NOTE STRATEGIQUE POUR L INFORMATISATION DE LA JUSTICE

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1 NOTE STRATEGIQUE POUR L INFORMATISATION DE LA JUSTICE Avril 2014

2 Table des matières 1. Avant-propos Introduction De la segmentation à la synergie Informatiser en fonction des besoins du client Evoluer à partir d'un paysage ICT morcelé Miser sur la synergie S'appuyer sur une politique active à plusieurs axes Evolution vers une architecture SOA Principes de l'architecture SOA Réalisation échelonnée Rôle de la cellule Architecture Continuité des services Remplacement des applications d'entreprise qui présentent le plus de risques Adaptation à l'évolution de la législation Modernisation des services Soutien de l'ordre judiciaire dans le cadre de l'administration de la justice Informatisation intégrale de l'ordre judiciaire Modernisation des applications d'entreprise Optimalisation des moyens en personnel Réorganisation du paysage judiciaire et de la gestion Soutien du SPF Justice dans le cadre de ses services Optimalisation des services aux clients et aux partenaires Soutien de l exécution des peines Soutien du processus législatif national et international Soutien de la gestion Soutien du processus d'autonomisation de l'ordre judiciaire Exécution de la sixième réforme de l'etat Environnement de travail et de communication standardisé et moderne Accessibilité centrale des données d'entreprise Politique globale de sécurité de l'information et de sécurité informatique Développement des services électroniques NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

3 7. Investir dans les fondements ICT nécessaires Infrastructure performante et évolutive Investir dans des fondements nécessaires Gouvernance IT adaptée Approche orientée client Service management Généralités Service Desk Service level management Roll-out du Business Process and Performance Management auprès du client Gestion de projet ICT professionnalisée Gestion commune d un portfolio de projets D'une organisation en silo à des centres de connaissances transversaux Politique de ressources et de compétences adaptée Confection du budget et transparance Schéma d'investissements adapté NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

4 1. AVANT-PROPOS A la veille de profondes réformes, une chose est sûre : la Justice vise haut. Et à juste titre. Le citoyen attend et mérite vraiment que la justice, notre administration et tous les partenaires concernés placent la barre très haut. Pour se transformer d'ici 2020 en une Justice ultra moderne, efficace et transparente, il ne peut donc y avoir aucun doute quant au cap que nous suivons. Et c'est ensemble que nous réglons la boussole : sur la base du plan de management de la ministre, du plan de management du SPF Justice, des choix stratégiques et des plans de gestion de l'ordre judiciaire et des stratégies des services et commissions indépendants. Comment pouvons-nous rationaliser notre fonctionnement interne? Comment nous profilons-nous vis-à-vis du monde extérieur? Comment répondons-nous aux attentes de nos clients et de nos partenaires? Et surtout, comment garantissons-nous que la Justice s'améliore fondamentalement en ces temps de profonds changements? Car ces prochaines années, énormément de choses vont bouger: transferts de compétences, extension sensible de l'exécution des peines, réaménagement en profondeur du paysage judiciaire... La Justice va pour ainsi dire se réinventer. Il va de soi que cet ambitieux projet pour 2020 exige d'énormes investissements. Et certainement sur le plan des technologies de l'information. Sans une informatique performante, uniforme et fiable, la Justice est incapable d'exécuter efficacement ses missions essentielles. A n'en pas douter, les défis sont considérables. Nous voulons non seulement répondre aux besoins de tous les acteurs concernés (citoyens, personnel et partenaires) et les faire concorder mais nous voulons aussi créer des solutions durables permettant d'assurer un suivi et d'effectuer les adaptations nécessaires. Des technologies de l'information taillées sur mesure et axées sur l'avenir donc. Avec les lignes de force stratégiques pour l informatisation de l Ordre judiciaire, cette note entend dès lors proposer davantage qu'une boussole stratégique pour l'informatisation de la Justice. Ce cadre s'accompagne de plans d action opérationnels à court et à long terme permettant de joindre le geste à la parole et de franchir des étapes concrètes pour transposer notre vision dans la réalité. L'objectif de la Justice en ce qui concerne les technologies de l'information est clair : introduire le dossier électronique, échanger des informations en toute sécurité, proposer des services en ligne, moderniser l'environnement de travail et développer une gestion mesurable. Nous faisons route vers 2020, les feux sont au vert, la Justice peut avancer à plein régime. Jean-Paul Janssens Président du comité de direction SPF Justice NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

5 2. INTRODUCTION Le comité de direction du service public fédéral Justice 1, présidé par Jean-Paul Janssens et composé de : - Jan Bogaert, directeur général de la direction générale Organisation judiciaire et directeur faisant fonction du service d encadrement Personnel et Organisation ; - Annie De Vos, directeur général de la direction générale Maisons de justice; - Daniel Flore, directeur général de la direction générale Législation et des Libertés et Droits fondamentaux ; - Hans Meurisse, directeur général de la direction générale Etablissements pénitentiaires ; - Dirk Minnaert, directeur du service d encadrement ICT et directeur faisant fonction du service d encadrement Budget, Contrôle de gestion et Logistique ; a, en exécution du nouveau plan de management du SPF Justice , validé le 15 octobre 2013, approuvé le 8 janvier 2014 une note stratégique pour l'informatisation de la Justice dans laquelle sont définis les principes fondamentaux de la stratégie ICT pour la poursuite de l'informatisation de la Justice dans les années à venir. Le comité de direction entend ainsi donner un contenu concret au thème stratégique 6 Justice" du plan de management. Celui-ci prévoit que nous voulons contribuer à une informatisation performante et adaptée aux besoins de nos utilisateurs, de nos partenaires mais également des citoyens et des entreprises : - en mettant en place un «Carrefour Justice» de manière à permettre l échange et le dialogue entre tous les acteurs impliqués dans les procédures judiciaires ; - en développant et en implémentant les sources authentiques de la Justice qui sont mises à la disposition des parties autorisées et en utilisant les sources authentiques externes utiles pour la Justice ; - en assurant la disponibilité et la continuité des applications et des technologies actuelles, et en implémentant au sein de l organisation de nouvelles technologies et infrastructures qui répondent aux besoins du business ; - en tenant compte proactivement des évolutions des métiers et des structures de la Justice. L'Ordre judiciaire s'est associé à cette note stratégique à la réunion du comité de direction élargi du SPF Justice du 2 avril 2014 par l'intermédiaire de ses représentants du Collège provisoire des cours et tribunaux et du Collège des procureurs généraux pour autant qu'elle contribue à la réalisation des lignes de force stratégiques pour l'informatisation de l Ordre judiciaire , adoptées en 1 Ci-après abrégé "Le comité de direction". 2 Voir NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

6 présence de la ministre de la Justice le 29 mars La note stratégique est un point de départ et un élément évolutif qui peut faire l objet d'un suivi, d'une évaluation et d'une actualisation réguliers et structurels par le comité de direction élargi aux représentants de l'ordre judiciaire. En ce qui concerne l'informatisation en cours et à venir de la Justice, le comité de direction, conjointement avec l'ordre judiciaire, souhaite donc jeter - au fil des législatures - des bases durables en termes d'innovation et de continuité, de manière à ce que le SPF Justice, l'ordre judiciaire et leurs nombreux partenaires (externes) (police, barreau, huissiers de justice, notaires et autres services (publics) fédéraux, régionaux, internationaux et européens...) puissent garantir des services judiciaires rapides, accessibles et de qualité aux citoyens et aux entreprises. La présente note propose également un cadre de référence stratégique pour le développement d'une gestion commune des portfolios autour de l'informatisation de la Justice. Cela doit permettre, dès 2014, de sélectionner de manière plus ciblée les projets ICT en cours et à venir avec les clients, les utilisateurs et nos partenaires et d'établir un ordre de priorité parmi ces projets en fonction de la stratégie visée et des moyens disponibles ainsi que de les transposer en plans ICT opérationnels (pluri)annuels à court et à long terme. Le comité de direction, conjointement avec l'ordre judiciaire, entend donc contribuer à une intégration, à une collaboration et à une transparence sur le plan interne et externe plus importantes pour que la Justice puisse anticiper de manière efficace et proactive les nombreux défis devant lesquels elle se trouve, comme le renforcement de l'exécution des peines et la modernisation de l'administration pénitentiaire, le réaménagement du paysage judiciaire, l'autonomisation de la gestion de l'ordre judiciaire, la défédéralisation des Maisons de justice, la coopération croissante avec les entités fédérées, l'internationalisation et l'européanisation croissantes du fonctionnement de la Justice... Afin de réaliser la présente note stratégique, le service d encadrement ICT établira au début de chaque année calendrier, conjointement avec les entités compétentes au sein de l'ordre judiciaire et du SPF Justice, un plan de travail ICT annuel à court terme en prenant pour point de départ le plan de travail ICT pour 2014 validé avec la présente note stratégique. En outre, le service d encadrement ICT établira, pour fin 2014 au plus tard, avec les entités compétentes de l'ordre judiciaire et du SPF Justice, un échéancier de haut niveau ayant 2020 comme horizon minimum. Ce planning devra entre autres indiquer comment seront développées au cours des prochaines années les composantes de la nouvelle architecture intégrant les applications Legacy existantes et quels budgets et ressources supplémentaires seront requis à cette fin. Enfin, pour toutes les autres actions figurant dans cette note stratégique, le service d encadrement ICT rédigera, conjointement avec les entités du SPF Justice et de l'ordre judiciaire, un plan d action dont le comité de direction élargi aux représentants de l'ordre judiciaire veillera au suivi et à l'exécution l%27OJ% _tcm pdf NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

7 3. DE LA SEGMENTATION A LA SYNERGIE 3.1. Informatiser en fonction des besoins du client L'ICT doit permettre, via l'automatisation, un fonctionnement plus efficace et plus performant des processus d'entreprise au sein de la Justice - processus de travail, processus organisationnels, processus de communication et développement stratégique - de manière à pouvoir faire plus et mieux avec des moyens identiques, voire inférieurs, dans un cadre réglementaire et budgétaire limité. Pour que l'informatisation soit un succès, il est essentiel que celle-ci réponde aux besoins du client et de ses utilisateurs. Cela représente un défi particulier compte tenu de la multitude de clients internes et externes de la Justice (citoyens, entreprises, justiciables, détenus, magistrats, personnel judiciaire, avocats, police, SPF Justice, autres services publics...). Chaque client a des attentes propres en termes de services judiciaires, ce qui engendre une multitude de besoins en informatisation. L'hétérogénéité des groupes d utilisateurs, la répartition entre différentes organisations (et même entre différents pouvoirs constitutionnels (exécutif/judiciaire) ainsi que le manque de besoins univoques au niveau des différents clients de la Justice compliquent encore la définition d'une stratégie d'informatisation cohérente. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

8 3.2. Evoluer à partir d'un paysage ICT morcelé Par le passé, des applications d entreprise spécifiques propres ont chaque fois été développées pour les différents groupes d utilisateurs. Cela a engendré un paysage ICT morcelé et hétérogène pour la Justice, avec en partie une infrastructure et des applications ICT obsolètes et incompatibles. A présent, le service d encadrement ICT du SPF Justice assure, pour environ utilisateurs au sein du SPF Justice et de l'ordre judiciaire, le support et la maintenance d'un enchevêtrement hétérogène de 66 applications - y compris une vingtaine de sites internet et intranet - à l'aide d'une vingtaine de technologies différentes et souvent obsolètes, le tout sur 717 sites et entités. Ce support et cette maintenance sont pris en charge en partie par des équipes de développement spécialisées propres et en partie par des fournisseurs externes en raison d'un effectif du personnel interne (trop) limité, ce qui fait que des monopoles de connaissances externes sont venus s'ajouter aux monopoles de connaissances internes pour un certain nombre d'applicationsclés. L'infrastructure et les plates-formes sous-jacentes - réparties entre 350 emplacements et 2 centres de données - se caractérisent en partie par une hétérogénéité, un morcellement et un manque de redondance suffisante. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

9 3.3. Miser sur la synergie Pour sortir de cette situation précaire, nous misons au maximum sur la synergie. A cet effet, la multitude des besoins des clients et des utilisateurs sont regroupés sur le plan conceptuel en 4 "clusters" de "besoins génériques". Cela permettra à tous les utilisateurs de la Justice, au sein du (futur) l'environnement ICT et à partir de leurs propres rôle et responsabilités au sein et en dehors de la Justice, de : - partager et d'échanger des données ; - utiliser des données dans un environnement de travail électronique ; - demander et d'utiliser des données à des fins stratégiques ; - communiquer /demander des données et de proposer/obtenir des services, par voie électronique et automatisée 4. Cela requiert sur le plan fonctionnel la réalisation des quatre composantes suivantes : - une plate-forme "JUSTX" pour l'échange et le partage électroniques et automatisés de données au sein et en dehors de la Justice ; - une plate-forme collaborative pour la gestion du dossier électronique et de la collaboration dans celui-ci dossier ; - une plate-forme de gestion de l'information pour le Business Intelligence ; - une plate-forme de communication pour la communication et les services électroniques. 4 Pour une description détaillée du modèle conceptuel, voir les "Lignes de force stratégiques pour l informatisation de l Ordre judiciaire ", pp , sur 14.jsp NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

10 Sur le plan technologique cela conduit au développement et à l'élaboration (futurs) : - d'un carrefour JUSTICE ("JUSTX) ; - de nouvelles applications d'entreprise ( Entreprise Applications ), liées à l'intégration progressive des applications d'entreprise existantes ( Legacy ) ; - de sources de données uniques/authentiques qui servent de master pour un type de données déterminé (données à caractère personnel, données de dossier...) ; - d'un environnement informationnel ("datawarehouse") et d'un modèle de données uniforme ; - d'un portail pour la communication interne et externe et la fourniture de services ; - de l'infrastructure, des fondements et de l'encadrement sous-jacents nécessaires. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

11 La standardisation, la centralisation, la réutilisation des données et des fonctionnalités et la rentabilité sont les maîtres-mots pour tous ces développements S'appuyer sur une politique active à plusieurs axes L'expérience tirée du projet Phenix début 2000 a montré qu'il n'est pas indiqué de remplacer l'ensemble des applications et l'infrastructure existantes en un seul mouvement top down. C'est pourquoi la stratégie ICT actuelle s'appuie sur une politique active à plusieurs axes alliant innovation, continuité et modernisation. Nous évoluerons progressivement vers une nouvelle architecture orientée services (Service Oriented Architecture) et nous organiserons en même temps le support des applications d'entreprise existantes de telle manière à pouvoir garantir la continuité et la modernisation des services existants, en tant compte de leur intégration à terme dans la nouvelle architecture. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

12 4. EVOLUTION VERS UNE ARCHITECTURE SOA 4.1. Principes de l'architecture SOA La mission de l'architecture SOA (Service Orientated Architecture) consiste à évoluer progressivement vers un échange d informations de manière sécurisée (respect des rôles et des responsabilités), fiable (identification correcte de toutes les informations) et définie dans le temps. L'évolution vers l'architecture SOA se fait étape par étape. Chaque étape doit répondre à un certain nombre de conditions : Conditions modulaires : le travail se fait module par module. Un module est défini de manière à ce que les fonctionnalités entre les modules se chevauchent le moins possible et que chaque fonctionnalité ne puisse être développée qu'une fois. La tenue à jour unique (= une seule source) des informations stimule la réutilisation des fonctionnalités et augmente l'efficacité des moyens engagés. Les différents modules peuvent être développés de manière échelonnée en fonction de leur priorité. Conditions centrales : les modules développés sont implémentés de manière centralisée. Les modules sont installés sur une infrastructure centrale (machines, banque de données...). Les implémentations centralisées réduisent fortement la maintenance et favorisent la gestion de sorte que la qualité peut être augmentée. Possibilités d'échange via JUSTX : les informations disponibles au niveau central doivent pouvoir être échangées via le carrefour judiciaire JUSTX. Le fait de rendre les informations échangeables dans les modules centraux permet de communiquer plus facilement avec des sources internes (entités du SPF Justice et de l'ordre judiciaire) et externes (partenaires tels que barreaux, huissiers de justice, autres services publics...) et d'éliminer le double (triple...) encodage dans les applications actuelles. Pour pouvoir garantir ces échanges, un numéro unique sera encodé pour toutes les parties/personnes. Le service d encadrement ICT prévoira en outre les mesures nécessaires pour garantir la conformité de l'utilisation de ces numéros dans le cadre de l'architecture SOA à la réglementation applicable (en ce compris la réglementation relative à la protection de la vie privée). Outre l'identification correcte des parties/personnes, nous nous attellerons également à l'introduction d'un numéro de dossier unique qui suivra le dossier indépendamment de la juridiction, du degré d'instance (première instance, appel, cassation) ou du service où le dossier se trouve. Intégration aux côtés des applications d'entreprise existantes : le big bang qui vise à remplacer toutes les applications existantes dans le cadre d'un grand projet n'est pas réaliste. C'est la raison pour laquelle les nouveaux modules qui seront introduits dans les années à venir seront liés aux applications Legacy existantes. Les nouveaux modules coexisteront avec les anciennes applications dans un ensemble bien imbriqué. Il sera ainsi possible de renouveler les anciennes applications étape par étape. A terme, le nombre de nouvelles composantes sera suffisant pour que les applications Legacy soient abandonnées une à une ou module par module, la valeur ajoutée se déplaçant vers les nouvelles composantes. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

13 Le schéma ci-dessous affiche une présentation conceptuelle de la nouvelle architecture intégrant les caractéristiques précitées. Ce schéma montre clairement que des modules centraux seront développés (par exemple, casier judiciaire, banque de données jugements et arrêts, source unique/authentique "ehr", "Budget" 5 ), qu'ils seront intégrés aux côtés des applications Legacy existantes et qu'il sera possible de communiquer des informations à des partenaires externes à partir des sources centrales Réalisation échelonnée L'échange d'informations occupe une place centrale dans le concept JUSTX. Dans la situation actuelle, le SPF Justice et l'ordre judiciaire comptent différentes applications Legacy avec des dizaines de banques de données qui sont peu, voire pas, connectées. Toutes les clés d'identification utilisées diffèrent dans les applications existantes. Il est donc impossible d'échanger efficacement des informations. C'est la raison principale pour laquelle les informations sont réencodées plusieurs fois dans chaque application. C'est pourquoi une plus grande attention sera accordée à la prévention de cette problématique dans tous les nouveaux modules à développer. Pour briser ce cercle vicieux, un modèle de données commun sera développé module par module. 5 Englobe la base de données master data 'fournisseurs', CGAB, SAP et FMIS. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

14 Par modèle de données commun, nous entendons que toutes les données seront reliées entre elles par le biais des mêmes clés. L'utilisation correcte de clés uniques pour chaque donnée permettra ensuite d'échanger plus facilement les données. Le schéma ci-dessous montre clairement que toutes les applications Legacy et les nouvelles applications doivent être reliées via des sources de données uniques, qui implémentent ensemble un modèle conceptuel central commun. Dans une première phase, le modèle de données commun débutera par l'introduction d'un numéro de dossier unique. Pour simplifier et stimuler la circulation des informations, un dossier doit être identifié par un numéro unique dans tous les systèmes. Les informations pourront ainsi être plus facilement échangées et tout le monde parlera du même dossier. Dans le cadre du concept JUSTX, une nouvelle composante générera le numéro de dossier unique et tiendra également à jour tous les renvois aux systèmes existants. Tous les dossiers au sein de la chaîne pénale/chaîne de dossiers seront ainsi reliés entre eux par le biais d'un numéro unique. Cette nouvelle composante est essentielle pour continuer à développer le concept JUSTX et pour établir les liens nécessaires avec les banques de données au sein de l'ordre judiciaire et du SPF Justice (plus de 350). Ce carrefour nous permettra aussi de rendre les informations plus facilement accessibles aux avocats, aux huissiers de justice, à d'autres services publics tels que le SPF Finances, le SPF Mobilité, les entités fédérées... NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

15 Outre l'introduction d'un numéro de dossier unique, l'échange d'informations sera également soutenu et rationalisé sur le plan technique par le développement d'un certain nombre de fondements ou de composantes de base essentielles et la réalisation d'investissements en la matière (cf. infra 6.2.). La mise en place d'un Enterprise Service Bus (ESB) pour la communication entre les différentes composantes et le monde extérieur et d'un Identity and Access Management (IAM) pour la sécurisation et le contrôle de l'accès aux informations s'inscrit dans ce cadre. La mise en place de ces composantes de base se fera autant que possible dans le cadre des programmes et projets en cours : gestion des frais de justice, exécution des peines (Sidis Suite...)... Chaque composante de base sera ainsi immédiatement testée et mise en production dans le cadre d'un projet business à réaliser. Les projets suivants pourront alors directement s'appuyer sur les composantes de base déjà réalisées Rôle de la cellule Architecture Des modules centraux qui coexistent avec les applications Legacy existantes et qui permettent un échange d'informations mutuel et externe font partie des points de départ et des principes de l'architecture SOA. Cette approche doit être intégrée dans les dizaines de projets actifs et à lancer. Dans le cadre du projet relatif à la gestion des portfolios (cf. infra 7.4.), la cellule Architecture au sein du service d encadrement ICT veillera, conjointement et en concertation avec les clients, à l'application correcte de ces règles pour tous les projets en cours et tous les nouveaux projets à lancer au niveau du SPF Justice et de l'ordre judiciaire. En concertation avec l'ensemble des partenaires concernés, les membres de cette cellule Architecture développeront les standards à suivre et les communiqueront à toutes les personnes concernées. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

16 5. CONTINUITE DES SERVICES Pour un certain nombre d'applications d'entreprise, l'accent sera mis en priorité sur la continuité des services en continuant à garantir, dans une mesure suffisante, leur disponibilité et leurs fonctionnalités. En outre, un équilibre sera recherché entre les investissements (obligatoires) au niveau des applications Legacy d'une part et le passage à la nouvelle architecture SOA d'autre part Remplacement des applications d'entreprise qui présentent le plus de risques Le parc ICT existant au sein de la Justice se caractérise par un certain nombre d'anciennes applications d'entreprise et de technologies obsolètes, souvent combinées à un support très limité. Une partie de ces applications d entreprise et technologies critiques se situe au sein de l'ordre judiciaire. Avec le projet "Migration de REA-TPI vers MACH", l'application d'entreprise '"REA-TPI", qualifiée de très risquée, qui soutient les tribunaux correctionnels et parquets de première instance, sera migrée vers la plate-forme de travail modernisée MACH, qui tourne entre-temps au sein des justices de paix et des tribunaux de police. Cette approche MACH est à la fois stratégique et durable et son coût est limité. L'application MACH est en effet la propriété du SPF Justice et cette migration/ce roll-out permettra à une majorité des entités de l'ordre judiciaire de tourner sur une même plate-forme, ce qui facilitera le basculement vers l'architecture SOA. Compte tenu du contexte budgétaire, cela garantira à court terme la continuité nécessaire, combinée à un début de modernisation et d'économie. Une autre partie de ces applications se situe au sein du SPF Justice. Un certain nombre de banques de données de la DG Législation notamment doivent être considérées comme des applications d'entreprise critiques, à remplacer d'urgence. Il ne suffit pas d assurer la continuité - qui n'est en outre pas toujours garantie par manque de ressources - pour garantir les services aux citoyens et aux entreprises, répondre aux obligations légales ou fournir des statistiques et d'autres informations correctes en matière de fonctionnement. La criticité sera systématiquement répertoriée (notamment via des analyses de risques) pour toutes les applications d'entreprise, les technologies utilisées et les ressources disponibles à cet effet. Rapport sera fait au comité de direction. Les propositions d'approche seront préalablement soumises à la cellule Architecture. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

17 5.2. Adaptation à l'évolution de la législation Les applications d'entreprise existantes doivent régulièrement être adaptées à l'évolution de la réglementation (européenne) dans les délais qui y sont fixés. L'impact ICT oscille entre "limité" et "très élevé" pour ce qui regarde les ressources et le budget nécessaires. Cela engendre parfois une zone de tension entre le respect (opportun) d'une obligation légale d'une part et l'opportunité de réaliser pareils investissements dans des applications d'entreprises obsolètes d'autre part. Par ailleurs, l'impact ICT ne peut souvent être clairement établi qu'après que la réglementation a été adoptée, ce qui fait que le temps disponible est parfois insuffisant pour procéder à temps à toutes les adaptations nécessaires. A titre d illustration, nous renvoyons aux importants projets ICT qui sont la conséquence de la nouvelle législation relative à la réorganisation de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles-Hal- Vilvorde, à la banque de données ADN, à la création du tribunal de la famille, à la création d'un tribunal disciplinaire, à la redéfinition des arrondissements judiciaires et à l'introduction du nouveau modèle de gestion pour l'ordre judiciaire, à la sixième réforme de l'etat... 6 Dans le cadre du (projet) travail par portfolio au sein du SPF Justice, une attention particulière sera accordée pour chaque projet au caractère "lié à la législation" éventuel et l'impact éventuel sur d'autres projets ICT sera évalué et pris en considération dans la décision de lancer de tels projets. Parallèlement, le SPF Justice prendra les mesures nécessaires, en responsabilisant ses collaborateurs, pour déterminer proactivement, avec le service d encadrement ICT, l'impact ICT éventuel de la nouvelle réglementation (supra)nationale gérée par ces derniers. 6 Voir notamment la loi du 19 juillet 2012 portant réforme de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, MB du 22 août 2012, la loi du 7 novembre 2011 modifiant le Code d'instruction criminelle et la loi du 22 mars 1999 relative à la procédure d'identification par analyse ADN en matière pénale, MB du 30 novembre 2011, la loi du 30 juillet 2013 portant création d'un tribunal de la famille et de la jeunesse, MB du 27 septembre 2013, la loi du 15 juillet 2013 modifiant les dispositions du Code judiciaire relatives à la discipline, MB du 25 juillet 2013, l'exécution de la Note de politique général "Réforme de l'etat" du 22 décembre 2011, doc., Chambre, /016, p. 35, 3.4.,... NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

18 6. MODERNISATION DES SERVICES Il ne suffit pas de maintenir les services existants. Le SPF Justice et l'ordre judiciaire doivent être en mesure de réagir suffisamment rapidement à l'évolution des besoins en rapport avec les services qu'ils proposent aux citoyens, aux entreprises et aux justiciables et en rapport avec les liens de collaboration qu'ils entretiennent avec leurs partenaires (judiciaires). Ils doivent également tendre vers une plus grande efficacité en recourant aux mêmes moyens, voire à moins de moyens. L'ICT représente à cet effet un instrument essentiel. Ces nouveaux besoins se traduisent souvent par l'adaptation des applications d'entreprise existantes ou par de tout nouveaux développements. Afin d'éviter une approche segmentée, chaque besoin/demande sera également soumis(e) à la cellule Architecture Soutien de l'ordre judiciaire dans le cadre de l'administration de la justice Le soutien de l'ordre judiciaire dans le cadre de l'administration de la justice se situe - outre le remplacement des applications d'entreprises les plus critiques et l'adaptation obligatoire à l'évolution de la législation - dans la perspective du basculement vers l'architecture SOA à différents niveaux : Informatisation intégrale de l'ordre judiciaire Figurant parmi les dernières entités au sein de l'ordre judiciaire, les auditorats du travail seront informatisés en les équipant également de l'application MACH adaptée à leurs besoins. Cela aura pour effet que la majorité des juridictions et des parquets de première instance justice de paix, parquet de police, tribunal correctionnel et parquet, auditorat du travail tournera sur la même plate-forme MACH, ce qui facilitera l'interopérabilité et le basculement ultérieur vers les nouveaux modules SOA Modernisation des applications d'entreprise Outre la modernisation de l'application du tribunal et du parquet de la jeunesse, les applications d'entreprise seront pourvues d'une interface web moderne pour les utilisateurs dans les greffes civils, les tribunaux du travail, les tribunaux de commerce et à la Cour de cassation. L'intégration avec d'autres composantes plus modernes de l'architecture des applications, comme l'utilisation de Windows 7 et de services web, sera aussi facilitée grâce à une mise à jour technologique et à une centralisation. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

19 Optimalisation des moyens en personnel Dans le cadre de l'optimalisation de la gestion du personnel, un environnement informationnel adapté sera prévu en vue de la réalisation d'une mesure uniforme et objective de la charge de travail des magistrats et du personnel judiciaire de l'ordre judiciaire. Cela doit permettre de fournir les informations stratégiques nécessaires sur le fonctionnement des juridictions et des parquets en vue de leur direction stratégique (diriger vers les objectifs) et opérationnelle (mesurer et contrôler le fonctionnement). Grâce à l'enregistrement de points de mesure dans le processus relatif au flux entrant, à la répartition du travail, aux coûts, au volume de dossiers traités, à la durée de traitement, au niveau de perception des amendes..., la répartition du personnel pourra être associée à des chiffres objectifs en matière de charge de travail, ce qui doit contribuer à une plus grande efficacité et à une réduction de l'arriéré Réorganisation du paysage judiciaire et de la gestion La réforme du paysage judiciaire entraîne notamment d'importantes adaptations organisationnelles, telles un élargissement d échelle géographique en réorganisant les arrondissements au niveau provincial, une mobilité accrue des magistrats et du personnel judiciaire et l'introduction d'un nouveau modèle de gestion mettant l'accent sur l'autonomisation et la responsabilisation. Outre l'adaptation et l'intégration des applications d'entreprise existantes où c'est possible, le support informatique nécessaire sera aussi prévu pour le développement de nouveaux instruments de gestion, de monitoring et de rapport destinés aux chefs de corps sur le plan du budget, du personnel, de la charge de travail, des délais de traitement Soutien du SPF Justice dans le cadre de ses services Le SPF Justice et ses services remplissent d'importantes missions de soutien ainsi que d'importantes missions opérationnelles à l'égard des citoyens, des entreprises, des justiciables, des détenus, de l'ordre judiciaire et des partenaires externes. 7 A court et moyen termes, l'amélioration des services judiciaires, grâce à la modernisation d'un certain nombre d'applications d'entreprise existantes, sera poursuivie et finalisée au sein des services du SPF Justice. Pour tous ces services, la priorité sera donnée aux projets d'informatisation qui, selon le cas, conduisent à une amélioration nécessaire de leurs services, engendrent des gains importants en termes d'efficacité et d'optimalisation, fournissent des éléments essentiels pour la réalisation de la nouvelle architecture SOA ou qui sont obligatoires conformément à la législation. 7 Pour une description de leurs missions, voir le plan de management du SPF Justice , pp , sur NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

20 Optimalisation des services aux clients et aux partenaires En sa qualité d'autorité administrative, le SPF Justice prend des décisions dans des cas individuels. A cet égard, le citoyen s'attend à ce que les décisions soient prises efficacement et à temps. L'informatisation du traitement des dossiers et l'interaction avec les citoyens, les entreprises et les partenaires occupent une place centrale Soutien de l exécution des peines Dans le cadre de l'exécution des peines, la priorité sera donnée à la poursuite de la modernisation de l'application d'entreprise SIDIS pour la gestion des prisons en développant SIDIS SUITE et en modernisant le casier judiciaire central. Ces projets fourniront en même temps des éléments importants pour la réalisation de la nouvelle architecture SOA. Nous continuerons également à nous atteler à la modernisation de l'application d'entreprise pour la surveillance électronique (SISET), pour le suivi médical des détenus (EPICURE), pour la gestion du travail des détenus (GRATI), pour la comptabilité pour le SCRTP (PIA) et pour la gestion des maisons de justice (SIPAR/SIPAR TOOLS/SOSIP). Des initiatives seront également prises vis-à-vis des détenus en tant que clients pour parvenir à une détention et à une réinsertion correctes et de qualité. Un cadre de vie dynamique et normalisé ainsi qu'une offre différentiée de services constituent d'importants leviers en faveur d'une réinsertion réussie. Le détenu doit dès lors avoir la possibilité de faire appel à tout moment à une offre minimale de services. Les solutions technologiques doivent soutenir les détenus dans ce cadre et apporter les garanties nécessaires en termes de continuité. Outre les services liés au régime de vie, des services seront également développés dans le cadre des procédures juridiques dans lesquelles le détenu est impliqué. Ces solutions et leur environnement réseau doivent être sécurisés et fiables et garantir un monitoring approfondi. La réalisation de l'exécution des peines nécessite une implication importante des différents partenaires qui fournissent des services au sein des prisons. Des services de qualité ainsi qu'un échange d informations doivent également être réalisés à l'égard de ces partenaires, dans les limites de leur mission. La garantie d'une détention et d'une réinsertion de qualité requiert une gestion des risques, une analyse de l'information et une politique de sécurité poussées, tant à l'égard des individus qu'à l'égard des groupes de détenus. Dans ce cadre, des solutions technologiques soutiendront l'exécution de la politique. Ces efforts doivent jeter les bases d'une modernisation globale et consolidée de la détention en Belgique dans les années à venir. La construction des nouvelles prisons est également une opportunité pour envisager la détention différemment et introduire de nouveaux modèles et concepts. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

21 Soutien du processus législatif national et international Le processus législatif exige des connaissances poussées ainsi qu'une concertation étroite entre les différentes parties, tant en interne au sein du SPF Justice qu'en externe. Au cours de ce processus, les juristes 'législation' doivent être soutenus à l'aide de moyens technologiques qui, d'une part, permettent une gestion adéquate des informations et, d'autre part, facilitent la collaboration entre eux et leurs partenaires Soutien de la gestion Compte tenu aussi de l'importance accrue des gains en termes d'efficience faire davantage avec les mêmes moyens, voire avec moins de moyens la priorité sera accordée aux projets ICT qui optimalisent significativement la gestion et l'utilisation des moyens financiers et des moyens en personnel propres. Il en va de même pour les projets ICT qui simplifient, standardisent et soutiennent adéquatement les processus de travail et les processus organisationnels au sein du SPF Justice. En collaboration avec le service d'encadrement ICT, le service d encadrement BCL associera structurellement les autres entités au sein de la Justice et participera au développement des outils adaptés et de la politique y afférente. En outre, le service d encadrement BCL fera à terme office de source unique/authentique pour le budget (budget, contrôles budgétaires et redistributions intermédiaires entre les crédits), l'exécution du budget (engagements, liquidations, données "CJP" (commande jusqu'à paiement), comptabilité) et la fourniture de données de management stratégiques et opérationnelles sur le budget (comptabilité analytique par entité/service, analyses relatives aux schémas de dépenses, définition de gains éventuels en termes d'efficience, rapport et monitoring, projections). Il en va de même pour le service d encadrement P&O en ce qui concerne le personnel. Une attention spécifique sera prêtée au développement d'instruments de gestion efficaces pour parvenir à une gestion dynamique et à un meilleur contrôle des dépenses en matière de frais de justice et pour pouvoir contrôler et gérer efficacement et effectivement les dépenses de justice au sens plus large. En plus de répertorier ces frais de justice de manière uniforme et objective, il y aura un aperçu et un contrôle de la couverture budgétaire de chaque commande, de la (contre)prestation fournie et de la facture correspondante ainsi que de l'utilisation de bons de commande standardisés Soutien du processus d'autonomisation de l'ordre judiciaire Le processus d'autonomisation de l'ordre judiciaire selon un modèle dual, mais avec des points communs dans la gestion comme pour les bâtiments et l'ict, implique qu'un certain nombre de capacités de gestion doivent, avec le temps, pouvoir être transférées à l'ordre judiciaire et qu'à cet effet, les instruments (IT) de soutien doivent également pouvoir être mis à la disposition de l'ordre judiciaire. De par sa fonction de soutien logistique vis-à-vis de l'ordre judiciaire, la DG Organisation judiciaire dispose d'un certain nombre de systèmes informatiques pour gérer tant les moyens en personnel que les ressources matérielles et financières de l'ordre judiciaire. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

22 Dans le cadre de ses préparatifs en vue d'un transfert de gestion, la DG Organisation judiciaire veillera à ce que ces applications et fichiers de données évoluent avec le processus de réforme à la lumière de la réforme de l'ordre judiciaire. Au cours de ce processus de transition, la continuité de la gestion et des services sera garantie, de manière à permettre à la DG Organisation judiciaire de continuer à assurer sa mission de soutien. L'échange d'informations et l'accès aux informations entre l'ordre judiciaire et la DG Organisation judiciaire ainsi que les systèmes informatiques mis à leur disposition sont ici essentiels Exécution de la sixième réforme de l'etat Le support ICT nécessaire sera également prévu pour exécuter l'impact de la sixième réforme de l'etat sur l'organisation du SPF Justice. La priorité sera donnée au transfert des maisons de justice vers les entités fédérées dans le cadre duquel la continuité du fonctionnement est essentielle. Toutes les données contenues dans les systèmes informatiques existants de la DG Maisons de justice doivent être transférées vers les entités fédérées. Dans ce cadre, la continuité du fonctionnement est essentielle. Les systèmes informatiques doivent rester opérationnels jusqu'à ce que les entités fédérées prennent complètement le relais. Dans le cadre de ce transfert, une attention particulière sera également accordée à la cohérence et à la crédibilité de la chaîne pénale. Par l'exécution de tâches d'information, d'avis et de formation, les maisons de justice prennent part à la réalisation ou à l'exécution d'une décision judiciaire. En ce sens, elles exercent des missions indispensables pour l'exercice des compétences fédérales. Bien que la fixation des peines et l'exécution des peines se situent à différents niveaux institutionnels, l'échange d informations et l'accès aux informations restent cruciaux entre les différents acteurs de la justice et leurs systèmes informatiques. Cela implique notamment qu'elles restent un acteur important au sein du carrefour judiciaire JUSTX. A cet effet, une concertation intensive sera organisée entre le SPF Justice et les entités fédérées Environnement de travail et de communication standardisé et moderne Sur le plan de la bureautique (PC, mail, imprimantes), la standardisation et la modernisation de l'environnement utilisateurs seront poursuivies. Elles conduiront à une simplification de la gestion et à une amélioration de l'efficience et permettront aux utilisateurs de mieux collaborer. Le projet-clé est le roll-out de PC@Work, au travers duquel tous les utilisateurs au sein des services du SPF Justice et de l'ordre judiciaire disposeront d'un desktop ou d'un laptop équipé de Windows 7 et d'office Le roll-out est également lié à la réalisation d'une gestion centrale des utilisateurs et des s. Dans la foulée, le soutien du télétravail au sein du SPF Justice et de l'ordre judiciaire continuera d'être étendu en permettant d'accéder à distance au serveur mail, à Internet et - phase par phase - aux applications d'entreprise via l'utilisation d'un accès VPN. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

23 L'optimalisation du parc des imprimantes multifonctionnelles associée au démantèlement étendu des imprimantes locales au sein du SPF Justice et de l'ordre judiciaire est une autre priorité. D'importants gains en termes d'efficience seront générés en passant le plus possible à l'utilisation d'imprimantes partagées et en menant une politique d'impression dissuasive. Dans le même cadre, des investissements continueront d'être réalisés dans les services d'impression centralisée. En matière de télécommunication, la priorité sera donnée aux projets ICT qui présentent des avantages importants en termes d'optimalisation et d'efficience. Les infrastructures de télécommunication existantes se caractérisent en effet par une grande vétusté et des coûts élevés. En fonction des résultats d'une étude consacrée à une communication plus intégrée au sein de la Justice, une décision sera prise sur les modalités d'introduction de Voice over IP et d'unified Communications. Cela peut conduire à des économies considérables dans le domaine des frais de téléphonie, de l'infrastructure et des contrats d entretien. La répartition actuelle des compétences en matière de téléphonie au sein du SPF Justice sera également réexaminée en vue d'optimaliser la gestion de la composante logistique et ICT. Le comité de direction définira une politique générale pour l'achat, la mise à disposition et l'utilisation de smartphones et tablettes par l'employeur ainsi que l'utilisation d'appareils personnels ("Bring Your Own Device" - BYOD). Par ailleurs, le comité de direction se prononcera sur l'extension de la vidéoconférence sur la base d'une analyse globale des besoins au sein du SPF Justice et de l'ordre judiciaire. Un cadre uniforme et standardisé pour les développements locaux qui répondent à des besoins locaux spécifiques sera également prévu au sein du SPF Justice, tout en tenant compte de la stratégie de standardisation. En concertation avec les utilisateurs, une plate-forme sera créée pour les développements locaux, une politique sera élaborée en ce qui concerne les droits administrateurs ICT locaux et des initiatives seront prises en vue du développement d'une interface utilisateur uniforme Accessibilité centrale des données d'entreprise Le ministre de la Justice, le SPF Justice, l'ordre judiciaire et un certain nombre d institutions judiciaires comme l'incc ont continuellement besoin d'informations de base et de données statistiques. Une politique (proactive) efficace est en effet dictée par les informations et leur disponibilité augmente la performance de la Justice. Grâce au Business Intelligence, ces informations peuvent être rendues accessibles de manière structurée et mises à disposition. La Justice (SPF Justice, Ordre judiciaire et autres institutions judiciaires) fera l'objet d'une approche BI centrale, de manière à ce que des éléments d'information puissent être croisés tout au long de la chaîne pénale/chaîne de dossiers. En outre, tous les éléments d'information (personnel, tiers, budget, affaires...) qui peuvent se manifester dans des questions d'ordre politique doivent pouvoir être reliés entre eux et être modelés de la même manière afin de pouvoir être combinés. A cet effet, le service d'encadrement ICT prévoira au sein du SPF Justice une concertation avec toutes les institutions et organisations internes et externes concernées par la mise en place d'un BICC (Business Intelligence Competence Center) commun. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL

24 6.5. Politique globale de sécurité de l'information et de sécurité informatique Jusqu'à il y a peu, la problématique de la sécurité était caractérisée par une approche ad hoc et dictée en fonction des incidents. Le SPF Justice constate toutefois que les menaces ICT qui s'abattent sur lui ont sensiblement augmenté ces dernières années. Les conséquences de telles menaces au plan social peuvent avoir rapidement d'importantes répercussions très concrètement visibles : données à caractère personnel qui tombent en de mauvaises mains, systèmes internes et externes qui se bloquent, systèmes externes utilisés de manière abusive (par exemple, phishing ou vol d'identité). C'est pourquoi la priorité sera donnée à une approche structurelle de la sécurité de l'information et de la sécurité informatique au sein du SPF Justice pour contrôler les défis qui vont de pair avec notre société informatisée actuelle et ce faisant, maintenir notre sécurité à niveau ou l'améliorer où c'est nécessaire. A cet effet, le comité de direction a approuvé un plan de sécurité informatique ("Information Security Management System (ISMS)") dans le cadre duquel le SPF Justice souhaite s'orienter vers un cadre normatif reconnu internationalement, à savoir ISO/IEC 27001:2005. En outre, on veillera également à un équilibre sain entre sécurité, flexibilité et confort des utilisateurs d'une part et à un rapport correct entre les efforts de sécurisation et la criticité des informations (systèmes informatiques) d'autre part. La sécurité ne porte pas uniquement sur des produits et des technologies, mais concerne également les éléments suivants : processus, culture et personnes. Elle exige par conséquent une approche transversale et générique. C'est la raison pour laquelle une équippe de conseillers en sécurité de l'information a été désignée au sein du SPF Justice. Par ailleurs, un groupe de pilotage Sécurité de l'information sera créé au sein du SPF Justice. Il fera office d'organe consultatif et d'organe de concertation pour le comité de direction, avec une plate-forme Sécurité informatique SPF Justice- Ordre judiciaire. NOTE STRATEGIQUE pour L INFORMATISATION de la JUSTICE - AVRIL