Raisons de l'utilisation des notes de bas de page et des notes de fin. Description d'une note de bas de page ou d'une note de fin

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1 Service informatique Enseignement Recherche Fiche n 27 16/05/2002 WORD : les notes de bas de pages et de fin de document Raisons de l'utilisation des notes de bas de page et des notes de fin En règle générale, les notes de bas de page et les notes de fin sont utilisées dans les documents imprimés pour vous permettre de décrire, commenter ou fournir des références sur le texte d'un document. Vous pouvez insérer simultanément des notes de bas de page et des notes de fin dans le même document. Vous pouvez, par exemple, utiliser les notes de bas de page pour des commentaires détaillés, et les notes de fin pour la citation des sources. Les notes de bas de page figurent en bas de chaque page des documents, tandis que les notes de fin se trouvent en règle générale à la fin des documents. Description d'une note de bas de page ou d'une note de fin Une note de bas de page ou une note de fin est constituée de deux parties liées, à savoir la marque de l appel de notes et le texte de la note correspondante. Vous pouvez numéroter automatiquement des marques ou créer des marques personnalisées. Quand vous ajoutez, supprimez ou déplacez des notes numérotées automatiquement, Word renumérote automatiquement les marques d'appel en conséquence. La taille du texte des notes n'est pas limitée. Vous pouvez personnaliser les séparateurs de notes, autrement dit les lignes qui séparent le texte du document du texte de la note. Affichage et impression de notes de bas de page et de notes de fin Si vous affichez le document à l'écran, vous pouvez visualiser les notes en plaçant le pointeur de la souris sur l'appel de notes dans le document. Le texte de la note s'affiche au-dessus de l'appel. Pour afficher le texte de la note dans un volet de note en bas de l'écran, double-cliquez sur l'appel de note. Lorsque vous imprimez le document, les notes de bas de page s'affichent à l'emplacement spécifié : à la fin de chaque page ou directement sous le texte. Dans le document imprimé, les notes de fin s'affichent également à l'emplacement spécifié : à la fin du document ou à la fin de chaque section. Insertion d'une note de bas de page ou d'une note de fin 1. En mode Page, cliquez à l'emplacement où vous souhaitez insérer la marque d'appel de note. 2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Note. 3. Cliquez sur Note de bas de page ou Note de fin. 4. Sous Numérotation, cliquez sur l'option souhaitée. 5. Cliquez sur OK. Word insère le numéro de note et place le point d'insertion à côté. 6. Tapez le texte de la note. 7. Replacez-vous dans le document et continuez à taper. PARIS IV - 1, rue Victor Cousin PARIS - Tél.: Fax : Service informatique Enseignement Recherche - 96, bd Raspail PARIS - Tél.: Fax : ser@paris4.sorbonne.fr -

2 Options de notes de bas de page et de notes de fin Pour afficher le volet de notes, passez en mode Normal, puis cliquez sur Notes dans le menu Affichage. Si un message s'affiche, cliquez sur Afficher les notes de bas de page ou Afficher les notes de fin, puis cliquez sur OK. Pour Cliquez sur Afficher toutes les notes de bas de page ou toutes les notes de fin d'un document Modifier la ligne qui sépare les notes du texte du document Créer une ligne qui sépare le texte du document des notes qui se poursuivent sur la page suivante Ajouter un indicateur qui signale que les notes se poursuivent sur une autre page Toutes les notes de bas de page ou Toutes les notes de fin Séparateur de note de bas de page ou Séparateur de note de fin Séparateur de continuation de note de bas de page ou Séparateur de continuation de note de fin Indicateur de continuation de note de bas de page ou Indicateur de continuation de note de fin, puis tapez le texte par exemple, tapez Suite des notes de fin sur la page suivante. Déplacement ou copie d'une note de bas de page ou d'une note de fin Lorsque vous souhaitez déplacer ou copier une note, vous utilisez l'appel de note dans la fenêtre du document, et non le texte dans le volet de notes. 1. Dans le document, sélectionnez l'appel de note correspondant à la note que vous souhaitez déplacer ou copier. 2. Pour déplacer l'appel de note sélectionné, maintenez le curseur sur l'appel sélectionné jusqu'à ce qu'il se transforme en flèche, puis faites glisser l'appel de note vers son nouvel emplacement. Positionnement des notes de bas de page et des notes de fin 4. Dans la zone Position, cliquez sur l'option souhaitée.

3 Modification du format numérique des marques d'appel de note 4. Dans la zone Symboles, cliquez sur l'option souhaitée. Reprise de la numérotation des notes à 1 sur chaque page ou dans chaque section 4. Dans la zone À partir de, cliquez sur À côté de Numérotation, cliquez sur l'option souhaitée. Numérotation séquentielle des notes d'un document à l'autre Pour numéroter des notes de manière séquentielle sur plusieurs documents, vous devez définir le numéro de départ des notes pour chaque document. 4. À côté de Numérotation, cliquez sur Continue. 5. Dans la zone À partir de, tapez le numéro de début souhaité. Impression des notes de fin sur une page distincte. Pour commencer les notes de fin sur une page distincte, insérez un saut de page à la fin de la section ou du document, selon l'emplacement des notes de fin. Cliquez à l'emplacement où vous souhaitez insérer le saut de page. 1. Cliquez à l'emplacement où vous souhaitez insérer le saut de page. 2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Saut. 3. Cliquez sur Saut de page. Modification ou suppression d'un séparateur de note 3. Si votre document contient des notes de bas de page ou des notes de fin, passez à l'étape 4. Si votre document contient des notes de bas de page et des notes de fin, un message s'affiche. Cliquez sur Afficher les notes de bas de page ou Afficher les notes de fin, puis cliquez sur OK. 4. Dans le volet de notes, cliquez sur Toutes les notes de bas de page ou sur Toutes les notes de fin. 5. Pour modifier le séparateur situé entre le texte du document et les notes, cliquez sur Séparateur de note de bas de page ou sur Séparateur de note de fin. Pour modifier le séparateur des notes qui se poursuivent à partir de la page précédente, cliquez sur Séparateur de continuation de note de bas de page ou sur Séparateur de continuation de note de fin. 6. Pour modifier le séparateur, effectuez les modifications souhaitées. Pour supprimer le séparateur, sélectionnez-le, et appuyez sur SUPPR. Pour rétablir le séparateur par défaut, cliquez sur Réinitialiser. 7. Pour visualiser le séparateur de continuation tel qu'il s'affiche dans le document imprimé, cliquez sur Mode Page.

4 Création d'un indicateur de continuation de note 3. Si votre document contient des notes de bas de page ou des notes de fin, passez à l'étape 4. Si votre document contient des notes de bas de page et des notes de fin, un message s'affiche. Cliquez sur Afficher les notes de bas de page ou Afficher les notes de fin, puis cliquez sur OK. 4. Dans le volet de notes, cliquez sur Toutes les notes de bas de page ou sur Toutes les notes de fin. 5. Pour indiquer qu'une note se poursuit sur la page suivante, cliquez sur Indicateur de continuation de note de bas de page ou sur Indicateur de continuation de note de fin. 6. Dans le volet de notes, tapez le texte à utiliser comme indicateur de continuation de note, par exemple, Suite des notes de fin sur la page suivante. 7. Pour afficher l'indicateur de continuation de note tel qu'il apparaît dans le document, cliquez dans la barre de défilement horizontale sur Mode Page. Conversion d'une ou plusieurs notes en notes de bas de page ou en notes de fin 3. Si votre document contient des notes de bas de page ou des notes de fin, passez à l'étape Si votre document contient des notes de bas de page et des notes de fin, un message s'affiche. Cliquez sur Afficher les notes de bas de page ou Afficher les notes de fin, puis sur OK. 5. Dans le volet de notes, cliquez sur Toutes les notes de bas de page ou sur Toutes les notes de fin 6. Sélectionnez les notes que vous souhaitez convertir, puis cliquez avec le bouton droit. 7. Cliquez sur Convertir en note de bas de page ou sur Convertir en note de fin. Conversion de toutes les notes en notes de bas de page ou en notes de fin 3. Cliquez sur Convertir. 4. Cliquez sur l'option souhaitée. Création de plusieurs références à la même note de bas de page ou note de fin 1. Cliquez à l'emplacement où vous souhaitez placer la référence. 2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Renvoi. 3. Dans la zone Catégorie, cliquez sur Note de bas de page ou sur Note de fin. 4. Dans la zone Pour la note, cliquez sur la note à laquelle vous souhaitez faire référence. 5. Dans la zone Insérer un renvoi à, cliquez sur Numéro de note de bas de page ou sur Numéro de note de fin. 6. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer la fenêtre. Suppression d'une note de bas de page ou d'une note de fin Lorsque vous souhaitez supprimer une note, supprimez l'appel de note dans la fenêtre du document, et non le texte dans le volet de notes. Si vous supprimez un appel de note numéroté automatiquement, Word renumérote les notes dans le nouvel ordre.

5 Remarque Pour supprimer toutes les notes de bas de page ou les notes de fin numérotées automatiquement, cliquez dans le menu Edition sur Remplacer. Sous l'onglet Remplacer, cliquez sur Plus, sur Spécial, puis sur Appel de note de bas de page ou sur Appel de note de fin. Vérifiez que la zone Remplacer par est vide, puis cliquez sur Remplacer tout. Vous ne pouvez pas supprimer simultanément l'ensemble des marques d'appel de note personnalisées. Résolution de problèmes liés aux notes de bas de page et aux notes de fin J'ai supprimé le texte d'une note de bas de page, mais son numéro reste affiché dans le document. Vous devez supprimer l'appel de note qui correspond à la note. Vous ne pouvez pas supprimer une note en supprimant simplement son texte. En effet, bien que le texte de la note disparaisse, la dernière marque de paragraphe ( ) n'est pas supprimée, et la marque d'appel demeure dans le document. Certaines notes de bas de page ou notes de fin ont disparu. Si vous affichez le document imprimé à l'écran, vous pouvez afficher les notes, en plaçant le pointeur sur la marque d'appel de note correspondante dans le document. Le texte de la note apparaît au-dessus de la marque. Si le texte de la note ne s'affiche pas, cliquez sur Options dans le menu Outils, sur l'onglet Affichage et activez la case à cocher Info-bulles. Vous pouvez également afficher les notes de bas de page ou les notes de fin dans un volet de notes en bas de l'écran en basculant en mode Normal et en cliquant sur Notes de bas de page dans le menu Affichage. Si un message s'affiche, cliquez sur Afficher les notes de bas de page ou Afficher les notes de fin, puis cliquez sur OK. Dans le volet de notes, cliquez sur Toutes les notes de bas de page ou Toutes les notes de fin. Pourquoi une partie de ma note de bas de page s'affiche sur la page suivante? Word déplace automatiquement sur la page suivante les parties d'une note de bas de page qui ne s'ajuste pas à l'espace disponible. L'espace disponible dépend du texte contenu dans la page, des marges définies pour le document et du nombre et de la longueur des notes de bas de page. Mes notes de bas de page sont renumérotées dans ma table. Lorsque vous insérez de nouvelles notes de bas de page dans une table qui en contient déjà, la numérotation des notes de bas de page individuelles change. Cela se produit lorsque vous insérez une nouvelle note de bas de page à droite et au-dessus d'une marque d'appel de note existante dans une table.