LE TOURISME D ENTREPRISE DESTINATION LA BAULE PRESQU ILE DE GUERANDE CHARTE SEMINAIRES ET CONGRES

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1 LE TOURISME D ENTREPRISE DESTINATION LA BAULE PRESQU ILE DE GUERANDE CHARTE SEMINAIRES ET CONGRES

2 Préambule : Dans le cadre de la stratégie touristique de la Destination La Baule Presqu île de Guérande, un des objectifs premiers est de pouvoir développer un Tourisme durable des 4 saisons. Afin de participer à la réalisation de cet objectif, le Pôle Tourisme, accompagné des professionnels de la Destination ont souhaité développer encore plus la coordination et les actions en commun autour de la filière Tourisme d Affaires. Depuis septembre 2010, un groupe de travail représentatif des différentes activités, a réfléchi aux critères de cette charte. Grâce à cette charte séminaires-incentives, le prestataire prend connaissance des pré-requis pour adhérer au Club «Affaires». En adhérant au Club «Affaires», il participe au rayonnement de l image de la Destination La Baule - Presqu île de Guérande, notamment en termes de tourisme d affaires. L adhésion au Club «Affaires» et par conséquent le respect de la charte se fait sur la base du volontariat. Le prestataire engagé dans la démarche verra son offre relayer sur les moyens de communication développés par la Destination, et notamment sur le site Internet (qui comprendra une rubrique spécifique sur le Tourisme d affaires) Le prestataire et la Destination La Baule - Presqu île de Guérande s engagent à développer le tourisme d affaires en conformité avec la loi de modernisation et de développement des services touristiques, adoptée le 8 juillet Pour rappel, cette loi opère, notamment : - Une réforme du système de classement des hébergements touristiques - Une réforme de la règlementation des chèques-vacances - La création d ATOUT France, nouvelle agence de développement touristique de la France - La modernisation et la simplification de la règlementation de la vente de voyages Par acceptation de la charte séminaires-incentives, le prestataire s engage : A respecter les critères établis dans la charte séminaires et congrès, selon son type d activité. à participer au réseau d observation local START (ex Cyvel Stats), et à fournir les chiffres concernant son activité séminaires, afin de consolider les chiffres de l Observatoire Economique du Tourisme. à communiquer dans ses supports, devis ou autres, sous la marque «La Baule Presqu île de Guérande», marque de la destination touristique 2

3 SOMMAIRE 1 - Accueil et Services page La salle de réunion page La restauration page 8 4 Loisirs page 9 5 Hébergement page 10 Annexe 1 page 11 Annexe 2 page 12 Engagement du prestataire page 13 3

4 1 - Accueil et services pour tous les prestataires ayant une offre «séminaires affaires» En amont de l évènement : Obligatoire La structure (hôtel, site de loisirs, site insolite, restaurant, agence ), doit avoir son siège social sur le périmètre actuel de la Destination «La Baule Presqu île de Guérande» 1 Toute demande de séminaires, congrès fera l objet d une réponse dans les 48h maximum : réponse positive, négative ou en cours de traitement (idéalement sous 24 heures pour la qualification Qualicongrès). Si le prestataire a reçu la demande via un intermédiaire (OT, CAP Atlantique ou autre), il informera ce dernier de la suite donnée à la demande Recommandé Posséder un site internet avec la possibilité de télécharger les documents Insérer une plaquette générale de la Destination «La Baule Presqu île de Guérande, dans les mallettes des congressistes, ou dans leurs chambres avec un petit sachet de sel de Guérande, produit emblématique de la Destination S inscrire dans une démarche Tourisme Durable, en incitant aux éco-gestes Dans le devis, spécifier les prestations comprises et préciser celles en supplément Mettre à jour régulièrement des informations diffusées Respecter les bases de l accueil du congressiste, avec la mise à disposition d un livret d accueil complet pour le responsable de l évènement (comprenant détails pratiques, rooming list ) Joindre un dossier séminaire (plan, photographies, surface des salles, planning d une journée type, coordonnées de la personne référente [obligation d avoir un ], tarifs, conditions générales de vente et d annulation, formulaire d inscription, etc.) Au cours du traitement de la demande, le client sera en contact avec un interlocuteur unique identifié, en capacité de décision, et à disposition permanente du client Apporter une aide et un conseil personnalisés au client pour l organisation complète de son séminaire 1 Cf. Annexe 1 : liste des communes de la Destination La Baule Presqu île de Guérande 4

5 Pendant l évènement : Charte séminaires et congrès Destination La Baule Presqu île de Guérande - Accueillir le responsable de l évènement : vérifier le nombre de personnes réellement présentes, horaires des pauses et repas Veiller à ce que le responsable de l évènement puisse se stationner à proximité immédiate (pour le transport de matériel notamment) Mettre en place une signalétique à l intérieur du bâtiment avec le nom du client indiquant les différents espaces de travail et restauration Veiller à l accueil rapide, efficace et chaleureux des participants Assurer un service «sur mesure» et offrir une résolution rapide et efficace de problèmes impromptus Assurer, pendant les séances de travail, la protection et la tranquillité des participants Veiller au respect des horaires préalablement définis avec le client Veiller à la qualité des prestations fournies par d éventuels sous-traitants (traiteur, animations ) Veiller à ce que l ensemble des espaces et équipements soient propres, en bon état et aux normes règlementaires Après l évènement : Etablir avec le client un bilan personnalisé de l évènement, et des pistes d amélioration possibles Envoyer un questionnaire de satisfaction au client - Envoyer un courrier de remerciement 5

6 2 - La salle de réunion Les prestations liées à la salle de réunion sont la spécificité du séminaire ; c est le lieu où le groupe passe la majorité de son temps. Obligatoire Accueil : La personne accueillant le groupe doit présenter les lieux et le fonctionnement du matériel au responsable du groupe Recommandé Réserver des places de parking pour l animateur (déchargement matériel) Confirmer, avec le responsable du groupe la demande en matériel et vérifier son bon fonctionnement Mettre à disposition à côté de l appareil le guide d utilisation du matériel présent Avoir la possibilité de stocker des cartons et du matériel envoyés avant le séminaire Inscrire un mot de bienvenue sur le paper-board de la salle Environnement extérieur : Disposer d un accès direct vers l extérieur Assurer la protection et la tranquillité des participants notamment face aux autres activités de l établissement. Disposer de sanitaires à proximité Disposer de vestiaires et bagageries (permanent ou provisoire) La salle : La salle est un lieu spécifique pour les séminaires, et réunions de travail La salle est accessible aux personnes à mobilité réduite La salle est accessible facilement et indépendante La salle peut être fermée à clef La salle est vide de tout matériel superflu 6

7 Capacité : La salle peut accueillir 10 personnes minimum, soit une superficie de 20 m² minimum Mobilier : Le mobilier (tables et chaises) est confortable, homogène et en bon état Equipement de base inclus dans tous les forfaits séminaires (prêt ou location) : Pour chaque participant, mettre à disposition un crayon, des feuilles de papier, de l eau et un verre. Equipement collectif (sur demande de l organisateur) : Mettre à dispositions des chemises cartonnées Avoir un partenaire référencé pour les locations de matériel. Paper-board et marqueurs de trois couleurs différentes (marqueurs de rechange et rouleaux de papier), écran de projection ou mur blanc, prises électriques et rallonges, système d affichage avec punaises ou aimants, une corbeille papier. Ordinateur, TV, lecteur de DVD, sonorisation, télécopieur, imprimante, photocopieur, fax, etc. Assurer le bon fonctionnement des appareils et prévoir les mesures d intervention rapide en cas de disfonctionnement. Services de Disposer d un accès internet haut débit connexion : Eclairage : Disposer d une lumière naturelle au-delà d une réunion d une demi-journée L Eclairage direct et indirect est de qualité, et peut être réglé par les occupants Disposer d un système d occultation efficace et simple à mettre en place. 7

8 3 - La restauration Charte séminaires et congrès Destination La Baule Presqu île de Guérande Obligatoire Accueil : Etre capable de fournir dans tous les forfaits un pot de bienvenue avec au minimum thé, café, eau, jus de fruit et gâteaux Recommandé Prendre en compte les régimes alimentaires spécifiques. Confirmer les menus auprès du responsable de groupe. Offre : Lors du devis, être capable de fournir le choix entre deux ou trois menus Inclure les boissons et cafés Pause : Etre capable de proposer une pause en milieu de matinée et en milieu d après-midi Proposer des produits régionaux 2 Etre capable de proposer au moins café, thé, eau minérale, jus de fruit et petits gâteaux. Service : Etre capable d assurer un service rapide et efficace ; adapter le temps et la formule aux souhaits du client (1h le midi sauf demande spécifique du groupe) 2 Cf. Liste non exhaustive des produits régionaux en annexe 2 8

9 4 Loisirs Charte séminaires et congrès Destination La Baule Presqu île de Guérande Obligatoire Loisirs : Disposer des assurances, diplômes, agréments nécessaires à l ensemble des pratiques proposées Recommandé - Renouveler régulièrement son matériel - Etre joignable toute l année - Etre ouvert au moins 6 mois de l année Pour les activités ayant lieu en dehors du lieu du séminaire, fournir un plan d accès et les informations sur les modes de transport Communiquer aux participants les conditions de pratique suffisamment en amont (tenue vestimentaire, sécurité, nombre maximum de participants, accessibilité ) Communiquer au client les équipements de loisirs à proximité du lieu de l évènement. Sur demande, le prestataire pourra effectuer les réservations et indiquera les possibilités de navette pour rejoindre ce lieu de loisirs. 9

10 5 Hébergement Charte séminaires et congrès Destination La Baule Presqu île de Guérande Obligatoire Le classement Tourisme minimum deux étoiles et/ou un label qualité est exigé en respect des normes du nouveau classement hôtelier. Selon les besoins, être capable de répondre à une demande de réservation twins et single Recommandé Une visite par les animateurs du club Tourisme d Affaires sera réalisée Faciliter l accueil aux personnes en situation de handicap Disposer d un accès internet gratuit en chambre 10

11 ANNEXE 1 Périmètre de la Destination La Baule Presqu île de Guérande Destination La Baule - Presqu'île de Guérande Code Code Pnr CAP Insee Libellé commune postal Brière Atlantique Assérac oui oui oui Batz-sur-Mer oui oui CCPSG (comm té de Comm de Pontchâteau, St Gildas des Bois) CARENE Besné oui oui oui La Chapelle-des-Marais oui oui oui Le Croisic oui oui Crossac oui oui oui Donges oui oui oui La Baule-Escoublac oui oui oui Guérande oui oui oui Herbignac oui oui oui Mesquer oui oui Missillac oui oui oui Montoir-de-Bretagne oui oui oui Piriac-sur-Mer oui oui Pontchâteau oui oui Pornichet oui oui oui Le Pouliguen oui oui Prinquiau oui oui Saint-André-des-Eaux oui oui oui Saint-Gildas-des-Bois oui oui Saint-Joachim oui oui oui Saint-Lyphard oui oui oui Saint-Malo-de-Guersac oui oui oui Saint-Molf oui oui oui Saint-Nazaire oui oui oui Sainte-Reine-de Bretagne oui oui oui Trignac oui oui oui La Turballe oui oui Camoël oui oui Férel oui oui Pénestin oui oui La Roche-Bernard oui 11

12 ANNEXE 2 - Liste non exhaustive des produits régionaux - La feuille d or, petit biscuit feuilleté de la biscuiterie Saint-Guénolé - Les galettes fines «Avel Cor» - les palets tout au beurre - Les niniches de Au Pierrot Gourmand sur la promenade du Pouliguen ou du confiseur baulois Chez Manuel - Les macarons du pâtissier chocolatier Christophe Roussel - Le chocolat à la fleur de sel, - Le «mulon», ganache à la fleur de sel, - Les macarons fleur de sel du chocolatier Jean-Charles Dousset - Les sachets de sel et fleur de Sel de Guérande - les chocolats et macarons de la Maison Perraud ( boutique «Les douceurs du Rhodoir») 12

13 ENGAGEMENTS DU MEMBRE DU CLUB TOURISME D AFFAIRES Je soussigné(e)., responsable de la structure.atteste avoir pris connaissance des critères de la charte séminaires et congrès de la Destination La Baule Presqu île de Guérande, et m engage à en respecter les principes et devenir membre actif du club Tourisme d Affaires. Nom du correspondant/contact (si différent).. Coordonnées du correspondant/contact. Fait à., le, Signature : 13