Logiciel de gestion des inscriptions en CPGE

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1 Admissin CPGE Lgiciel de gestin des inscriptins en CPGE La réfrme du mde de recrutement en classes préparatires aux Grandes Écles intervenu en 2003 a prfndément mdifié la gestin par les établissements des inscriptins en CPGE. Le passage par l internet et la centralisatin des candidatures au centre natinal admissins-pstbac.rg à Tuluse permettent depuis cette date de prfiter pleinement des pssibilités infrmatiques pur la gestin des candidatures d une part, pur celle des candidats admis («ui définitifs») d autre part. Nus vus prpsns dnc d expliter ces pssibilités avec un util fiable, simple et cnvivial qui fait ses preuves depuis 2003 dans cinq grands lycées parisiens dnt Jansn-de-Sailly, Henri-IV et Saint-Luis). Avec une infrastructure lgicielle et matérielle minimale, il permet une écnmie de travail et de myens nn négligeable, puisqu il dnne aux établissements la pssibilité de s affranchir de la plupart des cntraintes. Principe de base Le lgiciel utilise les infrmatins nminatives que lui transmet le centre natinal de Tuluse à diverses étapes de la prcédure de recrutement par des fichiers au frmat Excel. Plusieurs étapes imprtantes et lurdes à gérer snt ainsi infrmatisées en tut u partie et ne mbilisent dnc que très peu de persnnel et de myens. Tutes les actins évquées ci-dessus snt accessibles à partir du menu unique du lgiciel. Première phase : les appels - La fusin des infrmatins de Tuluse, après un traitement bref destiné à supprimer des fichiers d APB certaines infrmatins inutiles dans ce cntexte, permet de cntacter par , individuellement, à chacun des tris «appels», les candidats appelés pur vtre établissement. - À chaque appel, le lgiciel permet à l établissement de mettre à jur la liste des «ui définitifs» sur le serveur. D un seul «clic», n déclenche l envi de l de «premier cntact» à chacun des nuveaux candidats. - Ces s cntiennent tutes les infrmatins dnt a besin le candidat pur se cnnecter à la base de dnnées de l établissement, sur une page persnnelle sécurisée par un identifiant et un mt de passe individuels. - Il purra y télécharger au frmat PDF tus les dcuments jugés nécessaires (fiches d inscriptin, fiches d internat u d infirmerie, liste de dcuments à furnir, bibligraphie de la filière, règlement intérieur, etc.) préalablement placés sur le serveur. - Les candidats téléchargent ces dcuments, les remplissent et renvient leur dssier à l établissement dans les délais indiqués sur leur page d inscriptin. Site : Cntact : Adresse pstale : ACPGE 52 rue de Dunkerque PARIS

2 Secnde phase : les accusés de réceptin des dssiers À réceptin des «dssiers papier», l établissement met à jur qutidiennement le fichier des dssiers «reçus» en envyant un à chacun des candidats cncernés. Les candidats snt dnc avisés en temps réel de la bnne réceptin de leur dssier. Leur page d inscriptin persnnelle: indique à tut mment la situatin de leur dssier (parvenu / nn parvenu) indique leur statut (filière, hébergement, etc.) affiche un lien leur permettant de télécharger au frmat PDF une attestatin d inscriptin générée autmatiquement par le lgiciel (avec cachet de l établissement et griffe du Prviseur), évitant ainsi la surcharge habituelle de travail pur les secrétariats et le standard du lycée à cette péride. La pssibilité de télécharger cette attestatin et de l imprimer sans avir à en faire la demande au secrétariat des CPGE de l établissement est imprtante pur les candidats, ntamment pur btenir des réductins sur les transprts u, pur les candidats étrangers, pur l btentin d un visa. N.B. : Il ne s agit en aucun cas d un certificat de sclarité. Les infrmatins essentielles (état du dssier de l élève, bibligraphies, règlement intérieur, etc.), ainsi que l attestatin d inscriptin restent dispnibles sur le serveur jusqu à la rentrée et fnctinnent dnc même lrsque l établissement est fermé, sans aucune interventin extérieure. Les avantages - Le lycée gère les inscriptins en CPGE sans aucune éditin papier de dcuments de tute nature (fiches d inscriptin diverses, bibligraphies, règlement intérieur, etc.) - Pas de mise sus envelppe, ni éditin d étiquettes, ni timbrage, ni envi pstal - Les infrmatins snt accessibles pur les candidats cmme pur l établissement le jur même (gain de temps qui permet de réduire cnsidérablement les dates limite d inscriptin au lycée) - Accès sécurisé tant pur l établissement que pur les candidats aux infrmatins de la base de dnnées : aucun «intrus» ne peut déturner les infrmatins du serveur, et il ne peut y avir d inscriptin «fantaisiste» - D un clic, l établissement dispse de tutes les infrmatins nécessaires sur ses futurs élèves : état civil, adresse , lycée et département (u pays) d rigine, etc. - Les secrétariats snt sulagés (ntamment par la baisse du nmbre de cups de fils, de mails u de fax envyés par certains candidats et surtut par la délivrance de l attestatin d inscriptin en ligne) - Les infrmatins utiles snt dispnibles pur les candidats même pendant la fermeture de l établissement, sans aucune interventin extérieure - La prcédure d inscriptin est ntablement abrégée grâce à la rapidité de la prise de cntact avec les futurs élèves - Ainsi, à la date de clôture des inscriptins prévue par l établissement, il est pssible d avir une liste précise au candidat près du nmbre d inscrits définitifs par filière et, le cas échéant, du nmbre d internes, etc. - Le lgiciel permet à tut mment de visualiser et d imprimer une liste exhaustive des candidats inscrits dans telle u telle filière, des internes, etc. - D autres fnctinnalités snt dispnibles : cnstitutin des classes (lrsqu il y a plusieurs classes pur une même filière, affichage des classes par LV, etc.) Site : Cntact : Adresse pstale : ACPGE 52 rue de Dunkerque PARIS

3 Pré-requis - L établissement dit dispser d un nm de dmaine (.net,.rg,.fr, etc.) - Les fichiers du lgiciel devrnt être hébergés chez un hébergeur internet dnnant un accès illimité à une base de dnnées MySQL Si vus n en dispsez pas, nus puvns nus charger de ces démarches si vus le suhaitez. Nus cntacter. - Le lgiciel étant très cnvivial, aucune cnnaissance particulière n est nécessaire : pur gérer l ensemble de la prcédure, une persnne suffit, par exemple le webmaster du lycée u un agent administratif ayant l habitude de naviguer sur internet. - L établissement devra nus furnir les pièces suivantes : Lg éventuel Cachet et griffe du chef d établissement pur la cnfectin des attestatins d inscriptin Les dcuments à télécharger par les candidats au frmat WORD (fiches d inscriptins, bibligraphies, règlement intérieur, etc.) en vue de la cnfectin des dcuments PDF dispnibles sur les pages d inscriptin Bien sûr, nus nus engagens à adapter le lgiciel à vtre situatin et à vs besins, ntamment en ce qui cncerne les filières prpsées, l existence u nn d un internat, etc. Si vus le suhaitez, nus puvns : - nus charger de la mise en place du lgiciel cmplet sur le serveur de vtre chix - assurer la cnfectin des dcuments PDF et les placer sur le serveur - assurer la dernière phase de la prcédure (juin-juillet) : imprtatin sur le serveur des fichiers Tuluse envi des mails de «premier cntact» envi des mails d accusé de réceptin Optins - frmulaire d inscriptin pédaggique en ligne - frmulaire d inscriptin en ligne à l internat - gestin des ¾ (internes-externés) et des lgeurs Ces frmulaires snt explités par l établissement via des lgiciels de présentatin cnviviaux permettant la crrectin d infrmatins, la visualisatin de listes, de fiches individuelles et leur impressin. Versin de démnstratin Sur demande à u par currier adressé à : ACPGE 52 rue de Dunkerque PARIS nus puvns vus envyer l adresse internet de ntre versin de démnstratin qui vus permettra de naviguer sur une base de dnnées fictive, mais en tut pint cmparable à une base de dnnées réelle, et de vus rendre cmpte de la facilité d utilisatin et de tus les avantages que le lgiciel vus ffre en termes de gestin des inscriptins en CPGE. Nus cntacter. Nus restns bien sûr à vtre entière dispsitin pur tute infrmatin cmplémentaire. Si vus le suhaitez, nus puvns cnvenir d un rendez-vus et vus présenter in viv tus les avantages de ntre lgiciel. Site : Cntact : Adresse pstale : ACPGE 52 rue de Dunkerque PARIS

4 Annexes Vus truverez ci-dessus deux exemples d adressés aux candidats. Il va de si que le texte de ces s peut à tut mment être adapté à vtre cnvenance. N.B. : Tutes les dnnées «persnnelles» ci-dessus snt fictives. - Exemple d de «premier cntact» Lycée Gustave Mreau 52 rue de Dunkerque Paris ENVOYÉ AUTOMATIQUEMENT, VEUILLEZ NE PAS RÉPONDRE. Adressez vs crrespndances exclusivement au secrétariat des CPGE à l'adresse cidessus. Paris, le Bnjur Jérémy Barémnt, Vus avez été affecté par la prcédure natinale en 1ère année de CPGE, filière ECS, au lycée Gustave Mreau à Paris et nus vus adressns tutes ns félicitatins. Vus puvez d'res et déjà vus rendre sur la page des inscriptins - dnt vus truverez l'adresse ci-dessus. Vus devrez utiliser les identifiants indiqués (lgin et mt de passe) pur accéder à la page et télécharger vtre frmulaire d'inscriptin et d'autres dcuments administratifs indispensables. Vici vs identifiants (identifiant = vtre adresse , mt de passe = vtre numér d'inscriptin). Identifiant : Mt de passe : Pur accéder au frmulaire en ligne d'inscriptin à l'internat, vus devrez utiliser les identifiants suivants à partir de vtre page d inscriptin : Identifiant internat : Mt de passe : BAR*9846 Vus recevrez par mail un accusé de réceptin de vtre dssier papier dès qu'il nus sera parvenu. En utre, vtre page d'inscriptin vus dnnera en temps réel tute infrmatin sur l'évlutin de vtre dssier d'inscriptin. Adresse de la page "Inscriptins" de Gustave Mreau : Crdialement, Le lycée Gustave Mreau Site : Cntact : Adresse pstale : ACPGE 52 rue de Dunkerque PARIS

5 - Exemple d d «accusé de réceptin» : Lycée Gustave Mreau 52 rue de Dunkerque Paris ENVOYÉ AUTOMATIQUEMENT, VEUILLEZ NE PAS RÉPONDRE. Adressez vs crrespndances exclusivement au secrétariat des CPGE à l'adresse cidessus. Paris, le Bnjur Vanessa ARGOS, Nus avns bien reçu vtre dssier d'inscriptin en Classes préparatires, filière PCSI. Si vtre dssier est cmplet, vtre inscriptin est définitive. S'il manque certaines pièces, elle ne le sera qu'à réceptin de ces pièces. Veuillez rappeler impérativement dans tute crrespndance vs nm, prénm et filière. Bnnes vacances! Crdialement, Le lycée Gustave Mreau Returner à la page d'accueil inscriptins ***** Site : Cntact : Adresse pstale : ACPGE 52 rue de Dunkerque PARIS

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