CHARTE DE POLITIQUE D IMPRESSION

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1 Ministère des affaires sociales et de la santé Ministère des sports, de la jeunesse, de l éducation populaire et de la vie associative CHARTE DE POLITIQUE D IMPRESSION

2 Préambule : Dans le cadre de l Etat exemplaire, le parc de moyens d impression de nos ministères doit être rationalisé, homogène, économe tout en répondant aux besoins des services. C est pourquoi, la présente charte s appuie sur des engagements retenus en groupe de travail du 3 décembre 2012, réunissant l ensemble des acteurs des directions, et validés en comité de pilotage le 21 décembre Ces engagements concertés et partagés sont les suivants : S 'engager dans la réduction du parc. O ptimiser le partage des solutions d'impression. L ancer des actions éco-responsables. I nstituer des règles communes. M aîtriser l'application des règles communes. P romouvoir, piloter et accompagner le changement induit. Cette charte des solutions d impression SOLIMP décline des règles communes. Chacun doit y souscrire avec discernement quelque soit ses fonctions, afin que collectivement nous soyons exemplaires. 2

3 1. Champ d application : Les solutions d impression regroupent la mise à disposition d outils allant dans le sens du partage et de l optimisation : les photocopieurs multifonctions (PMF), les imprimantes réseau (IR), les imprimantes individuelles (II). Les dispositions de la présente charte s appliquent à l ensemble de nos ministères avec un aménagement pour les structures ou personnes suivantes : - Cabinets (secrétariats particuliers, conseillers nommés au JO), - Inspections générales, - Emplois fonctionnels assurant un encadrement, - Personnes RQTH, - Médecine du travail, conseillers médicaux et sociaux, - Chefs de BRHAG ou équivalents (IR dédiée), - Autre cas particulier mais limité (habilitation information classifiée 1 ). 1 «Pour les personnes traitant de documents confidentiels, ces derniers ne suffisent pas à eux seuls à justifier une dérogation» (SAE). 2. Les règles communes : L application de règles communes contribue à la rationalisation et au partage des solutions d impression, et servent à mobiliser l ensemble des acteurs impliqués. 2.1 S engager dans la réduction du parc : La politique d impression s applique à tous. Elle s appuie sur des critères objectifs et permet de préserver les besoins des agents. Les logiques de contraintes de métiers ne peuvent à elles seules justifier des dérogations, sauf cas limités s avérant nécessaires et justifiés. En lien avec les services, la DAFIIS mettra en œuvre les actions suivantes : - Retirer les matériels de plus de 5 ans et défectueux sans possibilité de réparation locale (non remplacement en cas de panne) - Retirer progressivement les matériels non partagés (sauf public prioritaire) pour atteindre un objectif cible de 20% en Retirer les matériels non compatibles avec les consommables génériques - Retirer les matériels à jet d encre (désormais interdits) 3

4 2.2 Optimiser le partage des solutions d impression : Il convient de garantir le partage le plus large possible, ainsi que la redistribution pour préserver les besoins spécifiques. En lien avec les services, la DAFIIS s engage à : - Développer la solution d impression la plus adaptée en relation avec les besoins Exemple : ajout d 1 PMF = restitution de 25 imprimantes - Favoriser le partage d imprimantes individuelles - Prévoir une réserve en cas de panne ou d urgence (kit imprimante par site) - Prévoir un scanner haut volume si besoin (en fonction du bilan d utilisation du PMF) 2.3 Lancer des actions éco-responsables pour préserver la couverture des besoins : Il faut résolument s engager dans des actions raisonnées au travers d une commande publique éco-responsable. La DAFIIS s engage à : - Maximiser l usage des génériques - Recourir aux solutions d impression éco-labellisées - Assurer la collecte des consommables usagés - Organiser des modes de collecte pour la fin de vie des matériels - Réduire les nuisances sonores (en assurant un positionnement optimal) - Disposer de matériels non polluants - Augmenter le % recyclable dans les matériels neufs - Analyser les coûts des matériels 2.4 Instituer des règles communes de partage pour mieux utiliser les solutions d'impression : Il convient d être exemplaire dans les usages tout en assurant un positionnement optimal des moyens. En lien avec les services, la DAFIIS s engage à : o Mettre en place des règles d emploi pour réduire les coûts d impression : - Mesurer le taux d utilisation des matériels par des compteurs (Cf. SAE) 4

5 - Développer progressivement l implantation des PMF (N/B) en substitution des IR et II - Cibler de façon limitée les besoins d impression sécurisée - Limiter l usage de la couleur (1 PMF couleur par direction) - Mieux positionner les matériels couleur existants - Paramétrer systématiquement le partage réseau - Développer les clefs USB et les plateformes d échanges - Equiper les salles de réunion en matériel de projection dans la mesure du possible Les utilisateurs s engagent à : o Maîtriser la production des documents et privilégier la dématérialisation : - Travailler dans la mesure du possible à l écran pour limiter l usage papier - Imprimer ou photocopier que si nécessaire - Conserver le paramétrage par défaut le noir et blanc et le recto/verso - Imprimer en mode économie d encre - Eviter d imprimer les courriels et les documents projetés en réunion (hormis dispositions réglementaires) - Privilégier l usage de l atelier d impression et de tirage (notamment pour les travaux couleur) en favorisant l envoi dématérialisé - Demander si besoin des formations Outlook (archivage, méthode de classement) - Déposer les documents de travail sur le serveur local en envoyant le lien à tous - Utiliser l aperçu avant impression pour éviter les erreurs - Numériser et envoyer les documents par courriel 2.5 Maîtriser l'application des règles communes : Les règles communes servent à s organiser et à mobiliser l ensemble des acteurs impliqués dans le processus de rationalisation et de partage des solutions d impression. BRHAG ou équivalent : - Assure la gestion de proximité et la sensibilisation des personnels - Recense nominativement les publics prioritaires pour garantir leur dotation - Définit le positionnement des solutions d impression partagées (en lien avec les structures informatiques de proximité et dans le respect des normes de sécurité) - Initie les retraits des matériels (en lien avec les structures informatiques de proximité) 5

6 Acteurs du domaine informatique : Animation des structures informatiques de proximité : - Normalise les accès aux infrastructures informatiques (en lien avec le GUS) - Prévoit le test des matériels et une présentation technique aux structures informatiques de proximité - Définit les procédures réseaux - Pilote la «mise en destruction» du matériel - Voit la possibilité de créer les imprimantes sur le réseau pour les structures informatiques de proximité Structures informatiques de proximité : - Installe la procédure du paramétrage du parc en noir et blanc et recto-verso (avec prestataire) - Installe les appareils - Initie la «mise en destruction» des matériels en fonction de la procédure fournie - Met en place le dispositif compteur sur les imprimantes (cf. SAE) Responsable du domaine logistique : - Garantit la politique d impression - Anticipe et coordonne les renouvellements de solutions d impression - Met en œuvre la stratégie d achat - Organise des actions de formation et de sensibilisation aux nouveaux matériels Utilisateurs : - Signalent les dysfonctionnements selon les matériels et les organisations - Appliquent les bonnes pratiques 2.6 Promouvoir, piloter et accompagner la rationalisation des solutions d'impression : Il s agit de poursuivre la démarche en mettant en œuvre les méthodes propices aux bonnes pratiques, puis de l évaluer. La DAFIIS s engage à : - Définir un plan d action pour mise en œuvre de la charte (information de l ensemble des acteurs) - Suivre les mesures définies et faire un bilan (mise à jour éventuelle de la charte) Mise en application de la charte : - Promouvoir et ajuster les bonnes pratiques - Organiser un réseau pour cibler les bonnes pratiques et partager le retour d expérience - Sensibiliser (la hiérarchie) ou former (les utilisateurs, les nouveaux arrivants) 6

7 La présente charte, à l usage de tous, sera mise en ligne sur le site intranet pour en faciliter l accès. Références : - Circulaire Premier Ministre du 3 décembre 2008 relative à l exemplarité de l Etat au regard du développement durable dans le fonctionnement de ses services et de ses établissements publics - Note SAE du 30 octobre 2009 relative à la stratégie de l Etat en matière de solutions d impression et de reprographie - Note DAFIIS SDSGI n 009 du 22 février 2012 relat ive au plan de rationalisation de la gestion des solutions d impression - Guide pratique pour la politique d impression des services de l Etat, Mission interministérielle «France Achats» septembre Guide pour la conception & l édition de documents, Service des Achats de l Etat - Site Ecolabel : 7

8 ANNEXES : Fiches de bonnes pratiques Pour l essentiel, quelques recommandations : - Fiche n 1 : Les bonnes pratiques de dématérialisati on - Fiche n 2 : Les bonnes pratiques d impression 8

9 Fiche n 1 : Les bonnes pratiques de dématérialisation 1. Je travaille à l écran pour limiter l usage du papier 2. J évite d imprimer mes courriels et les documents projetés en réunion 3. Je limite la multiplication des documents pour cela je me sers de l archivage électronique 4. Je limite l impression des documents de travail communs : je les dépose sur le serveur local et j envoie le lien à tous 5. J utilise l aperçu avant impression pour éviter les erreurs 6. Je numérise et envoie mes documents sous format numérique plutôt qu au format papier J envoie les fichiers de + de 4 Mo sur la plateforme dédiée Le saviez-vous? ¼ des impressions sont jetées dans les 5 minutes suivant l impression Les utilisateurs impriment en moyenne 28 pages/jour Les s augmentent de 40 % les volumes d impression 9

10 Fiche n 2 : Les bonnes pratiques d impression 1. J imprime en mode économie d encre et utilise la couleur avec parcimonie 2. Je n'imprime ou photocopie que si nécessaire 3. J imprime seulement les pages dont j ai besoin (et non pas l intégralité du document) 4. J utilise les modes N/B et Recto/Verso par défaut 5. J utilise la machine adéquate pour mon impression : - Mes courriers (1 à 5 feuilles) sur l imprimante - Mes dossiers (plus de 5 feuilles) sur le multifonction du service - Mes grands volumes (plus de 150 feuilles) au service de reprographie. 6. Je recycle le papier dans mon bac brouillon et récupère les toners dans les points dédiés. Tous les jours, sur notre lieu de travail, nous avons l opportunité d agir pour réduire nos impacts sur l environnement. Être éco-responsable, c est s engager sur des gestes simples. Cette démarche pleine de bon sens est avant tout un état d esprit. Nous sommes plusieurs millions à travailler dans les administrations ; si nous bougeons tous ensemble nous pouvons faire changer les choses. Dès maintenant, chaque geste compte! 10