Formation Gesthand. Niveau Club

Transcription

1 #1 & Formation Gesthand Niveau Club 1

2 Périmètre général en 10 points 1 : Pas de changement sur les règles de gestion et fondamentaux du HANDBALL 2 : Navigation simplifiée et dynamique en limitant le nombre de clics de souris 3 : Accessibilité sur tout types de supports : «any time, any device everywhere!» 4 : La dématérialisation au cœur du sujet : les Licences,les Compétitions la Discipline 5 : Un seule écriture en Majuscule partout pour éviter les erreurs.. 6 : Des interfaces avec les outils utilisés : la FDME, IHand Arbitrage, le site fédéral 7 : Une gestion des droits et profils affinée 8 : Une base de connaissances accessible en ligne pour retrouver de l information 9 : Une reprise de données permettant de s y retrouver 10 : Du décisionnel pré paramétré pour se faciliter la vie! 2

3 Pour la connexion à GESTHAND L ancien Gest hand restera actif à son adresse habituelle OUVERTURE du nouveau Gest hand : le 3 juin Nouveau gest hand = nouvelle adresse (à venir) Je me connecte : * Par identifiant et mot de passe: ID : XXXXXXX (numéro d affiliation) Mot de passe : sera envoyé avant l ouverture de Gest hand Je me connecte avec l identifiant et le mot de passe reçu et je modifie mon mot de passe (je me reconnecte avec mon nouveau mot de passe) 3

4 Compte Utilisateurs Le club pourra créer différents comptes utilisateurs avec des profils Personnalisation du profil : ex : compétition, licences Date de fin de validité d un compte Date de fin de validité d un mot de passe Mot de passe : 8 caractères minimum, une majuscule, un chiffre Ne pas saisir «hand» ou «ball» Lorsque vous avez validé l utilisateur, il faut cliquer sur «envoyer» au niveau de son identifiant + au niveau de son mot de passe (L utilisateur va recevoir deux mails) Ne donner le profil «club automatique» qu aux utilisateurs susceptibles d administrer les comptes utilisateurs de votre club. 4

5 L almanach Dynamique J arrive sur l Almanach dynamique : * 2 blocs sont visibles : «Mes alertes» Ce que j ai «à faire» «Alertes de ma structures» Ce que ma structure a «à faire «* Des couleurs selon l urgence (on n envoie plus de mails) Alerte à 14/28J Alerte à 7/14J Alerte à -7j * Flux associés à chacun selon mes prérogatives 5

6 Ergonomie RECHERCHE Disparition de l * Il faut taper trois lettres minimum (valables pour tous les écrans) Les accents disparaissent (transformés en majuscules) Règle du Tiret et de l espace à venir Champs STRUCTURE : On peut taper le numéro de la structure ou le nom 6

7 A retenir sur la partie «Structures» Je renseigne ma fiche club : J ajoute des contacts (possibilité de contacts non-licenciés). Les coordonnées et contacts apparaitront sur le site fédéral, site de la ligue et conclusions de matchs. 7

8 A retenir sur la partie «Structures» Affiliation Je créé au plus vite les 3 licences nécessaires et obligatoires pour l affiliation de mon club (Président / Trésorier / Secrétaire ) Pour me ré-affilier, je dois joindre les documents directement dans la plateforme : Statuts du club Bordereau de ré-affiliation rempli, signé et scanné (avant le 15 juillet) Le bordereau vierge à remplir sera envoyé par la FFHB 8

9 A retenir sur la partie «Structures» Je renseigne les Organes et membres de ma structure : afin d identifier les rôles et les acteurs (Remplir impérativement votre bureau directeur) 9

10 A retenir sur la partie «Structures» CONVENTION Une fois la convention acceptée par le comité et la ligue, la convention est téléchargée au format PDF dans l'applicatif par la structure (par la structure) Je mets à jour ma convention en saisissant les joueurs et dirigeants. Je peux compléter ma liste de joueurs à tout moment dans la saison Je transmets au comité ou à la ligue pour validation (48 h avant la rencontre) Le comité ou la ligue valide Je peux modifier 3 noms dans la saison (si la liste est complète) 10

11 A retenir sur la partie» Salle» Chaque club va pouvoir s ajouter ou se supprimer comme utilisateur d une salle (à vérifier) 11

12 A retenir sur la partie» Licences «/ Général Processus général licences : o Le club d accueil : enregistre l'individu et génère une demande de licence, puis envoie un lien d accès au futur licencié ou renseigne la demande de licence. o Le futur licencié : remplit sa fiche de demande de licence (il finalise sa licence) o Le club d'accueil : vérifie et valide les renseignements o La ligue ou la fédération selon les cas qualifie la demande. 12

13 A retenir sur la partie» Individus et licences«un individu se présente : Je recherche l individu dans Gesthand Sur l onglet Recherche Individu : Je vérifie si l individu existe en recherchant l information de son nom ou prénom, avec les 3 premières lettres Et je retrouverai l ensemble des individus concernés. Si l individu n existe pas, je remplis les informations nom / prénom / date de naissance (ville de naissance n est plus nécessaire) et surtout l adresse mail (qui peut être commune à plusieurs personnes notamment pour les enfants ) Je peux générer une licence Nous sommes sur 3 types de Licences : Dirigeant / Pratiquant et événementielle avec diverses pratiques envisageables. 13

14 A retenir sur la partie» Licences «/création Je crée la licence d un individu : A partir du moment où j ai entré les informations de l individu, je lui envoie un lien via l adresse mail enregistrée dans Gesthand lui permettant de remplir les éléments nécessaires à la création de licences. (si pas de mail, le club le fait pour le licencié) : 14

15 A retenir sur la partie» Licences «/création Je crée la licence d un individu : L individu reçoit le mail suivant afin de remplir le formulaire 15

16 A retenir sur la partie» Licences «/création Je crée la licence d un individu : Il remplit les champs concernés, télécharge les pièces justificatives obligatoires: certificat médical, photo (utilisée aussi pour la FDME), identité, attestation parentale pour les moins de 18 ans. Il choisit le type de licence (affiché en fonction de l âge). Le club peut modifier ce type lors de la vérification. 16

17 A retenir sur la partie» Licences «/création PIECES JUSTIFICATIVES certificat médical : sur le certificat, doit impérativement figurer la mention «absence de contre-indication à la pratique du handball en compétition ou en loisir» LE CLUB DOIT CONSERVER L ORIGINAL DU CERTIFICAT MÉDICAL photo (moins de 500 ko format image) à changer tous les 3 ans; Pensez à bien recarder la photo car utilisée sur la FDME Identité (tous formats, word, pdf, image) attestation parentale pour les moins de 18 ans (tous formats, word, pdf, image) (un modèle d autorisation parentale à utiliser va être envoyée par la FFHB) Le licencié peut enregistrer sa demande de licence et revenir plus tard pour la finaliser. 17

18 A retenir sur la partie» Licences «/création L individu finalise sa licence en validant les dispositions générales, les conditions d assurance, de la CNIL, dont il reconnaît avoir pris connaissance. Assurance MMA : la procédure est en cours de finalisation auprès du service statuts et règlementation. Par défaut, la case suivante serait cochée (à vérifier) : Je souhaite souscrire à l assurance «Garantie de base accidents corporels» 18

19 A retenir sur la partie» Licences «/création L individu a finalisé sa licence, je retrouve l information dans l almanach dynamique. 19

20 A retenir sur la partie» Licences «/création Le club valide la licence d un individu : Le club vérifie les documents téléchargés. Le club certifie et est responsable de l exactitude des renseignements et documents fournis. Un Pop up s ouvre pour que le club valide les conditions générales, et la licence est validée. 20

21 A retenir sur la partie» Licences «/Qualification La Ligue qualifie la licence d un individu : après avoir validé les pièces (Vérification des PJ) : la date se met automatiquement (date validation du club + 1 jour ou +4 jours si mutation) 21

22 A retenir sur la partie» Licences «/Qualification La Ligue qualifie la licence d un individu : s il y avait un problème, La Ligue renseigne la raison du retour, le Club reçoit une alerte dans l almanach (licence «à relancer») 22

23 A retenir sur la partie» Licences «/Qualification Le licencié reçoit sa licence par mail (ainsi que les condititions d assurance) : et le club peut la télécharger sur Gesthand Quand vous validez la licence, vous prenez la responsabilité de valider que le certificat médical n est pas falsifié. A partir du moment où le club a validé la licence, le licencié est assuré, en attente de qualification de la Ligue. 23

24 A retenir sur la partie» Licences «/Renouvellement Pour renouveler un licencié : Le club recherche dans la liste de ses licenciés ceux qui ont un , il peut cocher le nom des licenciés à qui il veut envoyer les formulaires. (Attention, pas de message d alertes si l est invalide). Le lien est valable 30 jours. Le club peut relancer plusieurs fois les individus. L envoi de la demande de renouvellement n empêche pas une mutation. Si l individu n a pas de mail, le club peut saisir un mail dans la fiche individu et initier une demande de renouvellement à partir de cette fiche. La procédure de renouvellement s enclenche ensuite comme pour une création de licence. Seules les licences joueurs apparaissent en renouvellement de masse. Pour les dirigeants, vous devez passer par la recherche d individu. Vous sélectionnez l individu et vous cliquez sur l onglet nouvelle licence. Dessous apparaîtra la mention «renouveler la licence». 24

25 A retenir sur la partie» Licences «/Mutation Pour gérer une mutation : Le club saisit les 3 premières lettres du nom ou du prénom. Si cette personne avait une licence la saison précédente, elle apparaît et on peut cliquer sur le bouton DEMANDER LA MUTATION En cas de mutation hors période, vous devez rentrer la raison de la mutation. Il n y a plus d envoi par la poste. Délai de mutation inchangé : J + 4 Les mutations peuvent se faire jusqu au 31 juillet

26 A retenir sur la partie» individus» Les onglets juges-arbitres, techniciens, emplois figurent sur la fiche individus 26

27 #27 Événements Le club pourra créer ses événements Création par le club Validation par la structure Création des licences événementielles

28 A retenir sur la partie» Compétition» ENGAGEMENTS La structure organisatrice créé ses championnats. Championnats sur engagement libre : => Le club peut engager ses équipes (nombre d équipes maximum par club en fonction des règlements de la compétition) Championnats avec les clubs engagés par la structure organisatrice : => Le club doit valider son engagement 28

29 #29 Agenda des matchs Possibilité de télécharger directement la FDME (avec ses 3 volets) sur l agenda des rencontres Clic sur ouvrir

30 #30 Fiche Match Possibilité de déclarer directement son forfait (mails envoyés aux arbitres, structures, Sportive, Arbitrage) Conclusio n Report Inversion Suivre la procédure de déclaration de forfaits que chaque structure (FFHB, ligue, comité) vous fera parvenir courant de l été,

31 Conclusion de match #31

32 #32 Report Possibilité de faire plusieurs reports successifs avec conservation de l historique de ces reports

33 #33 Inversion

34 #34 Exports Les exports ou autrement nommés «décisionnel» seront mis en place durant l été.

35 #35 support Retrouvez la page d information de Gest hand sur le site de la ligue (aide en ligne, supports, infos) : ATTENTION : merci à tous de vérifier, supprimer les mauvaises adresses s en redirection sur votre adresse standardisée ([email protected])