Conception et Développement d une Base de Données

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1 Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'information et des Bibliothèques Université Claude Bernard Lyon I DESS Informatique Documentaire Rapport de stage Conception et Développement d une Base de Données Marion MONATERI Sous la direction de M. Christian GAY Gay Environnement Cabinet d étude en hydrobiologie Grenoble Année

2 Conception et développement d une nouvelle base de données documentaire Résumé Résumé et descripteurs Une entreprise se doit de toujours répondre au plus vite aux attentes de ses clients. Le projet d informatisation de la gestion de la documentation y participe. Son objectif premier est, en effet, de faciliter et de rendre plus rapide la recherche d information, en particulier lors de la réalisation d études pour des clients. C est ce projet qui m a été confié au sein du cabinet Gay Environnement. Descripteurs base de données, recherche documentaire informatisée, gestion de l'information, logiciel documentaire Abstract It is the duty of an enterprise to always come up to its customers' expectations as quickly as possible. The computerization plan for the documentation management makes it possible. Its main aim is, indeed, to make the data processing easier and faster, particularly during the carrying out of the customers' study. It is this very plan I was entrusted within the Gay Environnement office. Keywords database, computerized desk research, information management, document retrieval software Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

3 Remerciements J adresse mes plus sincères remerciements à l ensemble du Cabinet Gay Environnement. A Monsieur Christian Gay pour m avoir offert une structure d accueil pour mon stage, pour l attention qu il a portée à l avancée du projet, son souci de veiller à ce que rien ne manque. A Madame Patricia Detrez pour sa disponibilité, son aide précieuse pour démarrer le projet. A Monsieur Jean- Charles Benedetti pour ses conseils. A Monsieur Felix Börner pour m avoir patiemment aidée lors de la réorganisation de la bibliothèque. A Messieurs Marc Insardi et Bruno Foroni pour l accueil qu ils m ont réservé. Je tiens aussi à exprimer mes remerciements à Mlle Christine Michel de l Université Claude Bernard - Lyon 1 pour avoir veillé avec attention au bon déroulement du stage. Merci aussi à toute la promotion Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

4 Table des matières CHAPITRE I PRÉSENTATION DU PROJET DANS LE CADRE DE L ENTREPRISE... 6 I - 1. PRÉSENTATION DE L ENTREPRISE... 7 I Les moyens humains... 9 I Fonctionnement et Organisation... 9 I - 2 PRÉSENTATION DE LA DOCUMENTATION I - 3. PRÉSENTATION DU PROJET I - 4. MÉTHODOLOGIE CHAPITRE II CONCEPTION DE L APPLICATION ACCESS II - 1. MOYENS INFORMATIQUES ET TECHNIQUES II - 2. ANALYSE DES BESOINS II - 3. ANALYSE CRITIQUE DE L ANCIENNE BASE DE DONNÉES a. Les champs...18 b. La recherche d information...19 CHAPITRE III MISE EN ŒUVRE DE LA NOUVELLE BASE DE DONNÉES III - 1. ETAPES DE LA MISE EN OEUVRE DE LA NOUVELLE BASE DE DONNÉES III Objectif et Contenu III Structuration des informations III Description des différents champs III Normalisation des tables III. 2. PRÉSENTATION DE LA BASE DE DONNÉES III Les objets a. Collection des Tables...29 b. Collection des Requêtes...31 d. Collection des Formulaires...32 e. Collection des Etats...32 f. Collection des Macros...33 III - 3. ACCÈS AUX INFORMATIONS III Les mots-clés III Le Moteur de recherche Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

5 III La navigation III La sécurité des informations III - 4. ELABORATION D OUTILS D AIDE III - 5. CONCLUSIONS CHAPITRE IV ORGANISATION SPATIALE DE LA BIBLIOTHÈQUE IV - 1. PRÉSENTATION DE LA BIBLIOTHÈQUE IV Les moyens matériels IV Rangement IV Numérotation CONCLUSIONS GÉNÉRALES BIBLIOGRAPHIE ANNEXES Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

6 Conception et Développement d une Base de Données Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

7 Chapitre I Présentation du projet dans le cadre de l entreprise Le projet du Cabinet Gay Environnement d'automatiser son système d'information demande une connaissance parfaite de sa documentation et de son utilisation. C'est pourquoi, dans ce chapitre, seront exposés l'entreprise et son mode de fonctionnement ainsi que la documentation et l'usage qui en est fait. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

8 I - 1. PRÉSENTATION DE L ENTREPRISE LE CABINET GAY ENVIRONNEMENT, bureau d ingénierie spécialisé dans l étude et l aménagement des écosystèmes aquatiques et de leurs milieux associés (vallée alluviale, zones humides, nappe phréatique), dispose à ce jour d une vingtaine d années d expérience dans ce domaine. Il a bâti son expérience sur près de cinq cents références. Intervenant sur tous les types d eaux douces et milieux annexes des territoires métropolitain et d outre-mer, il réalise plus spécifiquement :! des diagnostics de qualité des eaux ou de qualité générale de milieux! des études d environnement et d impact dans le cadre de projets d aménagement ou d équipement! des études de restauration, d entretien et de valorisation des milieux! des études de création de milieux nouveaux! des études à caractère méthodologique pour mettre au point des techniques ou protocoles d investigation spécifiques aux hydrosystèmes! de la recherche appliquée à des aménagements pour en préciser les conséquences environnementales et définir les actions à entreprendre pour réduire les effets négatifs ou valoriser les milieux nouvellement créés! des études de recherche fondamentale sur le fonctionnement des hydrosystèmes et leurs réponses à des modifications de leurs composantes! des stages de formation, de découverte et de sensibilisation au milieu naturel Pour d autres disciplines qui complètent son activité, le CABINET GAY ENVIRONNEMENT fait appel à des partenaires spécialisés qu il a sélectionnés. Les missions de Gay Environnement lui sont confiées par des maîtres d ouvrages ou d œuvre aussi divers que Agences de l eau, DDAF, DDE, DIREN, Syndicats d équipement, Industriels, Sociétés d Ingénierie, Collectivités Territoriales et Locales, EDF, SNCF, SCETAUROUTE, Sociétés Autoroutières, CETE, VNF,... Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

9 I Les moyens humains Le bureau d étude est constitué de cinq consultants permanents : Christian GAY Directeur, chef de projets et superviseur des études Docteur en écologie appliquée Expérience : 20 ans Marc INSARDI Ingénieur d études Diplômé d Etudes Approfondies en Ecologie des Eaux Continentales Certifié en hydrologie, hydrogéologie Expérience : 12 ans Jean-Charles BENEDETTI Ingénieur d études Diplômé d Etudes Approfondies en Hydrosystèmes Montagnards et Méditerranéens Expérience : 5 ans Bruno FORONI Technicien Diplômé d Etudes Hydrologiques et Hydrobiologiques Spécialité hydrochimie Expérience : 11 ans Patricia DETREZ Technicienne Maîtrise en Biologie des Organismes et des Populations Expérience : 6 ans Le cabinet Gay Environnement répond ainsi à une préoccupation générale : le suivi de la qualité de l'eau et du milieu aquatique dans sa globalité. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

10 I Fonctionnement et Organisation Le bureau d études est un prestataire de services. Les études lui sont confiées de deux façons. Dans un premier cas, le bureau est consulté directement par le client, dans un second cas, il doit répondre à un appel d offre diffusé par annonce sur le BOAMP (Bulletin Officiel d Annonces des Marchés Publics).Le bureau d études répond au cahier des charges du futur client en faisant connaître ses compétences, les études réalisées dans le domaine, la méthodologie qu il va adopter pour répondre à la problématique ainsi qu un projet chiffré. Dans la très grande majorité des cas, il s agit d une réponse à un appel d offre avec mise en concurrence des différents bureaux d études par le client. Les études sont réalisées sur la base d éléments provenant de trois sources possibles :! mesures et analyses de terrain! enquêtes auprès d organismes compétents ou d usagers! documents bibliographiques L exploitation de toutes ces données sera rendue dans un rapport d étude fourni au client dans un temps limité, souvent très court. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

11 I - 2 PRÉSENTATION DE LA DOCUMENTATION Le mode de fonctionnement du cabinet Gay (étude d'impact, dossiers de synthèse) lui impose de travailler avec une documentation riche et variée. Variée, car plusieurs points de vue doivent être abordés. Il est, en effet, nécessaire aux membres du bureau d étude d'avoir à leur disposition des informations concernant les données sur les écosystèmes étudiés de même que les points techniques relatifs aux aménagements, aux méthodes de travail, etc... Une proportion non négligeable de la bibliothèque est constituée de documents envoyés par les différentes Agences de l'eau : dossiers techniques, dossiers de synthèses Le cabinet dispose, pour réaliser ses études, d un fonds documentaire constitué d ouvrages : thèses, rapports d étude, livres, documents techniques, périodiques,... qui, selon l utilisation qui en est faite dans le travail quotidien lors de la constitution de dossiers d étude, sont organisés en différentes rubriques. Les rubriques sont les suivantes :! Ouvrages Généraux! Documents Techniques! Données sur les milieux (chimie, physique, biologie)! Documents de réglementation et de législation! Périodiques Au total, la bibliothèque compte plus de 1800 documents. Les ouvrages généraux, les réglementations et certains articles de périodiques sont consultés tous les jours pour des renseignements ponctuels ou pour fournir des informations d ordre général dans les études ou les stages. La consultation des documents techniques (y compris certains articles de périodiques) sert lors de l établissement des dossiers et pour connaître les techniques les plus appropriées à pratiquer sur le terrain. Les données concernent les plans d eau et cours d eau sur lesquels des études ont été faites et qui servent de base pour apprécier l évolution de paramètres physico-chimiques, hydrobiologiques,... et pour apporter des informations d ordre plus général (telle que la situation géographique,...) indispensables avant de commencer une étude. Avant chaque étude importante d'un cours d'eau ou d'un plan d'eau, les données, précédemment recueillies, doivent donc être consultées. La bibliothèque, qui renferme entre autres les études sur ces milieux, faites par les professionnels de ce domaine, est alors mise à profit pour fournir toutes les informations nécessaires. Les informations techniques viennent appuyer les connaissances des membres du bureau. Les renseignements alors requis sont très spécialisés. C'est là qu'intervient la base de données. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

12 En effet, le nombre de documents est trop important pour que chaque membre du bureau ait connaissance de tous et sache où trouver les renseignements. Grâce à une description précise du contenu des documents par des mots-clés et descripteurs, il est possible de retrouver les documents indispensables à la poursuite de l'étude. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

13 I - 3. PRÉSENTATION DU PROJET Depuis plusieurs années, le Cabinet Gay Environnement prévoit d'avoir un système d'information automatisé performant dans le cadre de son activité de consultation. L'accès à l'information doit en effet être rapide et efficace. Rapide car l'étude doit être faite dans un temps limité, efficace car cette information doit intégrer tous les documents pertinents pour l'étude à un moment donné mais doit se limiter à ces documents pertinents, c'est à dire empêcher le bruit. Le projet comporte deux étapes bien distinctes dans le temps mais très liées dans la réalisation. Il s'agit en effet de créer une nouvelle base de données sous ACCESS, travail plus spécifiquement documentaire et informatique d'une part, et d'autre part de réorganiser matériellement la bibliothèque. Le lien entre les deux étant de retrouver très facilement et rapidement les informations issues de la base de données dans la bibliothèque. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

14 I - 4. MÉTHODOLOGIE Il est nécessaire avant de poursuivre plus avant dans l'exposé, d'expliquer succinctement la méthodologie que j'ai adoptée pour mener à bien le projet au sein du Cabinet Gay Environnement. L'analyse de l'existant a représenté la première étape de mon travail. Cela m'a permis de comprendre ce qui manquait au système existant pour satisfaire les besoins de l'entreprise :! Analyse du système développé et prise de connaissance de la documentation,! Analyse des besoins Ces informations réunies, j'ai pu modéliser ce que serait la future base de données. Le modèle conceptuel des données doit répondre aux exigences précises de l'entreprise (temps limité, ) et tenir compte des contraintes imposées par les documents (différents types, techniques, données ). La nouvelle base de données devrait donc permettre :! une organisation réfléchie des informations tant spatialement (dans la base de données) que logiquement (à l'intérieur même du système automatisé d'informations),! des moyens d'accès à l'information efficaces et performants,! un environnement convivial, facile d'utilisation tant pour la recherche de données que pour la saisie future. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

15 Chronologiquement, mon travail s'est présenté de la manière suivante : juin juillet-mi août mi août-septembre Analyse de l'existant Modèle conceptuel Conception / développement Organisation spatiale de la bibliothèque! prise en main de la documentation! maquette! constitution des formulaires! réorganisation des documents! étude du système utilisé! réunions avec l équipe pour finaliser l outil! discussion avec l'équipe! programmation! numérotation Les premières semaines du stage ont été consacrées à la familiarisation avec l ensemble de la documentation :! savoir quels sujets sont abordés dans les documents! quelle est l origine des informations! s il y a une hiérarchie dans la qualité informative des documents Familiarisation aussi avec le classement existant dans la bibliothèque ainsi qu avec la base de données Access préexistante. J ai ainsi débuté le projet proprement dit, par une ébauche de la future application, en mettant à plat toutes les données à ma disposition. Une réunion qui s était déroulée avant le stage m avait permis, auparavant, de définir les principaux besoins du bureau et ses attentes. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

16 Chapitre II Conception de l application Access Dans ce chapitre seront abordées les différentes étapes qui ont participé à la conception de la base de données ainsi que l'analyse critique du système existant. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

17 II - 1. MOYENS INFORMATIQUES ET TECHNIQUES Les moyens informatiques du Cabinet Gay Environnement sont importants si l'on considère la taille de l entreprise. Il dispose en effet de sept postes de travail : six Mac et deux PC. L'un des deux PC, dont l'achat a été avancé pour rendre son utilisation possible pendant mon stage, a servi à la création de la base de données. Lors d'une réunion antérieure au début du stage, l'ordre du jour a porté sur le matériel informatique nécessaire à la conception de la nouvelle base de données. Il a été décidé alors de l'achat du PC et du logiciel. La discussion a notamment conduit à l'achat d'un logiciel documentaire ou l'achat d'un logiciel de création d'application type base de données. Financièrement la première option ne pouvait pas être retenue. En effet, la taille de l'entreprise ne permet pas de rentabiliser un tel achat, la quantité de documents et son usage ne justifiaient pas l'utilisation d'un logiciel documentaire. La seconde option a donc été retenue, le choix s est porté sur ACCESS, parmi les bases de données relationnelles, pour faciliter la récupération des données déjà saisies, en effet le système existant est sous ACCESS (version 2.0). La suite MS Office 97 comprenant ACCESS 97 (version 8.0) a donc été achetée : cette nouvelle version tournant plus vite et offrant des fonctionnalités plus évoluées. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

18 II - 2. ANALYSE DES BESOINS Pour définir avec précision les besoins du Cabinet Gay Environnement, il m'a paru essentiel d'organiser une réunion dans laquelle chacun pourrait présenter les éléments qui lui paraissent importants à développer dans la nouvelle base de données. Tous les points de vue exprimés, nous avons pu ensemble établir les grandes lignes du projet. Mon rôle étant alors d indiquer aux membres du cabinet, ce qu'il est possible de faire et ce qui ne l'est pas, de présenter des solutions comme compromis aux différentes suggestions. A partir des informations ainsi recueillies et de l'étude approfondie de la documentation, il m'a été possible de concevoir une maquette présentant les fonctionnalités de la future base de données. Cette maquette a été distribuée à tous, une nouvelle réunion a permis d'y apporter des modifications. Des éléments à ajouter ont été proposés au vu des fonctionnalités de la base de données présentées dans la maquette. Ainsi, il est ressorti de l'analyse des besoins les objectifs suivants :! nécessité de scinder la documentation en cinq rubriques distinctes qui équivalent à des étapes différentes ou des utilisations différentes dans le travail d'étude du cabinet.! redéfinir les mots-clés et les descripteurs : deux niveaux différents de descripteurs.! la recherche de documents automatisée (le point essentiel) : pour un travail plus rapide, plus pertinent dans les réponses, l'édition et l'impression dans un format déterminé, homogène des documents issus de la recherche.! permettre une classification, organisation de la bibliothèque en conséquence.! atteindre une facilité d'utilisation. Je me suis fixé aussi comme objectifs la convivialité et l'attractivité. L'analyse des besoins s'est fondée en outre sur l'étude fine du système existant afin de savoir sur quels points importants il convenait d orienter la construction de la nouvelle base de données. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

19 II - 3. ANALYSE CRITIQUE DE L ANCIENNE BASE DE DONNÉES Le projet de base de données du Cabinet Gay Environnement date de plusieurs années. Dans l'entreprise, personne n'a la charge spécifique de la documentation, l'ancienne base de données a été développée sous ACCESS par un des membres du bureau afin de faciliter la recherche documentaire, mais par manque de temps et de connaissances suffisantes dans le domaine des sciences de l'information, la base de données présente de nombreuses lacunes. Les paragraphes suivants ont pour objectif d'exposer ces lacunes. II Organisation des données a. Les champs Les renseignements concernant les documents ont été saisis dans une table. Les champs de cette table sont les suivants :! numéro de rubrique,! auteur,! année,! titre,! mots-clés Le numéro de rubrique est un numéro qui équivaut au rangement de la bibliothèque. Les ouvrages dans la bibliothèque sont répartis dans une vingtaine de rubriques qui portent un numéro, repris dans la base de données. Ce numéro est le seul élément de repérage dans la bibliothèque pour retrouver un document ; il faut donc ensuite passer en revue tous les documents de cette rubrique pour trouver celui ou ceux qui font l'objet de la recherche. Les titre, auteur et année ont été saisis sans qu aucune règle n ait été adoptée, les données ne sont donc pas homogènes, en particulier en ce qui concerne le nom d'auteur (majuscule, minuscule, prénom ou absence de prénom). Dans le champ mots-clés sont énumérés les termes descripteurs des documents. Ces descripteurs sont trop nombreux (parfois une dizaine) à la fois génériques (telle que méthode ou technique ) et spécifiques (tels que le nom des cours d eau ou des départements), en utilisant trop de synonymes. De ce fait la recherche par mots-clés est parfois infructueuse. Le système ainsi développé ne peut pas permettre l obtention de résultats pertinents. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

20 b. La recherche d information La démarche de recherche dans la base de données, repose sur une requête. Son grand défaut est que rien n'est préconçu. A chaque interrogation de la base de données il faut créer sa propre requête. Ceci a de nombreux inconvénients : l environnement est très peu convivial, il est difficile d'utilisation pour qui ne connaît pas le mode de fonctionnement d'access, et demande du temps (il faut sélectionner le champ, taper le mot recherché entre astérisques et guillemets, puis sélectionner un autre champ, etc...) ; de plus, l'édition des données après la recherche n'est possible que par exportation sous Word (procédure longue et complexe). Il s agit donc d un système très limité par le fait que tous les termes descripteurs (tous les niveaux) sont regroupés dans un seul champ. Ceci rend la recherche par croisement des termes de requête difficile. Il faut, chaque fois, penser à choisir le champ de la table sur lequel va porter la recherche, or son nom n'apparaît pas. Les champs ne sont désignés que par 1, 2, 3, 4, 5 (1 pour numéro de rubrique, 2 pour auteur, 3 pour année, 4 pour titre, 5 pour mots-clés). Le champ mots-clés n'est pas rempli pour tous les documents, l'interrogation sur les motsclés ne portera donc pas sur l intégralité des documents. La base de données précédemment réalisée avait donc :! un formulaire unique, très succinct puisque les champs n ont pas de titre (seulement 1, 2, 3, 4, 5) et pourvu d une zone de texte pour chacun des champs ; Ce formulaire sert à la saisie et la consultation, un des gros inconvénients est l absence totale de protection des données, tout peut être effacé ou modifié Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

21 ! une table unique ; ainsi qu une requête, à construire, pour interroger les documents L'analyse de l'ancienne base de données a ainsi été réalisée, en occupant la place d un utilisateur désirant réaliser une recherche de documents, puis celui du spécialiste des systèmes d'information, ceci afin de déterminer les erreurs à ne pas faire et les modifications à apporter. Il est donc apparu que l'ancienne base de données présentait de nombreux points délicats, parmi eux, des points très importants tels que :! sécurité des données,! facilité d'utilisation,! convivialité, qui font partie des nouveaux objectifs. Suite à cette analyse, il apparaît assez clairement que le système existant ne peut pas répondre aux besoins exprimés par l'entreprise. Il a donc été décidé de redémarrer à zéro pour la construction de la nouvelle base de données, et de rapatrier les données saisies depuis l'ancienne base de données. La conception de la nouvelle base de données s est faite par étapes successives à partir d'entrevues, puis de maquettes de façon à veiller à ce qu'aucun des objectifs initiaux ne soit omis. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

22 Chapitre III Mise en œuvre de la nouvelle base de données Les étapes successives de la mise en œuvre de la nouvelle base de données sont expliquées dans ce chapitre. De la définition des objectifs à atteindre à sa présentation aux futurs utilisateurs, chaque étape de l élaboration de ce nouveau système d information automatisé, de recherche et d archivage de données, demande une importante réflexion, ainsi qu une interactivité constante avec les utilisateurs ultérieurs. Tous les éléments de cette réflexion sont ici rapportés. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

23 III - 1. ETAPES DE LA MISE EN OEUVRE DE LA NOUVELLE BASE DE DONNÉES L élaboration et la conception d une application Access suit un schéma général. Avant de définir une base de données, il est nécessaire d en tracer les grandes lignes. Le schéma suivi est celui expliqué dans le Guide d utilisateur - Access 97 (1) ; il est le suivant :! étape 1 : Objectif et contenu! étape 2 : Structuration des informations! étape 3 : Description des différents champs! étape 4 : Normalisation des tables Ces différentes étapes ont pour but de dessiner la future structure de la base de données et de savoir ainsi quels éléments y interviendront et sous quelle forme. III Objectif et contenu L étape 1 a nécessité la collaboration des membres du bureau d étude. Il s agit de définir le but de la création de la base de données, les informations qu elle doit intégrer et l exploitation qui va être faite de ces données. L objectif essentiel du projet d informatisation de la gestion de la bibliothèque est d améliorer, en terme de qualité d information et en terme de temps, la recherche de documents et de données nécessaires à la réalisation des études, pour ainsi faciliter la gestion et l exploitation des données. Ce système doit aussi accompagner le travail de saisie et d édition. Ces informations, contenues dans la base de données, servent à décrire les documents, en particulier en ce qui concerne les informations qu ils renferment ; le but étant, grâce à quelques termes choisis, qu'on ait une idée générale du contenu du document. L exploitation qui va être faite de ces données est tout aussi importante dans la création de l application. Il est indispensable, en effet, de savoir sur quel type d information va porter l interrogation, le résultat attendu d une recherche et les moyens qu'il faut mettre en œuvre pour cela. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

24 III Structuration des informations La deuxième étape a pour objectif de déterminer les champs qui vont être nécessaires à l'exploitation des données, définie dans l'étape précédente. Les informations vont être réparties dans différents champs. Ces champs doivent être définis avec précision, de façon à ce que les données soient bien structurées pour permettre ensuite au système de les archiver correctement et de retrouver les informations lors des recherches. L'aspect particulier dans la conception de cette base de données réside dans le fait qu'il n'existe qu'un seul type de données : celles relatives aux documents. Au départ, un document dans la base de données doit contenir les informations suivantes :! Titre! Auteur! Année! Numéro Ce qui décrit l'ouvrage. Outre ces données, des informations complémentaires doivent permettre de savoir assez précisément ce que contient l'ouvrage : le sujet traité, à quel niveau de connaissances il appartient (général, techniques précises, etc. ). Les champs suivants répondent à ces besoins :! N doc_lettre! Thème! CE/PE (cours d eau/plan d eau)! Mots-clés (CE1, CE2 ) (cours d eau 1, cours d eau 2, )! Descripteurs (1,2,3,4) Les champs ont été définis ainsi :! N doc_lettre Ce numéro correspond au numéro affiché sur le document dans la bibliothèque (dans les armoires). La première lettre renseigne sur la rubrique à laquelle appartient le document, la deuxième sur le thème (sauf en ce qui concerne les périodiques, cf. plus bas). Le numéro qui suit est attribué selon la date de publication du document, puis par ordre alphabétique du titre pour les documents qui sont de la même année. Conception et développement d une base de données - Marion Monateri

25 N doc_lettre : la 1 ère lettre est la première lettre du terme constituant la rubrique la 2e lettre est la première lettre du terme constituant le thème N doc_chiffre : dans l ordre défini ci-dessus, de 0001 à 9999 pour chaque combinaison de lettres. Ces deux champs ont un masque de saisie. Il faut donc saisir 2 lettres puis 4 chiffres, soit : LL0000! Thème Le thème sert à subdiviser la rubrique! CE/PE Ce champ permet de spécifier si le document concerne des techniques relatives aux cours d eau ou aux plans d eau ou aux deux. Dans le cas des périodiques, il permet de spécifier si l article traite de cours d eau ou de plans d eau ou des deux.! Mots-clés Les mots-clés permettent de définir le ou les centres d intérêt principaux du document. Pour chacune des rubriques, il est possible d avoir plusieurs mots-clés ; des listes prédéfinies, et néanmoins modifiables, sont proposées selon les sujets qui peuvent être abordés dans les rubriques. Dans les formulaires de présentation des résultats des recherches ainsi que dans les états, le champ Mots-clés est unique et rapatrie les différents types de mots-clés pour qu ils apparaissent comme une liste dans ce champ. C est pourquoi ce champ est défini de la manière suivante : pour entrer les valeurs de plusieurs champs de la table DOCUMENT dans un même champ d'un formulaire, il faut, dans la zone de texte, entrer l'expression combinant les différents champs : soit : =[Nom1] & ", " & [Nom2] & ", " & [Nom3] & ", " & [Nom4] etc... Mais, si un ou des champ(s) peuvent ne pas avoir de valeur, il faut utiliser VraiFaux pour ne retourner la valeur du champ que si elle existe. L'expression devient alors : =VraiFaux(EstNull([Nom1]);"";[Nom1] & ", ") & VraiFaux(EstNull([2]);"";[2] & ", ") & VraiFaux(EstNull([3]);"";[3] & ", ") & VraiFaux(EstNull([4]);"";[4]), etc... L expression VraiFaux se lit de la manière suivante : si la première partie de l expression est vraie (EstNull([Nom...])), alors la valeur prise en compte est ce qui est compris entre les guillemets (""), dans ce cas rien, sinon la valeur prise en compte est la troisième partie de l expression soit : [Nom...] suivi de virgule + espace.! Descripteurs Conception et développement d une base de données - Marion Monateri