Catalogage : Saisie pas à pas d un livre

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1 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/08 1 Catalogage : Saisie pas à pas d un livre 1. Saisir, Consulter, Modifier, Supprimer Le statut des fiches 2 a) Fiche nouvelle : saisie 3 b) Fiche existante : consultation 3 c) Fiche modifiée : modification Suppression d une fiche Les listes des existants (double-clic ou F2) Les nomenclatures (listes d autorité) 5 2. Gestion du fonds, catalogage : Saisie d un livre pas à pas Onglet : Description bibliographique Onglet : Analyse documentaire Le bouton Parties composantes (0) Le bouton Exemplaire(0) 13 Pour mémoire : la touche F9 13

2 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/ Saisir, Consulter, Modifier, Supprimer Dans BCDI, il n existe pas directement les fonctions saisir consulter modifier supprimer L affichage d une fiche BCDI permet toutes ces fonctions. Pour cela : Gestion du fonds, Catalogage, Voir,Saisir Choisir les caractéristiques du document - Support du document - Type de document - Type de nature Une fiche vierge est proposée avec 2 onglets : - Description bibliographique - Analyse documentaire 1.1 Le statut des fiches Il existe 3 statuts de fiches : fiche nouvelle : Nouv fiche existante : Ex fiche modifiée : Mod

3 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/08 3 a) Fiche nouvelle : Lorsqu on saisit quelques caractères dans un champ, la mention Nouvelle apparaît dans le bandeau bleu en haut Statut fiche Nouvelle : un bandeau bleu en bas de la fiche b) Fiche existante : consultation Pour consulter une Fiche existante, Catalogage, Retrouver Statut fiche Existante : : un bandeau vert en bas de la fiche

4 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/08 4 c) Fiche modifiée : modification Lorsqu on modifie un champ quelconque dans une fiche existante, le statut de la fiche change Statut fiche Modifiée (Mod) : un bandeau rose en bas de la fiche Nota Si vous cliquer sur Quitter sans avoir enregistré votre modification, BCDI vous demande : - Si vous cliquez sur Oui vous perdez votre modification ou votre saisie - Si vous avez oublié d enregistrer cliquer sur Non, puis Enregistrer. 1.2 Suppression d une fiche Afficher une fiche existante puis cliquer sur le bouton Supprimer ( poubelle) A ne pas confondre avec le bouton Gomme qui permet de Revenir à une fiche vierge 1.3 Les listes des existants (double-clic ou F2) Dans la plupart des champs, un double-clic (ou F2) ouvre la fenêtre des existants La fenêtre des existants : Elle a trois rôles - En saisie : Capturer une forme (chaîne de caractères) existante pour éviter de la saisie et assurer la cohérence de la base en capturant des formes existantes - En consultation : Afficher rapidement une fiche existante à partir du contenu d un de ses champs puis cliquer sur Fiche suivante - En consultation : Afficher rapidement les Fiches associées : cliquer sur le bouton Voir les fiches associées (en bas de la liste des existants) en particulier pour les Périodiques et les sites Internet

5 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/ Les nomenclatures (listes d autorité) Exemple : le champ Support a) Les champs fermés avec listes d autorité Cliquer sur pour ouvrir le menu déroulant de la liste d autorité des champs fermés Vous pouvez taper une initiale (ou utiliser l ascenseur) pour vous déplacer rapidement dans la liste puis cliquer sur la forme à capturer. ou Double-cliquer (ou F2) dans le champ Support pour afficher les supports existants La fenêtre des existants : seuls les existants dans la base apparaissent Rappel : ne pas confondre avec d autorité des champs fermés qui fait apparaître la liste

6 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/08 6 Exemple, le champ Natures b) Les champs ouverts avec listes d autorité Cliquer sur pour ouvrir le menu déroulant de la liste d autorité des champs ouverts Ou Double-cliquer (ou F2) dans le champ Natures pour afficher les existants Rappel : ne pas confondre avec d autorité des champs ouverts qui fait apparaître la liste 2. Gestion du fonds, catalogage : Saisie d un livre, pas à pas Pour démarrer une saisie cliquer sur : Gestion du fonds, Catalogage, Voir/saisir Un écran de sélection apparaît Choisir les caractéristiques du document - Support de document - Type de document - Type de nature Un masque de saisie correspondant aux caractéristiques du document ( ici un livre) est proposé avec 2 onglets : - Description bibliographique - Analyse documentaire Ce masque de saisie est différent selon les choix : il est différent pour un Livre, un Périodique, un Site internet. Par exemple : le champ Genre n apparaît qu avec le Type de nature = Fiction. La notion «Notices / Documents» n a plus cours dans ces masques de saisie. Elle est remplacée par la notion «champs de description bibliographique / champs d analyse documentaire» TOUS les documents, quel qu en soit le support, ont désormais une notice générale OBLIGATOIRE : les champs de la table Notices et de la table Documents peuvent donc être confondus dans cette saisie.

7 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/ Onglet : Description bibliographique Support, Type du Document et Langue sont automatiquement renseignés 1. Saisir le Titre du document Recherche d'information sur l'internet : outils et méthodes - Significatif : Oui par défaut. Si le titre n est pas significatif, remplacer Oui par Non 2. Saisie du champ Auteurs Lardy, Jean-Pierre Pour cela 2 cas : 1. L auteur est existant dans la base - double-clic (ou F2) dans le champ Auteurs (la fenêtre des existants s ouvre) - double-clic sur l auteur qui est ainsi capturé 2. L auteur n existe pas dans la base - cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Auteurs apparaît ). Saisir l auteur - Enregistrer et Retourner De la même manière, on peut saisir plusieurs auteurs ( maximum 3) 3. Saisie du champ Fonctions (champ ouvert avec liste d autorités) : Auteur Capturer dans la liste d autorités la fonction de l auteur (mention de responsabilité) 4. Saisir la Date de parution : 2001 Pour choisir la date 2 moyens mnémotechniques TADC : Page de Titre, Achevé d imprimer, Dépôt légal, Copyright PADECO : Page de titre, Achevé d imprimer, DEpôt légal, COpyright Si le support est Internet en Type Doc, Ressource électronique s affiche automatiquement mais on peut le modifier par Ressource en ligne 5. Saisir Mention d édition 5e éd. mise à jour 6. Saisir le Code barre Pour cela le lire avec un lecteur code à barres, sinon le saisir au clavier 7. ISBN Cliquer dans le champ ISBN.

8 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/08 8 Une fenêtre vous demande si vous voulez créer un ISBN à 10 chiffres ou à 13 chiffres (si vous avez saisi une date de parution postérieure au 31/12/2006, cette question ne vous est pas posée, c est un ISBN à 13 chiffres qui est automatiquement créé). L ISBN calculé à partir du code à barres s affiche automatiquement : Remarque : Si vous ne disposez pas de lecteur de code à barres, l opération inverse est aussi possible. Vous pouvez saisir d abord un ISBN qui calculera automatiquement le code à barres. 8. Editeur Cas particulier : la saisie d un deuxième ISBN Saisir premier ISBN, Saisir séparateur (signe / ), deuxième ISBN 3 cas peuvent se présenter : 1. L éditeur, avec son ISBN, est existant dans la base - Clic dans le champ Editeurs, l éditeur s affiche :ADBS 2. L éditeur n existe pas dans la base - cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Editeurs apparaît. Saisir l Editeur ADBS et son ISBN Enregistrer et Retourner 3. L éditeur est existant dans la base, mais son ISBN n a pas été saisi - Clic dans le champ Editeurs, l éditeur ne s affichera pas Pour compléter alors la fiche Editeur : - Cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Editeurs apparaît. - Pour capturer l Editeur, Double-clic dans le champ Editeurs - Pour afficher l Editeur, Page suivante - Saisir l ISBN Enregistrer et Retourner Cas particulier : la saisie d un second éditeur - Placer le curseur à la fin du premier éditeur après le signe / - Récupérer le 2 éditeur avec un double-clic s il existe - S il n existe pas, cliquer sur le bouton Voir, saisir pour le créer 9. Saisir le champ Coût ( indispensable pour établir des statistiques) 15 Les usagers ayant commencé la saisie en francs (conversion d une base BCDI 2) pourront, grâce à l utilitaire CONVEURO livré avec BCDI, convertir leurs Francs en Euros.

9 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/ Collection 3 cas peuvent se présenter : 1. La collection, avec son ISSN, est existante dans la base - Saisir l ISSN Clic dans le champ Collection : la Collection s affiche : Sciences de l'information. Série Recherches et documents Ou bien - Dans le champ Collection : - Cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Collection apparaît. - Pour capturer la Collection, Double-clic dans le champ Collection - Pour afficher la Collection, Page suivante - Enregistrer et Retourner 2. La collection n existe pas dans la base - Cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Collections apparaît. Saisir la Collection Sciences de l'information. Série Recherches et documents et son ISSN Enregistrer et Retourner 3. La collection est existante dans la base, mais son ISSN n a pas été saisi - Si on saisit l ISSN , la collection ne s affichera pas dans le champ Collection Pour compléter alors la fiche Collection : - Cliquer sur le bouton Voir, Saisir : le masque de saisie Collection apparaît. - Pour capturer la Collection, Double-clic dans le champ Collection - Pour afficher la Collection, Page suivante - Saisir l ISSN Enregistrer et Retourner 11. Saisir le champ Collation 100 p. ; 30 x 21 cm 12. Saisir le champ Notes Bibliogr. Glossaire. Index 13. Champ Elément ass., Cliquer sur le bouton Voir, Saisir. L onglet Ressources s affiche La table Ressources permet de joindre des ressources numériques par exemple : des sites Web, des images (.jpg ), des sons (.wav), des vidéos (.avi), des textes (.doc), des documents PDF (.pdf ) etc. On peut par exemple, mettre dans ce champ la couverture scannée du livre, ou la photo de l auteur ou sa biographie, ou un de ses textes enregistrés -Nom Ouvrage en ligne, Image, Texte, Son. -Adresse Chemin des données du fichier (exemple W:\ Bcdi2007\images\image.jpg )

10 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/ Type Liste d autorité fermée : image animée, image fixe, programme informatique, ressource interactive, ressources combinées, service en ligne, son, texte, autre). -Droits portant sur la ressource (par exemple «libre de droit», «payant», etc.) -Format Par exemple texte/html, pdf, wav -Temporaire Non 14. Les champs Fiche n (ID), Saisie le, Modifiée le, et Temporaire sont renseignés automatiquement. 15. Enregistrer 2.2 Onglet : Analyse documentaire 1. Saisir le champ Proposition de cote pour les exemplaires Cote : LAR 2. Type de nature Documentaire est renseigné suite au choix précédent Remarque Si Type de nature Fiction, l écran est différent et le champ Genre qui apparaît doit être renseigné si nécessaire Exemple : Nature Roman et Genre Policier 3. Saisir le champ Natures : Documentaire 4. Saisir le champ Résumé Rappel des modes de diffusion de l'information sur le réseau. Présentation des outils les plus utilisés : recherche d'information par type de services, outils humains et outils automatiques. Filtrage de l'information : principes de fonctionnement et exemples. Principes d'interrogation des bases de données. 5. Les descripteurs du thésaurus - Cliquer sur le bouton Descripteurs Exemple : - Saisir recherche documentaire puis Entrée - dans la fenêtre Thésaurus, la liste se positionne sur le descripteur recherche documentaire et vous pouvez voir son environnement sémantique Terme générique : documentation et 2 Termes spécifiques. - Vous pouvez naviguer dans cet environnement, exemple double-cliquer sur recherche documentaire informatisée Le bouton Hiérarchie Exemple : Choisir le descripteur recherche documentaire et cliquer sur le bouton Hiérarchie Une étoile symbolise le degré de profondeur, une étoile = un degré de spécificité Hiérarchie : ne donne que la liste des descripteurs spécifiques Quitter

11 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/08 11 Le bouton Cartouche Exemple : Choisir le descripteur recherche documentaire et cliquer sur le bouton Cartouche Cartouche est un terminogramme : liste des descripteurs génériques et spécifiques Quitter Le bouton Thématique Thématique : liste alphabétique de descripteurs par grand thème Quitter Attention! ce type de rapport peut être fort long 5. Capturer un ou des descripteur(s) - Saisir le descripteur Internet puis Entrée - Capturer - vous pouvez capturer plusieurs descripteurs avant de quitter la visite du thésaurus, en cliquant sur le bouton Effacer avant chaque nouvelle capture Exemple : capturer recherche documentaire informatisée : une fenêtre s ouvre : Fenêtre de contrôle de la capture des descripteurs - Accepter la capture en cliquant sur Oui - capturer culture de l information - Quitter Internet / recherche documentaire informatisée / culture de l information sont bien capturés dans la fiche 6. Capturer dans le champ Disciplines Sciences de l information en cliquant sur le bouton > qui ouvre une Nomenclature (liste d autorité) 7. Saisir les champs Niveaux, Publics si nécessaire de la même façon 8. Le champ Elément ass.1 ( ancienne Ressource1) Permet de joindre des ressources numériques par exemple : des sites Web, des images (.jpg ), des sons (.wav), des vidéos (.avi), des textes (.doc), des documents PDF (.pdf ) etc. Cliquer sur le bouton Voir, Saisir

12 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/08 12 On peut par exemple, mettre dans ce champ la couverture scannée du livre, ou la photo de l auteur ou sa biographie, ou un de ses textes enregistrés -Nom : Ouvrage en ligne, Image, Texte, Son. -Adresse : c est le chemin des données du fichier (exemple W:\Bcdi2007\images\image.jpg ) -Type : Liste d autorité fermée : image animée, image fixe, programme informatique, ressource interactive, ressources combinées, service en ligne, son, texte, autre. -Format : Par exemple texte/html, pdf, wav -Droits : portant sur la ressource (par exemple «libre de droit», «payant», etc.) -Temporaire : Oui Ce champ Ressource est surtout utilisé dans le cas de la saisie d un document électronique (site web) Le bouton Parties composantes (0) Ce bouton permet de créer des notices de Partie ou de Contribution reliées automatiquement au document que vous venez de créer (par exemple, une préface). Contribution, Partie permettent de distinguer différentes unités documentaires Partie permet de traiter un morceau du document. L auteur de l extrait est aussi celui de la monographie. Contribution permet de traiter le texte d un auteur dans un document qui contient les textes de différents auteurs. Le titre de la contribution est différent du titre du Document Bien distinguer Partie et Contibution dans la saisie de notices de site web Cette saisie se décompose à son tour en 2 onglets : - Description bibliographique - Analyse documentaire

13 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/08 13 Description bibliographique Remarquez que les champs en bleu et bistrés ne sont que des rappels du document déjà saisi. Il suffit maintenant de saisir seulement les champs de cette Partie. Le principe sera le même pour le dépouillement des périodiques Analyse documentaire Saisir les champs de cette Partie

14 BCDI v Catalogage : Saisie pas à pas Modif : 13/01/ Le bouton Exemplaire(0) Une fenêtre demande combien d exemplaires vous voulez créer : OK La fiche Exemplaire apparaît Les champs Cote et Coût ont été renseignés automatiquement avec les valeurs des champs Cote et Coût saisies précédemment. Ils peuvent être modifiés 1. Cliquer sur le bouton Créer de nouveaux exemplaires si nécessaire 2. Saisir la Date d achat : 22/04/ Modifier éventuellement le Statut (Hors-prêt ) et la Situation (Disponible) Nota : par défaut, dans Exemplaires, Statut : En service Situation : Disponible Exemples : Statut : En service ou Archivé, l exemplaire est prêtable ( Situation : Sorti ou Disponible ) Statut Hors-Prêt, Situation Disponible Statut Perdu, Mis au Pilon, En restauration ou Autre, Situation Indisponible. 4. Enregistrer, puis Quitter Pour mémoire : la Touche F9 Pour les utilisateurs de Mémolog qui ont encore dans leur base des titres ou autres en majuscules. Se placer dans le champ titre, ou auteur et appuyer sur la touche F9