Fiche de renseignements sur l outil

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1 Fiche de renseignements sur l outil «Trouver un groupe» de Scouts Canada Comment fonctionne l outil «Trouver un groupe»? L outil «Trouver un groupe» permettra aux parents d obtenir des renseignements à jour, pertinents et utiles et simplifiera votre travail. De cette façon, nous garantirons aux jeunes de partout au Canada l accès à des programmes qui leur feront vivre des aventures excitantes et découvrir de nouvelles choses. Voici une marche à suivre détaillée : Qui reçoit les billets du centre d assistance? Une fois qu une demande est enregistrée auprès du centre d assistance, elle est envoyée à la personne-ressource principale du groupe et de la section, s il y a lieu. Vous trouverez les coordonnées de la personne-ressource du groupe sur le profil de l organisation du groupe dans myscouts.ca (voir l exemple ci-dessous), et celles de la personne-ressource de la section dans le profil de l organisation de la section. Veuillez vous assurer que les coordonnées des personnesressources principales pour le groupe et les sections soient à jour et que ces personnes vérifient régulièrement leurs courriels. La personne-ressource principale n est pas nécessairement le commissaire de groupe. Il peut s agir du registraire de groupe ou de toute autre personne désignée, tant au niveau du groupe que des sections, qui puisse répondre aux billets et aux demandes du centre d assistance. S il n y a pas de personne-ressource principale désignée dans myscouts.ca, la personne-ressource principale du groupe est déterminée en fonction de la hiérarchie suivante, qui s applique tant aux demandes par téléphone que par courriel reçues par le centre d assistance : 1. Registraire de groupe 2. Commissaire de groupe 3. Registraire de secteur 4. Commissaire de secteur 5. Responsable du soutien des secteurs Les coordonnées des personnes-ressources principales du groupe ou de la section peuvent être enregistrées dans l onglet «Modifier les renseignements de l organisation» dans le menu de gauche de la page de l organisation (voir l exemple ci-dessous). Vous trouverez plus de détails sur la façon de mettre à jour les coordonnées des personnesressources de groupe ou de section cliquant ici (en anglais).

2 Procédure pour les demandes par courriel 1. Une famille soumet une demande «Trouver un groupe» à partir de Scouts.ca ou de myscouts.ca. 2. La soumission d une demande «Trouver un groupe» crée un billet au centre d assistance. 3. Un courriel est automatique envoyé à la personne ressource principale du groupe que la famille a sélectionné (voir ci-dessous pour plus d information sur la personne-ressource principale du groupe). 4. La personne-ressource principale du groupe n a qu à répondre au courriel qu elle a reçu pour répondre à la demande de la famille. 5. L agent du centre d assistance examinera la réponse du groupe et si aucune action supplémentaire n est requise du centre d assistance (si le groupe a aidé le parent à inscrire son enfant), le billet sera classé. 6. Si la personne-ressource principale du groupe ne répond pas dans un délai de quatre jours, le billet sera automatiquement classé comme prioritaire à l attention des agents du centre d assistance. 7. L agent formulera une réponse à la demande en consultant toute l information pertinente contenue dans myscouts.ca concernant le groupe en question. La personne-ressource principale du groupe, qui sera mis en c. c., recevra un avis comme quoi un agent du centre d assistance a répondu à la demande. L agent du centre d assistance peut également transmettre le message à d autres membres de l équipe de groupe ou de secteur afin d aider le parent. 8. L agent du centre d assistance continuera d assister le membre potentiel jusqu à ce que ce dernier entre en contact avec le groupe. Ensuite, le billet sera classé. Procédure pour les demandes par téléphone 1. Une famille téléphone au centre d assistance et soumet une demande «Trouver un groupe». 2. La soumission d une demande «Trouver un groupe» crée un billet au centre d assistance. 3. L agent du centre d assistance répond à la demande par téléphone et confirme à la famille quel groupe est le plus près de chez elle (en utilisant l outil «Trouver un groupe»). Il donne des informations générales sur le scoutisme ainsi que toute autre information utile qui se trouve sur le profil du groupe. Ensuite, il : a. complète l inscription par téléphone, ou b. donne au parent l adresse courriel ou le numéro de téléphone de la personne-ressource du groupe ou de la section. 4. L agent du centre d assistance informe le parent qu il va continuer à l accompagner jusqu à ce qu il ait rejoint une personne-ressource du groupe. Il est de la responsabilité du parent de recontacter le centre d assistance s il n arrive pas à rejoindre le groupe. Si vous avez des questions à propos de ces procédures, n hésitez pas à communiquer avec le centre d assistance. Nous serions heureux de vous accompagner à travers ces étapes et de nous assurer que nous détenons les bonnes informations au sujet de votre groupe. MODÈLES DE RÉPONSE AUX DEMANDES «TROUVER UN GROUPE» Modèles de réponse «Trouver un groupe» Il est important d offrir des réponses polies et informatives aux familles qui souhaitent se joindre aux scouts. Pour vous simplifier la vie, nous avons compilé des modèles de réponses que vous pouvez utiliser. Il s agit de vraies réponses écrites par de vrais membres tels que vous! Vous pouvez copier et coller ces réponses dans vos courriels et les adapter à votre groupe. Chaque réponse comprend une description de la situation pour laquelle elle est conçue. Cependant, ces modèles ne tiennent pas compte de toutes les situations possibles. Utilisez votre jugement et votre bon sens pour les modifier ou les fusionner comme bon vous semble. Vous avez d excellents modèles de réponse que vous aimeriez partager avec le reste du pays? Communiquez avec le centre d assistance et faites-leur-en part! Nous serions heureux de les ajouter à cette liste.

3 Réponse de base Manque d espace Cher parent Nous vous remercions de l intérêt que vous portez au groupe <nom du groupe>. Nous serions heureux d accueillir votre famille dans notre groupe. Nous acceptons présentement les inscriptions pour les années et , bien que les activités de l année en cours commencent à ralentir. Vous pouvez vous inscrire en ligne ou remplir et soumettre une copie papier du formulaire à votre groupe. Les jeunes peuvent participer à deux rencontres gratuites si vous souhaitez avoir un aperçu du programme. Veuillez m indiquer si cette option vous intéresse et je prendrai les dispositions nécessaires avec les animateurs des <nom de la section>. La section des <nom de la section> se rencontre les <jour de la semaine> soirs de <heure> à <heure>, à l endroit suivant : <endroit>, à moins qu il y ait une sortie ou une activité au programme. Au cours de l année, nous organisons également de 4 à 6 activités la fin de semaine. Voici les frais d inscriptions pour cette année et pour année prochaine : : <$$> $ : <$$> $ Le groupe demande aux jeunes et aux parents de participer à quelques activités de financement pendant l année, qui contribuent à réduire le coût des badges, de l équipement, des activités et des camps. Nous vous remercions de l intérêt que vous portez au groupe scout <nom du groupe>. Malheureusement, notre colonie de scouts castors ne peut plus accepter de membres en raison du manque d espace de notre lieu de rencontre. Nous sommes en train d examiner l option de créer une nouvelle colonie de scouts castors l an prochain, puisque nous avons été dans l impossibilité de trouver un autre lieu de rencontre pour cette année. Il existe toutefois d autres groupes de votre secteur qui ont encore de la place et qui peuvent accueillir votre famille. Je transmets également ce message à <nom de l animateur> du <un autre groupe de votre secteur> qui sera peut-être en mesure de vous aider à trouver un groupe. Sinon, un agent du centre d assistance communiquera avec vous pour vous aider à trouver un autre groupe qui convient à votre horaire. Je vous encourage à communiquer de nouveau avec moi dans le futur pour vérifier si nous avons créé une autre colonie de scouts castors ou si nous avons de la place dans notre colonie actuelle. Une fois de plus, je m excuse de ne pas être en mesure d accepter votre famille dans notre groupe et j espère que vous aurez une belle année de scoutisme avec le groupe que vous choisirez. Nous avons toujours besoin d aide, soit d animateurs à temps plein ou de bénévoles lors de sorties ou d activités. Veuillez communiquer avec nous si vous souhaitez nous donner un coup de main. Si vous avez d autres questions, veuillez m en faire part par courriel au moi@comptecourriel.com ou par téléphone au < >. Vous trouvez plus d informations sur Scouts Canada et ses programmes au Scouts.ca/fr/programs. Nous vous remercions de votre intérêt et espérons accueillir votre famille au sein du groupe scout <nom du groupe>.

4 Nous accueillons votre enfant et vous encourageons à participer également Cher parent, Nous vous remercions de l intérêt que vous portez au groupe scout <nom du groupe>. La section qui correspond à l âge de votre enfant est <nom de la section>. Nous avons encore de la place pour votre enfant dans cette section qui se rencontre les <jour de la semaine> soirs de <heure> à <heure> à l endroit suivant : <endroit> à <ville>. Nous aimerions beaucoup compter <nom de l enfant> dans notre groupe! Vous trouverez en pièces jointes les formulaires d inscription pour les jeunes (participants) et les adultes, ainsi que le formulaire de vérification de l existence d un casier judiciaire exigé pour les bénévoles adultes. Le seul document que vous devez nous transmettre pour l inscription de votre enfant est son formulaire d inscription, accompagné du paiement. Cette année, les frais d inscription sont de <frais> $ payables par chèque ou argent comptant. En plus des frais d inscription, nous vous demandons de faire deux chèques au montant de <frais> $ postdatés du <date> et du <date> qui serviront de dépôts pour les activités de financement. Ces chèques seront encaissés seulement si vous ne participez pas aux activités de financement de l automne et du printemps (habituellement des cueillettes de bouteilles). Les chèques doivent être faits à l ordre de <nom du groupe>. Vous pouvez vous inscrire en remplissant les formulaires requis et en nous les remettant avec votre paiement à la prochaine rencontre des <nom de la section> ou en les déposant à mon attention au <endroit>. Si vous aimeriez vous joindre à nous et participer à temps plein ou à temps partiel en tant que bénévole ou parent aidant lors des rencontres des <nom de la section>, veuillez remplir les formulaires pour bénévoles adultes. Nous sommes constamment à la recherche d aides-animateurs et de parents bénévoles pour continuer à respecter nos exigences en matière de ratio animateurs/jeunes dans les sections et nous aider à faire vivre aux scouts les meilleurs programmes possible. Nous offrons toute la formation nécessaire. Vous pouvez la suivre sur Internet, grâce à des cours en ligne simples et rapides à compléter, ou en personne auprès d autres animateurs. Les bénévoles adultes seront invités à une entrevue/session d orientation, devront signer le code de conduite, permettre la vérification de leurs références et de leurs antécédents criminels pour travailler auprès de personnes vulnérables (aux frais de Scouts Canada) et compléter les formations sur la sécurité des enfants et des jeunes, sur l accessibilité pour les personnes handicapées et sur les principes de base du scoutisme. L inscription des bénévoles adultes est gratuite et notre groupe remboursera les frais de votre uniforme. Inscrivezvous, amusez-vous avec les enfants et tissez des liens avec nos formidables bénévoles. La formation peut être complétée en ligne et à votre propre rythme. Les différents volets de la formation durent de 45 à 90 minutes, mais ils peuvent être interrompus et repris à tout moment. Vous trouverez plus d informations sur le bénévolat au Scouts.ca/fr/bénévole Tous les bénévoles adultes et parents qui prennent part à des activités ou à des camps avec nos jeunes doivent signer le code de conduite, disponible à l adresse suivante : Scouts.ca/sites/default/files/Code_of_Conduct-Paper_ Form-fr.pdf Nos bénévoles ont travaillé très fort à la planification des activités de cette année, qui s annonce mémorable. Je transmets également notre message à notre commissaire de groupe, <nom du commissaire de groupe>, ainsi qu à <nom de l animateur>, l animateur qui agit à titre de personne-ressource pour les <nom de la section>. N hésitez pas à communiquer avec n importe quel d entre nous si vous avez des questions ou des inquiétudes. Vous trouverez ci-dessous les sections pertinentes d un mot de bienvenu de notre commissaire de groupe comprenant plusieurs dates importantes et liens utiles.

5 Nous avons besoin de plus de bénévoles pour pouvoir accueillir plus de jeunes Cher parent, Je suis le registraire du groupe scout <nom du groupe>. Nous vous remercions de votre question à propos de l inscription de votre enfant chez les scouts castors. Nous sommes très heureux de l intérêt que vous portez au scoutisme! Les scouts castors se rencontrent tous les <jour de la semaine> soirs, de <heure> à <heure>, à l endroit suivant : <endroit>. De plus, le groupe organise périodiquement des évènements et des camps d un jour ou d une fin de semaine. Tout le monde peut s inscrire, et les mêmes frais d inscription de <frais> $ s appliquent. Vous trouverez ci-joint une copie du formulaire d inscription du participant à titre d information. En ce moment, notre section de castors ne dispose pas d assez de bénévoles pour accueillir de nouveaux jeunes en respectant les politiques des 5 scouts castors maximums par animateur et d un minimum de deux animateurs présents en tout temps de Scouts Canada. Nous encourageons donc les parents qui s intéressent au mouvement scout à envisager de faire du bénévolat au sein de la section, ce qui nous permettrait d accepter plus d enfants. Si jamais cette option vous intéresse, vous trouverez une copie du formulaire d inscription des adultes en pièce jointe et je pourrai vous faire parvenir plus d informations sur les différentes étapes du processus. Je transmets également ce courriel à <nom du commissaire de groupe>, notre commissaire de groupe, afin qu il soit au courant de votre récente demande d information. Merci. Intérêt pour le bénévolat Bonjour, Nous vous remercions de votre courriel et de l intérêt que vous portez au groupe <nom du groupe>. Nous aimerions beaucoup vous compter parmi nos animateurs des <nom de la section>! Vous pouvez en apprendre davantage sur notre groupe en visitant le <site Web du groupe, s il y a lieu>. Fondés en 1908 et dotés d une charte officielle dès 1909, nous sommes l un des plus anciens groupes scouts du Canada. Et le plaisir continue! En tant qu adulte bénévole, vous devrez vous soumettre au processus de présélection des bénévoles de Scouts Canada : Compléter le processus de candidature/d inscription. Visitez le myscouts.ca et créez votre compte. Recherchez la colonie de castors du groupe <nom du groupe> et inscrivez-vous en tant qu adulte. Nous vous demanderons de fournir des références, qui seront contactées. Le système vous demandera de signer électroniquement notre code de conduite. Nous conviendrons d une date pour votre entrevue. Nous vous enverrons, par la poste, une demande de vérification des dossiers de police de la Ville de <nom de la ville>. Ne tardez pas à la remplir, car des délais de deux à trois mois sont à prévoir. Lorsque vous aurez créé votre compte myscouts.ca, vous aurez accès à la formation en ligne. Vous devrez compléter les formations sur la sécurité des enfants et des jeunes, l accessibilité pour les personnes handicapées et le Badge de bois 1 (formation de l animateur) de la section dans laquelle vous travaillerez. Je serais très heureux de vous accompagner à travers ces étapes, donc n hésitez pas à me contacter. Nous attendons votre réponse avec impatience.