Demande en ligne d actes liés au permis de construire GUIDE D'UTILISATION

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1 Demande en ligne d actes liés au permis de construire GUIDE D'UTILISATION

2 Table des matières I. Préambule... 4 II. Interface de la palteforme... 5 III. Création d un compte usager... 5 Formulaire de création de compte... 6 A. Type Personne... 6 B. Type de demande... 9 Confirmation de création de compte Réception de mail et connexion usager enregistré IV. Création de demande Connexion usager existant Demande d acte Objet de la demande Biens concernés A. Les Coûts B. Informations sur le bien C. Choix de l unité administrative D. Choix de la localité E. Coordonnées du bien Documents à fournir Enregistrement de la demande Consultation de la demande Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 2

3 Suivi des versions Entité Version Date Commentaires MCU /06/2016 Création du document Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 3

4 I. Préambule Le guide d utilisation du module usager du Guichet unique du Permis de Construire est un document qui décrit les procédures d enregistrement en ligne, d une demande d acte lié au Permis de Construire. Il décrit les étapes à suivre par tout usager désirant recourir à la méthode d enregistrement de ligne de sa demande. Il faut cependant noter que l usager qui désire se rendre directement au Guichet unique du Permis de Construire sis à Cocody II Plateaux derrière le Restaurant BMW, peut toujours le faire. Le manuel se présente comme un outil de formation pour les usagers dans un souci d efficacité lors de l enregistrement de leur demande. Le point d entrée du module usager du GUPC est le site du ministère de la construction, logé à l adresse suivante ( Le lien relatif au module usager est accessible à partir du lien «Demande en ligne d acte lié au Permis de construire» ou utiliser directement l URL Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 4

5 II. Interface de la palteforme L usager qui se connecte à travers le lien fourni plus haut, est dirigé vers cette page qui est la page d accueil du module. La page d accueil est composée de 4 parties notamment : 1 La zone de navigation 2 La zone d affichage d informations 3 La zone de connexion 4 La zone d affichage de compte utilisateur Figure 1 : Page d accueil du module usager du GUPC III. Création d un compte usager L usager qui veut enregistrer une demande d acte en ligne et qui accède pour la première fois à l interface usager du GUPC, doit obligatoirement créer un compte utilisateur. C est ce compte qui lui permettra de continuer les procédures d enregistrement de sa demande en ligne. Pour cela, l usager devra «Créer un compte» à partir du bouton du même nom, qui se trouve au bas du formulaire de connexion de la page d accueil. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 5

6 Au bas du formulaire de connexion qui s affiche, cliquez sur le bouton Créer un compte. Figure 2 : Fenêtre de connexion Formulaire de création de compte La création du compte se fait à travers un formulaire à partir duquel l usager spécifie d abord son «Type de personne». Il devra choisir entre : Particulier (Personne physique) Société (Personne morale) Association/communauté A. Type Personne Dans le menu déroulant Type Personne choisir entre les valeurs suivantes, le type d usager que nous sommes (Particulier, Société, Association/communauté) Les informations à saisir pour chaque cas de figure, sont des informations contextuelles qui sont différentes selon que l usager soit un particulier, une société ou une association/communauté. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 6

7 Cas 1 : Usager Particulier Lorsque l usager est un particulier, il doit saisir les champs suivants, dont ceux suivis d un astérisque (*) sont obligatoires Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 7

8 Cas 2 : Usager Société Lorsque l usager intervient pour le compte d une société, il doit renseigner les champs suivants, dont ceux suivis d un astérisque (*) sont obligatoires Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 8

9 Cas 3 : Usager Association ou Communauté Lorsque l usager intervient pour le compte d une Association ou d une communauté, il doit renseigner les champs suivants, dont ceux suivis d un astérisque (*) sont obligatoires Une fois le type de personne spécifié, l usager peut maintenant choisir le «Type de demande» d acte qu il veut introduire auprès du GUPC. B. Type de demande Dans le menu déroulant Type de demande choisir le type de demande d acte que l on veut effectuer, parmi les valeurs suivantes : Demande de Visa Extrait Topographique DAD Demande de Visa Extrait Topographique DDU Demande de Visa (VET DAD + VET DDU + CU) Permis de Construire avec Arrêté ministériel Permis de Construire avec Arrêté municipal Permis de Construire pour Promotions immobilières Demande de Visa Plan Assainissement Dans chacun des trois cas de figures énumérés ci-dessus, lorsque l usager fini de renseigner les informations du formulaire, il clique sur le bouton Créer. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 9

10 Lorsque l un des champs obligatoires n est pas renseigné, un message d alerte apparait afin d attirer l attention de l usager sur l information manquante. NB : Tant qu il existera un champ obligatoire non renseigné, le formulaire ne pourra pas être soumis et le compte de l usager ne sera donc pas créé. Confirmation de création de compte Une fois le compté créé, un message de confirmation s affiche à l écran. L usager devra ouvrir sa boite aux lettres (son compte de messagerie lié à l qu il aura saisi lors de la création de son compte) afin de récupérer les paramètres de connexion qui lui seront envoyés par le système. Figure 3 : Message de confirmation de création de compte NB : Lorsque la fenêtre de confirmation reste ouverte à l écran, l usager est redirigé au bout de 15 secondes, vers la page de connexion à l espace usager GUPC. Réception de mail et connexion usager enregistré L usager reçoit le mail tel que représenté ci-contre. Les paramètres qui se trouvent sans ce mail, à savoir : Le Nom d utilisateur et le Mot de Passe lui permettront d avoir accès à l espace Usager du GUPC. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 10

11 Figure 4 : Mail de réception de paramètres d'accès usager GUPC IV. Création de demande Lorsque l usager dispose déjà d un compte, il peut entrer ses paramètres de connexion reçu par et se connecter à l espace usager. Connexion usager existant 1. Au niveau de la zone de Connexion, l usager saisi son «Nom utilisateur» et son «Mot de passe». 2. Il clique par la suite sur le bouton Se connecter. Figure 5 : Formulaire de connexion Il peut s avérer que l usager oublie son mot de passe. Il devra donc utiliser la procédure de changement de mot e passe pour obtenir un «nouveau» mot de passe. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 11

12 1. Au bas du formulaire de connexion qui s affiche, cliquer sur le bouton Mot de passe oublié 1. L usager saisi son «Nom utilisateur» 2. Il clique par la suite sur le bouton «Envoyer», pour recevoir le nouveau Mot de passe par . L usager qui dispose des «bons» paramètres d accès pourra accéder à l interface du module Usager GUPC qui comprend les menus suivants : Page d accueil du module Usager GUPC Lien d accès au formulaire de création de de demande d acte Lien d affichage des notifications usager Informations sur la mission du GUPC Lien d accès au guide d utilisation Page d affichage des coordonnées et contacts du GUPC Figure 6 : Menu de navigation du module usager GUPC NB : Le lien de la «page active» est sur fond vert Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 12

13 Demande d acte Une fois que l usager est connecté, il se doit de saisir les informations requises dans les différents onglets du formulaire. Figure 7 : Menu horizontal des onglets du formulaire de demande en ligne L onglet Demandeur affiche les informations relatives aux demandeur. Ce sont les informations fournies par le demandeur lors de la création de compte. Cependant, l usager (demandeur) peut modifier les informations le concernant lorsqu il estime qu il a fait des erreurs. L Objet de la demande permet de décrire le «projet de construction» de l usager. L usager pourra par exemple spécifier s il s agit de la construction d un immeuble R+4 par exemple, d une école, d une villa Duplex, etc. NB : Cette information est obligatoire car importante pour l instruction du dossier de demande d acte. La précision du ou des biens concernés est requise par l usager, relativement à son projet de construction. A cet effet, il doit spécifier : le lotissement d où est issu le bien l ilot auquel appartient le bien (si le bien concerné est un lot) le lot s il s agit d un ilot (détails voir section «Biens concernés») L onglet Documents à fournir permet à l usager de télécharger dans son espace usager GUPC, les différents documents à fournir pour l établissement de son acte. Ces documents une fois soumis seront analysés par les services du GUPC avant qu un retour soit fait à l usager pour la suite de la procédure (détails voir section «Documents à fournir»). Ces chiffres représentent le nombre de documents à fournir, envoyé sur le site /le nombre total de documents à fournir pour la demande d acte en cours (X/XX). La valeur du nombre de document envoyé, varie à chaque fois que l usager sauvegarde un fichier. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 13

14 Objet de la demande Figure 8 : Zone de saisie de l'objet de la demande (description du projet de construction) Biens concernés Les informations concernant le(s) bien(s) concerné(s) sont scindées en 3 blocs. A savoir : Les Coûts Les informations sur le bien La liste des biens A. Les Coûts Cette zone permet d afficher, en fonction du type de demande et de l unité administrative choisie, le coût pour l établissement du ou des actes choisis. C est couts sont uniquement disponibles pour permettre à l usager de savoir combien va couter sa demande d acte. Lorsqu aucun bien n est sélectionné, le cout unitaire et le cout total de la demande sont à 0 FCFA Cette section affiche le cout unitaire d un bien dans la demande. Il est fonction du type de dossier et de l unité administrative sélectionnée. Cette section affiche le cout total de la demande lors de la définition de la liste de biens concernés par la demande Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 14

15 B. Informations sur le bien Les informations sur le bien permettent de spécifier le bien immobilier (lotissement, ilot, parcelle, lot, etc.) pour lequel la demande est effectuée. Ensuite, de spécifier l unité administrative (découpage propre au ministère de la construction) qui permet de regrouper les localités d Abidjan et sa banlieue et celle de l intérieur du pays). C. Choix de l unité administrative D. Choix de la localité Les localités sont fonctions de l unité administrative. Ainsi, lorsque l usager choisi l unité administrative, les localités qui y sont liées se chargent dans le champ «localité» pour lui permettre de sélectionner la localité concernée. Sur l écran ci-contre, les localités pour l unité administrative «Abidjan Est» sont : ADJAME BINGERVILLE COCODY PLATEAU La localité sélectionnée est COCODY L icone à la droite du menu déroulant du champ Unité administrative, donne le détail sur le découpage des unités administratives Ces informations permettend ede guider l usager dans le choix de l unité administrative et la localité dans laquelle se trouve le bien pour lequel il veut introduire une demande d acte. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 15

16 Figure 9 : Liste des unités administratives Pour afficher les localités appartenant à une unité administrative donnée, il faut cliquer sur le nom de ladite unité administrative. Figure 10 : Détails d'une Unité administrative NB : En cas de difficultés, contactez les services du GUPC pour avoir de plus amples informations (voir rubrique contacts) E. Coordonnées du bien Lors de l enregistrement de la demande par un usager, ce dernier devra définir les coordonnées du bien concerné par sa demande. Ainsi, si la demande porte sur : Un lotissement : il faudra saisir le nom du lotissement et sa superficie. Un ilot : il faudra saisir le nom du lotissement et le nom de l ilot ainsi que sa superficie. Un lot : il faudra saisir le nom du lotissement, le nom de l ilot et le nom du lot ainsi que sa superficie. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 16

17 Figure 11 : Coordonnées d'un bien de type "lot" Une fois les informations renseignées, cliquez sur le bouton «Ajouter à la liste». Cette action va ajouter le bien en question dans la grille qui se trouve en dessous et qui permet de lister les biens relatifs à la demande en cours. Documents à fournir Le traitement de chaque demande requiert la fourniture d un certain nombre de documents. Cependant, les documents fournis ne sont pas les mêmes pour les différents types de demande. Ainsi, pour une demande de Certificat d urbanisme ou pour une demande de Permis de Construire, l usager n aura pas besoin de fournir les mêmes documents. La procédure d «Upload» ou d envoi de document sur la plateforme en ligne se fait à travers la sélection du document sur une unité de stockage (disque dur, clé USB, etc.) et son téléchargement sur la plateforme. Le bouton «Sélectionner» Permet de choisir le fichier (document) à fournir pour la demande Fenêtre de sélection de document à verser à la demande d acte. L usager parcourt les dossiers de l unité de stockage afin de sélectionner le fichier à ajouter Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 17

18 Une fois le fichier sélectionné, dans la fenêtre qui s affiche, l usager clique sur le bouton «Télécharger des fichiers» pour envoyer le fichier en ligne. Enregistrement de la demande Après avoir dûment remplir le formulaire de demande, il faut enfin cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour l enregistrer. Une fois enregistrée, la demande peut encore être modifiée. Cependant, pour soumettre définitivement la demande, il faut cliquer sur le bouton «Soumettre» qui ne s affiche que lorsque l ensemble des informations sont renseignées et que les documents à fournir (X/X) ont été tous Uploadé. Une fois la soumission effectuée, l usager reçoit le message ci-contre. La procédure d enregistrement prend fin ici. Consultation de la demande Une fois la demande transmise, l usager peut consulter le résumé de sa demande sur la plateforme à partir du lien «Demande d acte». Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 18

19 L information «Publié» matérialise le fait que la demande a été transmise aux Services du GUPC pour traitement. L usager recevra des SMS pour la suite de la procédure. «Non payé» signifie que la demande a été transmise mais n a pas encore été payé. Si la demande est recevable, c est la suite du traitement qui notifiera à l usager, de se rendre au GUPC pour payer les frais d établissement de l acte sollicité. NB : Il faut noter que bien qu ayant fourni les documents électroniques en ligne (cf. Documents à fournir) la suite de la procédure nécessite que l usager fournisse les documents physiques lorsqu il sera contacté par les services du GUPC pour la création de son dossier. Guide d utilisation de la plateforme de demande en ligne d acte lié au Permis de Construire 19