La gestion administrative. des élèves ou stagiaires

Transcription

1 La gestion administrative des élèves ou stagiaires Gestion des Actions LIées à l Alternance LES ELEVES OU STAGIAIRES ET LES INSCRIPTIONS Identifiez vos élèves ou stagiaires par leur nom, prénom et leurs coordonnées. Ces informations sont automatiquement reprises si elles ont été renseignées dans la fiche «candidat». Certaines informations vous manquent? Utilisez les nombreux champs paramétrables disponibles. L élève/stagiaire existe dans la base prospect/candidat L élève/stagiaire n existe pas dans la base prospect/candidat Récupération automatique des informations saisies dans la base prospect/candidat Création de l élève ou du stagiaire directement dans la base stagiaire Inscription Financements Convention

2 30 Les financements d une formation sont individualisés par élève/stagiaire et par inscription, permettant ainsi de gérer facilement la multiplicité des financements et cofinancements dans une même formation. A partir d un même écran, mettez en place l inscription, la convention, les financements, les cofinancements, les suites de financements ainsi que les échéanciers de facturation. Les financements sont automatisés par des règles en fonction du statut de l élève/stagiaire : Le contrat de professionnalisation

3 31 La formation initiale Les changements de statut (contrat de professionnalisation, initiale), rupture de contrat et changement d entreprises sont également intégrés dans notre logiciel tout en gardant l historique du parcours complet des apprenants. Les élèves/stagiaires sont présents par défaut ; l intégralité du parcours est récupéré de la planification de la formation Il est alors possible d éditer le «planning annuel» de l élève/stagiaire afin de l envoyer à l OPCA sans avoir saisi de dates ou d heures de présence.

4 32 Adaptez et modularisez les parcours de vos élèves/stagiaires en individualisant leur formation par de multiples possibilités : Choix des matières/modules de formation dans une même action Réalisation de matières/modules complémentaires dans d autres formations ou troncs communs avec d autres groupes Réalisation d allègements de formation par élève/stagiaire Seules les absences sont saisies sur le planning graphique journalier ou hebdomadaire. L intervenant peut réaliser l appel de son cours par le portail pédagogique SC-Form.net, afin de simplifier la saisie au personnel administratif. Il est récupéré en temps réel par le personnel administratif. Dans ce cas, seul le motif d absence sera à ajouter une fois connu.

5 33 Chaque élève/stagiaire et son tuteur (si vous leur en donnez le droit) disposent d un portail Internet illimité directement intégré dans votre site et accessible depuis un smartphone ou une tablette. Il leur permet de consulter l agenda de l élève, son parcours, le déroulé pédagogique de sa classe, son travail à faire, ses notes et ses observations, Tous les documents des stagiaires ou de la classe sont alors disponibles sans aucune saisie de dates ou d heures de présences Trombinoscope : la photo des élèves/stagiaires peut être mémorisée afin d imprimer le trombinoscope d une classe ou de réaliser des documents élèves/stagiaires avec leur photo.

6 34 Conventions de formation Feuilles d émargements individuelles ou groupes

7 35 Avis d absence : la liste des absences des élèves/stagiaires peut être envoyée par au tuteur ou à l élève/stagiaire luimême. Elle sera réalisée à la journée, à la semaine, au mois ou sur une période. Heures de rattrapage : les heures de rattrapage sont également gérées de manière très automatisée afin de ne pas perdre de volumes d heures en facturation.

8 36 Attestations de présence Tous ces documents sont personnalisables par les utilisateurs en fonction des spécificités de chaque organisme et peuvent être envoyés par courrier ou par mail. Un historique détaillé d heures par élève/stagiaire sera généré et permettra d avoir un récapitulatif des heures stagiaires réelles et de rattrapage par mois, par année et sur la totalité de la formation.

9 37 A partir du portail pédagogique (donc de votre site internet), un élève/stagiaire pourra également consulter ses notes, ses crédits ECTS, son évolution, son planning, son travail à faire ainsi que le déroulé pédagogique de la classe. Le déroulé pédagogique saisi par l intervenant est consultable et imprimable par chaque élève/stagiaire à partir du portail pédagogique. Il s affiche directement sur l agenda de l élève. Chaque séance pourra posséder des travaux à faire pour un prochain cours ainsi que des ressources (documents, liens internet, fichiers audio et vidéo).

10 38 Pour les élèves/stagiaires en formation initiale, suivez leurs stages en entreprise. Gérez une base d entreprises d accueil (coordonnées, contacts, historique des stagiaires accueillis,...) et développez une correspondance avec elles (mailing, prises de contact, conventions de stage en entreprise, remerciements, ). Les intervenants peuvent directement planifier les suivis en entreprises à partir du portail pédagogique SC-Form.net et rattacher un compte-rendu de visite.

11 39 LA FACTURATION ET LES REGLEMENTS Générez vos factures avec un assistant de facturation qui récupère directement les éléments nécessaires. Il permet de réaliser automatiquement vos factures en fonction des différents types de tarification définis dans la convention (heures stagiaires, forfait stagiaire ou montant global, forfait groupe en jour, en ½ journée ou en heure). Il existe de multiples possibilités de facturation : totale, par acompte, à la fin du stage ou de date à date. Vous pouvez facturer par échéance, par convention ou par formation sur la base d un échéancier pré défini déclenchant des alertes de facturation reliées à chaque convention. Les modèles de factures sont réalisés et sont entièrement personnalisables par les utilisateurs. Envoyez directement les factures en comptabilité et supprimez ainsi la double saisie. Des passerelles comptables existent vers les logiciels : ACD Groupe, CEGID, Ciel, EBP compta, Quadra, Sage ligne 30, ligne 100.

12 40 Des états de suivi des factures par convention sont disponibles : Suivez les règlements de vos factures par le rapprochement entre les règlements reçus et les factures non soldées. Des passerelles comptables sont disponibles pour les règlements vous évitant ainsi la double saisie. Seul le lettrage reste à faire dans votre logiciel de comptabilité. Consultez, en temps réel, les retards de paiement et le nombre de jours de dépassement par rapport à l échéance. Indiquez un niveau de relance par facture en retard et imprimez les lettres de relance correspondantes (modèles entièrement personnalisables). D autres outils de contrôle permettent d avoir des tableaux de bord de gestion : Suivi du prévu-facturé-réglé d une convention

13 41 Ecart Convention facture - règlement