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Ghislaine Bonneau
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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Codir Remplace la version du : Motif d actualisation : Evolution de la mission/des tâches 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE CULTURE Service : Enseignement spécialisé et appui à la formation Entité (division, secteur, établissement, office ) : OCOSP / Centre régional OSP N de poste : 370 Intitulé du poste dans l entité : Secrétaire responsable dans un Centre régional d'osp N emploi-type : Libellé : Secrétaire de direction Chaîne : 346 Niveau : 7 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Assister le ou la chef-fe de Centre régional dans l'organisation de ses activités Assurer, de manière autonome, sur délégation du/de la chef-fe de Centre et/ou selon ses consignes, la coordination, la gestion et la supervision des activités du secrétariat du Centre régional, du Guichet de la transition 1 et des différents Bureaux. Assurer la coordination de l'exécution des activités liées au case management pour la formation professionnelle (Guichet T1) En lien avec le ou la correspondant-e utilisateur-trice informatique de région (CUR), il ou elle est responsable de la coordination informatique administrative régionale Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : selon organisation du Centre régional 6. Missions et activités 1. Assister le ou la chef-fe de Centre régional dans l'organisation de ses activités. 40% Assister le-la chef-fe de Centre dans toutes les tâches administratives. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 Préparer les divers documents de travail. Sur indication du/de la chef-fe de Centre, préparer la correspondance. Participer aux colloques régionaux, assister le-la chef-de de Centre dans l'organisation de ceux-ci. Prendre les procès-verbaux des différentes réunions. Sur délégation du/de la chef-fe de Centre, organiser et lui soumettre les différents plannings (vacances, permanences, séances de travail) et agenda professionnel. Tenir à jour le tableau des absences (maladies, vacances,...). Assurer le suivi administratif de Mobatime. Etablir les déclarations d'accidents. Tenir à jour et assurer le respect des délais des tâches administratives (dépenses de services, frais de perfectionnements, ). Organiser la récolte des données statistiques (indicateurs, choix des élèves) et s'assurer de la transcription dans les tableaux adéquats. Assurer le suivi et le respect des délais lors de demandes spécifiques. Assurer le suivi des engagements financiers du Centre en lien direct avec le ou la chef-fe de Centre régional. Imputer les factures et préparer les paiements pour signature du ou de la chef-fe du Centre régional. Organiser, selon les besoins transmis par le/la chef-fe de Centre, la logistique et les permanences lors de manifestations publiques d'information. Créer et tenir à jour divers documents nécessaires à l'organisation du Centre régional. 2. Assurer, de manière autonome, sur délégation du/de la chef-fe de Centre et/ou selon ses consignes, la coordination, la gestion et la supervision des activités du secrétariat du Centre régional, du Guichet de la transition 1 et des différents Bureaux. 40% Veiller à la qualité de l'accueil et du travail administratif du Centre régional. Assurer une réponse aux demandes multiples et diverses, de manière à en assurer le suivi. Filtrer et acheminer les demandes, savoir en évaluer l'urgence. Se tenir régulièrement au courant de l'évolution des formations professionnelles et des voies d'études. Organiser et coordonner les activités administratives au sein du Centre et des Bureaux. Organiser et superviser le travail des collaborateur-trice-s administratives et la formation des apprenti-e-s et stagiaires employé-e-s de commerce. Assurer ou déléguer la réception, l'ouverture, la distribution et l'envoi du courrier du Centre, des formulaires et rapports. Assister les psychologues conseiller-ère-s en orientation du Centre et des Bureaux dans des tâches administratives. Fixer les rendez-vous entre les usagers et les psychologues conseiller-ère-s selon le planning pré-établi. Coordonner la correction et, si nécessaire, corriger les tests d'aptitudes, d'intérêts ou de personnalité. Organiser l'envoi et la saisie des données de l'enquête des places d'apprentissages aux patrons de la région, le suivi et la mise à jour du fichier, répérer les places dans la presse et diffuser les listes des places dans le canton. 3. Assurer la coordination de l'exécution des activités liées au case management pour la formation professionnelle (Guichet T1) 10% Coordonner, avec la secrétaire des Guichets T1, les tâches liées au bon fonctionnement de l'ensemble du Centre et des tâches administratives liées au processus (anticipé et de masse) ECO-T1. Coordonner les diverses tâches administratives liées à la convocation des jeunes en fin de scolarité, sans solution d'insertion. 4. En lien avec le ou la correspondant-e utilisateur-trice informatique de région (CUR), il ou elle est responsable de la coordination informatique administrative régionale. 10% Collaborer avec le correspondant informatique-utilisateur (CUR) cantonal à l'organisation des fichiers informatiques et Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 des procédures y relatives. Conseiller ses collègues dans le domaine de l'utilisation de la bureautique. 5. % 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire. 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC Employé/e de Commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre Outils bureautiques et informatiques liés à la fonction : bonne maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, Internet, Lotus (messagerie et agenda) FilemakerPro, Orient (base de données gestion des consultations) 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années Accueil, réception, secrétariat 3 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Bonne connaissance, tenue à jour en permanence, des professions, des voies d'études et du système de formation professionnelle. Excellente orthographe et capacités rédactionnelles Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

4 Bonne connaissance du tissu économique régional et des entreprises. Aptitudes dans la coordination des équipes. 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite : P directement subordonné-s ; le mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire ; les missions et activités ; les éventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Sur délégation de l autorité d engagement, il appartient au/à la responsable direct-e de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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