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1 Le 30 juin 2014 ACTION : Date d entrée en vigueur du changement le 25 aût 2014 Cher furnisseur, À cmpter du 25 aût 2014, Zetis utilisera un nuveau système de planificatin des ressurces de l entreprise (Entreprise Resurce Planning, ERP), en l ccurrence SAP, en Belgique, aux Pays-Bas et au Luxemburg. Cette transitin aura une incidence sur vtre sciété et nus suhaitns d res et déjà vus cmmuniquer les principaux changements dnt ns prcessus fernt l bjet et les dates clés assciées. Veuillez nter que la transitin des autres sites Zetis vers le nuveau système aura lieu ultérieurement et qu ils cntinuernt à utiliser les systèmes actuels après le 25 aût. Si vtre sciété est en affaires avec des sites qui cntinuent à utiliser les systèmes actuels ainsi qu avec les sites qui passent sur le nuveau système ERP, vus recevrez deux frmats distincts de bn de cmmande. Examinez signeusement vtre bn de cmmande afin de déterminer avec exactitude les dnnées de facturatin requises et la prcédure à suivre. Dates clés Cmme nus devns clôturer ns systèmes actuels avant la transitin, veuillez nter les dates suivantes : Date Descriptin Du 8 aût au 5 septembre Veuillez sumettre vs factures dans les délais pur les marchandises livrées u les prestatins de services exécutées avant le 8 aût Les factures reçues pendant cette péride ne sernt pas dispnibles sur le site de renseignements sur les factures du service cmptabilité furnisseurs de Zetis (i-supplier) ; elles sernt enregistrées et prgrammées en vue du règlement après cette péride. 15 aût Les nuveaux bns de cmmande sernt suspendus pur les sites qui passent sur le nuveau système ERP. 25 aût Les bns de cmmande sernt réintrduits pur les sites qui passent sur le nuveau système ERP. Les factures reçues après le 8 aût sernt enregistrées après cette péride Nus vus remercins par avance de vtre cllabratin et de vtre patience en cas de délais pendant cette brève péride de transitin. Principaux changements Les changements suivants aurnt lieu le 25 aût 2014 pur tus les sites Zetis qui migrernt vers le nuveau système ERP : 1. Bns de cmmande (BC) Le frmat du BC changera et sera envyé via le réseau furnisseurs Ariba, par u par télécpie. Vus en truverez un exemple ci-jint. Le frmat du numér de BC passera à un numér à 10 chiffres (frmat entièrement numérique), seln le mdèle suivant : 44XXXXXXXX 45XXXXXXXX 46XXXXXXXX

2 2. Factures Afin de garantir le règlement exact et sans délai de tutes les factures que vtre sciété sumettra, veuillez lire attentivement les instructins suivantes : Vs factures à l rdre de Zetis divent faire mentin des éléments suivants : Numér de facture, date de facture, nm cmplet de vtre sciété et adresse de règlement, quantités, prix unitaires, taxes, extensins et mntant final dû (avant remise) Raisn sciale et adresse de Zetis figurant en regard de la rubrique «Envyer vtre facture à» Les articles achetés sur BC divent faire clairement mentin du numér de BC applicable sur la facture Un seul BC peut être référencé par facture Les factures qui ne fnt pas mentin d un BC divent stipuler le nm et l adresse d un cntact Zetis Le numér d immatriculatin TVA (le cas échéant) Remarque : Les factures ne faisant mentin ni d un BC ni des crdnnées d un cllabrateur Zetis ne sernt PAS traitées et sernt rejetées. Envyez vs factures directement au service cmptabilité furnisseurs de Zetis. N envyez pas vs factures à d autres sites Zetis, sauf instructins spécifiques cntraires. Pur vus faciliter la tâche, le service cmptabilité furnisseurs de Zetis met désrmais à vtre dispsitin tris méthdes pur sumettre vs factures : Par Critères de sumissin par Une seule pièce jinte Frmat TIFF u PDF impératif Uniquement pur les factures crrespndant à un BC Ne pas ajuter d autres infrmatins dans le texte de l Par télécpie : Par currier (adresse indiquée sur le BC en regard de la rubrique «Envyez vtre facture à») : Zetis Plska Sp. z.. ul. Pstępu 17B Varsvie Par facturatin électrnique via le réseau furnisseurs Ariba Zetis privilégie l utilisatin du réseau furnisseurs Ariba (Ariba Supplier Netwrk, ASN) pur la sumissin électrnique des BC et des factures. Cntactez u visitez le site Web Ariba à l adresse pur de plus amples renseignements sur l ASN. Remarque à l intentin des furnisseurs utilisant la facturatin électrnique : si vus participez déjà aux initiatives de facturatin électrnique de Zetis, n envyez pas vs factures au service cmptabilité furnisseurs. Page 2 sur 5

3 3. Références des matériels Le frmat des numérs de référence des matériels passera à un système de numértatin nn intelligent pur la plupart des types d articles, y cmpris les prduits bruts, intermédiaires et finis et les services. Pendant une phase transitire, les articles d entretien des installatins et de cnditinnement lcal purrnt cnserver leur numér de référence actuel greffé d un préfixe additinnel. Le frmat du numér de référence des matériels passera à un numér à 8 chiffres (référence entièrement numérique), seln le mdèle suivant : 10xxxxxx (prduits finis) 20xxxxxx (matériels de services) 30xxxxxx (littérature et articles de marketing) 40xxxxxx (matériaux bruts et prduits semi-finis) 50xxxxxx (matériels de cnditinnement) 60xxxxxx (articles d entretien et d explitatin) 70xxxxxx (pièces détachées) 80xxxxxx (articles d explitatin) Crdnnées 1. Cntacter le service cmptabilité furnisseurs de Zetis Avant de cntacter le service cmptabilité furnisseurs, veillez à : Prévir dix (10) jurs de délai entre l envi de vtre facture au service cmptabilité furnisseurs et la réceptin, la préparatin, la distributin et le traitement de la facture. Vérifier le statut de vs factures u règlements sur le site Web ptimisé de renseignements du service cmptabilité furnisseurs à l adresse supplier.ariba.cm. Envyer un au service cmptabilité furnisseurs à Avec le NOUVEAU site Web de renseignements du service cmptabilité furnisseurs de Zetis, tus les utilisateurs devrnt s inscrire pur activer leur cmpte. Pur ce faire : Allez sur supplier.ariba.cm. Sélectinnez «S inscrire» (Register) pur lancer le prcessus rapide et facile d inscriptin. Suivez les étapes du prcessus d inscriptin et assciez (Assciate) vtre identifiant furnisseur (Vendr ID) à vtre cmpte. Remarque : Lrsque vus sumettez une facture, si vtre adresse est enregistrée dans ntre base de dnnées furnisseurs, mais que vus n êtes pas inscrit sur Ariba, vus recevrez un cntenant les instructins d inscriptin et purrez ainsi cnsulter le statut de vtre facture et de vs échéances et avis de règlement. 2. Cntacter le service des achats de Zetis Tutes les questins cncernant les infrmatins figurant sur vtre BC divent être adressées au spécialiste des achats cité en bas de vtre BC. Nus vus remercins de vtre cllabratin et de vtre patience. Crdialement, Divisin des pératins et achats internatinaux Zetis Financial Slutins (ZFS) Page 3 sur 5

4 Exemple du nuveau frmat de BC pur les sites Zetis qui passent sur le nuveau système ERP pur le matériel direct. 1 : Adresse de facturatin Envyez vtre facture directement à cette adresse, sauf instructins cntraires 2 : Numér de BC 3 : Numér d immatriculatin TVA 4 : Vtre cntact au service des achats veuillez adresser tutes questins relatives au BC au cntact indiqué en bas du BC Page 4 sur 5

5 Exemple du nuveau frmat de BC pur les sites Zetis qui passent sur le nuveau système ERP pur les marchandises indirectes et les services (Ariba). 1 : Adresse de facturatin Envyez vtre facture directement à cette adresse, sauf instructins cntraires 2 : Numér de BC 3 : Vtre cntact au service des achats veuillez adresser tutes questins relatives au BC au cntact indiqué en bas du BC Page 5 sur 5

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