=========== CNFPT / ENACT

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1 =========== CNFPT / ENACT Outils et exercices Page 1 / 9

2 I - Elaboration du cahier des charges A Les fonctionnalités Cette partie est constitué d'une exemple de formulaire d'animation d'entretiens individuels ou collectifs dans le cadre de la création d'un Intranet. Description rapide de la mission du service et de l'agent quels sont les services internes au CG avec lesquels il est en relation quels sont les organismes extérieurs avec lesquels il est en relation Perception & pénétration des TIC intérêt / valeur / plus-value ex : gain de temps; coûts moindre; facilité de diffusion; impacts organisationnels satisfaction / insatisfaction : si insatisfactions, quels risques ont été identifiés (prestation du service informatique CG; applications; réseau; formation; suivi) y-a-t-il une forte production numérique (par rapport au papier) Applications utilisées dont les informations pourraient être déposées sur un Intranet circuit de l'information : quels sont les profils (rédacteur; valideur; diffuseur) et les types d'informations contraintes : fonctionnelles : visa; traçabilité de l'information; confidentialité techniques juridique : protocole ou charte utilisée projets en cours ou à venir les formations sont-elles satisfaisantes Utilisation de l'intranet avantages / inconvénients amélioration et évolutions souhaitées : besoin et attentes en termes d'informations êtes-vous prêt à participer à un tel service (mise en ligne d'informations) pour chaque information ci-dessous, pourriez-vous nous indiquer votre intérêt puis l'urgence d'avoir de telles informations Page 2 / 9

3 Services 1 - un moteur de recherche 2 - un annuaire : nom, mél, photo, courte description de la fonction de l'agent 3 - des forums de discussion (Newsgroups) 4 - un accès aux applications métiers 5 - des services de réservation (de salles, de véhicules) 6 - des agendas partagés 7 - des espaces privés en fonction de l'agent : gestion du temps 8 une newsletter 9 - SIG 10 - Autres Informations 1 - des informations sur l'organisme 2 - une présentation institutionnelle et un organigramme 3 - un livret d'accueil 4 une bibliothèque de modèles de documents 5 - un accès aux chartes d'usages 6 aides DSI 7 - les notes, circulaires, dossiers, sessions, délibérations 8 - un accès à des guides métiers (guide sur les marchés publics; guide sur l'archivage;...) 9 - les formations en ligne 10 - une partie DRH : poste à pourvoir; recrutement et départ 11 - une revue de presse; bulletin documentaire 12 - les informations syndicales Page 3 / 9

4 13 - les petites annonces des agents 14 Boîte à idées 15 sélection de sites internet 16 Informations sociales 17 - Autres V Quels seraient les groupes de travail à mettre en place à votre avis? - êtes-vous prêt à y participer? B Analyse d'un site Les questions suivantes servent à analyser un site mais permettent aussi de lister les points à traiter dans un cahier des charges. >>> Le positionnement / la visibilité du site quels sont les principaux messages véhiculés par le site à qui s'adresse le site outils de communication mis en place analyse de statistiques, le cas échéant quelles connaissances a minima faut-il avoir pour trouver une information connaissances web connaissances informationnelles connaissance institutionnelle les meta-balises sont-elles renseignées quelle est la notoriété du site sur les outils de recherche >>> Conditions d'exploitation du site combien d'agents participent à la vie du site quels sont leurs rôles et leur profils quel est le circuit de publication / validation / diffusion d'une information quelles sont les sources éditoriales et documentaires utilisées gestion des mentions 'contacts' >>> La ligne graphique utilisée et son uniformité y-a-t-il une charte graphique cohérente Page 4 / 9

5 une feuille de style a-t-elle été définie le fond de page garantit-il une bonne lisibilité du site quelle est la structuration des pages (gabarits, feuille de style) le choix des images est-il justifié la chargement des images est-il optimisé la qualité de l'image est-elle suffisante une description alternative de l'image a-t-elle été définie les zone sensibles sont-elles indiquées sur les images l'emploi des animations, le cas échéant, est-il justifié >>> L'architecture informationnelle arborescence du site. est-elle équilibrée entre les rubriques. les intitulés / le vocabulaire est-il clair. est-elle dynamique. peut-on facilement rajouter une nouvelle rubrique ou sous-rubrique quelle est la profondeur des informations l'accès aux informations est-il hiérarchisé thématisation actuelle des informations l'ordre des rubriques est-il cohérent >>> Qualité de navigation du site Ergonomie, menus et outils de navigation proposés. l'internaute sait-il à tout moment où il est sur le site (barre de navigation, fil d'ariane etc.). la page active est-elle mise en évidence dans la barre de navigation. y-a-t-il des ascenseurs lorsque le contenu dépasse l'écran. un texte est-il associé au bouton de navigation Les liens. le comportement des liens est-il standard. le texte des liens est-il facile à comprendre. les liens sont-ils clairement différenciés du reste des informations. le soulignement est-il limité aux hyperliens. le libellé des liens est-il cohérent (la même page est-elle toujours indiquée par le même hyperlien). l'internaute est-il prévenu lorsqu'un lien le mène vers une source non-html (doc, pdf) ou un texte volumineux. la lecture ne risque-t-elle d'être interrompue par l'utilisation des liens. les liens vers des sites extérieurs sont-ils clairement différenciés des liens vers des ressources internes Page 5 / 9

6 >>> Ligne éditoriale et contenus forme et présentation des contenus (agencement et mise en forme des contenus) ligne éditoriale, polices de caractère utilisées analyse des textes. le langage employé est-il clair et facile à comprendre. l'information importante apparaît-elle en haut de page. le titre aide-t-il l'internaute à s'orienter dans la lecture. les éléments importants apparaissent-ils lorsqu'on survole le texte. le choix des polices est-il justifié. structuration du texte (puces, même puces sur tout le site, justification du texte). impression du texte >>> Analyse de la page d'accueil et analyse fonctionnelle poids de la page d'accueil permet-elle de comprendre le contenu du site l'information importante est-elle simple à trouver un mode d'accès plus rapide est-il prévu pour les utilisateurs avancés est-elle souvent changée Agencement des pages. le tracé des pages est-il homogène. les pages se chargent-elles suffisamment vite. la taille des pages correspond-elle à la taille de l'écran. les informations importantes sont-elles comprises dans le cadre central de l'écran. l'utilisateur doit-il se servir fréquemment des barres de défilement. des jeux de cadre ont-ils été déployés. les pages longues ont-elles un 'haut de page'. le contenu de la page est-il suffisant Analyse des fonctionnalités proposées >>> Conformité aux standards du web et accessibilité compatibilité avec les navigateurs du marché accessibilité du site pour les personnes handicapées respect des normes W3C respect des recommandations DGME >>> Qualité des services et de la relation visiteurs/usagers/partenaires Page 6 / 9

7 les outils et services proposés permettent-ils de mettre en place une relation avec les usagers/visiteurs Qualité de gestion et réponse de la relation mise en place >>> La qualité technique et les technologies utilisées configuration minimale d'un poste utilisateur interface de back office / de front end / de back end langages informatiques utilisés solution utilisée (CMS, Framework,...) bases de données poids du site Vitesse d'affichage Qualité du code Utilisation des «plugs in» Page d'erreurs / liens brisés C - L'arborescence La mairie de Poitouille souhaite réaliser un site Internet. Les informations suivantes ont été collectées. Proposez un classement de ses informations : Le mot du Maire La liste des élus Les dates des commissions Les délibérations et compte-rendus de réunions ou commissions Bulletin municipal L'organigramme de la Mairie Des informations sur chaque direction ou service de la Mairie Le numéro de téléphone des services publics Des informations sur les randonnées à pied L'Histoire de Poitouille Une présentation du château du duc de Poitouille Une présentation de la Fontaine Jean La forteresse Bergenson Une présentation des centres de loisirs Plaquette de Poitouille en téléchargement Les campings Les manifestations et événements Page 7 / 9

8 Des informations sur la communauté de communes La liste des associations Des démarches administratives La liste des commerces Un plan interactif de la commune Les appels d'offre ou consultations Une série de liens utiles Quelles informations manque-t-il? C Formalisation des besoins et attentes Le plan suivant permet de formaliser les différentes informations collectées afin d'élaborer le cahier des charges. 1. Description Cette section décrit l'état final auquel on doit arriver, les acteurs concernés (acteurs sources, acteurs cibles), les étapes à franchir. 2. Situation actuelle Cette section fait un état des lieux, mentionnant les points positifs et les points négatifs. 3. Objectifs Cette section décrit et justifie les objectifs et les enjeux à atteindre. 4. Plus-value Cette section indique ce que les utilisateurs vont retirer comme bénéfices à la mise en place de la nouvelle solution. 5. Mise en place Cette section explique le déroulement et indique par thématique les actions à réaliser. De façon exhaustive, les thématiques à traiter sont : les aspects organisationnels : 2 points sont traités dans cet intitulé : la conduite du changement ; quels modes d'intervention sont les plus pertinents? les aspects fonctionnels : quels moyens doivent être mis en oeuvre pour répondre au mieux aux attentes et besoins des utilisateurs? les aspects techniques : quels moyens techniques sont à mettre en oeuvre? les aspects juridiques : quels sont les moyens juridiques à connaître et à mettre en oeuvre? Page 8 / 9

9 les aspects liés à la communication : quel plan de communication doit être initié? 6. Ressources Cette section indique les ressources humaines, financières et matérielles nécessaires. 7. Contraintes Cette section indique les implications et les risques. 8. Conséquences Cette section indique les impacts que cela peut avoir sur d'autres activités ou domaines. 9. Schématisation Lorsque cela est jugé pertinent, une ou plusieurs schématisations sont réalisées. 10. Évolution Cette section indique les évolutions futures envisageables à moyen et long terme. 11. Indicateurs Cette section mentionne les indicateurs qui seront mis en place et qui aideront à la gestion du projet. Page 9 / 9