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1 Dossier technique destiné aux exposants Forum des Loisirs Culturels 2013 Lundi 18 novembre de 9h30 à 18h de la Porte Dorée Musée de l histoire de l immigration Aquarium tropical Dans le cadre du bon déroulement du Forum et par égard pour les organisateurs, merci de veiller au bon respect des modalités d organisation. Présentation et participants La 11e édition du Forum des Loisirs Culturels se tiendra au de la Porte Dorée, de 9h30 à 18h, le lundi 18 novembre A l occasion de cet événement, des visites guidées du de la Porte Dorée, du Musée de l histoire de l immigration et de l exposition temporaire. Bande dessinée et immigration, seront programmées tout au long de la journée. L Aquarium tropical sera en accès libre pour le public de 10h à 17h30 et la Médiathèque Abdelmalek Sayad ouvrira exceptionnellement ses portes de 14h à 17h30. La cible Les publics ciblés sont les collectivités (CE, associations, etc), les professionnels du tourisme de loisirs (hébergeurs, conférenciers, agences réceptives ), d affaires (agences incentive, organisateurs d évènements, ) et la presse. Pour la 3 e année consécutive, et afin d élargir la cible de visiteurs que représentent habituellement les CE, les associations et les collectivités, des agences événementielles sont conviées sur le forum. Par conséquent, il est important qu un représentant chargé de la commercialisation de vos espaces soit présent sur votre stand le jour de la manifestation et de mentionner ses coordonnées dans le livret visiteurs. Les partenaires : Office du Tourisme et des Congrès de Paris Comité Régional du Tourisme Paris Ile-de-France Etablissement public du de la Porte Dorée Cité nationale l histoire de l immigration - Aquarium tropical Les 65 exposants (voir liste p 5 et 6) Déroulé de la journée 8h30-9h30 Installation des stands par les exposants (dans le Forum et le Hall Marie Curie) Petit-déjeuner des exposants 9h30 Ouverture du Forum au public (entrée par le 293 avenue Daumesnil) Accueil par le Directeur Général 11h-12h Visite location d espace inscriptions stand OTCP (pour agences événementielles) 12h-14h Déjeuner des exposants dans l atelier 5 15h-16h Visite location d espace inscriptions stand OTCP (pour agences événementielles) 17h30 Fermeture de l entrée au public 18h Fermeture du musée au public / fermeture du Forum au public 18h-19h Démontage des stands par chaque exposant 1

2 12 visites guidées (durée : 1h) seront proposées pendant la journée par les conférenciers du Musée (planning ci-dessous) autour de trois thématiques : - l histoire et l architecture du de la Porte Dorée; - l exposition permanente du Musée de l histoire de l immigration : ; - l exposition temporaire. Bande dessinée et immigration, Vous en trouverez les horaires dans le tableau ci-dessous. Nous vous rappelons que les visites sont prioritairement réservées aux visiteurs et non aux exposants qui doivent maintenir leur stand tout au long de la journée! 30 personnes maximum par visite. L inscription et le point de départ se feront dans le Hall d accueil par ordre d arrivée. Chaque visiteur recevra un seul coupon indiquant la visite de son choix à un horaire défini. S il souhaite suivre une seconde visite, il devra retourner à l accueil à partir de 11h pour vérifier les disponibilités restantes. L Aquarium tropical sera en accès libre de 10h à 17h30 et la médiathèque Abdelmalek Sayad sera ouverte de 14h à 17h30. Horaires 9h45 10h 10h45 11h 11h45 12h 13h 14h 14h30 15h 16h 16h30 Thème Cible L invitation de la 11 e édition du Forum est adressée à contacts : représentants de CE (près de contacts), associations culturelles et 3 e âge, autocaristes du grand bassin parisien et de Belgique professionnels du tourisme franciliens adhérents de l'otcp (agences réceptives, hébergeurs, conférenciers, excursionnistes ) journalistes contacts de CE d entreprises diverses agences événementielles contacts FLC 2012/ agences réceptives - 33 autocaristes L éductour multiculturel proposé par le Comité Régional de Tourisme Paris Île-de-France habituellement organisé lors du Forum des Loisirs Culturels avec la SNCF n aura pas lieu cette année, cette dernière n y voyant plus d intérêt. 2

3 Infos techniques Le montage et le démontage se dérouleront uniquement le jour du Forum. Aucun dépôt ni stockage de documentation ne sera possible les jours précédents ou suivants la manifestation! Montage Le montage se déroulera de 8h30 à 9h30 dans les deux espaces dédiés : le Forum et le Hall Marie Curie. Accès par l entrée principale 293, avenue Daumesnil Paris. Accès exposants Vous êtes en voiture Il n y a pas de parking à proximité immédiate du. Pour les personnes chargées munies de diables ou de valises à roulettes, possibilité de dépose minute devant le. Accès au Forum et au Hall Marie Curie par ascenseur depuis l entrée administrative (même adresse). Vous êtes à pied Entrée par l accès principal 293, avenue Daumesnil Paris M ligne 8 (station Porte Dorée), bus 46 (arrêt place Edouard Renard) et Tram T3a (arrêt Porte Dorée). Espace exposant Stands (cf fin du document) Vous pourrez accéder au de la Porte Dorée à partir de 8h30. Votre stand devra être prêt à 9h30! Hall Marie Curie : stands 1 à 24 Forum : stands 25 à 63 Chaque exposant est chargé de la mise en place de son stand, du montage au démontage. Vous disposerez d 1 table nappée et de 4 chaises. Les exposants devront respecter les mises à distance de sécurité installées dans chaque salle. Matériel autorisé sur le stand : - affiches (taille maximum 40 x 60 cm) à positionner uniquement devant de votre table, sur le nappage - votre documentation (qui peut être stockée sous les tables des stands) - vous avez la possibilité d emmener vos propres diables pour transporter la documentation dans la salle NB : les kakémonos ne sont pas autorisés le jour de la manifestation. Sur votre stand, vous trouverez le chevalet d identification de votre site, conformément aux informations que vous nous avez transmises. Les exposants bénéficieront du même vestiaire que les visiteurs du Forum. Le vestiaire est situé dans le Hall d accueil (à droite en entrant). Démontage Le démontage se déroulera de 18h à 19h. Il s effectuera par le même trajet que le matin. Tous les exposants devront avoir quitté le au plus tard à 19h. Chaque exposant est responsable de son espace et ne devra rien y laisser à son départ. Les cartons vides restant devront être pliés et mis dans les charriots prévus à cet effet. 3

4 Restauration des exposants Vous trouverez vos coupons repas dans l enveloppe qui vous aura été remise en main propre par le CRT ou l OTCP. La formule est composée d un petit-déjeuner (1 boisson chaude ou 1 jus de fruit + 2 mini viennoiseries) et d un déjeuner (1 sandwich ou 1 salade + 1 dessert + 1 boisson, eau minérale ou soda) au prix de 14 TTC. Les commandes seront à retirer dans l atelier 5 (dans l espace dédié aux exposants). Des boissons chaudes et froides et des snacks seront à disposition des exposants et des visiteurs au Mosaïque Café, dans le Hall d accueil, tout au long de la journée. Budget En 2013, l Office du Tourisme et des Congrès de Paris centralisera les frais qui resteront à la charge des exposants et leur refacturera à la fin de l année (contact : Isabelle Vignaud). L estimation actuelle est de 350 à 400 HT. L OTCP vous transmettra le coût exact fin novembre à réception de l ensemble des factures des prestataires. Votre participation financière inclut : - la location du mobilier - le nappage des stands - 50% du coût de la mise à jour graphique des documents (logo, invitations, livret visiteur, communiqué de presse) - les frais de personnels liés à l événement : agents de sécurité et d accueil sur site, vestiaire - les formules repas (petit-déjeuner + déjeuner) en fonction des commandes de chacun Sont par ailleurs offerts aux exposants : - l espace d exposition - 50% du coût de la mise à jour des documents par un graphiste - la réalisation et l impression :. les invitations et coupons-réponses et des livrets des visiteurs. la réalisation et l impression des badges, de la signalétique et du diaporama - la location des fichiers - le routage des invitations et le routage des livrets visiteurs aux invités et aux exposants - les conférenciers Le Bureau du Forum 2013 Yamiley Bayonne CRT Paris Ile-de-France Isabelle Vignaud OTCP Marie-Christine Boully-Demange OTCP Muriel Zisman de la Porte Dorée - Musée de l histoire de l immigration Lola Gabrielle Lago Centre des monuments nationaux Anais Barillet Cité de la musique Alexandra Bounajem Institut du Monde Arabe Charles Ruty Paris Story Florian Payen Espace Dali Nelly Girault Musée du Louvre

5 Les exposants 2013 Le plan des stands sera affiché à l entrée de la salle le jour de la manifestation. En jaune = première participation en 2013 Exposants N Stands Abbaye royale de Royaumont 1 Les Arts Décoratifs 2 Athénée Théâtre Louis-Jouvet 3 Bibliothèque Nationale de France 4 Centre des monuments nationaux 5 Centre Pompidou 6 Château d Auvers 7 Château de Breteuil 8 Château d Ecouen Musée national de la Renaissance 9 Château de Fontainebleau 10 Château et parc de Thoiry 11 Château de Vaux le Vicomte 12 Château de Versailles 13 La Cinémathèque française - Musée du Cinéma 14 Cité de l'architecture & du patrimoine 15 Cité de la musique 16 Cité des sciences et de l'industrie et de la découverte 17 Domaine de Chantilly 18 Espace Dalí 19 Les Etoiles du Rex 20 Fondation Le Corbusier 21 Grévin 22 Hauts de Seine Réservation 23 L Institut du monde arabe 24 Maison Elsa Triolet - Aragon 25 Mémorial de la Shoah Paris - mémorial de la shoah Drancy 26 Musée de l'air et de l'espace 27 Musée d'art et d'histoire du Judaïsme 28 Musée nationale des arts asiatiques - Guimet 29 Musée des Arts et Métiers 30 Musée de Cluny Musée national du Moyen Âge 31 Musée gourmand du Chocolat Choco Story 32 Musée de la Grande Guerre du Pays de Meaux 33 Musée des Impressionnismes Giverny 34 Musée Jacquemart-André 35 Musée Jean Gabin 36 Musée du Louvre 37 Musée du Louvre-Lens 38 Musée national de la Marine 39 Musée Maxim's - La collection Musée de Montmartre et jardin Renoir 41 Musée d'orsay - Musée de l'orangerie 42 Musée du Parfum - Fragonard 43 Musée Rodin 44 Musée du Vin Paris 45 5

6 Musée et visites de Roland Garros 46 Musées départementaux des Hauts de Seine 47 Musées départementaux de Seine-et-Marne et Château de Blandy-les-Tours 48 Musées de la ville de Boulogne-Billancourt 49 Muséum national d'histoire naturelle - Jardin des Plantes 50 Le Nord-Est Parisien Seine Saint Denis Tourisme 51 Opéra national de Paris 52 de la Porte Dorée - Musée de l histoire de l immigration Aquarium Tropical 53 Paris musées, les musées de la Ville de Paris 54 Paris-Story 55 Pavillon de l'arsenal 56 Provins, cité médiévale 57 Seine et Marne Tourisme 58 Théâtre des Champs-Elysées 59 Tour Jean Sans Peur 60 Tour Montparnasse Montparnasse Val de Marne Tourisme 62 Val d Oise Tourisme - Comité départemental du Tourisme Val d Oise 63 OTCP CRT IDF 6

7 7

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