RÈGLEMENT DE LOCATION CENTRE SOCIO CULTUREL

Transcription

1 RÈGLEMENT DE LOCATION DU CENTRE SOCIO CULTUREL Salle polyvalente Roger Galmiche Le Centre socio culturel, rue du Golf à Pulnoy 1 / 8

2 RÈGLEMENT DE LOCATION DU CENTRE SOCIO CULTUREL Salle polyvalente Roger Galmiche ARTICLE 1- DESCRIPTIF DES LOCAUX 1.1 LOCAUX ET MOBILIERS MIS A DISPOSITION La Commune est propriétaire, rue du Golf PULNOY du CENTRE SOCIO CULTUREL, destiné à la mise à disposition du public (attribution gratuite ou onéreuse) et composé comme suit : - Une salle polyvalente, salle Roger Galmiche de 600 m2 avec une scéne - Une salle de régie - Un office entièrement équipé - Un patio vitré - Des sanitaires - Des emplacements de parking - Des tables pliantes - Des chaises empilables - Du Matériel d entretien Il n y a pas de location de vaisselle pour cette salle. Cette salle est un Etablissement Recevant du public, classé D 3 ème catégorie avec un effectif admissible de 700 personnes. 2.1 SONT CONCERNEES : ARTICLE 2 OBJET DE LA LOCATION La salle polyvalente peut être mise à disposition pour des utilisations à caractère culturel, commercial, sportif, social, politique, privées ou ouvertes au public. Les salles peuvent être mises à disposition avec ou sans l office notamment pour des manifestations telles que, repas associatifs, réunions, assemblées, conférences, vin d honneur La location sera acceptée pour des utilisations privées, événements familiaux, tels que, mariage, baptême, fête de famille, communions. La Commune donnera la priorité aux utilisations payantes. 2.2 SONT EXCLUES : - Les manifestations susceptibles d entrainer des troubles et des nuisances importantes pour le voisinage. - Les manifestations étant de nature à porter atteinte à l ordre public, aux bonnes mœurs ou à la moralité. 2 / 8

3 ARTICLE 3 BÉNÉFICIAIRES DE LA LOCATION 3.1 La location des salles est ouverte à toutes personnes physiques majeures et morales résidentes ou non à PULNOY. S il y a deux demandes pour le même jour, priorité est accordée au demandeur pulnéen. 3.2 La location est ouverte à toute association à but non lucratif relevant de la loi de 1901, pulnéennes ou non. ARTICLE 4 DUREE DE LA LOCATION Le Centre socio culturel peut être loué la semaine et le week-end : En semaine pour une durée maximum d occupation de 18 heures par jour (de 8H00 du matin à 2H00 du matin) Le samedi ou le dimanche pour une durée maximum d occupation de 18 heures par jour (de 8H00 du matin à 2H00 du matin) Le samedi et le dimanche (week-end complet, de samedi 8H00 à lundi 2H00) La demi-journée du samedi ou du dimanche (4 heures tout dépassement entraînant l application du tarif de la journée) Il sera possible à l utilisateur de retirer la clé la veille de la location à partir de 17H00 aux fins de décorer et préparer la salle moyennant une majoration du tarif applicable (voir barème des tarifs joint) 5.1 Délais de réservation : ARTICLE 5 DEMANDE D ATTRIBUTION OU DE LOCATION La demande écrite d attribution ou de location du centre socioculturel est déposée en Mairie. Elle sera satisfaite en fonction de la disponibilité des locaux, connue au moment de la demande. Cependant la Commune se réserve le droit de retirer l attribution de la salle malgré l accord donné, du fait de l organisation d élections ou en cas de force majeure. Dans ce cas, toutes les sommes versées par le demandeur (arrhes, caution) lui seront entièrement remboursées, mais aucune indemnisation ne pourra être demandée. 5.2 Documents à fournir Un formulaire de demande de location avec le présent règlement annexé est disponible à l accueil de la mairie, sur le site internet de la Commune ou sur demande téléphonique à la personne chargée de la location des salles ( ) 3 / 8

4 Le demandeur devra remplir le formulaire de demande de location. Un exemplaire sera conservé par le demandeur et 2 autres par la Mairie. Sa demande devra être accompagnée du présent règlement d utilisation de la salle du centre socioculturel accepté et signé qu il s engage à appliquer et à faire respecter par tous les participants (voir article 11) Il devra fournir une Attestation d assurance en cours de validité pour garantir la couverture de tous les risques (risques recours dégâts des eaux, responsabilité contractuelle, biens confiés par la cille, bris de vitres). Cette énumération n est pas limitative. 6.1 Décision ARTICLE 6 RESERVATION ARRHES - CAUTION Après réception de la demande complète, la Commune de PULNOY notifiera au demandeur l accord ou le refus de location par le renvoi d un exemplaire de la demande de location, revêtue de la décision du Maire. Cet AVIS DE RESERVATION détaille et mentionne le montant de la réservation suivant le barème des tarifs visé à l article Arrhes Dans un délai de 15 jours suivant la notification de l AVIS DE RESERVATION, l attributaire doit verser des arrhes représentant 50 % du montant ci-dessus, qui seront encaissés directement et immédiatement sur un compte d attente de la Trésorerie d ESSEY LES NANCY. En cas de non paiement dans les 15 jours, la réservation est annulée. 6.3 Caution L attributaire devra également joindre à sa RESERVATION un chèque de caution à son nom propre d un montant correspondant au tarif de location x 3 avec un plafond de 2000 et établi à l ordre du régisseur de la Commune de PULNOY. 6.4 Solde Le solde du prix de la location devra être réglé à l issue de la manifestation, dès réception de l avis de recouvrement de la Trésorerie d ESSEY LES NANCY envoyé à l adresse de l utilisateur. ARTICLE 7 - ANNULATION Les annulations peuvent être acceptées sous réserve qu elles aient été notifiées au moins 30 jours francs avant la date de la manifestation. Dans ce cas, un dédit correspondant à 50 % du montant indiqué sur l AVIS DE RESERVATION sera perçu. 4 / 8

5 Toute annulation notifiée dans un délai inférieur à 30 jours francs entraine le versement de la totalité du montant de la location. Toutefois, si un autre demandeur se présente pour organiser une manifestation à la date prévue, seul le dédit de 50 % sera perçu. Toute annulation en cas de décès ou d hospitalisation du demandeur ou de ses ascendants et descendants sera sans frais. ARTICLE 8 ETAT DES LIEUX RESTITUTION DE LA CAUTION 8.1 ETAT DES LIEUX Un état des lieux contradictoire et un inventaire des équipements mobiliers se feront AVANT et APRES l utilisation de la salle aux dates et heures fixées par les services municipaux. Après utilisation, les sols devront être balayés et nettoyés correctement. Le mobilier devra être rendu en état, propre et rangé aux emplacements prévus à cet effet. Les poubelles devront être sorties et disposées à l extérieur dans les containers prévus à cet effet. Le verre devra être évacué par le locataire. Les plaques de cuisine devront être nettoyées. Seuls les produits d entretien mis à disposition par la collectivité devront être utilisés. En aucun cas les locataires ne devront utiliser d autres produits. 8.2 RESTITUTION UTILISATION DE LA CAUTION Si l Etat des lieux et l inventaire des matériels sont conformes, le chèque de caution sera restitué par le régisseur. En cas de dégradations de mobilier ou de bâtiments, la Commune fera réaliser les réparations par ses services techniques ou une entreprise de son choix ou remplacera les articles détériorés. Si le montant de la caution versée suffit à couvrir les frais de réparation ou de remplacement, le chèque de caution sera encaissé pour le montant correspondant. La différence sera restituée. Si à l inverse, le coût des travaux de remise en état ou de remplacement excède le montant de la caution, la caution sera encaissée intégralement et les frais non couverts seront facturés et ajoutés au solde restant à régler visé à l article 6.4. Si des dégradations n étaient pas signalées par l utilisateur ou s avéraient trop importantes, la Commune serait en droit de refuser une location ultérieure au locataire fautif. 9.1 TARIFS ARTICLE 9 TARIFS DE LA LOCATION ET PRESTATIONS FOURNIES Pour l utilisation de cette salle, la COMMUNE perçoit des redevances suivant un barème de tarifs fixé par délibération du Conseil Municipal Il est joint en annexe au présent règlement. 5 / 8

6 9.2 PRESTATIONS FOURNIES Les redevances comprennent les prestations suivantes pour les locaux et espaces décrits au Mise à disposition des chaises et des tables (NON COMPRIS : mise en place et rangement) - Eau, Eclairage et chauffage. - Nettoyage (non compris : ramassage des papiers, bouteilles et autres détritus) - Possibilité d utilisation de la scène - Utilisation du parking L utilisation de la régie technique son et lumière avec l assistant technique sera en option facturée en plus. Toute manifestation se prolongeant exceptionnellement sur dérogation du Maire au-delà de 2 heures du matin fera l objet d une redevance supplémentaire de 10% du tarif de location REGLES DE SECURITE HYGIENE ARTICLE 10 OBLIGATIONS DES UTILISATEURS Les salles devront être utilisées uniquement pour les activités déclarées par le demandeur au moment de la réservation. Aucun dégât ne doit être occasionné aux murs, sols, plafonds et matériels. Il est interdit de fixer aux murs quelqu objet, guirlande ou matériel que ce soit, sans l accord préalable des services municipaux. L utilisation de pétards, feux d artifice et autres engins présentant un danger ou des nuisances anormales est formellement interdite à l intérieur et à l extérieur des salles. Il est interdit de fumer à l intérieur des locaux. Lors de la préparation et la fourniture de repas l utilisateur est tenu de prendre toutes les dispositions nécessaires pour le respect des règles d hygiènes. En aucun cas la responsabilité de la Commune ne peut être mise en cause en cas d incident sanitaire. Aucun animal ne sera toléré, sauf pour les chiens accompagnant les personnes malvoyantes et dans le cadre d exposition canines ou félines qui pourraient être autorisées à certaines conditons : - protection des sols par des bâches ou films plastiques - présentation des animaux à l intérieur de cages aménagées à cet effet. - désinfection des locaux à la charge de l organisateur - prise en charge par l organisateur de tous les frais spéciaux liés à ce type d exposition - respect de la réglementation applicable 10.2 REGLES DE POLICE Pendant la manifestation, le niveau de bruit devra rester modéré, en particulier pour les dispositifs de sonorisation. La salle est équipée d un système de limitation sonore réglé à 90 décibels. Il appartient aux locataires d en informer les «sonorisateurs (orchestre, disc jockey ). 6 / 8

7 La salle louée est située au cœur d un ensemble résidentiel, en conséquence, l utilisation est limitée à 2 heures du matin, sauf dérogation du Maire ; A l issue de la manifestation, l utilisateur devra inviter tous les participants à ne pas troubler la tranquillité des riverains. Il sera interdit de faire du feu pour un barbecue ou un méchoui aux abords du centre socio culturel. L utilisateur doit s assurer que les participants n utilisent que les locaux mis à leur disposition ; l accès aux autres salles et espaces du centre socio culturel est stricement interdit. Le stationnement des véhicules ne sera toléré que sur les parkings aménagés et non aux abords du patio ( sauf cas exceptionnel de déchargement de matériel ) 10.3 AUTORISATIONS NECESSAIRES Buvette Manifestations ouvertes au public : Pour les manifestations nationales ou locales traditionnelles ouvertes au public, aucune autre boisson que celle fournie à la buvette ne pourra être consommée. Une autorisation d ouverture de buvette devra être demandée au Maire au moins 15 jours avant la manifestation. Elle ne pourra concerner que les boissons suivantes : - Buvette de catégorie 1 : boissons non alcoolisées - Buvette de catégorie 2 : vins, bières Cercles privés : Pour les réunions familiales ou si la buvette est strictement réservée aux adhérents d une association (pot associatif,réception-buffet, etc.), il n y a pas de démarche particulière à effectuer, ni de réglementation spécifique à suivre Autres autorisations Il appartient exclusivement aux organisateurs d effectuer toute les démarches nécessaires auprès des services compétents ( services fiscaux, URSSAF, SACEM ) imposées par la manifestation projetée, selon la réglementation en vigueur. ARTICLE 11 ACCEPTATION DU REGLEMENT ET RESPONSABILITES Le présent règlement est notifié aux demandeurs de location de la salle qui doivent l accepter et le signer, après en avoir pris connaissance (voir article 5). 7 / 8

8 Il sera en outre affiché dans la salle. Le fait d utiliser la salle entraine l acceptation du présent règlement. L inobservation du présent règlement engage la responsabilité pleine et entière de l utilisateur. La Commune de PULNOY ne pourra pour quelque motif que ce soit, être tenue responsable des accidents de toute nature, vol ou dommages dont pourraient être victimes les organisateurs et participants pendant les périodes de location, d installation ou de remise en ordre de la salle, accès, parking, etc. En outre, et particulièrement en cas de troubles importants du voisinage, la Commune sera en droit de refuser une location ultérieure à l utilisateur fautif. ****************************************** FAIT A PULNOY, le 17 décembre 2015 Le CONSEIL MUNICIPAL 8 / 8