LETTRE DE MISSION DESCRIPTIF DES MISSIONS DU COMPTABLE FISCALISTE AGREE

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1 LETTRE DE MISSION DESCRIPTIF DES MISSIONS DU COMPTABLE FISCALISTE AGREE 1. IDENTIFICATION DU CLIENT Téléphone : Fax : N d entreprise BE 0.. Activité : 1/11

2 2. LETTRE DE MISSION Entre les soussignés : JD TAX & SERVICES SPRL Représenté par DELAGE Jessica N d agréation IPCF N d entreprise BE dont le siège est établi à Rue Dossin, Liège Belgique Dénommé(e) dans la présente convention "le professionnel", Et Domicilié(e) à Agissant en N d entreprise BE 0.. Dénommé(e) dans la présente convention "le mandant", IL EST CONVENU CE QUI SUIT : Article 1 : la mission 1.1 Le mandant déclare par la présente confier au professionnel qui accepte, les missions comptables et les missions fiscales qui sont confirmées dans le descriptif des missions en annexe 3.1 [Fiche descriptif de la mission]. 1.2 La présente mission débute le 1 er Octobre 2009 Article 2 : obligations du mandant Eu égard à la mission confiée au professionnel, le mandant s'engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps toutes les informations nécessaires dans la forme et de la façon convenues, comme suit en annexe 2.2 [Fiche organisation pratique de notre collaboration]. Faute de quoi, le comptable sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres qui tomberaient sous le couvert de sa mission. Article 3 : obligations du professionnel Le professionnel accomplit en toute indépendance, avec dignité, probité ainsi que de manière consciencieuse, loyale et discrète, les missions qui lui sont confiées. Le professionnel n'est pas obligé de contrôler l'exactitude et l'exhaustivité des montants qui lui sont transmis par le mandant ou un de ses préposés, ni de vérifier la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et pièces probantes de toutes nature qui lui sont confiées ou présentées par le mandant comme étant des pièces irréfutables ou des pièces devant servir comme telles. Article 4 : responsabilité Le professionnel est seulement responsable de l'application des règlements et usages légaux et administratifs en vigueur au moment de l'exécution de la mission. Il est 2/11

3 également demandé au professionnel et au mandant de s adresser mutuellement et autant que possible par écrit, leurs objections, remarques, recommandations et conseils. Le professionnel ne peut être tenu responsable des fautes et erreurs professionnelles qui auraient été commises par quiconque avant l'entrée en vigueur de la présente convention. Article 5 : secret professionnel et blanchiment Le professionnel, ses mandataires ou employés s'engagent dans le cadre des missions qui leur sont confiées, à respecter le secret professionnel. Le mandant reconnaît être au courant que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Article 6 : fin de la convention Le professionnel et le mandant pourront en tout temps résilier la présente convention et/ou les procurations attenant à la lettre de mission moyennant l'envoi d'une lettre de résiliation par recommandée à la poste. La résiliation prend effet dès réception de la lettre recommandée. Article 7 : honoraires et conditions de paiement 7.1. Le professionnel rédigera une note d'honoraires mensuelle* / trimestrielle* / périodique* (*barrer les mentions inutiles) avec application de la TVA pour les prestations effectuées. Les honoraires sont calculés en fonction des accords repris à l annexe 2.3 [Fiche - descriptif des honoraires] Les honoraires sont à payer dans les 7 jours après l envoi de la note d honoraires, et ce, par virement sur le compte au nom de JD TAX & SERVICES SPRL. Ces tarifs sont indexables annuellement au 1 er Janvier suivant l indice des prix à la consommation en vigueur à la date d émission de la première note d honoraire. Toute contestation de sommes réclamées doit parvenir par écrit à l'adresse du professionnel dans un délai de 7 jours à compter de la date d'envoi de la note d'honoraires. Après expiration de ce délai, la créance est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû. Toutes les sommes échues et non payées portent de droit et sans mise en demeure préalable un intérêt de 12 % brut par mois, à calculer à dater de l'échéance avec un minimum de 50 EUR, augmentés des éventuels frais administratifs et de procédure. En cas de non-paiement des montants dus, le professionnel se réserve le droit de suspendre ses prestations dans les quinze jours après avoir envoyé une lettre recommandée d'avertissement et ceci jusqu'au paiement intégral de la dette. Article 8 : tribunaux Tout différend pouvant surgir à l'occasion de l'exécution ou de l'interprétation de la présente convention sera : Soit : De la compétence exclusive des tribunaux de Liège 3/11

4 Soit : Soumis à l'arbitrage de la Chambre exécutive compétente de l'institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes Agréés, Avenue Legrand, 45 à Bruxelles, pour autant qu'il s'agisse d'une contestation d'honoraires et de frais. Les parties reconnaissent être au courant du fait que la sentence arbitrale rendue par la Chambre exécutive est définitive et n'est donc pas, dans ce cas, susceptible d'appel. Article 9 : divers Les annexes 2.1, 2.2 & 2.3 font, après signature, partie intégrante de cette convention... Rédigé en deux exemplaires, Fait à Liège le / /. Le professionnel Le mandant 4/11

5 2.1 DESCRIPTIF DE LA MISSION - article 1.1. Lettre de mission 1. Comptabilité L'établissement du plan comptable en fonction de la mission confiée et son adaptation eu égard aux développements des activités. L établissement et la tenue de/l accompagnement du mandant dans le cadre des prestations comptables, notamment : une comptabilité forfaitaire une comptabilité simple, limitée aux obligations T.V.A. une comptabilité simple conforme aux obligations comptables et fiscales une comptabilité en partie double La tenue mensuelle/trimestrielle/annuelle des opérations suivantes : la centralisation mensuelle des livres les postes des journaux relatifs à chaque période les postes des journaux de fin d année L'établissement de : situations comptables et ce, pour fin de chaque trimestre/semestre/ année la situation comparative, sur trois ans, pour fin.de chaque année La tenue à jour des tableaux d amortissement. La tenue à jour du journal des inventaires. L établissement du projet de balance et de compte de résultat Autres.. 2. Droit des sociétés L établissement des projets de rapports, conformément aux dispositions légales Le suivi des rapports dans les registres y destinés Assistance pour la rédaction de tous les rapports possibles : par exemple, le rapport du réviseur et/ou de l expert-comptable, les rapports à et de l assemblée générale ordinaire /extraordinaire L établissement des comptes annuels à publier (bilan, compte de résultat, bilan social et commentaire). Le dépôt des comptes annuels, approuvés, à la Banque Nationale, les frais de dépôt sont à charge du mandant et sont payés préalablement sur le compte du professionnel / sur le compte de la Banque Nationale de Belgique Autres 3. T.V.A. L établissement et l introduction des déclarations T.V.A. 5/11

6 L information au mandant des provisions à payer L établissement et l introduction des listings Présence/représentation* lors des contrôles ainsi que réponse aux demandes de régularisations, procès-verbaux,. émanant de l administration de la T.V.A. (*nécessité de signer une procuration) Autres.. 4. Impôts des personne physiques / sociétés Etablissement des formulaires et annexes nécessaires à la déclaration à : l impôt des personnes physiques, impôt des sociétés, impôt des personnes morales, impôt des non-résidents Calcul provisoire du solde à payer/à recevoir relatif à l impôt Le suivi des paiements anticipés d impôt pour autant que le professionnel soit en possession de suffisamment d éléments. Remplir tous les formulaires et documents auxquels le contribuable est tenu de par la loi fiscale : entre autres déclarations 325 et fiches 281 Assistance au mandant dans le cadre de ses obligations fiscales : Par exemple : réponse aux demandes d informations réponse aux avis de rectification établissement et introduction des réclamations (nécessité de signer une procuration) autres. Rédaction et introduction de tous les documents relatifs à la retenue du précompte professionnel sur salaires salariés et dirigeants. Autres. 6/11

7 5. Impôts indirects comme douane, droits de successions.. 6. Droit social Calcul des salaires et traitements par trimestre, établissement des déclarations ONSS et des déclarations au précompte professionnel Etablissement de tous les documents et déclarations relatifs à la législation sociale. La communication mensuelle des données relatives aux salaires à l attention du secrétariat social Autres Divers Etablissement d un projet de plan financier sur la base des données communiquées par le mandant Inscription / modification auprès d un guichet d entreprise.. Les missions sont strictement limitées aux activités et périodes citées ci-dessus. Les deux parties peuvent solliciter une adaptation qui résultera de la signature explicite par les deux parties d un avenant à la convention d origine ou des faits. Rédigé en deux exemplaires, Fait à Liège, le / /. Le professionnel Le mandant 7/11

8 2.2 ORGANISATION PRATIQUE article 2 Lettre de mission Conseils pratiques afin de garantir un service optimal. Classement des documents comptables - un classeur reprendra 1. Factures d entrées : Toutes vos factures d achats (au nom de la société/indépendant), tickets et reçus classés par ordre de date (la plus ancienne en dessous), coller les tickets sur feuille format A4 ; Indiquer sur les documents quelle est le type de charge, ex : matériel de bureau ou matériel professionnel. 2. Factures de sorties : Toute les factures de sortie (à entête de la société/de l indépendant) classées par ordre de date également ; n oubliez pas de noter les coordonnées complètes de votre client, ainsi que son numéro d entreprise (ancien n de TVA). 3. Les extraits de banque ; Classés par ordre de date (le plus ancien en dessous) et par ordre de numéro d extrait. 4. Divers : Copie du contrat de location de l immeuble Copie des contrats financiers ; Copie de tous les contrats qui engagent votre activité. Toute correspondance avec des instances officielles (communales, régionales, fédérales ) Pour les déclarations TVA mensuelles ou trimestrielles Les déclarations sont à déposer pour le 20 du mois suivant ou du mois qui suit le trimestre comptable. Remettre vos factures d achats et de ventes, vos extraits de banque, classés dans une farde à anneaux, vers le 10 du mois qui suit le mois ou le trimestre en question ; Pour la déclaration fiscale Remettre tous vos documents, en mai de l année X+1 afin de finaliser votre dossier avant déclaration fiscale (juin de l année X+1) ; 8/11

9 2.3 DESCRIPTIF DES HONORAIRES ET FRAIS - article 7.1 lettre de mission TABLEAU DES PRESTATIONS ET HONORAIRES Catégorie Prix ( /h) Frais de déplacement 0,50 /km Prix en Euros hors TVA valables à partir du 1 er janvier 2010 Catégorie 1: Travaux administratifs tenue de comptabilité Rédaction de courrier, fax, mail,... Classement et numérotation de documents, réalisation de notes de frais Recherches auprès de tiers de pièces justificatives et de documents probants manquants Imputation et encodage informatique des factures d'achats, de ventes et des financiers Catégorie 2: Travaux de comptabilité et fiscalité Suivi, contrôle et validation des opérations reprises sous 1 Clôture des écritures comptables (OD rémunérations, corrections de comptes, ) Opérations comptables et fiscales périodiques relatives à la TVA Catégorie 3 : Rédaction d'état, suivis, contrôles et assistance Détermination des résultats et rédaction des comptes annuels Etablissement des déclarations fiscales Représentation du contribuable aux contrôles Organisation de comptabilités Etudes préalables à la constitution des sociétés, élaboration du plan financier Consultations verbales, avis fiscaux Catégorie 4 : Conseil, recherche et analyse Consultations écrites o o o Conseils en comptabilité (analyse d'écriture, création et organisation de comptabilités, consolidation, ) Conseils en fiscalité (stratégie, optimalisation, recherches juridiques, ) Conseils en gestion (définition de systèmes analytiques, financiers, budgétaires et de contrôle interne, ) Missions spéciales (liquidation, redressement,...) 1. tarif horaire Une note d'honoraires mensuelle/ trimestrielle détaillée pour les prestations précitées (en annexe 2.1). Détail de la nature des prestations effectuées et les honoraires y correspondants à base du tableaux en haut. 9/11

10 2. tarif forfaitaire Une note d'honoraires mensuelle/ trimestrielle détaillée pour les prestations précitées (en annexe 2.1) d un montant de. EUR hors TVA. En cas d augmentation significative du volume de travail eu égard à l année comptable antérieure, les deux parties adapteront les honoraires convenus de manière raisonnable, tenant compte de l accroissement du volume de travail. 3 Frais Le professionnel récupérera également les frais avancés par lui au nom et pour le compte du mandant (par exemple : les droits de dépôt des comptes annuels, l'inscription/la modification au près de la B.C.E., les droits d'enregistrement) et facturera les frais exceptionnels du bureau liés au dossier. Memo : Les honoraires sont à payer dans les 7 jours après l envoi. Toutes les sommes échues et non payées portent de droit et sans mise en demeure préalable un intérêt de 12% brut par mois, à calculer à dater de l'échéance avec un minimum de 50 EUR, augmentés des éventuels frais administratifs et de procédure. [art 7.2. de la lettre de mission]. Rédigé en deux exemplaires, Fait à Liège, le / /. Le professionnel Le mandant 10/11

11 PROCURATION La soussignée : N d entreprise : BE 0.. Déclarent par la présente donner mandat et procuration à : JD TAX & SERVICES représenté par Jessica DELAGE, comptable(fiscaliste) agréé sous le numéro : Pour, en son nom, faire une (re)inscription / effectuer une radiation/ apporter une modification à l inscription auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (B.C.E.) via les services compétents (Guichet d entreprise, O.N.S.S., Administration de la T.V.A. ou Greffe du tribunal de commerce de ). De plus, tous les renseignements à cette fin peuvent être pris auprès de tierces personnes et d institutions et tous les documents nécessaires être signés par le mandataire. Par ailleurs, le mandataire est autorisé à transférer à des tiers la présente procuration par le biais d une procuration spéciale. L actuelle procuration restera valable hormis révocation écrite et expresse signifiée au mandataire et à l Administration. Rédigé en trois exemplaires (1), Fait à Liège, le / /. DELAGE Jessica Comptable-Fiscaliste (signature précédée de la mention manuscrite «bon pour procuration») (1) un exemplaire pour l Administration (1) un exemplaire pour le mandant (1) un exemplaire pour le mandataire 11/11