L Agenda Partagé version «Kronolith»

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1 L Agenda Partagé version «Kronolith» Université Rennes 2 Haute Bretagne L Agenda Partagé version «Kronolith» Les fonctionnalités de l Agenda Partagé Centre de Ressources Informatiques - 15/10/ Centre Copyright de ressources C.R.I. informatiques Fabien Wald Université / Cellule ENT Paris WEB 13.

2 L agenda Partagé. Agenda partagé en ligne : l agenda partagé permet le partage d'agenda sur Internet, la consultation de planning en ligne et de calendrier partagé en ligne par plusieurs personnes. Il suffit simplement de se connecter sur une adresse url spécifique pour accéder à l'interface qui vous permet de consulter vos agendas : onglet «Bureau» puis «Agenda» Vous pouvez donc lire vos agendas, planning, rendez-vous de chez vous ainsi que ceux de vos collègues. ATTENTION : Pour lire les agendas de vos collègues, ils doivent être partagés Centre de ressources informatiques Université Rennes 2.

3 Mode d emploi de l agenda partagé à l Université Rennes 2. (Plan) 1 Quelques fonctionnalités 1.1 Ajouter un évènement sans participants 1.2 Ajouter une alerte 1.3 Ajouter un évènement avec des participants 1.4 Accepter une invitation à une réunion 1.5 Consulter l'agenda d'autres utilisateurs 1.6 Mise à jour d'événements 1.7 Suppression d'événements 2 Les «FreeBusy URL» 2.1 Définition 2.2 Partager son agenda 3 Importer/Exporter son agenda 3.1 Principe de fonctionnement

4 (Points 1.1) 1.1 Ajouter un évènement sans participants Il y a deux manières de créer un nouvel évènement : Soit vous cliquez sur «Nouvel évènement» dans la barre de menu : Soit vous cliquez sur le signe «+» sur la date désirée pour l'évènement : Pour ajouter un nouvel évènement, il vous suffit simplement de : 1-Choisir un titre pour l'évènement. 2-Choisir les dates de début et de fin. 3-Cliquer sur «Enregistrer l'évènement».

5 (Points 1.1) 5 catégories sont à remplir : 1) Évènement 2) Plage 3) Description (facultatif) 4) Participants (facultatif) 5) Répétition (facultatif) Remarque : un exemple avec une invitation aux participants est disponible dans le point 2

6 (Points 1.1 Suite et 1.2) Une fois que vous avez saisi un évènement, le résultat sera affiché dans votre agenda sous cette forme : -Vous pouvez éditer l évènement pour modifier son contenu (motif, durée ) via le bouton : -Vous pouvez supprimer l évènement via le bouton : 1.2 Ajouter une alerte L'alerte consiste à vous prévenir par un avant le début de l'évènement (il vous suffit de définir la date et l'heure de l'envoi).

7 (Points 1.3) 1.3 Ajouter un évènement avec des participants 1 Suivez les instructions ci-dessous, cliquer sur le bouton «Editer les participants». 2 Facultativement, vous pouvez envoyer à vos participants un d'invitation en cochant la case «Envoyer des invitations à tous les participants?» lors de l'enregistrement de l'événement. 3 Dans la zone de texte «Ajouter des participants» vous pouvez entrer directement des adresses électroniques ou vous pouvez cliquer sur «Carnet d'adresses» ainsi vous pouvez sélectionner par le biais de votre carnet d'adresses les différents participants.

8 (Points 1.3 Suite) Il vous suffit ensuite de : 1) saisir une adresse mail dans le champ «Ajouter des participants». 2) cliquer sur «Enregistrer les participants». 3) Cliquer sur «Enregistrer et terminer».

9 (Points 1.3 Suite) 4 Quand vous avez fini de choisir vos contacts, cliquer sur «Enregistrer les participants». La fenêtre se fermera et vous devriez voir que les contacts apparaissent dans la fenêtre «Participants requis» 5 Une fois terminé, il vous suffit de cliquer sur «Enregistrer et terminer». La fenêtre se fermera et vous reviendrez sur la fenêtre d'ajout d'un évènement. 6 Cliquer sur «Enregistrer l'évènement», le résultat s affichera dans votre planning.

10 (Points 1.4) 1.4 Accepter une invitation à une réunion Lorsque vous êtes invité à une réunion, vous recevez un de ce type si vous utilisez un logiciel de messagerie classique du type «Thunderbird» :

11 (Points 1.4 Suite) En cliquant sur l évènement, vous visualisez ceci comme résultat : Quand vous acceptez une invitation, vous passez à l état «Accepté»

12 (Points 1.5) 1.5 Consulter l'agenda d'autres utilisateurs Pour consulter le calendrier des autres utilisateurs, il vous suffit de cliquer sur «Agendas» puis de cocher la case correspondante.

13 (Points 1.6 et 1.7) 1.6 Mise à jour d'événements Pour mettre à jour un événement, cliquez sur l'icône de Crayon qui apparaît à côté de l'événement. REMARQUE : Vous ne pouvez pas éditer des événements si vous avez en «lecture seule» l'accès à un calendrier partagé. 1.7 Suppression d'événements Pour supprimer un événement, cliquez sur l'icône X qui apparaît à côté de l'événement. Si l'icône X n'apparaît pas à côté d'un événement, clique sur le titre d'événement. Cela vous affichera une page sommaire. De là vous pouvez cliquer sur «Editer» pour mettre à jour l'événement.

14 2 Les freebusy URL. (Points 2.1 et 2.2) 2.1 Définition : Une «freebusy URL» est ce qui permet à l application «d Agenda partagé» de savoir si une personne est disponible pour une réunion qui se tiendra tel jour à telle heure. Cette fonctionnalité de «l Agenda partagé» trouve toute sa place lorsque vous souhaitez organiser une réunion de 10 personnes dont vous ignorez l emploi du temps. Avec les «freebusy URL», et à condition que chacune des 10 personnes tienne son calendrier d emploi du temps à jour, il vous sera possible de tester et donc de connaitre la disponibilité de ces personnes. 2.2 Partager son agenda : L utilisation des «freebusy URL» ne peut être effective qu à condition que chaque utilisateur partage son agenda puisque c est à cette seule condition que les autres pourront déterminer les «freebusy URL» de chacun.

15 2 Les freebusy URL. (Points 2.2 Suite)

16 2 Les freebusy URL. (Points 2.2 Suite) Pour autoriser une personne, vous devez entrer le nom de connexion de la personne, il s agit de l identifiant «SESAME» «SESAME» Exemple d Identifiant SESAME = «wald_f» Exemple : ici, j autorise l identifiant «dengreville_l» à afficher, lire, modifier et supprimer des évènements de mon agenda. Remarque: utiliser seulement la rubrique «Utilisateurs individuels»!

17 3 Exporter/Importer son agenda. (Points 3.1) 3.1 Principe de fonctionnement Il suffit de remplir les conditions, cette manipulation vous permet de consulter votre agenda via le tableur Excel