CAHIER DES CHARGES. Jean-Philippe Bonardi

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1 CAHIER DES CHARGES 1. Actualisatin : Etabli le : 1 mai 2014 Par : Jean-Philippe Bnardi Remplace la versin du : Mtif d actualisatin : Créatin d'une équipe au sein de la plate-frme HEC Lausanne Executive Educatin pur gérer le mandat SSMTP4SD Taux d activité: % 2. Identificatin du pste : Directin / Faculté: HEC Département/Service/ Institut/Sectin: N empli-type : N de pste : Libellé empli type Gestinnaire dssiers spécialisés Intitulé du pste dans l entité : Chaîne : 348 Niveau : 8 HEC Lausanne Executive Educatin /Frmatin cntinue HEC Lausanne Crdinateur/trice de prgramme SSMTP4SD / SSMTP4SD Prgram Crdinatr 3. Missins générales du pste : Assurer la crdinatin et l'rganisatin pratique des curs, en cllabratin avec l'autre crdinateur de prgramme Seln le prgramme défini par la directin administrative, rganiser et crdnner les activités extra-académiques liées au prgramme SSMTP4SD Etablir une relatin respectueuse et chaleureuse avec chacun des participants afin d'assurer leur entière satisfactin Sutenir les membres de l'executive Educatin et en particuliers les membres du prgramme SSMTP4SD Cnduite : ETP directement subrdnné-s : Cf. Organigramme Nn Oui : 5. Mde de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire : Nn Oui : manager de prgramme / autres crdinateurs de prgramme 6. Missin et activités : 1. Assurer la crdinatin et l'rganisatin pratique des curs, en cllabratin avec l'autre crdinateur de prgramme PREPARER L'ARRIVEE DES PARTICIPANTS CHINOIS : Dévelpper des relatins efficaces et crdiales avec les hmlgues chinis ; Créer un trmbinscpe de participants ; Réserver les salles, hôtels, restaurants, transprts, etc. ; En cllabratin avec la manager du prgramme, rganiser les cadeaux de bienvenue pur les participants et les membres du CTCSPMO ; Temps myen en % 50

2 Crdnner et prduire le matériel de curs à distribuer en étrite cllabratin avec les prfesseurs (rganiser les achats grupés de livres, faire réaliser les plycpiés, créer les classeurs, acheter et transmettre les cas, et/u le cas échéant, ppuler le site web seln les besins, etc.) - et ce, dans les temps impartis ; Transmettre aux participants les lectures, articles et cas seln le suhait des prfesseurs, assistants et intervenants externes ; Mettre à jur le site web du prgramme, insérer les dcuments de curs et en assurer leur dispnibilité cnstante ; Assurer les dispnibilités des enseignants / accmpagnants ; Réserver les restaurants, cafés, etc. pur les pauses entre les pérides d'enseignement. GARANTIR LE BON DEROULEMENT DU PROGRAMME EN SUISSE : Crdnner et assurer le bn dérulement des interventins des prfesseurs et prfesseurs invités, assurer l rganisatin de divers activités liées aux mdules enseignés (visite d'entreprises, apéritifs, etc.) ; Encadrer les participants lrs de leur présence en Suisse et établir des relatins respectueuses, harmnieuses et chaleureuses avec eux ; Mettre à jur le site web du prgramme ; En cllabratin avec l'assistant/e administratif/ve, vérifier le suivi cmptable pur assurer la santé financière du prgramme ; Assurer la liaisn entre les prfesseurs, les étudiants et la directin de la plate-frme. ASSURER LE SUIVI POST-PROGRAMME : Envyer un currier de remerciement à chacun des participants ; ASSURER LE SUIVI POST-PROGRAMME : Envyer un currier de remerciement à chacun des participants ; Assurer la dispnibilité et le bn fnctinnement du frum sur le site web du prgramme. 2. Seln le prgramme défini par la directin administrative, rganiser et crdnner tutes les activités extra-académiques liées au prgramme SSMTP4SD Prévir une rganisatin détaillée des prgrammes extra-académiques en accrd avec la directin administrative ; Accmpagner les participants dans certains de leurs déplacements, y cmpris parfis les weekends Etablir une relatin respectueuse et chaleureuse avec chacun des participants afin d'assurer leur entière satisfactin Cnnaître le "backgrund" des participants et s'y intéresser ; 5 Répndre aux besins des participants ; Demander du feedback de manière infrmelle aux participants pendant leur présence en Suisse; Mntrer une attitude "rientée service" ; Respecter et appliquer le prtcle ; 4. Sutenir les membres de l'executive Educatin et en particuliers les membres du prgramme SSMTP4SD Mntrer de la flexibilité et un esprit d'entraide lrs de pérides chargées 5

3 Eventuelles respnsabilités particulières attribuées au titulaire : 8. Exigences requises : 8.1 Frmatin de base Titre CFC emplyé de cmmerce u titre jugé équivalent Suhaité Suhaité

4 8.2 Frmatin cmplémentaire Titre Suhaité Suhaité 8.3 Expériences prfessinnelles Dmaine Expérience en gestin d'événement 5 Nmbre d années Expérience dans le travail avec des participants VIP / clients exigeants Cnnaissances et capacités particulières Dmaine Très frt sens du service Aisance avec les chiffres Planificatin et rganisatin; capable de mener à bien plusieurs tâches en parallèle Cnscience prfessinnelle; sens des respnsablités Esprit d'entraide et de cllabratin; implicatin persnnelle Ecute et cmmunicatin Rigueur et discrétin Excellente maîtrise du mandarin, de l'anglais et du français Cnnaissance de la culture chinise Excellente maîtrise des utils bureautiques usuels, en particulier Excel, etc. Elégance, discrétin et prfessinnalisme Suhaité Suhaité Suhaité 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc ) : 10. Signatures : Le/la titulaire atteste avir pris cnnaissance du présent cahier des charges. Date : Nm et prénm : Signature : Le/la supérieur/e hiérarchique. Date : Nm et prénm : Chappuis, Isabelle Signature : Le/la représentant/e de l autrité d engagement. (décanat, chef-fe de service u directin). Date : Nm et prénm : vn Ungern, Thmas Signature :

5

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