I. LES STYLES... 2 II. LES MODELES... 4 III. LES FORMULAIRES... 6 IV. LE PUBLIPOSTAGE (MAILING)... 6 V. OPTIONS AVANCEES DU PUBLIPOSTAGE...

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1 I. LES STYLES... 2 II. LES MODELES... 4 III. LES FORMULAIRES... 6 IV. LE PUBLIPOSTAGE (MAILING)... 6 V. OPTIONS AVANCEES DU PUBLIPOSTAGE VI. TABLES ET INDEX VII. LES LONGS DOCUMENTS VIII. LES MACROS I.

2 LES STYLES WORD 2000 vous permet d enregistrer les mises en forme que vous utilisez régulièrement, pour les appliquer très simplement. a) Créer un style Créer un style revient à enregistrer une mise en forme de votre texte. Sélection du texte mis en forme (sa mise en forme deviendra un style) Dans le menu Format Styles La description de la mise en forme du texte sélectionné apparaît dans cette boite de dialogue. Cliquer sur le bouton Nouveau Choisir le nom du style Choisir le type de style AFCI NEWSOFT 2

3 Cocher pour pouvoir utiliser le style dans les nouveaux documents créés sur le même modèle. Cliquer sur OK pour valider, puis sur Fermer b) Utiliser un style Sélection du texte à mettre en forme Choix du style en cliquant sur la liste des styles dans la barre d outils. c) Modifier un style WORD 2000 vous propose des styles prédéfinis. Ces styles comme ceux que vous avez créés, sont modifiables. Sélection du texte dont le style est à modifier Dans le menu Format Style Cliquer sur Modifier AFCI NEWSOFT 3

4 Faire les modifications de mise en forme en cliquant sur le bouton Format de la boite de dialogue. Cliquer sur OK pour valider, puis sur Appliquer d) Hiérarchisation d un document. (Niveaux d importance des titres) Pour créer une hiérarchisation (titre, sous-titre) il vous suffit d utiliser les styles de titres prédéfinis dans WORD 2000 et les modifier s ils ne vous conviennent pas. Vous pouvez également utiliser le menu Format Puces et Numéros Hiérarchisation II. LES MODELES WORD 2000 vous permet de créer vos propres modéles afin de préparer tous vos travaux réguliers. Vous pouvez y inclure des styles, du texte, des tableaux, images, objets préparer la mise en page. a) Créer un modèle Créer un document qui servira de modèle Dans le menu Fichier Enregistrer sous AFCI NEWSOFT 4

5 Choisir «Modèle de document» dans le Type de fichier (le nom du dossier partagé) Taper un nom pour votre modèle dans la zone Nom du fichier Cliquer sur le bouton Enregistrer b) Utilisation d un modèle Le choix du modèle s effectue au moment de la création d un nouveau document. Dans le menu Fichier Nouveau Cliquer sur le modèle à utiliser Cliquer sur OK pour valider III. AFCI NEWSOFT 5

6 LES FORMULAIRES WORD 2000 vous permet de créer des formulaires pour vous faciliter la saisie. Pour cela vous devez afficher la barre d outils de formulaire Dans le menu Affichage Barre d outils Cliquer sur la barre d outils Formulaires Cette barre d outils vous permet d ajouter des champs de texte, des case à cocher, des zones de liste déroulante, des tableaux ou des cadres. Grâce à cette barre, vous pouvez aussi définir les propriétés de chacun des objets choisis et aussi protéger le formulaire pour la saisie. Quand votre formulaire est prêt, vous pouvez l enregistrer en tant que modèle. IV. LE PUBLIPOSTAGE (MAILING) WORD 2000 permet de réaliser un publipostage. En ayant un document principal, comme une lettre par exemple, et une liste de destinataires, vous créez automatiquement par une fusion autant de documents que vous avez de destinataires. La liste des destinataires (vos données) peut être un document WORD 2000, mais aussi une base de données EXCEL, ACCESS ou autre. La procédure est simple même si elle peut para^être longue. Avant de commencer, vous devez avoir créé votre document principal (ex : une lettre) et votre liste de destinataires (ex : un tableau Word) Ouvrir le document principal (la lettre) AFCI NEWSOFT 6

7 Dans le menu Outils Publipostage Cliquer sur le bouton Créer Choisir «Lettre type» Cliquer sur le bouton Fenêtre active A partir de cet instant WORD 2000 comprend que c est votre lettre qui est le document principal de publipostage. Cliquer sur le bouton Obtenir les données AFCI NEWSOFT 7

8 Choisir Ouvrir la source de données Choisir le document qui contient la liste des destinataires (préciser le type de fichier si les données viennent d un autre logiciels comme >Excel..) Quand vous avez validé votre choix, WORD 2000 vous prévient qu il n a pas trouvé de champ de fusion, ce qui est normal. Vous devez en insérer dans votre document principal. Cliquer sur le bouton Modifier le document principal La barre d outils Publipostage apparaît : A partir de cet instant WORD 2000 comprend que c est votre fichier de destinataires qui est la source de données du publipostage. Insertion des champs de fusion dans le document principal (ex : Adresse..) Vous pouvez remarquer que les champs de fusion proposés correspondent aux champs de votre liste de destinataires. Enregistrer votre document Vérifier la cohérence entre le document principal et les données en cliquant sur le bouton «mode publipostage» Vous pouvez aussi vérifier cette cohérence sur d autres enregistrement (ou d autres destinataires) en utilisant les boutons de navigation Enregistrer le document si des modifications ont été faites après la vérification. Dans le menu Outils Publipostage AFCI NEWSOFT 8

9 Cliquer sur Fusionner La fusion est l action qui permet de créer autant de documents que vous avez de destinataires. Cette fusion peut être diriger vers un nouveau document (qui contiendra tous les exemplaires les uns sous les autres), vers une imprimante, vers un fax (télécopie) ou vers une messagerie électronique. V. Cliquer sur le bouton Fusionner après avoir choisit la destination de la fusion. AFCI NEWSOFT 9

10 OPTIONS AVANCEES DU PUBLIPOSTAGE WORD 2000 vous permet d affiner votre publipostage en insérant des mots clé ou en choisissant des options de requête pour filtrer vos documents issus de la fusion. a) Mot clé «Si Alors Sinon» Le mot clé «Si Alors Sinon»permet de mettre un texte ou un autre, suivant une condition sur un champ de fusion. Se positionner là où le mot clé doit apparaître Cliquer sur insérer un mot clé Choisir «Si Alors Sinon» Remplir les différentes zones Cliquer sur OK pour valider b) Options de requête Avant de faire votre fusion vous pouvez choisir de trier ou de filtrer vos enregistrements. Dans la barre d outils Publipostage cliquer sur le bouton Fusionner Cliquer sur le bouton Options de requête AFCI NEWSOFT 10

11 Choisir les critères de tris ou de filtres des enregistrements Cliquer sur OK pour valider Vous pouvez constater que les options choisies ont été appliquées. Il ne vous reste qu à lancer la fusion. VI. TABLES ET INDEX WORD 2000 peut vous créer automatiquement une table des matières ou un index. Création d une table des matiéres Pour que WORD 2000 puisse créer une table des matiéres, vous devez hiérarchiser votre document, c est à dire mettre en forme vos titres en utilisant les styles prédéfinis dans WORD 2000 (Voir le chapitre STYLES) Insérer une page pour la table des matières Cliquer dans cette nouvelle page Dans le menu Insertion Tables et Index AFCI NEWSOFT 11

12 Choisir l onglet Tables des matiéres Choisir le format et les options, puis cliquer sur OK pour valider. Remarque : Si vous avez besoin de mettre à jour la table, il suffit de la sélectionner et d appuyer sur la touche F9. a) Création d un index Pour que WORD 2000 puisse créer un index, vous devez marquer les entrées de votre index (les mots que vous voulez voir apparaître dans l index). 1. Marquer les entrées 1 ère méthode : Marquage manuel Sélection du mot (ou expression) à marquer Dans le menu Insertion Tables et Index Choisir l onglet Index AFCI NEWSOFT 12

13 Cliquer sur le bouton Marquer entrée Choisir les options souhaitées Cliquer sur le bouton Marquer ou Marquer tout suivant le cas. 2 ème méthode : Marquage automatique Pour réaliser un marquage automatique, vous devez préparer un document avec la liste des entrées et sous entrées que vous souhaitez (une ou 2 colonnes). Dans le menu Insertion Tables et Index Onglet Index Cliquer sur le bouton Marquage auto Choisir le document qui contient la liste de entrées 2. Insérer une page pour la table des index 3. Cliquer sur cette nouvelle page 4. Dans le menu Insertion Tables et Index 5. Onglet Index 6. Choisir le format et les options, puis cliquer sur OK pour valider. AFCI NEWSOFT 13

14 Remarque : si vous avez besoin de mettre à jour la table d index, il suffit de la sélectionner et d appuyer sur la touche F9 de votre clavier. VII. LES LONGS DOCUMENTS Pour gérer vos longs documents, WORD 2000 vous offre des commandes intéressantes, comme la gestion des sections, ou possibilité de travailler en mode plan. a) Les sections WORD 2000 vous permet de créer des sections dans votre documents pour choisir des options de mise en page différentes suivant les pages (comme l'orientation ou les en-têtes et pieds de page). Vous devez créer une section pour chaque mise en page différente. Se positionner où doit être insérer une section Dans le menu Insertion Saut Choisir le saut voulu puis cliquer sur OK pour valider Dans chaque section, créer la mise en page souhaitée. Choisir par exemple une orientation différente. b) Mode Plan Le mode plan vous permet de voir que les titres de votre document (le reste du texte peut être caché). Cet affichage n'est efficace que si votre document est hiérarchisé (voir le chapitre des styles). AFCI NEWSOFT 14

15 Dans le menu Affichage Plan La barre d'outils Mode Plan apparaît Vous avez la possibilité dans ce mode d'affichage de choisir le niveau de titre à afficher, de développer un chapitre ou de le réduire. Vous pouvez aussi, avec cette barre d'outils, passer en mode Document maître qui découpera votre document en sous documents. VIII. LES MACROS Pour vous gagner du temps quand vous avez à réaliser plusieurs fois un ensemble de commandes, WORD 2000 vous offre la possibilité d'enregistrer des macros. Le principe est celui d'un magnétophone. a) Créer une macro Dans le menu Outils Macro Nouvelle Macro Taper le nom de la macro Vous pouvez éventuellement affecter la macro aux barres d'outils ou aux raccourcis clavier. Cliquer sur OK pour lancer l'enregistrement. Faire dans l'ordre toutes les commandes à enregistrer. AFCI NEWSOFT 15

16 Cliquer sur le bouton arrêter l'enregistrement (carré) pour mettre fin à l'enregistrement de la macro. A partir de cet instant votre macro est utilisable. b) Lancer une macro Dans le menu Outils Macro puis Macro Cliquer sur le nom de la macro à exécuter Cliquer sur le bouton Exécuter AFCI NEWSOFT 16