoir du marginal sécant (détention d un carnet d adresses stratégique pour l entreprise) 4. Le pouvoir de jouer sur les règles L arrivée de la participatique (dont fait partie les réseaux sociaux) est énonciatrice de grands changements. Par une meilleure circulation de l information, chacun des 4 pouvoirs va s atténuer, mettant un terme à des barrières pas forcément souhaitées, favorisant ainsi les qualités nobles de chaque individu dont l organisation bénéficiera de toute évidence, l individu n étant plus bridé par des zones d incertitude. Ces changements constituent une forme de "rupture culturelle" qu il faut préparer et accompagner. Les nouveaux outils induisent de nouveaux usages, de nouveaux modèles de travail et d'organisation. Ils peuvent accélérer les prises de décision, améliorer la réactivité, stimuler la créativité en 'groupes virtuels' par affinité ou par métier, créer des "communautés". Ainsi, ils contribuent à fluidifier les échanges et améliorer la productivité : gain de temps, économie de transport, diminution du stress lié aux déplacements... tout en soutenant l'écologie durable (15). Pour terminer, ces deux citations : "Les entreprises les plus performantes sont celles qui pensent solidairement le changement technologique, le contenu du travail et le changement des rapports sociaux internes à l entreprise Antoine Riboud. "Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l'information circule dans leur entreprise. " Bill Gates 56/71

57 Bibliographie 1. MARTIN D. Stockage et interopérabilité en XML (livre blanc) [Internet]. 1999;[cité 2009 Sep 6 ] Available from: 2. NAUGES L. Louis Naugès, Entreprise 2.0, une réalité [Internet]. Louis Naugès, Entreprise 2.0, une réalité [pas de date];[cité 2009 Sep 7 ] Available from: 3. Outils-réseaux (association). outils-reseaux.org : AdbS [Internet]. Outils-réseaux, travailler en réseau, usages & outils [pas de date];[cité 2009 Sep 16 ] Available from: 4. Comment ça marche. Knowledge Management (KM) - Gestion des connaissances [Internet]. Comment ça marche, communauté informatique 2008;[cité 2009 Sep 7 ] Available from: 5. ROUSSIN M, STUBBS J. web_2.0, entreprises et IE : un tiercé gagnant [Internet]. 2007;Available from: 6. GIEZENDANNER FD. CMS-SPIP : CMS pour Susciter une Pédagogie Interactive Pertinente] Un point de situation sur les wikis dans le cadre du Logiciel Libre (première partie) [Internet]. République et canton de Genève (Suisse) 2006;[cité 2009 Sep 7 ] Available from: 7. Office Watch. OneNote a first look - Office Watch [Internet]. Office Watch 2009;[cité 2009 Sep 8 ] Available from: 8. CAVAZZA F, ASSOUAD L. Qu est-ce que l Entreprise 2.0? > FredCavazza.net [Internet]. Entreprise20.fr Toute l actualité de la collaboration en ligne et des pratiques 2.0 en entreprise [pas de date];[cité 2009 Sep 8 ] Available from: 9. it-expert La référence technique des professionnels de l'informatique [Internet]. it-expert [pas de date];[cité 2009 Déc 8 ] Available from: 10. OUNI A. Du social networking en entreprise Pourquoi? Blog Web2Entreprise Technologies et Usages de l'entreprise 2.0 [Internet]. KapIT : Blog Web2Entreprise -Technologies et Usages de l'entreprise ;[cité 2009 Sep 7 ] Available from: 11. W3C. Report from W3C Workshop on the Future of Social Networking [Internet]. W3C 2009;[cité 2009 Déc 4 ] Available from: 12. SEILLES A. Visualisation d interactions entre acteurs et agents dans le cadre des débats publics [Internet]. 2009;[cité 2009 Déc 4 ] Available from: 13. DUPERRIN B. Passage à l'entreprise 2.0 : combien de temps faut il? Bloc-Notes de Bertrand Duperrin [Internet]. Bloc-Notes de Bertrand Duperrin Reflexions sur l'entreprise, le management, la collaboration et les réseaux sociaux. Vers l'entreprise 2.0 [pas de date];[cité 2009 Sep 18 ] Available from: 14. FRIEDBERG E, CROZIER M. L'acteur et le système NetMediaEurope. Messagerie, conférence web et outils collaboratifs : quels enjeux? Quelles solutions? Quelle alternative en 'live' ou 'SaaS'? [Internet]. Netmediaeurope [pas de date];[cité 2009 Sep 18 ] Available from: 16. Communauté Zotero. Zotero Style Repository [Internet]. Zotero [pas de date];[cité 2009 Sep 10 ] Available from: 17. MAUTRE L. Normes De Bibliographie [Internet]. 2006;[cité 2009 Sep 9 ] Available from: 57/71

58 Table des illustrations et sources associées : Figure 1: EDUTER, une synergie de 5 équipes Figure 2: La nature de la collaboration Figure 3 : Les ingrédients de la collaboration Figure 4: L'efficacité de la collaboration Figure 5 : Type de stratégie et enchevêtrement émanant de la collaboration Figure 6 : Le chemin, des concepts collaboratifs aux résultats, pour une Figure 7 : Le cercle vertueux de la connaissance Figure 8 : Plan d'une gare de triage, l outil Figure 9 : Photo d'une draisine, outil Figure 10 : Caricature de l'activité d'un employé dans une entreprise Figure 11 : Caricature du fonctionnement de l entreprise 2.0, visage de la participatique Figure 12 : Les étapes conduisant à l'entreprise Figure 13 : Causes d'échec et solutions liées à la mise en place d'outils collaboratifs Figure 14 : Copie d écran du lieu d'accès aux principaux outils collaboratifs à disposition pour l'équipe WEB Figure 15 : Qualité rechercher de l'outil de KM (Knowledge Management) à Eduter-CNERTA Figure 16 : Le périmètre fonctionnel de TikiWiki Figure 17 : Tableau comparatif d'appréciation de solution de réseautage sociale Figure 18: : Schéma fonctionnel des objets L ensemble du rapport a été réalisé avec Microsoft Office Word 2007 et le plug-in Zotero du navigateur Firefox ainsi que son extension pour la réalisation de la bibliographie suivant le style "National Library of Medicine"(16) dans le respect le plus proche possible des normes (AFNOR Z , les normes ISO et ISO 690-2) (17). Ce rapport est également disponible en version numérique à cette adresse : 40 Réalisation grâce aux SmartArt de Microsoft Office Word Carte heuristique réalisée par Minjet MindManager version (version d évaluation) Illustration réalisée avec l aide de The GIMP (logiciel libre), Microsoft Office Word 2007, et des images tirées d internet dont un personnage de Disney Pixar tiré du dessin animé «UP». 46 Logigramme réalisé avec Microsoft Office Visio 2007 professionnel (version d évaluation). 47 Copie d écran /71

59 Annexes : Annexe 1 : Qualités des GED vis à vis des besoins du CNERTA 59/71

60 Annexes : Annexe 2 : Qualités des Bureaux intégrés "dans les nuages" vis à vis des besoins du CNERTA 60/71

61 Annexes : Annexe 3 : Qualités des wikis communs vis à vis des besoins du CNERTA 61/71

62 Annexes : Annexe 4 : Qualités des CMS généralistes vis à vis des besoins du CNERTA 62/71

63 Annexes : Annexe 5 : Qualités des applications bureautiques synchronisées vis à vis des besoins du CNERTA 63/71

64 Annexes : 64/71 Annexe 6 : Qualités des solutions dispatché "on the cloud" vis à vis des besoins du CNERTA

65 Annexes : Annexe 7 : Qualités de Google Sites vis à vis des besoins du CNERTA 65/71

66 Annexes : 66/71 Annexe 8 : Qualités de OneNote vis à vis des besoins du CNERTA

67 Annexes : 67/71 Annexe 9 : Qualités de TikiWiki vis à vis des besoins du CNERTA

68 Annexes : Annexe 10 : Comparatif technique de Drupal, MODx, TikiWiki et Typo3. 68/71

69 Annexes : 69/71

70 Annexes : Ce comparatif a été réalisé par le site CMSmatrix 49. Les rubriques de TikiWiki ont été alimentées en fonction des qualités de la version 2.2, alors que la version stable la plus aboutie en ce jour est la 3.1. La rubrique "Commerce" a été volontairement supprimée, car jugé inutile, compte tenu du sujet traité dans ce mémoire /71

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