Guide d accompagnement

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1 VERS UNE NOUVELLE GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE Guide d accompagnement Produit par le Service des affaires juridiques Direction des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques Mai

2 Table des matières Introduction Les obligations légales La Loi sur les archives La Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information La gestion des documents administratifs Les problématiques actuelles Les objectifs Les outils documentaires Le plan de classification institutionnel La codification Le calendrier de conservation Le logiciel de gestion documentaire Le classement des documents L application du plan de classification La démarche proposée Les facteurs de succès La dénomination des fichiers Des mesures transitoires pour le déclassement des documents... 8 Bibliographie... 8 Annexe 1 : Projet de plan de classification institutionnel... 9 Annexe 2 : Exemples de documents à conservation permanente... 14

3 Introduction Le contexte de fusion favorise le développement de nouvelles fondations en gestion documentaire. C est dans une perspective d innovation et d efficience que le CIUSSS de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec a amorcé l élaboration d un plan de classification et d un calendrier de conservation unifiés. Outre l objectif de répondre aux obligations légales, la démarche vise à permettre un accès facile, précis et rapide à l information administrative, et ce, peu importe son support, sa localisation et son état de conservation. D ici à ce que l établissement dispose des outils et des ressources nécessaires, il est opportun d adopter dès maintenant de bonnes pratiques qui favoriseront l implantation d une gouvernance documentaire harmonisée. 1. Les obligations légales 1.1 La Loi sur les archives La Loi sur les archives oblige tous les organismes publics et parapublics à : Respecter les délais de conservation fixés pour chacun des dossiers et documents quel que soit leur support; Conserver les documents historiques. 1.2 La Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels La Loi sur l accès oblige tous les organismes publics et parapublics à : Donner accès à leurs documents à la demande du public (sauf les informations confidentielles définies dans la Loi); Classer leurs documents selon un plan de classification préétabli pour faciliter le repérage. 1.3 La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information oblige tous les organismes publics et parapublics à : Traiter les documents sur papier et numériques de la même façon et appliquer les mêmes délais de conservation; Assurer l intégrité des documents : - en identifiant clairement les documents (nom du concepteur, date, numéro de la version), - en protégeant la version finale d un document avant de le transmettre (ex. : lecture seule ou en mode protégé PDF). Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 3 sur 15

4 2. La gestion des documents administratifs 2.1 Les problématiques actuelles L établissement est confronté aux problématiques suivantes : Non-respect des obligations légales; Accumulation importante de documents; Destruction aléatoire de documents; Difficultés de repérage de l information; Coexistence de plusieurs systèmes de classement. 2.2 Les objectifs La gestion des documents administratifs favorise la bonne marche d une organisation. Elle accroît son efficience grâce au classement structuré de l information et à sa conservation selon des règles clairement établies. Les principaux objectifs sont les suivants : Gérer dans un processus unique tous les documents de l établissement, qu ils soient numériques ou sur papier, pendant tout leur cycle de vie, soit depuis leur création ou leur réception jusqu à leur conservation permanente ou leur élimination. Organiser logiquement et rationnellement les documents produits et reçus par l établissement qu ils soient numériques ou sur papier. 3. Les outils documentaires L implantation et le suivi de la gestion des documents administratifs s effectuent à l aide de trois principaux outils de travail. Ces outils sont le plan de classification institutionnel, le calendrier de conservation et le logiciel de gestion documentaire. 3.1 Le plan de classification institutionnel Le plan de classification est un outil qui regroupe, de façon logique et hiérarchique, par activités, l ensemble des documents. Il détermine la façon dont seront classés les documents. Il uniformise la classification des dossiers, favorise leur classement selon un ordre logique et facilite l application du calendrier de conservation. Le plan de classification permet de regrouper les dossiers : contenant plusieurs supports (numérique, sur papier ou autre), localisés en plusieurs endroits, ayant le même délai de conservation, ayant la même disposition finale (destruction ou conservation). Une démarche d élaboration d un plan de classification uniforme a été amorcée, avec la collaboration de toutes les directions. Le Comité national des archives de la santé et des services sociaux a déposé un plan de classification de base qui devra être bonifié pour répondre aux besoins du CIUSSS MCQ (annexe 1). Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 4 sur 15

5 Le plan de classification institutionnel est un document qui doit évoluer au même rythme que l établissement. L attribution de nouveaux mandats et le transfert des compétences sont des facteurs qui peuvent amener l établissement à apporter des modifications à son plan de classification. Toute demande de modification devra être adressée à la responsable de la gestion documentaire La codification La codification du plan de classification est en fait l adresse du dossier. Elle est d une grande importance pour le repérage et l organisation des documents. Le Comité national des archives de la santé et des services sociaux suggère une nouvelle cotation, simple, flexible et extensible (annexe 1). Tous les dossiers sur un même sujet, à propos d une même activité, auront la même cote de classification quelle que soit l unité administrative (service) où ils se trouvent. Par exemple, tous les dossiers en lien avec les comités et les réunions internes porteront la cote et seront régis par la même règle de conservation. 3.2 Le calendrier de conservation L accumulation de la masse documentaire nous oblige à nous questionner sur la pertinence de garder ou non un document. Devons-nous conserver ou détruire les documents devenus moins utiles? Ont-ils une valeur administrative légale, historique ou de recherche et, si oui, qui doit les conserver, où et pour combien de temps? Le calendrier de conservation permet : d identifier les documents de l établissement; d identifier la direction responsable de chacun des dossiers ou séries de dossiers (détenteur principal); d identifier les documents à valeur historique pour lesquels une conservation permanente est requise (annexe 2); d indiquer la durée de conservation des documents à la phase active, semi-active et leur disposition lorsqu ils sont devenus inactifs Le logiciel de gestion documentaire Les documents officiels du CIUSSS MCQ, créés ou reçus sous forme analogique (sur papier) ou sous forme numérique (fichiers informatiques) ainsi que les dossiers pourront être enregistrés et décrits dans une solution logicielle de gestion documentaire qui favorisera le repérage, selon les droits d accès et qui soutiendra l application rigoureuse et fonctionnelle du plan de classification institutionnel et du calendrier de conservation. Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 5 sur 15

6 4. Le classement des documents 4.1 L application du plan de classification Le classement de la documentation analogique et numérique d une direction doit être effectué en conformité avec le plan de classification institutionnel. On réfère ici au classement des dossiers dans leur unité de rangement, physique ou virtuelle. 4.2 La démarche proposée L application du plan de classification au sein d une direction nécessite une réflexion avec les acteurs concernés. La démarche suivante est proposée : 1 re étape : La direction adapte le projet de plan de classification institutionnel proposé (annexe 1) selon sa réalité, par l analyse de ses activités, le recensement des dossiers et la consultation du personnel concerné. La responsable de la gestion documentaire accompagne la direction à cette étape. 2 e étape : La responsable de la gestion documentaire, accompagnée des membres du Comité de gestion documentaire, élabore des règles de conservation pour chacune des séries documentaires identifiées dans le plan de classification institutionnel. Cette démarche est effectuée en collaboration avec le personnel de soutien administratif de direction et de direction adjointe et se conclura par l adoption d un calendrier de conservation unifié. 3 e étape : Des représentants de chacun des secteurs d activités d une direction sont désignés pour développer la structure de classement de leur direction, en conformité avec le plan de classification institutionnel. Des niveaux supplémentaires de subdivisions peuvent être créés si nécessaire. Une fois élaborée, la structure de classement d une direction doit être déposée à la responsable de la gestion documentaire pour validation. Cette structure de classement devra être appliquée pour le rangement de la documentation officielle de la direction, qu elle soit numérique ou analogique. 4.3 Les facteurs de succès Une expérience pilote menée auprès de la Direction des services techniques et la Direction de la logistique a permis, entre autres, de dégager quelques facteurs de succès : l engagement et l adhésion des cadres supérieurs et des cadres intermédiaires à la démarche; l implication de membres du personnel ciblés dans tous les secteurs d activités; la conception d un plan de classification institutionnel adapté, souple et évolutif; le temps nécessaire pour l élaboration, le déploiement et l appropriation; la désignation de personnes-ressources en gestion documentaire dans tous les secteurs d activités. Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 6 sur 15

7 5. La dénomination des fichiers Il est suggéré de prendre en considération les éléments suivants lors de la création d un nom de fichier : Nommer les fichiers ou dossiers : L utilisation des traits d union (-), des barres de soulignement (_) ou des majuscules/minuscules pour séparer les mots dans un nom de fichier ou de dossier est à privilégier. En mode Web, l usage des espaces, des virgules, des parenthèses, des accents (é, à, û, etc.) et des caractères spéciaux (&,?, %, $) sont proscrits. Le nom de fichier doit être simple, court et refléter son contenu. L utilisation des abréviations pour raccourcir un nom de fichier est à privilégier. Exemples : AV : CA : CD : COM : CR : CON : ES : ENT : FOR : FP : INV : PPT : Avis Conseil d administration Comité de direction Communiqué Compte rendu Contrat État de situation Entente Formulaire Fiche de présentation Invitation Présentation PowerPoint LET : MOD : NS : OJ : PJ : PO : PV : RAP : RG : RES : TB : Lettre Modèle Note de service Ordre du jour Pièce jointe Politique Procès-verbal Rapport Règlement Résolution Tableau de bord Document final : Si un fichier possède plusieurs versions, s assurer de bien identifier la version finale à la fin du nom de fichier (VF). Date : Identifier la date dans le nom de fichier, lorsque pertinent (ex. : lettre, communiqué, etc.) avec le format «AAAA-MM-JJ». Exemples : LET_MSSS_Renouvellement-GMF_ COM_Nomination-DRHCAJ_ OJ_DRMG_ ENT_MediaMed_TB_ _VF _PPT_Gestiondoc Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 7 sur 15

8 6. Des mesures transitoires pour le déclassement des documents En attendant l approbation d un calendrier unifié, les directions doivent se conformer aux mesures suivantes : Tous les documents produits après le 1 er avril 2015 ne peuvent être déclassés, jusqu à l approbation du calendrier de conservation unifié. Ils doivent donc suivre la personne si elle occupe la même fonction ou être transférés à une autre personne, après entente avec le supérieur immédiat. Les documents actifs et semi-actifs produits avant le 31 mars 2015 ne peuvent être déclassés. Cela signifie qu ils doivent suivre la personne si elle occupe la même fonction ou être transférés à une autre personne après entente avec le supérieur immédiat. Seuls les documents inactifs produits avant le 31 mars 2015 peuvent être déclassés. Ils doivent être conservés ou éliminés conformément aux calendriers de conservation des anciens établissements. Les documents à conserver doivent être mis en boîte et entreposés dans les lieux d archivage prévus à cette fin dans les anciens établissements (annexe 2). Les documents actifs et semi-actifs des directions générales et des conseils d administration des anciens établissements doivent être mis en boîte et conservés dans un lieu sécuritaire et accessible. Ces boîtes seront rapatriées ultérieurement. Bibliographie Bibliothèque et archives nationales du Québec. Le b.a.-ba de la gestion des archives pour les organismes publics décentralisés et pour les sociétés à but non lucratif, 2010, 25 p. Centre de documentation sur l éducation des adultes et la condition féminine. Mieux gérer vos documents administratifs Guide d accompagnement. 2014, 41 p. Centre de santé et de services sociaux du Nord de Lanaudière. Manuel de gestion des documents administratifs. 2012, 70 p. Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS). Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec Présentation générale. 2015, 30 p. Conférence des recteurs et des principaux des Universités du Québec. Mesures transitoires et bonnes pratiques de gestion des documents numériques, 2007, 17 p. Ministère de la Santé et des Services sociaux. Plan de classification uniforme des documents du MSSS, 2011, 19 p. Ministère de la Santé et des Services sociaux. Manuel de gestion des documents administratifs, 2010, 135 p. Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 8 sur 15

9 ANNEXE 1 PLAN DE CLASSIFICATION PROPOSÉ PAR BAnQ Séries de gestion 01 ADMINISTRATION ET DIRECTION Constitution et historique : Documents constitutifs : Historique Organisation et gestion administrative : Missions et mandats : Autorité et délégation de pouvoirs : Structure administrative : Politiques, procédures et règlements Instances décisionnelles, comités et réunions : Conseil d administration dossiers de gestion : Conseil d administration dossiers de réunions : Comités du conseil d administration : Comités et réunions de régie interne Éthique, gouvernance et qualité des services : Éthique et déontologie : Gestion de la qualité : Plaintes des usagers : Pratiques de gestion et gouvernance : Comité de gestion des risques : Dossier de gestion des risques : Prévention des risques et sécurité des usagers Planification et reddition de comptes : Planification administrative : Rapports d activités : Statistiques : Évaluations internes et externes 02 LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES Législation et règlementation : Lois, règlements et décrets gouvernementaux : Jurisprudence et références juridiques : Avis juridiques Actions judiciaires : Actions judiciaires : Dossiers juridiques des avocats en centre jeunesse : Enquêtes du coroner Gestion des ententes, conventions et contrats : Ententes, accords et conventions : Contrats d acquisition de biens : Contrats de location et de services professionnels Propriété intellectuelle et droits d auteur : Propriété intellectuelle Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 9 sur 15

10 : Droits d auteur 03 RESSOURCES HUMAINES Planification des ressources humaines : Gestion des effectifs : Description des tâches Recrutement et mouvements du personnel : Recrutement du personnel : Embauche du personnel : Accès à l égalité à l emploi : Mouvements de personnel Dossiers des employés : Dossiers des employés, volet cheminement de carrière : Dossiers des employés, volet rémunération : Dossiers des employés, volet santé : Mouvements de personnel : Dossiers des bénévoles Conditions de travail et avantages sociaux : Gestion du temps de travail : Rémunération : Assurances collectives : Régimes de retraite : Conditions de travail des hors-cadres, des cadres et des non-syndiqués Développement des compétences : Plan de développement des ressources humaines (PDRH) : Planification et analyse des besoins en formation et perfectionnement : Activités de formation et de perfectionnement : Appréciation de la contribution annuelle Santé, sécurité et qualité de vie au travail : Prévention et évaluation du milieu de travail : Accidents du travail : Qualité de vie au travail : Activités sociales du personnel Relations de travail : Syndicats et associations : Conventions collectives et protocoles de travail : Conflits de travail 04 RESSOURCES FINANCIÈRES Budget : Gestion budgétaire et comptable : Contrôle et suivi budgétaire Financement : Subventions gouvernementales : Campagnes de financement : Gestion du financement lié à la recherche Comptabilité : Comptabilisation : Gestion des comptes à payer : Gestion des revenus Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 10 sur 15

11 : Rétribution accordée aux ressources intermédiaires et aux ressources de type familial Services et opérations bancaires : Gestion des comptes et opérations bancaires : Gestion des placements et des emprunts : Gestion des avoirs des usagers en établissement Gestion de la paie et fiscalité : Gestion de la paie : Impôt et taxes Vérification financière : Rapports de vérification et états financiers 05 RESSOURCES MATÉRIELLES Dossiers des biens matériels : Fournisseurs de biens et services : Dossiers de gestion du bien Utilisation des biens matériels : Gestion des emprunts et des prêts de ressources matérielles : Inventaire des biens matériels : Gestion des déchets biomédicaux : Gestion des matières dangereuses : Retraitement des dispositifs médicaux : Gestion des services alimentaires : Gestion de la buanderie et de la lingerie : Gestion des objets personnels des usagers Entretien et réparation : Entretien et réparation du matériel et des équipements Transport et véhicules : Gestion du transport : Gestion des véhicules 06 RESSOURCES IMMOBILIÈRES Gestion des biens immobiliers et inventaires : Planification et analyse des besoins : Dossiers des fournisseurs : Inventaire des bâtiments et des terrains Utilisation de biens immobiliers : Acquisition et vente ou cession des biens immobiliers : Location et occupation d espace Entretien des installations matérielles : Entretien et réparation des biens immobiliers : Identification et signalisation Construction et rénovations : Projets mineurs d aménagement sans appel d offre : Construction d édifices et projets majeurs d aménagement Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 11 sur 15

12 Sécurité, mesures d urgence et sécurité civile : Activités de prévention et mesures de sécurité : Intervention de sécurité : Gestion des accès Gestion des stationnements : Gestion des stationnements 07 RESSOURCES INFORMATIONNELLES Informatique et bureautique : Planification et analyse de besoins en informatique et bureautique : Gestion des systèmes informatiques et bureautique : Logiciels et progiciels : Protection et sécurité de l infrastructure technologique : Journalisation des systèmes informatiques Télécommunications, courrier, messagerie : Télécommunications : Courrier, courriel et messagerie Reproduction et numérisation : Gestion des formulaires : Reproduction et numérisation des documents Gestion des documents et des archives : Outils de gestion documentaire : Gestion des documents et des archives : Accès à l information gestion de la protection et gestion des renseignements nominatifs : Accès à l information gestion des demandes d accès Gestion des services de documentation et des bibliothèques : Gestion des services de documentation et des bibliothèques : Gestion de la bibliothèque et du centre de documentation 08 COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES Outils de communication : Plan et stratégie de communication Cérémonies officielles et évènements spéciaux : Marques de civilité : Cérémonies et évènements officiels : Livre d or : Prix et marques de reconnaissance Promotion et publicité : Promotion Relations avec les médias : Relations avec les médias : Revue de presse Publications et sites Web : Publications : Production graphique et audiovisuelle : Portails et sites Web : Médias sociaux Relations avec des organismes externes : Demandes de renseignements Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 12 sur 15

13 : Relations avec les associations et les ordres professionnels : Relations avec les fondations : Relations avec des organismes externes : Comités externes Communications internes : Bulletins internes Séries de mission (à développer) 11 PROGRAMMES Planification des programmes Programmes 12 ORGANISATION PROFESSIONNELLE Effectifs médicaux Gestion des actes professionnels Ordres et conseils professionnels 13 ACCUEIL ET ADMISSION Accueil Admission 14 DOSSIER DE L USAGER Dossier santé physique générale et spécialisée Dossier services sociaux et réadaptation 15 SERVICES MÉDICAUX ET PSYCHOSOCIAUX Services médicaux Services psychosociaux Services multidisciplinaires 16 RESSOURCES D HÉBERGEMENT Gestion des ressources Dossier de la ressource 17 SANTÉ PUBLIQUE ET SÉCURITÉ CIVILE Santé publique Sécurité civile 18 ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE Enseignement Recherche Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 13 sur 15

14 ANNEXE 2 EXEMPLES DE DOCUMENTS À CONSERVATION PERMANENTE Administration générale - Historique et chronologie - Comptes rendus de réunions et procès-verbaux - Politiques, normes, procédures, directives, règlements, protocoles - Planification annuelle - Structure organisationnelle (structure interne et répartitions des pouvoirs) - Rapports d activité et rapports annuels - Études et analyses - Statistiques et tableaux de bord - Enquêtes et sondages - Productions audiovisuelles et photographiques Législation et affaires juridiques - Contrats et ententes - Documents judiciaires (requêtes, jugements, sentences, ordonnances) Qualité-performance - Documents officiels, version finale des dossiers en lien avec l agrément - Statistiques de performance des services Ressources humaines - Plan d effectifs - Registre des postes, études et rapport sur la création, le transfert ou l abolition de postes - Procédures, normes, guides d accueil du nouveau personnel - Plans et rapports de stage - Programmes et guides d évaluation du rendement des employés - Rapports produits aux organismes responsables des régimes de retraite - Programmes de santé et sécurité adoptés par l établissement - Programmes d aide aux employés - Certificats d accréditation des syndicats - Entente locale et conditions de travail - Dossiers sur les conflits de travail majeurs - Programmes, rapports et plan de développement des ressources humaines - Programme de mouvement de personnel - Dossier d activité (invitation, descriptif, liste des participants, photographies) Sécurité et mesures d urgence - Plan des services essentiels - Programmes de prévention - Plans de mesure d urgence Communications - Plan de communication - Norme d identification visuelle, logos Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 14 sur 15

15 - Pochette de presse, dossiers de conférences de presse, communiqué de presse, revues de presse - Dossiers sur les cérémonies et les évènements officiels - Politiques et normes de communications internes - Dossiers des productions audiovisuelles - Publications internes et externes (pamphlet, recueil, affiche, manuel, etc.) - Conférences, discours et allocutions Bibliothèques - Certificat de dépôt légal - Document officiel relatif au droit d auteur des œuvres produites et acquises par l organisme Informatique - Dossier de développement des systèmes informatiques - Dossier des logiciels et progiciels développés par l établissement - Documents relatifs à la gestion du site web Finances - Plans budgétaires et budgets approuvés - Grand livre et charte comptable - T4 et Relevé 1 - Relevés de salaire - États financiers annuels, rapport financier annuel, rapport de vérification interne - Analyse financière - Échelle de salaire et documents relatifs à la base de rémunération Ressources matérielles et immobilières - Analyse des besoins en ressources matérielles - Cahiers des charges et soumissions retenues - Inventaires des ressources matérielles - Dossier d acquisition des biens immobiliers (analyse des besoins, offre d achat acceptée, titres de propriété, servitudes, etc.) - Dossier de construction et rénovation des immeubles (cahier des charges et soumission retenue, comptes rendus de réunions de chantier, plan et devis) - Dossier de disposition des biens immobiliers (vente, cession, etc.) - Registres d entretien des équipements médicaux - Planification des menus Programmes cliniques - Matériel d information et de formation sur la prévention des infections remis aux employés (ou aux usagers) - Critères d admission aux programmes de soins et de services sociaux - Descriptifs des programmes de santé et de services sociaux - Dossiers des activités de loisirs offertes aux usagers Vers une nouvelle gouvernance documentaire Guide d accompagnement Page 15 sur 15