GUIDE D INSTALLATION ET D UTILISATION DES «MODELES GEDA»

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1 G O U V E R N E M E N T D E L A P O L Y N E S I E F R A N Ç A I S E SECRETARIAT GENERAL DU GOUVERNEMENT Le Secrétariat du Conseil des Ministres Papeete, le 20 avril 2016 mb GUIDE D INSTALLATION ET D UTILISATION DES «MODELES GEDA» A chaque remaniement ministériel ou changement de Gouvernement, les modèles Geda sont mis à jour par le SCM puis transmis par mail aux ministères dans un fichier compressé. Ceux-ci se chargent de les diffuser aux services et établissements sous leur tutelle. Il est impératif de remplacer votre ancien répertoire de modèles Geda, même si les attributions de votre Ministre de tutelle sont inchangées. Pour cela, copiez et collez ce fichier compressé (fichier txt) sur votre «Bureau». 1 ère Etape Rendre «visibles» tous vos fichiers Procédure unique : Vérifiez que vos fichiers, vos dossiers cachés et vos extensions de fichiers soient «visibles». Si vous l avez déjà fait, passez directement à l étape n 2 (page 3). Sinon, suivre les indications ci-après : 1) Ouvrez votre «Répertoire de documents» (ou «Ordinateur») et cliquez sur «Organiser» Page 1 sur 7

2 2) Sélectionnez «Options des dossiers et de recherche» 3) Cliquez sur «Affichage» 4) Descendez le curseur jusqu à «Fichiers et dossiers cachés» 5) Cochez «Afficher les fichiers, dossiers et lecteurs cachés» 6) Décochez l option «Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu» 7) Cliquez ensuite sur «Appliquer» puis sur «OK» Page 2 sur 7

3 2 ème Etape Installer les modèles normalisés GEDA 1) Revenez sur votre Bureau Renommez le répertoire compressé de modèles Geda, préalablement copié et collé sur votre Bureau, en remplaçant «txt» par «exe», puis faites un clic à côté avec la souris 2) Une fenêtre de dialogue s ouvre. Cliquez sur «oui» Votre répertoire se transforme en icône auto-extractible (l icône diffère selon votre version Microsoft) 3) Si votre icône s affiche ainsi, double-cliquez sur ce répertoire autoextractible, puis sur «OK» Si non, rendez-vous au point 6 ci-après Page 3 sur 7

4 4) Cliquez sur «Parcourir» et choisissez de décompresser le répertoire sur votre «Bureau» (permet de retrouver plus facilement 2 fichiers utiles pour la suite de l installation) Cliquez sur «Bureau» puis validez 5) Cliquez ensuite sur «Décompresser» puis sur OK 6) La boite de dialogue diffère selon votre version de Microsoft (cf. point 2) Si votre icône auto-extractible s affiche ainsi, votre répertoire Geda se positionnera par défaut automatiquement sur votre «Bureau» (Desktop) Cliquez simplement sur «Extraire» Un répertoire contenant vos modèles s est créé sur votre Bureau Page 4 sur 7

5 7) Deux façons d installer ces modèles à l emplacement réservé aux modèles : 1 ère façon : Double cliquez sur l icône autoextractible Cliquez sur «Parcourir» et suivez le chemin ci-après «Ordinateur Disque local (C) Utilisateurs votre nom AppData Roaming Microsoft Templates» Sélectionnez l ancien répertoire de modèles et le supprimer Puis cliquez sur «OK» Vos modèles seront installés à l emplacement sécurisé qui leur est dédié. 2 ème façon : au point 6, vous avez créé un répertoire contenant vos modèles Copiez ce répertoire de modèles Geda (clic droit et copiez) Parcourez le chemin ci-dessous pour aller supprimer vos anciens modèles Geda : «Ordinateur Disque local (C) Utilisateurs votre nom AppData Roaming Microsoft Templates» Collez-y ensuite votre nouveau répertoire de modèles copié ci-dessus (clic droit et coller). Attention à ne pas supprimer les modèles de base de «Microsoft»!! Page 5 sur 7

6 3 ème Etape Installer les «STYLES» liés aux nouveaux modèles GEDA Les «styles» facilitent la rédaction des actes administratifs. Ils permettent d insérer automatiquement les noms, fonctions, attributions, etc. de chaque Ministre et de rédiger plus aisément les arrêtés et autres actes. Les «styles» sont contenus dans les fichiers «Acte.dot» et «Lettre.dot» de votre nouveau répertoire Geda. Pour les installer, procédez comme suit : 1) Sur votre «Bureau», ouvrez votre répertoire Geda et copiez les fichiers «Acte.dot» et «Lettre.dot» 2) Parcourez le chemin ci-dessous : pour aller supprimer vos anciens fichiers «Acte.dot» et «Lettre.dot» devenus obsolètes : «Ordinateur Disque local (C) Utilisateurs votre nom AppData Roaming Microsoft Word Start Up ou Démarrage» pour installer les 2 nouveaux fichiers «Acte.dot» et «Lettre.dot» ( clic droit et coller) La procédure est enfin terminée! Bravo! Vous pouvez désormais créer des actes Geda dans Word en faisant votre choix parmi la liste des modèles proposés par l option «Mes modèles» : Microsoft Word Fichier Nouveau Mes modèles Onglet contenant le répertoire de modèles que vous venez d installer. Page 6 sur 7

7 Pensez à toujours travailler avec les marques de paragraphes qui facilitent la rédaction des actes pour les zones contenant les styles Geda. Pour utiliser les styles dans Word, positionnez-vous dans l onglet «Accueil» de la barre des menus, puis dans l encadré «Style», cliquez sur la petite flèche située en bas dans le coin droit Parmi vos modèles Geda, le fichier «Z-actes-styles.dot» vous guide dans l utilisation des styles pour rédiger vos arrêtés (tout dernier fichier). Pour obtenir les nom, prénom, titre, cartouche, fonctions, références de l arrêté d attribution des Ministres, dans la barre d outils, cliquez sur «Compléments» puis sur «Toutes les entrées», «Général», et faites votre choix. Vous pouvez créer un modèle d arrêté spécifique à votre structure à partir d un modèle GEDA en procédant comme suit : Microsoft Word Fichier Nouveau Mes modèles choisissez votre acte et complétez-le avec les références des textes relatifs à votre structure «enregistrez sous» le type de fichier «Modèles word dot» cliquez sur le répertoire «Templates» créez un nouveau dossier enregistrez votre modèle dans ce nouveau dossier. Vous retrouverez ainsi votre modèle spécifique en ouvrant Microsoft Word Fichier Nouveau Mes modèles et l onglet que vous venez de créer. N hésitez pas à contacter le SCM en cas de besoin : Page 7 sur 7