Notice utilisateur Intertaxe

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1 Comité Interprofessionnel de l Apprentissage Nord-Pas de Calais C.I.A.N. 4, avenue de la Créativité B.P Villeneuve d Ascq CEDEX 1 Notice utilisateur Intertaxe Cabinet comptable Edition : 14/01/2016

2 SOMMAIRE 1. Préambule... 3 a) Présentation... 3 b) Fonctionnalités... 3 c) Adresse du site... 3 d) Spécificités techniques et minimum requis... 3 e) Logiciels tiers pour les exports Ergonomie des grilles Gestion des accès Les menus Collaborateurs DADSU Mes dossiers Déclaration de la Taxe d Apprentissage Déclaration de la Formation Professionnelle Continue Etat d avancement des dossiers Ecoles FPC Editions Informations Législation Taxe Apprentissage

3 1. Préambule a) Présentation Le site INTERTAXE permet la déclaration en ligne des dossiers de la Taxe d Apprentissage des entreprises des cabinets comptables ainsi que la déclaration en ligne de la Formation Professionnelle Continue. b) Fonctionnalités Le site INTERTAXE vous propose : Une gestion des données des entreprises et des cabinets comptables. L intégration des données DADS (norme N4DS). Une saisie simplifiée des dossiers. La saisie et le contrôle des données selon la législation en cours. La vérification des répartitions en fonction des habilitations publiées dans les listes préfectorales. L export des données au format PDF La gestion des collaborateurs. 3 c) Adresse du site Le site Internet INTERTAXE se trouve à l adresse suivante : Le protocole HTTPS étant la garantie d une navigation web sécurisée. d) Spécificités techniques et minimum requis Afin de fournir un maximum d interactivité avec ses utilisateurs, INTERTAXE a recours à plusieurs technologies Internet avancées telles qu Ajax et JSON. De ce fait, il est indispensable que le navigateur Internet soit récent. Navigateur Internet Nous vous invitons à opter pour les navigateurs Internet suivants : Google Chrome, Internet Explorer 8 minimum ou Mozilla Firefox. INTERTAXE étant optimisé pour Google Chrome, ce navigateur Internet emporte notre préférence. Si vous utilisez Internet Explorer, le module XMLHTTP doit être coché dans les options Internet avancées du menu Outils (ce module est présent par défaut mais parfois n est pas coché). Vous pouvez obtenir ces logiciels disponibles gratuitement à ces adresses : Google chrome : Internet Explorer : Firefox :

4 Bande passante D autre part, ces technologies nécessitent d avoir un accès Internet ayant une bande passante suffisante et des temps de réponse corrects. En cas de doute, veuillez contacter votre administrateur réseau. e) Logiciels tiers pour les exports Le site Internet INTERTAXE permet d exporter certaines données au format PDF. Il est donc conseillé d avoir installé sur le poste utilisateur Adobe Acrobat Reader (pour lire les PDF), si vous souhaitez utiliser ces fonctionnalités. Adobe Acrobat Reader : Ergonomie des grilles Nombre de lignes Toutes les grilles permettent de définir le nombre de lignes à afficher par page : 10 par défaut et 100 au maximum. Colonnes affichées Le bouton affichage permet l affichage de tous les champs souhaités dans la grille et ainsi de pouvoir filtrer la recherche selon des critères souhaités Exemple de champs de la grille de recherche des écoles

5 Tris Chaque colonne peut être triée en ordre croissant ou décroissant. Un tri par défaut est affiché quand une grille s affiche. tri croissant ou tri décroissant En cliquant sur l icône «aucun tri» caractérise la présence du tri., la grille est triée instantanément. Filtres 5 3. Gestion des accès

6 Mot de passe oublié 6 Créez votre compte utilisateur

7 7 Gestion des coordonnées Possibilité de modification du mot de passe

8 Cabinets multi-sites Vous pouvez gérer plusieurs cabinets pour un seul compte. 8 Le clic sur l icône de travail à l autre. permet d afficher les différents profils et de passer d un espace MACHECOUL CLISSON ST PHILIBERT

9 Se déconnecter Cliquez sur «Déconnexion» à droite dans le menu du haut pour retour à la page d accueil (identifiant et mot de passe). 9

10 4. Les menus Après identification, vous avez accès aux menus. Le menu haut est informatif. Le menu vertical présente les principales fonctionnalités. Cliquez sur permet de fermer le volet latéral gauche Aux informations du cabinet Vérifiez les informations concernant votre cabinet En cas de modifications, cliquez sur ce lien. Peuvent être modifiées ou complétées : raison sociale, complément raison sociale, adresse, complément adresse, code postal, ville, téléphone, portable, fax, adresse électronique. Toutes les éditions (courriers d appels ) tiendront compte de vos modifications.

11 11 Enregistrez les nouvelles informations par le bouton «Enregistrer» 5. Collaborateurs Le cabinet comptable peut confier un portefeuille de dossiers à ses collaborateurs. Le collaborateur en s identifiant en page d accueil n a accès qu à son portefeuille de dossiers. S il sélectionne «Pas de collaborateur», il voit uniquement les dossiers qui n ont été attribués à aucun collaborateur. Gérez vos collaborateurs Administration : création, mais aussi modification et suppression d un collaborateur. A noter, la suppression d un collaborateur est possible s il n a pas de dossiers affiliés.

12 Répartissez leurs dossiers La grille des clients apparait et il est possible d attribuer à chacun des collaborateurs une fois leurs coordonnées créées. Choisir le collaborateur dans la liste déroulante au bout de la grille DADSU Un module d intégration de vos DADS-U (norme DASDU et 4DS) vous est proposé dans le menu Dossier Il permet la transmission, directement au serveur, des données nécessaires au calcul de la Taxe d Apprentissage et de la Formation Professionnelle Continue. Il évite ainsi une re-saisie fastidieuse des données concernées (masse salariale, coordonnées entreprises, NAF, IDCC, effectifs, apprentis, ). Pour cela sélectionner le bouton AJOUTER.

13 13 Sélectionnez le(s) lecteur(s) à parcourir pour y retrouver les fichiers DADS. Cliquer sur Ouvrir. Une fois les sélections effectuées (possibilité de retirer un fichier par un clic sur RETIRER), cliquer sur INTEGRER.

14 Cliquer sur INTEGRER. Le message suivant apparait Mes dossiers Créer Cette modalité permet d ajouter une entreprise qui ne serait pas encore présente dans la liste. Les champs obligatoires lors d une création sont : Siret, Raison sociale, Code postal, Commune Les accès de cette entreprise à Identifiant : numéro d identifiant Mot de passe : clef web automatiquement créée

15 Si vous n enregistrez pas et que vous utilisez le bouton «Retour», vous perdez toutes les données saisies. Liste des dossiers Cet écran liste tous vos dossiers : 15 Le clic sur l icône permet d accéder au dossier. En haut à gauche : un menu informatif sur les coordonnées En bas à gauche : la possibilité de déposer des pièces justificatives

16 A droite : la déclaration de Taxe d Apprentissage et de Formation Professionnelle Continue. 16 Modifier les coordonnées Dépôt de pièces Il est possible de déposer des pièces justificatives (conventions de stage ou contrats d apprentissage). Cette fonctionnalité est disponible dans la page d accueil du dossier de l entreprise, accessible à nouveau après validation de l étape Déclaration de la Taxe d Apprentissage Pour effectuer la déclaration en ligne de la Taxe d Apprentissage, munissez-vous des DADSU, des conventions de stage et des contrats d apprentissage. Grâce à l intégration de vos DADS (cf. menu DADSU), la plupart des valeurs obligatoires pour les calculs sont pré-renseignées (masses salariales, NAF, IDCC, effectifs, coordonnées apprentis et dates de contrats). Il reste alors à compléter uniquement certaines informations : éventuelles déductions (frais de stages, dons en nature) et répartition.

17 Pour réaliser votre déclaration, cliquer sur l étape 1 «Calcul de la Taxe d Apprentissage», vous obtenez l écran suivant : 17 Utilisez les boutons pour naviguer dans les différentes étapes ou cliquez sur les boutons numérotés de 1 à 5. Commencez par enregistrer votre effectif et celui concernant votre (vos) apprenti(s) éventuel(s) présent(s) en cours d année et présent(s) au 31/12. Enregistrez votre (vos) masse(s) salariale(s).

18 Déductions En cas de déductions pour frais de stage, cliquez sur le bouton 4 «Déductions». Cliquez sur le lien «Ajouter un Frais de stage». 18 La fenêtre suivante apparait et affiche le plafond déductible (3% de la taxe brute). Saisir la catégorie concernée selon la formation préparée par le stagiaire. Catégorie A : niveau 5, 4 ou 3 Catégorie B : niveau 1 ou 2 3 choix de saisie possibles : les dates (début et de fin de stage), le nombre de jours ou le montant. La saisie proposée par défaut est la saisie par dates.

19 L affichage d une grille permet la visualisation de la saisie en cours en cas de plusieurs stagiaires. La saisie des coordonnées du(es) stagiaire(s) est facultative. Continuer la saisie des informations nécessaires au calcul financier jusqu au bouton Un récapitulatif s affiche et donne le montant à payer, validez pour passer à la suite de la déclaration. Présence d apprenti(s) au 31/12 L étape 2 est obligatoire, si présence d au moins un apprenti au 31/12. Cliquez sur l icône

20 Le haut de l écran indique le quota disponible, le nombre d apprentis restant à désigner Cas des entreprises de plus de 250 salariés soumises à la CSA (Contribution supplémentaire à l apprentissage) Cliquez sur «Ajouter un apprenti» Un écran de recherche de CFA et de la formation associée apparait. Le critère de recherche idéal est le code UAI. Il est présent sur le contrat de l apprenti. 20 Après avoir choisi le CFA, déroulez le détail des formations au moyen de l icône Choisissez le diplôme concerné et cliquer sur «Sélectionner».

21 Une fenêtre s ouvre avec les informations pré-renseignées concernant le CFA et la formation préparée et son coût publié par la préfecture de région. 21 Il reste à renseigner l identité de l apprenti et à préciser ses dates de contrat. Après validation, le message suivant apparait. Après validation, le solde quota disponible baisse automatiquement dès qu un montant est saisi dans le champ quota obligatoire. Lorsque la saisie des apprentis est terminée, passez à l étape suivante.

22 Répartition de la Taxe d Apprentissage L étape 3 consiste en la saisie de répartition éventuelle. 22 Cliquez sur l icône Un module recherche école est proposé grâce au bouton «Ajouter un établissement». Validez l étape répartition. Validation globale Vous pouvez modifier les informations déclaratives tant que la validation globale n a pas été effectuée.

23 Moyens de paiement Rappel du montant à régler 23 Règlement possible par : Chèque ou virement Prélèvement automatique* si le service Taxe a opté pour cette solution Cas du paiement par chèque bancaire OCTA.

24 Cliquez sur l icône pour générer le bordereau de déclaration TA. 24 Cochez «Bordereau de déclaration TA» et validez. Le bordereau apparait au format pdf. Les différents états de la déclaration TA Ils sont visibles dans la liste des dossiers. Validé : déclaration validée En cours : déclaration saisie mais non finalisée

25 9. Déclaration de la Formation Professionnelle Continue Dans l onglet «Mes dossiers», «liste», choisir l entreprise concernée puis cliquez sur «créer une nouvelle déclaration» 25 Etape 1 : Déclaration Renseigner les différentes données de l entreprise (masses salariales FPC et CDD, effectif, fiscalité, NAF, IDCC ) Grâce à l intégration de vos DADS (cf. menu DADSU), les zones obligatoires de l étape 1 sont renseignées. Cliquez sur «SUIVANT» pour passer à l étape 2

26 Etape 2 : Effectif Si votre entreprise compte plus de 10 salariés, vous passez à l étape 2 pour laquelle vous devez renseigner si oui ou non l entreprise a signé un accord CPF et si elle se trouve en situation de lissage. 26 Si votre entreprise compte moins de 10 salariés, vous passerez directement à l étape 3 versements complémentaires. Cliquez sur «SUIVANT» pour passer à l étape 3 Etape 3 : Versement complémentaire Cette étape vous permet d indiquer éventuellement le montant du versement volontaire que l entreprise souhaite faire à son OPCA de branche en plus de son obligation légale et/ou conventionnelle. Si l entreprise est soumise à une taxe additionnelle particulière dont nous n avons pas connaissance, vous avez la possibilité d ajouter le montant de cette taxe également sur cette étape. Cliquez sur «SUIVANT» pour passer à l étape 4

27 Etape 4 : Déduction 27 Si l entreprise a versé des acomptes à son OPCA de branche, l étape 4 lui permettra de déduire le montant des acomptes déjà versés à son OPCA. Cliquez sur «SUIVANT» pour passer à l étape 5 Etape 5 : Choix de la convention Quand les données de l entreprise sont renseignées, cliquez sur l icône «Suivant» pour générer la liste des conventions applicables. Vous sélectionnez la convention souhaitée et cliquez sur «Valider» (L IDCC 1486 de l ex relève du FAFIEC) Cliquez sur «Calculer» afin de voir apparaitre les résultats du calcul. La validation de la fiche renvoie vers le détail de la convention en fonction des dispositions légales et conventionnelles en vigueur (contribution, calcul, particularités, informations complémentaires ).

28 28 Ce tableau de détail présente : Les différentes contributions applicables avec leurs taux spécifiques Le ou les OPCAS compétents pour collecter les contributions Le montant de chaque contribution Le montant global des contributions Des informations complémentaires liées aux remarques sur la convention et/ou l OPCA La possibilité de «Modifier la déclaration» La possibilité de «Retourner à la fiche entreprise» pour revenir à la page d accueil La possibilité d avoir accès au «bordereau» de déclaration La possibilité de «valider» et de «choisir le moyen de paiement» 10. Etat d avancement des dossiers Une synthèse au format PDF de l état des dossiers

29 Etat Dossier Contribution CFA : A faire s il reste du Quota Obligatoire à répartir, Apprentis au 31/12 : nombre d apprenti(s) déclaré(s) au 31/12, Affectations : oui si des écoles sont citées, Reste affectation : oui s il reste des montants à affecter (dossier non exonéré), Montant de la taxe nette. 29 Masse salariale, Masse salariale CDD, Etat : Non traité - En attente Finalisé Non assujetti - Exonéré, Code NAF, IDCC (N convention) OPCA et montant de la contribution calculée.

30 12. Ecoles La grille de recherche s affiche lorsque l on clique sur cet icône. Un clic sur le de formation éventuels. Un clic sur le permet d afficher les formations dispensées et les différents sites permet de masquer le détail. 30 Ne cumulez pas trop de critères. Un seul mot (ou une partie du mot) suffit souvent à obtenir le(s) résultat(s). Exemples : "LYCEE PIERRE ET MARIE CURIE" Saisissez "CURIE" dans le nom de l'école. "12 BOULEVARD DU MARECHAL DELATTRE DE TASSIGNY" Saisissez "TASSIGNY" dans l'adresse. "59046" -> Saisissez "59" dans le code postal. CHALONS-EN-CHAMPAGNE" -> Saisissez "CHALONS" dans le nom de la ville.

31 13. FPC Ce menu permet d accéder aux bases de données relatives au sujet de la Formation Profesionnelle Continue NAF sont considérés comme rarement soumis à la Taxe d Apprentissage. Filtrez sur «Oui» sur la colonne «Exonérable TA» pour les lister. 2 critères de recherche sont proposés : le NAF ou l activité. Mentionnez le code NAF ou un mot de recherche de l activité principale permet de vérifier quel est l organisme collecteur compétent.

32 Le clic sur le + permet de visualiser les éléments précis concernant les dispositions législatives et conventionnelles relatives au NAF visé. 32

33 Filtrez sur la colonne «Type» pour de lister : des OPCA de branches Nationaux. des OPCA interprofessionnels AGEFOS, OPCALIA. des Fongecifs (collecteurs du Congé Individuel Formation) FONGECIF. 33 Le clic sur permet de visualiser les coordonnées précises de l OPCA.

34 14. Editions De nombreux exports au format PDF sont disponibles : bordereau, appel de cotisation, reçus, archives 34 En cochant sur plusieurs type de documents (ex Bordereau TA simplifié et Bordereaux FPC) le système génère le pdf des 2 bordereaux simultanément. Grace à l option «1 fichier par établissement», vous pouvez générer un fichier compressé (format.zip) qui regroupe l ensemble des éléments par dossier, et générer autant de fichiers que de dossiers sélectionnés Les divers exports réalisés sont listés et les exports en cours sont mentionnés.

35 Il est possible de générer des exports pour toutes les entreprises pour lesquelles des calculs ont été établis, mais aussi - des documents concernant uniquement les entreprises de la recherche - des documents concernant uniquement les entreprises de la recherche 35

36 15. Informations Vérifiez si votre navigateur est compatible avec intertaxe.org, dans la rubrique «informations», (menu haut) sous le titre «VOTRE CONFIGURATION». La ligne «Navigateur» indique le nom et la version installés sur votre ordinateur. 36 Le site est déclaré à la CNIL. Le CIAN, comme indiqué dans sa charte, respecte la confidentialité et l intégrité des données.

37 16. Législation Taxe Apprentissage 37

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