OFFICE 365 Un mail pour tous

Transcription

1 OFFICE 365 Un mail pour tous Module OneDrive (version 1.0 novembre 016)

2 nobjectifs Découvrir OneDrive Stocker, partager et synchroniser ses dossiers où que l on soit

3 nprogramme ¹ Se connecter à Office 365 ¹ Découvrir l application OneDrive «vue d ensemble» ¹ Utiliser OneDrive Ajouter et ouvrir des documents Créer et utiliser des dossiers Synchroniser des fichiers ou des dossier Partager des fichiers ou des dossiers ¹ Conclusion 3

4 Travailler de n importe quel support et de n importe où nse CONNECTER À OFFICE 365 4

5 nse connecter au portail Office 365 ¹ A partir de votre navigateur internet ¹ Saisir le lien : office.apf.asso.fr (pensez à l enregistrer dans vos favoris) Application accessible de n importe quel support : pc, tablette, smartphone 5

6 ns identifier A) Saisir son adresse de messagerie puis son mot de passe A B) Cliquer sur Maintenir la connexion pour faciliter les prochains accès : à éviter si c est un ordinateur partagé C B C) Cliquer sur Se connecter Modifier votre mot de passe à partir du lien suivant : 6

7 nsélectionner le menu OneDrive B A A partir d office 365, sélectionner directement l application OneDrive, sinon cliquer sur le lanceur d applications (B) pour sélectionner l application OneDrive 7

8 Présentation de la l application OneDrive ndecouvrir ONEDRIVE 8

9 nvue d ensemble de OneDrive Zone de recherche Barre d actions qui évolue selon la situation (sinon utiliser les 3 petits points liés au document ou faire un clic contextuel (clic droit) pour visualiser les actions Pour modifier l affichage Les dossiers Dossiers et fichiers avec les infos sur : la date de modification, le nom de la personne qui a modifié le document, taille du document et le(s) nom(s) des personnes avec lesquels ils sont partagés 9

10 Travailler facilement ou que l on soit nutiliser ONEDRIVE 10

11 nonedrive ¹ Ajouter des documents ¹ Ouvrir un document ¹ Créer un dossier ¹ Utiliser des dossiers ¹ Synchroniser des fichiers ou des dossiers ¹ Partager des fichiers ou dossier ¹ Supprimer et restaurer des fichiers 11

12 najouter des documents De base le dossier est vide 1 3 Pour ajouter des documents 1. Cliquer sur Charger puis sélectionner le menu fichiers ou dossier. Rechercher le(s) fichier(s) ou le dossier à partir du navigateur qui s est ouvert 3. Cliquer sur Ouvrir il est aussi possible de faire un glisser/déposer des fichiers vers OneDrive 1

13 nouvrir des documents (1/) 1 Pour ouvrir un document 1. Sélectionner le fichier. Cliquer sur Ouvrir ou cliquer sur les 3 petits points et sélectionner Ouvrir (ou faire un clic droit) Sinon cliquer directement dessus 13

14 nouvrir des documents (/) 3 1 Après avoir ouvert un document (document qui s est ouvert dans un autre onglet), pour travailler dessus, il est nécessaire de cliquer sur : 1. Modifier le Document. Modifier dans Word Online Pour fermer le document : 3. Fermer l onglet 14

15 ncréer des dossiers 1 Pour créer des dossiers : 1. Cliquer sur Nouveau et sélectionner Dossier. Saisir le nom du dossier et cliquer sur Créer 15

16 ndéplacer des fichiers Panneau latéral Pour déplacer les fichiers dans le dossier : 1. Les sélectionner. Faire un glisser/déposer dans le dossier Pour déplacer les fichiers dans le dossier : 1. Les sélectionner. Cliquer sur Déplacer 3. A partir du panneau latéral, sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le(s) fichier(s) 4. Cliquer sur Déplacer Nota : il est aussi possible à partir de se navigateur de créer des nouveaux dossiers 16

17 nsynchroniser des fichiers ou dossiers (1/) 1 3 La synchronisation, vous permet de travailler en local (depuis votre ordinateur), de sorte que les modifications apportées soient synchronisées avec votre espace de stockage en ligne OneDrive. Pour cela, il est nécessaire de télécharger OneDrive sur son PC 1. A partir de OneDrive, cliquer sur Obtenir les applications OneDrive. Et à partir de la nouvelle fenêtre, cliquer sur Télécharger (ouvrir le téléchargement et suivre les instructions) 3. Pour configurer votre compte, saisir votre adresse mail (prenom.nom@apf.asso.fr) puis cliquer sur Connecter 4. Saisir son mot de passe puis cliquer sur se connecter 5. Modifier éventuellement l emplacement du dossier sinon cliquer sur Suivant

18 nsynchroniser des fichiers ou dossiers (/) Dés l instant ou votre OneDrive local est installé la synchronisation s effectue dans les deux sens 18

19 npartager des fichiers ou dossiers Avec des personnes internes Pour partager un fichier ou un dossier 1. Sélectionner le ou les fichiers. Cliquer sur Partager 3. Saisir le nom ou l adresse mail d un ou plusieurs contacts ou d un groupe 4. Définir leur droit (par défaut ils peuvent modifier) 5. Possibilité de mettre un message qui apparaitra dans l invitation électronique que chacun va recevoir si l option est cochée 6. Cliquer sur Partager pour valider 5 Les personnes avec lesquelles le fichier ou dossier est partagé, pourront les visualiser dans le dossier Partagé avec moi 19

20 npartager des fichiers ou dossiers Avec des personnes externes 1 Pour partager un fichier ou un dossier 1. Sélectionner le ou les fichiers. Cliquer sur Partager 3. Cliquer sur Obtenir un lien 4. Définir les droits (pour les personnes internes ou externes : lien de consultation ou de modification) 5. Copier le lien pour ensuite l envoyer par mail par exemple Obtenir un lien à partir de la barre de menu, permet très simplement de le copier dans un mail pour l envoyer ensuite 0

21 nmodifier ou arrêter le partage 1 Pour modifier ou arrêter le partage avec une personne 1. Sélectionner le ou les fichiers. Cliquer sur Partager 3. Cliquer sur Partager avec 4. Cliquer sur la flèche liée à la personne cible et cliquer sur Changer en ou Arrêter le partage 3 4 Pour arrêter le partage avec tout le monde, cliquer sur 1

22 nmodifier ou arrêter le partage avec un dossier 1 Pour modifier ou arrêter le partage d un dossier avec une personne 1. Sélectionner le dossier. Cliquer sur Partager 3. Cliquer sur Avancé 4. Sélectionner le ou les personnes avec lesquelles vous souhaitez arrêter le partage 5. Cliquer sur Supprimer les autorisations 3 4

23 nréception d une demande de partage Lorsque quelqu un partage avec vous un fichier ou un dossier, vous recevez un mail qui vous en informe et en cliquant sur le lien vous accédez directement à votre OneDrive et au fichier correspondant A B Sinon, vous pouvez aussi le visualiser directement à partir de votre OneDrive à partir du dossier Partagés avec moi 3

24 nsupprimer ou restaurer des fichiers Pour supprimer un fichier ou un dossier Le sélectionner Cliquer sur Supprimer Et confirmer la suppression en cliquant sur Supprimer Pour restaurer un fichier ou un dossier Cliquer sur Corbeille Sélectionner les fichiers Cliquer sur Restaurer la sélection 3 Attention, si vous supprimez des fichiers qui ont été partagés avec vous, les fichiers seront déplacés dans la corbeille du propriétaire. Si vous supprimer les éléments d un groupe, ils seront supprimés de façon définitive 4

25 Questions & Réponses nconclusion 5

26 npour aller plus loin ¹ Consulter les documentations La brochure sur les essentiels de OneDrive Le didacticiel OneDrive Tous les documents et réponses aux questions disponibles sur : support-office.apf.asso.fr ¹ Interroger l équipe Support hotline@apf.asso.fr 6

27 Questions & Réponses Toute l équipe vous remercie de votre attention! 7