Guide de l'utilisateur Operator Dashboard. uniflow V5.3

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1 Guide de l'utilisateur Operator Dashboard uniflow V5.3

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4 modification du Registre sur le système d'exploitation. Vous comprenez et acceptez que vous utilisez ces informations et modifiez le Registre du système d'exploitation Windows à vos risques et périls. Thursday, October 23, 2014, Bad Iburg (Allemagne)

5 Symboles Styles de texte Le texte imprimé dans ce style se rapporte au texte affiché dans l'interface utilisateur uniflow et sur les contrôles de cette dernière. Le texte imprimé dans ce style se rapporte aux entrées utilisateur à l'écran (en d'autres termes, au texte que l'utilisateur doit entrer). Le texte imprimé dans ce style correspond aux liens hypertexte vers une page Web externe ou aux liens internes vers d'autres pages de ce manuel. Le texte imprimé dans ce style se rapporte à des exemples de code : code XML, variables ou expressions régulières. Icônes Note importante : information déterminante pour le fonctionnement correct du logiciel uniflow. Document externe : référence à un document complémentaire associé à un matériel ou un logiciel tiers. Fonction propre à une région : si certaines fonctions d'uniflow ne sont pas universellement disponibles, elles sont identifiées par cette icône. Lien vers une référence Web externe. Explication détaillée de paramètres de configuration ou de procédures opérationnelles. Captures d'écran et diagrammes Ce manuel contient des captures d'écran du logiciel, ainsi que des diagrammes qui illustrent les produits et les relations qui les lient. Toutes les illustrations sont correctes au moment de la rédaction du manuel. Notez toutefois qu'elles sont susceptibles d'être modifiées. Copyright et contact NT-ware Systemprogrammierung GmbH. Si vous souhaitez nous signaler des erreurs ou nous proposer des suggestions visant à améliorer ce document, contactez-nous à l'adresse documentation@nt-ware.com.

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7 Sommaire Sommaire 1 Vue d'ensemble de l'operator Dashboard Introduction Vue d'ensemble du composant Impression vers Operator Dashboard Soumission de travaux en interne à la plate-forme Operator Dashboard Envoi de travaux à la plate-forme Operator Dashboard via Web Submission Gestion des imprimantes et des workflows avec Operator Dashboard Vue d'ensemble des sections d'operator Dashboard Section Files d'attente Section Imprimante Section Commandes Section Archive La Barre de Menus de l'operator Dashboard Barre de menus Racine Configuration Config. files d'attente Affich. files d'attente des utilisateurs Affich. types de support Archive Travail préparatoire Gestion des répertoires Gestion des ACL Utilisation de l'archive JT Editeur (éditeur de configuration des job tickets) Modification ou création d'un profil JT Aide La Barre d'outils de l'operator Dashboard Barre d'outils PrePrint Configuration logicielle requise Imprimantes d'entrée pour PrePrint Fenêtre PrePrint - Présentation Fonctions du module PrePrint Océ PRISMAprepare Configuration requise Installation Intégration à uniflow Copier le travail Config. Job I

8 Sommaire Statut du travail Analyse du travail Facturation manuelle Services supplémentaires Travaux Web Submission Journal des travaux Supprimer Imprimer le Job Ticket Contrôler le travail Exécuter le Workflow Les Files d'attente Utilisation des files d'attente Glisser-déposer - Files d'attente Glisser-déposer - Archive Déplacement de travaux selon leur statut Fonction Verrouillage des travaux Processus de devis Printing from the Operator Dashboard Fonctions d'impression Changement de cassette dans une imprimante ou un groupe d'imprimantes Etat imprimante Impression Groupe d'imprimantes Impression grand format Suppression de travaux d'impression Imprimer le Job Ticket Association d'une numérisation à un travail d'impression Configuration du workflow Impression de Données Variables Impression de données variables sous uniflow Processus VDP (Variable Data Printing) Fonctionnement du processus VDP (Variable Data Printing) Réutilisation et gestion des ressources avec PPML Présentation de FusionPro Utilisation des modèles VDP Possibilitiés d'exécution de Travail Facturation manuelle Supprimer Copier le travail Contrôler le travail II

9 Sommaire 8 Commandes Web Submission Commandes (WS Gestion commandes) Etat de la Commande - Changements automatiques et manuels Glossaire Index III

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11 Vue d'ensemble de l'operator Dashboard 1

12 1.1 Introduction Operator Dashboard est un programme de console de commande centrale pour l'impression et la gestion des commandes. Cet élément central du système reçoit les commandes, permet le contrôle et la modification des documents reçus, fournit les informations d'état des imprimantes connectées, gère la sortie des documents sur une ou plusieurs imprimantes et permet de sauvegarder les commandes ou de retirer les documents d'une archive informatique centrale. Ce sont les opérateurs du centre de reprographie qui administrent et utilisent Operator Dashboard. Operator Dashboard peut être configuré pour plusieurs opérateurs, permettant ainsi de configurer une file d'attente d'impression pour chaque personne, reflétant le rôle de cette personne dans le workflow. Les files d'attente peuvent être également ajustées aux besoins spécifiques de chaque opérateur. Les travaux d'impression ou commandes envoyés à Operator Dashboard sont accompagnés de job tickets. La configuration des job tickets se fait également dans Operator Dashboard. La communication avec les utilisateurs ou les clients se fait sur la base des notifications de l'état de chaque travail d'impression. Les opérateurs peuvent déterminer l'état pertinent des travaux de chaque client. Ces informations d'état permettent d'informer les utilisateurs ou les clients de problèmes éventuels concernant leur commande. Si un opérateur veut configurer Operator Dashboard, il doit disposer des droits d'administration appropriés. Ces paramètres de sécurité peuvent être accordés par l'administrateur d'uniflow. Les chapitres suivants contiennent des informations détaillées sur Operator Dashboard et servent de référence aux opérateurs de centres de reprographie lorsqu'ils configurent et utilisent le programme. Operator Dashboard requiert le module CRD Printing. Utilisé Operator Dashboard, le module CRD Printing fournit les fonctions suivantes : Module Job Ticketing PrePrint Load Balancing Vue d'ensemble du composant Vous pouvez installer Operator Dashboard et travailler avec le programme de différentes manières. Vous pouvez soit utiliser la soumission de travaux par imprimante d'entrée de job ticket ou par l'interface frontale Web Submission. Web Submission s'utilise uniquement sur l'intranet de l'entreprise ou, lorsque cette fonction est proposée aux utilisateurs et aux clients, sur Internet. Les deux schémas qui suivent 2

13 donnent un aperçu des différents composants d'uniflow et de la manière dont ils fonctionnent ensemble. Soumission de travaux dans un environnement à réseau local Soumission de travaux par Internet Impression vers Operator Dashboard Vous pouvez envoyer des travaux d'impression à Operator Dashboard comme suit : Impression en interne (voir "Soumission de travaux en interne à la plate-forme Operator Dashboard" sur page 4) Web Submission (voir "Envoi de travaux à la plate-forme Operator Dashboard via Web Submission" sur page 6) Les utilisateurs de l'impression en interne peuvent soumettre leurs travaux d'impression à la plate-forme Operator Dashboard à l'aide d'une imprimante d'entrée configurée pour les job tickets d'impression en interne. Les utilisateurs de Web Submission peuvent envoyer leurs travaux d'impression directement de leur ordinateur à la plate-forme Operator Dashboard ou à un atelier de reprographie. Au lieu de configurer les options de sortie dans le pilote d'imprimante, les utilisateurs peuvent sélectionner les options de sortie dans le job ticket. Un job ticket numérique 3

14 réduit le nombre d'erreurs potentielles et les réimpressions coûteuses. Selon la plate-forme utilisée, les job tickets s'affichent dans le client uniflow pour l'impression en interne, et dans la configuration des commandes Web Submission dans les autres cas. Différents profils de job tickets peuvent être créés pour différents groupes cibles et/ou types de travaux d'impression. Certains profils de job tickets sont déjà disponibles par défaut. Vous pouvez créer d'autres profils de job tickets en fonction de vos besoins et vous pouvez les affecter à différents utilisateurs, groupes ou imprimantes. Vous pouvez également les contrôler au moyen des listes de contrôle d'accès, et vous assurer que différents utilisateurs ou groupes d'utilisateurs se voient proposer différents job tickets. En fonction du type de soumission de travaux pour impression, vous devez créer un job ticket ou un job profile (profil de travail) pour la plate-forme à utiliser (serveur uniflow ou Web Submission). Le job ticket est configuré à l'aide du menu JT Editeur (voir "JT Editeur (éditeur de configuration des job tickets)" sur page 34) de la plate-forme Operator Dashboard. Pour ouvrir Operator Dashboard, suivez le lien ci-dessous : http(s)://<serveur_uniflow>/helixod La procédure complète de configuration des job tickets est passée en revue au chapitre JT Editeur (voir "JT Editeur (éditeur de configuration des job tickets)" sur page 34) Soumission de travaux en interne à la plate-forme Operator Dashboard Job Ticketing requiert le module CRD Printing. Pour envoyer un travail en interne, vous devez configurer au moins une imprimante Job Ticket - Imprimante d'entrée et une imprimante Job Ticket - Imprimante de sortie. L'imprimante Job Ticket - Imprimante d'entrée est l'imprimante à laquelle les utilisateurs en interne soumettent leurs travaux. Généralement, seuls les opérateurs du centre de reprographie peuvent accéder aux imprimantes Job Ticket - Imprimante de sortie. Pour la configuration de l'imprimante, nous vous recommandons fortement d'utiliser les assistants d'impression de job ticket disponibles dans le menu Imprimante. Configuration d'une imprimante sous uniflow Notez que les travaux d'impression soumis à Operator Dashboard sont généralement envoyés au format PostScript. Par conséquent, chaque imprimante de sortie de la plate-forme Operator Dashboard doit être configurée avec un pilote d'impression PostScript. Pour la création d'imprimantes de Job Ticketing, nous recommandons de 4

15 télécharger les pilotes d'impression de job tickets depuis le menu Ressources du client uniflow sur le Web. Vous pouvez également utiliser un pilote PostScript générique (Adobe Generic PostScript Driver recommandé). Pour configurer les imprimantes, vous utilisez le menu Imprimante d'uniflow Configuration Serveur. Job Ticket - Imprimante d'entrée pour PrePrint Les assistants Job Ticket - Imprimante d'entrée vous permettent de spécifier tous les détails de Job Ticketing nécessaires, comme, par exemple, le job ticket qui s'affichera lors de l'impression sur cette imprimante. Deux assistants sont disponibles pour ce type d'imprimante : o Job Ticket - Imprimante d'entrée Les travaux envoyés par le biais de cette imprimante sont au format PostScript. o Job Ticket - Imprimante d'entrée pour PrePrint Le traitement des travaux envoyés par le biais de cette imprimante peut être poursuivi à l'aide du menu PrePrint (sur page 45). Par conséquent, si vous souhaitez permettre aux opérateurs du centre de reprographie de traiter les travaux d'impression soumis dans PrePrint, vous devez utiliser cet assistant pour l'imprimante Job Ticket - Imprimante d'entrée. PrePrint a recours à une interface PDF pour l'édition des travaux d'impression. C'est pour cette raison que l'imprimante Job Ticket - Imprimante d'entrée pour PrePrint crée un fichier spoule au format PDF. Le module Job Conversion Instance est nécessaire pour la conversion au format PDF. Il assure également la prévisualisation PDF. Une fois le travail d'impression modifié et enregistré dans PrePrint, il est converti à nouveau en PostScript pour être imprimé sur une imprimante de sortie PostScript. Imprimante d'entrée PostScript > PDF en PrePrint >Imprimante de sortie PostScript Job Ticket - Imprimante d'entrée pour PrePrint requiert le module Job Conversion Instance. Job Ticket - Imprimante de sortie L'assistant associé à Job Ticket - Imprimante de sortie crée une imprimante de sortie PostScript pour le système de job ticketing. Job Ticket - Imprimante de sortie permet d'imprimer réellement les documents depuis Operator Dashboard sur une imprimante physique. Les assistants mentionnés plus haut vous guident dans la configuration des imprimantes et assurent la bonne configuration du workflow. 5

16 Envoi de travaux à la plate-forme Operator Dashboard via Web Submission Le portail Web Submission permet d'envoyer des travaux de différentes manières. 1. Commandes avec fichiers : Lors du processus de création de commandes Web Submission, les utilisateurs peuvent ajouter des documents aux commandes et les envoyer à la plate-forme Operator Dashboard avec les détails du job ticket. Les utilisateurs Web Submission sur les ordinateurs desquels le pilote d'imprimante Web Submission est installé peuvent télécharger leurs documents sur le site Web Submission directement depuis une application telle que MS Word, puis lancer le processus de commande et envoyer les documents à la plate-forme Operator Dashboard. 2. Commandes sans fichiers : Dans le cas de commandes sans fichiers, seuls des fichiers fictifs sont ajoutés aux commandes Web Submission. Les utilisateurs indiquent alors le nom du document, le nombre de pages et le nombre de pages couleur, mais les documents en tant que tels sont envoyés à la plate-forme Operator Dashboard par , FTP ou par d'autres moyens. Une fois que les documents sont disponibles au format électronique ou physiquement dans l'atelier de reprographie, ils doivent être affectés à la commande Web Submission correcte à l'aide du menu Config. Job (sur page 90), après quoi ils peuvent être imprimés. 3. Travaux VDP : Les travaux VDP (Variable Data Printing) ne peuvent être soumis à la plate-forme Operator Dashboard que par le biais des commandes Web Submission. Vous trouverez des informations détaillées concernant l'envoi de travaux d'impression via Web Submission au chapitre Web Submission Gestion des imprimantes et des workflows avec Operator Dashboard Operator Dashboard peut recevoir les travaux d'impression soit de Web Submission, soit du pilote d'impression Web Submission, soit des imprimantes d'entrée de Job Ticket, par exemple Job Ticket - Imprimante d'entrée pour PrePrint. Pour être traités directement dans Operator Dashboard, les travaux d'impression sont généralement envoyés au format PDF ou PS. Chaque imprimante directement disponible dans Operator Dashboard doit donc obligatoirement utiliser un pilote d'impression PostScript. Les travaux d'impression envoyés aux formats PDF et PS peuvent être également modifiés dans PrePrint. Toutefois, en fonction de la configuration de Web Submission, les utilisateurs peuvent aussi télécharger des fichiers natifs. Les clients bénéficient grandement de cette possibilité en permettant à l'opérateur d'impression de modifier les données d'origine à imprimer, si nécessaire. Ces fichiers n'étant, pour la plupart, ni au format PDF, ni au format PS, les travaux natifs doivent être extraits de la plate-forme Operator 6

17 Dashboard pour être imprimés à l'aide du pilote d'impression d'origine qui peut être dans n'importe quel langage spécifié au chapitre Langages et pilotes d'impression analysables du manuel d'installation uniflow. Le diagramme qui suit illustre les workflows disponibles dans Operator Dashboard. Le workflow général des travaux au format PS ou PDF est indiqué par des lignes noires. Tous les travaux passent par leur file d'attente respective dans Operator Dashboard, en fonction de la configuration de la file d'attente. Les travaux peuvent alors être imprimés directement sur l'imprimante de la plate-forme Operator Dashboard par glisser-déposer, archivés dans les archives ou modifiés avec PrePrint. Seuls les pilotes PostScript peuvent être utilisés avec ce workflow et avec Operator Dashboard. Le workflow de travaux contenant des fichiers natifs s'affiche en lignes vertes. L'utilisateur peut télécharger des fichiers natifs, en fonction de la configuration de Web Submission. Les travaux contenant des fichiers natifs doivent aussi passer par leur file d'attente correspondante dans Operator Dashboard. L'opérateur ne peut pas imprimer ces fichiers directement dans Operator Dashboard. Pour ce faire, il doit extraire les fichiers à l'aide du bouton Contrôler le travail de la barre d'outils. Une fois le fichier extrait, l'opérateur peut modifier les données des clients (notez que l'application d'origine doit être installée sur l'ordinateur de l'opérateur) et imprimer avec un pilote d'origine. Dans ce cas de figure, l'opérateur peut utiliser n'importe quel type de pilote d'impression (PostScript, PCL 5, PCL 6, GARO ou autre). Toutefois, les travaux d'impression sont comptabilités pour l'utilisateur ou le client d'origine. Bien entendu, il reste possible d'archiver les travaux avec les fichiers dans leur format natif. 7

18 1.1.4 Vue d'ensemble des sections d'operator Dashboard Operator Dashboard est une plateforme Web à laquelle vous accédez par navigateur Internet. Il est fortement recommandé d'utiliser Internet Explorer version 6 et ultérieure, car l'utilisation du plug-in ActiveX est nécessaire. Pour démarrer Operator Dashboard, cliquez sur l'icône correspondante sur le bureau ou entrez l'url suivante dans votre navigateur : http(s)://<serveur_uniflow>/helixod 8

19 En fonction de la configuration IIS du serveur, vous êtes susceptible d'être invité à entrer vos informations d'identification. Une fois la connexion établie, Operator Dashboard s'affiche. Dans sa section supérieure, Operator Dashboard présente deux éléments de navigation : la barre d'outils et la barre de menus. Barre d'outils La barre d'outils permet de gérer les travaux d'impression : PrePrint (sur page 45) : Propose des outils de manipulation ou de modification des documents reçus. PRISMAprepare (voir "Océ PRISMAprepare" sur page 74) : Propose des outils de manipulation ou de modification des documents reçus dans PRISMAprepare. Copier le travail (voir "Copier le travail" sur page 89): Ajoute des travaux de copie au système. Config. Job (voir "Config. Job" sur page 90): Affiche les paramètres généraux des travaux, leur statut, une option Facturation manuelle, des paramètres de gestion Services supplémentaires, Travaux Web Submission et le journal des travaux. Supprimer (voir "Supprimer" sur page 96): Supprime les travaux d'impression sélectionnés. 9

20 Imprimer le Job Ticket (voir "Imprimer le Job Ticket" sur page 97): Imprime les job tickets des travaux d'impression sélectionnés, une fois que vous avez sélectionné une imprimante dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche. Contrôler le travail (voir "Contrôler le travail" sur page 97): Permet d'imprimer des travaux en dehors d'uniflow. Cette opération peut être nécessaire lorsque vous devez utiliser les fonctions de pilotes d'imprimante spécifiques (un pilote GARO sur une imprimante grand format, par exemple) ou si vous devez imprimer un document natif plutôt qu'un fichier PS ou PDF. Exécuter le Workflow (voir "Exécuter le Workflow" sur page 99): Permet d'exécuter un workflow pour les fichiers sélectionnés uniquement, au lieu de la file d'attente tout entière. Barre de menus La barre de menus est propre à l'opérateur. Elle permet de configurer les tableaux de bord, de gérer les répertoires de l'archive et de modifier les profils de job tickets. Operator Dashboard contient les menus déroulants suivants : Racine (voir "Racine" sur page 16): Le menu Racine charge le site par défaut ou principal d'operator Dashboard. Configuration (sur page 16) Config. Archive (voir "Archive" sur page 27) JT Editeur (voir "JT Editeur (éditeur de configuration des job tickets)" sur page 34) Aide (sur page 41) Sections principales Operator Dashboard est divisé en plusieurs sections principales entièrement personnalisables. La section des files d'attente d'impression (files d'attente d'entrée) : Permet de gérer les travaux en entrée, les travaux en cours ou les travaux déjà imprimés dans le workflow du fournisseur. Vous pouvez configurer plusieurs files d'attente d'entrée selon vos besoins. La section des imprimantes (Imprimante) : Permet de gérer les imprimantes et d'y accéder. Notez que vous devez utiliser des pilotes PostScript pour ces imprimantes de sortie. La section des commandes (voir "Section Commandes" sur page 13) (Commandes) : Contient WS Gestion commandes. Ce tableau présente les différents statuts de commandes. 10

21 La section Archive(Archive) : Permet de récupérer ou d'archiver des documents. Il convient de noter que la section Archive doit être activée pour que l'utilisateur puisse la voir. Pour ce faire, reportez-vous au chapitre Affichage des files d'attente des utilisateurs (voir "Affich. files d'attente des utilisateurs" sur page 24). Vous pouvez sélectionner les sections Archive et Commandes au bas de la fenêtre Operator Dashboard Section Files d'attente La section Files d'attente peut être configurée individuellement pour chaque opérateur qui dispose ainsi de ses propres files d'attente. La configuration des diverses files d'attente repose sur les droits d'administration associés à Operator Dashboard. Ces droits sont accordés par l'administrateur. Si aucune file n'est configurée, une file par défaut est utilisée, qui n'est pas affectée à un opérateur en particulier, et qui n'est visible que tant qu'aucune file personnalisée n'est créée. Pour modifier cela, il convient d'affecter un opérateur à la file d'attente par défaut qui s'affiche alors comme une file normale. Voir Configuration des files d'attente. N'oubliez pas non plus que vous devez configurer la file d'attente par défaut via Réglages Principaux > Operator Dashboard. C'est là que vous sélectionnez la file d'attente qui est utilisée comme cible standard pour les nouveaux travaux. La section Files d'attente peut contenir autant de files d'attente que vous le souhaitez. La seule limite est la taille de votre écran. L'affichage des files d'attente est optimisé en fonction de la taille maximale de la fenêtre. L'en-tête de chaque file d'attente indique le nom de cette file et le nombre de travaux d'impression qu'elle contient. Les files peuvent être réduites ou agrandies, en cliquant sur l'icône à côté de leur nom. Lorsqu'elles sont réduites, seules les première et dernière colonnes s'affichent (affichage de liste uniquement). Le cas échéant, les noms de travaux d'impression sont abrégés s'ils ne tiennent pas dans la colonne. La liste ci-dessous explique les symboles utilisés dans chaque file d'attente de la plate-forme Operator Dashboard : Symbole Description Affiche une boîte de dialogue de filtre. Pour fermer cette boîte de dialogue, il suffit de cliquer à nouveau sur le symbole. La file d'attente affiche les travaux correspondant à sa configuration et ses critères de filtrage. Les travaux présents dans chaque file sont donc des travaux déjà filtrés. Le symbole de filtrage permet de filtrer tous les travaux à l'aide des champs Job Ticket et des propriétés de travaux, définis en tant que colonnes dans la configuration de la file d'attente. Le filtre peut ainsi être assimilé à un 11

22 «sous-filtre» du «filtre de file d'attente». Referme la boîte de dialogue de filtre et efface les valeurs de filtres. Sélectionne tous les travaux recensés sur la page affichée d'une file d'attente. Désélectionne tous les travaux sélectionnés dans une file d'attente. Selon le type sélectionné dans la configuration de la file d'attente, cette dernière s'affiche en listes ou en blocs. Si l'affichage en listes a été configuré, vous pouvez trier la file d'attente en cliquant sur l'en-tête d'une colonne. Cliquez à nouveau sur l'en-tête pour inverser l'ordre de tri. Si l'affichage en blocs a été configuré, les en-têtes de colonnes disparaissent et un champ de liste déroulante supplémentaire s'affiche dans l'en-tête de file d'attente. Cette liste déroulante permet de trier la file d'attente en fonction de la colonne sélectionnée. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur le symbole en forme de flèche en regard de la liste déroulante Section Imprimante Tous les groupes d'imprimantes et imprimantes disponibles dans l'environnement d'impression sont recensés dans la section Imprimante. Le menu Imprimer s'affiche par défaut lorsque vous accédez à Operator Dashboard. Il recense tous les groupes d'imprimantes et imprimantes disponibles configurés dans uniflow Configuration Serveur. Chaque opérateur dispose de tous les groupes d'imprimantes et imprimantes. Les imprimantes et groupes d'imprimantes qu'un opérateur peut choisir sont répertoriés dans le sous-menu Affich. files d'attente des utilisateurs. Le menu Imprimer peut être masqué. Pour ce faire, cliquez sur le bouton à double flèche en haut à gauche de la section Imprimante. Tous les autres tableaux sont alors agrandis pour utiliser le plein écran. Les zones de texte indiquent le nom des imprimantes et des groupes d'imprimantes, ainsi que le statut, une barre de progression et des options supplémentaires. Vous trouverez une description détaillée de la procédure d'impression sur une imprimante de sortie standard ou sur un groupe d'imprimantes, ainsi que de la gestion des travaux d'impression grand format au chapitre Impression. 12

23 Notez que la barre de progression requiert l'agent de périphérique Canon CPCA Status monitor. Cet agent est automatiquement utilisé si vous avez créé votre imprimante avec l'assistant Job Ticket - Imprimante de sortie et si un périphérique CPCA est détecté. Notez que l'envoi des informations de progression par le périphérique peut prendre un certain temps. Les périphériques qui ne prennent pas en charge le protocole CPCA ne sont pas pris en charge Section Commandes La partie de gauche de la section Commandes (Commandes) contient WS Gestion commandes, qui indique le statut de toutes les commandes Web Submission. En fonction de leur statut, les commandes Web Submission sont placées dans les dossiers Aucun Traitement, Accepté, En production, En livraison ou Terminé. Pour afficher par exemple toutes les commandes dont le statut correspond à Aucun Traitement, développez le dossier Aucun Traitement et ainsi de suite. La partie de droite de la section Commandes contient trois onglets qui présentent les informations suivantes : Détail de la commande : C'est ici que vous pouvez vérifier et modifier, par exemple, le mode de paiement, ou créer une confirmation de commande. Articles : Cet onglet contient les travaux et les informations correspondantes (nom, nombre de copies, TVA et prix) de la commande sélectionnée. Adresses : L'onglet Adresses indique les adresses de livraison et de facturation du client. Le statut d'une commande dans WS Gestion commandes est automatiquement modifié en fonction du statut du travail. Il est toutefois possible de modifier le statut d'une commande manuellement. 13

24 Section Archive La section Archive permet d'archiver des travaux d'impression dans des archives centrales pour traitement ultérieur. Les documents sont alors stockés avec leurs paramètres de travaux et peuvent être, par exemple, réimprimés par un opérateur. Les utilisateurs de Web Submission peuvent également imprimer les documents depuis l'archive. Dans Web Submission, la section personnelle à partir de laquelle les utilisateurs peuvent imprimer est appelée «Catalogue». L'archivage des travaux Web Submission est réservé à un opérateur via Operator Dashboard. Il utilise à cet effet la technique du glisser-déposer. La fonctionnalité de l'archive elle-même est expliquée en détail au chapitre Archive. L'Archive requiert le module CRD. Il convient de noter que la section Archive doit être activée pour que l'utilisateur puisse la voir. Pour ce faire, sélectionnez Configuration > Affich. files d'attente des utilisateurs dans Operator Dashboard. Reportez-vous au chapitre Affichage des files d'attente des utilisateurs (voir "Affich. files d'attente des utilisateurs" sur page 24) pour plus d'informations. Une fois l'archive activée, vous pouvez sélectionner la section Archive au bas de la fenêtre Operator Dashboard. 14

25 La Barre de Menus de l'operator Dashboard 2

26 2.1 Barre de menus La barre de menus se trouve en haut à droite de la fenêtre Operator Dashboard. Elle comprend les menus Racine, Configuration, Config. Archive, JT Editeur et Aide. Les menus donnent accès à toutes les fonctions de configuration et de gestion de la plate-forme Operator Dashboard. Vous pouvez, par exemple, créer des files d'attente ou créer et modifier des job tickets. Vous pouvez également télécharger des modèles VDP, gérer les listes de contrôle d'accès ou basculer vers l'écran principal d'operator Dashboard. Tout cela dépend, naturellement, des droits dont vous disposez dans votre compte Operator Dashboard. Avant de pouvoir créer, modifier ou manipuler les files d'attente Operator Dashboard, votre compte utilisateur doit disposer des droits appropriés. Contactez votre administrateur pour qu'il configure les droits appropriés (par le biais de listes de contrôle d'accès, ou ACL) Racine La page Racine affiche toutes les files d'attente disponibles pour l'opérateur concerné, les imprimantes disponibles, le statut de ces imprimantes et les groupes d'imprimantes. Si elles sont activées, les sections Archive et Commandes (voir "Section Commandes" sur page 13) s'affichent également. Chaque file d'attente est actualisée automatiquement à une fréquence spécifique. Cet intervalle de temps peut être configuré par l'administrateur du serveur uniflow. Cliquez sur Racine pour actualiser toutes les files d'attente d'un clic, quelle que soit la fréquence d'actualisation Configuration Le menu Configuration permet de créer et gérer les files d'attente d'impression pour des opérateurs spécifiques. Chaque opérateur peut utiliser plusieurs files d'attente d'impression pour organiser les travaux et obtenir un récapitulatif détaillé de tous les travaux d'impression. Vous pouvez définir autant de files d'attente que vous le souhaitez. Adaptez toutefois le nombre de files d'attente à la taille de votre écran, et 16

27 évitez de créer des files d'attente superflues. Vous pouvez assigner les files d'attente et définir un ordre déterminé pour chaque opérateur du CRD. Par défaut, chaque opérateur a accès à chaque menu Configuration. Un administrateur du serveur uniflow peut toutefois interdire une fonction. Le menu Configuration inclut les sous-menus suivants : Config. files d'attente : Permet de créer de nouvelles files d'attente ou de modifier le contenu des files existantes. Affich. files d'attente des utilisateurs (sur page 24) : Permet à un opérateur de gérer l'affichage des files d'attente, des imprimantes, des commandes WS et de l'archive. Affich. types de support : Permet d'afficher et de filtrer les types de supports définis Config. files d'attente Lorsque vous sélectionnez le sous-menu Config. files d'attente, le contenu de la page Web qui s'affiche est le suivant. Files d'attente disponibles : La section supérieure de la page récapitule toutes les files d'attente déjà configurées. Config. files d'attente : La section inférieure de la page permet de créer des files d'attente ou de modifier des files existantes Files d'attente disponibles Cette section fournit une vue d'ensemble des files d'attente existantes. Elle indique le nom de la file d'attente, ses colonnes, l'utilisateur et la dernière modification effectuée. Pour choisir une file à modifier, cliquez sur son nom. Tous les paramètres de la file d'attente s'affichent alors à la section Config. files d'attente sous la section Files d'attente disponibles. Pour supprimer une file d'attente, cliquez sur le symbole de suppression figurant sur la droite de cette section. 17

28 Files d'attente préinstallées Après une nouvelle installation, vous trouvez trois files d'attente préconfigurées : AuthorizationQueue : Cette file d'attente n'est pas utilisée à l'heure actuelle et est réservée aux versions futures du programme. DefaultInputQueue : Cette file d'attente est utilisée par défaut si aucune autre file n'est assignée à l'opérateur. Notez que cette file d'attente est l'option définie par défaut via Réglages Principaux > Operator Dashboard > File d'attente par défaut. La file d'attente DefaultInputQueue n'est pas assignée à un utilisateur par défaut et tous les utilisateurs auxquels aucune autre file n'est assignée peuvent la voir. Si vous modifiez le paramètre de file d'attente par défaut, ce comportement se répercute sur la nouvelle file d'attente uniquement. Par conséquent, il est important de configurer correctement le paramètre File d'attente par défaut via Réglages Principaux > Operator Dashboard. Ce paramètre détermine la file d'attente dans laquelle se trouve la liste de tous les travaux. QuotationQueue : Cette file d'attente contient tous les travaux pour lesquels un devis a été demandé au moment de la création de la commande. Elle doit être assignée à l'opérateur chargé du traitement des devis Configuration des files d'attente La section Config. files d'attente permet de créer une nouvelle file d'attente ou de modifier une file d'attente existante en la sélectionnant à la section Files d'attente disponibles. Les tableaux et copies d'écran qui suivent vous donnent un aperçu et une brève description des options disponibles : 18

29 Options de configuration des files d'attente Nom : Entrez un nom descriptif. Si ce nom est déjà attribué, il est impossible d'enregistrer la file d'attente. Colonnes disponibles : Les propriétés de colonne suivantes sont disponibles : o Nom du travail : Nom du travail d'impression o Statut : Statut du travail d'impression o Pages : Nombre total de pages du travail d'impression o Copies : Nombre de copies du travail d'impression à réaliser o Ext : (pièces jointes) Si des documents sont joints à un travail principal, ils sont signalés dans la colonne Ext. o Date d'impression : Si un travail a déjà été imprimé, cette colonne indique la date d'impression. o Date de livraison : Date à laquelle le travail a été envoyé à Operator Dashboard. o Prix : Coût du travail d'impression o JT : Affiche une icône de job ticket. Cliquez sur l'icône pour ouvrir le job ticket. o Info : Les icônes permettent d'afficher les informations suivantes dans la colonne Info : Travaux Web Submission Travail sans fichier. Cliquez sur l'icône pour afficher éventuellement un commentaire de l'utilisateur qui a envoyé le travail. Prévisualisation PDF. Notez que pour les travaux VDP, seuls les 10 premiers enregistrements s'affichent. Copier le travail Travail Travail archivé 19

30 Travail programmé Payé, si une facturation manuelle a été effectuée. Icône d'avertissement qui illustre le résultat (avertissement ou erreur) du contrôle en amont du fichier PDF. Le travail a été modifié avec PrePrint. Le travail a été modifié avec PRISMAprepare. o Programmer : Si l'impression automatique d'un travail a été programmée, la date d'impression programmée s'affiche ici. o Origine : Nom de l'instance de Web Submission à l'origine du travail. o Aperçu : Aperçu de la première page du travail d'impression. o Couleur : Si un travail possède un attribut de couleur, la couleur correspondante s'affiche dans cette colonne. o Commande Web Submission : Numéro de commande Web Submission, qui peut être partagé par plusieurs travaux. o Ouverture de session : Nom d'ouverture de session de l'utilisateur qui a envoyé le travail. o Login WS : Nom de login (connexion) dans Web Submission. o Utilisateur : Utilisateur qui a imprimé le travail. o Centre de coûts standard : Centre de coûts par défaut utilisé pour la comptabilisation du travail. o Commande complète : Oui ou Non o Numéro de travail : Numéro unique assigné au travail d'impression. Ce numéro s'affiche dans les vues Commandes Actives et Historique des commandes, mais uniquement après le premier changement de statut du travail. Ce numéro généré automatiquement ne s'affiche que si la fonction a été activée via Réglages Principaux > Operator Dashboard dans uniflow Configuration Serveur. Dans le cas contraire, la colonne reste vide. o Utilisé par : Si la fonction de verrouillage des travaux est activée, le nom de l'opérateur qui travaille sur un travail verrouillé s'affiche dans cette colonne. 20

31 o Dernier chargé : Si la fonction de verrouillage des travaux est activée, la date et l'heure de la dernière action de chargement s'affiche dans cette colonne (en d'autres termes, la date et l'heure de la dernière ouverture ou fermeture du travail par un opérateur). o Catalogue papier : Type de support sélectionné dans le catalogue papier. Si un travail contient plusieurs types de supports, le nom du premier support s'affiche dans la colonne, et les autres types de supports s'affichent dans l'info-bulle. o Impression de brochure : Indique si l'impression du travail au format brochure est activée ou désactivée. o Recto-verso : Contient Recto ou Recto-verso. o Agrafer : Affiche l'option d'agrafage sélectionnée. Si aucune option d'agrafage n'a été sélectionnée, ce champ contient «aucun». o Perforer : Affiche l'option de perforation éventuellement sélectionnée. o Impression Couleur : Affiche le paramètre de détection des couleurs sélectionné, à savoir : Automatique, Uniquement Noir/Blanc ou Uniquement Couleur. o Couper : Oui ou Non o Assembler : Oui ou Non o Plier : Oui ou Non o Perforations : Oui ou Non o Reliure collée : Oui ou Non o Reliure à anneaux : Oui ou Non Ajouter des colonnes requises par Glisser-Déposer : Permet de choisir les informations relatives à la file d'attente à afficher dans le tableau Files d'attente disponibles. Glissez-déposez les champs entre la zone Colonnes et la zone Colonnes disponibles. Procédez de même pour modifier l'ordre d'affichage des colonnes. Tri de la colonne par défaut : Choisissez la colonne selon laquelle le tableau Files d'attente disponibles sera trié. Ordre de tri par défaut : Permet de choisir l'ordre de tri par défaut, à savoir Monter ou Descendre. Vous pouvez passer d'un ordre de tri à l'autre en cliquant sur le titre de la colonne du tableau Files d'attente disponibles. 21

32 Lignes max. par page : Entrez le nombre maximal de lignes à afficher sur une page Web. Mode d'affichage : Permet de choisir le type d'affichage des lignes de files d'attente, à savoir Affichage en 'Mode Liste' ou Affichage en 'Mode Bloc'. o En mode Liste, chaque colonne contient une information. o En mode Bloc, chaque colonne contient plusieurs informations. Vous pouvez choisir le nombre d'informations à afficher dans une colonne. Ajouter l'utilisateur qui doit avoir accès à cette file d'attente via Glisser-Déposer : Sous Utilisateurs disponibles, choisissez au moins un utilisateur par glisser-déposer pour lequel la file s'affichera dans Operator Dashboard. Enregistrer : Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les paramètres. Exemple Supposons que vous avez choisi huit éléments d'informations dans la zone Colonnes disponibles. Vous avez également choisi l'affichage en bloc avec une valeur de 2. Chaque colonne de la file d'attente contiendra alors deux informations et quatre files d'attente seront affichées Association de workflows aux files d'attente uniflow permet de joindre facilement des workflows à des files d'attente et d'effectuer les manipulations de base des travaux d'impression dans ces files d'attente. Une file d'attente peut comporter, par exemple, un workflow qui envoie un travail d'impression automatiquement, qui correspond à certains critères d'une autre file d'attente ou même un serveur uniflow différent pour d'autres manipulations, ou qui déclencherait l'envoi de certains messages à l'opérateur ou d'autres utilisateurs. Pour joindre un workflow à une file d'attente, sélectionnez simplement un workflow global préalablement préparé dans le menu déroulant, puis sélectionnez Charger. 22

33 Après le chargement du workflow global, les paramètres du modèle de ce workflow s'affichent, s'ils sont configurés. Une fois la configuration terminée, cliquez sur Enregistrer. Dans l'exemple suivant, un workflow Site License est chargé. Il comprend les paramètres de modèles Serveur cible et Imprimante cible. Si un travail est maintenant envoyé à cette file d'attente, il est acheminé jusqu'à l'imprimante et jusqu'au serveur spécifiés dans les champs. Pour plus d'informations sur Site License, cliquez ici. Pour plus d'informations sur cette rubrique, reportez-vous au traitement des workflows globaux. Il est également possible d'exécuter un workflow global pour certains travaux d'impression sélectionnés. Marquez simplement le travail et placez-le par glisser-déposer sur le bouton Exécuter le Workflow de la barre d'icônes en haut de la page. A la fenêtre suivante, un workflow existant peut être sélectionné, qui sera exécuté après utilisation de l'un des boutons suivants : Exécuter le Workflow ou Exécuter + Retour. Le bouton Annuler referme la fenêtre sans exécuter le workflow Workflows Site License La fonction Site License (Licence de site) permet de transférer des travaux entiers, y compris toutes les données de fichier spoule et de job ticket, et un workflow spécifique à un serveur uniflow distant. Pour ce faire, il suffit de charger un workflow global prédéfini de type SendTouniFLOW à un workflow de file d'attente Operator Dashboard. Reportez-vous à la section Association de workflows aux files d'attente (sur page 22) pour plus d'informations. Sur le serveur cible, le travail est inséré dans une imprimante locale et le workflow joint au travail transféré est exécuté. Cela signifie que la comptabilisation, l'acheminement, etc. se font sur le serveur cible, conformément au workflow transféré. Il est ainsi possible de transmettre les travaux d'un site à l'autre (au sein du réseau international d'une entreprise, par exemple). En outre, sur le serveur cible, le travail peut être traité d'une manière totalement différente de la manière dont il aurait été traité sur le serveur d'origine, au moyen du workflow joint. 23

34 La configuration du workflow SendTouniFLOW, en particulier en ce qui concerne le workflow joint et destiné au serveur cible, ne devrait être réalisée que par des techniciens dûment formés ou par l'équipe de projet NT-ware. Configuration Deux paramètres de workflow peuvent être configurés : Le serveur cible, soit sous forme d'adresse IP soit sous forme de nom DNS valide. Il est également possible de spécifier le nom d'une imprimante à la place du serveur cible. Il s'agit alors de l'imprimante cible réservée au transfert. Sur le serveur cible, vous pouvez définir une imprimante existante en tant qu'imprimante cible, à savoir, l'imprimante par défaut réservée au transfert. Pour ce faire, sélectionnez Config. serveur > Réglages Principaux > Envoyer à uniflow. Cette imprimante est utilisée si aucune imprimante cible n'est configurée sur le serveur d'origine. Si aucune imprimante cible n'est configurée, une imprimante arbitraire est utilisée. Les deux serveurs doivent pouvoir communiquer entre eux sur le réseau. La fonction Site License peut être également utilisée pour envoyer des travaux à un serveur RPS. Toutefois, comme les éléments de workflow ne sont pas tous disponibles sur un serveur RPS, l'élément de workflow Send to uniflow (Envoyer à uniflow) se comporte différemment selon que les travaux sont envoyés par un serveur uniflow ou un serveur RPS : Lorsque le travail provient d'un serveur uniflow, le workflow de ce serveur est transmis et continue après l'élément de workflow Send to uniflow (Envoyer à uniflow). Lorsque le travail provient d'un serveur RPS, le workflow de l'imprimante cible est exécuté après l'élément de workflow Send to uniflow (Send to uniflow) Affich. files d'attente des utilisateurs Le menu Affich. files d'attente des utilisateurs gère l'affichage des files d'attente, imprimantes, WS Gestion commandes et Archive de l'opérateur. Configuration pour : Activez l'affichage de files d'attente spécifiques, de la section Archive, de WS Gestion commandes et des imprimantes disponibles. La configuration de l'utilisateur sélectionné s'affiche. Files d'attente : Ensemble des files d'attente activées pour l'utilisateur Files d'attente disponibles : Indique les files d'attente qui ne sont pas encore activées pour l'utilisateur, mais 24

35 qui sont disponibles. Vous pouvez sélectionner les files d'attente appropriées et leur ordre de tri dans Operator Dashboard par glisser-déposer. Imprimantes : Indique les imprimantes que peut visualiser l'utilisateur. Imprimantes disponibles : Répertorie toutes les imprimantes qui ne sont pas encore activées pour l'utilisateur, mais qui sont disponibles. Vous pouvez sélectionner les imprimantes appropriées et leur ordre de tri dans Operator Dashboard par glisser-déposer. Voir les Archives : Pour afficher les archives, sélectionnez Oui. Afficher WS Gestion des commandes : Pour afficher WS Gestion des commandes, sélectionnez Oui. Enregistrer : Enregistre les paramètres. Il est impossible d'afficher simultanément la page d'accueil d'operator Dashboard, les archives et WS Gestion des commandes. Par conséquent, si vous avez activé à la fois les archives et WS Gestion des commandes, l'opérateur peut passer d'une section à l'autre sur la page d'accueil d'operator Dashboard en cliquant sur l'onglet correspondant dans la barre d'état Affich. types de support Affich. types de support vous permet d'afficher et de filtrer les types de supports qui ont été définis dans le catalogue. Vous pouvez sélectionner la commande Affich. types de support depuis le menu Configuration de la plate-forme Operator Dashboard. La commande Affich. types de support permet à l'opérateur de modifier le statut du type de support. Pour ce faire, il suffit de choisir le statut approprié dans la liste déroulante proposée pour chaque type de support. 25

36 Les autres propriétés des supports peuvent être modifiées via Données de Base > Type de support dans uniflow Configuration Serveur. Filtrage du contenu de la liste Il est possible de rechercher des types de supports en utilisant des filtres de recherche. La liste peut être filtrée en fonction du contenu de chaque colonne. Cliquez sur l'icône de filtrage figurant sur la droite de l'en-tête de la liste pour définir un filtre. Le masque de saisie s'affiche dans l'angle supérieur droit de la liste. C'est ici que vous pouvez définir les critères de recherche à l'aide des opérateurs booléens OU ou ET. Lorsque vous cliquez sur le bouton Filtre, les critères de filtrage définis sont activés et les types de supports correspondant à ces critères s'affichent. Un symbole de filtre s'affiche au-dessus des icônes de filtrage à droite de la liste pour indiquer que le contenu affiché est filtré. Le filtre est toujours appliqué à tout le contenu de la liste. Supposons, par exemple, que tous les supports A4 sont filtrés et affichés. Pour afficher dans la liste tous les supports A3, vous devez supprimer le filtre. Activez simplement votre fenêtre contextuelle de filtre, tapez «A3» dans le champ de nom de support et cliquez sur Filtre. La liste de tous les supports A3 s'affiche immédiatement. Bien entendu, cette procédure ne fonctionne que si le nom des supports A3 débute par les caractères «A3». Sauf à titre d'exemple dans la configuration utilisateur, vous ne pouvez pas enregistrer les filtres que vous avez définis dans Affich. types de support. Pour revenir à votre liste complète de types de supports, cliquez simplement sur l'icône Enlever le filtre en haut à droite de la liste. 26

37 2.1.3 Archive La fonction Archive vous permet d'archiver des travaux d'impression en un lieu central, pour traitement ultérieur. Ces documents sont stockés avec tous les paramètres correspondants et une prévisualisation PDF. Vous pouvez réimprimer un travail archivé par le biais d'operator Dashboard. Les utilisateurs de Web Submission peuvent également imprimer à partir de leurs archives personnelles, appelées «Catalogue» dans Web Submission. L'archivage des travaux Web Submission ne peut se faire que par un opérateur en salle de reprographie, depuis Operator Dashboard. La fonction Archive requiert le module CRD Printing. Notez que l'archive n'est visible dans Operator Dashboard que si elle est activée dans la configuration Affich. queues des utilisateurs. Vous devez disposer des droits appropriés pour configurer les files d'attente. Si vous ne pouvez pas modifier ces paramètres, contactez votre administrateur uniflow. Pour plus d'informations sur l'activation de la fonction Archive, reportez-vous au chapitre Affichage des files d'attente des utilisateurs Travail préparatoire Vous pouvez accéder à la Bibliothèque à partir de la page d'accueil d'operator Dashboard, si cette fonction est activée. Vous pouvez activer ou désactiver la Bibliothèque sous Affichage des files d'attente des utilisateurs. Créez une structure arborescente de base avant de commencer à archiver les travaux. Avant de créer les dossiers, déterminez quels sont les utilisateurs pour lesquels vous devez créer des dossiers personnels, et qui doit avoir accès à quels dossiers. L'accès aux dossiers est régi par les listes de contrôle d'accès (ACL). A chaque dossier de la Bibliothèque doit être affectée une ACL valide. A condition de posséder les droits nécessaires, la Gestion des répertoires (sur page 28) et la Gestion des ACL (sur page 29) peuvent se faire sur Operator Dashboard. Les chapitres suivants l'expliquent dans le détail. Si aucune ACL n'est affectée à un dossier, la case à cocher ACL contient le texte Choisissez svp sur fond blanc. Si vous avez assigné une ACL appropriée (via le menu Gestion des répertoires ou Gestion des ACL), le fond blanc est remplacé par un fond jaune pour indiquer l'assignation d'une ACL valide. Les sous-dossiers héritent automatiquement de la même ACL que leur parent. Vous pouvez bien entendu modifier ce comportement si nécessaire. 27

38 Gestion des répertoires Le menu Gestion des répertoires permet de gérer les dossiers. Il contient toutes les fonctions de création, de suppression et d'attribution d'un nouveau nom. L'accès aux dossiers peut aussi être contrôlé par une affectation d'acl. Le dossier personnel ne peut pas être modifié. Veuillez noter que la fonction Public Printing du module Secure Printing utilise le même système d'archivage. Par conséquent, les dossiers créés dans les archives sont également disponibles dans la fonction Archive et vice versa. La page Gestion des répertoires comporte deux sections : A gauche, la section Dossier Archive qui contient l'arborescence des dossiers d'archives avec tous les dossiers disponibles, par ordre alphabétique. Vous pouvez afficher ou masquer tous les sous-dossiers en sélectionnant la flèche appropriée dans l'angle droit du titre Dossier Archive. Pour développer un dossier, cliquez sur la flèche de petite taille en regard de son nom. A droite, toutes les fonctions disponibles pour la gestion des dossiers. Vous disposez des fonctions de gestion des dossiers suivantes : o Créer un nouveau sous répertoire : Permet de créer de nouveaux niveaux (sous-dossiers) et de les intégrer à l'arborescence Archives. Un sous-dossier est systématiquement créé sous le dossier actuellement sélectionné. Le dossier Racine est l'élément racine. Il est de ce fait impossible de le modifier. Tous les autres dossiers sont des sous-dossiers du dossier Racine. Pour créer un nouveau sous-dossier, entrez un nom arbitraire dans la zone suivante et cliquer sur le bouton Créer. Le nouveau sous-dossier est créé sous le dossier sélectionné, mais est placé en retrait par rapport à la marge de gauche. Ce retrait indique immédiatement le niveau d'un dossier et des sous-dossiers qui s'y rapportent. o Renommer le dossier sélectionné : Pour renommer un dossier, sélectionnez-le et entrez le nom requis dans la 28

39 zone de texte située sous Renommer le dossier sélectionné. Cliquez sur le bouton Renommer pour valider le nouveau nom du dossier. o Supprimer le dossier sélectionné : Vous ne pouvez supprimer que les dossiers qui ne contiennent ni travaux d'impression, ni sous-dossiers. Pour supprimer un dossier, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Supprimer. o Changer l'acl assignée : La zone de sélection des ACL permet de sélectionner une ACL à assigner au dossier sélectionné. Elle répertorie toutes les ACL disponibles. Cliquez sur le bouton Modifier pour assigner une autre ACL. Vous pouvez également changer d'acl par le biais du menu Gestion des ACL (sur page 29). Tant qu'un dossier n'a pas reçu d'acl, la case à cocher ACL affiche -- Veuillez sélectionner-- sur fond blanc. Si une ACL est affectée au dossier, soit par le menu Gestion des répertoires soit par le menu Gestion des ACL, le fond change de couleur et passe du blanc au jaune. Cette couleur indique qu'une ACL valide a été affectée. Les sous-dossiers héritent automatiquement de l'acl de leur parent. Il est bien entendu possible de changer ce comportement si nécessaire. o Synchronisation avec Web Submission : En activant (Oui) ou en désactivant (Non) l'option Synchronisation avec Web Submission, vous pouvez déterminer si un dossier sera synchronisé avec Web Submission. Un dossier synchronisé avec Web Submission est facile à identifier, car il est associé à l'icône Web Submission. Si un dossier ou son contenu est synchronisé avec Web Submission puis modifié, ces modifications sont transmises au serveur Web Submission. Le paramètre Synchronisation avec Web Submission est hérité d'un parent et appliqué à tous ses sous-dossiers, mais pas l'inverse Gestion des ACL La page Gestion des ACL répertorie tous les dossiers de type Dossier Archive avec leur ACL correspondante. Les ACL définissent l'accès des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs à un dossier donné. Comme indiqué précédemment, tant qu'un dossier n'a pas reçu d'acl, la case à cocher ACL affiche --Veuillez sélectionner-- sur fond blanc. Si une ACL a été affectée, soit dans cet écran soit dans le menu Gestion des répertoires, le fond blanc est remplacé par un fond jaune pour indiquer l'affectation d'une ACL valide. Au départ, les sous-dossiers héritent automatiquement l'acl de leur parent (hériter du parent). Vous pouvez bien entendu remplacer cette ACL par une autre, le cas échéant. La case à cocher Changer l'acl assignée répertorie toutes les ACL prédéfinies et permet de modifier les ACL assignées. Pour éliminer les modifications, cliquez sur le 29

40 bouton Réinitialiser. Cela permet d'éliminer les modifications apportées au dossier concerné, mais uniquement si vous n'avez pas enregistré les noms entre-temps. Il est également possible de modifier une ACL existante ou d'entrer un nouveau nom d'acl en cliquant sur l'icône correspondante (Modifier l'acl ou Nouvelle ACL). Une fois la nouvelle ACL modifiée ou entrée, enregistrez vos paramètres dans l'onglet ACL. Pour enregistrer les paramètres dans l'onglet ACL, utilisez le bouton Enregistrer + Retour. Cela permet de revenir automatiquement à la page Gestion des ACL de l'archive. Lorsque vous avez fait les modifications nécessaires, enregistrez vos paramètres en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications. Si vous souhaitez éliminer vos paramètres, rétablissez les paramètres précédents en cliquant sur le bouton Tous réinitialiser. Cela ne fonctionne toutefois que si les paramètres n'ont pas été enregistrés entre-temps Utilisation de l'archive Lorsque les préparations nécessaires ont été effectuées, vous pouvez commencer à travailler sur l'archive. Celle-ci vous permet de stocker des travaux provenant d'operator Dashboard, ou de rechercher un travail archivé à l'aide d'un filtre puis de l'imprimer Archive - Navigation La fonction Archive s'affiche dans la section inférieure de la plate-forme Operator Dashboard, si vous avez activé son affichage sur le site d'accueil. Le titre de la section Archive indique le nombre de travaux archivés entre crochets. Elle contient deux sections : A gauche, vous voyez le Dossier Archive dont vous pouvez parcourir tous les niveaux de l'arborescence. A droite, vous voyez les Travaux dans les Archives. Cette section affiche tous les travaux enregistrés dans le dossier sélectionné. Les travaux d'impression archivés s'affichent avec certaines informations : Date d'archivage, Nom du travail, Nom d'utilisateur et Chemin de l'archive. Dans la section Dossier Archive, vous pouvez sélectionner un dossier en cliquant simplement dessus. Le dossier sélectionné est affiché en rouge. En regard de chaque dossier figure une icône carrée de petite taille. Si un dossier contient des sous-dossiers, 30

41 cette icône contient une flèche de petite taille. En cliquant sur les flèches, vous affichez ou masquez les sous-dossiers. Le Nom d'utilisateur est le nom servant à la connexion à uniflow. Si vous archivez un travail à partir de Web Submission et aucun nom de connexion n'est défini pour l'utilisateur, ce qui est le cas en règle générale, vous devez le définir dans la configuration Données de base d'uniflow Server Configuration. Dans le cas contraire, aucun nom d'utilisateur n'est affiché. Pour plus d'informations sur cette configuration, contactez l'administrateur système uniflow. Si une prévisualisation PDF ou un Job Ticket sont disponibles, l'icône correspondante s'affiche dans la colonne JT ou Info, respectivement. Si une icône de prévisualisation PDF s'affiche à côté d'un travail d'impression, vous pouvez ouvrir la prévisualisation de tout ce travail dans une nouvelle fenêtre, en cliquant sur l'icône de prévisualisation PDF. Si un travail est associé à un bon de travail (Job Ticket), cliquez sur l'icône correspondante pour afficher ce dernier et tous ses paramètres Archive - Filtrage La liste ci-dessous explique les symboles de filtrage utilisés dans l'en-tête de l'écran Archive : Symbole Description Possibilités de filtrage. Pour fermer cette boîte de dialogue, il suffit de cliquer à nouveau sur le symbole. Referme la boîte de dialogue de filtre et efface les valeurs de filtres. Vous pouvez rechercher un élément dans l'archive au moyen des filtres. Pour ouvrir la fonction de filtrage, cliquez sur l'icône de filtre figurant dans l'angle supérieur droit de la section Archive. Les champs d'index Nom du travail, Nom d'utilisateur et Archivé après ou Archivé avant sont répertoriés en tant qu'index standard dans l'archive. Vous pouvez toutefois créer vos propres critères de recherche. Cette opération est réservée à un administrateur sur le serveur uniflow. Tous les champs d'index créés par l'administrateur s'affichent en tant que critères de recherche supplémentaires dans la fenêtre Filtre. Pour plus d'informations sur la création de champs d'index, reportez-vous à la section Recherche dans les archives. Archivé après : Vous disposez du sélecteur de date pour entrer une date. Vous pouvez sélectionner l'heure dans les zones de sélection correspondantes. Archivé avant : Vous disposez du sélecteur de date pour entrer une date. Vous pouvez sélectionner l'heure dans les zones de sélection correspondantes. 31

42 Nom du travail : Entrez du texte pour rechercher un nom de travail. Créateur : Entrez du texte pour rechercher un nom d'utilisateur. Rechercher dans les sous-répertoires : Pour inclure les sous-dossiers dans la recherche, cliquez dans la case à cocher et sélectionnez un sous-dossier. OU ou ET : Sélectionnez les critères de recherche appropriés. Filtre : Le filtre est appliqué et les travaux d'impression correspondant à ces critères s'affichent. Pour retirer le filtre, cliquez simplement sur l'icône Enlever le filtre et la liste complète des travaux d'impression enregistrés dans le dossier sélectionné s'affiche à nouveau Archive - Sélection de travaux La liste ci-dessous explique les symboles utilisés dans l'en-tête de l'écran Archive pour sélectionner des travaux : Icône Description Sélectionne tous les travaux du dossier sélectionné. Désélectionne tous les travaux sélectionnés d'un dossier Archive - Travaux archivés Vous pouvez archiver les travaux d'impression à partir d'une file d'attente Operator Dashboard par glisser-déposer. Les travaux d'impression sont systématiquement archivés au format PDF. 32

43 Archivage de travaux d'impression Sélectionnez un ou plusieurs travaux dans une file d'attente et faites-les glisser vers le dossier requis dans la section Archive. o Si un travail est archivé dans l'archive, la fenêtre contextuelle qui s'affiche permet de choisir l'une des actions suivantes : Déplacer les travaux déjà archivés dans le répertoire sélectionné et archiver les nouveaux travaux. Archiver uniquement les nouveaux travaux. Retourner à l'écran de sélection des travaux. o Choisissez une action et confirmez la sélection. La fonction glisser-déposer vous permet également de déplacer les travaux archivés entre les différents dossiers de la section Archive Archive - PrePrint Les travaux archivés peuvent être modifiés à l'aide de PrePrint. Sélectionnez le travail désiré dans l'archive et placez-le sur l'icône PrePrint ou cliquez simplement sur l'icône PrePrint. En arrière-plan, un travail est créé pour permettre sa modification dans PrePrint. En outre, le travail en question est automatiquement placé dans une file d'attente Operator Dashboard. Pour de plus amples informations sur ce sujet, reportez-vous au chapitre PrePrint (sur page 45) Archive - Impression Les travaux archivés peuvent être imprimés sur une imprimante par simple glisser-déposer. Pour ce faire, sélectionnez les travaux désirés dans l'archive et déplacez-les vers une imprimante. En arrière-plan, un nouveau travail est créé puis envoyé à l'imprimante. Ce travail est ensuite automatiquement envoyé à une file d'attente Operator Dashboard. La file d'attente sélectionnée varie selon la configuration en vigueur. Vous trouverez des informations complémentaires concernant la procédure d'impression au chapitre Impression dans Operator Dashboard (voir "Printing from the Operator Dashboard" sur page 109) Archive - Paramètres de Prix Vous pouvez modifier le prix des travaux déjà archivés. Pour ce faire, sélectionnez un ou plusieurs travaux archivés et cliquez sur l'icône Config. Job dans la barre d'outils ou placez les travaux sélectionnés sur l'icône Config. Job par glisse/déposer. 33

44 La fenêtre contextuelle qui s'ouvre permet de configurer les nouveaux prix des travaux sélectionnés. Entrez la quantité et le prix des travaux et sélectionnez le niveau de TVA correspondant. Enregistrez vos paramètres Archive - Suppression de travaux Consultez le chapitre Supprimer (sur page 96) JT Editeur (éditeur de configuration des job tickets) L'éditeur de configuration des job tickets vous permet de créer, de configurer, d'afficher, de copier ou de supprimer des profils de job ticket pour le serveur uniflow et Web Submission. Notez que vous devez disposer des droits appropriés pour utiliser cet éditeur. L'accès à JT Editeur peut être régi par des listes ACL dans uniflow Configuration Serveur. La première page de l'éditeur de configuration des job tickets consiste en une liste de profils déjà configurés, qui indique les informations suivantes pour chaque profil : Nom du profil Créateur Dernière modification Plate-forme Icône La liste est triée par nom de profil et l'ordre de tri peut basculer entre A-Z et Z-A. Cliquez sur un profil pour le charger et l'ouvrir dans un tableau supplémentaire sous la liste des profils. Vous pouvez à présent modifier le profil. Les pages qui suivent expliquent comment modifier ou créer un nouveau profil de job ticket, soit pour le serveur uniflow, soit pour le serveur Web Submission. 34

45 Modification ou création d'un profil JT Cliquez sur le symbole de signe plus, et la fenêtre Sélectionner la plate-forme s'ouvre. C'est là que vous décidez si le nouveau job ticket doit être créé pour le serveur ou pour Web Submission. Le job ticket de serveur est utilisé pour la soumission de travaux en interne à Operator Dashboard, par l'intermédiaire d'une imprimante d'entrée de job ticket. Le job ticket Web Submission est utilisé pour le traitement des commandes Web Submission. Dans la configuration de Web Submission, l'administrateur peut définir les job tickets Web Submission à afficher à l'intention des utilisateurs de Web Submission. Le processus de création d'un job ticket est identique pour les deux plates-formes de job tickets. Seul le nombre de plug-ins disponibles pour le profil de job ticket pertinent diffère. Pour créer un nouveau profil sur la base d'un profil existant, cliquez sur l'icône de copie. Une copie du profil sélectionné s'affiche et peut être modifiée comme vous le souhaitez pour créer un nouveau profil. Pour supprimer un profil, cliquez sur l'icône de suppression rouge. Sections JT Editeur 1. Disposition : Une section Info, En-tête et Icône permet de modifier la disposition d'un job ticket. 2. Ajouter au Job Ticket : Cette section comporte les sections et champs qui permettent de modifier les champs du job ticket. 3. Plug-ins et champs supplémentaires : Liste des types de champ et plug-ins permettant de personnaliser le job ticket. 4. Boutons : Tout en bas, vous trouvez les boutons Supprimer, Enregistrer et Afficher & Configurer. 35

46 Section de disposition Info Nom : Entrez le nom du job ticket. Style : Choisissez ou modifiez le style du job ticket. Vous pouvez personnaliser le style sélectionné en cliquant sur Configurer. La fenêtre qui s'affiche permet de modifier le style sélectionné ou de créer un profil basé sur le style sélectionné. Notez que si vous modifiez un style, tous les job tickets qui utilisent ce style sont affectés. ACL : Sélectionnez l'acl dans la liste d'acl existantes qui contrôlent l'accès au job ticket. Pour configurer plusieurs vitrines virtuelles Web Submission, vous devez sélectionner les ACL adaptées à vos job tickets Web Submission, afin de permettre aux utilisateurs d'accéder à la vitrine qui leur est assignée. En-tête Sélectionner : Sélectionnez l'en-tête à afficher en haut de chaque job ticket. Télécharger : Cliquez sur Télécharger pour télécharger un nouvel en-tête sur le serveur. Une fois téléchargé, l'en-tête est disponible dans la liste déroulante à côté de l'option Sélectionner. 36

47 Ajuster le Job Ticket à la largeur (810px) : La taille de l'en-tête du job ticket est fixe (810 pixels). Nous vous recommandons donc de créer un titre dont la largeur correspond exactement à 810 pixels. Si la taille du titre est inférieure à cette valeur, utilisez cette option pour la régler sur 810 pixels. Notez que l'affichage de l'image sera déformé. Alignement : Choisissez l'alignement de l'en-tête (gauche, droite ou centré). Icône Sélectionner : Sélectionnez l'icône associée au job ticket. Cette icône s'affichera dans le tableau supérieur de la fenêtre. Dans Web Submission, elle sera intégrée à la section Job Profiles. Description : Entrez une description de l'icône du job ticket. Section Ajouter au Job Ticket JT Editeur comporte sept sections de champs de job tickets prédéfinies pour le serveur uniflow, et cinq pour Web Submission : Serveur uniflow Réglages de base Options d'impression Options de finition Services supplémentaires Données personnelles Adresse de livraison Adresse de facturation Web Submission Réglages de base Options de finition Services supplémentaires Données personnelles Information pour la livraison et la facturation Masquez ou affichez la section appropriée en choisissant Afficher ou Masquer dans le titre de chaque section. Chaque section comporte plusieurs champs de job ticket que vous pouvez également afficher ou masquer. Pour modifier l'ordre des champs de job ticket au sein d'une section ou l'ordre des sections, utilisez la technique glisser-déposer. Vous pouvez également ajouter une nouvelle section personnalisée, comme décrit ci-après. 37

48 Dans les sections d'adresse (voir ci-dessus) vous pouvez configurer plus avant en cliquant sur le bouton à droite de l'en-tête. Une liste des paramètres pertinents s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez configurer ce qui doit être affiché ou masqué. Plug-ins et champs supplémentaires Champs/sections Pour ajouter des champs ou des sections supplémentaires, sélectionnez-les dans la liste de gauche sous Ajouter au Job Ticket et par glisser-déposer, placez-les à l'endroit désiré dans le job ticket. Vous disposez des types de champs suivants : Champ texte : Permet d'ajouter un champ de texte simple au job ticket. Entrez une description du champ texte. Le nombre de caractères est illimité. Suggestion : Utilisez le champ texte si l'utilisateur doit entrer moins de trois mots. Champ commentaire : Permet d'ajouter une zone de texte au job ticket. Entrez une description du champ commentaire. Le nombre de caractères est illimité. Suggestion : Utilisez le champ commentaire si l'utilisateur doit entrer des phrases ou des listes. Boîte de sélection : Entrez un nom de champ pour la boîte de sélection. Ensuite, configurez la boîte de sélection et entrez les données requises. Option Valeur est la valeur qui sera utilisée en arrière-plan. Option Texte est une simple description de la valeur. L'utilisateur ne voit que le contenu d'option Texte et sélectionne donc la valeur correspondante. Si vous avez entré la valeur et une description, cliquez sur le bouton Ajouter pour l'ajouter à la boîte de sélection. Procédez de même pour toutes les valeurs requises. Une fois toutes les valeurs saisies, cliquez sur le bouton Créer pour achever le paramétrage. Section : Permet d'ajouter une nouvelle section au job ticket. Vous pouvez ajouter des plug-ins à cette section, comme pour toute autre section. Utilisez la nouvelle 38

49 section pour organiser le contenu du job ticket en fonction de vos besoins. Il vous suffit de glisser-déposer la section à l'emplacement requis sur le job ticket. Après cela, le champ Section Nom s'affichera là où vous avez entré un nom approprié. Confirmez les paramètres à l'aide du bouton Créer. Une fois la section créée, vous pouvez la supprimer en cliquant sur l'icône de suppression rouge, ou vous pouvez poursuivre en ajoutant les plug-ins désirés. Plug-ins Ajoutez aisément d'autres plug-ins en les sélectionnant dans Liste des plugins à gauche, sous Ajouter au Job Ticket, et par glisser-déposer, placez-les à l'emplacement requis entre deux sections. Chaque plug-in peut être ajouté une fois seulement. Si vous tentez d'ajouter un plug-in déjà utilisé, le système vous présente un message approprié. Vous pouvez ajouter les plug-ins suivants : Dossier Archive : Permet de sélectionner le dossier désiré dans l'archive. Tous les dossiers sont proposés à l'utilisateur si une ACL correspondante lui permet d'y accéder. Les dossiers auxquels un utilisateur n'est pas autorisé à accéder ne s'affichent pas. Services supplémentaires : Permet de sélectionner et d'ajouter certains services supplémentaires à un travail. Option brochure : Permet de configurer les paramètres de brochure suivants : o Taille de la brochure terminée : Le paramètre par défaut est Normal (A4/Ltr), ce qui signifie que le format des pages du travail est conservé, d'où l'impression de la brochure sur papier A3/Tabloid, pour obtenir un format final A4/Ltr. Ce paramètre peut être modifié pour Réduite (A5/Stmt), ce qui signifie que les pages du travail sont converties au format A5/Stmt, d'où l'impression de la brochure sur papier A4/Ltr, pour obtenir un format final A5/Stmt. o Imprimer sur la couverture : Le paramètre par défaut est Oui. Si l'impression sur la couverture n'est pas nécessaire, réglez ce paramètre sur Non. o Si le paramètre Imprimer sur la couverture est réglé sur Non, quatre pages blanches supplémentaires sont ajoutées au document, deux pour la première de couverture et deux pour la dernière de couverture. o Insertion de page vierge : Dans tout travail de brochure, le nombre de pages doit être un multiple de quatre. Si le nombre de pages ne répond pas à ce critère, trois pages blanches sont ajoutées au document pour obtenir un multiple de quatre. Les paramètres qui suivent permettent de préciser où les pages blanches doivent être ajoutées. Back (Fin) : Ce paramètre est activé par défaut pour l'insertion d'une page vierge. Les pages sont ajoutées à la fin du document. Première page : Si les pages vierges doivent être ajoutées au début du document, sélectionnez le paramètre Première page. 39

50 Egaliser fin : Ce paramètre garantit que l'insertion de pages vierges se fait dans l'ordre suivant : la première page vierge est ajoutée en fin de document ; si une deuxième page vierge est nécessaire, elle est ajoutée en début de document ; si une troisième page vierge est nécessaire, elle est ajoutée en fin de document. Egaliser début : Ce paramètre garantit que l'insertion de pages vierges se fait dans l'ordre suivant : la première page vierge est ajoutée en début de document ; si une deuxième page vierge est nécessaire, elle est ajoutée en fin de document ; si une troisième page vierge est nécessaire, elle est ajoutée en début de document. Agrafer : Par défaut, cette option est réglée sur Aucun. Si la brochure doit être agrafée, ce paramètre doit être réglé sur Piqûre à cheval. Centre de coûts : Affiche le centre de coûts standard (par défaut) de l'utilisateur actuel sur le job ticket. Sélectionneur de date : Permet de choisir la date et l'heure de livraison sur le job ticket. Adresse de livraison : Affiche l'adresse de livraison sur le job ticket. Adresse de facturation : Affiche l'adresse de facturation sur le job ticket. Numéro de travail Information sur la livraison : Indique le type de livraison et le commentaire défini lorsqu'un travail sans fichier a été envoyé par Web Submission. Paramètres LFP : Permet d'entrer la largeur et la hauteur des travaux d'impression grand format. Données Personnelles : Indique les données personnelles de l'utilisateur. Résultat du contrôle en amont (Preflight) : Indique le résultat du contrôle en amont sur le job ticket. Changements PrePrint : Si un opérateur modifie un travail dans PrePrint, le journal texte qui s'affiche dans le job ticket recense tous les changements effectués par l'opérateur. Options d'impression : Permet de choisir entre différentes options d'impression dans le job ticket (Impression brochure, Recto-verso, Agrafer, Perforation et Couleur, par exemple). Boutons Enregistrez vos paramètres au moyen du bouton Enregistrer au bas de la fenêtre. Le volet des boutons au bas de JT Editeur contient les boutons Supprimer, Enregistrer et Afficher & Configurer. 40

51 Le bouton Afficher & Configurer permet d'afficher le job ticket et de vérifier vos paramètres. Dans cette vue, vous pouvez également choisir les paramètres qui doivent être sélectionnés par défaut. Sélectionnez le paramètre à imposer par défaut et cliquez sur le bouton Enregistrer le profil au bas de la fenêtre contextuelle. Vous pourriez par exemple régler la couleur du papier par défaut sur blanc. Grâce à cela, les utilisateurs n'ont pas besoin de sélectionner le papier blanc pour chaque travail d'impression. Si, par contre, il leur faut une autre couleur, il leur suffit de la sélectionner. Le bouton Supprimer permet de supprimer un job ticket existant ou d'arrêter la création d'un nouveau job ticket Aide Cliquez sur l'icône Aide pour afficher l'aide en ligne de la plate-forme Operator Dashboard. 41

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53 La Barre d'outils de l'operator Dashboard 3

54 3.1 Barre d'outils La barre d'outils fournit tous les outils nécessaires au traitement des travaux d'impression. Elle contient les icônes suivantes : Nom de l'icône : Description : PrePrint (sur page 45) contient des outils permettant de travailler sur des documents ou de les modifier. PrePrint Interface de l'application Océ PRISMAprepare (sur page 74). Océ PRISMAprepare requiert le module Application Connector. PRISMAprepare Copier le travail (sur page 89) ajoute des travaux de copie au système. Copier le travail Config. Job Config. Job (sur page 90) affiche les paramètres généraux des travaux, le statut du travail, l'option de facturation manuelle, la gestion des articles supplémentaires, les travaux Web Submission et le journal des travaux. Supprimer (sur page 96) supprime les travaux d'impression sélectionnés. Supprimer Imprimer le Job Ticket (sur page 97) permet d'imprimer les job tickets des travaux d'impression sélectionnés. Imprimer le Job Ticket Contrôler le travail (sur page 97) permet d'exporter des travaux d'impression depuis Operator Dashboard et de les ouvrir dans leur application d'origine. Contrôler le travail Exécuter le Workflow (sur page 99) permet d'exécuter un workflow exclusivement sur le travail sélectionné. Exécuter le Workflow Les chapitres suivants décrivent les fonctions disponibles en détail. 44

55 3.1.1 PrePrint PrePrint est un outil de préparation convivial qui permet de configurer la finition de documents complexes. Il ne dépend d'aucune imprimante déterminée. L'opérateur n'affecte le travail d'impression à une imprimante donnée qu'au terme de la modification de ce travail. PrePrint propose une vue en vignette du document complet, qui vous permet d'effectuer de complexes opérations de finition telles que la sélection de support au niveau page, la finition de sous-ensembles et la séparation des pages couleur et noir et blanc. Vous pouvez également sélectionner des options de perforation et d'agrafage, ainsi que définir des intercalaires ou activer l'impression d'imposition ou de brochures. Le temps requis par l'opérateur pour préparer les documents est ainsi considérablement réduit. Les travaux peuvent être modifiés dans PrePrint au moyen de l'icône PrePrint de la barre d'outils de la plate-forme Operator Dashboard, après sélection d'un travail dans la file d'attente ou dans l'archive, ou simplement en faisant glisser le travail désiré sur l'icône PrePrint. La prévisualisation PrePrint affiche tous les documents sélectionnés et indique les options de finition de niveau page, les types de supports et les options couleur du job ticket. Une barre de navigation permet de naviguer aisément au sein du document et, selon le mode d'affichage activé, identifie les pages couleur et noir et blanc, le type de support sélectionné par un ensemble de pages et les options de finition choisies. A chaque étape de votre tâche, vous pouvez accéder au job ticket initial, afin de vérifier à tout moment les paramètres du travail. Combiner des travaux ne présente aucune difficulté. Il suffit à cet effet de sélectionner dans Operator Dashboard plusieurs travaux à traiter en tant que travail unique. PrePrint permet d'insérer directement d'autres travaux extraits d'operator Dashboard et des documents PDF, afin de créer rapidement le document entier. L'opérateur peut aussi modifier aisément des documents en déplaçant, supprimant ou copiant des pages ou en insérant des pages vierges. Vous pouvez appliquer des paramètres de finition spécifiques tels que le recto verso, l'agrafage et la perforation à une plage de page déterminée. Les options de finition peuvent également être appliquées à des pages uniques. Vous pouvez stipuler le type de support requis par page, afin de combiner divers supports au sein d'un même document. La couleur du support sert de couleur de fond de la page (en d'autres termes, le papier orange est indiqué par un fond orange). Les informations relatives aux couleurs peuvent être déterminées au niveau page. Puisque la barre de navigation affiche instantanément les informations relatives à la couleur, vous identifiez aisément les pages couleur et les pages noir et blanc. PrePrint se charge aussi des modifications que vous appliquez aux options d'impression dans le job ticket. 45

56 Utilisation de multiples fenêtres PrePrint PrePrint vous permet de travailler sur une multitude de travaux d'impression simultanément, chaque travail étant présenté dans sa propre fenêtre PrePrint. Le programme ne comporte aucune limite quant au nombre de fenêtres PrePrint qui peuvent être ouvertes simultanément. Respectez toutefois les restrictions imposées par le format de vos documents et les ressources de votre système Configuration logicielle requise Système d'exploitation PrePrint requiert au moins Windows XP SP1 ou ultérieur. Navigateurs PrePrint s'ouvre dans une fenêtre de navigateur gérée par les contrôles Microsoft ActiveX. Ce comportement s'accompagne de diverses exigences : PrePrint ne fonctionne qu'avec Internet Explorer à compter de la version 6.0. Les contrôles ActiveX doivent être également activés. Puisque PrePrint fonctionne dans un environnement Web, vous devez activer les contrôles ActiveX ou entrer l'adresse IP du serveur uniflow dans Sites de confiance sur l'onglet Sécurité d'options Internet. Vous devez enfin désactiver tout bloqueur de fenêtres publicitaires intempestives qui serait éventuellement activé. Des problèmes peuvent se produire si le filtre d'hameçonnage est activé. Les documents PDF qui sont protégés contre les modifications ne sont pas pris en charge par PrePrint. Pour un résultat optimal, nous recommandons l'utilisation d'acrobat 9 ou une version ultérieure! Mac OSX PrePrint repose sur la technologie ActiveX de Microsoft. A la différence de la technologie Java, ActiveX fonctionne dans le cadre du système d'exploitation Windows et avec Internet Explorer. Bien que, par le passé, certains contrôles ActiveX aient été compilés pour l'utilisation sur Mac OSX, la fonction de composition de documents utilisée par uniflow n'en fait pas partie. C'est pourquoi PrePrint ne peut être utilisé que dans un environnement Windows. 46

57 Comment actualiser votre navigateur Le module PrePrint est automatiquement mis à jour après l'installation de toute nouvelle version du logiciel sur le serveur. uniflow PrePrint comporte divers composants (Mom Document Composer ActiveX, MomDocComp.dll). Ces composants sont hébergés dans un navigateur Web sous forme de fichier CAB et sont installés sur l'ordinateur de l'opérateur. Toutefois, lorsque vous activez PrePrint sur votre ordinateur pour la première fois, Internet Explorer vous propose d'installer initialement le composant ActiveX. Pour ce faire, cliquez sur la barre d'information jaune qui s'affiche en haut de la fenêtre de votre navigateur, puis sélectionnez Installer le contrôle ActiveX. Vous êtes alors invité à installer le logiciel. Notez que l'éditeur du logiciel, NT-ware Systemprogrammierung GmbH, est clairement mentionné. Sélectionnez Installer pour poursuivre. Le composant uniflow ActiveX est alors installé. Ensuite, la fenêtre PrePrint s'ouvre. Comment supprimer le composant ActiveX Si le composant ActiveX ne fonctionne pas correctement, lorsque la version est obsolète, par exemple, retirez-le de votre système et réinstallez-le. Pour retirer le composant ActiveX de votre système, suivez les étapes ci-dessous. Le composant sera réinstallé lorsque vous ouvrirez votre prochain travail avec PrePrint. Dans votre navigateur, ouvrez la fenêtre Options Internet et sélectionnez l'onglet Programmes. Dans le volet Gérer les modules complémentaires, ouvrez la fenêtre Gérer les modules complémentaires. Sélectionnez Contrôles téléchargés dans la liste déroulante Afficher. Le contrôle MomDocComp devrait figurer dans la liste principale. Sélectionnez-le et cliquez sur Information dans le menu contextuel. Dans la fenêtre Information, supprimez le composant. Refermez toutes les fenêtres après la suppression du composant. Si vous ouvrez maintenant votre travail dans PrePrint, le composant s'installe et fonctionne correctement. 47

58 Imprimantes d'entrée pour PrePrint Pour fonctionner correctement, PrePrint doit impérativement utiliser des pilotes d'impression configurés pour gérer l'entrée dans PrePrint et la sortie de PrePrint. Pour de plus amples informations sur ces pilotes d'impression, reportez-vous à la section Impression vers Operator Dashboard (sur page 3) Fenêtre PrePrint - Présentation Vous pouvez modifier les travaux sélectionnés à l'aide de PrePrint. Pour sélectionner un travail, cliquez dessus. Cliquez à nouveau dessus pour le désélectionner. Un travail sélectionné apparaît en surbrillance. Ouvrez la fenêtre PrePrint en cliquant sur l'icône PrePrint ou placez les travaux par glisser-déposer sur l'icône PrePrint. Eléments de la fenêtre PrePrint La copie d'écran qui suit explique les composants de la fenêtre PrePrint et montre comment s'affichent les options des documents. 1. Barre de navigation et onglets d'options : La barre de navigation permet de parcourir facilement les documents, en particulier les gros fichiers. Les flèches rouges placées au-dessus de la barre de navigation identifient les pages sélectionnées. La taille du support de chaque page est indiquée par la taille du rectangle de couleur ou du rectangle blanc au-dessus du fond gris. Cliquez sur les flèches figurant sur la droite et la gauche de la barre pour déplacer celle-ci vers l'avant ou vers l'arrière. La barre s'ajuste automatiquement pour 48

59 afficher les pages sélectionnées. Le contenu de la barre varie selon l'onglet sélectionné. Les trois onglets Pages couleur, Type de support et Option de finition interagissent avec la barre de navigation. Ils contiennent les informations suivantes. a. Onglet Pages couleur : Cet onglet indique les pages qui seront imprimées en couleur (marquées en rouge) ou en noir et blanc (marquées en blanc). Dans le diagramme ci-dessus, les pages 7 et 8 seront imprimées en couleur. Les pages à imprimer en couleur se distinguent ainsi des pages à imprimer en noir et blanc. L'option Pages couleurs peut être modifiée par les fonctions Imprimer en noir et blanc et Imprimer en couleur dans le menu contextuel. Notez également que les pages 1 et 2 de notre exemple sont de taille plus importante. a. Onglet Type de support : Cet onglet indique la couleur du type de support affectée aux pages depuis le catalogue papier. Vous ne pouvez utiliser que des types de supports qui ont été définis via Config. serveur d'uniflow, à l'onglet Type de support du menu Données de Base. Cette procédure est décrite au chapitre Données de Base Type de support du Guide de l'utilisateur uniflow. Dans l'exemple ci-dessus, les pages 1 à 4 seront imprimées sur du papier jaune, alors que toutes les autres pages seront imprimées sur du papier blanc. b. Onglet Option de finition : Cet onglet indique les pages qui seront agrafées ou perforées. L'agrafage est indiqué en rouge, la perforation en noir. Dans l'exemple ci-dessus, toutes les pages seront agrafées, mais seules les pages 1 à 14 seront perforées. La taille des blocs de couleur indique également la taille du support d'impression utilisé. 2. Champ Pages sélectionnées : Le numéro des pages sélectionnées s'affiche dans le champ Pages sélectionnées. Pour sélectionner des pages ou insérer d'autres pages, vous pouvez également entrer leur numéro dans le champ Pages sélectionnées. Exemple : 1-4 permet de 49

60 sélectionner les pages 1, 2, 3 et 4, alors que 1+4 sélectionne les pages 1 et 4 du document. 3. Boutons de Zoom : Les boutons de zoom avant (+) et de zoom arrière (-) en haut à droite de l'écran permettent d'agrandir ou de réduire la taille des aperçus de pages affichés dans le volet du document. 4. Icône Agrandir : Cliquez sur cette icône pour afficher les détails des types de supports et des options de finition pour la page sélectionnée. Cliquez à nouveau sur cette icône pour fermer la fenêtre. 5. Icône Afficher le Job Ticket : Cliquez sur cette icône pour afficher le job ticket. Une fois le job ticket ouvert, vous pouvez lui appliquer les modifications. Cliquez de nouveau sur l'icône, et la fenêtre de job ticket se referme. 6. Menu : Les fonctionnalités du menu PrePrint sont décrites à la rubrique Fonctions du module PrePrint. 7. Volet Document : Ce volet affiche tous les aperçus des pages du document. La capture d'écran ci-dessus illustre les éléments suivants : a. Les pages 3 et 4 sont sélectionnées, comme l'indique le cadre bleu. b. Les numéros de feuille sont indiqués sous chaque feuille, suivis du numéro de page entre crochets. c. Les deux premières pages sont imprimées au format A3. De la page 3 à la fin du document, le format A4 standard est utilisé. d. Les pages 1 à 4 sont imprimées sur du papier jaune, tandis qu'à partir de la page 5, du papier blanc est utilisé. e. Toutes les pages sont imprimées recto verso. f. Toutes les pages sont perforées (4 perforations). Notez qu'en raison de l'impression recto verso, les trous sont situés sur les bordures extérieures des pages. L'écran indique également que les pages A3 1 et 2 seront perforées sur le bord court. g. Les pages 7 à 14 sont agrafées dans l'angle supérieur gauche, comme indiqué par les symboles rouges en forme d'agrafes. Selon le paramétrage de l'impression recto verso et du format de papier, les symboles en forme d'agrafes ne sont pas toujours affichés dans l'angle supérieur gauche. Sélection des pages dans le volet de document PrePrint Le volet de document PrePrint vous permet de sélectionner des pages, de modifier l'ordre des pages au sein du document, de supprimer des pages et d'insérer des pages vierges. Pour sélectionner des pages, cliquez sur les vignettes correspondantes dans la section récapitulative ou dans les champs de page de la barre de navigation de page. Quelle que soit la technique utilisée, vous pouvez sélectionner plusieurs pages. Vous disposez également des combinaisons de touches Windows suivantes : 50

61 [Maj]+[clic] pour sélectionner une plage de pages. [Ctrl]+[clic] pour sélectionner plusieurs pages non consécutives. [Ctrl]+[A] pour sélectionner toutes les pages. Le nombre de pages sélectionnées apparaît dans le champ Pages sélectionnées. Si vous travaillez avec de multiples fenêtres PrePrint simultanément, les fonctions de presse-papier sont séparées par fenêtre. Cela empêche la copie accidentelle de pages d'un travail à l'autre. Pour sélectionner des pages ou insérer d'autres pages, vous pouvez également entrer directement leur numéro dans le champ Pages sélectionnées. Exemple : 1-4 sélectionne les pages 1, 2, 3 et sélectionne les pages 1 et 4 du document. Pour ajouter des entrées au champ Pages sélectionnées, tapez-les à gauche des entrées existantes, en les séparant par une virgule. Votre nouvelle entrée s'affiche alors dans le volet de document, et les pages sélectionnées sont triées automatiquement. Notez que les touches fléchées sont désactivées pour le champ Pages sélectionnées. Dans la barre de navigation de page, les pages sélectionnées sont indiquées par un pointeur rouge, dans la section récapitulative, les vignettes de pages sélectionnées sont entourées d'un cadre bleu. Cliquez dans l'espace blanc sous les vignettes ou à côté de celles-ci pour désélectionner toutes les pages. Pour modifier l'ordre des pages, il suffit de faire glisser les vignettes sélectionnées et de les déposer à l'emplacement requis. Il est impossible de glisser-déposer des pages au sein de la barre de navigation. Pour modifier l'ordre des pages, vous disposez également du menu contextuel. Il contient les opérations standard du Presse-papiers Windows, telles que couper, copier et coller. Si vous insérez des pages vierges, elles sont systématiquement placées après la page sélectionnée. Les pages collées à partir du Presse-papiers précèdent toujours la première page sélectionnée. Notez que modifier l'ordre des pages du document ne modifie pas la numérotation imprimée des pages. Puisque les numéros de page sont associés au contenu de ces dernières, ils sont conservés sur la page d'origine Fonctions du module PrePrint PrePrint offre deux types de fonctions : Les fonctions qui modifient le travail d'impression d'une page à l'autre. Ces fonctions n'affectent que les pages sélectionnées dans le volet de document. 51

62 Les fonctions qui ont une incidence sur le travail d'impression entier. Vous pouvez accéder à toutes ces fonctions par le menu et ses sous-menus, ou par le menu contextuel du volet Document. PrePrint propose trois sous-menus, ainsi que de multiples fonctions. Page : La fenêtre principale du menu Page donne accès aux sous-menus Recto-Verso, Agrafer, Perforer et Catalogue papier, ainsi qu'aux fonctions Insérer page et Effacer page(s). Lorsque vous cliquez sur l'un de ces boutons, le sous-menu sélectionné s'affiche ou la fonction sélectionnée est exécutée (Insérer page, par exemple). Les sous-menus et les fonctions font l'objet d'une explication détaillée ci-après. Document : Le menu Document de PrePrint permet d'insérer des fichiers PDF ou d'autres travaux d'impression dans le document actuellement ouvert. Vous pouvez ainsi combiner plusieurs documents en un travail d'impression unique, puis modifier une page déterminée comme expliqué ci-dessous. Outils : L'unique option actuellement disponible de ce sous-menu est Ouvrir Acrobat, avec laquelle vous pouvez ensuite effectuer d'autres modifications. Le tableau qui suit présente les bases des fonctions PrePrint. Sous-menu : Indique l'emplacement de la fonction dans la structure du menu. Menu contextuel : Indique si la fonction est disponible dans le menu contextuel du volet du document. Elément affecté : Indique l'effet de la fonction, à savoir sur tout le document ou sur les seules pages sélectionnées. Job ticket : Indique si les changements concernant cette fonction peuvent être effectués depuis le job ticket. Fonction Sous-menu Menu contextuel Elément affecté Job Ticket Impression brochure Sans objet Oui Document Commencement du chapitre Sans objet Oui Pages sélectionnées Impression couleur & noir et blanc Sans objet Oui Pages sélectionnées Effacer page(s) Page Oui Pages sélectionnées Impression recto verso / recto Page Oui Pages sélectionnées 52

63 Quitter (principal) Non Document Perforer Page Oui Pages sélectionnées Imposition, N en 1 Sans objet Oui Document Info (Aide) (principal) Non Document Insérer page Page Oui Pages sélectionnées Insérer Travail Document Non Pages sélectionnées / Document Insérer PDF Document Non Document Réunir les chapitres Sans objet Oui Pages sélectionnées Ouvrir Acrobat Outils Non Document Catalogue papier Page Oui Pages sélectionnées Retour (principal) Non Document Enregistrer (principal) Non Document Agrafer Page Oui Pages sélectionnées Impression d'intercalaires Sans objet Oui Pages sélectionnées Impression Test (principal) Non Document Les réglages effectués dans PrePrint ne sont pas tributaires des spécifications des périphériques. L'application physique des options suivantes dépend aussi des fonctionnalités du périphérique utilisé. Impression recto verso / recto Perforer Agrafer Imprimer en Noir Blanc / Imprimer en Couleur Impression d'intercalaires Les fonctions de PrePrint sont décrites aux rubriques suivantes Impression de brochures Les travaux d'impression au format brochure doivent être fournis avec un job ticket qui inclut le plug-in correspondant. Pour de plus amples informations sur les paramètres de brochure fournis par ce plug-in de job ticket, reportez-vous à la rubrique Modification ou création d'un profil JT (sur page 35). 53

64 La commande Créer une brochure se trouve uniquement dans le menu contextuel de PrePrint. Elle concerne toujours le document tout entier, pour vous éviter de sélectionner des pages particulières. Après avoir sélectionné Créer une brochure, ce message s'affiche : Réduction (A4->A5, Ltr -> Stmt) Taille finale de la brochure? Sélectionnez Oui dans cette boîte de dialogue pour réduire la taille de la page. Si vous répondez Oui, les pages A4 sont converties au format A5, et les pages Ltr, au format Stmt. Cela permet de réaliser une brochure au format de page A5/Stmt. Sélectionnez Non dans cette boîte de dialogue pour conserver le format d'origine des pages. Lorsque vous répondez Non, le format A4/Ltr est conservé, et la brochure finale est imprimée au format A4/Ltr. Lorsque vous avez sélectionné Oui ou Non, la fenêtre PrePrint est actualisée et la disposition des pages de la brochure s'affiche. Le nombre de pages est également actualisé. Enregistrez votre travail, et quittez PrePrint à l'aide de la commande Quitter. Ensuite, le nombre de pages et le prix du travail sont actualisés dans la file d'attente. La commande de brochure du menu contextuel de PrePrint concerne toujours le document complet, que des pages soient sélectionnées ou non Séparation des chapitres Commencement du chapitre Les chapitres portent un indicateur Commencement du chapitre sur leur première page. Vous pouvez affecter un indicateur Commencement du chapitre à n'importe quelle page du document. En définissant le début d'un chapitre, vous affectez un indicateur Commencement du chapitre à la page sélectionnée. L'option Commencement du chapitre permet de vous assurer qu'un chapitre commence toujours sur une première page. Toute page associée à cette option est systématiquement imprimée en tant que page impaire représentant le début d'un chapitre. Pour définir le début d'un nouveau chapitre, sélectionnez sa première page et sélectionnez la commande Commencement du chapitre du menu contextuel. Les pages portant un indicateur de début de chapitre sont marquées de petits crochets sous l'aperçu, comme l'indique la copie d'écran ci-dessous. Si plusieurs pages sont sélectionnées, chacune d'elles sera imprimée en tant que première page d'un nouveau chapitre. 54

65 Pour lier des chapitres précédemment séparés, utilisez la fonction Réunir les chapitres. Réunir les chapitres La commande Réunir les chapitres permet de retirer l'indicateur Commencement du chapitre de toute page sélectionnée. Vous pouvez utiliser cette fonction pour combiner deux chapitres ou plus. L'option Réunir les chapitres a l'effet opposé de l'option Début de chapitre. Pour supprimer un chapitre, sélectionnez une page marquée de l'indicateur Commencement du chapitre et sélectionnez la commande Réunir les chapitres du menu contextuel. Si une série de pages est sélectionnée, PrePrint supprime tous les débuts de chapitres de cette série. Ceci est particulièrement utile dans le cas de gros documents. Pages R-V Si vous définissez des pages recto verso en tant que débuts de chapitre, elles sont divisées et chaque page distincte est traitée comme la première page d'un nouveau chapitre. Toutefois, si les deux chapitres sont réunis ultérieurement, les pages sont également réunies et imprimées recto verso. Les commandes Commencement du chapitre et Réunir les chapitres se trouvent uniquement dans le menu contextuel. Elles ne concernent que les pages sélectionnées. Si vous ne sélectionnez aucune page, aucune action n'est exécutée Impression en couleur et en noir et blanc Les commandes Imprimer en Noir Blanc et Imprimer en Couleur vous permettent de déterminer si une page sera imprimée en noir et blanc ou en couleur. Il est ainsi facile de partager les pages entre le noir et blanc et la couleur. Ce réglage n'est pas lié aux résultats de l'analyse des couleurs. Toute page détectée comme étant en couleur peut être imprimée comme une page noir et blanc ou inversement. A la page de l'onglet Pages couleur de la barre de navigation, les pages couleur sont indiquées en rouge, et les pages noir et blanc sont indiquées en blanc. 55

66 Les commandes Imprimer en Noir Blanc et Imprimer en Couleur ne sont disponibles que depuis le menu contextuel. Elles ne s'appliquent qu'aux pages sélectionnées. Si vous ne sélectionnez pas de page, aucune action n'est exécutée Suppression de pages La commande Supprimer page(s) permet de supprimer diverses pages individuelles du document. Vous ne disposez d'aucun autre moyen de supprimer des pages d'un document, car la touche Suppr de votre ordinateur n'a aucun effet dans ce cas. La commande Supprimer page(s) est accessible depuis le menu Page et depuis le menu contextuel. Elle ne s'applique qu'aux pages sélectionnées. Si vous ne sélectionnez aucune page, aucune action n'est exécutée Impression recto verso / recto Dans le sous-menu Recto-verso, vous pouvez sélectionner trois options. Recto : Vous permet de passer du recto-verso au recto. Si les pages sélectionnées sont spécifiées en tant que pages recto, cette option n'a aucun effet. RV Bord long : Permet de tourner les pages recto-verso (comme dans un livre). RV Bord court : Permet de retourner les pages recto-verso (comme dans un calendrier). Si vous sélectionnez l'option RV Bord court, toutes les deux pages, l'aperçu de la page est tourné de 180 degrés. Deux pages qui se suivent en mode recto verso sont systématiquement affichées côte à côte si elles doivent être imprimées sur la même feuille. Par conséquent, l'écart étroit entre les vignettes disparaît. Si vous activez le mode recto verso sur un nombre impair de pages, la dernière page s'affiche sous forme de vignette recto, car elle est imprimée sur une feuille recto. Si vous activez le mode recto verso, il est impossible de ne sélectionner que l'une des deux pages imprimées sur une même feuille. Une fois le mode recto verso sélectionné, toute modification se rapportant au support et à l'agrafage est appliquée aux deux pages imprimées sur une même feuille. Si vous passez du mode recto au mode recto verso pour deux pages qui se suivent, la fenêtre de prévisualisation risque de ne pas être actualisée immédiatement. Si tel est le cas, vérifiez à nouveau les options de support, agrafage, etc. Si ces options ne sont pas identiques pour les deux pages, l'imprimante ne peut pas les activer sur les deux côtés d'une même feuille. Notez toutefois que la sélection du mode recto verso pour les deux pages est mémorisée et sera activée dès que vous aurez modifié les options sélectionnées. 56

67 La fonction d'impression Recto-verso est disponible au menu Page et au menu contextuel. Elle ne concerne que les pages sélectionnées. Si vous ne sélectionnez aucune page, aucune action n'est exécutée Imposition A l'instar des travaux d'impression de brochures, vous n'avez pas besoin de sélectionner de pages dans le document pour créer un travail d'imposition. Vérifiez que toutes les options de finition telles que l'agrafage, le choix du support, la perforation, etc. sont identiques pour toutes les pages du document. Pour commencer un travail d'imposition, sélectionnez la commande Créer travail N en 1 dans le menu contextuel. Vous devez en outre sélectionner le nombre de pages requis dans le sous-menu. Vous disposez, au choix, de deux, quatre, huit ou seize pages de document par page imprimée. Le système vous demande alors si vous souhaitez préserver le format d'origine. Sélectionnez les commandes Enregistrer pour sauvegarder votre travail et Quitter pour sortir de PrePrint, et le nombre de pages et le prix sont actualisés dans la file d'attente. La commande Créer travail N en 1 est disponible uniquement dans le menu contextuel. Cette fonction ne s'applique qu'au travail d'impression complet, que des pages soient sélectionnées ou non. Notez que les résultats des fonctions de création de brochure et d'imposition sont immédiatement enregistrés dans le travail d'impression en file d'attente Aide Le bouton Aide ouvre une nouvelle fenêtre Internet Explorer dans laquelle s'affiche le manuel d'aide en ligne d'uniflow Insérer page La commande Insérer page permet d'insérer une page vierge dans un document. Cette page est insérée après une page sélectionnée. Si aucune page n'est sélectionnée, aucune page vierge n'est insérée. 57

68 La nouvelle page aura les mêmes propriétés que la page sélectionnée à sa gauche Si, par exemple, la page sélectionnée est une page recto-verso avec 4 perforations, la page vierge insérée sera aussi une page recto-verso avec 4 perforations. La commande Insérer page est disponible au menu Page et au menu contextuel. Elle ne s'applique qu'aux pages sélectionnées. Si vous ne sélectionnez aucune page, aucune action n'est exécutée Insérer Travail La commande Insérer Travail permet d'insérer un travail d'impression dans celui sur lequel vous travaillez. Après sélection de la commande Insérer Travail, la fenêtre Charger la commande depuis l'operator Dashboard d'uniflow s'affiche. Cette fenêtre recense les travaux placés actuellement dans une file d'attente de l'opérateur. Vous pouvez y sélectionner un ou plusieurs travaux d'un clic de la souris. Vous pouvez définir des filtres pour réduire le nombre de travaux d'impression qui s'affiche, en cliquant sur l'icône Filtre. Une fenêtre contextuelle vous permet de sélectionner des critères de recherche comme Nom du travail, Nombre de pages et Statut du travail (voir aussi les icônes décrites dans le tableau ci-après). Les critères de recherche peuvent être connectés aux opérateurs booléens OU et ET. Cliquez sur le bouton Filtre, et le filtre est appliqué. Pour supprimer le filtre, sélectionnez l'icône Enlever le filtre. Cliquez sur l'icône Actualiser, et l'écran est rafraîchi. Cliquez sur l'icône Charger pour charger les travaux sélectionnés dans le document PrePrint. Si vous ne voulez pas charger les travaux sélectionnés, cliquez sur l'icône Annuler. Les icônes de la fenêtre de chargement de travaux sont les mêmes, et elles ont la même signification que dans toutes les files d'attente Operator Dashboard. Pour plus d'informations sur les icônes, reportez-vous au chapitre Section files d'attente. 58

69 La commande Insérer Travail n'est disponible qu'au menu Document. Elle est toujours exécutée, que des pages soient sélectionnées ou non. Si vous avez sélectionné une ou plusieurs pages de document, le travail est inséré avant la première page sélectionnée. Si aucune page n'est sélectionnée, le travail inséré est placé à la fin du document. Combinaison de travaux Pour combiner deux documents ou plus en un, vous disposez d'une méthode simple. Sélectionnez simplement les travaux à combiner et ouvrez PrePrint. Dans PrePrint, les travaux sont combinés dans l'ordre dans lequel vous les avez sélectionnés. Sélectionnez Enregistrer puis Quitter pour sortir de PrePrint, et les travaux combinés sont enregistrés sous le nom du premier travail sélectionné. Le nombre de pages et le prix sont actualisés en conséquence Insérer PDF Le bouton Insérer PDF permet d'insérer un fichier PDF dans votre document. Si elle est activée, la boîte de dialogue Ouvrir s'ouvre. Elle vous permet de rechercher le document PDF requis et de l'insérer dans votre document. Le point d'insertion du fichier PDF varie selon les pages actuellement sélectionnées. La commande Insérer PDF est disponible au menu Document. Si vous n'avez sélectionné qu'une seule page, le fichier PDF est ajouté avant la page sélectionnée. Si vous avez sélectionné plusieurs pages (consécutives ou non), le fichier PDF est inséré avant la première page sélectionnée. Si vous n'avez pas sélectionné de page, le fichier PDF est inséré après la dernière page du document Perforation Le sous-menu Perforation présente quatre options. 2 Trous 3 Trous 4 Trous Multi trous Sans Perforation L'option de perforation sélectionnée est représentée dans les aperçus de pages. Dans la barre de navigation, à l'onglet Options de finition, les pages avec perforation sont marquées d'un rectangle noir. La commande Perforation est disponible au menu Page et au menu contextuel. 59

70 Elle ne s'applique qu'aux pages sélectionnées. Si vous ne sélectionnez aucune page, aucune action n'est exécutée Catalogue papier Cette fonction permet de modifier le type de papier de certaines pages de votre document à imprimer. Pour ce faire, sélectionnez les pages à modifier et choisissez le nouveau support à l'aide de la commande Catalogue papier du menu. La commande Catalogue papier présente une liste de types de supports appropriés définis à la page Config. serveur d'uniflow et vous permet de les sélectionner. Le sous-menu Support affiche la liste des supports dont le nom décrit clairement le type de papier sélectionné. Le sous-menu Autre support affiche une liste de tous les types de supports. Cette liste présente une structure hiérarchique (noms courts, par exemple) telle que : Autre support > Normal > 80g > Blanc > A4 Normal 80 (A4 80g Normal) Blanc). Reportez-vous au chapitre Données de Base - Type de support pour plus d'informations sur la définition des supports d'impression dans le catalogue papier et la configuration des noms courts. Seuls les types de supports applicables aux pages sélectionnées s'affichent dans le menu contextuel. Exemples Si A4 est le format du document d'origine, seuls les types de supports A4 peuvent être sélectionnés dans le menu. Si vous avez sélectionné plusieurs pages au format A4 et A5, aucun choix de support n'est proposé, car aucun ne correspond à toutes les pages sélectionnées. La couleur et le format du support choisi s'affichent dans le volet de document et sont indiqués dans la barre de navigation. Notez que les restrictions relatives aux divers formats ne s'appliquent pas entièrement aux formats A4 et Letter. Tout support au format Letter peut en effet être appliqué aux pages A4 et inversement. La légère différence de format se reflète dans la taille de l'aperçu. Toutefois, si vous avez sélectionné des pages A4 et des pages Letter, PrePrint ne propose aucun support, car ni Letter, ni A4 ne correspondent à toutes les pages sélectionnées. La fonction Catalogue papier est disponible dans le menu Page et le menu contextuel. Elle ne s'applique qu'aux pages sélectionnées. Si vous ne sélectionnez aucune page, aucune action n'est exécutée Enregistrer et Quitter Pour enregistrer les modifications que vous avez appliquées au document dans PrePrint, vous pouvez utiliser la commande Enregistrer ou Quitter. 60

71 Enregistrer Utilisez le bouton Enregistrer pour enregistrer votre document sans quitter la fenêtre PrePrint. Le document est enregistré sous sa forme actuelle, paramètres et modifications effectuées inclus. Si vous avez ajouté des pages ou d'autres documents au document, le nombre de pages est actualisé en conséquence dans la file d'impression. Quitter Le bouton Quitter vous permet de quitter le menu PrePrint. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées. Pour refermer la fenêtre PrePrint, il est recommandé de toujours utiliser le bouton Quitter. Notez également que les résultats des fonctions de création de brochure et d'imposition sont immédiatement enregistrés dans le travail d'impression en file d'attente Agrafer Le sous-menu Agrafer présente les options suivantes : Pas d'agrafe : Désactive tout agrafage si les pages sélectionnées sont déjà marquées pour agrafage. Cette option n'affecte pas les pages pour lesquelles aucun agrafage n'a été sélectionné. Agrafage unique à un angle des pages : o Agrafer en haut à gauche o Agrafer en bas à gauche o Agrafer en haut à droite o Agrafer en bas à droite Double agrafage : o 2 agrafes à gauche et o 2 agrafes en haut Ces options permettent d'insérer deux agrafes sur le côté gauche ou en haut des pages. L'option Piqûre à cheval permet de placer les agrafes dans le pli, pour l'impression de brochures, par exemple. Dans le volet de document PrePrint, l'agrafage est indiqué sur chaque vignette par un ou deux symboles d'agrafes rouges. Puisque cette fonction peut être définie pour une feuille unique, l'agrafage de sous-ensemble ne présente aucune difficulté. 61

72 Veuillez noter que certains périphériques nécessitent au moins un sous-ensemble de deux pages consécutives pour que l'agrafage fonctionne correctement. La commande Agrafer est disponible au menu Page et au menu contextuel. Elle ne s'applique qu'aux pages sélectionnées. Si vous ne sélectionnez aucune page, aucune action n'est exécutée Impression d'intercalaires La fonction d'impression d'intercalaires d'uniflow permet d'imprimer les pages à onglet. Les intercalaires sont dotés d'onglets qui font saillie à partir du format de papier standard. Ils peuvent être configurés pour chaque côté du papier. Ils dépendent toutefois du périphérique qui doit être capable de les gérer. La plupart des imprimantes prennent en charge les onglets à droite du papier. Les intercalaires servent à subdiviser les gros documents. Ils forment généralement un jeu, l'onglet contenant un texte court tel que «A» à «Z», ou «1» à «10», ou «Janvier» à «Décembre», etc. Ces onglets peuvent être réalisés dans le module d'impression d'intercalaires d'uniflow. Le module PrePrint permet de créer, insérer ou modifier les intercalaires de tous types. Vous n'êtes pas non plus restreints à l'impression séquentielle commune des intercalaires. Le contenu de chaque onglet peut être stipulé séparément. Il est donc possible d'utiliser des intercalaires spécialement conçus en besoin de vos besoins et du style en vigueur dans votre entreprise. L'impression d'intercalaires sous uniflow permet de toujours imprimer un jeu complet. Aucun ensemble partiel d'intercalaires ne reste dans la cassette de papier du périphérique. Pour ce faire, un jeu complet d'intercalaires est toujours inséré dans le document. Les intercalaires sont placés dans le document comme indiqué par l'utilisateur. Les pages non utilisées d'un jeu d'intercalaires sont assemblées à la fin du document. Les intercalaires assemblés à la fin du document ne peuvent être supprimés manuellement. Ils sont automatiquement administrés par uniflow. L'impression d'intercalaires par uniflow prend en charge tous les formats de papier standard et l'orientation paysage. Si nécessaire, les intercalaires peuvent être aussi définis au format portrait et paysage. Pour de plus amples informations sur la définition de jeux d'intercalaires, reportez-vous au chapitre Comment définir des jeux d'intercalaires dans le catalogue des supports (sur page 63). Vous pouvez utiliser de multiples types de supports d'intercalaires dans le même document. Dans ce cas, les intercalaires restants sont assemblés à la fin du document. Notez que l'impression recto-verso est impossible sur les intercalaires. 62

73 Configuration et préparation Les points qui suivent décrivent brièvement la marche à suivre pour configurer l'impression d'intercalaires : Configurez votre multifonction pour le type de support requis. Pour ce faire, consultez le manuel de l'utilisateur de l'appareil. Vous trouverez une brève description applicable à la plupart des multifonctions Canon à la rubrique Comment configurer l'imprimante (sur page 63). Configurez le papier désiré pour l'intercalaire sous Type de support dans uniflow Server Configuration. Sélectionnez le type de papier pour les intercalaires sous Sélection de la cassette papier dans Operator Dashboard. Une fois ces préparations terminées, vous pouvez utiliser PrePrint pour insérer des intercalaires dans votre travail ou votre document. Reportez-vous au chapitre Configuration des intercalaires pour une description détaillée Comment configurer l'imprimante Ce chapitre explique comment préparer l'imprimante à l'impression d'intercalaires sous uniflow. Dans le panneau de commandes du périphérique Canon procédez comme suit : Sélectionnez Additional Functions (Fonctions supplémentaires*). Sélectionnez Common Settings (Paramètres communs). Désactivez Eject Unused tabs (Ejecter les intercalaires non utilisés). Sélectionnez Register Paper Type (Enregistrer le type de papier). Sélectionnez une source de papier pour en préciser le type. Sélectionnez Settings (Paramètres) pour la source de papier sélectionnée. Au lieu de Plain paper (Papier simple), sélectionnez Tab Paper (Papier pour intercalaires). Entrez le nombre d'intercalaires. Cliquez sur Done (Terminé). Votre machine est prête à imprimer des intercalaires Comment définir des jeux d'intercalaires dans le catalogue des supports Pour activer l'impression d'intercalaires, vous devez définir au moins un jeu d'intercalaires en tant que support spécial dans le catalogue des supports. Un papier d'intercalaires standard est disponible par défaut dans la section Type de support 63

74 d'uniflow Configuration Serveur. En fonction de la région du monde dans laquelle l'installation a été réalisée, le format peut être A4 ou Letter. Pour ajouter de nouveaux ensembles d'intercalaires, sélectionnez Données de Base > Type de support dans uniflow Configuration Serveur. A la page Type de support, cliquez sur le bouton Nouveau à côté des deux boutons Modifier. La fenêtre Type de support s'ouvre, et vous pouvez entrer les spécifications de votre nouveau jeu d'intercalaires. Définir un nouveau jeu d'intercalaires s'apparente à la définition de tout autre type de support. Pour plus d'informations, reportez-vous également au chapitre Données de Base > Type de support. Vous devez toutefois définir quelques paramètres d'onglet complémentaires relatifs au type, comme décrit ci-après. Nom : Entrez le nom du type de support. Index : Le numéro d'index détermine l'ordre d'affichage des types de supports dans le job ticket et la zone de sélection du catalogue papier PrePrint. Le support doté du numéro d'index le plus élevé figure en tête de liste dans la zone de sélection, tandis que le support doté du numéro le plus faible occupe la dernière position. Visibilité : Détermine les modules dans lesquels est affiché le type de support (tous les modules, modules Office ou modules Professional, par exemple). Pour plus d'informations, reportez-vous au guide des licences. o Normal (valeur par défaut) : Ce type de support est disponible dans tous les modules et peut être sélectionné par tous les utilisateurs. Normal correspond généralement au statut par défaut d'un type de support. Un type de support dont la visibilité est définie sur Normal est disponible et peut être sélectionné par tous les utilisateurs. Toutefois, si vous avez choisi le type de support Papier à onglet, ce qui est nécessaire pour la configuration de l'impression d'intercalaires, l'option Caché pour l'utilisateur devient le type de support par défaut. Les utilisateurs ne peuvent désormais plus choisir ce type de support dans le job ticket. Le statut Caché pour l'opérateur implique que ni l'opérateur ni l'utilisateur ne peut sélectionner ce type de support. o Caché pour l'utilisateur : Ce type de support n'est pas proposé aux utilisateurs. o Caché pour l'opérateur : Ce type de support n'est proposé ni aux utilisateurs, ni aux opérateurs. o Caché pour l'utilisateur office : Ce type de support n'est pas disponible lors de l'utilisation des modules Office (Secure Printing avec uniflow Universal Driver, par exemple). o Caché pour l'utilisateur professionnel : Ce type de support n'est pas disponible lors de l'utilisation des modules Professional (Web Submission, par exemple). Taille : Sélectionnez l'option Personnalisé et entrez un nom, la hauteur et la largeur de l'intercalaire. 64

75 o Hauteur (pouces ou mm) : Insérez la hauteur de l'intercalaire. Pour définir un jeu d'intercalaires dans lequel les onglets font saillie sur le côté droit, vous définissez dans ce champ la hauteur standard du support. Pour définir un jeu d'intercalaires dans lequel les onglets font saillie sur le haut, vous devez tenir compte de la taille supplémentaire de l'onglet. o Largeur (pouces ou mm) : Insérez la largeur de l'intercalaire. Pour définir un jeu d'intercalaires dans lequel les onglets font saillie sur le haut de la page, vous définissez dans ce champ la largeur standard du support. Pour définir un jeu d'intercalaires dans lequel les onglets font saillie sur le côté droit, vous devez tenir compte de la taille supplémentaire de l'onglet. Epaisseur (g) : Spécifiez le grammage du type de support. Type : Définissez le type de support du jeu d'intercalaires. Pour définir l'intercalaire, sélectionnez l'option Papier à onglet dans la liste déroulante Type. Dans la fenêtre Définition du papier à onglet qui s'ouvre, vous pouvez renseigner les champs suivants : Largeur (mm ou pouces) : Indiquez de combien l'onglet dépasse de la feuille normale. Notez que vous devez définir la dimension de l'onglet uniquement et non les dimensions globales de l'intercalaire. Nombre d'onglet : Indiquez combien d'onglets (ou combien de pages) se trouvent dans votre jeu d'intercalaires. A chaque onglet correspond un intercalaire dans le jeu d'intercalaires. Position des onglets : Ce champ gère les quatre côtés d'une page : haut, droit, bas, gauche. Inverser l'ordre : Les onglets sont comptabilisés à partir du bas de la page. Onglet bord X (mm ou pouces) : Taille de la marge à droite ou à gauche du texte de l'onglet, sur laquelle rien ne doit être écrit. Onglet bord Y (mm ou pouces) : Taille de la marge en haut du texte de l'onglet, sur laquelle rien ne doit être écrit. Couleur : Sélectionnez la couleur du type de support. Orientation : Choisissez Paysage ou Portrait. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer le type de support sélectionné. Sélectionnez Supprimer pour supprimer le type de support sélectionné. Sélectionnez Annuler pour revenir à la première page du menu Type de support. Pour plus d'informations sur les types de supports, reportez-vous au chapitre Données de Base - Types de média. 65

76 Notez que vous devez disposer de droits administratifs pour modifier le catalogue des supports. La copie d'écran qui suit est prise du type de support d'intercalaire A4 Onglet par défaut. Ce type de support est le type par défaut pour l'installation d'uniflow en Europe. Pour le marché américain, un type de support d'intercalaire au format Letter est disponible. Une fois que vous avez créé le support d'intercalaire désiré dans le catalogue Type de support, vous devez changer le type de support des paramètres Cassettes papier de l'imprimante dans Operator Dashboard pour revenir au type de support d'intercalaire précédemment configuré. Reportez-vous au chapitre Changement de cassette dans une imprimante ou une imprimante de groupe pour de plus amples informations sur le changement de cassettes papier Configuration des intercalaires Il existe plusieurs manières d'insérer, modifier ou supprimer des intercalaires. Insertion d'intercalaires En général, les intercalaires sont insérés par jeux de trois, cinq, etc. Vous pouvez configurer des jeux d'intercalaires à la page Type de support de la section Données de base d'uniflow. Vous ne pouvez insérer que des jeux complets d'intercalaires. Vous ne pouvez pas insérer d'intercalaires uniques. Par ailleurs, uniflow maintient automatiquement la séquence correcte d'indicateurs d'intercalaires. Le nombre de jeux d'intercalaires est illimité. 66

77 Pour insérer un intercalaire, ouvrez le menu contextuel de la page concernée et sélectionnez Insérer un onglet. Sélectionnez ensuite le type de support Page à onglet. Le nouvel intercalaire est placé avant la page que vous avez sélectionnée. Les pages restantes du jeu sont assemblées à la fin du document. Pour insérer les intercalaires suivants, suivez la même procédure. Cette fois, cependant, uniflow va chercher l'intercalaire de la fin du document et le place avant la page que vous avez sélectionnée. Une fois le premier jeu d'intercalaires terminé, uniflow commence automatiquement un nouveau jeu d'intercalaires et place encore une fois les intercalaires restants à la fin du document. Suppression des intercalaires Pour supprimer un intercalaire unique, ouvrez le menu contextuel de la page et cliquez sur Effacer page(s). L'intercalaire passe à la fin du document, et son contenu est supprimé. Les pages d'un jeu d'intercalaires utilisé partiellement sont assemblées à la fin du document. Si les intercalaires assemblés en fin de document constituent un jeu complet, ce jeu d'intercalaires est supprimé du document. Cette procédure est la même pour tous les intercalaires, quelle que soit la manière dont ils ont été insérés. uniflow maintient automatiquement la séquence correcte des intercalaires. Pour supprimer d'autres intercalaires, sélectionnez-les, puis sélectionnez la commande Effacer page(s) dans le menu contextuel. Tous les intercalaires supprimés sont assemblés à la fin du document. Si un ou plusieurs jeux complets d'intercalaires sont assemblés à la fin du document, ils sont supprimés. 67

78 Modification du contenu d'onglets et d'intercalaires Sélectionnez Changer le texte de l'onglet dans le menu contextuel de l'intercalaire, pour ouvrir la fenêtre Contenu de la Page à onglet. Dans le volet Contenu de l'onglet, vous pouvez formater le texte de l'onglet, ajouter une image et aligner le contenu. Le résultat s'affiche dans le volet de prévisualisation. Dans le volet Contenu de la Page à onglet, vous pouvez insérer dans l'intercalaire la page de votre choix, provenant d'un document PDF. Vous pouvez sélectionner une page depuis n'importe quel document PDF enregistré sur votre ordinateur local ou sur votre réseau, ou une page du travail en cours, chargé dans PrePrint. Notez que cela ne concerne que la zone de l'intercalaire et non l'onglet. Pour insérer un nouveau contenu dans un intercalaire, sélectionnez soit Fichier PDF soit Travaux actuels dans le menu déroulant Combiner le Type. Si vous sélectionnez Fichier PDF, cliquez sur le bouton Parcourir pour atteindre le fichier PDF de votre choix, puis entrez le numéro de page dans le champ Nr. de page. Vous pouvez répéter ces étapes pour créer des intercalaires distincts dans votre document. Conversion d'un type de support d'intercalaire à l'autre Les types de supports des intercalaires du document peuvent être convertis dans n'importe quel autre type de support. Pour convertir le type de support d'un intercalaire, sélectionnez un ou plusieurs intercalaires dans votre document. Sélectionnez la commande Changer pour le type de Media Onglet dans le menu contextuel et sélectionnez le type de support désiré. Conversion d'un type de support non réservé aux intercalaires à un type de support pour intercalaire Vous pouvez convertir le type de support de n'importe quelle page ordinaire de votre document en un type de support pour intercalaire. Le contenu original de la page reste sur l'intercalaire, mais il n'est pas mis à l'échelle. Vous pouvez, par exemple, convertir un type de support A4 recyclé en A4 Onglet. Si vous convertissez une page de format plus petit en un type de support A4 Onglet, le 68

79 contenu s'affiche en bas à gauche de l'intercalaire. Si vous convertissez une page de format plus grand en un type de support A4 Onglet, le contenu qui dépasse est coupé. Pour convertir le type de format d'une page, sélectionnez cette page et ouvrez le menu contextuel. Dans le menu contextuel, sélectionnez la commande Changer pour le type de Media Onglet et sélectionnez le type de support pour intercalaire désiré. Maintenant, la page sélectionnée est convertie en une page à onglet portant le contenu d'origine. Comme tout autre intercalaire, cette page fait partie d'un jeu complet dont les pages restantes sont assemblées à la fin du document. Répétez cette procédure pour chaque page à convertir en intercalaire. Si vous avez défini plusieurs types de supports pour intercalaire, vous pouvez convertir des types de support de page ordinaire en différents types de supports pour intercalaire. Dans ce cas, les intercalaires restants sont assemblés à la fin du document. Insertion de jeux d'intercalaires vides Pour insérer un jeu d'intercalaires complètement vide, ouvrez le menu contextuel de la page à laquelle vous souhaitez insérer l'intercalaire et sélectionnez Insérer un Jeu de pages à onglet. Dans la fenêtre Insérer un jeu de pages à onglet, sélectionnez le type de support pour intercalaire de votre choix, puis veillez à cocher la case Créer des onglets vides. Entrez ensuite le nombre de jeux d'intercalaires à insérer et cliquez sur OK. Le nouvel intercalaire est placé avant la page que vous avez sélectionnée. Les pages restantes du jeu sont assemblées à la fin du document. Importation d'intercalaires Vous pouvez importer des données d'intercalaires, à l'aide de fichiers CSV préconfigurés. Ces fichiers CSV renferment les données de contenu et de formatage des intercalaires. Ils permettent ainsi d'importer des données d'intercalaires complexes dans différents documents. Toutefois, l'importation de contenus d'intercalaires avec un fichier CSV se limite au texte. Lorsque vous créez le fichier CSV, utilisez une virgule (,) pour délimiter les données. Chaque enregistrement du fichier CSV doit respecter la structure indiquée ci-dessous : <NuméroPage>,<Texte>,<Police>,<TaillePolice>,<AlignementHorizont al>,<alignementvertical> Paramètre Valeurs <NuméroPage> Entrez ici le numéro de page de l'intercalaire. 69

80 Notez qu'il ne s'agit pas de la page à laquelle vous souhaitez insérer l'intercalaire. <Texte> <Police> <TaillePolice> Entrez ici le texte à imprimer sur l'onglet de l'intercalaire. Vous pouvez insérer des retours à la ligne à l'aide du code \n. Entrez ici le nom de la police de caractères désirée. Spécifiez la taille de la police. <AlignementHorizontal> Indiquez l'une des valeurs suivantes : 0 : Gauche 1 : Horiz. centré 2 : Droite <AlignementVertical> Indiquez l'une des valeurs suivantes : 0 : Haut 1 : Vert. centré 2 : Bas Ce qui suit est un exemple de fichier CSV d'intercalaire. Il crée cinq pages à onglet comportant deux lignes de texte. La police de caractères est Arial, et la taille, 16 ; le texte est centré à l'horizontale et à la verticale sur l'intercalaire. 1,First\nChapter,Arial,16,1,1 2,Second\nChapter,Arial,16,1,1 3,Third\nChapter,Arial,16,1,1 4,Forth\nChapter,Arial,16,1,1 5,Fifth\nChapter,Arial,16,1,1 Pour insérer un jeu d'intercalaires depuis un fichier CSV, ouvrez le menu contextuel de la page à laquelle vous souhaitez insérer l'intercalaire, et sélectionnez la commande Insérer un Jeu de pages à onglet. Dans la fenêtre Insérer un jeu de pages à onglet, sélectionnez le type de support désiré et vérifiez que le bouton d'option Importer le jeu d'onglet de est sélectionné. Cliquez ensuite sur Jeux de pages à onglet pour sélectionner le fichier CSV sur votre ordinateur local, et cliquez sur OK. Utilisation de multiples types de supports pour intercalaires Vous pouvez insérer des intercalaires de différents types dans le même document. Dans ce cas, les intercalaires restants des deux jeux sont assemblés à la fin du 70

81 document. Chaque jeu d'intercalaires peut être traité séparément, comme décrit ci-dessus Configuration des zones d'impression d'onglets à fond perdu Les zones d'impression d'onglets à fond perdu sont des zones qui s'étendent jusqu'aux bords du produit imprimé fini. Généralement, elles s'étendent au franc bord du support. Pour qu'un onglet s'imprime correctement, vous devez inclure le fond perdu dans votre logiciel de mise en page. Vous devez également disposer des périphériques d'impression et de découpe capables d'imprimer à franc bord sur le support, et couper la feuille de manière appropriée. En règle générale, ces opérations ne peuvent être effectuées par les imprimantes de bureau ordinaires. Ces conditions préalables ne peuvent être influencées par uniflow. Le nombre maximal d'onglets imprimés à fond perdu est de 39. Les onglets imprimés à fond perdu ne requièrent aucun support pour intercalaire ou autre particulier. Les onglets imprimés à fond perdu peuvent être ajoutés à n'importe quelle page, sauf au papier d'intercalaire. Insertion d'une zone d'impression d'onglet à fond perdu Pour insérer une zone d'impression à fond perdu sur un onglet, sélectionnez les pages concernées. Dans le menu contextuel, sélectionnez les commandes Onglet imprimé / Créer les onglets imprimés. La zone d'impression à fond perdu est insérée sur les pages sélectionnées. Suppression d'une zone d'impression d'onglet à fond perdu Pour supprimer une zone d'impression d'onglet à fond perdu, sélectionnez les pages concernées. Dans le menu contextuel, sélectionnez les commandes Onglet imprimé / Aucun onglet imprimé. La zone d'impression à fond perdu est supprimée des pages sélectionnées. Modification des paramètres de zones d'impression d'onglets à fond perdu Les paramètres des zones d'impression d'onglets à fond perdu peuvent être modifiés à tout moment. Il est possible de modifier le nombre chapitres, la position, la largeur, l'offset et la couleur de fond de l'onglet imprimé. Notez que ces paramètres sont réglés pour tous les onglets imprimés d'un document simultanément 71

82 Pour modifier les paramètres de la zone d'impression des onglets à fond perdu, sélectionnez les pages concernées. Dans le menu contextuel, sélectionnez la commande Modifier les paramètres pour les onglets imprimés. La fenêtre Propriété de l'onglet imprimé s'ouvre, qui permet de configurer l'agencement de la zone d'impression. Cliquez sur OK pour appliquer les modifications aux zones d'impression d'onglets à fond perdu des plages de pages sélectionnées ou sur Annuler pour abandonner les modifications effectuées Test d'impression Le sous-menu Test d'impression permet de lancer un test d'impression de document, soit en tant que travail d'impression habituel, soit en tant que travail pour un groupe d'imprimantes, si le travail doit être soumis à l'équilibrage de charge et/ou à la séparation des couleurs. Il ouvre une nouvelle fenêtre intitulée Impression qui offre le choix entre Imprimer et Groupe d'imprimante. Ces boutons ouvrent une nouvelle fenêtre appelée respectivement «Imprimer» ou «Groupe d'imprimantes». Le contenu de ces deux fenêtres est similaire. Dans l'angle supérieur droit figure une fenêtre contextuelle Job Ticket, qui indique le nom et les principaux détails du travail d'impression. Cliquez sur ces informations, et l'écran Job Ticket s'ouvre, qui contient les sections détaillées Réglages de base, Options d'impression et Adresse de livraison. Vous pouvez minimiser chaque section d'un clic sur le symbole «-», et l'agrandir d'un clic sur le symbole, en haut à droite. Vous pouvez également modifier les informations que contient chaque section et disposez de deux boutons destinés à soumettre ou supprimer le test d'impression en cours. Pour réduire ou agrandir la fenêtre contextuelle Job Ticket, cliquez sur l'icône de zoom. Outre la fenêtre contextuelle Job Ticket, les fenêtres Imprimer et Groupe d'imprimantes affichent également des tableaux d'information réduits, relatifs à chaque imprimante disponible pour le travail d'impression. Cliquez sur l'icône de zoom figurant dans l'angle supérieur droit pour agrandir ou réduire chaque tableau. Ces tableaux sont légèrement différents dans les deux fenêtres. Dans la fenêtre Imprimer, chaque tableau agrandi contient des informations sur l'état de l'imprimante, le contenu de chaque cassette papier utilisé par l'imprimante, ainsi que les boutons Changer de cassette et Choisir. 72

83 Dans la fenêtre Groupe d'imprimantes, chaque tableau contient initialement des informations sur l'état de l'équilibrage de charge et de séparation couleur, ainsi que le bouton Choisir. Lorsque vous cliquez sur le groupe couleur dans l'angle supérieur droit, le bouton Changer de cassette et d'autres informations sont proposés. La fonction des boutons Choisir et Changer de cassette est la même dans les deux fenêtres. Ces boutons fonctionnent comme suit : Le bouton Changer de cassette ouvre une nouvelle fenêtre qui permet d'affecter aux cassettes désirées le papier de votre choix. Le bouton Choisir... ouvre une nouvelle page présentant les onglets Imprimer et Sélection cass.. L'onglet Imprimer permet à l'opérateur de réinitialiser tous les paramètres de l'imprimante. Les valeurs Job Ticket sont proposées à titre de références croisées, telles que l'état recto verso, l'agrafage et la perforation. L'onglet Sélection cass. permet d'affecter librement les pages du document aux cassettes de papier, par exemple les pages 1 et 2 et 19 et 20 à la cassette 4, les pages 3 à 18 à la cassette 1. Vous pouvez lancer l'impression ou le test d'impression au bas de cette fenêtre Outils Le menu Outils et le sous-menu Ouvrir Acrobat permettent de modifier le document en cours. Lancez Adobe Acrobat pour ouvrir le document dans ce logiciel et le traiter plus avant. PrePrint ne prenant en charge que la modification de la disposition, des types de supports, etc., ce programme est un outil complémentaire qui permet d'appliquer des modifications sophistiquées au texte du document. Vous pouvez, par exemple, entrer un commentaire ou ajouter un filigrane au document. Une fois terminées les modifications requises, fermez simplement la fenêtre Acrobat. L'opérateur doit ensuite confirmer l'application des modifications ou annuler le processus de fermeture par le biais de la boîte de dialogue Windows standard. Le fichier modifié dans Acrobat est automatiquement stocké sous le nom sous lequel il a été envoyé à la plate-forme Operator Dashboard. Le travail d'impression est automatiquement affiché dans l'écran PrePrint avec toutes les modifications effectuées. Pour un résultat optimal, nous recommandons l'utilisation d'acrobat 9 ou une version ultérieure. 73

84 Annuler et Répéter L'effet immédiat des options Annuler et Répéter dans PrePrint est identique à celui de toute autre application. PrePrint vous permet toutefois d'utiliser l'option Annuler autant de fois que vous le souhaitez. L'option Répéter fonctionne de la même manière. Libre à vous de rétablir toute modification annulée précédemment. Les fonctions Annuler/Répéter couvrent toutes les fonctionnalités décrites ci-dessus Océ PRISMAprepare Océ PRISMAprepare est disponible sous forme de package «makeready» parallèlement à l'application PrePrint uniflow. Il s'exécute en tant qu'application sur un poste de travail client connecté à uniflow Operator Dashboard via un navigateur Web. Il permet d'ouvrir, de manipuler et d'imprimer un travail dans Océ PRISMAprepare. Principales fonctionnalités d'océ PRISMAprepare sous uniflow Démarrage automatique d'océ PRISMAprepare Lorsque vous sélectionnez un travail d'impression dans uniflow Operator Dashboard pour le modifier dans Océ PRISMAprepare, le travail et les paramètres correspondants sont copiés et la copie est transférée vers le client Océ PRISMAprepare, où a lieu l'ensemble des manipulations. Ce processus n'a aucune incidence sur le travail d'origine. Impression directe à partir d'océ PRISMAprepare L'impression est réalisée à partir de l'application, sans incidence sur l'enregistrement du travail. Modification des fichiers envoyés La plupart des paramètres d'impression des fichiers transférés d'uniflow peuvent être modifiés dans PRISMAprepare. Enregistrement sur le serveur des modifications apportées à un travail Une fois le processus PRISMAprepare terminé, le document est enregistré au format PDF et renvoyé à uniflow Operator Dashboard en tant que copie du travail d'origine. L'application Océ PRISMAprepare s'exécute sur un poste de travail client plutôt que sur le serveur uniflow à proprement parler. Vous devez donc l'installer et obtenir manuellement une licence sur le poste de travail. 74

85 Configuration requise Vous trouverez des informations générales sur la configuration matérielle et logicielle requise (telle que les modèles d'imprimante ou les systèmes d'exploitation pris en charge) dans le guide de l'utilisateur Océ PRISMAprepare et le site Web d'océ dans votre pays. Pour utiliser Océ PRISMAprepare en conjonction avec uniflow, la configuration logicielle standard d'uniflow doit être mise en œuvre. Vous devez disposer d'internet Explorer version 6 et ultérieure et activer ActiveX. Etant donné qu'océ PRISMAprepare est démarré à partir d'uniflow par le biais d'un contrôle ActiveX, veillez à activer les contrôles ActiveX. Certaines restrictions d'utilisation s'imposent lorsque vous ouvrez PRISMAprepare à partir d'uniflow. Elles sont passées en revue à la rubrique Restrictions Installation Océ PRISMAprepare Etant donné qu'océ PRISMAprepare est une application de bureautique, son installation n'a pas d'incidence sur le serveur uniflow. L'application est installée sur un poste de travail et doit de ce fait être effectuée avant l'ouverture d'un travail depuis Operator Dashboard. Lorsqu'Océ PRISMAprepare est appelé via uniflow Operator Dashboard pour la première fois, un contrôle ActiveX est installé sur le poste de travail qui gère le transfert des données entre le serveur et Océ PRISMAprepare. Vous trouverez des informations détaillées sur la procédure d'installation d'océ PRISMAprepare dans le guide de l'utilisateur Océ PRISMAprepare. Imprimante locale Pour imprimer et comptabiliser le travail, Océ PRISMAprepare requiert l'installation d'une imprimante locale sur le poste de travail et sa connexion au spouleur de sortie sur le serveur uniflow via le port LPR. Reportez-vous au chapitre Installation de l'imprimante (sur page 81) Licence Pour utiliser Océ PRISMAprepare sous uniflow, vous devez disposer du module Application Connector. Pour plus d'informations concernant les licences uniflow, reportez-vous à uniflow Licensing Guide. Outre l'intégration correcte de l'application à uniflow, une ou plusieurs licences Océ PRISMAprepare sont nécessaires, selon le nombre d'installations. Vous devez vous procurer ces licences auprès d'océ. Le nombre de licences Océ PRISMAprepare que vous pouvez utiliser dans une installation uniflow n'est sujet à aucune restriction, mais notez qu'il n'est possible 75

86 d'ouvrir qu'un seul travail à la fois par poste de travail. Vous trouverez des informations sur les licences Océ PRISMAprepare dans le guide d'enregistrement des licences logicielles Restrictions Options de finition Pour mettre en œuvre un workflow impliquant Océ PRISMAprepare, la procédure recommandée consiste à créer des travaux d'impression sans options de finition, puis à ajouter les options requises dans Océ PRISMAPrepare. Cette procédure s'impose en raison des restrictions auxquelles est sujette la collaboration d'océ PRISMAprepare et d'uniflow. Si votre workflow nécessite l'utilisation de Job Ticketing par les utilisateurs finaux, tenez compte des considérations suivantes : Il est impossible de traiter diverses options d'agrafage à partir d'uniflow. Il risque par conséquent de se produire des problèmes lors de l'envoi de travaux contenant des options d'agrafage d'uniflow à Océ PRISMAprepare. C'est pourquoi il est recommandé que les travaux à modifier dans Océ PRISMAprepare ne spécifient pas d'options d'agrafage par page, mais par document entier. Il est également recommandé d'utiliser les options d'agrafage uniflow «Agrafage en Haut à Gauche», «Agrafage Double en Haut» et «Agrafage Double à Gauche» uniquement. Dans Océ PRISMAprepare, vous pouvez bien entendu spécifier à nouveau toutes les options d'agrafage disponibles. Les options de perforation se rapportent aux supports pré-perforés uniquement et non aux options de finition à appliquer au document final. Par conséquent, les options de perforation spécifiées dans uniflow (via un job ticket, par exemple) ne peuvent être transférées à Océ PRISMAprepare que via un «support pré-perforé» et non en stipulant la perforation en mode donné de pages déterminées. L'agrafage des brochures n'est pas pris en compte. C'est pourquoi les options de finition des brochures ne sont pas transférées d'uniflow à Océ PRISMAprepare. Comptabilisation En raison du large éventail de fonctionnalités intégrées à Océ PRISMAprepare, il est impossible de comptabiliser toutes les options de finition prises en charge. Les plis en Z n'étant pas gérés par uniflow, par exemple, ils ne sont pas comptabilisés. Options relatives aux job tickets Le tableau ci-dessous répertorie les paramètres du job ticket par défaut pris en charge en conjonction avec PRISMAprepare. Options principales relatives aux job tickets Propriétés du document Options Sous-options Prise en charge Format de page Couleur / NB 76

87 Options principales relatives aux job tickets Options Sous-options Prise en charge Réglages de base Options d'impression Options de finition Nombre de pages Prix Nombre d'exemplaires Date de livraison Nom Centre de coûts par défaut Job principal Insérer avant Utilisateur Commande complète Charger un profil Nom du profil Document Recto-verso Agrafer Perforation Impression Couleur Couper Assembler Plier Perforations Reliure collée Couleur Nom Format Epaisseur Type En haut à gauche En haut à droite En bas à droite En bas à gauche Double à gauche 2 Trous 3 Trous 4 Trous 77

88 Options principales relatives aux job tickets Options Sous-options Prise en charge Reliure à anneaux Services supplémentaires Données personnelles Adresse de livraison Adresse de facturation Si vous utilisez par ailleurs un job ticket pour l'impression des brochures, les options d'impression suivantes sont disponibles : Options principales relatives aux job tickets Options Sous-options Prise en charge Document Couleur Nom Format Epaisseur Type Couverture Options d'impression Taille de la brochure terminée Imprimer sur la couverture Recto-verso Agrafer Impression Couleur Couleur Nom Format Epaisseur Type Contrôle ActiveX Lorsque vous ouvrez un travail d'impression dans Océ PRISMAprepare pour la première fois, le contrôle ActiveX MomPpConnector est installé sur votre poste de travail. Pour ce faire, vous devez exécuter au préalable diverses tâches. 78

89 Windows Vista et Windows 7 Sous Windows Vista et Windows 7, une boîte de dialogue vous invite à installer le contrôle Active X. Lorsque vous cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue, le contrôle ActiveX est installé et exécuté. Si le contrôle existe déjà sur le client, cette boîte de dialogue ne s'affiche pas et ActiveX s'exécute automatiquement. S'il est impossible d'installer ou d'exécuter le contrôle ActiveX, vous devez vérifier si les paramètres de sécurité d'internet Explorer sont configurés comme indiqué ci-dessous. La procédure suivante part du principe que l'utilisateur utilise IE8. Démarrez Internet Explorer et sélectionnez Outils / Options Internet / Sécurité. Aucun contrôle ActiveX ne peut s'exécuter si l'option Niveau de sécurité pour cette zone est réglée sur Elevé. Réglez-le dans ce cas sur Moyennement élevé ou une valeur inférieure (sur Moyen ou une valeur inférieure pour IE6). Si le bouton Niveau par défaut n'est pas estompé, vous pouvez configurer le niveau de sécurité par défaut de la zone en cours. Activez Contrôles d'initialisation et de script ActiveX non marqués comme sécurisés pour l'écriture de scripts dans la section Paramètres de sécurité du niveau. Très important : cliquez sur Personnaliser le niveau... et désactivez la case d'option Activer le mode protégé. Internet Explorer doit alors redémarrer au terme de la procédure. 79

90 Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres. Windows XP avec SP2 ou ultérieur Sous Windows XP SP2 ou ultérieur, Internet Explorer demande l'autorisation d'installer initialement le composant ActiveX mentionné précédemment. Pour ce faire, cliquez sur la barre d'information jaune qui s'affiche en haut de la fenêtre de votre navigateur, et sélectionnez Installer le contrôle ActiveX. Vous êtes alors invité à installer le logiciel. Notez que l'éditeur du logiciel, NT-ware Systemprogrammierung GmbH, est clairement mentionné. Le niveau de sécurité Moyen est également remplacé par le niveau de sécurité Moyennement bas. Sélectionnez Installer pour poursuivre. Le composant ActiveX d'uniflow est installé, puis la fenêtre de l'application Océ PRISMAprepare s'ouvre. 80

91 Installation de l'imprimante Pour imprimer à partir d'océ PRISMAprepare et mettre en œuvre la comptabilisation sur le serveur uniflow, deux configurations sont prises en charge. Comptabilisation par fichier spoule Une imprimante Comptabilisation uniquement est installée sous uniflow et Océ PRISMAprepare imprime sur le périphérique via le port LPR. Comptabilisation par lecture des journaux Une imprimante de type Job Ticket - Imprimante de sortie est installée sur le serveur uniflow et Océ PRISMAprepare imprime sur le périphérique via le port TCP/IP. Dans les deux cas de figure, le serveur uniflow et le client Océ PRISMAprepare doivent tous deux être configurés. Procédez comme suit pour configurer en conséquence vos systèmes. Serveur uniflow - Comptabilisation par fichier spoule Utilisez cette configuration si vous souhaitez activer la comptabilisation par fichier spoule. Notez que vous devez également configurer le client Océ PRISMAprepare pour la comptabilisation par fichier spoule (en d'autres termes, pour l'impression via le port LPR, voir ci-dessous). Installez l'imprimante cible pour Océ PRISMAprepare sur le serveur uniflow. Vérifiez que l'imprimante est prise en charge par Océ PRISMAprepare. Etant donné que le fichier spoule sera transféré via le protocole LPR, le pilote d'imprimante sur le serveur uniflow n'a aucune incidence sur Océ PRISMAprepare. Vous devez toutefois disposer d'un pilote approprié si vous souhaitez également imprimer à partir du serveur uniflow. Configurez une imprimante Comptabilisation uniquement sous uniflow en utilisant ce spouleur. o Activez le mode Avancé de cette imprimante et ouvrez le créateur de workflow avancé. Ajoutez l'élément de workflow Associate Queued Job juste avant l'élément de workflow Output Job!. Si l'imprimante est un modèle OCÉ, ouvrez l'élément de workflow Analyze Job et sélectionnez uniquement l'option JDF dans le champ PDL à analyser. Etant donné que vous imprimez depuis Océ PRISMAprepare et non depuis Operator Dashboard, l'imprimante doit être masquée dans Operator Dashboard. o Enregistrez les paramètres. Passez à la configuration du poste de travail sur lequel est installé le client Océ PRISMAprepare. Serveur uniflow - Lecture des journaux Utilisez cette configuration si vous souhaitez activer la comptabilisation par lecture des journaux. Notez que vous devez également configurer le client Océ PRISMAprepare 81

92 pour la comptabilisation par lecture des journaux (en d'autres termes, pour l'impression via le port TCP/IP, voir ci-dessous). Installez l'imprimante cible pour Océ PRISMAprepare sur le serveur uniflow en utilisant le port NUL:. Vérifiez que l'imprimante est prise en charge par Océ PRISMAprepare. Etant donné qu'océ PRISMAprepare imprime directement sur l'imprimante, le pilote d'imprimante sur le serveur uniflow n'a aucune incidence sur Océ PRISMAprepare. Vous devez toutefois disposer d'un pilote approprié si vous souhaitez également imprimer à partir du serveur uniflow. Configurez une imprimante de type Job Ticket - Imprimante de sortie sous uniflow en utilisant ce spouleur. o Activez le mode Avancé de cette imprimante et ouvrez le créateur de workflow avancé. Ajoutez l'élément de workflow Associate Queued Job juste avant l'élément de workflow Output Job!. Si l'imprimante est un modèle OCÉ, configurez l'agent de périphérique PRISMAsync Log Reader. Si l'imprimante est un modèle Canon, configurez l'agent de périphérique CPCA Log Reader. Etant donné que vous imprimez depuis Océ PRISMAprepare et non depuis Operator Dashboard, l'imprimante doit être masquée dans Operator Dashboard. o Enregistrez les paramètres. Passez à la configuration du poste de travail sur lequel est installé le client Océ PRISMAprepare. Poste de travail sur lequel est installé le client Océ PRISMAprepare Installez une imprimante Windows en spécifiant le pilote générique de l'imprimante utilisée précédemment. o Pour utiliser la comptabilisation par fichier spoule : Utilisez le port LPR de l'imprimante uniflow créée précédemment. Exemple : <IP-serveur-uniFLOW>:<nom du spouleur>. N'oubliez pas de configurer les paramètres du serveur de sorte à accepter les connexions LPR en entrée. o Pour utiliser la comptabilisation par lecture des journaux : Utilisez le port TCP/IP de l'imprimante créée précédemment, c'est-à-dire l'adresse IP du périphérique plutôt que l'adresse IP du serveur uniflow. 82

93 Dans le menu Démarrer Windows, ouvrez l'outil System Administration du groupe Océ. Cliquez sur Réglages d'impression dans la vue d'ensemble de gauche. La liste des imprimantes Windows installées est affichée. La coche verte dans la deuxième colonne identifie les imprimantes disponibles dans Océ PRISMAprepare. Vous pouvez modifier leur disponibilité à l'étape suivante. Sélectionnez l'imprimante à utiliser dans Océ PRISMAprepare et cliquez sur Editer. Pour que l'imprimante soit disponible en sortie dans Océ PRISMAprepare, cochez la case Available in Océ PRISMAprepare (Disponible dans Océ PRISMAprepare) et cliquez sur OK. 83

94 Synchronisation des options de périphérique dans le cas d'une connexion LPR Une connexion via LPR n'assure pas la communication bidirectionnelle requise pour synchroniser automatiquement les options de périphérique telles que les détails de finition entre pilote et périphérique. Vous pouvez heureusement configurer le pilote générique et Océ PRISMAprepare de sorte à utiliser la communication bidirectionnelle pour demander les options de périphérique. Dans le pilote : Sur l'ordinateur sur lequel est installé PRISMAprepare, ouvrez les propriétés de l'imprimante concernée. Cliquez sur l'onglet contenant le nom de l'imprimante. Cliquez sur Configuration. 84

95 Activez Détecter automatiquement et cliquez sur Configure auto detection... (Configurer la détection automatique). La fenêtre Paramètres avancés s'ouvre. Cochez la case Activer la communication bidirectionnelle. Sous Nom d'hôte / Adresse IP, entrez l'adresse IP du périphérique. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre. Les options du périphérique sont à présent synchronisées avec les paramètres du pilote. Dans Océ PRISMAprepare : Ouvrez Réglages d'impression dans l'outil System Administration Océ comme indiqué précédemment. Sélectionnez l'imprimante et cliquez sur Editer. Sélectionnez Printer connection (Connexion de l'imprimante). 85

96 Modifiez le champ URL de l'imprimante. Pour ce faire, vous devez désactiver l'option Use printer URL determined by TCP/IP port monitor (Utiliser l'url de l'imprimante déterminée par le moniteur de port TCP/IP). Dans le champ URL de l'imprimante, l'adresse LPR de l'imprimante uniflow est automatiquement renseignée. Remplacez-la par l'adresse IP réelle du périphérique, mais conservez le préfixe Cliquez sur Appliquer pour confirmer les modifications. Sélectionnez à présent Available finishers and output locations (Modules de finition et emplacements de sortie disponibles). Si la connexion a abouti, le bouton Get printer configuration (Obtenir la configuration de l'imprimante) figure sous la liste des modules de finition. Appuyez sur le bouton pour définir automatiquement la configuration du périphérique dans Océ PRISMAprepare. Appuyez sur OK pour achever la procédure Intégration à uniflow Océ PRISMAprepare est intégré à Operator Dashboard. Pour le démarrer, sélectionnez un travail d'impression existant dans n'importe quelle file d'attente et cliquez sur le bouton PRISMAprepare. Vous pouvez également faire glisser le travail vers le bouton à l'aide de la souris. Lorsque vous ouvrez un travail d'impression dans Océ PRISMAprepare, une copie du travail est générée. Cette copie est alors transférée à Océ PRISMAprepare et, au terme de sa modification, est renvoyée au serveur uniflow au format PDF. Elle apparaît dans Operator Dashboard avec le suffixe (PRISMAprepare) ajouté à son nom. 86

97 Dans Océ PRISMAprepare, les travaux sont ouverts en mode Document. Vous trouverez des informations concernant l'utilisation d'océ PRISMAprepare dans la documentation Océ PRISMAprepare. Une fois la modification du travail terminée, fermez Océ PRISMAprepare et enregistrez le document. Le travail est renvoyé à uniflow et l'application est fermée. Le travail d'origine n'est pas modifié. Vous pouvez ouvrir et modifier à nouveau la copie du travail dans Océ PRISMAprepare. Si vous ouvrez à nouveau le travail d'origine dans Océ PRISMAprepare, une nouvelle copie du travail, qui n'a aucune incidence sur 87

98 la première copie réalisée, est générée. Il est ainsi possible de créer plusieurs versions du document d'origine. Considérations à prendre en compte lors de l'ouverture de travaux dans Océ PRISMAprepare Un travail ne peut être ouvert que par un client Océ PRISMAprepare à la fois. Seul un travail qui n'a pas été précédemment modifié par uniflow PrePrint peut être ouvert dans Océ PRISMAprepare. Le travail doit être au format PDF. Il est impossible de modifier un travail Postscript dans Océ PRISMAprepare par le biais d'un workflow standard. Modifiez vos workflows pour convertir un travail Postscript au format PDF. Tout travail modifié dans Océ PRISMAprepare est renvoyé à uniflow au format PDF, les options de finition étant enregistrées au format XML. uniflow n'est pas en mesure de lire les options de finition ajoutées au travail par Océ PRISMAprepare. Il est par conséquent impossible d'ouvrir ultérieurement dans uniflow Preprint un travail modifié dans Océ PRISMAprepare. Si plusieurs travaux sont sélectionnés, ils sont fusionnés en un travail unique dans Océ PRISMAprepare. Pour ouvrir un travail depuis les archives, faites-le au préalable glisser vers une file d'attente d'operator Dashboard. Vous pouvez ensuite l'ouvrir dans Océ PRISMAprepare à partir de la file d'attente. Une session Océ PRISMAprepare n'expire pas. Pour y mettre fin, vous devez explicitement fermer l'application Océ PRISMAprepare sur le poste de travail sur lequel est installé le client. Assignation d'un type de document Dans certains cas de figure, un message d'erreur similaire au message ci-dessous s'affiche lors de l'ouverture et de l'impression d'un travail issu d'operator Dashboard dans Océ PRISMAprepare : 88

99 Si tel est le cas, vous devez assigner un type de document au travail. Il suffit pour ce faire de cliquer sur Document type (Type de document) dans l'angle supérieur gauche de l'écran et de sélectionner un type de document (Normal, par exemple). Cliquez ensuite sur OK pour enregistrer le type assigné. Vous pouvez maintenant imprimer le document sans générer de message d'erreur Copier le travail Les travaux de copie peuvent être traités de deux manières : Traitement direct du travail avec comptabilisation ou Ajout du travail de copie à Operator Dashboard et intégration au workflow. Pour mieux identifier les travaux de copie, activez la colonne d'information. Cette colonne affiche alors l'icône de travail de copie en face de tout travail concerné. Cliquez sur l'icône Copier le travail, et une fenêtre Nouveau travail d'impression s'ouvre, dans laquelle vous pouvez renseigner un job ticket pour le travail de copie. Attention, le document est physiquement présent. Ce n'est pas un document soumis. C'est pourquoi vous devez spécifier ici les détails du travail de copie. Sur la base des données indiquées, le coût du travail de copie est alors comptabilisé et enregistré dans la base de données uniflow à des fins statistiques. 89

100 La fenêtre Nouveau travail d'impression permet d'entrer ou de sélectionner les données du travail dans les catégories suivantes : Description du travail : Informations générales (Nom, Nbre de pages, Nombre de copies, Utilisateur, Centre de coûts, Format et Imprimante, par exemple). Articles supplémentaires : Articles supplémentaires configurés sur le serveur uniflow. Options d'impression : Options propres à l'imprimante (Catalogue papier, Impression brochure, Recto-verso, Agrafer, Perforer, Impression couleur, par exemple). Options de finition : Options telles que Couper, Assembler, Plier, Perforations, Reliure collée, Reliure à anneaux. Vérifiez que votre profil de prix inclut un prix pour toutes les options possibles. Une fois les données du travail de copie spécifiées, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le bouton Facturer pour enregistrer les détails du travail de copie dans la base de données uniflow. 2. Pour traiter ultérieurement le travail de copie, cliquez sur le bouton Ajouter à la file d'attente. Le travail est alors placé dans la file d'attente d'operator Dashboard en tant que travail «virtuel». Depuis la file d'attente, le travail de copie peut être comptabilisé en le plaçant par glisser-déposer sur l'une des imprimantes de la plate-forme Operator Dashboard. Les détails du travail sont alors comptabilisés pour l'imprimante sélectionnée. 3. Cliquez sur le bouton Fermer pour arrêter la création du nouveau travail de copie. Notez que les travaux de copie ne peuvent pas être automatiquement imputés au budget de l'utilisateur, du groupe ou du centre de coûts. Ils sont uniquement enregistrés dans la base de données uniflow. C'est pourquoi la facture manuelle des travaux de copie est également impossible. Pour imputer immédiatement les travaux de copie au budget d'un utilisateur, d'un groupe ou d'un centre de coûts, vous ne pouvez procéder que projet par projet Config. Job 90

101 Utilisation des files d'attente Vous pouvez ouvrir le menu Config. Job après avoir sélectionné un ou plusieurs travaux dans une file d'attente d'operator Dashboard. La fenêtre contextuelle contient plusieurs onglets passés en revue dans les sections suivantes : Statut du travail Analyse du travail (cet onglet n'est pas affiché par défaut) Facturation manuelle Services supplémentaires Travaux Web Submission Journal des travaux Utilisation de l'archive Le menu Config. Job permet également de modifier les prix des articles de la section Archive. Si la section Archive contient des produits fixes et que vous souhaitez en modifier le prix, sélectionnez le travail désiré et placez-le par glisser-déposer sur l'icone Config. Job. La fenêtre de configuration du prix s'ouvre et vous permet de modifier le prix et la TVA. Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Archive - Paramètres de Prix (sur page 33). La fonction Archive requiert le module CRD Printing Statut du travail L'onglet Statut du travail comporte une option Information de base sur le travail, permet de sélectionner le Centre de coûts standard et affiche l'historique du statut. Vous pouvez associer à chaque état une description appropriée en regard de la liste déroulante. N'oubliez pas d'enregistrer les modifications Analyse du travail L'onglet Analyse du travail présente toutes les informations collectées par uniflow lorsqu'il analyse un travail. Notez que l'affichage de cet onglet doit être activé par un administrateur dans uniflow Configuration Serveur via Config. serveur > Réglages Principaux > Operator Dashboard > Analyse du travail visible. 91

102 L'analyse du travail fournit tous les champs de type JP (Analyse du travail) qui peuvent être utilisés par un administrateur pour la gestion des services supplémentaires, par exemple. Choisissez Enregistrer pour enregistrer vos paramètres, Annuler pour supprimer les paramètres entrés et Enregistrer + Retour pour enregistrer les paramètres et revenir à la page d'accueil d'operator Dashboard Facturation manuelle L'option Facturation manuelle a pour but la comptabilisation des travaux avant toute intervention d'un opérateur. Normalement, les travaux d'impression qui sont imprimés par un opérateur sur une imprimante sont comptabilisés automatiquement. Dans certains cas, il est utile de facturer un travail d'impression avant la sortie. Tel est le cas lorsqu'un utilisateur envoie un gros travail d'impression à Operator Dashboard un vendredi, qui ne peut pas être traité avant le lundi. Dans ce cas de figure, le travail n'est pas facturé à l'utilisateur avant le lundi. Cet onglet permet de facturer manuellement un travail d'impression avant son traitement. Pour facturer un travail d'impression manuellement, sélectionnez-le dans la file d'attente et cliquez sur l'icône Config. Job dans la barre d'outils. Ensuite, chaque travail répertorié s'affiche avec les détails tels que Format du papier, Pages couleur, Nombre de pages et Nombre d'exemplaires ainsi que Utilisateur, Centre de coûts standard et Coûts totaux pour le travail concerné. Il est possible de facturer les travaux manuellement. Cliquez sur le bouton Facturer pour ce faire. 92

103 S'il est impossible de facturer manuellement un travail, un message approprié s'affiche (voir ci-après). L'option Enregistrer vous permet d'enregistrer les modifications apportées aux paramètres du travail. L'option Annuler vous permet d'ignorer les modifications apportées, et Enregistrer + Retour vous permet d'enregistrer les paramètres et de revenir à la page d'accueil de la plate-forme Operator Dashboard Services supplémentaires Les services supplémentaires sont des services indépendants de l'imprimante. Vous pouvez, par exemple, proposer à vos clients une reliure collée pour leurs tirages, qu'ils peuvent ajouter à leurs travaux d'impression dans le bon de travail de Web Submission ou du processus de commande Dans l'onglet Services supplémentaires de la plate-forme Operator Dashboard, vous pouvez également ajouter ou modifier ces autres services aux travaux d'impression transmis. Ces services doivent être préalablement créés dans le menu Articles/Services de la configuration du serveur uniflow par un administrateur. Ajout de Services supplémentaires 1. Pour ajouter des Services supplémentaires, assurez-vous de sélectionner d'abord les travaux concernés. 2. Sélectionnez les Services supplémentaires dans la boîte de sélection du client, ou tapez le code du service concerné dans le champ Code. 3. Tapez une valeur dans le champ Quantité des Services supplémentaires. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier. 93

104 Modification des Services supplémentaires 1. Veillez à sélectionner les travaux appropriés pour modifier les Services supplémentaires. 2. Dans la boîte de sélection, sélectionnez les Services supplémentaires à modifier, ou tapez le code des Services supplémentaires dans le champ Code. 3. Tapez une nouvelle valeur dans le champ Quantité des Services supplémentaires. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier. Suppression de Services supplémentaires 1. Veillez à sélectionnez les travaux concernés, pour supprimer des Services supplémentaires. 2. Cliquez sur le symbole de suppression en regard des Services supplémentaires concernés Travaux Web Submission Si les travaux sélectionnés contiennent des travaux Web Submission, ils sont répertoriés sur cet onglet. Vous pouvez télécharger ces travaux sur cet onglet pour les modifier. Par ailleurs, les fichiers modifiés ou les fichiers qui se rapportent à des travaux Web Submission sans fichier peuvent être téléchargés dans le système. Il est également possible de supprimer des fichiers Web Submission sur le serveur Web Submission et le serveur uniflow à partir de cet onglet. Web Submission requiert le module Web Submission. Si le travail sélectionné ne contient pas de travail Web Submission, le message suivant s'affiche : Le travail choisi ne contient pas de travaux Web Submission. Les documents envoyés de Web Submission peuvent être divisés en deux types : Fichier Original et Pdf imprimable. Le type Fichier Original se rapporte à un fichier dans son format natif. Il s'agit du format de l'application dans laquelle a été créé le fichier, Microsoft Word, par exemple. Le fichier original peut être ouvert dans l'application correspondante (un fichier Word dans MS Word, etc.). Le type Pdf imprimable se rapporte à un fichier PDF qui a été généré depuis un fichier natif. Pour traiter un fichier dans Operator Dashboard, celui-ci doit être au format PDF ou PostScript. Comme indiqué précédemment, les fichiers Web Submission peuvent être téléchargés et/ou transférés à partir de cet onglet. Vous pouvez par exemple télécharger un original et le convertir localement en fichier PDF par le biais d'acrobat Distiller, s'il est installé sur votre PC. Pour télécharger un fichier, cliquez sur l'icône en regard du fichier 94

105 approprié. La fenêtre contextuelle qui s'affiche alors contient des informations de téléchargement. Elle comporte également un lien vers l'administrateur et vous permet d'ouvrir une prévisualisation du fichier. Une fois le fichier converti au format PDF, vous pouvez le transférer dans Operator Dashboard en tant que fichier PDF imprimable. Le traitement du travail peut alors commencer dans Operator Dashboard. Il est également nécessaire de télécharger un original lorsque ce dernier doit être modifié. Pour transférer un fichier, commencez par sélectionner le fichier à remplacer. Pour remplacer un fichier, procédez comme suit. Indiquez si vous souhaitez remplacer l'original ou le fichier PDF imprimable. Une fois le type de fichier sélectionné, recherchez le fichier qui remplacera le fichier existant. Pour assimiler les options suivantes, notez que tout fichier qui se rapporte à un travail d'impression Web Submission est stocké séparément sur le serveur. Si vous ouvrez un fichier Web Submission de ce type, tel un travail d'impression, uniflow utilise une copie de ce fichier Web Submission. Choisissez l'une des options de téléchargement suivantes : Option de téléchargement Télécharger uniquement le fichier : Le fichier fait l'objet d'un téléchargement uniquement. Signification Le fichier est téléchargé uniquement et le travail d'impression n'est pas traité à nouveau par le workflow. Par conséquent, le prix et, le cas échéant, les données PrePrint, etc. ne sont pas mis à jour. Télécharger le fichier et recalculer ce travail : Le fichier est téléchargé et le fichier qui se rapporte au travail d'impression est également remplacé. Télécharger le fichier et recalculer tous les travaux sélectionnés : Le fichier est téléchargé et dans tous les travaux d'impression qui utilisent ce fichier, il est remplacé par le fichier téléchargé. Le fichier est téléchargé et le travail en cours est de nouveau traité par le workflow de l'imprimante Web Submission. Le fichier est de nouveau analysé et calculé. Le prix est ensuite actualisé. Si PrePrint est disponible, PrePrint est également mis à jour, etc. Le fichier est téléchargé et le travail en cours qui inclut ce fichier est de nouveau traité par le workflow de l'imprimante Web Submission. Le fichier est de nouveau analysé et calculé. Le prix est ensuite actualisé. Si PrePrint est disponible, PrePrint est également mis à jour, etc. Cliquez sur Démarrer pour exécuter l'option sélectionnée Journal des travaux Cet onglet récapitule le traitement des travaux. Chaque paramètre modifié est journalisé, conjointement au nom de l'opérateur, aux valeurs modifiées et à la date/heure. 95

106 3.1.5 Supprimer Vous pouvez supprimer simultanément plusieurs travaux d'impression d'une file d'attente ou de l'archive. Sélectionnez ces travaux dans la file d'attente ou dans l'archive. Pour supprimer un travail, utilisez l'une des méthodes suivantes : o Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier. o Cliquez sur l'icône de suppression de la barre de navigation supérieure. o Glissez-déposez les travaux appropriés sur l'icône de suppression de la barre de navigation supérieure. La fenêtre Supprimer qui s'ouvre contient tous les travaux à supprimer sélectionnés. Dans cette fenêtre, vous pouvez encore interdire la suppression des travaux en les désélectionnant avec la souris. Le bouton Confirmer permet de supprimer les travaux de la plate-forme Operator Dashboard et/ou de l' Archive. Le bouton Annuler permet d'annuler la suppression de ces travaux et vous renvoie à la plate-forme Operator Dashboard. La case de sélection en haut de la fenêtre vous permet de configurer la date et l'heure de suppression, comme expliqué ci-dessous : Supprimer immédiatement : Paramètre activé par défaut. Cliquez sur le bouton Confirmer, et tous les travaux sont supprimés immédiatement. Suppression programmée : Si vous sélectionnez cette option, tous les travaux sélectionnés sont automatiquement supprimés à la date choisie. Annuler l'action programmée : Si vous avez déjà programmé la suppression d'un travail, cette option permet de réinitialiser l'action programmée pour tous les travaux sélectionnés. 96

107 3.1.6 Imprimer le Job Ticket Une fois que vous avez sélectionné des travaux d'impression dans une file d'attente et cliqué sur l'icône Imprimer le Job Ticket, une nouvelle fenêtre s'affiche. Elle répertorie les travaux d'impression sélectionnés et certaines informations les concernant : Nom du travail, Etat, Utilisateur, Pages et Copies. Vous pouvez aussi déplacer les travaux d'impression sélectionnés vers cette icône par glisser-déposer. Dans la zone de sélection à côté de Imprimer JobTicket sur, vous pouvez sélectionner l'imprimante sur laquelle vous souhaitez imprimer les job tickets. Le bouton Imprimer JT permet d'imprimer le job ticket ; le bouton Annuler vous renvoie à la page Racine de la plate-forme Operator Dashboard Contrôler le travail Contrôler le travail permet d'imprimer des travaux hors d'uniflow. Cette fonction permet de bénéficier des avantages de certains pilotes d'imprimantes spécifiques, tel un pilote GARO sur imprimante grand format, ou pour imprimer un document natif, plutôt que PS ou PDF. Tout travail d'impression peut être contrôlé, qu'il s'agisse d'un travail PDF ou PS normal ou d'un travail avec fichier natif joint. Cette fonction a été développée principalement pour prendre en charge les travaux d'impression grand format, qui requièrent souvent le traitement de travaux natifs, ou les fonctions spécifiques de pilotes d'imprimantes qui ne peuvent être utilisés avec la plate-forme Operator Dashboard. Les fichiers contrôlés sont enregistrés sur le serveur uniflow dans une structure de dossiers gérée par le système uniflow. Les fichiers sont extraits du travail d'origine et enregistrés dans leur format natif dans le dossier de contrôle. Les fichiers contrôlés 97

108 s'ouvrent simplement dans la fenêtre contextuelle Contrôler le travail. Il n'est pas nécessaire de rechercher le fichier. En outre, un numéro de travail spécifique est ajouté au nom d'origine du travail. Ceci est important pour l'association ultérieure du travail imprimé localement au travail d'origine dans Operator Dashboard. Par conséquent, tous les coûts sont comptabilisés pour le travail spécifique, et une association entre le fichier natif et le travail d'impression dans Operator Dashboard est garantie. Toutes ces opérations sont effectuées en arrière-plan et vous n'avez pas à vous en préoccuper. Configuration requise Notez que l'imprimante grand format doit être configurée en conséquence. Par exemple, l'élément de workflow Associate Queued Job doit être ajouté et configuré de manière appropriée. Veuillez vous reporter au chapitre Impression grand format. Notez que l'application ayant servi à créer le travail et nécessaire pour la modification et le contrôle des fichiers doit être installée sur l'ordinateur de l'opérateur. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas ouvrir ni modifier le fichier natif contrôlé. Contrôler le travail Pour contrôler un travail, déplacez-le par glisser-déposer depuis une file d'attente vers l'icône Contrôler le travail. La fenêtre Contrôler le travail s'ouvre. Elle permet soit de confirmer le contrôle en cliquant sur le bouton Contrôler le travail, soit d'arrêter l'opération en cliquant sur Annuler. Notez que la fonction de blocage des fenêtres contextuelles de votre navigateur doit être désactivée pour le site Web Operator Dashboard, faute de quoi la fenêtre Contrôler le travail ne s'affichera pas. La fenêtre Contrôler le travail comporte deux volets. Le volet supérieur, intitulé Contrôler le travail, répertorie tous les travaux que vous avez sélectionnés pour contrôle. Le volet inférieur, intitulé Valider, affiche tous les travaux contrôlés et prêts pour validation. Pour vérifier les documents contrôlés, il est important de valider les documents que vous avez déjà traités. Une fois un document contrôlé, il est automatiquement sauvegardé dans le dossier des travaux pour impression grand format correspondant et ajouté à la section Valider de la fenêtre Contrôler le travail. Le nom de fichier d'origine devient : <numéro_travail_court>_<nomfichierorigine>.<extension_fichier_or igine>. Comme mentionné plus haut, ce numéro de travail court doit être ajouté pour associer le travail d'impression aux propriétés d'origine du travail, pour que la comptabilisation se fasse correctement. Toutefois, ce nom de travail n'est pas important pour 98

109 l'opérateur qui peut simplement contrôler le document en cliquant sur le lien du volet Valider de la fenêtre contextuelle. Modification et impression de fichiers originaux Vous pouvez commencer à modifier le document à l'aide de l'application correspondante en cliquant simplement sur le lien au fichier dans le volet Valider. Si vous devez rouvrir la fenêtre Contrôler le travail avec le volet Valider, cliquez l'icône Contrôler le travail de la plate-forme Operator Dashboard. Pour ouvrir le fichier d'origine, l'application ayant servi à le créer doit être absolument installée sur l'ordinateur depuis lequel l'opérateur utilise la plate-forme Operator Dashboard. Une fois que vous avez ouvert le fichier, vous pouvez l'imprimer à l'aide de l'imprimante configurée pour imprimer les travaux contrôlés (voir ci-dessus). Ne changez pas le nom du fichier. Cela est important, car l'association au travail d'impression ne peut se faire que si le numéro de travail court ajouté au nom du fichier est conservé. Si vous changez ou supprimez ce numéro de travail, le travail d'impression ne peut être ni comptabilisé ni associé au travail d'origine envoyé par l'utilisateur. Valider Pour valider un travail manuellement, sélectionnez-le dans la liste du volet Valider de la fenêtre Contrôler le travail. Cliquez sur le bouton Valider, et les fichiers disparaissent du volet Valider Exécuter le Workflow Ce bouton permet d'exécuter un workflow qui n'implique que le travail sélectionné. Lorsque vous cliquez dessus, une fenêtre contenant la liste des travaux sélectionnés s'affiche. Vous pouvez y sélectionner un workflow dans la liste de workflows. Cliquez sur Exécuter le Workflow pour démarrer le workflow. 99

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111 Les Files d'attente 4

112 4.1 Utilisation des files d'attente Pour obtenir des informations d'ordre général sur les principales fonctions d'une file d'attente et les principes sous-jacents, reportez-vous au chapitre Files d'attente Glisser-déposer - Files d'attente Operator Dashboard vous permet d'exécuter quasiment toute opération par glisser-déposer. La technique du glisser-déposer dans Operator Dashboard présente l'avantage majeur de pouvoir modifier les critères d'un travail en déplaçant celui-ci d'une file d'attente à une autre. Prenons l'exemple suivant à titre d'illustration : Supposons que deux files d'attente sont configurées ; l'une d'elles affiche tous les travaux d'impression sur papier blanc, et l'autre affiche tous les travaux d'impression sur papier bleu. En déplaçant un ou plusieurs travaux d'impression de la file d'attente pour papier blanc vers la file d'attente pour papier bleu, tous les paramètres de travaux qui ne correspondent pas à ceux de la file d'origine sont remplacés par les critères de travaux de la file de destination. Dans notre exemple, le critère «papier blanc» de ces travaux d'impression est remplacé par «papier bleu». En pratique, ce critère peut être combiné à un grand nombre d'autres critères de travaux, alors qu'une file d'attente peut gérer des critères de travaux différents de ceux d'une autre file d'attente. Si tel est le cas, seuls les critères de travaux communs aux deux files d'attente sont liés à une autre valeur. Les critères de travaux différents restent inchangés. Si la file de destination contient un nouveau critère non disponible dans la file d'origine, ce nouveau critère est simplement ajouté au travail d'impression. Les traits de soulignement ne sont pas autorisés dans les noms DNS. Si les noms de serveurs DNS contiennent des traits de soulignement, des problèmes risquent de se produire lorsque vous glissez-déposez un travail d'impression dans Operator Dashboard. Lorsque vous utilisez des noms de serveurs DNS, n'oubliez pas les restrictions de caractères existantes. Le nom peut fonctionner dans certains cas, mais si vous modifiez le nom de l'ordinateur pour l'appeler «uniflow_test», par exemple, un message d'avertissement s'affiche pour vous prévenir que ce nom n'est ni recommandé ni autorisé. Voir aussi : ( 102

113 4.1.2 Glisser-déposer - Archive Si l'archive est activée et configurée pour votre plate-forme Operator Dashboard, vous pouvez simplement archiver les travaux d'impression depuis n'importe quelle file d'attente, par glisser-déposer. Les travaux sont systématiquement archivés au format PDF. Veuillez vous reporter au chapitre Archive. L'Archive requiert le module CRD Printing. Archivage des travaux Pour archiver un travail, sélectionner le dossier d'archive dans lequel vous souhaitez placer le travail. Marquez ensuite le travail dans la file d'attente et faites-le glisser vers le dossier sélectionné. Une fenêtre contextuelle vous avertit que l'archivage a abouti. Si le travail est déjà archivé, une fenêtre contextuelle s'affiche, qui vous permet de sélectionner l'une des actions suivantes : Déplacer les travaux déjà archivés dans le répertoire sélectionné et archiver les nouveaux travaux. Archiver uniquement les nouveaux travaux. Retourner à l'écran de sélection des travaux. Choisissez une action et confirmez la sélection. Impression à partir de l'archive Pour imprimer directement à partir de l'archive, marquez les travaux appropriés et faites-les glisser vers l'imprimante requise. Transfert de travaux vers une file d'attente Pour placer des travaux dans un workflow Operator Dashboard ou pour modifier les paramètres d'un travail, vous pouvez transférer par glisser-déposer un ou plusieurs travaux de l'archive vers n'importe quelle file d'attente Operator Dashboard. Il suffit pour ce faire de sélectionner les travaux dans l'archive, puis les transférer vers la file d'attente requise de la plate-forme Operator Dashboard. Déplacement de travaux vers les icônes de la barre d'outils Si vous déplacez des travaux de l'archive vers une icône de la barre d'outils, vous pouvez, par exemple, supprimer un travail archivé ou modifier un travail à l'aide de PrePrint, etc Déplacement de travaux selon leur statut 103

114 Notez que la procédure ci-dessous est une configuration avancée qui requiert la modification de workflows d'imprimantes dans le créateur de workflow. Du fait de la complexité de la procédure, la configuration des workflows ne devrait être réalisée que par des techniciens dûment formés ou par les membres de l'équipe de projet NT-ware. Il est possible de déplacer un travail automatiquement d'une file à l'autre en fonction du statut de ce travail. Vous pouvez ainsi déplacer un travail doté du statut «imprimé» vers une file d'attente destinée aux travaux imprimés. Pour ce faire, ajoutez l'élément de workflow Set OD Queue On Status au workflow de l'imprimante avant Enter PrePrint (dans Job Ticket - Imprimante d'entrée, par exemple). L'élément de workflow Set OD Queue On Status propose deux paramètres : Nom de la file d'attente : Sélectionnez ici la file d'attente de destination du travail, si toutefois le statut de ce travail correspond aux critères sélectionnés. Statut : Sélectionnez ici le type de statut qui déclenchera le déplacement du travail, tel que : «Imprimé» ou «Accepté». Notez que seules les files d'attente préalablement créées peuvent être utilisées. 104

115 Vous pouvez utiliser cet élément de workflow plusieurs fois dans un même workflow. Vous pouvez ainsi trier les travaux selon plusieurs statuts Fonction Verrouillage des travaux Si la fonction Verrouillage des travaux est activée, vous pouvez faire en sorte que les travaux d'impression ne soient modifiés que par un seul opérateur à la fois. Après que l'opérateur a ouvert un travail d'impression, celui-ci est verrouillé. Tout autre opérateur tentant d'ouvrir le travail voit s'afficher un message d'avertissement qui indique qu'un autre opérateur est en train de travailler sur le document. Les travaux d'impression sont déverrouillés lorsque l'opérateur a terminé de travailler sur les documents concernés ou, au plus tard, lorsque la valeur du champ Durée maximum du verrouillage des travaux (en minutes) a expiré. La valeur par défaut de la durée maximum du verrouillage des travaux est de 15 minutes, mais, si nécessaire, votre administrateur peut modifier cette valeur en fonction de vos besoins. Pour les besoins de la fonction Verrouillage des travaux, deux colonnes ont été ajoutées à la section Files d'attente disponibles : Utilisé par et Dernier chargé. La colonne Utilisé par indique le nom de l'opérateur qui travaille sur un travail d'impression verrouillé, le cas échéant, et la colonne Dernier chargé indique la date et l'heure auxquelles le travail d'impression a été ouvert ou enregistré pour la dernière fois. Par conséquent, si ces deux colonnes sont ajoutées à une file, tous les opérateurs voient d'un coup d'œil si un travail d'impression est utilisé par un autre opérateur. Pour activer la fonction Verrouillage des travaux, réglez le paramètre Verrouiller les travaux ouverts du menu Config. serveur > Réglages Principaux > Operator Dashboard sur : Oui. 105

116 Pour fournir aux opérateurs des détails sur les travaux d'impression verrouillés, ajoutez les deux colonnes Utilisé par et Dernier chargé aux files d'attente. Tenez compte des restrictions suivantes : Les travaux ne sont pas déverrouillés si : le navigateur cesse de fonctionner, l'ordinateur est éteint, l'opérateur se déconnecte sans fermer au préalable le navigateur. Dans certains cas rares, lorsque vous travaillez sur le Job Ticket; l'opérateur qui travaille sur le document ne peut pas être identifié, mais le verrouillage des travaux fonctionnera quand même Processus de devis Un utilisateur de Web Submission peut demander un devis à l'opérateur de Web Submission. Ce devis est automatiquement placé dans la file d'attente des devis (QuotationQueue). L'opérateur peut ensuite décider de proposer le devis ou de refuser la demande de devis. S'il a demandé un devis, l'utilisateur est informé par et peut accepter ou refuser ce devis. Conditions préalables L'opération de devis requiert différentes étapes : 1. La file d'attente de devis QuotationQueue doit être affectée à l'opérateur chargé des devis. 2. Les paramètres Serveur de messagerie configuré et Activer les devis à la page Commande Web Submission de l'assistant Web Submission doivent être réglés sur Oui. 3. L'utilisateur de Web Submission doit fournir une adresse d' valide qui doit être configurée dans les paramètres de l'utilisateur. 106

117 Comment traiter une demande de devis 1. Si un utilisateur de Web Submission demande un devis, la commande s'affiche dans la file d'attente QuotationQueue avec le statut En attente du devis. 2. L'opérateur peut alors ouvrir le job ticket, et fournir un prix à l'utilisateur de Web Submission en le tapant dans le champ Prix du devis puis en cliquant sur Terminer le devis, ou refuser la commande en cliquant sur Refuser la commande. 3. Si la demande de devis est refusée, la commande est supprimée de la file d'attente QuotationQueue et l'utilisateur de Web Submission est informé par Si le devis est fourni, le statut du travail passe à la mention Devis transmis dans la file d'attente QuotationQueue et le demandeur du devis reçoit les détails du travail par , ainsi que les liens aux fenêtres permettant d'accepter ou de 107

118 refuser le devis. Pour de plus amples détails sur l'expérience utilisateur du processus de devis, reportez-vous au chapitre Comment passer une commande du guide de l'utilisateur de Web Submission. 108

119 Printing from the Operator Dashboard 5

120 5.1 Fonctions d'impression Vous pouvez imprimer les travaux à l'aide de la technique du glisser-déposer. Sélectionnez tout d'abord un ou plusieurs travaux dans la file d'attente désirée, puis déplacez-les pour les déposer sur une icône d'imprimante ou de groupe d'imprimantes. La fenêtre d'impression s'ouvre alors, vous permettant de régler les paramètres d'impression nécessaires. Si vous avez autorisé le téléchargement de documents natifs, récupérez les fichiers de la plate-forme Operator Dashboard pour les imprimer directement dans l'application correspondante, installée sur l'ordinateur de l'opérateur. Pour récupérer un document natif depuis Operator Dashboard, placez le fichier par glisser-déposer sur l'icône Contrôler le travail. Cette opération aura pour effet de copier le travail dans un dossier local à partir duquel l'opérateur pourra l'imprimer à l'aide du programme correspondant. En général, cette procédure de contrôle est nécessaire pour les travaux d'impression grand format. Pour de plus amples informations sur ce sujet, reportez-vous au chapitre Impression grand format. Si nécessaire, vous pouvez interrompre la procédure de contrôle en appuyant sur la touche Echap, ou en déplaçant simplement les travaux sur un espace sans action de la plate-forme Operator Dashboard. Il est impossible de glisser-déposer les travaux d'impression sur différentes files d'attente d'une imprimante. Vous pouvez toutefois sélectionner plusieurs travaux d'impression de différentes pages d'une file d'attente Changement de cassette dans une imprimante ou un groupe d'imprimantes Comment changer la cassette d'une imprimante Pour afficher et modifier les paramètres de cassettes de papier, cliquez sur l'icône de sélection de la cassette papier située à côté de chaque imprimante de la liste. Une nouvelle fenêtre s'affiche, qui permet de filtrer les types de support par format, type et couleur, et de sélectionner le type et le format du papier de chaque cassette de l'imprimante. Cliquez sur le bouton Enregistrer les paramètres pour, pour confirmer et enregistrer les paramètres. Cliquez sur le bouton Retour, pour refermer la fenêtre Etat imprimante. 110

121 Comment changer la cassette d'un groupe d'imprimantes Puisqu'un groupe se compose toujours de plusieurs imprimantes, aucune icône de sélection de cassette ne figure en regard du symbole de groupe d'imprimantes. Vous pouvez toutefois changer les cassettes de papier des imprimantes correspondantes, au sein d'un groupe. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de groupe d'imprimantes. La page Etat imprimante s'ouvre. La sélection de cassette ne peut être utilisée avec les contrôleurs EFI. C'est pourquoi vous devez activer la synchronisation des supports lorsque vous utilisez les contrôleurs EFI Etat imprimante Les différents statuts d'imprimantes sont expliqués en détail plus avant. Statut des imprimantes disponibles Le statut (ou état) des imprimantes ou groupes d'imprimantes disponibles est mis en évidence dans les couleurs suivantes : Statut Inconnu (fond transparent) Libre / Prête (fond vert) Occupé (fond jaune) Erreur / Hors connexion (fond rouge) Pas de papier (fond orange) Signification Ce statut s'affiche lorsqu'aucun agent de périphérique de surveillance de statut d'imprimante n'est configuré pour cette imprimante. L'imprimante en question est actuellement libre et prête pour impression. L'imprimante en question est actuellement utilisée pour l'impression, la copie, etc. L'imprimante en question présente une erreur ou se trouve hors connexion. L'imprimante en question a une cassette papier vide. 111

122 La copie d'écran qui suit présente la page Etat imprimante d'un groupe d'imprimantes. La section Programmer indique les travaux programmés pour ce groupe d'imprimantes. Cliquez sur l'icône d'horloge devant chaque travail, et une fenêtre séparée s'affiche, qui présente les paramètres d'impression du travail correspondant. L'onglet Programmer vous permet de modifier les paramètres de programmation de ce travail. Le chapitre Imprimante et Groupe d'imprimantes explique les autres onglets de cette fenêtre contextuelle en détail. Cette fenêtre permet également de modifier les paramètres des cassettes papier des imprimantes correspondantes. Pour de plus amples informations sur le changement de cassettes de papier, reportez-vous au chapitre Changement de cassette dans une imprimante ou un groupe d'imprimantes. Cliquez sur Retour, pour revenir au site Racine de la plate-forme Operator Dashboard. Cliquez sur le bouton Actualiser pour actualiser la fenêtre contextuelle Etat imprimante Impression Une fois que vous avez sélectionné l'imprimante de sortie désirée, un contrôle de l'impression est lancé et exécuté en tâche de fond. Lors de ce contrôle, tous les paramètres d'impression du travail exécutés dans le job ticket, PrePrint et/ou Operator Dashboard sont analysés. Une fois ce contrôle terminé, le profil d'impression s'affiche. Si des erreurs sont détectées (si l'opérateur de la plate-forme Operator Dashboard a choisi une imprimante qui ne gère pas la piqûre à cheval alors que cette option a été sélectionnée dans PrePrint ou dans le Job Ticket, ou si le papier sélectionné dans le catalogue papier n'est pas disponible sur l'imprimante, par exemple), un message d'erreur s'affiche dans la section supérieure de la page des profils d'impression. Les paramètres du profil d'impression peuvent être remplacés et enregistrés pour l'impression du travail sélectionné uniquement ou enregistrés en tant que nouveau profil. S'ils sont stockés en tant que profil, ces paramètres peuvent être appliqués ultérieurement à tout travail d'impression. Vous pouvez bien entendu imprimer un travail sans modifier ces paramètres. 112

123 Les champs de saisie standard du profil d'impression sont divisés en deux blocs. Le premier bloc contient les champs de saisie standard identiques pour toutes les imprimantes. Vous pouvez renseigner les champs suivants : Impression Utiliser le nombre d'exemplaires du JobTicket : Si vous renseignez ce champ, le nombre d'exemplaires initial stipulé par le job ticket est remplacé. Copies : Entrez le nombre d'exemplaires requis. Plage d'impression : Si vous souhaitez n'imprimer que certaines pages du document, telles que les pages 1 à 10, entrez 1-10 dans ce champ. Valeur du Zoom fixe : Sélectionnez une valeur de zoom fixe. La valeur standard est réglée sur 100 %. Activez au préalable l'affichage de la valeur de zoom. Notez que ce paramètre peut être activé ou désactivé via Config. serveur> Réglages Principaux > Operator Dashboard. Valeur du Zoom libre : Dans certains cas, il est préférable d'entrer une valeur de zoom libre (pour afficher une zone d'impression déterminée d'un document, par exemple). Avant de spécifier un facteur de zoom défini, sélectionnez l'option Valeur du Zoom libre à côté de Valeur du Zoom fixe. Activez au préalable l'affichage de la valeur de zoom via Config. serveur > Réglages Principaux > Operator Dashboard. Profils : Sous Profils, vous pouvez spécifier, supprimer ou charger un job profile (profil de travail). Tous les paramètres du job ticket correspondant au travail d'impression, ainsi que tous les paramètres du travail d'impression définis dans Operator Dashboard peuvent être enregistrés dans un profil. Sélectionnez un profil existant par le biais de la zone de sélection. Ce profil peut être appliqué manuellement à un travail d'impression ou associé à une imprimante déterminée. Dans ce dernier cas de figure, sélectionnez le job profile (profil de travail) dans uniflow Configuration Serveur, à savoir via l'onglet Général de Configuration mode expert de l'imprimante concernée. Toutes les valeurs extraites du job profile (profil de travail) sont prédéfinies dans tous les job tickets de cette imprimante. Un utilisateur peut définir ses propres valeurs dans ce job ticket prédéfini. Celles-ci remplacent alors le workflow. Toutefois, si un job profile est sélectionné dans la configuration de l'imprimante, il est appliqué à tous les travaux d'impression de cette dernière. Créer un profil permet de remplacer les paramètres. Ce profil peut être stocké en cliquant sur l'icône Enregistrer ces réglages comme nouveau profil. Entrez le nom du profil et cliquez sur le bouton Enregistrer. Le profil est stocké et peut être sélectionné dans la liste des profils à associer à d'autres travaux d'impression. L'icône Charger permet de charger le profil sélectionné et les paramètres du job 113

124 ticket sont remplacés par les paramètres de ce profil. Pour supprimer un profil, sélectionnez-le et cliquez sur l'icône Supprimer. Icône Charger un profil Supprim er un profil Enregist rer en tant que profil Description Sélectionnez un profil Job Ticket dans la liste déroulante Profils et cliquez sur ce bouton pour charger le profil. Sélectionnez un profil Job Ticket dans la liste déroulante Profils et cliquez sur ce bouton pour supprimer le profil. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les paramètres Job Ticket sous forme de profil. Vous pouvez alors choisir un nom dans une zone de texte. Une fois enregistré, le nouveau profil est ajouté à la liste déroulante Profils. Notez que si vous attribuez au nouveau profil Job Ticket un nom existant, le profil correspondant est remplacé par le nouveau profil. Les profils enregistrés peuvent être également affectés à des utilisateurs, des groupes et des imprimantes. A ce propos, reportez-vous à Données de base/utilisateurs, Données de base/groupes et Configuration mode expert. 114

125 Options d'impression spécifiques (Réglages d'impression) Le second bloc de champs de saisie contient les options relatives à une imprimante spécifique. Les options d'impression sont chargées depuis un fichier DIF. Reportez-vous également au chapitre Fichiers DIF (Device Information Files). Tous les champs d'options du fichier DIF standard ont un fond jaune. Si les options Job Ticket ne correspondent pas aux paramètres par défaut, elles sont affichées en gras. Les options PrePrint priment systématiquement sur les options définies par l'utilisateur dans le job ticket. De ce fait, si l'opérateur de la plate-forme Operator Dashboard modifie l'une des options d'un travail dans PrePrint, le texte Utiliser les options PrePrint figure à côté de l'option modifiée et l'option PrePrint est utilisée pour la sortie. L'option Imprimer permet d'imprimer le travail, Impression test imprime un exemplaire unique du travail, Enregistrer permet de sauvegarder les paramètres, et Annuler permet d'effacer tous les paramètres et de revenir à la page Racine de la plate-forme Operator Dashboard. Une fois imprimé, le travail est stocké dans la base de données à titre statistique. Selon la configuration des files d'attente d'operator Dashboard, il est conservé dans la plate-forme pour être réimprimé. Cliquez sur le bouton Imprimer JT, et le job ticket du travail sélectionné s'imprime sur l'imprimante sélectionnée. Vous disposez toutefois de plusieurs méthodes pour imprimer les job tickets dans la plate-forme Operator Dashboard. Pour de plus amples informations, reportez-vous au chapitre Imprimer le Job Ticket (sur page 118). Programmer L'onglet Programmer est destiné aux travaux d'impression programmés ou au contrôle du statut de programmation de ces travaux. Les travaux programmés ne sont pas imprimés avant la date et l'heure prévues. Au moment opportun, ils sont automatiquement envoyés au spouleur de l'imprimante. Pour programmer un travail, sélectionnez Imprimer dans le menu déroulant puis sélectionnez une date dans le Sélectionneur de date et sélectionnez une heure. Ensuite, confirmez les paramètres à l'aide du bouton Enregistrer. Le travail d'impression est alors marqué d'une icône d'horloge et imprimé à l'heure correspondante. Si vous avez envoyé plusieurs travaux à une même imprimante, vous pouvez les programmer simultanément par le biais d'un clic unique. 115

126 Pour réinitialiser une action de programmation, sélectionnez la commande Annuler l'action programmée dans le menu déroulant et cliquez sur le bouton Enregistrer Groupe d'imprimantes Si des groupes d'imprimantes sont définis dans la configuration du serveur, ils figurent également dans la section Imprimante de la plate-forme Operator Dashboard. Pour imprimer un travail sur un groupe d'imprimantes, commencez par sélectionner les travaux d'impression désirés dans la file d'attente. Par glisser-déposer, placez les travaux sélectionnés sur le groupe d'imprimantes désiré pour lancer l'impression. Un contrôle de l'impression commence alors, et s'exécute en tâche de fond. Pendant ce contrôle, tous les paramètres d'impression du travail figurant dans le job ticket, PrePrint et/ou Operator Dashboard sont analysés. Une fois le contrôle terminé, le profil d'impression s'affiche. Le profil d'impression peut être modifié. Vous pouvez remplacer les paramètres du profil d'impression et les enregistrer pour n'imprimer que le travail sélectionné, ou les enregistrer dans un nouveau profil. Si vous ne voulez pas modifier de paramètres, acceptez simplement les paramètres prédéfinis et choisissez directement l'imprimante à ce stade. La rubrique précédente, Imprimer (voir "Impression" sur page 112), vous donne des informations détaillées sur ce point. Une fois imprimés, les travaux sont stockés dans la base de données à titre statistique. L'option Imprimer permet d'imprimer le travail, Impression test imprime un exemplaire unique du travail, Enregistrer permet de sauvegarder les paramètres, et Annuler permet d'effacer tous les paramètres et de revenir à la page Racine de la plate-forme Operator Dashboard Impression grand format De nombreuses fonctions sont conçues pour prendre en charge les travaux de périphériques d'impression grand format. L'impression grand format s'accompagne 116

127 toujours d'exigences spécifiques, telles qu'un format ou un papier spécial, etc. L'autre exigence provient du fait que les clients envoient souvent leurs travaux grand format dans un format de fichier natif, pour donner aux opérateurs en interne le maximum de possibilités d'impression de ces travaux. Ainsi, les opérateurs peuvent modifier les marges, les paramètres d'impression spéciaux, les couleurs, etc. dans le fichier d'origine. L'opérateur peut également utiliser tous les paramètres du pilote d'impression grand format s'il imprime sur une imprimante locale. Toutes ces opérations entraînent des tirages d'une qualité maximale. Fonctions principales ou spéciales de l'impression grand format en bref Impression de travaux grand format comme tout autre travail d'impression dans la plate-forme Operator Dashboard. Contrôle des documents natifs ou PDF téléchargés par le client dans Operator Dashboard, pour impression sur une imprimante grand format locale. Voir le chapitre Contrôler le travail pour de plus amples informations sur le processus de contrôle des travaux. Création et usage de types de supports spécifiques, adaptés aux périphériques grand format. Voir le chapitre Types de supports du manuel de l'utilisateur d'uniflow. Traitement des travaux grand format de tailles personnalisées, fournis par le client au moyen de l'interface Web Submission. Comptabilisation exacte des travaux grand format, de l'encre consommée et des supports spéciaux utilisés. Voir également le chapitre Profils de prix du manuel de l'utilisateur d'uniflow Suppression de travaux d'impression Vous pouvez supprimer simultanément plusieurs travaux d'impression d'une file d'attente ou de l'archive. Sélectionnez ces travaux dans la file d'attente ou dans l'archive. Pour supprimer un travail, utilisez l'une des méthodes suivantes : o Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier. o Cliquez sur l'icône de suppression de la barre de navigation supérieure. o Glissez-déposez les travaux appropriés sur l'icône de suppression de la barre de navigation supérieure. La fenêtre Supprimer qui s'ouvre contient tous les travaux à supprimer sélectionnés. Dans cette fenêtre, vous pouvez encore interdire la suppression des travaux en les désélectionnant avec la souris. 117

128 Le bouton Confirmer permet de supprimer les travaux de la plate-forme Operator Dashboard et/ou de l' Archive. Le bouton Annuler permet d'annuler la suppression de ces travaux et vous renvoie à la plate-forme Operator Dashboard. La case de sélection en haut de la fenêtre vous permet de configurer la date et l'heure de suppression, comme expliqué ci-dessous : Supprimer immédiatement : Paramètre activé par défaut. Cliquez sur le bouton Confirmer, et tous les travaux sont supprimés immédiatement. Suppression programmée : Si vous sélectionnez cette option, tous les travaux sélectionnés sont automatiquement supprimés à la date choisie. Annuler l'action programmée : Si vous avez déjà programmé la suppression d'un travail, cette option permet de réinitialiser l'action programmée pour tous les travaux sélectionnés Imprimer le Job Ticket Une fois que vous avez sélectionné des travaux d'impression dans une file d'attente et cliqué sur l'icône Imprimer le Job Ticket, une nouvelle fenêtre s'affiche. Elle répertorie les travaux d'impression sélectionnés et certaines informations les concernant : Nom du travail, Etat, Utilisateur, Pages et Copies. Vous pouvez aussi déplacer les travaux d'impression sélectionnés vers cette icône par glisser-déposer. Dans la zone de sélection à côté de Imprimer JobTicket sur, vous pouvez sélectionner l'imprimante sur laquelle vous souhaitez imprimer les job tickets. 118

129 Le bouton Imprimer JT permet d'imprimer le job ticket ; le bouton Annuler vous renvoie à la page Racine de la plate-forme Operator Dashboard Association d'une numérisation à un travail d'impression Dans de nombreux CRD, les utilisateurs finaux veulent pouvoir envoyer et traiter des documents analogiques. Les données de travaux proviennent de deux côtés : Les données analogiques sont disponibles sur papier. Elles sont reproduites au format numérique par numérisation. Les informations numériques du travail sont placées dans un job ticket. Le résultat de la numérisation est joint au travail. L'utilisation de périphériques de production Océ ou Canon s'avère utile pour numériser les documents sur papier. Ils permettent en effet d'enregistrer la numérisation sur fichier et ils définissent le nom du fichier. Dans le même temps, l'utilisateur ou l'opérateur créent dans le système un travail d'impression auquel seront joints les fichiers numérisés, comme un travail sans fichiers dans Web Submission, par exemple. Ensuite, uniflow crée un numéro unique pour ce travail. Ce numéro de travail s'affiche dans la file d'attente de la plate-forme Operator Dashboard et peut être ensuite entré dans le périphérique multifonction au moment de la numérisation des pages. Le périphérique multifonction crée un fichier PDF qui contient le numéro de travail donné. uniflow récupère le PDF et le joint à un travail existant sur la plate-forme Operator Dashboard (il ne s'agit pas nécessairement d'un travail Web Submission). L'élément de workflow Associate Scan With Job est utilisé. Cet élément de workflow procède comme suit : 1. Extraction du numéro de travail du travail de numérisation. 2. Recherche du travail dans le système, par le numéro de travail extrait. Le numéro de travail doit être défini dans le paramètre Champ de recherche. a. Si un travail portant le numéro du travail correspondant est détecté, deux solutions sont possibles : i. Le fichier numérisé est joint au travail trouvé. ii. Le fichier numérisé ne peut être joint au travail d'impression. Dans ce cas, le numéro de travail ou le préfixe a été entré de manière incorrecte. b. Si aucun travail n'est trouvé, l'association échoue. 119

130 Conditions préalables Les conditions préalables suivantes sont obligatoires pour associer une numérisation à un travail d'impression : Un périphérique multifonction qui prend en charge la création du travail de numérisation. Web Submission permettant de créer des travaux d'impression sans fichiers. Dossier utilisé comme dossier dynamique. Imprimante configurée avec l'élément de workflow Associate Scan With Job. Expérience utilisateur Pour associer un travail d'impression à une numérisation réalisée sur un périphérique multifonction, procédez comme suit a. Créez un travail sans fichier avec Web Submission. a. Une fois le travail dans la file d'attente de l'opérateur, lisez le numéro de travail. a. Sur un périphérique multifonction, créez le travail de numérisation. b. Nommez le fichier en lui donnant le numéro de travail relevé dans la file d'attente de l'opérateur (y compris le préfixe A ou O, si nécessaire) et spécifiez le dossier. Le fichier est associé au travail. Dans cette section Configuration du workflow Configuration du workflow La procédure ci-dessous est une configuration avancée qui requiert la modification de workflows d'imprimantes dans le créateur de workflow avancé. Du fait de la complexité de la procédure, la configuration des workflows ne devrait être réalisée que par des techniciens dûment formés ou par les membres de l'équipe de projet NT-ware. Pour associer des fichiers numérisés à un travail d'impression existant dans le système, procédez comme suit. 1. Créez un nouveau dossier à utiliser en tant que dossier dynamique dédié. Ce dossier dynamique doit se trouver sur l'ordinateur sur lequel le serveur s'exécute. Vous ne pouvez utiliser de dossier précédemment créé en tant que dossier dynamique à d'autres fins, par exemple un dossier dynamique pour la conversion de données hôtes. 2. Créez une imprimante qui récupère les fichiers du dossier dynamique et les associe aux travaux d'impression appropriés. 120

131 a. Ouvrez l'imprimante en Configuration mode expert. b. A la page Configuration du Workflow, ouvrez le créateur de workflow avancé. Le workflow dont vous avez besoin peut être relativement court. Vous pouvez également inclure les éléments de workflow requis dans un workflow existant. Les éléments de workflow nécessaires sont les suivants : Analyze Job (Standard) (Analyser le travail (standard)) Associate Scan with Job (Associer numérisation au travail) : Vérifiez que les champs Champ de recherche et Argument de recherche sont dûment renseignés. Dans la plupart des cas, il est préférable de conserver les paramètres par défaut. Des éléments de workflow associés aux connexions enfant de l'élément Associate Scan with Job. En fonction de la connexion enfant, plusieurs opérations sont possibles. Success (Succès) : Vous pouvez archiver le travail (Archive Job!) et le supprimer d'operator Dashboard (Delete Job), l'envoyer à un dossier déterminé (Send to Folder) ou l'ouvrir dans PrePrint (Enter PrePrint). FailedNotFound : Si l'association au travail a échoué, vous devez en informer les utilisateurs (en envoyant un message, par exemple). FailedDenied : Si le travail a été détecté, mais que l'association a été refusée, vous pouvez entrer le numéro de travail avec un préfixe et exécuter à nouveau l'élément de workflow. c. Dans la section Autre de l'onglet Agents de périphérique, vérifiez que l'agent de périphérique Hotfolder Monitor est sélectionné. Configurez-le comme suit : Input Format (Format d'entrée) : Pour les besoins de cette opération, le format est toujours PDF. Path name (Chemin d'accès) : Entrez le chemin d'accès complet au dossier dynamique dédié (C:\Hotfolder, par exemple). 121

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133 Impression de Données Variables 6

134 6.1 Impression de données variables sous uniflow L'impression de données variables (ou processus VDP) permet de proposer l'impression de produits dotés d'une multitude de contenus modifiables. La variabilité repose sur la connexion de trames de données, ou espaces réservés, au sein d'un fichier PDF commun, à des fichiers de données externes. Ces fichiers peuvent contenir : du texte téléchargé manuellement par l'utilisateur par le biais d'un formulaire Web ; du texte extrait d'une liste, généralement un fichier CSV (Character Separated Values) qui est créé par l'utilisateur à partir d'une feuille de calcul standard. Autres ressources En règle générale, tous les éléments ci-dessus sont combinés pour créer une sortie extrêmement souple et personnalisée. Toutes les ressources externes utilisées pour générer un seul modèle VDP sont stockées dans un dossier de ressources, qui est systématiquement traité en conjonction avec le fichier de modèle. L'impression de données variables requiert le module Variable Data Printing Processus VDP (Variable Data Printing) Fonctionnement du processus VDP (Variable Data Printing) Examinons comment fonctionne en pratique le processus VDP (Variable Data Printing). Sans processus VDP, en utilisant simplement l'impression ordinaire, vous créez un document que vous envoyez au RIP ou à l'imprimante tel quel. Le processus est simple et direct, comme l'indique l'illustration ci-dessous. 124

135 Si vous voulez envoyer votre document à destinataires, vous l'envoyez une fois seulement à l'imprimante, et il est imprimé fois. Chaque destinataire reçoit ainsi un exemplaire identique non personnalisé. Le processus VDP (Variable Data Printing) vous permet de définir certaines parties de votre document qui deviennent alors remplaçables. Votre document devient ainsi un modèle dans lequel les trous peuvent être remplis par des données personnalisées. Combinez votre modèle à un fichier renfermant les données variables, et un tout nouveau document est créé. Ce nouveau document contient autant de pages que le fichier de données contient d'enregistrements. Chaque page est une copie du modèle dans lequel les espaces réservés sont renseignés par les données des enregistrements de données correspondants, dans le fichier. Cela signifie que le nouveau document contient une page par enregistrement consécutif du fichier de données. Ce document est alors transféré au RIP ou à l'imprimante. Si vous connectez votre modèle à un fichier de données de enregistrements, vous produisez un nouveau document de pages, chacune contenant des données personnalisées. Bien entendu, ce modèle peut comporter plus d'une page. 125

136 Le diagramme ci-dessous illustre ce mécanisme de workflow. Vous constaterez que le contenu du fichier de données est inséré dans les espaces réservés du modèle, affichés en gris. Les trois exemples qui suivent présentent une manière d'appliquer le processus VDP à votre travail d'impression. Exemple 1 Examinons un exemple de carte de visite standard. Cette carte de visite peut être préconfigurée pour un client ou une entreprise donnés (comme illustré ci-après) de sorte que les données d'entreprise ne soient soumises à aucune modification. Tous les champs de données variables de ce document sont identifiés par un cadre rouge. Les sections fixes du contenu ne sont pas identifiées. 126

137 Lorsqu'un utilisateur choisit un modèle de ce type pour commander de cartes de visite, il doit fournir les données suivantes : Nom de l'employé Fonction de l'employé Numéro de téléphone Numéro de fax Adresse du site Web Ces données sont généralement saisies manuellement dans le formulaire Web contenant un champ texte par donnée à fournir. Lorsque l'utilisateur a envoyé ses données, un travail d'impression est généré. Les données utilisateur variables y sont insérées dans chaque section du modèle en fonction des champs de saisie des données. Exemple 2 Examinons à présent une carte de visite qui n'est pas affectée à un utilisateur ou une entreprise donnés et assure donc plus de souplesse à l'utilisateur. Outre les données mentionnées à l'exemple 1, l'utilisateur doit fournir les informations suivantes : Nom de l'entreprise Numéro et nom de rue Code postal, ville (et/ou département) Pays 127

138 L'utilisateur est également susceptible de pouvoir choisir un modèle dans une liste. Notez que les divers modèles proposés peuvent contenir les mêmes espaces réservés. De ce fait, les mêmes données d'entrée peuvent être utilisées dans différents modèles. La génération du travail d'impression suit un processus identique. L'unique différence est que tous les champs sont à présent variables et l'utilisateur doit entrer toutes les données variables par le biais du formulaire Web. Exemple 3 Examinons maintenant un carton d'invitation. Nous n'utilisons cette fois pas un jeu de données unique, mais un travail d'impression qui sera envoyé à plusieurs destinataires. Le contenu du champ d'adresse est classé différemment. Les données variables doivent donc être entrées dans le formulaire suivant : Prénom Nom Salutation Adresse (numéro et nom de rue) Ville, département et code postal (regroupés en un champ) Puisque ce carton sera envoyé à un grand nombre de destinataires, il serait trop laborieux de saisir manuellement toutes les données dans un formulaire Web. L'utilisateur fournit donc un fichier de données qui contient les données variables. L'utilisateur peut stocker les données dans une base de données ou une feuille de calcul. Si nous considérons la disposition des données variables dans l'exemple actuel, la feuille de calcul ressemble probablement à l'illustration ci-dessous : Pour être utilisées par un processus VDP, les données doivent être converties au format CSV (Character-Separated Values - valeurs séparées par une virgule). Pour convertir une feuille de calcul dans ce format à partir de n'importe quel tableur, il suffit de cliquer sur Enregistrer sous... et de choisir le format de fichier CSV. Au format CSV, les champs de données de chaque enregistrement sont en règle générale séparés par une virgule ou une tabulation. Toutefois, sous uniflow, vous pouvez utiliser un jeu étendu de caractères pour séparer les champs de données : Virgule [,] Point-virgule [;] Dollar [$] Dièse [#] Tabulateur [] 128

139 Si vous utilisez des fichiers CSV pour le processus VDP, vous devez tenir compte des considérations suivantes : La première ligne doit contenir les noms de champs utilisés dans le modèle. Les données variables seront ainsi affectées correctement aux champs du modèle. Les noms de champs ne peuvent contenir que des caractères d'imprimerie définis dans le jeu de caractères US-ASCII. Les accents (graves, circonflexes, etc.) et les caractères spéciaux sont interdits. Les champs de données ne doivent pas contenir la valeur du séparateur. Dans le cas contraire, le contenu du champ de données doit être entouré de guillemets doubles. Le fichier CSV ne doit pas commencer par une marque BOM (Byte Order Mark). Vous trouverez la liste de tous les caractères US-ASCII imprimables ici : Wikipedia : American Standard Code for Information Interchange L'illustration suivante contient les données d'adresse extraites de la feuille de calcul ci-dessus au format CSV. Dans ce cas de figure, les champs de données sont séparés par une virgule. Notez que la deuxième ligne de l'adresse contient une virgule et que ce champ est donc entouré de guillemets doubles. Une fois les données envoyées, un travail d'impression est généré. Il imprime cinq cartons d'invitation, chacun d'eux contenant des données extraites d'un jeu de données différent. Le processus VDP n'est bien entendu pas limité à quelques jeux de données, comme illustré par les exemples de cette page. Un travail d'impression VDP peut en effet traiter un nombre quasi illimité d'enregistrements. Nous n'avons pas encore abordé la question du choix du papier, le nombre de cartons imprimés par page (fonction de la taille de ces cartons), la position des repères de découpe, etc. En termes généraux, la différence entre un fichier PDF standard et un modèle PDF VDP est la suivante : Toutes les trames de données d'un fichier PDF standard ne comportent qu'un contenu statique qu'il est impossible de modifier (à l'exception d'altérations manuelles). Une fois le fichier PDF converti en modèle VDP, certaines trames sont transformées en espaces réservés représentant des contenus variables. Le contenu de ces espaces réservés change avec chaque copie ou page imprimée du document de sortie. Un fichier PDF standard comporte l'ensemble du contenu qu'il représente lui-même. Converti en modèle VDP, le même fichier est associé à des fichiers de données externes et représente de ce fait des données qui ne figurent pas dans le 129

140 fichier PDF. Les fichiers externes requis sont examinés en détail à la rubrique Création et modification de modèles VDP. Les fonctionnalités FusionPro (voir "Présentation de FusionPro" sur page 133) au sein d'uniflow vous permettent de transformer des documents PDF statiques en modèles PDF VDP adaptables. Dans un environnement de production, vos modèles contiennent des exemples de données. Vos clients fournissent leurs données variables pour remplacer les exemples de données et renseigner les modèles. Par le biais de l'application FusionPro au sein d'uniflow, vous combinez alors les modèles et les données de vos clients pour générer le produit VDP terminé Réutilisation et gestion des ressources avec PPML uniflow a recours au langage PPLM (Personalized Print Markup Language) pour optimiser les documents produits avec le processus VDP. PPML est un langage de marquage de standard ouvert qui joue un rôle important dans le monde actuel de l'impression numérique personnalisée. Basé sur le langage XML, le langage PPML permet de marquer un flux documentaire en tant que structure hiérarchique de données, pour transformer un document imprimé en fichier de texte lisible par l'homme PPML - Brève introduction Dans les travaux d'impression traditionnels, de nombreuses parties du contenu sont répétées sur chaque page. Cela est particulièrement vrai des travaux générés par processus VDP. Ces contenus sont, par exemple, des en-têtes, des paragraphes de texte, des logos d'entreprises ou même des types de lettres normaux. Toutefois, de par sa nature, le processus VDP (Variable Data Printing) implique que ces contenus soient envoyés et traités de zéro pour chaque page. C'est pourquoi ces travaux d'impression numériques requièrent une quantité significative de mémoire et de puissance de traitement. Ce processus sollicite donc considérablement la machine qui exécute le processus RIP et le réseau sur lequel les données doivent être transférées. Avec l'aide du langage PPML, tous les contenus réutilisables faisant partie du travail d'impression peuvent être marqués en tant qu'objets réutilisables. Ils sont alors envoyés au RIP ou au périphérique d'impression une fois seulement. Le périphérique stocke des objets réutilisables en tant que ressources et les inclut dans l'impression lorsqu'ils sont nécessaires. 130

141 Le diagramme ci-dessous indique comment un document résultant d'un processus VDP est divisé en contenu réutilisable (vert) et en contenu personnalisé (rouge). Les deux parties sont alors transférées vers l'imprimante. Exemple Pour illustrer la manière dont ce système fonctionne et comment le langage PPML peut réduire la taille des fichiers sur votre réseau, prenons l'exemple d'un carton, similaire à celui de l'exemple 3 du chapitre VDP - Fonctionnement plus haut. Imaginons un client avec un fichier de données contenant enregistrements, qui souhaite envoyer un document au format carte postale à ces destinataires. En plus de son document (modèle), il a un fichier de données contenant les adresses. Il soumet les deux fichiers à uniflow Web Submission. Le fichier de données soumis consiste en un fichier de texte au format CSV d'une taille d'environ 0,5 Mo. Le modèle avec toutes les données VDP représente quelque 3,5 Mo. Sans les données VDP, la taille tombe à environ 1,4 Mo. Selon un processus VDP habituel, le document imprimable est construit par le moteur FusionPro sur le serveur uniflow, et les enregistrements sont insérés dans le document final. Le résultat est un fichier PDF de pages. Chaque page présente exactement le même contenu, à l'exception des données variables. Ainsi, le document créé a une taille d'environ ,4 Mo = 7 Go. Le transfert d'une telle quantité de données sur un réseau 100baseT prend environ 12 minutes. L'exemple ci-dessus ne concerne qu'un petit carton sans images. Imaginez qu'il faille imprimer feuilles au format A4 contenant deux fois plus de texte plus une image de 1,5 Mo. La taille passerait à 21,5 Go, et la transmission prendrait 35 minutes. Grâce à PPML, Nous avons toujours une page unique et des informations de placement 131

142 de données pour les enregistrements, les en-têtes, les logos, etc. De cette manière, la quantité de données à transférer passe de 7 Go à environ 4 Mo. Bien entendu, comme pour tous les travaux VDP, un modèle utilisé avec PPML peut comporter plus d'une page. Pour en apprendre davantage sur PPML, rendez-vous sur le site Web de Digital Printing Initiative, anciennement Printing On Demand initiative (PODi) : Comment PPML est-il utilisé avec uniflow? Cette rubrique résume le mode d'utilisation de PPML dans uniflow et avec votre périphérique d'impression. Tout d'abord, lorsque vous créez un modèle avec Adobe Acrobat, Adobe InDesign ou QuarkXPress, il n'est pas nécessaire de sélectionner PPML en tant que format de sortie, même si FusionPro vous le permet. Créez simplement le fichier de sortie PDF habituel. Le serveur uniflow s'occupe de créer un fichier PPML automatiquement. Pour plus d'informations sur la composition de vos modèles, consultez le guide de l'utilisateur de FusionPro. Après l'installation de FusionPro, vous le trouverez sur votre ordinateur dans le dossier %PROGRAMFILES%\Printable\FusionPro\Manuals. Impression de travaux PPML La capacité de produire des travaux d'impression au format PPML n'est pas spécifiée par travail individuel, mais par périphérique d'impression. Les conditions préalables qui doivent être remplies pour utiliser le format de sortie PPML sont les suivantes. Un kit d'environnement VDP doit être installé. Pour fonctionner correctement avec VDP et PPML, un kit d'environnement VDP doit être installé sur le contrôleur de votre périphérique d'impression. Pour déterminer le kit adapté à votre contrôleur, veuillez contacter votre revendeur Canon local. Il vous conseillera sur le kit à utiliser avec votre contrôleur et il vous aidera aussi au niveau de l'installation. Le format PPML doit être ajouté au fichier d'informations du périphérique. La description du format de sortie PPML est ajoutée au fichier DIF après le test approfondi et réussi sur le périphérique d'impression correspondant. Les fichiers DIF auxquels est ajouté le format de sortie PPML sont alors diffusés et signés par NT-ware Systemprogrammierung GmbH, et chargés sur le portail DIF NT-ware. Dans le fichier DIF, un nombre minimum de pages est défini ci-dessous, qui détermine le seuil à partir duquel la fonctionnalité PPML est invoquée. Le format 132

143 PPML n'est utilisé que si le nombre de pages du travail dépasse ce seuil. Voir l'exemple ci-dessous : <OUTPUTFORMAT description="personalized Print Markup Language" type="ppml" enabled="yes"> <DRIVER>CPpmlOutputDriver</DRIVER> <CONFIG> <THRESHOLD type="dword">100</threshold> </CONFIG> </OUTPUTFORMAT> Cela signifierait que seuls les travaux VDP de plus de 100 pages (pages modèles multipliées par le nombre d'enregistrements) seront produits au format PPML. Assurez-vous toujours d'avoir téléchargé la dernière version pour vos périphériques. Pour télécharger les derniers fichiers DIF du portail DIF NT-ware, rendez-vous sur : ( Le format PPML doit être sélectionné en tant que type des données de sortie. Pour utiliser un périphérique en tant que périphérique de sortie PPML sous uniflow, sélectionnez l'option correspondante (Personalized Print Markup Language) dans l'assistant imprimante avancé. C'est là que vous pouvez savoir si le fichier DIF que vous utilisez avec votre périphérique est déjà actualisé et comporte le format de sortie PPML. Veillez à sélectionner tous les types de données de sortie requis par une imprimante de sortie. Si, comme dans la capture d'écran qui précède, vous sélectionnez uniquement l'option PPML (Personalized Print Markup Language), seul ce type de données de sortie sera disponible sur cette imprimante. Options de finition supplémentaires (PrePrint) Vous pouvez ouvrir et visualiser un travail PPML dans une application prépresse telle que PrePrint comme tout autre travail. Toutefois, les options de finition supplémentaires que vous appliquez entraîneront l'enregistrement du travail au format PDF uniquement. Si un travail d'impression doit être produit au format PPML, toutes les options de finition doivent être appliquées par avance et enregistrées dans le fichier JDF Présentation de FusionPro Dans uniflow, le processus VDP (Variable Data Printing) est exécuté par le biais du progiciel FusionPro. FusionPro se compose de deux parties : 133

144 FusionPro Designer : Interface utilisateur graphique. Cette partie permet de créer les modèles VDP. Elle est installée en tant que plug-in dans Adobe Acrobat, Adobe InDesign ou QuarkXpress. FusionPro Designer vous autorise à créer des modèles destinés à vos clients. Vous pouvez exécuter l'application sur tout ordinateur conforme à la configuration minimale requise décrite ci-après. Il est inutile d'exécuter FusionPro Designer et uniflow Operator Dashboard sur le même ordinateur. FusionPro Designer n'a pas non plus besoin de résider sur l'ordinateur hébergeant le serveur uniflow. FusionPro Designer fonctionne sans problème sur système Mac. FusionPro Server : Application qui tourne en arrière-plan comme moteur rapide. Elle permet ainsi à l'utilisateur de libérer son ordinateur et de composer très rapidement des travaux d'impression volumineux. Le logiciel traite les modèles et les données téléchargés par le client et génère des fichiers de sortie au format PDF ou PPML prêts pour impression. Vous devez obligatoirement installer FusionPro Server sur le serveur uniflow. Il est inutile d'installer FusionPro Designer et FusionPro Server sur le même ordinateur. Notez que cette documentation résume les procédures de manipulation des modèles VDP et de création de travaux d'impression VDP à l'aide de FusionPro Designer et d'uniflow. Pour plus d'informations sur la création, la modification et la gestion de modèles VDP, reportez-vous à la documentation FusionPro de PRINTABLE. Tous les manuels FusionPro résident dans le dossier suivant sur votre bureau au terme de l'installation de FusionPro. %PROGRAMFILES%\Printable\FusionPro\Manuals Téléchargez les manuels FusionPro depuis la page Web des manuels complémentaires de NT-ware à l'adresse suivante : Pour plus d'informations sur FusionPro Server et FusionPro Designer, consultez le site Web de PRINTABLE à l'adresse suivante : Configuration requise par FusionPro La configuration minimale requise diffère entre les logiciels FusionPro Designer et FusionPro Server FusionPro Designer FusionPro Designer peut être installé sur un ordinateur Windows ou Mac. 134

145 Pour plus d'informations sur les systèmes d'exploitation et les applications pris en charge, reportez-vous au livre blanc Software Compatibility List (Liste de logiciels compatibles) dans la base de connaissances NT-ware FusionPro Server FusionPro Server doit être installé sur le serveur uniflow lui-même. La configuration minimale requise est la même que pour le serveur uniflow. Vous trouverez les informations les plus récentes sur la configuration requise pour FusionPro Server dans le livre blanc Software Compatibility List (Liste de logiciels compatibles) dans la base de connaissances NT-ware Installation de FusionPro Le programme d'installation de FusionPro est inclus sur le CD d'uniflow que vous avez reçu. Avant de lancer l'installation de FusionPro, vérifiez que vous disposez de toutes les applications requises par FusionPro : FusionPro Designer requiert l'installation automatique d'au moins l'un des progiciels suivants : Adobe Acrobat, Adobe InDesign ou QuarkXpress. FusionPro Server requiert l'installation d'uniflow. Toutefois, pour passer à une nouvelle version d'uniflow, il est inutile de désinstaller FusionPro. Pour installer FusionPro pour une utilisation avec uniflow, procédez comme suit : 1. Fermez Adobe Acrobat, InDesign et QuarkXPress, si ces programmes sont actuellement ouverts. 2. Si une version antérieure de FusionPro est installée, désinstallez-la d'abord. Sous Windows, sélectionnez le Panneau de configuration et l'option Ajouter/Supprimer des programmes. Sur Macintosh, utilisez l'icône «Uninstall FusionPro» qui se trouve dans le dossier d'installation Printable pour désinstaller le produit. 3. Une fois la désinstallation de l'ancienne version de FusionPro terminée, lancez le programme d'installation de la nouvelle version. 4. Lorsque le système vous y invite, entrez le numéro de série de FusionPro qui vous a été attribué. 5. Après l'installation, ouvrez l'une des applications mentionnées plus haut et vérifiez que le menu FusionPro s'affiche correctement dans la barre des menus. Cela indique que le processus d'installation a réussi. Pour obtenir les instructions détaillées sur l'installation de FusionPro, affichez la page Web d'installation du programme : 135

146 Pour les toutes dernières informations sur la configuration minimale requise pour FusionPro ou pour de plus amples informations sur une version de FusionPro, reportez-vous à la page Web Printable : Notez que nous nous employons à actualiser les informations ci-dessus. Nous ne pouvons toutefois pas garantir que les informations fournies dans ce manuel sur l'installation et la configuration minimale requise pour FusionPro sont toujours correctes et opportunes. Pour connaître la configuration minimale requise pour FusionPro sur votre CD uniflow, consultez le guide d'installation de FusionPro figurant sur ce même CD Versions et mises à jour Vous pouvez mettre à jour votre installation uniflow, sans toucher à l'installation FusionPro existante. Après la mise à jour d'uniflow, le fonctionnement de FusionPro reste inchangé. Nous ne recommandons toutefois pas d'actualiser FusionPro arbitrairement, tout en conservant la version installée actuelle du logiciel uniflow. Pour plus d'informations sur la version de FusionPro prise en charge, reportez-vous au livre blanc Software Compatibility List (Liste de logiciels compatibles) dans la base de connaissances NT-ware Utilisation des modèles VDP Les modèles à utiliser avec uniflow sont composés d'un fichier PDF contenant des trames de données variables et d'un dossier contenant les fichiers de données associés à utiliser pour renseigner les trames. Les modèles VDP peuvent être générés à partir de tout fichier PDF compatible PDF 1.6 (à partir de la version 7 d'adobe Acrobat). Dans uniflow, utilisez le logiciel FusionPro Designer pour créer les modèles VDP. Il est facile de créer et modifier des modèles FusionPro par le biais de progiciels graphiques tels que Adobe Acrobat, InDesign ou QuarkXpress. A cet effet, un plug-in est intégré à ces progiciels lors de l'installation de FusionPro. Ce plug-in assure la connexion entre le fichier PDF et les ressources VDP. Lorsque votre client a choisi un modèle dans le catalogue et qu'il a envoyé ses données, le modèle et les données utilisateur sont traités par le serveur FusionPro pour créer un travail d'impression commun. 136

147 Présentation du workflow L'utilisation de modèles VDP dans uniflow est un processus simple composé de quatre étapes, présenté ci-après. 1. Création d'un modèle Le processus VDP (Variable Data Printing, impression de données variables) débute par la création d'un modèle dans l'application FusionPro Designer. uniflow intègre une licence FusionPro Designer, et l'application peut être installée sur le PC d'un opérateur unique. Il est inutile d'exécuter le logiciel FusionPro Designer sur le même ordinateur que la plate-forme Operator Dashboard. L'ordinateur peut également tourner sous Windows ou Mac. La configuration minimale requise pour l'utilisation de FusionPro est expliquée en détail à la rubrique suivante (Création et modification de modèles VDP). Lors de la dernière étape de la création de modèles, tous les fichiers de ressources utilisés sont rassemblés dans un fichier ZIP unique. 2. Chargement d'un modèle Une fois le modèle FusionPro Designer créé, il peut être téléchargé dans uniflow. Vous utilisez à cet effet l'interface utilisateur d'operator Dashboard combinée aux fonctionnalités de l'archive. A ce stade, les modèles sont automatiquement synchronisés avec Web Submission. 3. Commande de travaux d'impression à partir de modèles L'utilisateur peut sélectionner le modèle de son choix et fournir les données correspondant à ce modèle. Il est inutile de modifier le modèle en tant que tel, puisqu'il lui suffit de fournir ses propres données. Pour chaque modèle, l'utilisateur reçoit les informations suivantes sur les données variables : type de données à fournir, mode de préparation des données, format des données à fournir à des fins d'impression. Web Submission renvoie la définition du modèle et les données variables de l'utilisateur à uniflow. uniflow transfère alors la commande au serveur pour traitement en tâche de fond. Un travail d'impression standard est alors généré. Il est ajouté à la file d'attente pour être imprimé ultérieurement. 4. Impression du travail VDP Une fois le travail ajouté à la file d'impression, il peut être traité dans la plate-forme Operator Dashboard comme n'importe quel travail d'impression standard Création et modification de modèles VDP Il vous suffit de disposer du plug-in FusionPro qui s'intègre automatiquement à Adobe Acrobat, InDesign et/ou QuarkXpress lors de son installation. Ce plug-in sera disponible dans chacun de ces progiciels installés sur votre ordinateur de bureau. Les fichiers utilisés peuvent également provenir de progiciels tels que PhotoShop ou 137

148 d'applications de bureau. Toutefois, ils doivent être compatibles avec PDF V1.6 (Adobe Acrobat V7). Le logiciel FusionPro vous permet de modifier les trames de données existantes au sein de la structure de données PDF pour les transformer en trames de texte variable. Ces trames se connectent aux fichiers de données externes qui contiennent les données variables. Vous pourriez même utiliser des exemples fournis par un client pour créer des modèles extrêmement personnalisés. La liaison entre le modèle PDF et les fichiers de données est exécutée automatiquement lorsque vous enregistrez un fichier PDF contenant des trames VDP. Lors de la création d'un modèle VDP, un fichier temporaire de base de données est généré, pour fournir les exemples de champs. En mode de production, uniflow modifie les informations de la base de données et remplace les exemples de données par les données proposées par l'utilisateur final, à savoir votre client. Pour créer un modèle VDP, suivez les étapes 1 à 7 de la boîte de dialogue FusionPro Steps (Etapes) qui vous guide dans le processus de création du modèle. La dernière commande, Collect for Output (Assemblage pour sortie), rassemble tous les fichiers pertinents en une archive ZIP. Ce fichier ZIP peut être alors téléchargé dans la section Archive de la plate-forme Operator Dashboard. Pour plus d'informations sur la création de modèles VDP, reportez-vous à la documentation FusionPro : QuickStart Guide User Guide Rules System Guide Liaison des données variables au modèle Chaque modèle PDF est associé à plusieurs fichiers de données. Ces fichiers de données assurent la liaison entre le modèle et les données variables et contiennent les données variables qui seront insérées dans les champs définis. Toutes les données correspondantes doivent être stockées dans un dossier de ressource et seront automatiquement assemblées dans un fichier ZIP. Les types de fichiers pertinents sont expliqués ci-après. 1. Fichier de modèle d'entrée (PDF) 138

149 Ce fichier PDF contient la disposition d'origine du document. Il constitue un modèle dans lequel sont insérées les données variables extraites du fichier d'entrée. Par le biais de FusionPro, vous transformez certaines trames de données du fichier PDF en espaces réservés aux données variables. 2. Fichier de données d'entrée (CSV) Ce fichier constitue la seconde partie des données d'entrée. Il contient les données personnalisées qui sont insérées dans les espaces réservés du modèle. Il doit être stocké dans un fichier plat au format CSV (Character Separated Values). Son contenu est extrait du fichier lors du processus de composition. Le fichier de données d'entrée est généralement fourni par le client à partir d'une feuille de calcul contenant les données variables. Un fichier de définition qui explique la disposition du fichier plat est proposé dans le fichier CFG (voir ci-dessous). Si l'utilisateur ne dispose de ses données que dans une feuille de calcul, il doit la convertir au format CSV. Pour convertir une feuille de calcul dans ce format à partir de n'importe quel tableur, il suffit de cliquer sur Enregistrer sous... et de choisir le format de fichier CSV. 3. Fichier de format (DIF - Data Interchange Format) Le fichier au format DIF est généré automatiquement lors de la création du modèle VDP avec FusionPro Designer. Il indique à FusionPro Server la disposition et le format du travail. Bien qu'il ne s'agisse pas du fichier d'entrée PDF, le fichier DIF contient toutes les informations de disposition extraites du fichier d'entrée PDF. Le fichier de format est généralement proposé par le modèle. FusionPro contient également une couche COM contenant d'autres informations de formatage. Celle-ci permet également de modifier le fichier DIF. En accédant à la couche COM, uniflow est en mesure d'extraire des informations sur la disposition des données plus détaillées que dans le fichier DIF uniquement. Ne confondez pas les fichiers DIF (Data Interchange Format) FusionPro avec les fichiers DIF (Device Information File) uniflow. Pour plus d'informations sur les fichiers DIF FusionPro, reportez-vous à la documentation FusionPro : FusionPro DIF API Reference Guide. 4. Fichier de définition des données (DEF - Data Definition File) Le processus VDP (Variable Data Printing) repose sur la connexion entre le modèle PDF et les sources de données variables. C'est là qu'intervient le fichier DEF (Data Definition File - Fichier de définition de données). Ce fichier mémorise le mode d'association des données variables et du modèle. Toutes les relations entre un modèle et les données sources correspondantes sont stockées dans ce fichier. Ce fichier est créé automatiquement lorsque vous configurez la connexion entre votre modèle et les données variables dans FusionPro Designer. Il contient toutes les informations requises sur les règles, les fichiers de données, les ressources, les graphiques, etc. Vérifiez que tous les noms de fichiers sont libellés correctement. Le nom du fichier à l'intérieur du fichier DEF doit être libellé seul : il ne doit comporter aucun chemin d'accès local hors du dossier ZIP. Après qu'un modèle est téléchargé, toute notation de chemin d'accès depuis l'ordinateur PC est inutile. 5. Ficher de configuration (CFG - Configuration) 139

150 Tous les paramètres et données de configuration du travail définis dans la boîte de dialogue Composition Settings (Paramètres de composition) seront transmis à FusionPro Server par le biais de ce fichier CFG. Le fichier CFG est créé par Helix pour transférer les détails du travail VDP à FusionPro, et aider à la création de l'aperçu JPG ou PDF ou à la création d'un PDF imprimable, etc. Ce qui suit est un exemple de court fichier CFG : 6. Fichier de sortie (PDF) Ce fichier est généré par FusionPro Server une fois le modèle et les données utilisateur combinées et téléchargées. Le fichier de sortie se compose du modèle PDF dans lequel figurent les données variables fournies par l'utilisateur. Il risque de contenir une ou plusieurs fois le modèle d'entrée, selon les ressources qui y sont connectées. 7. Fichier de ressources et d'informations (PPML - Personalized Print Markup Language) Ce fichier au format XML contient les ressources et les informations PPML de tout travail VDP optimisé en tant que travail PPML. 8. Fichier de définition de travail (JDF - Job Definition Format) Le fichier JDF est un fichier XML qui fournit les métadonnées décrivant le workflow d'impression tout entier et l'intégration des applications commerciales et de planification dans le workflow technique Fonctions avancées de saisie manuelle des données Des options supplémentaires peuvent être utilisées dans le modèle, si des données doivent être entrées manuellement à la page de saisie lors de la commande d'un document VDP. Pour appliquer les options supplémentaires, procédez comme suit : 1. Sélection des zones de saisie manuelle de données Sélectionnez les zones du modèle pour donner à l'utilisateur final un choix limité de champs de saisie, ce qui facilite aussi la tâche et réduit le nombre d'erreurs potentielles. a. Ouvrez le modèle précédemment généré dans l'application utilisée pour le créer (Acrobat, par exemple). 140

151 a. Dans le menu de FusionPro, sélectionnez la commande Define HTML Form (Définir le formulaire HTML) et l'option From Current Data (A partir des données en cours). 141

152 b. Sélectionnez un nom de champ dans le tableau. Dans la liste déroulante Field Type (Type de champ) sélectionnez l'option Pick List (Liste de sélection). Cliquez sur Add (Ajouter) dans le volet inférieur droit. Pour chaque choix désiré dans la liste déroulante finale, les paramètres Prompt (Invite) et Value (Valeur) doivent être renseignés. c. Ces choix deviennent disponibles à la page de saisie manuelle de données dans Web Submission après téléchargement du modèle VDP dans l'archive. 2. Valeurs par défaut de la page de saisie manuelle de données Les valeurs par défaut sont renseignées préalablement dans les champs de la page de saisie manuelle de données. 142

153 a. Concernant le type de champ «Single-line» (Ligne unique) vous pouvez renseigner une valeur par défaut dans le champ Default (Par défaut). Cette valeur peut être remplacée par les données saisies par l'utilisateur final. b. Dans le type de champ «Pick list» (Liste de sélection), vous pouvez choisir l'une des valeurs précédemment créées comme valeur par défaut qui sera présélectionnée dans le champ respectif de la page de saisie manuelle de données de Web Submission. 3. Utilisation de valeurs dynamiques à la page de saisie manuelle de données a. Au lieu de valeurs fixes, vous pouvez utiliser des variables qui seront intégrées de manière dynamique à partir de données existantes. Pour ce faire, modifiez 143

154 le fichier de saisie source qui est utilisé lors de la création du modèle VDP. Utilisez des variables de type {User.Name} en tant que valeurs dans le premier jeu de données du fichier source utilisé dans le modèle. Ces variables seront remplacées par les valeurs réelles lors de l'analyse du processus VDP. Dans l'exemple qui suit, la ville de l'utilisateur est prise à l'adresse indiquée dans la base de données. Pour de plus amples informations sur les variables à utiliser, consultez la base de connaissances NT-ware. 4. Téléchargement de fichiers d'images a. Il est également possible de fournir une option de téléchargement d'images. Cela peut être utile, par exemple, pour les cartes de visite personnalisées par une photo ou un logo. b. Pour ce faire, il vous faut une colonne supplémentaire dans le fichier de saisie source. Seul l'en-tête est nécessaire (dans notre exemple, «picture»), vous n'avez pas besoin d'entrer de données, mais n'oubliez pas d'ajouter un point-virgule après la colonne, à gauche du champ (vide) dans chaque ligne de données. Vous devez ensuite créer une règle de type «Graphic». Utilisez le modèle XML Insert Picture Rule. Assignez un nom à la règle, sélectionnez le nom du champ dans le fichier d'entrée de données source et choisissez le type d'image de votre choix (JPG, par exemple). Le chemin devrait être de type «.\», qui pointe vers le dossier du modèle. Ce dossier doit contenir une image par défaut, et le nom entré dans le champ pour cette image par défaut. L'image sera utilisée si aucun fichier n'est téléchargé manuellement. 144

155 c. Maintenant, vous pouvez créer un cadre graphique dans le document et sélectionner la règle ci-dessus dans le deuxième champ des propriétés Graphic Frame. Configurez le reste des paramètres d'image comme vous le souhaitez. Dans ce cadre, l'image téléchargée est insérée pour configuration des options de mise à l'échelle au bas de la fenêtre. d. Après enregistrement et exécution des autres étapes dans FusionPro, vous pouvez télécharger le modèle VDP dans uniflow. Dans le masque de saisie manuelle de données de Web Submission, vous pouvez télécharger le fichier d'image de votre choix et le vérifier dans l'aperçu Téléchargement de modèles VDP dans uniflow Dans le cadre de la dernière étape de création d'un modèle VDP, vous avez rassemblé le modèle et les ressources données correspondantes dans un fichier ZIP. Ce fichier peut être téléchargé vers le serveur uniflow. Vous pouvez télécharger un modèle VDP directement dans Operator Dashboard. 1. Sélectionnez la commande Ajout. travail aux archives du menu Config. Archive. 145

156 2. La fenêtre Ajout. travail aux archives qui s'ouvre vous permet de spécifier le nom de votre travail d'impression. Ce nom est utilisé dans la file d'impression. Sélectionnez le type de travail Modèle VDP dans le menu déroulant. 3. Enfin, sélectionnez votre modèle en cliquant sur le bouton Parcourir ou entrez simplement le nom du fichier dans le champ Sélectionner le fichier. Pour obtenir des informations détaillées sur la configuration de l'imprimante, reportez-vous au chapitre Configuration mode expert du manuel uniflow. 4. Cliquez sur Télécharger pour ouvrir la boîte de dialogue suivante, qui présente différentes options de modification des détails de ce téléchargement. Libre à vous d'ouvrir le fichier PDF pour le prévisualiser ou de modifier le job ticket. Vous pouvez même ouvrir le modèle dans PrePrint pour appliquer des modifications, telles que la substitution du type de support, la définition du mode d'impression couleur ou l'ajout de pages vierges. 5. Vous pouvez ensuite définir le prix d'une impression du modèle. A ce stade du processus, vous devez également décider du montant de TVA à appliquer au modèle. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les prix que vous venez d'entrer. 6. Pour appliquer une TVA à votre modèle, sélectionnez l'un des niveaux de TVA prédéfinis. Puisque chaque pays applique un montant de TVA différent, vous devez entrer les spécifications de TVA en vigueur dans votre pays pour pouvoir les appliquer aux modèles VDP. Vous pouvez définir les niveaux de TVA lors de la définition des imprimantes Web Submission. C'est là aussi que vous pouvez définir le taux de TVA correspondant à chaque niveau de TVA. 146

157 Pour plus d'informations sur la configuration des prix et les paramètres de TVA, reportez-vous à la rubrique Imprimante - Prix au chapitre Configuration mode expert. 7. Enfin, téléchargez le modèle VDP dans l'archive en cliquant sur le dossier Archive dans lequel vous souhaitez enregistrer le modèle. Vous transférez ainsi le modèle vers le dossier de votre choix. Tous les dossiers dans lesquels vous pouvez stocker des modèles VDP sont associés à une icône en forme de petit globe. L'icône de mappemonde signale tous les dossiers synchronisés avec Web Submission. Seuls les dossiers synchronisés peuvent être utilisés pour enregistrer les modèles VDP. Pour plus d'informations sur la synchronisation avec Web Submission, reportez-vous à la rubrique Gestion des répertoires du chapitre Archive. Il est inutile de rassembler les travaux d'impression VDP dans un dossier nommé «VDP» ou tout nom similaire. De nombreux prestataires de services d'impression créent des dossiers réservés à leurs clients en vue de proposer des modèles personnalisés Traitement des commandes par le biais d'une requête VDP Dans Web Submission, la demande de travail d'impression implique l'utilisation de données variables quasiment identiques à tout autre travail du catalogue. Toutefois, lorsque l'utilisateur sélectionne un document à imprimer qui contient des données variables, il est invité à exécuter plusieurs étapes supplémentaires. Ces étapes ont pour objet de fournir au travail d'impression les données variables envoyées par l'utilisateur. Ce processus fait appel à deux méthodes. Envoi de données par le biais d'un formulaire Web L'utilisateur entre manuellement les données texte variables dans les champs texte d'un formulaire Web. Cette méthode est recommandée lorsque l'utilisateur souhaite personnaliser son travail d'impression par le biais d'un seul jeu de données (papeterie ou cartes de visite personnalisées, par exemple). Le nombre de champs texte de saisie de données et le libellé des champs texte sont déterminés par le contenu du modèle. Seuls les champs texte affichés sont obligatoires pour fournir les données variables. Ils sont libellés en fonction du nom des champs de 147

158 données du fichier de modèle. Chaque champ texte affiché doit être renseigné pour que l'utilisateur puisse poursuivre la procédure de passage de commande. Envoi de données par le biais d'un fichier L'utilisateur envoie un fichier contenant ses données au format CSV. Cette méthode est recommandée lorsque l'utilisateur souhaite bénéficier d'une réelle variabilité d'impression, grâce à laquelle le contenu de certains champs est susceptible de varier sur chaque page ou exemplaire de la sortie finale. Une fois le modèle VDP envoyé, uniflow vérifie la cohérence des données en se référant à la base de données de fichiers plats de l'utilisateur. L'utilisateur est averti de toute erreur par un message approprié. Il peut alors corriger l'erreur et renvoyer les données. S'il ne se produit pas d'erreur, le traitement du travail continue. L'utilisateur ne peut influencer davantage le traitement du travail, ni décider de la création ou non d'un travail PPML Sélection de travaux VDP dans Web Submission Dans Web Submission, la demande de travail d'impression implique l'utilisation de données variables quasiment identiques à tout autre travail du catalogue. Toutefois, lorsque l'utilisateur sélectionne un document à imprimer qui contient des données variables, il est invité à exécuter plusieurs étapes supplémentaires. Ces étapes ont pour objet de fournir au travail d'impression les données variables envoyées par l'utilisateur. Ce processus fait appel à deux méthodes. Envoi de données par le biais d'un formulaire Web L'utilisateur entre manuellement les données texte variables dans les champs texte d'un formulaire Web. Cette méthode est recommandée lorsque l'utilisateur souhaite personnaliser son travail d'impression par le biais d'un seul jeu de données (papeterie ou cartes de visite personnalisées, par exemple). Le nombre de champs texte de saisie de données et le libellé des champs texte sont déterminés par le contenu du modèle. Seuls les champs texte affichés sont obligatoires pour fournir les données variables. Ils sont libellés en fonction du nom des champs de données du fichier de modèle. Chaque champ texte affiché doit être renseigné pour que l'utilisateur puisse poursuivre la procédure de passage de commande. Envoi de données par le biais d'un fichier L'utilisateur envoie un fichier contenant ses données au format CSV. Cette méthode est recommandée lorsque l'utilisateur souhaite bénéficier d'une réelle variabilité d'impression, grâce à laquelle le contenu de certains champs est susceptible de varier sur chaque page ou exemplaire de la sortie finale. 148

159 Une fois le modèle VDP envoyé, uniflow vérifie la cohérence des données en se référant à la base de données de fichiers plats de l'utilisateur. L'utilisateur est averti de toute erreur par un message approprié. Il peut alors corriger l'erreur et renvoyer les données. S'il ne se produit pas d'erreur, le traitement du travail continue. L'utilisateur ne peut influencer davantage le traitement du travail, ni décider de la création ou non d'un travail PPML Transmission d'un travail VDP de Web Submission à la plate-forme Operator Dashboard L'utilisateur choisir son travail VDP comme tout autre travail normal, dans le catalogue. Ce travail est alors transmis via Web Submission à la plate-forme Operator Dashboard, conjointement avec les données variables saisies manuellement ou le fichier de données téléchargé. Après téléchargement du fichier de données, celui-ci est transmis à FusionPro Server. Les modifications internationales, telles que les conversions de pages de code (requises par les jeux de caractères propres à certaines langues) sont automatiquement activées. Après le premier traitement par FusionPro, un aperçu au format PDF de basse résolution marqué d'un filigrane est généré, qui est basé sur les données variables fournies par l'utilisateur. Si l'utilisateur a téléchargé des données contenant plus d'un enregistrement, seul le premier enregistrement est utilisé pour générer la prévisualisation. Pour plus d'informations sur FusionPro Server, reportez-vous au manuel : FusionPro Server & FusionPro Direct Cet aperçu est renvoyé à l'utilisateur pour confirmation. S'il confirme la prévisualisation, un fichier PDF entier complet contenant toutes les données variables sera généré à l'aide de FusionPro Server et envoyé à la plate-forme Operator Dashboard Impression de travaux VDP Une fois un travail VDP envoyé par l'utilisateur et traité par FusionPro Server, il est téléchargé dans la file d'impression de la plate-forme Operator Dashboard. A partir de ce moment-là, l'opérateur d'impression peut traiter le travail comme tout autre travail placé en file d'attente. Les modifications peuvent être appliquées aux PDF par le biais de PrePrint, et le travail peut être envoyé à toute imprimante gérée, selon ses propriétés (mode d'impression couleur, choix du type de support, etc.). 149

160 Veuillez noter que vous pouvez aussi utiliser PrePrint pour appliquer des modifications aux travaux d'impression PPML. Néanmoins, le fichier de sortie PrePrint sera toujours enregistré au format PDF. 150

161 Possibilitiés d'exécution de Travail 7

162 7.1 Facturation manuelle L'option Facturation manuelle concerne la comptabilisation d'un travail, avant que l'opérateur ne commence à le traiter. Normalement, les travaux d'impression imprimés par un opérateur sur une imprimante sont comptabilisés automatiquement. Dans certains cas, il est utile de facturer un travail d'impression avant le traitement. Si un utilisateur envoie, par exemple, un gros travail d'impression à la plate-forme Operator Dashboard un vendredi, il est possible que ce travail ne puisse être traité avant le lundi suivant. Dans ce cas, l'utilisateur n'est pas facturé avant le lundi. L'onglet Facturation manuelle permet de facturer un travail manuellement avant qu'il ne soit traité. Pour ce faire, sélectionnez les travaux d'impression désirés dans une file d'attente et cliquez sur l'icône Config. Job dans la barre d'outils. Vous voyez alors tous les travaux répertoriés avec leurs détails tels que Format du papier, Pages couleur, Nombre de pages et Nombre d'exemplaires, ainsi que Utilisateur, Centre de coûts standard et Coûts totaux. Il est possible de facturer les travaux manuellement. Cliquez sur le bouton Facturer pour ce faire. 152

163 S'il est impossible de facturer manuellement un travail, un message approprié s'affiche (voir ci-après). L'option Enregistrer vous permet d'enregistrer les modifications apportées aux paramètres du travail. L'option Annuler vous permet de supprimer les paramètres que vous avez spécifiés ; l'option Enregistrer + Retour vous permet d'enregistrer les paramètres et de revenir à la page d'accueil de la plate-forme Operator Dashboard. 153