Charlemagne. Guide pour la numérisation des documents à l attention des organismes scolaires

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1 Charlemagne Guide pour la numérisation des documents à l attention des organismes scolaires Version Version provisoire Ce document n a pas fait l objet d une révision linguistique

2 Bibliographie : - Service du cadre de développement et des outils communs Dossier ETAPE Guide pour la production d'images TIFF (Version 1.0) - SERVICE DU CADRE DE DÉVELOPPEMENT ET DES OUTILS COMMUNS PLUGICIEL JAVA TIFF : RECOMMANDATION(Version 1.0) - Procédure Charlemagne Gérer les tâches à l agenda (Internet). - Procédure Charlemagne Consulter les tâches à l agenda (Internet). - Procédure Charlemagne Description des actions à prendre pour le contrôle des conflits de localisation. - SERVICE DU CADRE DE DÉVELOPPEMENT ET DES OUTILS COMMUNS DOCUMENTS NUMÉRISÉS, P380S - NORME DE NUMÉRISATION (Version 1.1) BUREAU DE PROJET, SERVICE DU CADRE DE DÉVELOPPEMENT ET DES OUTILS COMMUNS - Règles budgétaires pour l année scolaire Politique ministérielle à l égard des documents numérisés - Jean-Maurice Demers. Actes du XXIV e Congrès de l'aaq; - Code civil du Québec; - Loi sur les archives (LRQ., c A-21.1); - Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (LRQ., c. A-2.1); - Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques (décret du 18 septembre 1985, G.O.Q., 2 e Partie, page 5898). Remerciements : Ont collaboré activement à la rédaction du présent document : Micheline Godbout Roger Julien Guy Renaud André Savignac

3 Table des matières 1. Les documents numérisés... 1 Qu est-ce qu un document numérisé?... 1 Pourquoi des documents numérisés?... 1 Que faire si on ne possède pas de numériseur? Que faire du document original? Comment numériser un document?... 2 Normes gouvernementales pour la numérisation... 2 Numérisation par numériseur à balayage (scanner)... 3 Numérisation par télécopieur (fax)... 9 Numérisation d un document texte informatique en utilisant l accessoire de Windows L agenda des tâches Définition et portée de l agenda des tâches Notions concernant les tâches à l agenda Consultation de l Agenda Quand doit-on joindre des documents? Comment attacher un document numérisé à l expédition d un message? Comment consulter un document numérisé attaché à un message?15 I

4 1. Les documents numérisés Qu est-ce qu un document numérisé? Un document numérisé est une copie digitale (numérisée) d un document papier. L exemple le plus fréquent de numérisation est l envoi de document par télécopieur (ou fax) où vous introduisez un document dans un appareil qui le numérise pour le transmettre par la suite. Dans le cadre de Charlemagne, le document numérisé est un document qui est transmis par le biais d un outil appelé l agenda des tâches. Tous les documents numérisés sont entreposés et répertoriés dans l outil d archivage des documents du Ministère. Pourquoi des documents numérisés? La transmission de documents originaux (papier) par courrier est très longue, dispendieuse et demande beaucoup de manipulation. Afin d améliorer la rapidité et l efficacité des échanges entre les divers intervenants du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS), les organisations seront appelées à transmettre désormais certains documents électroniquement, sous forme numérisée. Les documents numérisés peuvent être expédiés au Ministère par le personnel des organismes scolaires, et ce dans toutes sortes de circonstances que ce soit, par exemple pour des demandes ou des vérifications. Ils peuvent être expédiés via le télécopieur (fax) ou en attachement à des courriels, mais le média qui sera le plus souvent utilisé sera l agenda des tâches de Charlemagne. En effet, le système Charlemagne inclut un agenda de tâches spécialisé qui peut transmettre des demandes de façon automatique ou semiautomatique. Lorsqu un message est ainsi transmis via l Agenda, il peut s agir d une demande de transmission d un document justificatif nécessaire à un processus décisionnel. Ce document peut ainsi être numérisé et retourné par l Agenda pour un traitement beaucoup plus rapide qu auparavant. Que faire si on ne possède pas de numériseur? Les numériseurs sont aujourd hui très économiques. La mesure des règles budgétaires des commissions scolaires pour l année du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) prévoit que l acquisition de matériel périphérique (un numériseur est considéré comme un appareil périphérique) est couverte à hauteur de 66.6% par une allocation dont la norme est préalablement définie. «De plus, les coûts relatifs à l implantation du système de déclaration et de sanction de l effectif scolaire du système Charlemagne peuvent être considérés dans la participation de la commission scolaire». En ce qui a trait aux organismes privés, les allocations pertinentes sont décrites dans le document «Règles budgétaires pour l année , Éducation préscolaire et enseignement primaire et secondaire, établissements d enseignement privés agréés aux fins de subventions» 2. 1 Règles budgétaires des commissions scolaires pour l année , pages Chapitre «TECHNOLOGIES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION DANS LES ÉCOLES DU QUÉBEC (Mesure 30280)», page 25. 1

5 Enfin, il demeure possible pour les organismes scolaires de télécopier les documents à numériser au Ministère, mais cette procédure est longue, présente des risques d erreur et ne devrait être utilisée qu en situation de dépannage. Pour procéder de cette façon, l organisme scolaire doit communiquer avec le Ministère pour prendre des ententes adéquates. 2. Que faire du document original? Le document papier que vous avez numérisé garde la même valeur et demeure aussi précieux qu il l était avant la numérisation. Le document doit donc être traité de la même façon qu avant sa numérisation et l organisme scolaire doit le conserver. il doit demeurer disponible pour des vérifications sur place par des vérificateurs externes. 3. Comment numériser un document? Normes gouvernementales pour la numérisation Afin d assurer la durabilité et la qualité des documents numérisés vis-à-vis des traitements informatiques, il a été nécessaire d établir les caractéristiques technologiques minimales requises pour la numérisation, car l information perdue lors de la numérisation ne peut pas être retrouvée par un traitement de l image, quel qu il soit. L objectif essentiel est de pouvoir à la fois travailler sur le document numérique et conserver une image la plus fidèle possible. Norme de gestion documentaire Chaque document (pouvant contenir une ou plusieurs pages) doit être numérisé distinctement. On ne doit pas créer un fichier représentant plusieurs documents pour un même élève ou un même besoin. Nombre de nuances Il est recommandé d acquérir les images avec un maximum de 256 couleurs ou niveaux de gris. Résolution Pour obtenir une résolution graphique de qualité, les images doivent être balayées/stockées à une résolution de 300 ppp en noir et blanc. Ce balayage permet de réduire le volume des fichiers tout en maintenant une bonne qualité d'image. Sauvegarde des images Le format qui est demandé est le TIFF, car il supporte les niveaux de gris et la couleur, les multipages ainsi que la compression, sans perte d informations. Les types de compression pour le format TIFF sont LZW, Packbits, Groupe-III et Groupe-IV. Contrairement aux autres, le mode de compression Groupe-III ne supporte que les niveaux de gris. Cette restriction favorise l allégement du poids de l image et nous vous recommandons ce mode de compression pour les documents monochromes. Ce format est utilisé pour la transmission via télécopieurs. 3 3 SERVICE DU CADRE DE DÉVELOPPEMENT ET DES OUTILS COMMUNS, DOCUMENTS NUMÉRISÉS, P380S - NORME DE NUMÉRISATION 2

6 Grosseur des fichiers Le système ministériel d archivage des documents permet un fichier d un maximum de deux mégapixels (2 000 kilo-octets). Bref : Nuances : Résolution : Format d image : Compression : Dimension : 256 couleurs ou niveaux de gris 300 ppp. (ppp : pixels par pouce, ou dpi) TIFF Groupe-III, Groupe-IV, JBIG, LZW, Packbits 2 megs au maximum lorsque le document doit être conservé par le Ministère. Numérisation par numériseur à balayage (scanner) Les numériseurs sont généralement fournis avec leurs propres logiciels de numérisation. Vous devez suivre les instructions du manufacturier pour adapter leur fonctionnement aux exigences du Ministère mais il est important de préciser que les paramètres exigés par le Ministère sont supportés par tous les numériseurs connus. Si vous n avez pas le logiciel qui accompagne le numériseur, le logiciel «Imaging» contenu dans la Suite Office à partir de la version 2003, peut lui aussi convenir et vous permettre de numériser des documents sous le format TIFF. Voici comment l installer (si l option d installation a été cochée lors de l installation de la Suite Office) et comment il fonctionne. Selon les configurations différentes de chacun des postes de travail, le menu pour accéder à Imaging n est pas toujours visible. Si c est votre cas, voici une méthode simple pour chercher le programme en question et pour l utiliser. Le programme à aller chercher se nomme «MSPSCAN.EXE» Faire un clic de droite sur le menu «Démarrer» et choisir ensuite «Rechercher». 3

7 Choisir «Disques locaux» dans la liste déroulante. Dans la fenêtre de recherche, entrer MSPSCAN.EXE et cliquer sur «Rechercher». Lorsque le fichier a été trouvé, faire un clic de droite dessus et choisir «Créer un raccourci». 4

8 Cliquer «Oui» sur ce message. L icône se trouve maintenant sur le bureau. Cliquer sur ce raccourci et ensuite cliquer sur «Option du préréglage». Choisir «Créer un préréglage». 5

9 Donner un nom à ce préréglage et cliquer sur «OK». (Pour les fins d exemple, nous avons choisi le nom «charlemagne1» mais vous pouvez choisir le nom qui vous semblera le plus approprié, cela ne fera aucune différence). Assurez-vous que dans l onglet «Page», l option du bas de la fenêtre n est pas cochée. 6

10 Choisir l onglet «Sortie» et indiquer le répertoire dans lequel les images seront déposées. Vous pouvez ici choisir trois types d appellation du fichier, selon ce qui vous conviendra le mieux. La numérotation automatique vous permet d incrémenter automatiquement un compteur à la fin du nom du fichier, et ainsi d éviter d écraser les fichiers précédents. Revenir au premier onglet et cliquer sur «Paramètres avancés». 7

11 Dans la fenêtre avancée, sélectionner le format TIFF et la compression sans perte et faire «OK». À la fin de cette opération, vous devriez être revenus à la fenêtre de départ et la configuration «charlemagne1» devrait y être présente. Sélectionner cette configuration et cliquer sur «Scanneur». À cette étape, sélectionner le scanner disponible et il est prêt à numériser un document. 8

12 Numérisation par télécopieur (fax) Une méthode facile et commune de numériser un document est de le télécopier. Le télécopieur transmet toujours un document sous format TIFF compressé. Il serait donc possible de vous envoyer à vous-même une télécopie. Cette méthode est cependant fortement déconseillée car elle implique beaucoup de manipulations. Il est suggéré de ne l utiliser qu en dernier recours. Pour numériser par télécopieur, vous devez avoir à votre portée un ordinateur muni d un modem branché à une ligne téléphonique et utiliser un logiciel de réception de télécopie (fax). L ordinateur doit être en mesure de recevoir des appels téléphoniques. La procédure consiste à expédier par votre télécopieur à votre ordinateur le document. Votre ordinateur enregistrera le document numérisé dans un répertoire, selon vos spécifications, où vous pourrez le récupérer. Vous pourrez enfin télécopier un document au Ministère, mais comme on l a mentionné dans l exemple précédent, c est une méthode difficile qui implique encore une fois beaucoup de manipulations et, par le fait même, des délais et des risques. Pour utiliser cette méthode, vous devrez communiquer avec le Ministère pour établir une entente, connaître le numéro à composer et connaître la procédure à utiliser. Numérisation d un document texte informatique en utilisant l accessoire de Windows Vous pouvez numériser facilement des documents qui résident sur votre ordinateur. Si le document peut être imprimé, il peut être numérisé. Si vous utilisez la Suite Office 2003 ou une version ultérieure, vous pouvez le faire en utilisant l accessoire Imaging de Windows pour convertir un document en image TIFF. La procédure suivante vous indique comment utiliser cet outil pour la génération de fichier en format TIFF sans numériseur. L exemple de cette procédure est produit avec le système d exploitation de Windows le plus répandu, c'est-à-dire Windows XP. Vérifier si «Microsoft Office Document Image Writer» est déjà présent dans les choix d imprimantes Il faut d abord ouvrir le fichier à convertir, quel que soit son format d origine. Dans le menu «Fichier» de votre logiciel, cliquer sur «Imprimer». Si la Suite Microsoft Office 2003, ou une version plus récente, est installée sur le poste, vous devriez retrouver «Microsoft Office Document Image Writer» dans la liste des imprimantes. 9

13 Ensuite, dans cette même fenêtre, après la sélection de cette «imprimante», cliquer sur «Propriétés». Dans cette fenêtre, cliquer sur l onglet du centre «Paramètres avancés». Cliquer sur l option «TIFF Télécopie monochrome» et choisir la résolution «300 PPP». Cliquer ensuite sur «OK». Cliquer «OK» aussi sur la fenêtre d impression et Windows propose de choisir l emplacement où déposer le fichier TIFF. Cliquer sur «Enregistrer», le document va être converti en format TIFF sous forme de copie. 10

14 À la fin de cette opération, l éditeur de fichier TIFF va s ouvrir avec le document converti pour vérifier le résultat. Par défaut, le fichier TIFF est en mode multipage et ne produit donc qu un seul fichier physique. Avec cette méthode, il est possible de convertir différentes sources bureautiques en format TIFF multipage telles que : Format Word (.doc) Format Excel (.xls) Format PDF (.pdf) Format JPEG (.jpeg). 4. L agenda des tâches Définition et portée de l agenda des tâches L agenda des tâches s apparente à un utilitaire de messagerie spécialisée entre le Ministère et un organisme scolaire. Il sert à informer les utilisateurs que leur intervention est requise. Il s agit généralement d une situation à régulariser dans le cadre des contrôles de l effectif scolaire à la Direction des opérations financières aux réseaux ou du suivi des demandes de services d un organisme scolaire. Selon son profil, l utilisateur accède à différentes fonctions comme «l assignation», la «prise en charge» ou le «faire suivre». De plus, la consultation s effectue sur une base continue mais s avère plus concentrée lors de : périodes de transmission massive des données avec exécution des contrôles préprogrammés; périodes d exécution des contrôles a posteriori; multiples changements au cadre pédagogique. Notions concernant les tâches à l agenda Une tâche peut être de deux natures : AVIS : La tâche porte à la connaissance du destinataire une situation qui demande son attention, sans obligation de réponse et sans date d échéance. Dans le cas des contrôles, par exemple, le financement n est pas encore affecté. Cependant, des actions portant sur les données de la déclaration peuvent dès lors être prises, dans certains cas, afin d éviter de recevoir une requête qui implique le retrait du financement jusqu à ce que la décision finale de financement soit rendue. Référence : Tâches à l agenda du Guide de gestion du dossier de l élève au préscolaire, au primaire et au secondaire (PPS). Dans le domaine de la sanction, il n y a qu un avis prévu et il vise à informer d une mention refusée dans un cas de concomitance. 11

15 REQUÊTE : La tâche requiert une action de la part du destinataire avant la date d échéance indiquée. Le fait d avoir une date d échéance signale inévitablement une requête. Dans le cas des contrôles, la requête est envoyée parce que la déclaration a été ciblée par le Ministère; le financement est ainsi retenu pendant l analyse des pièces reçues et ce, jusqu à ce que la décision finale soit rendue. Une décision peut être automatique si l organisme scolaire corrige sa déclaration. Pour la sanction, une requête est générée et envoyée à l organisme scolaire à partir d une action initiée par ce dernier; celui-ci transmet alors cette demande, avec informations complémentaires et pièces justificatives au besoin, à la Direction de la sanction des études qui traite la demande. L utilisateur peut reconnaître la nature de la tâche à la première lettre de son code, par exemple : AJ10303 signifie un avis et RJ10303 signifie une requête. Une tâche peut posséder quatre statuts : Émise : La tâche a été générée (avis ou requête) mais elle n a pas été prise en charge par le destinataire visé. En traitement : Annulée : Réglée : La tâche est nécessairement une requête (ne peut être un avis) et elle a été prise en charge. Elle demeure en traitement même si plusieurs interventions sont faites par le Ministère et l organisme scolaire, avant d être réglée. La tâche n a plus à être traitée. Une tâche peut être annulée après la désactivation de la déclaration par un organisme ou par le Ministère. En sanction, l organisme qui a déclenché une tâche peut l annuler. La tâche est traitée. Aux contrôles, elle devient automatiquement réglée lorsque le Ministère prend la décision finale de financer (complètement ou partiellement) ou non un dossier, ou lorsque la déclaration est corrigée par l organisme scolaire et rendue conforme (ne répond plus aux critères du contrôle). En sanction, la tâche devient réglée lorsque la Direction de la sanction des études a réalisé la demande décrite à la tâche. Consultation de l Agenda L agenda des tâches doit être consulté de façon minimale une fois par semaine. Toutefois, lors de périodes de transmission massive, il est nécessaire de le consulter quotidiennement. 12

16 On consulte l agenda des tâches pour : vérifier si une intervention est requise; effectuer le suivi des demandes de services et des réponses aux contrôles; connaître l état des tâches selon les critères choisis; assigner une tâche; prendre en charge une tâche; faire suivre une tâche à un autre usager, qui la retournera ensuite à l usager qui l a prise en charge; répondre à une demande d information ou de documentation (il est à noter que les documents à transmettre au Ministère doivent être numérisés); intervenir sur une tâche; imprimer la liste des tâches. Quand doit-on joindre des documents? On doit ajouter des documents numérisés à l Agenda lorsque des pièces justificatives sont nécessaires à une demande. À titre d exemple, dans le cas des contrôles, vous pourriez recevoir du Ministère une demande de document pour un cas de conflit de localisation. Vous recevriez alors une tâche qui consisterait en une demande du Ministère pour les documents suivants : Élève présent le 30 septembre : Attestation de présence au 30 septembre Horaire et bulletin de l année courante Élève absent le 30 septembre : Horaire et bulletin de l année courante Attestation de fréquentation (preuve de présence avant et après le 30 septembre) Registre d assiduité (preuve de présence avant et après le 30 septembre) Si l élève a quitté : Les documents précédents (selon la présence ou l absence au 30 septembre) Avis de départ Cependant, une requête à l agenda des tâches n exige pas systématiquement des pièces jointes. Si l organisme scolaire détecte une erreur dans la déclaration qui a provoqué la requête, il pourra simplement corriger la déclaration. Dans le cas de la sanction, la demande de document numérisé fait généralement suite à une action initiée par l organisme scolaire, mais qui ne peut être achevée, comme par exemple la modification ou la destruction d un résultat sanctionné. Des procédures expliquent clairement comment prendre les tâches en charge et répondre aux demandes de documents que vous pouvez recevoir. Elles vous indiquent aussi comment vous pouvez demander au Ministère certains documents, mais cet aspect n est pas abordé dans le présent document qui concerne plutôt les documents numérisés euxmêmes. 13

17 Comment attacher un document numérisé à l expédition d un message? Pour ajouter un document numérisé à un message et le retourner au Ministère, vous n aurez qu à sélectionner l onglet «Intervention» et créer une nouvelle intervention. Il est à noter que vous ne créez pas ainsi une nouvelle tâche, mais simplement une nouvelle intervention à l intérieur de la tâche déjà existante. Pour ajouter une pièce, CLIQUER sur le bouton «Ajouter» de la section «Liste des pièces jointes» dans l onglet «Détail» qui s ouvre lors de la création de l intervention. 14

18 Dans l onglet «Pièce jointe» (qui s ouvre à la demande d ajout de pièce), SÉLECTIONNER le bouton «Parcourir» pour CHOISIR un document numérisé (en format TIFF) sur votre poste de travail. CLIQUER sur «OK». INDIQUER le Nom du document (choisir un nom qui décrit bien le document et qui facilitera sa recherche ultérieure.) et choisir son Type dans la liste déroulante. CLIQUER sur «OK». On peut répéter cette procédure autant de fois qu il sera nécessaire pour joindre tous les documents pertinents. Comment consulter un document numérisé attaché à un message? Dans le panorama de l Agenda, lorsque vous consultez une tâche, vous pouvez voir la liste des pièces (documents) à l onglet «Pièces jointes» et sélectionner l icône représentant une caméra pour visualiser le document. 15