CAHIER DES CHARGES. Etabli le : Par : Pedro Coelho Remplace la version du :

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Louis Lemieux
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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Pedro Coelho Remplace la version du : Motif d actualisation : Nouveau poste suite aux changements d'organisation 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Dir. générale de l'enseignement postobligatoire Entité (division, secteur, établissement, office ) : Unité administration et information N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Administrateur-trice gestionnaire N emploi-type : Libellé : Administrateur-trice gestionnaire Chaîne : 349 Niveau : Mission générale du poste (description succincte) 1. Assurer la gestion des infrastructures et des équipements constituant l environnement de travail de la DGEP à Saint-Martin 24 et Participer à la maintenance des applications et de l'environnement bureautique de la DGEP. 3. Collaborer à la définition des procédures administratives de la DGEP Garantir la qualité de l accueil et du renseignement au public, de la réception des appels téléphoniques ainsi que du support administratif aux collaborateurs. Encadrer les secrétaires-réceptionnistes ainsi que le collaborateur administratif dans les missions et tâches qui leur sont déléguées. 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Chef de l'unité Administration et Information Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Assurer la gestion des infrastructures et des équipements constituant l environnement de travail de la DGEP à Saint-Martin 24 et % Organiser et planifier l arrivée et les départs des collaborateurs. Garantir les besoins en équipements, mobilier et informatique, accorder les accès nécessaires. Effectuer les démarches administratives relatives à l attribution des places de parc à disposition des collaborateurs de Saint-Martin 24 et 26. Effectuer les démarches administratives relatives aux demandes d équipement particulier (téléphones mobiles, ordinateurs portables, ). Assurer la coordination des travaux d'aménagement et d'entretien ainsi que des besoins logistiques entre le SIPAL, les propriétaires d'immeubles et les entreprises privées (entreprises de nettoyage, différents corps de métiers, ). 2. Participer à la maintenance des applications et de l'environnement bureautique de la DGEP. 25% Apporter des conseils aux utilisateurs sur le bon usage des applications bureautiques et répondre à leurs interrogations. Assurer la bonne prise en compte par les collaborateurs des nouvelles directives, procédures ou outils du Service et de la Direction des systèmes d'information (DSI). Gérer et contrôler périodiquement les accès et les droits des utilisateurs du Service à l ensemble des applications bureautiques. Valider les demandes de service. Assurer la communication métier relative aux changements en relation avec l'environnement informatique. Entretenir un contact direct avec les équipes de la DSI et les informer des alertes potentielles ou réelles détectées localement. 3. Collaborer à la définition des procédures administratives de la DGEP. 20% Définir et mettre en œuvre la politique des archives de la DGEP dans le respect des instructions générales des Archives Cantonales Vaudoises (ACV). Développer et coordonner les flux administratifs entre les différents acteurs du service et participer à l'élaboration des procédures administratives (courrier, archives, GED, dispositions d'application, publications, ). Collaborer au développement des instruments administratifs nécessaires à la gestion des prestations de la DGEP (base de données, applications informatiques, matériel informatique et bureautique, ). Formuler des propositions de procédures et d'outils administratifs, et participer à leur implantation auprès des utilisateurs-trices (GT secrétaires, ). 4. Garantir la qualité de l accueil et du renseignement au public, de la réception des appels téléphoniques ainsi que du support administratif aux collaborateurs. 15% Garantir l orientation client et la maîtrise dans le renseignement et l information au public. Exercer une fonction de veille sur les sites internet et intranet ainsi que sur les bases documentaires (DGEPEDIA, ) afin de garantir l actualisation permanente des informations et des documents à disposition du public et des collaborateurs. Assurer la formation et l'appui aux collaborateurs à la bonne utilisation des applications informatiques et des procédures administratives. Introduire et former les nouveaux collaborateurs aux pratiques administratives et bureautiques du Service. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 5. Encadrer les secrétaires-réceptionnistes ainsi que le collaborateur administratif dans les missions et tâches qui leur sont déléguées. 15% Organiser et planifier les activités des personnes subordonnées. Motiver les collaborateurs, leur fixer des objectifs à atteindre et suivre leur réalisation. Former les personnes subordonnées aux outils et pratiques de l'unité. Participer au recrutement des nouveaux collaborateurs de son équipe ainsi qu'aux entretiens d'appréciation.

4 LIBERTÉ ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre Diplôme d'une haute école de gestion (HES) ou CFC d'employé-e de commerce avec plusieurs années d'expérience professionnelle Formation complémentaire Titre Gestion d'équipe, coaching. Formation avancée aux applications de la suite Microsoft-Office Expérience professionnelle Expérience similaire dans un service public ou privé. Domaine Nbre d années 8 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Contact avec les usagers, éthique du service au public. Esprit de décision et capacité à l'action. Planification et sens de l'organisation. Aptitude au travail en équipe, communication, solidarité et ouverture. Intérêt et maîtrise de l'informatique bureautique. 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Présence sur le lieu de travail tous les jours de la semaine. 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Bez Séverin Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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