NOTICE DE LA DEMANDE DE PAIEMENT D UNE AIDE

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1 MINISTÈRE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORÊT N 51713#01 Version du 02/01/2013 NOTICE DE LA DEMANDE DE PAIEMENT D UNE AIDE PROGRAMME DE FORMATION D'UN ORGANISME COORDONNATEUR MESURE 111 DU PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT RURAL HEXAGONAL DISPOSITIF 111 A Cette notice présente les principaux points de la réglementation. Lisez-la avant de remplir la demande. SI VOUS SOUHAITEZ DAVANTAGE DE PRÉCISIONS, CONTACTEZ LA DRAAF CENTRE. Votre interlocuteur pour l obtention des renseignements complémentaires est la DRAAF CENTRE (Cité Administrative Coligny - 131, rue du Faubourg Bannier ORLEANS Cedex 1) Tous les documents officiels et les formulaires mentionnés dans cette notice sont téléchargeables sur le site I) CONDITIONS D'OBTENTION DU PAIEMENT D'UNE SUBVENTION Qui peut demander le paiement d une aide? Seuls les usagers qui se sont vu notifier l attribution d une aide par le biais d un arrêté préfectoral, d une décision juridique ou d une convention attributive d aide peuvent demander le paiement de cette aide, et ce uniquement après avoir engagé des dépenses pour le projet qui est subventionné. Quand demander le paiement d une subvention? Le délai exact dont vous disposez est mentionné dans la décision juridique attributive de subvention, et cette date est reprise dans le formulaire de demande de paiement qui vous a été transmis en même temps que la décision juridique. Il est possible de demander le paiement d un acompte au cours de la réalisation du projet, puis de demander le paiement du solde une fois que la réalisation du projet subventionné est terminée. Cet acompte peut être versé dans la limite de 80 % du montant de la subvention prévisionnelle. La décision juridique attributive de subvention qui vous a été transmise précise quelles dépenses prévisionnelles ont été retenues comme éligibles par les différents financeurs. Les factures éligibles sont celles acquittées dans les trois mois qui suivent la fin de réalisation du projet. Les factures acquittées sont visées par le fournisseur qui mentionne obligatoirement le moyen de paiement, la date effective du paiement (endossement du chèque, par exemple), ainsi que la signature et le cachet du fournisseur. Les factures présentées non acquittées doivent être accompagnées d une copie du relevé bancaire correspondant au paiement de cette facture, ou d un état récapitulatif des dépenses certifiées par le commissaire aux comptes ou votre expert comptable. ATTENTION : Il relève de la responsabilité de l usager de se conformer au contenu de la décision juridique qui lui a été transmise. Par conséquent vous devez, dans votre demande de paiement, présenter exclusivement les dépenses réalisées qui correspondent aux postes de dépenses retenus comme éligibles dans la décision juridique attributive. Cerfa n : 51713#01 Page 1 / 5

2 II) FORMULAIRE A COMPLETER ET VERSEMENT DE LA SUBVENTION La demande de paiement, accompagnée des pièces justificatives sera déposée en un exemplaire auprès de la DRAAF, au plus tard le 30 juin Le bénéficiaire devra obligatoirement présenter les pièces suivantes A la première demande de paiement : - un formulaire de demande de paiement, - l'annexe DP_OC_1 -: État récapitulatif des factures d'un programme de formation, - les pièces justificatives du respect des marchés publics. A chaque demande de paiement : - un formulaire de demande de paiement, - l'annexe DP_OC_1 -: État récapitulatif des factures d'un programme de formation. De plus, lors de la dernière demande de paiement : - l'annexe DP_OC_2 : Rapport d'exécution du programme de formation, - l'annexe 'ADP_OC_3 :Indicateurs du PDRH, - le relevé d'identité bancaire en l'absence de demande d'acompte, - la preuve du respect de l engagement de faire la publicité de la participation communautaire (ex : photos, ). III) VERSEMENT DES AIDES (NATIONALES OU COMMUNAUTAIRES) Les aides octroyées au titre d'un programme de formation bénéficiant d'une participation du FEADER sont versées sous réserve du paiement effectif par le bénéficiaire de tout ou partie des dépenses correspondant aux coûts éligibles retenus. Le paiement effectif signifie que la dépense doit avoir été effectivement payée par le bénéficiaire. Seront déduites du montant total des dépenses éligibles, les recettes générées par le projet lors du paiement du solde de l'aide. Versements d'acomptes Dans le respect des règles générales définies ci-dessus, il peut être procédé au versement d'acomptes sous réserve que la somme des acomptes versés n'excède pas 80 % du concours accordé. Le versement des acomptes et du solde peut être subordonné à des conditions particulières qui sont alors précisées dans la décision attributive de subvention. Versement du solde Le solde du concours accordé ne pourra être versé que sur justification : - de la réalisation effective du projet ayant fait l'objet de la décision attributive d'aide et du paiement de la totalité des dépenses correspondantes, - du constat que le cumul des aides de toute nature et de toute origine, perçues ou à percevoir, sera inférieur aux plafonds prévus par la réglementation communautaire. Si la condition de cumul d'aide n'est pas satisfaite, la DRAAF recalculera le montant du solde à verser de façon à respecter les taux indiqués dans la décision juridique. Présentation des demandes de paiement par le bénéficiaire Rubriques facultatives du formulaire : Vous demandez le versement d un acompte : le «tableau de plan de financement» du formulaire n est pas à compléter. Vous souhaitez changer les références du compte bancaire sur lequel l aide sera versée : veuillez compléter la partie «coordonnées du compte bancaire». Cerfa n : 51713#01 Page 2 / 5

3 Tableaux récapitulatifs de dépenses : Il vous est demandé de joindre au formulaire de demande d'aide les annexes qui vous permettront de récapituler l ensemble des dépenses réalisées pour la mise en œuvre du projet, et d indiquer explicitement quelle partie de ces dépenses que vous considérez comme éligible. Il vous est possible de récapituler vos dépenses sur papier libre, à condition de fournir les informations demandées dans les annexes. L annexe DP_OC_1 vous permet de récapituler les recettes générées par le projet (à titre d'exemple les recettes peuvent être les participations financières du stagiaire ou de son employeur au titre de l'action de formation). Ces recettes seront déduites de l assiette de calcul de la subvention versée. ATTENTION : Lorsqu une facture est partiellement éligible, il vous est demandé de mettre en évidence sur la pièce justificative les lignes de la facture qui correspondent à des dépenses éligibles. (par exemple en surlignant les montants à prendre en compte) La demande de paiement sera déposée en un seul exemplaire auprès du guichet unique qui se chargera de la transmettre aux différents financeurs. Paiement de la subvention : Pour obtenir le paiement de la subvention vous devez adresser à la DRAAF, dans des délais respectant autant que possible l échéancier prévisionnel des versements figurant dans la décision attributive et au plus tard dans les six mois suivant l achèvement complet de l opération, les documents suivants : le formulaire de demande de paiement qui vous aura été envoyé lors de la notification de la décision attributive ; les factures acquittées ou complétées par les pièces permettant de vérifier le paiement effectif aux créanciers ou encore par des pièces comptables de valeur probante équivalente, notamment les récapitulatifs des dépenses relatives à l action financées, certifié par son commissaire aux comptes ou son agent comptable; un compte-rendu d exécution de l action comportant les informations nécessaires au renseignement des indicateurs de suivi : nombre d'actions réalisées, thématiques concernées, références de l organisme intervenant, nombre de stagiaires ou de participants aux actions, en précisant pour ces derniers leur sexe, leur âge (+ ou de 40 ans) et leur secteur d activité (agriculture, aquaculture et pisciculture, agroalimentaire et sylviculture). LES CONTRÔLES ET LES CONSÉQUENCES FINANCIÈRES EN CAS DE NON-RESPECT DE VOS ENGAGEMENTS. Votre dossier fait l objet de vérifications à différentes étapes : - à l engagement : il sera vérifié l éligibilité de votre dossier, au regard des caractéristiques de l appel à projet, et l exactitude des informations fournies dans le formulaire ; - lors des différentes demandes d acompte et au versement du solde : il sera vérifié la cohérence de la réalisation par rapport aux prévisions. Lors de ces demandes de paiement, votre dossier peut faire l objet d un contrôle sur place. Vous devrez fournir tous les documents complémentaires nécessaires ; - à tout moment des visites sur les lieux de réalisation des sessions de formation peuvent être réalisées au titre du contrôle administratif. En cas d irrégularité ou de non respect des engagements, le remboursement des sommes perçues sera exigé, majoré d intérêts de retard et éventuellement de pénalités financières, sans préjudice des autres poursuites et sanctions prévues dans les textes en vigueur. Le contrôle porte sur tous les renseignements fournis et sur vos engagements. Le contrôleur doit vérifier les éléments, notamment les informations comptables relatives aux dépenses et aux recettes, indiquées dans le formulaire de demande de paiement, vérifier que vous avez respecté les engagements souscrits mentionnés dans la décision attributive. En cas d anomalie constatée, la DRAAF vous en informe et vous met en mesure de présenter vos observations. Autres pièces qui peuvent être demandées lors d un contrôle : A titre d exemple et sans que cette liste revête un caractère exhaustif, lors des contrôles administratifs approfondis, les pièces suivantes peuvent être demandées : - toutes les factures mentionnées sur les récapitulatifs ; - relevés de compte bancaire ; - tableaux de suivi des temps de travail ; - le cas échéant, les documents relatifs aux procédures suivies et aux contrôles effectués lors de la réalisation de l action ; - les modalités de publicité sur l intervention du FEADER ; - les justificatifs permettant de vérifier l'effectivité de vos engagements et de vos attestations sur l'honneur ; - tout document ou procédure utilisé ayant permis de vérifier que les participants ou destinataires de l'action étaient des actifs relevant des secteur agricole, sylvicole ou agroalimentaire. Sanctions : application du principe de 3 % conformément à l'article 31 du R(CE) 1975/2006 "Lorsque, dans votre demande de paiement, vous présentez comme éligibles des dépenses qui ne le sont pas, une pénalité pourra être appliquée par le guichet unique. Par exemple, les dépenses retenues par le guichet unique s élèvent à 100 alors que l usager a déclaré dans sa demande de paiement 150 de dépenses éligibles. Si on applique un taux de subvention de 40%, le montant de l aide sollicitée par le bénéficiaire est de 150 x 40% (=60 ), et le montant de l aide payable au bénéficiaire est de 100 x 40% (=40 ). L écart constaté est de (60 40)/40, soit 50%. Dans ce cas, puisque le taux d anomalie est supérieur à 3%, une sanction est appliquée et l aide réellement versée sera de 40 (60-40) = = 20." Cerfa n : 51713#01 Page 3 / 5

4 MODIFICATION DU PROJET. Dans le cas des projets présentés par un organisme coordonnateur, une modification de plus de 20 % du montant d un des grands thèmes de formation nécessite une validation préalable de la DRAAF. Au sein d un même thème le bénéficiaire est libre de réajuster le volume financier entre les différents sous-thèmes. Pour tous les autres projets, toute modification de l équilibre entre les différents postes de dépense de plus de 20 % doit faire l objet d une validation préalable de la DRAAF. Les modifications apportées au projet peuvent donner lieu à une modification de la décision attributive initiale. QUE DEVIENNENT LES INFORMATIONS QUE VOUS AVEZ TRANSMISES? Les informations recueillies font l objet d un traitement informatique destiné à instruire votre dossier de demande d aide publique. Les destinataires des données sont le Ministère de l Agriculture, de l'agroalimentaire et de la Forêt, l ASP. Conformément à la loi «informatique et libertés» du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d un droit d accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser au guichet unique. IV) LISTE DES VALEURS POUR LES VARIABLES Pour la saisie des données, certaines variables doivent respecter une table de valeurs. L autorité de gestion veillera à ce que le bénéficiaire respecte ces valeurs pour le remplissage des imprimés. Ces valeurs sont exprimées en italique souligné sur fonds blanc. Par exemple : Objectifs communautaires Compétences de gestion, administration et marketing Formation TIC Nouveaux procédés technologiques et machineries/pratiques innovantes Nouvelles normes Qualité des produits Entretien et amélioration du paysage et protection de l'environnement Autres Thème Socio-économique Environnement Santé, sécurité et hygiène au travail Technologie des bois autre Mode d acquittement Numéraire Chèque Virement Compensation Participants /Public destinataire Secteur Sylviculture Agriculture PME Agro-alimentaire Public Exploitant, entrepreneur, chef d'exploitation Salarié Expert Sous-traitant Elus/décideur Nature des livrables Mémoire Compte-rendu Document pédagogique Contenu page Web Affiche Rapport Autre Cerfa n : 51713#01 Page 4 / 5

5 Poste Apports en nature et en industrie Frais d'acquisition et de maintenance de matériel de démonstration Frais d'acquisition de références techniques Poste A Poste B Poste C Poste D Poste E Type de dépenses Formation Prestations externes (études, intervenants) Location de salle Communication, promotion Frais de déplacement collectif Frais de déplacement de l intervenant Frais de déplacement supportés par le bénéficiaire de la formation Coûts salariaux supportés par le bénéficiaire de la formation Frais de réalisation des supports pédagogiques Achats de documents Frais afférents à l installation, l entretien, le suivi du dispositif de démonstration Autre Coût de prestations nécessaires pour compenser l'absence du stagiaire Frais salariaux s supportés par le demandeur /Statut CDI CDD CDI aidé CDD aidé Frais professionnels Restauration individuelle Hôtellerie individuelle Transport individuel Restauration collective Hôtellerie collective Transport collectif Apport en nature / type d apports Prêt de matériel Prêt de foncier Prêt de bâtiment Prêt de biens immatériels Prêt de troupeaux Prêt d'animaux reproducteurs Don de matériel Don de biens foncier Don de bâtiment Don de biens immatériels Don de troupeaux Don d'animaux reproducteurs Apports en industrie / type d industrie Travail bénévole Travail non facturé (valorisé dans d'autre structures TTV) Travail gratuit Recettes / types de recettes Participation de l'employeur facturée Participation aux frais pédagogiques AUTRES Cerfa n : 51713#01 Page 5 / 5