LES OUTILS DU TRAVAIL COLLABORATIF

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1 L expressin «travail cllabratif» peut se définir cmme «L utilisatin de ressurces infrmatiques dans le cntexte d un prjet réalisé par les membres d un grupe de travail reliés en réseau» 1. Restés lngtemps l apanage des grands cmptes, les utils de travail cllabratif tendent à se prpager au sein d entreprises de taille plus mdeste en raisn de l émergence d une ffre lgicielle adaptée aux marchés des PME/PMI. Que ce sit en mde synchrne (temps réel) u asynchrne (différé), les utils de travail cllabratif cuvrent un large spectre de fnctinnalités qui n nt de sens que si elles crrespndent aux usages existants au sein de l entreprise. Enfin, une attentin tute particulière dit être apprtée aux effets induits par l intrductin d utils de travail cllabratif dans l entreprise et sn impact en matière d rganisatin. Cette ntice traite des utils du travail cllabratif (fnctins, usages) et des envirnnements dans lesquels ils peuvent s intégrer. Elle examine également le travail nécessaire à l intégratin de ces utils dans l entreprise. QU EST-CE QUE LE TRAVAIL COLLABORATIF? Avant d abrder les utils à prprement parlé (ressurces infrmatiques), il est nécessaire d intrduire les ntins de «prjet» et de «réseau» qui cnstituent la raisn de leur émergence en entreprise. Quel que sit sn secteur d activité, l entreprise subit de prfndes mutatins cnditinnées par deux facteurs : le fnctinnement en mde prjet et l éclatement gégraphique u rganisatinnel. A l inverse d une rganisatin traditinnelle de type pyramidal, l rganisatin du travail en mde prjet cnsiste à mbiliser des cmpétences multiples - parfis externes à l entreprise - travaillant ensemble sur une même «idée» divisée en séquences, activités u tâches, brnées dans le temps par un début et une fin. Ce mde d rganisatin né de la nécessité d rdnnancer et de crdnner des tâches cmplexes (par ppsitin à une rganisatin séquentielle du travail basée sur des tâches répétitives), implique de partager l infrmatin entre les services afin d en fluidifier les échanges et de cnstruire une visin partagée des bjectifs à atteindre. En parallèle, le mnde industriel se caractérise par la dispersin gégraphique des activités, rendue nécessaire du fait de la mndialisatin. Les entreprises externalisent leurs activités de prductin, mais également de cnceptin à des bureaux d études gégraphiquement prches de leurs clients, de manière à adapter le prduit aux attentes du cnsmmateur final. Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 1 sur 9

2 Dans ce cntexte, le travail cllabratif est un levier pur rapprcher les équipes qui n nt pas frcément l habitude de travailler ensemble, pur diminuer les cûts liés aux déplacements physiques, pur réduire le temps de mise sur le marché d un prduit, mais aussi et surtut pur garantir la qualité et la traçabilité des dnnées relatives au prduit. Les utils de travail cllabratif peuvent être définis seln tris principes : Le «self-service» : tute persnne autrisée peut créer un espace cllabratif pur une tâche dédiée (prjet, affaire, dssier) Le «prêt à l empli» : l ensemble des fnctins cllabratives est à dispsitin des utilisateurs une fis l espace de cllabratin créé L «accessibilité universelle», par un navigateur web : les cllabrateurs peuvent travailler ensemble sans cntrainte de cmpatibilité entre les différents systèmes qu ils utilisent A CHAQUE USAGE SES OUTILS Une myriade de fnctinnalités se cache derrière la ntin d utils cllabratifs, qu il est nécessaire de regruper en catégries d usage : L échange d infrmatins Le partage d infrmatins La gestin de prjet La cnceptin cllabrative/le dévelppement prduit u PLM L ECHANGE D INFORMATIONS Currier, Fax, Messagerie électrnique Parmi cette catégrie d utils de cmmunicatin basiques largement diffusés en entreprises, la messagerie électrnique fut dès sn apparitin une rupture majeure dans la manière de cmmuniquer. Si le dévelppement de la messagerie électrnique répnd à un réel besin d interactivité dans l échange d infrmatins entre les persnnes, sn utilisatin massive, crissante et systématique peut également s avérer ttalement frustrante, cntre-prductive et - dans les cas les plus extrêmes néreuse, vire dangereuse pur l entreprise. Dans la plupart des cas, le curriel ne sert pas uniquement à transmettre une infrmatin, mais à diffuser des fichiers auprès d un grupe de persnnes internes u externes à l entreprise pur avis, mdificatin u validatin. Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 2 sur 9

3 Les limites de ce système snt claires. La multiplicatin des échanges de curriels entre les acteurs ne permet pas de tracer efficacement les mdificatins apprtées sur le dcument initial : impssible de savir quelle est la versin finalisée du dcument dans de telles cnditins! Dans une autre mesure, cette pratique curante a un cût en terme d infrastructure, tant sur l espace de stckage allué à chaque utilisateur de la messagerie, que sur la dispnibilité du réseau infrmatique lcal : un dcument de 200 kil-ctets (k) envyé à 5 persnnes en interne est dupliqué 5 fis et ccupe 1000 k sur le serveur de messagerie. En usage intensif, la messagerie électrnique peut ainsi ralentir les perfrmances d un serveur de messagerie saturé. LE PARTAGE D INFORMATIONS Gestin dcumentaire Pur que la messagerie électrnique cnserve sa fnctin riginelle d envi et de réceptin de messages, la dcumentatin dit dnc être gérée par un util prévu à cet effet. Un lgiciel de gestin dcumentaire u de Gestin Electrnique de Dcuments (GED) ffre la pssibilité d rganiser, de structurer, de classer des dnnées en les mettant à dispsitin d un grupe d utilisateurs en cnsultatin et/u en mdificatin. Ses principales fnctinnalités snt les suivantes : Gestin des versins Tutes les versins d un même dcument peuvent être cnservées, de manière à garantir la traçabilité des mdificatins apprtées sur le dcument initial. Editin en ligne (check in/check ut) Cette fnctin permet à plusieurs persnnes de travailler sur un même dcument sans pur autant interférer les unes avec les autres dans leur pératin de mise à jur du dcument (en mde asynchrne, dnc). En clair, un utilisateur «récupère» le dcument qu il suhaite mettre à jur en le verruillant autmatiquement sur le serveur de dnnées (check ut) : cela interdit tute mdificatin du dcument par une autre persnne jusqu à ce que celui-ci sit «réintégré» (check in) après mdificatin. Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 3 sur 9

4 Méta-dnnées enrichies Il s agit de méta-dnnées que l utilisateur saisit au mment de publier un dcument. Lrsqu elles snt renseignées, ces méta-dnnées snt utilisées par le mteur de recherche interne au lgiciel, afin d afficher la liste des publicatins les plus pertinentes en fnctin des mts recherchés. Publicatin unitaire u massive Cette fnctin permet au publieur de «déverser» des dcuments en masse dans la gestin dcumentaire : un répertire entier, par exemple. Des fnctins élabrées de «glisser/dépser» snt également prpsées par certains éditeurs. Gestin du Cycle de vie Un dcument peut passer par plusieurs états avant d être finalisé : bruilln en curs de validatin validé, par exemple. Ce cycle de vie crrespnd dnc au niveau de maturité du dcument auquel il est pssible d asscier des rôles d utilisateurs ainsi que des drits spécifiques (lecture, mdificatin, validatin, etc.). Validatin en ligne Liée au cycle de vie, la fnctin de validatin en ligne permet de passer d un état de bruilln à valide : la validatin d un cmpte-rendu de réunin avant diffusin à un public plus large. A l inverse il est également pssible de «refuser» un dcument si celui-ci est jugé nn abuti. Alertes (ntificatins et abnnements) Deux types d alertes snt à distinguer. La ntificatin est un acte vlntaire du publieur (push d infrmatins : le publieur «pusse» l infrmatin vers l utilisateur) ; il infrme d autres utilisateurs qu un dcument est dispnible dans la gestin dcumentaire (nuveau dcument u dcument mis à jur). L abnnement est un acte vlntaire de l utilisateur (pull d infrmatins : l utilisateur «tire» l infrmatin à lui) : il sélectinne les dcuments u répertires pur lesquels il suhaite un suivi particulier. Dans les deux cas, les alertes snt envyées sus la frme d un curriel invitant l utilisateur à se cnnecter à la gestin dcumentaire pur cnsulter les mdificatins apprtées. La fnctin de gestin dcumentaire cnstitue le scle de base de la cllabratin en entreprise. Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 4 sur 9

5 LA GESTION DE PROJET Un envirnnement de gestin de prjet se cmpse de plusieurs briques fnctinnelles dnt le but est d ptimiser le travail demandé aux membres de l équipe ; du pint de vue du chef de prjet, cet envirnnement dit permettre de pilter efficacement sn prjet en terme de livrables, de respect des délais et du budget qui lui est allué. Outre la gestin dcumentaire qui en cnstitue la clnne vertébrale, un envirnnement de gestin de prjet cllabratif se caractérise par les fnctinnalités décrites ci-après. Plan prjet Le plan prjet répnd à un triple bjectif : Suivre et mesurer l évlutin d un prjet en assignant des tâches spécifiques (u activités) aux membres de l équipe Respnsabiliser les membres de l équipe et leur dnner de la visibilité sur les tâches qui les précèdent, ce qui leur est demandé, le livrable suhaité et les tâches qui en déculent Apprter une visin partagée du prjet au sein de l équipe en affichant clairement tutes les étapes qui le cmpsent, les acteurs et les délais assciés Prcessus autmatisé (wrkflw) Le wrkflw est un prcessus autmatisé, apprt le plus riginal du travail cllabratif et surce de gains nn négligeables lrsqu il est maîtrisé. Il s agit de dématérialiser un prcessus, de le mdéliser, de l exécuter et de le suivre en temps réel. Le prcessus dit être frmalisé en détaillant : La décmpsitin et l enchaînement en tâches simples du prjet Les acteurs qui réalisent ces tâches Les infrmatins nécessaires à leur réalisatin ainsi que celles prduites par cette réalisatin Frum de discussin Ce canal de cmmunicatin asynchrne, largement diffusé auprès du grand public, est un site d échange permettant de traiter un u plusieurs thèmes sus la frme d une discussin. Chaque utilisateur abnné au frum peut être tenu infrmé des répnses apprtées par un membre de la cmmunauté. Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 5 sur 9

6 Agenda partagé Grâce à cet util, il est pssible de planifier les évènements relatifs au prjet et de visualiser les dispnibilités de tus les membres de l équipe. Réunin en ligne/partage d applicatins à distance Pendants de la visi-cnférence, les utils de réunin en ligne (u web-cnferencing) cmbinent les technlgies de l audivisuel, de l infrmatique et des télécmmunicatins pur permettre à des persnnes distantes de dialguer, de se vir, et de présenter des dcuments pur rganiser ainsi des revues de prjet. Certains utilitaires de web-cnferencing permettent également la prise en main sur des applicatins à distance : pur alimenter un fichier en séance, par exemple. Parmi les autres fnctins curamment utilisées dans un espace prjet, n retruve l annuaire de cntacts, la lettre d infrmatin électrnique, les Fires Aux Questins (F.A.Q.), etc. A nter également l émergence des blgs et wikis, srte de pages d infrmatins s enrichissant des cntributins des persnnes qui les cnsultent. LA CONCEPTION COLLABORATIVE OU PLM La cnceptin cllabrative (Prduct Lifecycle Management u PLM en anglais) cnsiste à réduire le cycle de cnceptin en facilitant la circulatin de l infrmatin, les échanges de dnnées techniques et le suivi d exécutin du prjet au sein de ces équipes élargies et disparates. Le PLM cuvre un ensemble lgiciel destiné à gérer tutes les infrmatins relatives à un prduit, regrupant des fnctins de cllabratin pur la cnceptin du prduit, sn dévelppement, ainsi que le cntrôle de sa qualité. Les principales fnctins du PLM snt dnc les suivantes : Plan prjet (vir ci-dessus) Visinneuse 2D/3D Pur que tus les acteurs du prjet puissent visualiser le prduit en curs de cnceptin, la visinneuse 3D permet d afficher les mdèles CAO en frmat neutre (les utilisateurs n nt pas à psséder de lgiciel de CAO pur visualiser le mdèle). A l aide de la suris, le mdèle peut être manipulé, agrandi, désassemblé, annté, mesuré u visualisé sus différents angles, aspects u éclairages. L utilisateur peut également prcéder à des plans de cupe u des tests de cllisin dans le cas d assemblages. Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 6 sur 9

7 La gestin des dnnées techniques Cette fnctin recuvre les mêmes fnctinnalités qu une gestin dcumentaire et permet de gérer la structure u la nmenclature du prduit, ainsi que les dnnées techniques qui lui snt assciées, tut en définissant les rôles et les drits d accès des intervenants. UN ENVIRONNEMENT DE PROJET STRUCTURE La plupart des ffres lgicielles du marché permettent d rganiser ces utils dans un envirnnement structuré qui «fait du sens» pur l équipe prjet, cmmunément appelé «espace cllabratif». Un espace cllabratif cnstitue un espace de travail virtuel réservé aux membres d une même équipe prjet, d un même service u d une entreprise. D une manière générale, la créatin d un espace cllabratif est très simple et quasi-immédiate dès lrs que les besins et les attentes des utilisateurs nt été frmalisés en amnt. A titre d exemple, il est pssible de créer un espace dédié à la gestin d un prjet de R&D impliquant à la fis des acteurs internes et externes à l entreprise : Le planning général du prjet Un frum de discussin Une gestin dcumentaire cntenant la dcumentatin technique (dssier de cnceptin, fiches de réglage, manuels d utilisatin, etc.) u prjet (supprts de présentatin du prjet, cmptes-rendus de réunins, etc.) Un annuaire de cntacts partagés Les indicateurs de perfrmance du prjet Un accès à l util de webcnférence pur effectuer une revue prjet avec un sus-traitant d études. A un niveau supérieur, un chef de prgrammes peut regruper les prjets dnt il a la respnsabilité au sein d un prtail d entreprise regrupant des fnctins transverses telles qu un mteur de recherche, un accès à des applicatins métiers, à la messagerie électrnique u encre aux actualités de l entreprise. Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 7 sur 9

8 Exemple d un espace de travail cllabratif Exemple de prtail regrupant des espaces de travail cllabratif Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 8 sur 9

9 PREPARER LE TRAVAIL AVANT LE COLLABORATIF Quel que sit l bjectif pursuivi (améliratin des prcessus internes, gestin de la relatin client u furnisseur), la mise en œuvre d utils de travail cllabratif nécessite un travail préalable d analyse des prcessus et des besins de l entreprise. De plus, une étude d impact sur le travail qutidien des persnnels impliqués dit être menée, afin d expliciter et d accmpagner dans le temps les changements induits. Quelques recmmandatins se dégagent de l expérience des entreprises ayant déplyé le travail cllabratif : Vendre le prjet en interne Impliquer les directins cibles dans la réflexin amnt pur btenir leur sutien lrs de la mise en œuvre Mettre en perspective les utils déplyés avec la stratégie d entreprise Anticiper les besins... et les freins Garder le cntact avec les métiers et les équipes pératinnelles Analyser les technlgies et étudier la capacité de l entreprise à les intégrer Etre pragmatique, simple... mais efficace Aller à l essentiel dans une lgique de prgressin Se cncentrer sur 5 fnctins-clés du qutidien Accmpagner, respnsabiliser, déléguer Définir les rôles et respnsabilités de chacun dans le système Frmer les frmateurs, utilisateurs-clés et relais Cmmuniquer sur les enjeux, les bénéfices Prmuvir les usages et partager les expériences Asscier les utilisateurs dans les évlutins Cntacts : Muriel NIVON, Cnseillère Ecnmie Numérique u Page 9 sur 9

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