Le fonctionnement de l association

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1 Temps d information et d échanges Le fonctionnement de l association Longuenesse

2 Le Point Accueil Associations, c est : Un lieu d information Pour toute question que se pose mon association. Un accompagnement Si mon association cherche à évoluer, développer de nouveaux projets Des formations Pour fournir aux associations de nombreux outils = Un service gratuit

3 2 temps : 1. Le fonctionnement de l association Principes de fonctionnement, réunions, déclarations en Sous-préfecture et responsabilité 2. Le suivi comptable Objectifs : donner des repères, des outils + répondre à vos questions

4 + Des personnes qui se réunissent dans un but commun = c est l association

5 Ensemble, on a fixé le but de l association et on définit ses actions. Mais nous sommes trop nombreux pour gérer au quotidien l association, comment faire?

6 Une réponse dans les statuts : Les statuts doivent indiquer «les règles d organisation et de fonctionnement de l association ainsi que la détermination des pouvoirs conférés aux membres chargés de l administration ou de la direction». Décret (1901)

7 (= délégation de pouvoir) On donne notre pouvoir à certain.e.s d entre nous qui vont gérer au quotidien l association Ce Conseil d administration est chargé de mettre en œuvre les actions que nous avons décidées

8 L assemblée générale Le Conseil d administration

9 Bien définir les tâches déléguées Le.la Secrétaire : tient à jour les fichiers des adhérents ; archive les documents importants ; rédige les invitations aux réunions ; établit les comptes-rendus des réunions.

10 A retenir : Bien préciser les rôles individuels et collectifs Assurer la vie démocratique de l association Avoir un fonctionnement en accord avec ses statuts

11 Les réunions de l association L assemblée générale = Analyser le passé et préparer l avenir Bilans : moral, activités, financier Avenir : quelles activités? Quel budget? Attention : l instance la plus importante, chacun.e y a le même pouvoir Le conseil d administration = Animer et gérer l association au quotidien Mettre en place des actions Proposer de nouveaux projets Attention : fonctionnement collectif

12 Les réunions de l association L assemblée générale Au moins une fois par an Toutes et tous les membres de l association sont invité.e.s Invitation au moins 15 jours avant Indiquer l ordre du jour Le conseil d administration Au moins 3 fois par an Les membres du CA sont invité.e.s Définir ensemble les dates de réunion

13 Les réunions de l association Pensez aux comptes rendus Pour l association : garder une traces des débats et décisions, informer les absent.e.s, savoir «qui fait quoi?» Pour les partenaires : Sous-Préfecture (si déclaration), Mairie ou autre collectivité (si subvention) Contenu : Type de réunion Date, heure, lieu Personnes présentes Débats et décisions (synthétiques, clairs = utile)

14 Les déclarations en Sous-préfecture - Changement de nom, objet ou siège social - Changement de statuts - Changement de dirigeants + Compte-rendu

15 La responsabilité des dirigeants Au sein de l association, partage des responsabilité et délégation de pouvoir au(x) mandataire(s) (= celui qui reçoit un mandat). Comment sont définis les mandats? Statuts Règlement intérieur Comptes rendus de réunions

16 Qui est responsable? La responsabilité de l association = concerne les actions menées dans le cadre des activités de l association La responsabilité des membres = mise en cause seulement si faute séparable de ses fonctions

17 Comment se prémunir contre les risques? Respecter le contrat associatif Bien définir les missions et délégations Souscrire une assurance Assurer la traçabilité des décisions (écrits)

18 2 temps : 1. Le fonctionnement de l association 2. Le suivi comptable Bilan, compte de résultat, suivi des dépenses et recettes, budget prévisionnel Objectifs : donner des repères, des outils + répondre à vos questions

19 Quelles obligations? Tenir une comptabilité (suivi des dépenses et recettes) Pourquoi? Informer, justifier en interne et en externe En cas de contrôle (Urssaf, fisc ) Si subvention : contrôle possible Principe de base : être en mesure de JUSTIFIER

20 La compta, comment ça fonctionne? Au cours de l année En début d année L association dépense En fin d année L association possède L association reçoit L association possède

21 Un exemple de suivi simple des dépenses et recettes : Date Quoi? Dépenses Recettes Justificatif BANQUE CAISSE n pièce n chèque Sorties Entrées Sorties Entrées Suivre les dépenses et recettes prévues ou réalisées Toujours un justificatif Suivre les mouvements d argent sur le compte ou en caisse

22 Date Quoi? Dépenses Recettes Justificatif BANQUE CAISSE n pièce n chèque Sorties Entrées Sorties Entrées Au 1 er janvier mars Cotisations des adhérents 100 Transfert de caisse à compte 14-mars courant 20- avril 10-mai 20-juin Bulletins 001 à / Paiement de l'assurance annuelle / Commune : subvention exceptionnelle Projet Animations d été Achat de matériel pour Projet Animations d été 130 Conventio n commune /1 20-juin Frais déplacement bénévole 20 06/1 22- juillet Ventes pendant évènement / août Remboursement bénévole Claire 06/ sept Versement subvention exceptionnelle 09/1 130 Au 31 décembre

23 Le remboursement des frais Des frais en lien direct avec l activité de l association et justifiés Déterminer les conditions de remboursement en assemblée générale (ou conseil d administration) Si achat : facture ou ticket de caisse (nature du produit et prix) Si déplacement : adopter le barème bénévole, le barème général ou un barème spécifique

24 En-tête de l association FICHE DE FRAIS BENEVOLE NOM du bénévole :. Prénom du bénévole :.. Période :. Date Frais engagés Montant Montant total Fait-le.. A.. Signature du bénévole Payé le : Mode de paiement :

25 En-tête de l association FICHE DE FRAIS BENEVOLE NOM du bénévole :. Prénom du bénévole :.. Période :. Date Trajet 1 Trajet 2 Motif du déplacement Adresse départ de Total kilomètres Prix du kilomètre Montant total Adresse d arrivée Distance A/R Exemple : maximum /km si voiture 5cv Fait-le.. A.. Signature du bénévole Payé le : Mode de paiement :

26 La compta, comment ça fonctionne? Au cours de l année En début d année L association dépense En fin d année L association possède L association reçoit L association possède

27 Date Quoi? Dépenses Recettes Justificatif BANQUE CAISSE n pièce n chèque Sorties Entrées Sorties Entrées Au 1 er janvier mars Cotisations des adhérents 100 Bulletins 001 à mars Transfert de caisse à compte courant 03/ avril Paiement de l'assurance annuelle / mai Commune : subvention exceptionnelle Projet Animations d été 130 Convention commune 20-juin Achat de matériel pour Projet Animations d été /1 20-juin Frais déplacement bénévole 20 06/1 22-juillet Ventes pendant évènement / août Remboursement bénévole Antoine 06/ sept Versement subvention exceptionnelle 09/1 130 Au 31 décembre

28 La compta, comment ça fonctionne? Au cours de l année En début d année L association dépense 370 En fin d année L association possède 250 L association reçoit 330 L association possède 210

29 Le compte de résultat

30 En début d année Au cours de l année L asso dépense 370 En fin d année L association possède 250 L association reçoit 330 L association possède 210

31 En début d année Au cours de l année L asso dépense 370 En fin d année L association possède 250 L association reçoit 330 L association possède 210 Achat de matériel 200 Assurance 150 Déplacements 20 Total 370 Total 370 Ventes 100 Subvention 130 Cotisations 100 Total 330 Déficit 40 Total 370

32 Le bilan

33 En début d année Au cours de l année L asso dépense 370 En fin d année L association possède 250 L association reçoit 330 L association possède

34 Date Quoi? Dépenses Recettes Justificatif BANQUE CAISSE n pièce n chèque Sorties Entrées Sorties Entrées Au 1 er janvier mars Cotisations des adhérents 100 Bulletins 001 à mars Transfert de caisse à compte courant 03/ avril Paiement de l'assurance annuelle / mai Commune : subvention exceptionnelle Projet Animations d été 130 Convention commune 20-juin Achat de matériel pour Projet Animations d été /1 20-juin Frais déplacement bénévole 20 06/1 22-juillet Ventes pendant évènement / août Remboursement bénévole Antoine 06/ sept Versement subvention exceptionnelle 09/1 130 Au 31 décembre

35 En début d année Au cours de l année L asso dépense 370 En fin d année L association possède 250 L association reçoit 330 L association possède En détail

36 Des comptes approuvés L assemblée générale «approuve» les comptes Le.la président.e «certifie exacts» les comptes approuvés par l AG

37 Le budget prévisionnel

38 Comment vont évoluer les dépenses l année prochaine? Dépenses année n-1 Prévision Pourquoi? Achat de matériel 200 Assurance 150 Frais de déplacement 20 Total des charges 370

39 Comment vont évoluer les dépenses l année prochaine? Dépenses année Prévisio n-1 n Pourquoi? Achat de matériel Achat de matériel supplémentaire pour atelier poterie Assurance Frais postaux Frais de déplacement Communication par courrier auprès des adhérents (0.70 x 40 adhérents) Total des charges

40 Comment vont évoluer les recettes l année prochaine? Dépenses année n-1 Prévision Pourquoi? Ventes 100 Subvention 130 Cotisations 100 Aide entreprise locale Total des produits 330

41 Comment vont évoluer les recettes l année prochaine? Dépenses année Prévisio Pourquoi? n-1 n Ventes Augmentation de la fréquentation Subvention La commune indique que son soutien peut être revu à la hausse car intérêt pour le projet (condition : renforcer les liens avec d autres associations) Cotisations Passer de 20 à 40 adhérents (5 x 40 adhérents) Aide entreprise locale 50 Entreprises locales à démarcher Total des produits

42 Le budget prévisionnel Achat de matériel 350 Assurance 150 Frais postaux 28 Déplacements 20 Total 548 Ventes 118 Subvention 180 Cotisations 200 Aide entreprise 50 Total 548 total des dépenses = total des recettes Bien indiquer la demande de subvention à la commune

43 N hésitez pas à contacter le Point Accueil Associations Rémi Manier

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