Créateur de groupes Tutoriel

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1 Créateur de groupes Tutoriel Table des matières 1. Pourquoi utiliser cet outil? Où trouver le créateur de groupe? Comment créer un ou plusieurs groupes? Une fois que le groupe est créé? Comment ajouter un élève à mon groupe? Comment modifier le logo de mon groupe? Comment supprimer un groupe? Pourquoi utiliser cet outil? Pour obtenir en quelques clics autant de groupes Office que vous avez de groupes d élèves à qui vous enseignez différentes matières et avoir ainsi l occasion de collaborer avec eux plus efficacement à l aide des mêmes outils que vous avez pour le groupe de votre établissement (conversations, calendrier, fichiers, OneNote de groupe, etc.). 2. Où trouver le créateur de groupe? Authentifiez-vous à l environnement Web d Office 365 ( et suivez ces étapes : a) Cliquez sur le lanceur d application (la gaufre dans le coin supérieur gauche d Office 365) b) Cliquez sur Afficher toutes mes applications Page 1

2 c) Si vous cliquez sur Createur groupes, l application Web va démarrer. Je vous propose plutôt de cliquer sur les trois points de suspension qui se trouvent dans le coin supérieur droit de Créateur groupes et ensuite sur Épingler au lanceur d applications d) Cliquez à nouveau sur votre lanceur d applications et vous verrez la tuile rapidement accessible pour le créateur de groupes. 3. Comment créer un ou plusieurs groupes? Au lancement de l application Créateur groupes, vous devriez voir vos matières-groupes si vous êtes enseignants et si des élèves sont associés à votre compte dans GPI. a) Sélectionnez sur l une des matières-groupes (peu d importance au primaire, vous n allez créer qu un groupe et tous vos élèves se trouvent dans l ensemble de ces groupes. Au secondaire, vous allez sûrement créer un groupe par matièregroupe.) b) La liste des élèves de ce groupe va apparaître dans la colonne de droite. Si vous désirez avoir tous vos élèves dans ce groupe, laissez les crochets activés et cliquez sur Activer au haut de la colonne de droite. Si vous désirez sélectionner quelques élèves seulement, le lien Nom complet au haut de la colonne des noms permet de désactiver tous les crochets. Page 2

3 c) La colonne de droite va disparaître et vous verrez le nombre d élèves sélectionnés sous la matière-groupe concernée. Cliquez maintenant sur Créer pour que le processus de création du groupe soit lancé. d) Nommez votre groupe de la façon suivante : #établissement - #groupe - nom au choix - année scolaire Par exemple, au primaire, ça pourrait être Patricia Les accents et les espaces vides sont permis ici e) La racine du courriel, c est ce qui va précéder N inscrivez pas le numéro de votre établissement, il sera automatiquement inclus. ***Vous ne DEVEZ ABSOLUMENT PAS utiliser d espaces vides, d accents ou de caractères spéciaux. Seuls les caractères et _ sont acceptés en plus des lettres et chiffres. Exemple : 601-Patricia f) Ces informations seront visibles dans Office 365 à tous les utisateurs. g) Laissez la case Privé activée afin d éviter que d autres élèves que les vôtres entrent dans votre groupe. Si votre groupe était public, ils pourraient modifier ou supprimer vos contenus. Notez que même si votre groupe est privé, les gens qui ne sont pas membres pourront écrire au groupe comme c est le cas pour tous les groupes. h) Cliquez sur Confirmer Page 3

4 i) Vous devrez ensuite attendre quelques minutes pendant lesquelles trois points vont clignoter au centre de la page. Vous verrez aussi au bas de la page que votre navigateur est en attente de pmcreateurgroupes.azurewebsites.net j) Vous pourrez fermer votre navigateur au besoin lorsque vous verrez cette fenêtre qui confirme la création du groupe en question. Malgré la mise en garde qui dit que votre groupe n est pas encore prêt, dans nos tests, il était toujours prêt à partir de ce moment. 4. Une fois que le groupe est créé? N oublions pas que cette application à elle seule n est qu un créateur de groupes. Une fois que les groupes sont créés, c est terminé. Il n y a plus de liens entre l application en question et les groupes créés. Aussi, les groupes créés sont identiques aux autres groupes Office qui sont créés à la pièce. Ils n ont pas plus, pas moins de droits ou possibilités. Éventuellement, il y aura peut-être une synchronisation avec les données de GPI, mais pour l instant, ce n est pas le cas. Il est donc possible et nécessaire en cours d année de modifier les membres du groupe directement dans ce dernier et à la pièce si vous avez de nouveaux élèves (voir plus bas). Il ne sera donc pas possible de demander à l application Créateur groupes au début de la prochaine année scolaire de modifier les membres de votre groupe actuel à partir des nouvelles données de GPI (nouveaux élèves). Il faudra plutôt créer un nouveau groupe qui va automatiquement inclure vos nouveaux élèves et ensuite, si vous le désirez, migrer à la pièce les contenus que vous désirez conserver de votre ancien groupe vers le nouveau avant de supprimer l ancien. C est pour cette raison qu il est préférable d inclure l année scolaire dans le nom du groupe ainsi que dans la racine du courriel. Ça évite la confusion et ça permet la création du groupe de l année suivante alors que le groupe de l année précédente n est pas encore supprimé. Vous pourriez demander la création d un nouveau groupe en utilisant le même nom si vous n avez pas choisi d inclure l année scolaire au nom de votre groupe, mais il faudra absolument que la racine du courriel soit différente si votre ancien groupe n est pas encore supprimé. Je ne conseille pas cette pratique. 5. Comment ajouter un élève à mon groupe? Vous pouvez effectuer cette manœuvre parce que vous êtes propriétaire du groupe. Les élèves ne pourraient pas en faire autant. Pour ajouter un membre au groupe, lorsque vous êtes dans l une des sections du groupe (Conversations, Calendrier, Fichiers, Bloc-notes), Page 4

5 a) Cliquez sur X membres dans le coin supérieur droit. b) Cliquez sur Ajouter des membres c) Dans la colonne de droite, inscrivez le nom de l élève en question et cliquez sur Rechercher dans l annuaire d) Cliquez alors sur le nom de votre élève en vous assurant que c est bien le bon élève à l aide du numéro de fiche. Au besoin, si vous avez de la difficulté à trouver votre élève, inscrivez son numéro de fiche plutôt que son nom. e) Finalement, cliquez sur Enregistrer 6. Comment modifier le logo de mon groupe? a) Cliquez sur les trois points de suspensions qui se trouvent dans le coin supérieur droit de votre fenêtre et sélectionnez Modifier le groupe Page 5

6 b) Cliquez sur le petit crayon situé sous le logo actuel (initiales des deux premiers mots du nom du groupe) c) Sélectionnez un fichier au format.jpg ou.png sur votre poste de travail. Je ne connais pas la limite, mais les fichiers trop volumineux ne sont pas acceptés. Vous devrez peut-être modifier la dimension de votre image si cette dernière est très grande à l aide du logiciel Paint par exemple. 7. Comment supprimer un groupe? a) Cliquez sur les trois points de suspensions qui se trouvent dans le coin supérieur droit de votre fenêtre et sélectionnez Modifier le groupe. b) Cliquez sur Supprimer le groupe qui se trouve tout au bas de la colonne de droite. Dominic Gagné C.P.-T.I.C.-C.S.V.D.C. Service local du RÉCIT à la CSVDC Page 6