Project Portfolio Management

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1 Revue Cmparative des Référentiels en Prtfli Management PMI & MP Tls&Tip Frum Janvier Mars 2013 Kickff Management de prjet 3D Prject Prtfli Management Prject Prtfli Management Revue Cmparative Référentiels PPM Frum

2 Vincent Custillac VC Cnsulting Cnseil en Management de Prtefeuilles de Prjets - Gestin des Ressurces - Systèmes Intégrés de Cntrôle vincent.custillac@vc-cnsulting.fr PMP MP Practitiner Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 2

3 Les «Méthdes» de Prject Prtfli Management A ce jur, n truve 2 types de Méthdes de Prject Prtfli Management : Des «Méthdes» dévelppées par des rganismes de cnseil u de frmatin. Elles snt nmbreuses, et leur utilisatin est relativement limitée. Ex: TenSteps (USA) Pririty Systems Lee Merkhfer (USA) SMP2 - Système de Management du Prtefeuille de Prjets (France) Des «Référentiels» dévelppés par des institutins spécialisées dans le management de prjet. Ils nt recnnus mndialement : PMI OGC Nus cmparns ces 2 référentiels dans ce qui suit. Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 3

4 Origine des 2 Référentiels The Standard fr Prtfli Management PMI 3rd Editin 2013 (1 ère éditin 2005) Dispnible sur le site PMI (PDF gratuit pur les membres) MP : Management f Prtfli OGC Office f Gvernment Cmmerce UK Pssèdent aussi Prince2, MSP Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 4

5 Définitin de la Gestin de Prtefeuille de Prjets (Nuveautés 3 e éditin) Management crdnné d un u plusieurs prtefeuilles pur accmplir les stratégies et bjectifs de l rganisatin Inclut les prcessus d évaluatin, sélectin, pririsatin, et allcatin des ressurces limitées pur accmplir au mieux les stratégies de l rganisatin, en ligne avec sa visin, sa missin et ses valeurs. Ensemble crdnné de prcessus stratégiques et de décisins pur permettre une gestin efficace et équilibrée des changements des rganisatins et des pératins curantes (BAU). Assurer que les initiatives de changement snt : Agréées au niveau de management apprprié et cntribuent aux bjectifs stratégiques et prirités business Pririsées en ligne avec les bjectifs stratégiques et les prirités business, dans le cntexte du prtfli existant, de la capacité des ressurces Revues péridiquement en termes de prgrès, cûts, bénéfices et cntributin stratégique. Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 5

6 Gestin de Prtefeuille et Gestin de Prjet u Prgramme If prject and prgram management are disciplines fr ding the wrk right, prtfli management is the discipline fr ding the right wrk. Etrangement, dans la 3ieme éditin, cette phrase est remplacée par Where prject and prgram managers fcus n ding wrk right, prtfli managers fcus n ding the right wrk Prgrammes and prjects specifically fcus n ding the things right, whereas prtfli management is a abut a cmbinatin f ding the right things and ding things right at a cllective level. Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 6

7 Finalité de la Gestin de Prtefeuille Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 7

8 Avantages de la Gestin de Prtefeuille Plus de prgrammes et prjets «apprpriés» snt cnduits en termes de : Meilleurs bénéfices financiers et cntributins mesurables aux bjectifs stratégiques Suppressin des prjets redndants et dupliqués Une gestin plus efficace des prgrammes et prjets par la prise en cmpte des prjets en curs, leurs dépendances et cntraintes Une utilisatin des ressurces plus efficace Une meilleure réalisatin des bénéfices par un empli ptimisé des capacités glbales de l rganisatin Plus de transparence, respnsabilités et guvernance à haut niveau Meilleures implicatins et cmmunicatins des parties prenantes imprtantes, à tus les niveaux hiérarchiques Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 8

9 Psitinnement de la Gestin de Prtefeuille dans l Organisatin C est le lien entre la stratégie de l rganisatin et les prgrammes, les prjets, les pératins. Ainsi, tus les niveaux de décisins (guvernance) snt fcalisés pur assurer que tute actin de l rganisatin fait un sens au regard de la stratégie. V3 Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 9

10 Psitinnement de la Gestin de Prtefeuille dans l Organisatin Planning stratégique et business Opératins Gestin du Prtefeuille Guvernance entreprise Management des perfrmances Prgramme & prject management Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 10

11 Les Fndatins Des prcessus grupés et déclinés par dmaines de cnnaissance Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 11

12 Les Fndatins Cinq principes Deux cycles de management Definitin Cycle - 5 Pratiques Séquentielles : 1. Understand 2. Categrize 3. Priritize 4. Balance 5. Plan Delivery Cycle - 7 Pratiques Simultanées : Management Cntrl Benefit Management Financial Management Risk Management Stakehlder Management Organizatinal Gvernance Resurce Management Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 12

13 Les Dcuments Clés Prtfli Strategic Plan Prtfli Management Framewrk Prtfli Charter Prtfli Strategy Prtfli Management Plan Prtfli Delivery Plan Prtfli Cmmunicatin Plan Prtfli Risk Mgt Plan Prtfli Perfrmance Mgt Plan Prtfli Benefits Mgt Framewrk Prtfli Benefits Realizatin Plan Prtfli Financial Plan Prtfli Resurce Schedule Prtfli Stakehlder Engagement and Cmmunicatin Plan Prtfli Dashbard Prgramme and Prject Infrmatin Template Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 13

14 Les Rôles et les Entités Clés Prtfli Manager PMO (Prject, Prgram r Prtfli Management Office) Prtfli Gvernance (Prtfli Mgt Bard dans la 2eme éditin) Prject & Prgram Mgrs Prtfli Manager (Crdnne les pératins de gestin du prtefeuille et furnit un supprt autres crps) Prtfli Directr (Respnsable de la stratégie du prtfli et le cnduit) Prtfli Directin Grup (Autrise les nuveaux prjets dans le prtfli) Prtfli Prgress Grup (Cntrôle les prgrès du prtfli) Prtfli Benefits Manager (Cntrôle les bénéfices attendus) Prtfli Office Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 14

15 Aspect Pratique des Référentiels Le standard identifie les prcessus généralement recnnus cmme bnnes pratiques. Furnit une série de prcessus, par grupes, avec leurs interactins, les entrées et les srties, ainsi qu une série de dcuments clés. Le tut dans un cntexte rganisatinnel favrable. Le guide est structuré autur : Des 5 principes de management dnt dépend la mise en place du prtfli management Des 12 pratiques de prtfli management grupés en 2 cycles distincts et cmplémentaires. De nmbreux exemples pur illustrer l adaptabilité des principes et pratiques en fnctin des besins Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 15

16 Mise en Place de la Gestin de Prtefeuille dans l Organisatin 4 étapes: 1. Evaluer l état actuel de la Gestin de Prjet OPM3 peut être utilisé. 2. Déterminer la visin et le plan de dépliement i. Changement de culture et implicatin ii. du management Apprche incrémentale 3. Dépliement des prcessus i. Définir rôles et respnsabilités ii. Frmatins 4. Améliratins 3 mdes: 1. «Big bang» Organisatins stables, et une maturité en prjet, prgramme management déjà présente, et stratégie clairement établie 2. «Par étapes, incrémentale u par évlutin» Organisatins mins stables, et la stratégie est émergeante 3. «Ad hc» Opprtuniste. Organisatins mins matures, et engagement du management mins évident Les 2 premières apprches divent être planifiées. Elles snt bien détaillées dans le guide. Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 16

17 Les 7 Étapes d une Implémentatin Incrémentale u Evlutive 1. Etablir une liste cmplète et simple de l ensemble des initiatives de changement. 2. Définir un plan de livraisn du prtefeuille, et cntrôler les prgrès régulièrement. 3. Cmmencer à cntrôler la perfrmance des prjets et prgrammes cmplets, et utiliser ces résultats pur l évaluatin des nuvelles initiatives. 4. Analyser le prtefeuille et identifier les dépendances nn seulement les dépendances lgiques, mais aussi les dépendances de ressurces. 5. Etablir les structures de guvernances claires, afin que les intervenants cmprennent qui prend les décisins, avec quels critères 6. Définir un jeu de critères d investissement incluant les ctatins en termes d intérêt, de retur, de risques et faisabilité, afin d évaluer et pririser les nuvelles pprtunités. 7. Mettre en place la validatin des prjets par étapes, suivant un cycle de phases et gates. Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 17

18 Autres Ressurces Assciées Inclues u Séparées Evaluatin du niveau de maturité de l rganisatin OPM3 (~200 pages, 96 / 77 US$) Evaluatin de l Etat du Prtfli Mgt dans l entreprise Mesure des bénéfices du Prtfli Mgt Evaluatin du niveau de maturité du Prtfli Mgt - P3M3 : Inclut Prject, Prgramme, Prtfli L évaluatin peut-être distincte Furnit de plus un cadre d améliratin Certificatins : Fundatin (Examen de 4h) Practitiner (Examen de 4h Etudes de cas) Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 18

19 Autres Différences Significatives Imprtance de «la culture du changement dynamisé (energized change culture)» la mesure dans laquelle une rganisatin a mbilisé sn ptentiel affectif, cgnitif et cmprtemental afin de pursuivre ses bjectifs Evidences : Travail cllabratif Cmmunicatin practive Une rganisatin apprenante Clarté des attentes Des prcessus efficaces Les rôles et relatins snt agréés Mesure de l énergie rganisatinnelle Evidences de l engagement du management sénir Ecute et engagement Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 19

20 Autres Différences Significatives La pratique «Management des Bénéfices» Identifier clairement et cntrôler les bénéfices prduits par le prtefeuille, afin d assurer l utilisatin ptimale des ressurces dispnibles, et une cntributin maximale à la perfrmance pératinnelle et aux bjectifs stratégiques. 6 éléments : 1. Les règles d admissin des bénéfices, avec catégrisatin 2. Un plan de réalisatin des bénéfices du prtefeuille 3. Réévaluatin des bénéfices au passage des gates et des revues de prtefeuille 4. Mise en place du cntrôle des bénéfices à la suite des fermetures de prjets/prgrammes 5. Mise en place du suivi et du rapprt des bénéfices du prtefeuille, et via le dashbard 6. Rebuclage sur les prcessus de management des bénéfices, à partir des revues péridiques et pst-implémentatin et des leçns apprises. Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 20

21 Autres Différences Significatives Les clés du maintien de la prgressin de la mise en place : Un spnsr au niveau senir (fcus et prmtin) Une apprche incrémentale (quick wins) Se repser sur les prcessus existants qui marchent Clarté des critères de succès Revues régulières des prgrès (réalisatin des bénéfices) Implicatin efficace et cntinue des parties prenantes Alignement des prcessus de recnnaissance avec les cmprtements entreprises définis Adpter un mdèle de remise en cause des prcessus, pur l améliratin Engagement à l améliratin cntinue Utilisatin d utils lgiciels apprpriés, adaptés aux besins prpres Existence d une énergie rganisatinnelle suffisante Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 21

22 Annexes Pririsatin Alignement Stratégique Prject Prtfli Management Revue Cmparative Référentiels PPM Frum

23 Pririsatin Le mdèle de pririsatin est suggéré, au travers de «Tls & Techniques» : Techniques de classement pndéré et de ntatin Classement des prjets 2 à 2 Classement Multicritères Prject Prtfli Management Ntatin Multicritères Pndérés Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 23

24 Pririsatin La Pririsatin est une des 5 pratiques du Cycle de Définitin, et de ce fait est très détaillée. La pririsatin repse sur les éléments I. Financiers : NPV, IIR, Payback (qui repsent sur les cûts et les bénéfices déclinés dans le temps). II. Autres - pas tujurs mesurés en valeurs mnétaires : Retur u Attractivité alignement stratégiques, bénéfices nn financiers Risque u Réalisabilité tels risques d images, prbabilité de réussite, de réalisatin des bénéfices, cmplexité, innvatin On parle là aussi d analyse Multicritères (MCA), qui se met en place par étapes : 1. Décider des critères de type «autres». 2. Pndérer les critères 3. Définir l échelle de valeurs pur chaque critère (0 5 u 10) 4. Attribuer une nte (scre) à chaque initiative, et pndérer 5. Optinnellement, cnsidérer les smmes à investir cmme un critère séparé, u diviser le scre final par les smmes à investir (rapprt scre / cûts) 6. Rassembler les infrmatins btenues résultats financiers et autres - et analyser en équipe Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 24

25 Alignement Stratégique Un grupe de prcessus «Prtfli Strategic Management» mntre l imprtance de l alignement stratégique. «Develp Prtfli Strategic Plan» «Manage Strategic Change» «Tls & Techniques» «Strategic Alignment Analysis» Déterminer quelles parties du prtfli cuvrent la stratégie spécifique des rganisatins. Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 25

26 Alignement Stratégique L Alignement Stratégique est un des 5 principes de management du prtfli. Ce principe est relié à la pratique de management du prtfli «Management des Bénéfices» Les clés de réussite : Des bjectifs stratégiques avec des buts précis et des mesures Des bénéfices clairement identifiés et chérents Un travail cllabratif Des revues péridiques du prtfli Des revues péridiques de chaque initiative Prject Prtfli Management Frum Revue Cmparative Référentiels PPM 26