Formation tableur niveau 4 (LibreOffice Calc 5)

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1 Formation tableur niveau 4 (LibreOffice Calc 5) L objectif général de cette formation est de créer des tableaux utilisables sans risque par d autres personnes et de créer un tableau croisé. Sommaire 1. Supprimer les valeurs zéro Insérer un commentaire Créer une aide à la saisie Créer un message de saisie et une alerte d erreur Insérer une liste déroulante Protéger une feuille Réaliser une mise en forme conditionnelle Réaliser un tableau croisé Créer un graphique à partir d un tableau croisé dynamique Rechercher un résultat spécifique pour une cellule en ajustant la valeur d une autre cellule... 4 Télécharger le fichier Resultats.xlsx disponible à l URL > ouvrir le fichier dans LibreOffice > l enregistrer au format ODS Dans la feuille Ventilation, en F3, saisir : =SOMME(C3:E3) > formater le résultat pour qu il affiche deux décimales > recopier la formule de F4 à F SUPPRIMER LES VALEURS ZÉRO Problème : Des 0 apparaissent de F5 à F20. Comment les supprimer simplement? Solution : Menu Outils > Options... > dans le cadre de gauche, développer l arborescence de LibreOffice Calc > cliquer sur Affichage > décocher Valeurs zéro > OK 2. INSÉRER UN COMMENTAIRE Problème : Vous allez partir en vacances. C est donc un stagiaire qui devra saisir quotidiennement les données dans le tableau de ventilation des achats. Afin qu il évite de se tromper, vous voulez ajouter des commentaires. Solution : Clic droit en B3 > Insérer un commentaire Un cadre apparaît Saisir dans le cadre : Dans cette cellule saisir le nom du fournisseur (voir sur la facture) > cliquer en dehors du cadre pour valider Placer la souris au-dessus de B3 le commentaire apparaît Cliquer en B3 > Ctrl+C (copier) > sélectionner B4:B20 > menu Édition > Collage spécial... > sous la rubrique Sélection, cocher uniquement Commentaires > OK > Oui toutes les cellules de B4 à B20 ont le même commentaire TAB4_LOClasseur.docx 1 / 5 Y. CINOTTI

2 3. CRÉER UNE AIDE À LA SAISIE Problème : Comme je me méfie vraiment du stagiaire, je veux faire en sorte qu il ne puisse saisir dans la colonne A qu une date comprise entre le 3 et le 16 mai (dates de mes congés!) Solution : Sélectionner les cellules A5 à A20 > menu Données > Validité... Onglet Critère > Autoriser : Date > Données : plage correcte > Minimum : 3/5/15 > Maximum : 16/5/15 > OK En A5, essayer de saisir : 19/5/15 4. CRÉER UN MESSAGE DE SAISIE ET UNE ALERTE D ERREUR Problème : Je veux ajouter un message d aide à la saisie et un message d alerte. Solution : Sélectionner les cellules A3 à A20 > menu Données > Validité... Onglet Aide à la saisie > cocher Afficher l aide à la saisie lors de la sélection d une cellule > Titre : ATTENTION! > Message d erreur : La date doit être saisie sous la forme JJ/MM/AA et se situer entre le 03/05/15 et le 16/05/15 Onglet Message d erreur > cocher Afficher un message d erreur en cas de saisie de valeurs incorrectes > Message d erreur : Attention au rapport de stage! > OK En A5, essayer de saisir : 19/05/15 5. INSÉRER UNE LISTE DÉROULANTE Problème : Comment faire en sorte que le stagiaire ne puisse saisir dans la colonne Stockage que l une des quatre possibilités? Solution : Sélectionner G3:G20 > menu Données > Validité... > onglet Critère > Autoriser : Liste > dans la zone de saisie à droite de Entrées, saisir : Cave Economat Magasin général Direct OK En G5, utiliser la liste déroulante pour saisir Cave NB : Il est possible d utiliser une liste saisie dans des cellules de la même feuille. C est le cas, dans la feuille Denrées du même fichier, où, dans la colonne B, la liste déroulante fait référence à la liste saisie dans la colonne H. Pour vous en rendre compte : cliquer en B4 > menu Données > Validité 6. PROTÉGER UNE FEUILLE Problème : J ai peur que le stagiaire ne s amuse à modifier le tableau en mon absence. Comment faire pour le protéger? Solution : Dans la feuille Ventilation, sélectionner les cellules A5 à E20 > tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, sélectionner G5:G20 > menu Format > Cellules... > onglet Protection de cellule > décocher Protégé > OK Menu Outils > Protéger le document > Feuille > Mot de passe : 007 > Confirmer : 007 > OK Essayer de supprimer le contenu de F3 NB : Le principe à retenir pour protéger une feuille est donc qu il faut d abord désigner les zones de saisie qui ne seront pas protégées, puis protéger tout le reste de la feuille. TAB4_LOClasseur.docx 2 / 5 Y. CINOTTI

3 Dans le fichier Resultats.ods, cliquer en bas sur l onglet Restos 7. RÉALISER UNE MISE EN FORME CONDITIONNELLE Problème : Je souhaite pouvoir repérer rapidement les restaurants qui ont réalisé un ticket moyen inférieur à 16,20 Solution : En H1, saisir : Ticket moyen > en H2 saisir : =G2/C2 > Formater le résultat pour qu il s affiche avec deux décimales > recopier H2 sur les cellules H3 à H141 Cliquer en H2 > Ctrl+Maj+ (pour sélectionner les cellules H2 à H141) > menu Format > Formatage conditionnel > Condition... > Condition 1 : Valeur de la cellule est > saisir les données comme ci-dessous Dérouler la liste à droite de Appliquer le style > Nouveau style... > onglet Effets de caractère > cliquer sur la flèche de liste déroulante sous Couleur de police > cliquer sur Rouge > OK > OK 8. RÉALISER UN TABLEAU CROISÉ Problème : Je souhaite réaliser un tableau de synthèse me permettant de connaître pour chaque restaurant, le nombre de couverts total réalisé. Solution : Sélectionner les cellules de A1 à H141 > menu Données (ou Insertion) > Table de pilote > (Créer) > cocher Sélection active > OK Cliquer-glisser la ligne Restaurant vers la zone sous Champs de ligne > cliquer-glisser la ligne Couverts vers la zone sous Champs de données > OK dans une nouvelle feuille, un tableau de synthèse est apparu. NB : Pour avoir le détail du nombre de couverts par restaurant et par jour : clic droit n importe où dans le tableau croisé créé précédemment > Éditer la mise en page... > cliquer-glisser la ligne Jour vers Champs de colonne > OK TAB4_LOClasseur.docx 3 / 5 Y. CINOTTI

4 9. CRÉER UN GRAPHIQUE À PARTIR D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Problème : Je voudrais créer un graphique représentant, pour chaque restaurant, les CA moyens nourriture et boissons. Solution : Sélectionner les cellules de A1 à H141 > menu Données (ou Insertion) > Table de pilote > (Créer) > cocher Sélection active > OK Cliquer-glisser la ligne Restaurant, vers la zone sous Champs de ligne Cliquer-glisser CA nourriture vers la zone sous Champs de données > double-cliquer sur Sum - CA nourriture > Fonction : Moyenne > OK Cliquer-glisser CA boissons vers la zone sous Champs de données > double-cliquer sur Sum - CA boissons > Fonction : Moyenne > OK > OK Cliquer dans le tableau croisé, sélectionner A2:C7 > cliquer en haut sur l icône Diagramme > Choisissez un types de diagramme : Barre > choisir le modèle Empilé > cocher la case 3D > Terminer Dans le fichier Resultats.ods, cliquer en bas sur l onglet Denrées 10. RECHERCHER UN RÉSULTAT SPÉCIFIQUE POUR UNE CELLULE EN AJUSTANT LA VALEUR D UNE AUTRE CELLULE Problème : Sachant que, dans ce plat, c est surtout le prix du turbot qui est sujet à variation, je souhaite savoir à quel prix je dois acheter le turbot afin que le coût à la portion n excède pas 8 Solution : Cliquer en F24 > menu Outils > Recherche de valeur cible > Valeur cible : 8 > Cellule variable : E4 > OK > Oui le prix unitaire HT du turbotin est passé à 26,06 C est le coût d achat maximum à ne pas dépasser Enregistrer le fichier Resultats.ods TAB4_LOClasseur.docx 4 / 5 Y. CINOTTI

5 Évaluation Vous travaillez au service commercial d un hôtel. Vous avez sélectionné dans votre base de données, les clients du segment individuel affaires ayant une carte de fidélité (fichier Fidelite.xls disponible à l adresse : Vous mettez en place, à la date du 31 décembre 2016, un scoring de la fidélité de vos clients. Pour cela, vous attribuez une note à chaque client en utilisant la segmentation RFM (récence, fréquence, montant) : La récence désigne le délai écoulé depuis la dernière venue du client. Le barème est le suivant : - 10 points si le client est venu il y a moins de 6 mois (en considérant que tous les mois comptent 30 jours) ; - 6 points, si 6 à 12 mois se sont écoulés depuis sa dernière venue ; - 3 points de 12 mois à 18 mois ; - 0 point au-delà. Pour la fréquence, vous attribuez 2 points pour chaque séjour dans les deux dernières années. Pour le montant, vous attribuez 0,003 point par euro généré depuis deux ans (arrondi à l entier le plus proche). Le score RFM correspond à la somme récence + fréquence + montant. Il doit s agir d un nombre entier puisque vous avez arrondi le score du montant. Vous faites en sorte que les scores strictement supérieurs à 19 s affichent en rouge. Vous créez, dans deux autres feuilles du même classeur : - un tableau croisé présentant la fréquence de distribution des scores RFM (nombre de clients à 3 points, à 4 points, à n points) ; - un graphique de la fréquence de distribution sous forme d histogramme. Envoyer au formateur les fichiers : Resultats.ods Fidelite.ods TAB4_LOClasseur.docx 5 / 5 Y. CINOTTI