Votre correspondance via BRIO4YOU

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1 Quick User Guide Votre correspondance via BRIO4YOU Introduction Avec BRIOclassic, BRIO et BRIOplus, vous pouvez organiser votre correspondance de manière logique. Par correspondance, nous comprenons les lettres types envoyées par courrier ou par , les s et SMS. Vous pouvez également envoyer des messages libres ASWeb et des messages Sinistres (MSB) aux compagnies. Pour votre correspondance papier, votre logiciel BRIO4YOU utilise MS Word comme programme de traitement de texte. Sommaire 1. Envoyer un Utiliser les lettres types 3 3. Gestion des SMS 4 4. Messages libres ASWeb et MSB 5 5. Gestion des documents liés 6 6. Créer des lettres types 7 Ce Quick User Guide est destiné aux utilisateurs des logiciels suivants: * A l exception de la fonctionnalité Gestion des messages SMS qui ne se trouve pas dans BRIOclassic. 1

2 1 Envoyer un Votre logiciel BRIO4YOU vous permet d envoyer des messages électroniques à la compagnie ou à un gestionnaires, à un preneur ou à tout autre intervenant (expert, avocat ) à partir d un contrat ou d un sinistre. 1.1 Envoi des s A partir d un preneur, d un contrat ou d un sinistre, cliquez dans le menu Actions sur Envoyer . Votre logiciel permet d envoyer un à une ou plusieurs adresses, ainsi que d y ajouter une annexe. Chaque peut être accompagné d une signature. Remarque: Cette signature se compose du nom de l utilisateur, suivi du nom du bureau. De plus, vous pouvez: Sauvegarder (de manière temporaire ou permanente) une copie de l dans les documents liés Créer une mention agenda Lier une action type à un Remarque: Si vous cliquez sur Envoyer au départ du module PLW, vous pouvez immédiatement envoyer votre d Outlook. 2

3 Chaque envoyé se trouve en copie dans les éléments envoyés d Outlook (Sent Items). 2 Utiliser les lettres types 2.1 Rechercher et consulter une lettre type Toutes les lettres types incluses dans votre logiciel BRIO4YOU peuvent être consultées via le menu Outils Lettres types. Pour rechercher une lettre type, vous pouvez utiliser les critères de recherche suivants : Le code référence de la lettre, par exemple LPP001 La description de la lettre, par exemple Avenant de suspension Le contexte, par exemple Contrat Le destinataire, par exemple Preneur Remarques : Vous pouvez introduire des caractères génériques (* ou %) dans les zones indiquées ci-dessus Si vous voulez obtenir la liste de toutes les lettres types, cliquez sur Chercher sans entrer de critère(s) Trois résultats sont possibles : Si plusieurs lettres correspondent aux critères indiqués, vous obtenez une liste de lettres. Cliquez sur la ligne de la lettre de votre choix pour ouvrir la fiche détaillée. Si une seule lettre correspond aux critères indiqués, vous obtenez automatiquement la fiche détaillée de cette lettre. Si aucune lettre ne correspond aux critères, vous obtenez l avertissement Enregistrement inexistant. Effectuez une nouvelle recherche. Dans le menu Actions, cliquez sur Visualiser document Word, pour voir le contenu de la lettre type. 3

4 2.2 Envoyer une lettre type A partir d un preneur, via le menu Actions, cliquez sur Envoyer courrier. Sélectionnez ensuite la lettre à envoyer. Le menu Actions des lettres types permet de : Envoyer document Word pour voir le contenu de la lettre type dans Microsoft Word Envoyer sms pour envoyer la lettre type par sms Choisir autre adresse pour voir toutes les adresses du destinataire Choisir autre intervenant pour envoyer la lettre à un autre destinataire Dans le document Word, le bouton Envoyer permet d imprimer la lettre. 3 Gestion des SMS Votre logiciel BRIO4YOU vous permet d envoyer des SMS à des intervenants et des correspondants qui possèdent un numéro de GSM belge. Vous pouvez envoyer un SMS à partir d un preneur, d un autre intervenant, d un contrat et d un dossier sinistre. 3.1 Crédit SMS Pour envoyer des SMS, vous devez acheter du crédit SMS: A partir de la fiche détaillée d un preneur, cliquez sur Envoyer SMS dans le menu Actions Dans la boîte de dialogue Envoyer SMS, cliquez sur Acheter crédit SMS du menu Actions. Vous êtes alors connecté à l Extranet de Portima ( Dans l onglet Autogestion, cliquez sur l option SMS pour acheter du crédit SMS 3.2 Envoyer SMS Vous pouvez envoyer un SMS à 5 GSM différents en même temps. 4

5 Vous pouvez sauver, de manière temporaire ou permanente, une copie du SMS dans les documents liés, créer une mention agenda ou lier une action type à un SMS. 4 Messages libres ASWeb et MSB 4.1 Messages libres ASWeb Il s agit de messages courts de type texte libre envoyés via ASWeb dans le but de gagner du temps et d accélérer l échange d informations entre le coutier et les compagnies. Ces messages sont disponibles dans le contexte contrat, sinistre et à partir de la signalétique compagnie via le menu Actions Envoyer message libre ASWeb Les actions possibles sont Envoyer message, Choisir gestionnaire ou choisir destinataire. 4.2 Messages MSB Un MSB ou Message Sinistre est un message structuré qui est envoyé uniquement à partir d un sinistre à la (aux) compagnie(s) qui gère(nt) le dossier. Réaliser un MSB est possible via le menu Actions Envoyer MSB ASWeb. Il existe deux types de MSB: 1. Texte figé : avec codes MSB prédéfinis 2. Texte libre : pour ajouter un commentaire supplémentaire Vous pouvez sauver une copie (temporaire ou permanente) de ces messages dans les documents liés, créer une mention agenda ou lier une action type à un MSB. 5

6 5 Gestion des documents liés Les documents liés sont des copies des différents documents reçus ou envoyés concernant un intervenant, un contrat, un risque ou un sinistre. Hors Module PLW, ces documents sont liés via les mentions agenda ou via la fonctionnalité Documents liés. Il existe deux manières de consulter les documents liés: A partir du menu Outils, cliquez sur Documents liés pour obtenir un aperçu de tous les documents liés A partir de la fiche détaillée d un contexte (Preneur, risque, contrat ou sinistre) Opérations possibles sur les documents liés: Montrer le contenu : ouvre le document uniquement en consultation Sauvegarder sur disque : copie le document en local sur votre PC Supprimer le document lié Réexpédier le document lié Envoyer par mail : annexe le document à un Remarque: BRIO4YOU permet de réexpédier un document. Dans ce cas, vous avez la possibilité de modifier le document au préalable. Après réexpédition, BRIO4YOU crée une nouvelle mention agenda à la date du jour avec le document attaché. Comment exporter l aperçu des documents liés en Excel? Via le menu Outils Documents liés Sélectionnez deux dates (correspondant à la période pour laquelle vous voulez obtenir les documents liés) Cliquez sur Chercher Vous obtenez la liste des documents liés. L icône dans le coin supérieur droit, vous permet de créer un nouveau document Excel avec un aperçu de tous les documents liés. 6

7 6 Créer des lettres types 6.1 À propos des lettres types Référence unique Dans BRIO4YOU, vous disposez d un certain nombre de lettres types prédéfinies. Chaque lettre est dotée d un code de référence unique. Ce code est composé des éléments suivants : Langue : Lettre (français) ou Brief (néerlandais) Destinataire : Preneur, Compagnie, Expert ou Avocat Contexte : Production ou Sinistre Par exemple : LPP001 Lettre Preneur Production : Avenant de suspension. Répartition selon le contexte Les lettres types sont réparties selon le contexte. En fonction de ce contexte, vous obtiendrez un autre style de lettre type. BRIO4YOU distingue quatre types de contexte : 1. Intervenant : preneur, compagnie, autre 2. Production 3. Sinistre 4. Rappel Ce contexte détermine le point de départ (la fiche détaillée) pour l envoi de la lettre, ainsi que les tables et les variables liées. Structure des lettres types Chaque lettre type se compose d un certain nombre d éléments figés : Fichier texte Word Variable : une donnée que BRIO4YOU recherche dans votre base de données. Exemple : le nom et l adresse du preneur Variable manuelle : une donnée que BRIO4YOU ne trouvera pas dans votre base de données. Vous devez l introduire vous-même. Par exemple, l heure d un rendez-vous avec le client. Vous pouvez ajouter un maximum de dix variables de ce type dans un même document ASK : une donnée que vous devez ajouter manuellement dans le document Word Paragraphe répétitif = document inséré : une partie de lettre type que vous pouvez ajouter à la lettre principale. Vous ne pouvez envoyer cette lettre sans la lettre principale. 6.2 Créer une lettre type Méthodes pour créer une lettre type BRIO4YOU vous permet de créer une nouvelle lettre type de trois manières différentes : Créer une nouvelle lettre type Modifier une lettre existante Copier une lettre à partir du même contexte Comment créer une nouvelle lettre type? A partir du menu Outils Lettres types Sélectionnez dans le menu Actions l option Créer lettre type Dans la boîte de dialogue, le choix du contexte est obligatoire 7

8 Dans la fenêtre de création, remplissez les zones code de référence et le nom de la lettre. Dans le menu Actions, l option Créer document Word permet de faire appel au traitement de texte Word. Sélectionnez l icône. Word ouvre un document vierge. Vous pouvez créer votre document en ajoutant du texte, des variables BRIO, des ASK et des paragraphes. ASK Paragraphes Liste des variables 8

9 Le bouton Sauver permet de sauvegarder la nouvelle lettre. La fiche détaillée de votre lettre type apparaît de nouveau. N oubliez pas (si nécessaire) de cliquer sur Sauver dans BRIO4YOU pour sauvegarder la lettre. Remarque: Nous vous recommandons de placer les données du destinataire et l en-tête de votre lettre dans un paragraphe répétitif afin d automatiser le travail (voir le point 6.3). 6.3 Créer un paragraphe répétitif Un paragraphe répétitif est un modèle utilisé pour des informations qui sont récurrentes dans votre courrier comme, par exemple, un en-tête ou une formule de politesse. L utilisation de ces paragraphes est très pratique si vous devez modifier des données dans toutes vos lettres. Il suffit de modifier le paragraphe modèle pour que toutes vos lettres soient automatiquement actualisées. Comment créer un paragraphe répétitif? Via le menu Outils Lettres types Dans le menu Accès, cliquez sur Paragraphes répétitifs Séléctionnez, dans le menu Actions, l option Créer paragraphe répétitif Remarque: lors de la création d un paragraphe, le choix du contexte est obligatoire car il détermine les tables et les variables liées. Tout paragraphe doit avoir un Nom et une Description: Dans le menu Actions, l option Créer document Word permet de créer un paragraphe. Voici un exemple de ce que peut être un paragraphe répétitif de fin de lettre : La variable DEST_Adressage_fin_lettre_ est ici fournie par BRIO4YOU. Elle se trouve dans l onglet Général1 du preneur. Elle peut prendre la valeur Monsieur, Madame, Mademoiselle, Ces paragraphes se composent donc d un bloc de texte et d une ou plusieurs variables. 9

10 6.4 Insérer un paragraphe dans une lettre existante L insertion d un paragraphe dans une lettre se fait de la même façon qu une variable classique. Tout paragraphe créé en BRIO4YOU est disponible via le bouton Paragraphes de la fenêtre d insertion des variables. Sélectionnez le paragraphe de votre choix dans la liste intermédiaire et validez via le bouton Insérer. De retour à la lettre, vous verrez une variable avec le nom du paragraphe choisi. Remarque: pour visualiser le texte de votre paragraphe, vous devez aller sur la fiche d un preneur. Choisissez alors l option Envoyer courrier et ouvrez ensuite la lettre en mode consultation. 6.5 Copier une lettre type BRIO4YOU permet de copier des lettres types. Ceci peut être très utile lorsque vous devez envoyer plusieurs lettres qui se ressemblent au niveau du texte, mais qui présentent quelques différences dans leur présentation générale comme différents logos ou différentes données (numéro de téléphone, numéro de banque, etc.) Remarque: la copie d une lettre se fait toujours dans un même contexte. Il est impossible de copier une lettre vers un contexte différent. 10

11 Comment copier une lettre type? Après avoir cherché la lettre à copier, le menu Actions permet de copier la lettre: Donnez un nouveau nom à la copie. Ensuite, dans le menu Actions, l option Modifier document Word ouvre un nouveau document avec les données de la lettre source. Vous pouvez modifier ces données en fonction de vos besoins. 6.6 Lier une lettre à une action type Une action type est une mention agenda prédéfinie, utilisée pour créer une nouvelle mention. Lors de la clôture d une mention agenda à laquelle une action type est liée, BRIO4YOU crée automatiquement une nouvelle mention agenda sur base de cette action liée. Les actions types sont principalement utilisées dans les procédures clairement définies qui font systématiquement usage des mêmes actions. Dans le cas d un sinistre, par exemple, les actions suivantes sont toutes exécutées par défaut : Réception de la déclaration de sinistre du client Transmission de l information à la compagnie Demande de devis ou d expertise 11

12 Avec votre logiciel BRIO4YOU, il est possible de lier une lettre type à une action type. L envoi de cette lettre va générer une mention de suivi dans votre agenda. Par exemple : Au début du mois, vous envoyez une lettre au preneur lui demandant de signer les pièces pour un nouveau contrat et de les retourner au bureau avant la fin du mois. L envoi de cette lettre est liée à l action type vérifier que le client X m a renvoyé les pièces signées et générera une mention de suivi dans l agenda. A la date définie, la mention apparaîtra dans votre agenda. Comment lier une lettre à une action type? Dans votre logiciel BRIO4YOU, toute lettre peut être liée à une mention type. Cette option est disponible dans la fenêtre descriptive de la lettre. *** 12