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Transcription

1 Archiver ses mails. L'espacee de stockage disponible pour chaque boîte de courrier électronique sur le serveur de mails de l'ulg est limité : vous recevez un messagee si votre boîte approche de cette limite. Il faut alors envisager de supprimer les mails devenus inutiles et d'archiver ceux qui peuvent l'être. Pas d inquiétude, les mails archivés restent accessibles comme avant dans Outlook ; par contre ils ne sont plus visibles dans le webmail. Lorsque vous archivez des mails, ils sont retirés du serveur Zimbra et placés dans un fichier (par exemple Archive.PST). Ce fichier.pst doit ensuite être sauvegardé manuellement puis rouvert dans Outlook. Voyons comment réaliser cela. Pour lancer un archivage, il faut aller dans le menu [ Fichier] rubrique [Archiver ]. Figure 1 : Menu Archiver... La fenêtre de paramétrage de l'archivage apparaît. Vous allez pouvoir y affiner vos choix en 5 étapes simples. 1

2 Figure 2 : Fenêtree de paramétrage de l'archivage 1. Commencez par cliquer sur "Archiverr ce dossier et tous ses sous-dossiers". 2. Si vous souhaitez archiverr des messages contenus dans tous vos dossiers, cliquez sur "Dossiers personnels". Si au contraire vous ne souhaitez archiver qu'un seul dossier (et ses sous-dossiers), sélectionnez-le dans l'arborescence. 3. Vous pouvez ensuite déterminer une date de référence. Outlook n'archivera que les mails plus anciens que cette date. Pour archiver tous les mails du dossier sélectionné, choisissez une date dans le futur. Figure 3: Sélection de la date de référence 4. Cochez toujours la case "Inclure les éléments pour lesquels la case " 5. Sélectionnez le fichier dans lequel les mails seront archivés. Pour cela cliquez sur "Parcourir" et allez dans le dossier [++Archives++] de votre dossier [Documents]. Si vous y choisissez un fichier d'archive déjà existant, les mails y seront ajoutés. Figure 4 : Sélectionner le fichier d'archive 2

3 Dans la fenêtre qui apparait, sélectionnez le fichier souhaité. Les mails à archiver y seront simplement ajoutés. Si vous souhaitez créer un nouveau fichier archive (par exemple pour avoir un fichier par année), tapez son nom dans la rubrique "Nom de fichier" de la fenêtre et valider en appuyant sur "OK" pour revenir à la fenêtre d'archivage. Ne changez pas l'endroit où sont enregistrés les fichiers d'archive. Figure 5 : Créerr un nouveau fichier d'archive 6. Il ne vous reste plus qu'à lancer l'archivage en appuyant sur "OK". Attention! L'archivage peut prendre plus ou moins de temps selon la quantité de mails à traiter. Pendant ce temps, votre machine est ralentie et Outlook est inutilisable. Vous pouvez cependant utiliser le webmail pour consulter vos mails et en envoyer. Nous vous suggérons de lancer cette opération juste avant une pause dans votre travail pour limiter ces inconvénients. Vous pouvez vérifier que l'archivage est toujours en cours via la mention apparaissant dans la barre d'outils en bas à droite d'outlook. Cette mention disparait à la fin de l'archivage. Figure 6 : Archivage en cours Il reste maintenantt à sauvegarder votre archive nouvellement créée/modifiée. En effet, elle n est pas reprise dans le backup automatique de votre PC. Pour ce faire, refermez d'abord Outlook. Ouvrez ensuite le dossier [Documents\ ++Archives++] où se trouve le fichier d archive. Faites un clic droit sur le fichier d'archive.pst et choisissez l option «Archiver ce fichier». Figure 7: Sauvegarder le fichier archive 3

4 Une fenêtre de confirmation apparaitra. Appuyez sur [OK] : la sauvegarde commence. Figure 8: Fenêtre de sauvegarde La fenêtre va alors indiquer la progression de la sauvegarde. Si un problème survient elle le mentionnera (par exemple si vous avez laissé Outlook ouvert pendant l opération). La fenêtre ci-dessous apparaitra à la fin de la sauvegarde si toutt s est bien passé. Figure 9: Sauvegardee terminée Attention : cette opération est à refaire à chaque modification d une archive (ajout de mails) afin que la modification soit sauvegardée. Voilà c est terminé : vous pouvez rouvrirr Outlook. Si vous souhaitez que cette archive soit visible dans Outlook et soit indexée pour la recherche, il faut l y ouvrir. Pour cela, allez dans le menu [Fichier] d Outlook et sélectionner [Ouvrir] puis [Fichier de données Outlook]. Figure 10: Ouvrir un fichier archive L archive apparait en-dessous de l arborescence de votre boîte mail Zimbra sous l intitulé «Dossiers d archivage». 4

5 Si vous souhaitez modifier l intitulé de l archive, positionnez le curseur sur son intitulé et faites un clic du bouton droit. Dans le menu contextuel qui apparait, choisissez [Propriétés de «Dossiers d archivage»]. Figure 11: Modifier les propriétés Dans la fenêtre des Propriétés qui apparait, cliquez sur [Options avancées]. Figure 12: Choisir les options avancées 5

6 Dans la nouvelle fenêtre «Dossiers personnels», la zone «Nom» peut être modifiée pour renseigner le nouvel intitulé qui apparaitra dans Outlook. Figure 13 : Modifier le nom NB : la dernière version actualisée de cette note est toujours disponible sur la page Pour toute aide ou question, notre servicee reste disponible au Le SEGI Helpdesk de l Administration 6