DÉPARTEMENT DE LA LOZÈRE DÉLIBÉRATION DE LA COMMISSION PERMANENTE. RÉUNION DU 31 janvier 2014 ouverte à 11h20

Transcription

1 Direction Générale des Services Service des Assemblées République Française DÉPARTEMENT DE LA LOZÈRE DÉLIBÉRATION DE LA COMMISSION PERMANENTE RÉUNION DU 31 janvier 2014 ouverte à 11h20 Délibération n : CP_14_126 Rapport n : 1104 Objet : Commission : Direction : Gestion du personnel : expérimentation du télétravail Finances et Ressources humaines Administration Générale La commission permanente du Conseil général de la Lozère, régulièrement convoquée, s'est réunie, sous la présidence de Monsieur Jean Paul POURQUIER, Président du Conseil général. Étaient présents : M. Robert AIGOIN, M. Jean ALDEBERT, M. Alain ARGILIER, M. Alain ASTRUC, M. Denis BERTRAND, Maître Henri BLANC, Docteur Jean-Paul BONHOMME, M. Jean-Noël BRUGERON, M. Jean-Claude CHAZAL, M. Jean de LESCURE, Dr Pierre LAFONT, Mme Michèle MANOA, Mme Marjorie MASSADOR, Maître Pierre MOREL A L'HUISSIER, M. Bernard PALPACUER, Mme Sophie PANTEL, M. Jean-Paul POURQUIER, M. Gilbert REVERSAT, M. Jean ROUJON Absents excusés : M. Philippe ROCHOUX Pouvoirs : M. Francis COURTES ayant donné pouvoir à M. Jean-Claude CHAZAL, M. François GAUDRY ayant donné pouvoir à M. Denis BERTRAND, M. Pierre HUGON ayant donné pouvoir à Mme Marjorie MASSADOR, M. Michel PIRONON ayant donné pouvoir à Mme Sophie PANTEL, M. Patrice SAINT-LEGER ayant donné pouvoir à M. Jean de LESCURE Le quorum étant atteint ; Délibération n CP_14_126 du 31 janvier Page 1 sur 4

2 Sur la base du rapport n 1104 de Monsieur le Président intitulé Gestion du personnel : expérimentation du télétravail qui suit : EXPOSÉ DES MOTIFS Le télétravail est une forme d'organisation et/ ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l'information dans le cadre d'un contrat de travail et dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière. Le télétravail représente la possibilité de faire coïncider les exigences d'une vie personnelle avec celles d'une vie professionnelle. Il représente également un facteur d'aménagement du territoire et un gain de temps avec la réduction du nombre de trajets domicile - travail, laquelle présente aussi des avantages en termes de facture énergétique dans la droite ligne des objectifs fixés par le Grenelle de l'environnement. Le télétravail doit permettre une plus grande flexibilité dans l'organisation de la semaine. La collectivité souhaite s'inscrire dans cette démarche. Pour ce faire, les représentants du personnel ont été consultés et ont émis un avis favorable à l'expérimentation, lors du CHS du 30 octobre 2013 et du CTP du 17 décembre Un groupe de travail a également été réunit afin de disposer des avis de l'ensemble des parties prenantes au projet. I/ Le télétravail : L'introduction du télétravail dans la fonction publique s'appuie sur le statut général de la fonction publique et doit être soumise à l'avis des instances de concertation compétentes dans les conditions de droit commun. En mai 2009, le Ministre de l'intérieur a indiqué devant le parlement: «Les fonctionnaires peuvent exercer leurs fonctions dans le cadre du télétravail tel que défini par l'article L du Code du travail». «L'exercice des fonctions en télétravail est accordé à la demande du fonctionnaire et après accord du chef de service. Il peut y être mis fin à tout moment, sous réserve d'un délai de prévenance. Les fonctionnaires télétravailleurs bénéficient des droits prévus par la législation et la réglementation applicables aux agents exerçant dans les locaux de l'employeur public». Les principales caractéristiques du télétravail sont les suivantes : - Le caractère volontaire (de la part de l'agent et de son responsable); - La réversibilité; - Les mêmes conditions d emploi, les mêmes droits et obligations que tout autre agent; - La protection de la vie privée (plages horaires où joindre l agent, moyens de surveillance proportionnés à l objectif...) - Les équipements de travail doivent être en conformité avec les installations électriques sur les lieux de travail. Ils sont pris en charge par l employeur; - La santé et la sécurité : dispositions légales applicables en la matière sont également applicables au télétravailleur. Pourquoi télétravailler en télécentre? - un véritable environnement professionnel : connexion HD ou THD, matériel bureautique, des espaces de co-working ou bureaux privés, des salles de réunions, visioconférence, etc. - pas de rupture du lien social et construction d'un lien de proximité, - la séparation stricte entre vie professionnelle et vie personnelle, - la simplicité de gestion des coûts et des questions légales (assurances, etc.). Délibération n CP_14_126 du 31 janvier Page 2 sur 4

3 II/ L'élaboration d'un projet d'expérimentation au sein du Conseil Général : Objectifs : - Réduire les déplacements domicile-travail - Diminuer le risque routier - Favoriser un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle - Utiliser le réseau des télécentres afin de dynamiser l'activité locale Conditions de candidatures : Des conditions minimum d'accès sont fixées: - un an minimum d ancienneté dans le poste, - une démarche volontaire conduite à l initiative de l agent, - une proposition concrète et détaillée des missions envisagées en télétravail, - des missions exerçables techniquement à distance. Sont exclus de l expérimentation: - les agents à temps partiels, - les agents dont les fonctions nécessitent une présence physique indispensable à la réalisation de leur mission, - les postes de direction et de management stratégique. Modalités de télétravail : Un contrat d engagement sera établi entre le télétravailleur, son manager, sa direction et le Directeur général des Services. Il définira: - le jour télétravaillé (un jour fixe par semaine), - le lieu de télétravail, - les missions effectuées en télétravail, - les modalités générales de fonctionnement (plages horaires, Chronogestor, etc.) La convention d'équipement précisera les modalités de mise à disposition et d'utilisation du matériel et des applications: ordinateur portable, solutions techniques de communication (messagerie instantanée professionnelle, SoftPhone), etc. Date d'expérimentation : du 1er septembre 2014 au 31 août Je vous propose d'approuver la mise en œuvre de l'expérimentation du télétravail dans notre collectivité, dans les conditions définies ci-dessus. LA COMMISSION PERMANENTE, APRÈS EN AVOIR DÉLIBÉRÉ VU la loi n du 2 mars 1982 modifiée relative aux droits et libertés des communes, des Départements et des Régions ; VU le code général des collectivités et notamment les articles L , L , L , L ; VU la délibération n CG_11_1102 du 31 mars 2011 portant délégations du Conseil général à la commission permanente ; Délibération n CP_14_126 du 31 janvier Page 3 sur 4

4 VU la loi n du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale ; VU l'article L du code du travail ; ARTICLE UNIQUE Approuve, la mise en œuvre de l'expérimentation du télétravail dans notre collectivité, dans les conditions définies ci-dessus, sur la base des modalités définies dans la charte ci-jointe, étant précisé que Maître Pierre MOREL A L'HUISSIER remplace Maître Henri BLANC au sein du comité de pilotage mis en place à cet effet. Adopté à l'unanimité des voix exprimées ; Le Président du Conseil général, Jean-Paul POURQUIER Délibération n CP_14_126 du 31 janvier Page 4 sur 4

5 CHARTE DU TELETRAVAIL AU CONSEIL GENERAL DE LA LOZERE Phase d expérimentation 1er septembre août 2015 PREAMBULE Le télétravail se définit comme «une forme d organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l information dans le cadre d un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière». C est la possibilité pour un salarié du secteur public ou privé d exercer son activité à distance de son bureau soit depuis le domicile, soit depuis un autre lieu (ex. : télécentre, lieu public, ). Le télétravail peut être «pendulaire», c està-dire qu il est exercé en alternance entre le lieu de télétravail et le bureau. Le télétravail représente la possibilité de faire coïncider les exigences d'une vie personnelle avec celles d'une vie professionnelle. C est également un facteur d'aménagement du territoire et un gain de temps avec la réduction du nombre de trajets domicile - travail, laquelle présente aussi des avantages en termes de facture énergétique dans la droite ligne des objectifs fixés par le Grenelle de l'environnement. Le principe retenu est celui d une expérimentation du télétravail au sein de Conseil général de la Lozère, sur la base du volontariat. Une dizaine d agents toutes catégories confondues (A, B et C), en concertation avec leur responsable hiérarchique, pourront participer à cette démarche. NOTION DE TELETRAVAIL Pour qu un agent soit considéré comme télétravailleur, il doit utiliser dans son travail les technologies de l information avec une régularité et une intensité suffisantes ; à savoir l utilisation de l informatique tous les jours (ou plusieurs fois par semaine) et dans tous les cas d un usage supérieur à 5 heures par semaine. Le télétravail est un régime de travail souple selon lequel les agents ont l autorisation d effectuer une partie ou la totalité de leurs tâches dans un lieu de télétravail. ENTREE EN VIGUEUR L expérimentation au Conseil général de la Lozère se déroulera du 01 septembre 2014 au 31 août Elle pourra être prolongée en fonction des

6 résultats de l évaluation. Par principe le télétravailleur s engage sur la durée totale de l expérimentation. Toutefois, chacune des parties peut mettre fin à tout moment à sa participation, sous réserve de respecter un préavis de 1 mois. La présente charte est valable jusqu au terme de l expérimentation. Elle est susceptible de faire l objet de modifications de la part du comité de pilotage. CONDITION D ACCES AU TELETRAVAIL Les conditions pour accéder au télétravail seront, au minimum, les suivantes : - un an minimum d ancienneté dans le poste, - le télétravail s appuie sur une démarche volontaire conduite à l initiative de l agent. C est un choix individuel et ne peut être imposé à l agent. Le télétravailleur se réserve le droit de revenir à un mode de travail plus classique dès lors qu il le souhaite, et est assuré de son maintien sur le site et sur le poste qui étaient les siens antérieurement à la période de télétravail. La hiérarchie peut également mettre fin à tout moment au télétravail dès lors que ce mode de travail sera jugé inadapté au travail de l agent, à la bonne tenue de son poste ou si le «contrat d engagement» n est pas respecté. - l'agent et son manager doivent proposer, dans le fiche d'entretien, les missions liées à son poste qu'il souhaite exercer en télétravail, - qu il puisse concrètement être exercé à distance et notamment que les applications utilisés par l agent soient disponibles pour cet accès distant, - avoir l accord : de l agent, de son manager direct, de la direction et du Directeur général des Services. PROCEDURE DE CANDIDATURE Une information des agents et des managers sera réalisée afin de leur signifier les modalités d introduction définies par l organisation. Les agents intéressés pour déposer leur candidature devront demander le dossier de candidature disponible auprès du service des Ressources Humaines. Le dossier de candidature est composé de la fiche de candidature à remplir par l agent et de la fiche d entretien à compléter avec le manager. Sur la fiche d entretien seront ensuite notés les avis du manager et de la direction. La décision finale sera prise par le comité de pilotage. Un contrat d engagement sera établi entre le télétravailleur, son manager, sa direction et le Directeur général des Services. Ce contrat définira les modalités d exercice du télétravail, la charge de travail et les critères de résultats attendus en équité avec les agents travaillant au sein des services départementaux et une copie sera jointe au dossier administratif de l agent. Il sera de la responsabilité du supérieur hiérarchique de s assurer que le travail fourni par l agent est conforme aux attentes définies au préalable. Un point régulier est recommandé.

7 SELECTION DES CANDIDATURES Sont exclus de l expérimentation : les agents à temps partiels les agents dont les fonctions nécessitent une présence physique indispensable à la réalisation de leur mission les managers «stratégiques» (postes de direction) ; La sélection des candidats se fera au regard des critères suivants : temps de trajet : le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel doit être significativement supérieur à celui entre le domicile et le lieu de télétravail envisagé ; missions et tâches éligibles au télétravail: les missions et tâches de l agent doivent être réalisables à distance; cette expérimentation est ouverte aux agents reconnus travailleurs handicapés ou après avis du médecin du travail pour faciliter momentanément la reprise du travail. Les conditions de mise en œuvre peuvent être adaptées et assouplies (2 à 3 jours par semaine en télétravail); éligibilité technique : la mise en place du télétravail doit répondre à des critères techniques ; quota : dans un service un maximum de 10% des postes pourra être effectué en télétravail. En cas de candidatures multiples par service, le chef de service doit prioriser les dossiers. FORMATIONS Des formations pourront être mises en place, en fonction des besoins de chacun, une fois les candidats sélectionnés et durant la phase de lancement opérationnel du télétravail: formation technique pour les agents futurs télétravailleurs, formation au management par objectifs pour les chefs de services. MODALITES D ORGANISATION DU TELETRAVAIL Le télétravail est introduit sur les conditions générales suivantes : Le télétravail se fera un seul jour par semaine. Les jours télétravaillés sont fixes et définis avec le supérieur hiérarchique dans le «contrat d engagement». En aucun cas le jour télétravaillé ne pourra être le mercredi. En cas d obligation de service et en accord avec sa hiérarchie, le jour télétravaillé pourra être annulé ou éventuellement pris un autre jour de la même semaine. En aucun cas, les jours de télétravail sont cumulables : un jour par semaine et non 2 tous les 15 jours. Pour les agents en position d'encadrement, un forfait de 5 jours par mois sera octroyé, sans possibilité de report sur le mois suivant. Les dates seront planifiées en amont avec l'accord du supérieur hiérarchique.

8 Le télétravailleur gère l organisation de son temps de travail. Les journées de télétravail sont comptabilisées dans le logiciel de gestion du temps Chronogestor selon la durée forfaitaire prévue. Aucun débit ou crédit de temps ne sera pris en compte. Aucune heure supplémentaire ne sera comptabilisée. Il appartient à l agent de réaliser l objectif ou la mission convenu dans le temps imparti. Le télétravailleur doit respecter des plages horaires fixes, conjointement reprises dans le «contrat d engagement» ; à savoir 9h00/11h30 et 14h00/16h30 pour être joint par son supérieur hiérarchique ou ses collègues. Cela contribue au respect de sa vie privée car il ne pourra être joint en dehors de ces plages horaires fixes, sauf accord explicite de sa part dans le cadre de la contractualisation. Tous les droits des agents télétravailleurs sont maintenus et identiques à ceux des agents du Conseil général, notamment en matière de congés, de formation, etc Les dérogations éventuelles à ces modalités générales d organisation devront être négociées avec le manager au préalable puis validées par la Direction. Le télétravailleur aménage ou se réserve un espace de travail et s assure de son maintien dans de bonnes conditions d hygiène et de sécurité. Les modalités seront définies individuellement et seront inscrites dans le contrat d engagement qui devra être signé par l agent, son manager, la Direction et le Directeur général des Services. ORGANISATION DU TRAVAIL Les missions, activités ou tâches qui sont effectuées lors des périodes de télétravail, ainsi que les modalités de liaison, sont définies par le supérieur hiérarchique, après échange avec l agent. Elles sont actées dans le contrat d engagement. Une fiche de suivi permettra de faire le lien entre le télétravailleur et l agent. Cette fiche détaillera les objectifs précis qui seront fixés pour une période donnée ainsi que les tâches et missions que l agent devra réaliser. Pour chaque objectif, tâche ou mission, une date de début et une date de fin seront fixés conjointement par le manager et l agent. Chaque objectif, tâche ou mission fera l objet d une évaluation, le manager devant préciser si celle-ci a été réalisée dans les temps et conformément aux normes de qualité fixées dans l organisation. LIEU D EXERCICE DU TELETRAVAIL L exercice du télétravail dans le cadre de cette expérimentation se fera dans un des télécentres du département, à savoir : - Télécentre de St Chély d Apcher - Télécentre de Marvejols - Télécentre de Meyrueis - Télécentre de Villefort - Télécentre de Langogne

9 A défaut, l'exercice du télétravail pourra s'organiser à partir d'un local du Conseil général n étant pas le lieu de travail habituel de l agent. Dans ce cas, la vérification de la disponibilité des locaux sera à prendre en compte : - CMS de Florac - UT de La Canourgue... Enfin, il sera possible de prévoir un lieu alternatif pour les agents dont la résidence familiale se situe hors du Département : télécentre, convention avec une autre collectivité pour l'échange de locaux de télétravail... Pendant les jours télétravaillés, la résidence administrative est celle de la commune d implantation du lieu de télétravail. MATERIEL MIS A DISPOSITION Le Conseil général de la Lozère met à disposition du télétravailleur l équipement nécessaire à l exercice de son activité professionnelle. Le détail est explicité dans le document intitulé «convention d équipement pour le télétravail». ASSURANCES L agent télétravailleur souscrira une police d assurance couvrant sa responsabilité civile, le recours des voisins et tiers, ainsi que les dommages causés à ses agencements, installations, matériels, mobiliers, marchandises, et autres biens situés dans le télécentre occupé, par l incendie, l explosion, les risques électriques, les dégâts des eaux et les risques naturels. A son entrée dans les lieux, il adressera au télécentre une copie de sa police d assurance, ainsi que copie de toute nouvelle police ultérieure. CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES Le télétravailleur s engage à : respecter les règles et usages en vigueur au Conseil général de la Lozère, s assurer de la confidentialité et de la sûreté des informations ou fichiers de données utilisés. SUIVI DE L EXPERIMENTATION Pour mener à bien cette expérimentation, des instances de suivi et de validation sont mises en place: Chef de projet télétravail Pauline MAURIN est le référent télétravail de l organisation. Elle doit être jointe pour signaler tout problème lié à la mise en œuvre ou à l exercice du télétravail. Comité de pilotage M. J-P. POURQUIER - Président du Conseil général de la Lozère Me P. MOREL A L'HUISSIER

10 Dr P. LAFONT - Président de la Commission des Finances et des Ressources Humaines M. E. MORATILLE - Directeur général des Service Mme V. KREMSKI-FREY - Directrice générale adjointe des Services M. J. TOGUYENI- Directeur général adjoint des Services M. J-F. MIRAMON - Chef du service Informatique Mme E. TROUSSELIER - Chef du service des Ressources Humaines M. J. LEGRAND - Chef du service Aménagement du territoire Informatique et Europe Mme P. MAURIN Chef de projet télétravail Missions : validation des candidatures des agents, suivi et prise de décisions relatives à l expérimentation Comité technique Pauline MAURIN - Chef de projet télétravail M. J-F. MIRAMON - Chef du service Informatique Mme E. TROUSSELIER - Chef du service des Ressources Humaines Mission : élaboration de la charte du télétravail, de la convention d'engagement du télétravailleur et précisions des caractéristiques techniques; formalisation de l expérimentation, mise en œuvre des formations et suivi de l expérimentation. Comité de suivi Représentants de l'administration Représentants syndicaux (CGT et CFDT) Mission : représentation des agents, consultation et suggestion sur l expérimentation de télétravail au sein de la collectivité. Fait à Mende, le...